SEMANA 9 Desafíos de Integración
SEMANA 9 Desafíos de Integración
SEMANA 9 Desafíos de Integración
Contenido
INTEGRACIÓN............................................................................................................................................................................1
ARQUITECTURA DE PROCESOS..............................................................................................................................................2
5 PASOS PARA LOGRAR EL ÉXITO EN LA INTEGRACIÓN DE PROCESOS..................................................................................3
8 PASOS PARA LA INTEGRACION............................................................................................................................................4
UN EJEMPLO PRÁCTICO DE CÓMO INTEGRAR CON ÉXITO SISTEMAS DE GESTIÓN................................................................5
REPERCUSIONES DE UNA POBRE INTEGRACIÓN DE PROCESOS.............................................................................................7
CONSECUENCIAS DE LA INTEGRACIÓN DE SISTEMAS DE GESTIÓN........................................................................................8
10 VENTAJAS DE LA GESTIÓN INTEGRADA DE SISTEMAS PARA LA ORGANIZACIÓN..............................................................8
REPERCUSIONES DE UNA POBRE INTEGRACIÓN DE LAINFORMACIÓN..................................................................................9
LA IMPORTANCIA DE LA INTEGRACIÓN DE DATOS................................................................................................................9
LA INTEGRACIÓN DE DATOS EN LA EMPRESA MODERNA....................................................................................................10
RETOS DE LA INTEGRACIÓN DE DATOS................................................................................................................................11
CÓMO INTEGRAR DATOS DE EMPRESA...............................................................................................................................12
DEFICIENTE GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN........................................................................................................................12
REPERCUSIONES DE UNA POBRE INTEGRACIÓN ORGANIZACIONAL....................................................................................13
INTEGRACIÓN
Muchos de los problemas que encontramos en los procesos de producción de cualquier compañía
industrial son difíciles de identificar. Los departamentos sobre el papel funcionan… pero a la hora de
evaluar este proceso global nos damos cuenta de que los fallos, ineficacias, o las cuestiones que “no
funcionan tan bien” pueden surgir en muchas ocasiones de las relaciones entre estos departamentos.
Además, en infinidad de ocasiones, estas malfunciones o situaciones mejorables no son identificadas
como tal, porque es la propia costumbre la que nos guía a pensar que son gajes del oficio. Lo típico,
“Estas cosas pasan”.
¿Qué entendemos por proceso?
PROCESO: Un proceso es un conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que al interactuar
transforman elementos de entrada y los convierten en resultados.
¿EXISTE ALGUNA DIFERENCIA ENTRE PROCESO Y PROCEDIMIENTO?
PROCEDIMIENTO: Es un conjunto de acciones u operaciones que tienen que realizarse de la misma
forma, para obtener siempre el mismo resultado bajo las mismas circunstancias (procedimiento de
emergencia)
Proceso de negocio
Procesos de negocios tradicionales
VENTAS- PLANIFICACIÓN-PRODUCCIÓN- COMPRAS
• Optimización de procesos
empresariales
• Ejemplo de integración
• Organizaciones y procesos de negocios
• Organizaciones y procesos de negocios
• ¿Cómo y con qué podemos integrar procesos?
ARQUITECTURA DE PROCESOS
Para precisar el concepto de Proceso se debe distinguir como ya se ha mencionado, entre dos distintos
tipos básicos:
1.Procesos del Negocio: Atienden directamente la misión del negocio y satisfacen necesidades
concretas de los clientes. Por ejemplo, en una empresa de confección de indumentaria, algunos
procesos del negocio serían: Satisfacer el pedido de un cliente: desde el contacto inicial hasta la
entrega del producto, incluyendo compras de insumos, confección y cobranza. Diseño del producto:
creación de modelos, preparación de matrices, etc. Además, los Procesos del Negocio pueden
clasificarse en:
a.) Procesos Directivos o Estratégicos (de Management): son aquellos a través de los cuales una
empresa, o una dirección conjunta de una red, planifican, organizan, dirigen y controlan recursos.
Proporcionan el direccionamiento a los demás procesos, es decir indican cómo estos se deben realizar
para que se orienten a la misión y la visión de la empresa.
b) Procesos Operativos o Clave (Core Processes): Son aquellos que impactan directamente sobre la
satisfacción del cliente y cualquier otro aspecto de la misión de la organización. Normalmente
constituyen la actividad primaria en la cadena de producción de valor (según el esquema de Porter).
Son procesos operativos típicos los procesos de: venta, producción y servicio post- venta.
2. Procesos de Apoyo: Son aquellos servicios internos necesarios para realizar los procesos del
negocio. También se los llama procesos secundarios. En el ejemplo anterior se tendría entre otros:
Compra de artículos de oficina-Pago de anticipos-Pago de remuneraciones-Pago de impuestos-
Mantenimiento de equipos
Los Procesos de Apoyo son procesos que no están ligados directamente a la misión de la organización,
pero resultan necesarios para que los procesos operativos lleguen a buen fin. Se trata de actividades
orientadas al cliente interno que sirven de infraestructura a los procesos clave de negocio. Muchas
veces son actividades de tipo administrativo (actividades secundarias en el esquema de la cadena de
valor de Porter).
1.Planificación del trabajo. Es necesario determinar los objetivos a alcanzar, delimitar tiempos y fechas
de entrega para poder realizar un monitoreo constante de avances y resultados. Se debe de someter a
una profunda evaluación la infraestructura de la empresa para determinar si se cuenta con las
herramientas necesarias o si es necesario adquirir nuevos equipos, herramientas y/o personal.
2.Monitoreo y control del trabajo. Una situación típica dentro de las empresas son las denominadas
“juntas de trabajo elefante”, las cuales son largas y pesadas. x lo q resulta de suma importancia definir
a los personajes responsables de cada actividad, así como de la persona encargada de realizar la
tarea de monitoreo de avances en la actividad para mitigar los riesgos y poder optimizar los recursos,
generado un mejor aprovechamiento de la planificación.
3.Gestión de acuerdos con proveedores. Es necesario realizar una evaluación periódica a los
proveedores acerca de los acuerdos comerciales previamente establecidos con el afán de que los
tiempos de entrega no se modifiquen durante el desarrollo del proyecto, viéndose comprometido el
precio establecido en las negociaciones, ya que de lo contrario esto se refleja directamente en nuestras
utilidades o en el bolsillo de los clientes.
4.Gestión de requerimientos. Esta etapa no se debe de realizar de forma obligada. Aunque eso sí,
resulta de mucha utilidad, ya que puede ayudarnos a detectar ciertas vulnerabilidades de las cuales no
estábamos conscientes.
5.Medición y análisis: ¿Cómo saber si estamos alcanzando los objetivos planteados? Parte
fundamental de la planeación son los KPI’s de las distintas áreas involucradas. Dependiendo de la
magnitud del proyecto, la periodicidad puede variar. Es importante medir los KPI´s con base en un
sistema que nos brinde tres principales rangos de cumplimiento (100 a 80 verde, 79 a 50 amarillo, 49 a
0 rojo.) Esto nos permite detectar cambios para gestionar en la siguiente etapa.
6.Aseguramiento de la calidad de los procesos y el producto. Con base en los estándares de calidad
previamente establecidos, se debe evaluar la calidad del producto. En el caso de los servicios se puede
recurrir a encuestas de satisfacción profundamente perceptuales; estas pruebas deben de ser
estandarizadas para no comprometer la calidad en futuras evaluaciones.
7.Gestión de configuración. El proceso de clasificación de repositorios es una tarea que al repetir toda
la producción nos ahorra muchos dolores de cabeza. Hay que delimitar los formatos de nomenclatura y
abreviaturas, destinos de almacenamiento y periodicidad de respaldos.
8.Entrega del servicio. Es necesario para poder finalizar la integración, asegurarnos de qué forma se
entrega nuestro producto o servicio y cómo se percibe, ya que en muchas ocasiones las empresas se
desentienden del proceso al realizar la entrega a los distribuidores o intermediarios. Algunos beneficios
de la implementación de la integración de procesos dentro de las organizaciones son: la mejora de la
visibilidad del proyecto, La comunicación interna interdepartamental, La calidad en los sistemas de
servicio
- RECURSOS: Como consecuencia del análisis de requisitos será necesario identificar los recursos
necesarios –humanos, técnicos y materiales–. Y habrá que analizar los requisitos de formación,
habilidades y experiencia necesaria, esto se puede hacer de forma completamente transversal. En
relación con los equipos, la organización debería preguntarse cómo mínimo, cuáles son las
operaciones de mantenimiento necesarias o qué tipo de requisitos legales pueden ir asociados a estos
equipos. Igualmente, habrá que pensar en qué tipo de materiales son necesarios para la elaboración
de las nuevas piezas; calidades de chapa; productos químicos para su conformación, etc.
- REALIZACIÓN: Una vez identificado lo anterior, la organización debe definir el control de producción.
En el caso de la calidad, lo habitual es que las empresas establezcan hojas de ruta o partes de
producción donde se establecen todas las actividades productivas hasta la conformación de las nuevas
piezas. Información sobre parámetros de control de equipos productivos, cantidad/calidad de piezas,
quién las realiza, cuándo y qué controles ya sean dimensionales o no aplican. En función de la
complejidad de la pieza, se pueden establecer instrucciones documentadas. Estos controles pueden
incluir el seguimiento de los equipos de medición; calibres, escuadras, pies de rey, etc. Si la producción
se subcontrata, deben quedar definidas las especificaciones de compra y qué controles se van a llevar
a cabo en la recepción. Las organizaciones pueden optar por la elaboración de un plan de control,
concepto fundamental en el proceso de integración. Igualmente, la organización revisará los
procedimientos de respuesta en caso de emergencia para asegurar que, o ya existen indicaciones, o
son necesarias nuevas como consecuencia de la identificación de nuevos aspectos ambientales en
situaciones de emergencia. En el caso de los controles en seguridad y salud, los riesgos identificados y
evaluados determinarán los controles operacionales necesarios. Y estarán relacionados con entrega y
uso de equipos de protección individual (tapones, guantes, gafas de protección, calzado de seguridad,
etc.); controles o inspecciones de lugares de trabajo (comprobando que no se dan situaciones de
riesgos que puedan dar lugar a un incidente);
Para los riesgos asociados a la salud, pueden ser necesarios el desarrollo de nuevos protocolos
médicos o mediciones higiénicas.
Es recomendable que se defina un diagrama de flujo de las actividades productivas y se sumen las
indicaciones en materia ambiental o de riesgos labores para la elaboración de las instrucciones de
trabajo y los controles operacionales (plan de control).
Para el seguimiento de las características del producto y proceso, se establecen indicadores para
medir las eficacias. Éstos se refieren a producciones, productividades, horas de mantenimiento,
incidencias, costes de la “no calidad”, etc. Las nuevas actividades se incluirán en el análisis de estos
datos.
En el área ambiental, se puede determinar el seguimiento de los aspectos más representativos en
relación con la actividad realizada. Se complementarán con datos generados por los equipos nuevos:
consumos de energía, consumos de aceite, generación de aceites usados, trapos contaminados, etc.
La evaluación del cumplimiento legal también se debe comprobar.
Respecto a la seguridad y salud, los indicadores pueden estar relacionados con los índices de
accidentalidad, los resultados de las inspecciones de lugares de trabajo, las eficacias de las actividades
formativas, eficacia de otros controles, etc.
Hay que tener en cuenta para este seguimiento la eficacia de las acciones relacionadas con la salud.
Se puede integrar en un solo documento todos los indicadores que forman parte de las distintas áreas.
Suele ser normal, establecer un cuadro de mando en el que se recogen indicadores asociados, valores
de referencia, responsables de seguimiento, frecuencias de medida y seguimiento.
– MEJORA CONTINUA: La satisfacción del cliente es un requisito único de la norma de calidad. Las
herramientas de análisis de percepción de esta satisfacción deben incluir las nuevas actividades. En lo
que respecta a auditorías internas, la sistemática establecida también ha de contemplarlas. Un claro
ejemplo de integración puede ser la realización de auditorías internas: un mismo informe y la
posibilidad de que se definan auditores que auditen todos los requisitos.
La inclusión de nuevas actividades puede dar origen a la aparición de no conformidades, acciones
correctivas/preventivas e incidentes. La sistemática en las tres áreas de gestión puede ser similar.
Caso especial es el relacionado con los accidentes de trabajo, por su obligación de ser comunicados y
que participen en su investigación los representantes de los trabajadores.
En el caso de la revisión por la dirección, los resultados significati vos relacionados con las nuevas
actividades se analizarán y, si es el caso, se podrán proponer acciones de mejora. Es otro caso claro
de integración.
Finalmente, y en función de los resultados obtenidos y si la dirección de la organización lo estimara
oportuno, se podrían definir nuevos objetivos relacionados con las nuevas actividades desarrolladas:
mejorar productividades, reducciones de costes de la no calidad, disminución de consumos de energía,
disminución/eliminación de riesgos asociados (atrapamientos, cortes, disminución de tasas de
accidentalidad en nuevas actividades, etc.).
1. La integración de datos mejora la colaboración y unificación de sistemas: Cada vez más los
empleados de todos los departamentos (y en ocasiones en ubicaciones físicas dispares) necesitan
acceder a los datos de la empresa para proyectos tanto compartidos como particulares. Informática
requiere una solución segura para poder suministrar los datos mediante un acceso en autoservicio por
todas las líneas de negocio. Además, los empleados de prácticamente todos los departamentos
generan y mejoran datos que el resto del negocio necesita. La integración de datos necesita ser
colaborativa y unificada para poder mejorar la real cada vez que son ncolaboración y la unificación en
la organización.
2. La integración de datos ahorra tiempo: Cuando una empresa adopta medidas para integrar sus
datos adecuadamente, rebaja de forma notable el tiempo que dedica a preparar y analizar los datos. La
automatización de visiones unificadas elimina la necesidad de recabar datos manualmente y los
empleados ya no necesitan crear conexiones desde cero cada vez que tienen que ejecutar un informe
o crear una aplicación. Además, utilizando las herramientas más adecuadas, en lugar de programar
manualmente la integración restituye aún más tiempo (y recursos en general) al equipo de desarrollo.
Todo el tiempo que se ahorra en estas tareas puede dedicarse a mejores usos, con más horas
asignadas al análisis y la ejecución para que la organización sea más productiva y competitiva.
3) Múltiples visiones de una misma realidad: Algunas herramientas BI puede que sean geniales en
la visualización y descubrimiento de datos, pero es necesario seguir una sólida gestión de datos
soportado por un Almacén Central de Datos, que evite tener silos de información y múltiples
definiciones del mismo KPI. Esto ocurre en tu organización cuando diferentes personas:
– Entienden un KPI de diferente forma.
– Obtienen el mismo KPI de diferentes maneras (usando diferentes fórmulas y/o diferentes fuentes de
datos).
– Para solucionar estos problemas es necesario definir en el catálogo de KPIs una ficha para cada
indicador en la que aparezca una definición precisa del indicador, la fórmula de su cálculo, los criterios
de análisis, la trazabilidad de la información desde las fuentes de datos, etc. Además, esta información
debe ser accesible fácilmente desde la misma plataforma BI.
Por lo que hay que tener muy presente la integración empresarial como estrategia
organizacional. Esta integración tiene como fin el subsistir en un mercado global y alcanzar unos
objetivos que por sí misma una empresa no puede conseguir. Así, como lograr ventajas competitivas
que no podría obtener una empresa que opera aisladamente.
Una integración empresarial es cualquier mecanismo que es utilizado para adquirir el control de
una o varias empresas o para adquirir el control de una empresa en otra ya existente.
El término «integración» supone la combinación de una o más actividades en las cuales cesa la
competencia entre las empresas que llevan a cabo la integración, sin importar la forma jurídica de
la operación.
Existen dos tipos de integración, la integración horizontal, que es aquella realizada entre empresas
que participan en el mismo eslabón de la cadena de valor y una integración vertical, que es aquella
realizada entre empresas ubicadas en diferente eslabón de producción y/o distribución, pero en la
misma cadena de valor.
Con ello, las empresas pueden acelerar sus procesos de aprendizaje, alcanzar economias de escala y
concentrarse en los ámbitos donde poseen mayores ventajas competitivas. En la economia global no
son las empresas individuales las que compiten, sino las redes o cadenas de empresas las que
interactuan para lograr un mayor crecimiento.
Algún ejemplo que se ha conformado en ámbitos como las cajas de ahorros, los bancos, es el caso de
Banco Santander (Grupo Santander que ha integrado las entidades de Banesto y Banif) o en el
mundo de las aerolíneas la fusión entre Iberia y British Airways.
El fin de ello es aprovechar las sinergias del mercado, buscar rentabilidad, emprender proyectos de
mayor envergadura, ser más visibles y viables, y lograr una posición más competitiva en el
mercado.
No obstante según los casos, el tamaño de cada empresa, el grado de integración es distinto, así
como el mantenimiento de la marca, que en algunos casos puede mantenerse o en otros
desaparecer.
Se puede considerar una estrategia de hoy para ayudar a las empresas a afrontar el mañana.
Apostar por una integración empresarial compartiendo fortalezas y riesgos, es fundamental para
diferenciarse de la competencia, enfrentarse a las incertidumbres coyunturales, incrementar los
beneficios, lograr y crear empleo o llegar a los objetivos deseados.
En definitiva, desarrollar una estrategia empresarial sostenible y exitosa en el tiempo no es tarea
fácil, requiere un gran esfuerzo para todas las partes implicadas, así como un gran compromiso,
empeño, dedicación, responsabilidad, coordinación, profesionalidad, iniciativa y proactividad, para que
el impacto económico, empresarial y social sea positivo.
El objetivo final de esta estrategia es que la empresa o empresas sean más competitivas y, por
tanto, tener un mejor posicionamiento en el mercado que cuando se trabajaba sola y se pensaba
solamente en sobrevivir.