TIV-T-SGC-003 Gestion Inicio de Proyecto
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TIV-T-SGC-003
FICHAS DE LOS PROCESOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
Fecha de Revisión: 15/09/017
Revisión: 0
PROCESO GESTIÓN DE INICIO DE PROYECTO
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Responsable del Proceso: Gerente de Proyectos Occidente / Gerente de Requisito de Norma: 8.1 “Planificación y control operacional”. 8.2
Proyectos de Oriente “Determinación de los requisitos para productos y servicios”.
Objetivo del Proceso: Gestionar los aspectos que se deben considerar para el inicio y Medición:
puesta en marcha del proyecto, así como las especificaciones y requisitos de las partes - Gestión de Inicio de Proyectos (Cuatrimestral)
interesadas según lo establecido en el SGC de TIVENCA.
Inicia: Recepción de la Adjudicación, firma del Contrato, Carta de Inicio Temprano u Orden de Trabajo
ALCANCE: Incluye: Comunicación de solicitud del número de proyecto, designación al gerente de proyecto / convenio, asignación del planificador y
administrador del proyecto / convenio, elaboración de proformas
Finaliza: Minuta de Reunión de Inicio del Proyecto, de Arranque y/o Alineamiento, Manual de Procedimientos del Proyecto (MPP)
FUENTES DE RECEPTORES DE LA
ENTRADA SALIDA
ENTRADA ACTIVIDADES SALIDA
(PROCESO (PROCESO
PRECEDENTE) POSTERIOR)
PLANIFICAR
Resultados de la aplicación de
Controles Preventivos.
Gestión de la Dirección.
Matriz de Contexto - Reconocer en el proceso de Gestión de
Gestión de la Determinación de Riesgos y
Organizacional y partes Inicio de Proyecto, su contexto, riesgos
Dirección. Oportunidades / Ficha de Proceso Gestión de Inicio de
interesadas. y oportunidades.
Proyectos.
Matriz de Riesgos y
Oportunidades
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ISO
- Determinar los límites y aplicabilidad
Norma ISO del SGC para el proceso de Gestión de Necesidades y expectativas de Partes interesadas
Gestión de la
Inicio de Proyecto, requisitos de las partes interesadas satisfechas. identificadas
Dirección
Guía de Implementación del
partes interesadas cubiertos en el Requisitos de Norma conformes. Fondonorma
Gestión de la SGC 9001:2015.
sistema.
Calidad.
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HACER
- Solicitar el número del proyecto.
- Designar al Gerente de Proyecto/
Convenio.
- Preparar la transferencia de las
premisas y/o aspectos técnicos
económicos con los que fue elaborada
la oferta.
Minuta de Reunión de Inicio de
Adjudicación / firma del - Tramitar la elaboración de fianzas y
Proyecto.
Gestión de inicio de Contrato / Carta de Inicio pólizas de seguro. Gestión de Inicio de
Proyecto. Temprano / Orden de - Asignar al planificador y administrador Proyecto.
Información Contractual
Trabajo del proyecto/convenio.
(acuerdos post-contratos)
- Solicitar los recibos de pago de la
fianza.
- Elaborar proformas.
- Solicitar los recursos necesarios a las
gerencias correspondientes.
- Convocar y realizar la reunión interna
de inicio del proyecto
- Definir fecha, lugar, objetivo y agenda
de la reunión.
- Preparar la lista de participantes y la
agenda de la reunión.
- Convocar a los participantes /
Adjudicación / firma del representantes de las partes
Contrato / Carta de Inicio interesadas y de TIVENCA a la reunión. Minuta de Reunión.
Temprano / Orden de - Realizar la reunión.
Gestión de inicio de Gestión de inicio de
Trabajo - Elaborar la minuta de reunión.
Proyecto. Reporte de resultados de reunión Proyectos
- Realizar el reporte de resultados de la de alineamiento
Minuta de Reunión de Inicio reunión de alineamiento.
de Proyecto. - Distribuir la minuta de reunión.
- Realizar el seguimiento respectivo de
manera que se ejecuten las acciones
acordadas durante la reunión.
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VERIFICAR
Resultados de Objetivos y
metas relacionados al - Seguimiento, medición, análisis y Reporte de NC. Gestión de la Calidad
Gestión de Inicio de proceso. evaluación del proceso de Gestión de
Proyecto inicio de Proyecto en conformidad con Programa de Acciones y Gestión de la
el desempeño del mismo. tratamiento Dirección
Indicadores de Gestión
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ACTUAR
Acciones de revisiones previas.
Cambios en el contexto de la
organización
Desempeño de proveedores
externos.
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Requisitos legales y
Leyes y Reglamentos aplicables en el contexto de operación de la organización
reglamentarios asociados al
Ver lista de documentos de origen externo.
proceso
Personal competente, infraestructura física y tecnológica, recursos materiales y financieros para mantener la infraestructura
Recursos
física y tecnológica.
Contexto y partes
Ver Matriz de Contexto Organizacional y Partes Interesadas
interesadas
R/O RIESGOS/ OPORTUNIDADES DEL PROCESO ACCIONES
Revisar en detalle los lineamientos y/o estatutos establecidos en la oferta
Fallas en el manejo y tratamiento de la información (Partes Interesadas inicial, así como también los cambios de alcance que se presenten en el
R
- Organización). desarrollo del proyecto.
Mantener una comunicación permanente con las partes interesadas.
Supervisar continuamente las funciones y responsabilidades de acuerdo al
cargo.
No disponer del personal con perfiles y competencias que se ajusten a
R Aplicar las acciones consideradas en el Plan de adaptación a los cambios,
las necesidades de los procesos de la organización
relacionadas con vacantes.
Garantizar continuamente las evaluaciones de competencia del personal.
Desconocer los riesgos u oportunidades relacionados a las partes Revisión periódica del contexto y necesidades de las partes interesada
R
interesadas del proceso Mantener una comunicación permanente con la parte interesada.
R Incumplir el seguimiento y medición del proceso Implementación de comité de calidad
Rendir cuentas de los recursos solicitados.
R No disponer de los recursos financieros para mantener el proceso.
Revisar permanentemente las mejores opciones y más rentables.
No cumplir con lo establecido en la información documenta vinculada al Sensibilización continúa con respecto al uso de la información documentada.
R
proceso. Auditoría internas y de 3eras partes.
Elaborado Por: Revisado Por: Aprobado Por:
Nombre y Apellido Fecha Nombre y Apellido Fecha Nombre y Apellido Fecha
Violeta Silva 15/09/17 Rosa Rincón 15/09/17 Rosa Rincón 15/09/17
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FICHAS DE LOS PROCESOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
Fecha de Revisión: 15/09/17
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Asesorías externas
O Alta Dirección comprometida para la asignación de recursos Utilización de planes de recursos para proponer mejoras en la infraestructura.