PDF processed with CutePDF evaluation edition www.CutePDF.

com

TIV-T-SGC-003
FICHAS DE LOS PROCESOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
Fecha de Revisión: 15/09/017

Revisión: 0
PROCESO GESTIÓN DE INICIO DE PROYECTO
Página 1 de 8

Responsable del Proceso: Gerente de Proyectos Occidente / Gerente de Requisito de Norma: 8.1 “Planificación y control operacional”. 8.2
Proyectos de Oriente “Determinación de los requisitos para productos y servicios”.

Objetivo del Proceso: Gestionar los aspectos que se deben considerar para el inicio y Medición:
puesta en marcha del proyecto, así como las especificaciones y requisitos de las partes - Gestión de Inicio de Proyectos (Cuatrimestral)
interesadas según lo establecido en el SGC de TIVENCA.

Objetivo de la Calidad General: Mantener un sistema de gestión de la calidad

en la organización y en los proyectos; documentado, actualizado y flexible, como
base para el mejoramiento continuo de los procesos, mediante el compromiso Objetivos de la Calidad Específico: Mantener el tiempo de culminación de
de cumplir con las necesidades y expectativas de las partes interesadas, de la las actividades de la gestión de inicio del proyecto, dentro del valor de
norma ISO 9001 vigente y de la organización, así como planificar las acciones referencia (≤ 15%).
para abordar riesgos y oportunidades y mejorar continuamente la eficacia del
sistema de gestión de la calidad.

Inicia: Recepción de la Adjudicación, firma del Contrato, Carta de Inicio Temprano u Orden de Trabajo

ALCANCE: Incluye: Comunicación de solicitud del número de proyecto, designación al gerente de proyecto / convenio, asignación del planificador y
administrador del proyecto / convenio, elaboración de proformas
Finaliza: Minuta de Reunión de Inicio del Proyecto, de Arranque y/o Alineamiento, Manual de Procedimientos del Proyecto (MPP)
FUENTES DE RECEPTORES DE LA
ENTRADA SALIDA
ENTRADA ACTIVIDADES SALIDA
(PROCESO (PROCESO
PRECEDENTE) POSTERIOR)
PLANIFICAR

Resultados de la aplicación de
Controles Preventivos.
Gestión de la Dirección.
Matriz de Contexto - Reconocer en el proceso de Gestión de
Gestión de la Determinación de Riesgos y
Organizacional y partes Inicio de Proyecto, su contexto, riesgos
Dirección. Oportunidades / Ficha de Proceso Gestión de Inicio de
interesadas. y oportunidades.
Proyectos.
Matriz de Riesgos y
Oportunidades

Elaborado Por: Revisado Por: Aprobado Por:

Nombre y Apellido Fecha Nombre y Apellido Fecha Nombre y Apellido Fecha
Violeta Silva 15/09/17 Rosa Rincón 15/09/17 Rosa Rincón 15/09/17
 TIV-T-SGC-003
FICHAS DE LOS PROCESOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
Fecha de Revisión: 15/09/17

Revisión: 0
PROCESO GESTIÓN DE INICIO DE PROYECTO
Página 2 de 8

Controles y Estrategias aplicadas

Determinación de Riesgos y Eficacia de las acciones para

Oportunidades - Aplicación de Controles Preventivos y
Gestión de Inicio de abordar los riesgos y Gestión de Inicio de
estrategias que permitan gestionar
proyecto oportunidades. Proyecto.
Matriz de Riesgos y riesgos y oportunidades
Oportunidades
Actualización de la Matriz de
Riesgos y Oportunidades

ISO
- Determinar los límites y aplicabilidad
Norma ISO del SGC para el proceso de Gestión de Necesidades y expectativas de Partes interesadas
Gestión de la
Inicio de Proyecto, requisitos de las partes interesadas satisfechas. identificadas
Dirección
Guía de Implementación del
partes interesadas cubiertos en el Requisitos de Norma conformes. Fondonorma
Gestión de la SGC 9001:2015.
sistema.
Calidad.

- Asegurar el cumplimiento de Objetivos,

Dirección Estratégica para la Resultados de Objetivos y metas
Gestión de la metas y los requisitos específicos para
Planificación de la Gestión relacionados al proceso. Gestión de la Dirección.
Dirección. este proceso soportados en la política
de la Calidad. Indicadores de Gestión
de la calidad, visión y misión.

Gestión de la Cumplimiento de los requisitos del

Dirección. - Implementar en el proceso con los proceso. Gestión de la Dirección.
Mapa de proceso. criterios y métodos necesarios para
Ficha de proceso.
Gestión de la asegurar su eficacia. Resultados de desempeño de los Gestión de la Calidad.
Calidad. Procesos.

- Evaluar, implementar y medir los

Gestión de la Plan de adaptación a los Gestión de la
cambios que se presenten en el Acciones de cambios ejecutadas.
Dirección. cambios. Dirección.
proceso.

Elaborado Por: Revisado Por: Aprobado Por:

Nombre y Apellido Fecha Nombre y Apellido Fecha Nombre y Apellido Fecha
Violeta Silva 15/09/17 Rosa Rincón 15/09/17 Rosa Rincón 15/09/17
 TIV-T-SGC-003
FICHAS DE LOS PROCESOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
Fecha de Revisión: 15/09/17

Revisión: 0
PROCESO GESTIÓN DE INICIO DE PROYECTO
Página 3 de 8

Perfiles de cargos reconocidos.

- Reconocimiento de las
Estructura Organizativa. responsabilidades y autoridades
Gestión de la Organigramas / Cargos
relacionadas al proceso Gestión de la Dirección.
Dirección. Perfiles de Cargos / reconocidos.
- Desarrollo, mantenimiento y gestión del
Responsabilidades y
conocimiento de acuerdo a los perfiles Gestión de Recursos
Gestión de Recursos Autoridades. Resultados de evaluación de
Humanos. de cargo. Humanos
competencia y detección de
Personal Competente - Definición de la estructura
necesidades de acciones de
organizacional.
formación.

ISO Norma ISO - Gestionar e implementar lo establecido Gestión de Inicio de

en la información documentada Cumplimiento de requisitos del Proyecto.
Gestión de la Información Documentada establecida para el proceso de Gestión SGC.
Calidad. del SGC para el proceso. de Inicio de Proyecto. Fondonorma

Solicitud de provisión de recursos

Solicitud de planificación,
estimación de los recursos - Planificar, administrar y controlar los Disponibilidad y Control de los Alta Dirección
necesarios para el recursos necesarios para la operación recursos para la gestión del
Alta Dirección
desarrollo del proceso. del proceso de Gestión de inicio de proceso Gestión de Inicio de Infraestructura y
Proyecto. Proyectos. Ambiente
Recursos Asignados
Recursos disponibles

- Determinar las comunicaciones

internas y externas pertinentes al
Gestión de Inicio de Necesidades para Sistema de Gestión de la Calidad, que Matriz de Comunicaciones para el
Todos los procesos
Proyecto. comunicar una información permitan la sensibilización continua del SGC
personal, divulgación de información y
toma de conciencia.

Elaborado Por: Revisado Por: Aprobado Por:

Nombre y Apellido Fecha Nombre y Apellido Fecha Nombre y Apellido Fecha
Violeta Silva 15/09/17 Rosa Rincón 15/09/17 Rosa Rincón 15/09/17
 TIV-T-SGC-003
FICHAS DE LOS PROCESOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
Fecha de Revisión: 15/09/17

Revisión: 0
PROCESO GESTIÓN DE INICIO DE PROYECTO
Página 4 de 8

HACER
- Solicitar el número del proyecto.
- Designar al Gerente de Proyecto/
Convenio.
- Preparar la transferencia de las
premisas y/o aspectos técnicos
económicos con los que fue elaborada
la oferta.
Minuta de Reunión de Inicio de
Adjudicación / firma del - Tramitar la elaboración de fianzas y
Proyecto.
Gestión de inicio de Contrato / Carta de Inicio pólizas de seguro. Gestión de Inicio de
Proyecto. Temprano / Orden de - Asignar al planificador y administrador Proyecto.
Información Contractual
Trabajo del proyecto/convenio.
(acuerdos post-contratos)
- Solicitar los recibos de pago de la
fianza.
- Elaborar proformas.
- Solicitar los recursos necesarios a las
gerencias correspondientes.
- Convocar y realizar la reunión interna
de inicio del proyecto
- Definir fecha, lugar, objetivo y agenda
de la reunión.
- Preparar la lista de participantes y la
agenda de la reunión.
- Convocar a los participantes /
Adjudicación / firma del representantes de las partes
Contrato / Carta de Inicio interesadas y de TIVENCA a la reunión. Minuta de Reunión.
Temprano / Orden de - Realizar la reunión.
Gestión de inicio de Gestión de inicio de
Trabajo - Elaborar la minuta de reunión.
Proyecto. Reporte de resultados de reunión Proyectos
- Realizar el reporte de resultados de la de alineamiento
Minuta de Reunión de Inicio reunión de alineamiento.
de Proyecto. - Distribuir la minuta de reunión.
- Realizar el seguimiento respectivo de
manera que se ejecuten las acciones
acordadas durante la reunión.

Elaborado Por: Revisado Por: Aprobado Por:

Nombre y Apellido Fecha Nombre y Apellido Fecha Nombre y Apellido Fecha
Violeta Silva 15/09/17 Rosa Rincón 15/09/17 Rosa Rincón 15/09/17
 TIV-T-SGC-003
FICHAS DE LOS PROCESOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
Fecha de Revisión: 15/09/17

Revisión: 0
PROCESO GESTIÓN DE INICIO DE PROYECTO
Página 5 de 8

Minuta de Reunión de Inicio

de Proyecto.
- Evaluar y seleccionar la información
relacionada con el proyecto.
Minuta de Reunión de
- Desarrollar el contenido del MPP. Gestión de Inicio de
Arranque y/o Alineamiento.
- Incorporar los aportes y comentarios Proyectos.
Gestión de inicio de por parte del personal involucrado en el Manual de Procedimientos del
Normas y reglamentos.
Proyecto. proyecto. Proyecto. Elaboración de
- Revisar y aprobar el MPP por parte de Productos de
Aportes del personal
los niveles correspondientes. Ingeniería.
involucrado en el proyecto.
- Divulgar el MPP al personal del
proyecto para su implementación
Reporte de resultados de
reunión de alineamiento

VERIFICAR

Resultados de Objetivos y
metas relacionados al - Seguimiento, medición, análisis y Reporte de NC. Gestión de la Calidad
Gestión de Inicio de proceso. evaluación del proceso de Gestión de
Proyecto inicio de Proyecto en conformidad con Programa de Acciones y Gestión de la
el desempeño del mismo. tratamiento Dirección
Indicadores de Gestión

Programa de Auditoria Alta Dirección

Interna para evaluar la Informes de hallazgos de
Alta Dirección - Gestionar, coordinar y mantener la
Auditorias. Fondonorma
eficacia del proceso. conformidad en los resultados del
ISO proceso en conformidad con el SGC.
Certificado del SGC. Gestión de Inicio de
Plan de Auditoría Interna proyecto

Elaborado Por: Revisado Por: Aprobado Por:

Nombre y Apellido Fecha Nombre y Apellido Fecha Nombre y Apellido Fecha
Violeta Silva 15/09/17 Rosa Rincón 15/09/17 Rosa Rincón 15/09/17
 TIV-T-SGC-003
FICHAS DE LOS PROCESOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
Fecha de Revisión: 15/09/17

Revisión: 0
PROCESO GESTIÓN DE INICIO DE PROYECTO
Página 6 de 8

ACTUAR
Acciones de revisiones previas.

Cambios en el contexto de la
organización

Satisfacción del Cliente y la

retroalimentación de las partes
interesadas.

Resultados vinculados a objetivos

de calidad.

Resultados de desempeño de los

Análisis de datos y toma de Procesos (indicadores de Gestión).
acciones.
- Atender a los resultados y gestionar las Conformidad de los productos y
Minuta de Revisión por la acciones necesarias en el proceso de servicios.
dirección. Alta Dirección
Gestión de Inicio de Gestión de Inicio de Proyecto resultado
Proyecto de la gestión del SGC para alimentar Nuevos Riesgos u oportunidades
Minuta de reunión de comité Gestión de la Calidad
las Revisiones por la Dirección y
de la calidad. Comités de Calidad. Resultados de auditorías internas.

Acciones tomadas Resultados de las no conformidades

y acciones correctivas.

Desempeño de proveedores
externos.

Adecuación de los recursos

Eficacia de las acciones para

abordar los riesgos y las
oportunidades

Cambios que pudieran afectar el

SGC.

Elaborado Por: Revisado Por: Aprobado Por:

Nombre y Apellido Fecha Nombre y Apellido Fecha Nombre y Apellido Fecha
Violeta Silva 15/09/17 Rosa Rincón 15/09/17 Rosa Rincón 15/09/17
 TIV-T-SGC-003
FICHAS DE LOS PROCESOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
Fecha de Revisión: 15/09/17

Revisión: 0
PROCESO GESTIÓN DE INICIO DE PROYECTO
Página 7 de 8

TIV-P-PRY-005 “Inicio del Proyecto”

Criterios y Métodos TIV-P-PRY-006 “Reunión de Arranque y Alineamiento”
TIV-P-PRY-007 “Desarrollo del Manual de Procedimientos del Proyecto”
Instrumentos de Auditorías internas, Análisis de datos relacionados a la gestión. Seguimiento al proceso y al producto a través de los
seguimiento: indicadores de gestión.
Variables de calidad a Control de la Información Documentada, indicadores de gestión, instrumentos de medición de la satisfacción del cliente,
controlar oportunidades de mejora, acciones correctivas.

Registros Ver Control de los Registros / Control de la Información Documentada

Requisitos legales y
Leyes y Reglamentos aplicables en el contexto de operación de la organización
reglamentarios asociados al
Ver lista de documentos de origen externo.
proceso
Personal competente, infraestructura física y tecnológica, recursos materiales y financieros para mantener la infraestructura
Recursos
física y tecnológica.
Contexto y partes
Ver Matriz de Contexto Organizacional y Partes Interesadas
interesadas
R/O RIESGOS/ OPORTUNIDADES DEL PROCESO ACCIONES
Revisar en detalle los lineamientos y/o estatutos establecidos en la oferta
Fallas en el manejo y tratamiento de la información (Partes Interesadas inicial, así como también los cambios de alcance que se presenten en el
R
- Organización). desarrollo del proyecto.
Mantener una comunicación permanente con las partes interesadas.
Supervisar continuamente las funciones y responsabilidades de acuerdo al
cargo.
No disponer del personal con perfiles y competencias que se ajusten a
R Aplicar las acciones consideradas en el Plan de adaptación a los cambios,
las necesidades de los procesos de la organización
relacionadas con vacantes.
Garantizar continuamente las evaluaciones de competencia del personal.
Desconocer los riesgos u oportunidades relacionados a las partes Revisión periódica del contexto y necesidades de las partes interesada
R
interesadas del proceso Mantener una comunicación permanente con la parte interesada.
R Incumplir el seguimiento y medición del proceso Implementación de comité de calidad
Rendir cuentas de los recursos solicitados.
R No disponer de los recursos financieros para mantener el proceso.
Revisar permanentemente las mejores opciones y más rentables.
No cumplir con lo establecido en la información documenta vinculada al Sensibilización continúa con respecto al uso de la información documentada.
R
proceso. Auditoría internas y de 3eras partes.
Elaborado Por: Revisado Por: Aprobado Por:
Nombre y Apellido Fecha Nombre y Apellido Fecha Nombre y Apellido Fecha
Violeta Silva 15/09/17 Rosa Rincón 15/09/17 Rosa Rincón 15/09/17
 TIV-T-SGC-003
FICHAS DE LOS PROCESOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
Fecha de Revisión: 15/09/17

Revisión: 0
PROCESO GESTIÓN DE INICIO DE PROYECTO
Página 8 de 8

Asesorías externas

En conjunto con RRHH, establecer un plan de inducción, acompañamiento

para el reconocimiento de las responsabilidades relacionadas con el cargo.
Incumplimiento con las responsabilidades por parte del responsable y
R Realizar retroalimentación en la evaluación de competencia de los
colaboradores del proceso.
trabajadores involucrados, para tomar acciones que eviten los
incumplimientos.
Mantenimiento de la red por parte del proceso de Soporte Técnico.
Atender las recomendaciones dadas por el especialista de la gerencia de
No poder acceder a la información documentada del proceso dispuesta
R Informática y Telecomunicaciones.
en la red de la organización
Control sobre la información documentada disponible para cada proceso en el
SGC.
Tratar las acciones generadas de acuerdo a la metodología establecida en la
No tratar y cerrar las acciones correctivas y controles preventivas en el información documentada de referencia.
R
tiempo oportuno Revisar tratamiento y mostrar avances de las acciones tomadas.
Establecer métodos (Aleatorios) de verificación mediante auditoria y análisis
R Inconsistencia y falta de veracidad en los datos de información consolidada por los usuarios soportados en sus procesos de
seguimiento.
Formación continua
R No reconocer las leyes y reglamentos vinculados al proceso. Búsqueda de información continua

Base de Datos actualizadas de Normas disponibles relacionadas al sector y

procesos.
R No disponer de las normas de referencia
Acceso a páginas web.
Contacto permanente con los organismos normalizadores.
Presentar programa de mejoras de cada proceso en la Revisión por la
O Incentivar la mejora continua en cada uno de los procesos. Dirección a los fines de trabajar permanentemente en la eficacia de los
procesos.
Facilitar los métodos, los criterios y comprensión del alcance de las
O Disponer de un SGC que facilite la operación de la organización.
actividades desarrolladas en cada proceso.

O Alta Dirección comprometida para la asignación de recursos Utilización de planes de recursos para proponer mejoras en la infraestructura.

Elaborado Por: Revisado Por: Aprobado Por:

Nombre y Apellido Fecha Nombre y Apellido Fecha Nombre y Apellido Fecha
Violeta Silva 15/09/17 Rosa Rincón 15/09/17 Rosa Rincón 15/09/17