Procedimiento Caja Menor PDF

CB-pr-02
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PROCEDIMIENTO DE CAJA MENOR Agosto de 2019
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1. OBJETIVO
Establecer los lineamientos generales para la apertura, manejo, reembolso, legalización y control adecuado
de las cajas menores del Consejo Profesional Nacional de Ingeniería COPNIA.
2. ALCANCE
Aplica para todas las Cajas menores del COPNIA que se constituyan para sufragar gastos que tengan el
carácter urgente y/o indispensable con el objetivo de apoyar la gestión misional y administrativa de la
entidad, desde la constitución de los fondos de la caja menor hasta la legalización de estos.
3. NORMATIVIDAD
Tipo Número Titulo Fecha

Ley 80 Contratación administrativa pública Octubre 28 de
1993
Decreto 624 Por el cual se expide el Estatuto Tributario de los impuestos Diciembre 29
administrados por la Dirección General de Impuesto de 1989
Nacionales
Ley 734 Por la cual se expide el Código Disciplinario Único. Artículo Febrero 5 de
35, numeral 15 y Artículo 48, numerales 22 y 23 sobre 2002
Ordenar el pago
Ley 842 Por la cual se modifica la reglamentación del Octubre 9 de
ejercicio de la ingeniería, de sus profesiones afines y de sus 2003
profesiones auxiliares, se adopta el Código
de Ética Profesional y se dictan otras disposiciones
Por la cual se incorpora en el Régimen de Contabilidad
Pública, el referente teórico y metodológico de la regulación
Resolución
contable pública, el cual define el alcance del Régimen de 02 de
Contaduría
628 Contabilidad Pública y sirve de base para desarrollar este diciembre de
General de
instrumento de normalización y regulación, en el contexto 2015
la Nación
de la convergencia hacia estándares internacionales de
información financiera
Por la cual se incorpora, en el Régimen de Contabilidad
08 de octubre
Resolución 533 Pública, el marco normativo aplicable a Entidades de
de 2015
gobierno y se dictan otras disposiciones
Por la cual se incorpora el Catálogo General de Cuentas al 26 de
Resolución 620 Marco Normativo para Entidades de Gobierno noviembre de
2015
Por la cual se incorpora, en la estructura del Régimen de
Contabilidad Pública, el elemento Procedimientos 05 de mayo de
Resolución 192
Transversales 2015
Por la cual se incorpora al Régimen de Contabilidad Pública,

13 de
la norma del proceso contable y el sistema documental
Resolución 525 septiembre de
contable
2016
Por la cual se expiden normas de financiamiento para el 28 de
Ley 1943 restablecimiento del equilibrio del presupuesto general y se diciembre de
dictan otras disposiciones. 2018
Manual de Por la cual se dictan las normas que acoge la Entidad para el
Versión 2 Enero de 2018
políticas reconocimiento medición y presentación de los estados
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Tipo Número Titulo Fecha

financieros.
Resolución 105 Por el cual se expide el Estatuto Presupuestal para el Enero 22 de
Nacional Consejo Profesional Nacional de Ingeniería-COPNIA. 2019
COPNIA
4. DEFINICIONES
CAJA MENOR: Fondo fijo de efectivo destinado a sufragar gastos identificados y definidos en los
conceptos del presupuesto anual de la entidad para cubrir necesidades inaplazables e imprescindibles
que por su urgencia y cuantía no pueden ser solucionadas por los procesos normales de contratación,
por lo que se hace preciso mantener mecanismos ágiles y oportunos que respondan a esas necesidades
concretas.
CDP: Certificado de Disponibilidad Presupuestal, documento expedido para amparar la constitución de

la caja menor y que con el cual se garantiza la existencia de apropiación presupuestal disponible y libre
de afectación para la asunción de compromisos.
GASTOS MENORES: gastos que requieran de ser solventados en el momento, por imprevistos
GASTOS URGENTES: Aquellos que corresponden a la adquisición de bienes y/o servicios que son
imprescindibles para el normal funcionamiento de la entidad y que no son susceptibles de programación.
Los demás gastos deben tramitarse en el COPNIA por medio de contratación a través de la modalidad a
que haya lugar.
DEDUCCIÓN: En el presente manual, son aquellos conceptos adicionales que aumentan o disminuyen
el valor de la factura que se registra en el sistema. (IVA, Retención en la fuente, Impuesto al consumo,
entre otros.)
TERCERO: Corresponde a las personas o entidades con las cuales el COPNIA realiza transacciones
5. CONDICIONES GENERALES
5.1. CONSTITUCIÓN Y APERTURA
Las cajas menores se constituyen para cada vigencia fiscal, únicamente mediante resolución suscrita por el
Director General en el cual se deben indicar los siguientes aspectos:
• Cuantía
• Finalidad
• Objeto o finalidad de los fondos destinados a la caja menor
• Discriminación de los gastos que se puedan realizar de acuerdo con la normatividad vigente
• Indicación de los rubros presupuestales que se afectarán y su cuantía
• Cargo y nombre del funcionario asignado como responsable de su manejo
• Cargo del funcionario asignado como ordenador de la caja menor
La apertura corresponde al proceso de compromiso de los recursos que amparan el giro de los fondos y
reembolsos que facilitan el desarrollo de los gastos que se requieren realizar para atender necesidades de
gastos menores y se deberán tener en cuenta los siguientes requisitos:
• Certificado de Disponibilidad Presupuestal – CDP, para amparar su constitución

• Póliza para el manejo de los recursos.
• Acto administrativo de constitución
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5.1.1 PRIMER GIRO DE CAJA MENOR
El giro que corresponde a la apertura de las cajas menores del COPNIA, se realizará una vez se haya
conferido el acto administrativo respectivo y se cumplan los requisitos descritos en el numeral
inmediatamente anterior.
Ningún responsable del manejo de caja menor podrá efectuar gastos con cargo a dicho fondo sin que se le
haya comunicado la Resolución, se haya girado por parte del área de Tesorería el dinero asignado y este
haya sido reclamado por el responsable en la Entidad bancaria. En caso contrario dichos valores no podrán
ser reembolsados por la entidad y deberán ser asumidos por el responsable de la misma.
5.1.2 APERTURA DEL LIBRO DE CAJA MENOR
Con la recepción del primer giro de caja menor del año, el responsable del manejo de la caja menor deberá
proceder a la apertura del libro y registrar en los recibos de caja diariamente las operaciones realizadas
durante cada vigencia. El libro de caja menor se llevará de manera electrónica utilizando el sistema que la
Entidad disponga para tal fin. Es deber de los responsables de la caja menor realizar la legalización del gasto
con la aplicación del comprobante definitivo en el sistema máximo el día hábil siguiente a tal hecho.
Cuando se efectué un gasto con cargo a la caja menor, se debe registrar en el Movimiento de caja menor:
• Fecha
• El número de comprobante
• Descripción detallada del bien y/o servicio adquirido
• Tercero solicitante (responsable de la caja o funcionario que solicita el gasto)
• Tercero proveedor
• Terceros gastos responsable (responsable de la caja)
• Valor inicial del gasto (valor total facturado)
• Valor de las deducciones (conceptos adicionales)
• Valor de los reembolsos (retiros efectivos de dinero)
• Saldo de la caja menor
5.2 FUNCIONAMIENTO Y MANEJO DE LA CAJA MENOR
5.2.1 RESPONSABLE DEL MANEJO DE LA CAJA MENOR
El responsable de la caja menor será el funcionario designado por el Director General mediante
Resolución de Constitución o resolución de apertura de la caja menor y es quien responde
disciplinaria, fiscal, tributaria y penalmente, por las acciones y omisiones en la administración y
manejo.
5.2.2 DEBERES DEL RESPONSABLE DEL MANEJO DE LA CAJA MENOR
• Responder por el buen manejo y utilización de los fondos entregados y resguardar adecuadamente
los fondos con sus respectivos soportes de la caja menor.
• Adquirir y pagar los bienes y servicios de conformidad con la normatividad vigente y el procedimiento
descrito para el manejo de cajas menores.
• Realizar la legalización del gasto con la aplicación del comprobante definitivo en el sistema máximo
el día hábil siguiente a su realización. En los casos en los que se confiera licencia del sistema a los
técnicos administrativos estos podrán preparar los comprobantes.
• Firmar cada uno de los comprobantes de caja menor de los gastos efectuados, como soporte de su
aprobación.
• Hacer uso de los reembolsos necesarios para cumplir con los límites establecidos.
• Legalizar oportunamente las cuentas para la reposición de los fondos, manteniendo la liquidez
necesaria para atender los requerimientos de bienes o servicios.
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• Registrar información veraz y con las fechas reales en los sistemas de información y no realizar
ningún cambio posterior, así el sistema se lo permita.
• Verificar que los valores coincidan con los recibos de caja, una vez realizado el cuadre de caja menor
• Validar que en el cuadre de caja no aparezcan recibos en estado provisional.
• Escanear todos los soportes y adjuntarlo en el sistema incluyendo el recibo de caja debidamente
firmado.
• Efectuar las deducciones (Retención en la fuente, retención de ICA, retención de IVA, entre otros) a
que hubiere lugar, por cada compra o servicio que se solicite de acuerdo con las normas tributarias
vigentes
5.3 FUNCIONAMIENTO Y MANEJO DE DINEROS
5.3.1 MANEJO DE FONDOS
Los fondos de caja menor del COPNIA se manejarán en efectivo. Los responsables del manejo de cajas
menores velaran por resguardar en forma segura los fondos y soportes de la caja menor, dando
cumplimiento en la legalización oportuna y el manejo adecuado de los mismos.
El dinero que se entregue a cada funcionario responsable del manejo del fondo de una caja menor del
Consejo Profesional Nacional de Ingeniería - COPNIA, deberá ser destinado única y exclusivamente para
sufragar gastos que tengan el carácter de urgente y que estén autorizados según lo especificado en la
Resolución de constitución de caja menores para cada vigencia y lo contenido en este procedimiento, los
cuales apoyan la gestión misional y administrativa de la entidad atendiendo necesidades de gastos menores:
el pago oportuno de los servicios públicos, cuotas de administración, mantenimientos correctivos urgentes,
reuniones técnico administrativas y en general gastos necesarios e inaplazables para el desarrollo de las
actividades que permitan el normal funcionamiento de las sedes de la entidad.
No podrán pagarse con cargo a una caja menor gastos correspondientes a conceptos de adquisición de
bienes ya definidos, erogaciones periódicas o permanentes y elementos que estén disponibles dentro del
inventario de la entidad.
5.3.2 MONTO DE LOS GASTOS
Los gastos realizados no podrán superar los montos autorizados por cada rubro en la Resolución de
Constitución; esto significa que cada vez que se solicite legalización y/o reembolso de estos, el valor máximo
por cada rubro es el autorizado en la Resolución de Constitución de la respectiva caja menor. En caso de
identificarse que el monto es insuficiente para pagar los gastos respectivos, el responsable de caja menor
deberá elevar solicitud a la Subdirección Administrativa y Financiera para evaluar el monto asignado y tomar
las acciones a que haya lugar.
En caso de que las facturas de servicios públicos, administración u otro gasto superen el monto establecido
para su pago por caja menor, deberán remitirse a la Subdirección Administrativa y Financiera para su
correspondiente trámite de pago, máximo al dia siguiente de haberse recibido a través de memorando
interno dirigido al profesional de gestión del área de Presupuesto con copia al profesional de gestión del área
Administrativa.
Mientras se surte el trámite administrativo del reembolso de caja menor, sólo será posible ejecutar gastos
por el saldo que hubiere disponible en cada rubro.
5.3.3 COMPROBANTES DE CAJA MENOR
Los comprobantes de caja menor llevarán una numeración consecutiva y serán consistentes con las fechas,
valores, cuantías y objeto de las facturas o cuentas que soporten el gasto. El modelo del comprobante a
utilizar para efectos de soportar los gastos de caja menor deberá corresponder al establecido en el Anexo 1
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de este procedimiento (Comprobante de caja menor), el cual es generado desde el sistema de información
establecido por la Entidad.
En todos los casos, el comprobante de caja menor deberá elaborarse con el nombre, razón social y NIT de la
persona o establecimiento donde se hizo la compra o se adquirió el servicio.
Cuando se adquieran bienes o servicios de responsables del IVA, siempre deberá detallarse en el respectivo
comprobante de Caja Menor, la base y el valor del IVA correspondiente a la compra.
El soporte idóneo para quienes estén obligados a facturar, lo constituirá la factura de venta (esta deberá
cumplir con los requisitos mínimos indicados en el artículo 617 del Estatuto Tributario y que se transcriben a
continuación:
a) Estar denominada expresamente como factura de venta;

b) Apellidos y nombre o razón social y número de identificación tributaria o NIT del vendedor o de
quien presta su servicio;
c) Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios, junto con la
discriminación del IVA pagado
d) Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta.
e) Fecha de su expedición;
f) Descripción especifica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados;
g) Valor total de la operación
h) El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura.
i) Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.
Al momento de la expedición de la factura los requisitos de los literales a), b), d) y h), deberán estar
previamente impresos a través de medios litográficos, tipográficos o de técnicas industriales de carácter
similar. Cuando el contribuyente utilice un sistema de facturación por computador o máquinas registradoras,
con la impresión efectuada por tales medios se entienden cumplidos los requisitos de impresión previa. El
sistema de facturación deberá numerar en forma consecutiva las facturas y se deberán proveer los medios
necesarios para su verificación y auditoría.
Para el caso de facturación por máquinas registradoras será admisible la utilización de numeración diaria o
periódica, siempre y cuando corresponda a un sistema consecutivo que permita individualizar y distinguir de
manera inequívoca cada operación facturada, ya sea mediante prefijos numéricos, alfabéticos o
alfanuméricos o mecanismos similares.
Cuando se adquieran bienes o servicios de personas o comerciantes, no obligados a facturar, el comprobante
de caja menor se asimilará a un documento equivalente a una factura de venta y se convertirá en el soporte
contable y tributario válido para este tipo de transacciones. No será necesario adjuntar ningún otro
documento a este comprobante y bastará con que el mismo contenga la totalidad de la información que
describe la adquisición y se encuentre firmado con número de cédula por el vendedor inscrito en el RUT, en
señal de aceptación y como prueba del pago.
Para cada transacción se debe utilizar un comprobante de caja menor, el cual se diligenciará en su totalidad
al momento de la compra o de realizar el gasto. Su numeración debe iniciarse con el comienzo de cada
vigencia y su corte deberá coincidir con el último gasto del año. Cuando el comprobante de caja menor este
soportado por factura o cuenta de cobro, se deberá registrar siempre en el detalle del comprobante el
número de la factura o cuenta de cobro que se está pagando. Igualmente, si el pago es de frecuencia
periódica, ejemplo servicios públicos o administración, se deberá registrar adicionalmente el mes al cual
corresponde el pago.
En los casos donde en una misma factura dos terceros diferentes realicen el cobro de un servicio al COPNIA,
será necesario contabilizar el gasto en dos comprobantes de caja menor independientes. Uno para cada
tercero.
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El diseño de los comprobantes de caja menor estará a cargo del COPNIA al momento de realizar la emisión
del comprobante definitivo de caja menor en el sistema.
Pago de administraciones. Los pagos de administración de propiedad horizontal que se realicen por caja
menor se soportarán con el respectivo recibo de caja emitido por parte de la administración del edificio, ya
sea que el pago se realice en efectivo o a través de consignación en cuenta bancaria.
Pago de servicios públicos. En el caso de los servicios públicos, se entenderá realizado el pago si en la
factura aparece el sello o timbre de la entidad bancaria que recauda el valor del servicio. En caso de que el
pago sea realizado a través de canales de recaudo diferentes a los bancos (puntos del Baloto,
Supermercados, puntos de pago electrónico, etc.), siempre será necesario adjuntar al comprobante el recibo
de pago expedido por dichos sistemas y debe estar firmado por el responsable de la caja menor.
Reuniones técnico-administrativas. En el caso de las reuniones técnico-administrativas sólo se

legalizarán dichos gastos si están soportados con factura de venta que cumpla los requisitos establecidos en
este procedimiento.
Gastos de transporte. Los gastos de transporte serán legalizados con la firma del comprobante
correspondiente por parte del mismo funcionario. Solo se realizarán con cargo a la caja menor los
desplazamientos que sean necesarios para el cumplimiento de la funciones misionales o administrativas de la
entidad que se hagan en el ejercicio propio de las funciones del empleo que desempeña. Para legalizar estos
gastos se deberá adjuntar los soportes (listados de asistencia, invitaciones u otros) necesarios para
evidenciar la asistencia a los eventos ya sea del programa de relacionamiento institucional, divulgación,
inspección, control, vigilancia o asuntos jurídicos o administrativos.
Gastos de transporte para actividades de mensajería

Se debe diligenciar y anexar el respetivo comprobante de caja menor, el formato denominado “Planilla de
Control Recorridos Mensajería Interna” (Anexo 2), en el cual se deben registrar diariamente la cantidad total
de diligencias realizadas, así como la recepción / entrega de documentos y los gastos en los que se incurre
por concepto de movilización urbana. El diligenciamiento de la planilla es obligatorio para todos los casos que
involucren el servicio de mensajería y se debe tener en cuenta lo siguiente:
• Se deberá exigir la firma o sello del funcionario encargado inmediatamente se reciba el documento.
• Esta planilla no se podrá dejar en ninguno de los sitios con el fin de que se realicen las firmas con
posterioridad.
• Esta planilla se deberá entregar al finalizar la jornada o a más tardar a primera hora del día siguiente al
Profesional de Gestión Administrativa o al Secretario Seccional según sea el caso, de no ser así dichos
gastos deberán ser asumidos por la persona encargada de la mensajería.
• En la casilla de hora deberá registrarse la hora de entrega real del documento.
• En los casos de entrega de correspondencia se deben registrar uno a uno los radicados que se entregan,
en caso de tratarse de traslado de expedientes se deberá registrar el radicado del memorando remisorio,
en el caso de la sede Nacional y el Seccional Cundinamarca, solo se deben entregar los documentos al
funcionario encargado de distribuir la correspondencia para que sea por intermedio de dicha persona
que se realice la asignación al área correspondiente.
• En el caso de que se envíen elementos o equipos del Seccional Cundinamarca a la sede Nacional o
viceversa o de almacén o un seccional a puntos autorizados de mantenimiento, se deberá registrar en el
formato el número de placa o serial de estos.
5.3.4 COMPROBANTES PROVISIONALES DE CAJA MENOR
La entrega de adelantos en dinero a funcionarios que tengan por objeto ejecutar compras o pagar servicios
con fondos de la caja menor, deberá estar soportada por comprobantes provisionales de caja menor hasta
tanto no exista un comprobante definitivo que legalice la adquisición y cuente con soporte pertinente. El
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comprobante deberá estar firmado por quienes entregan y reciben el dinero, y deberá ser elaborado en el
sistema dispuesto para tal fin.
En ningún caso se podrá disponer de dinero sin haber efectuado el comprobante previamente según el caso:
Comprobante provisional o definitivo y su tiempo de legalización es al siguiente dia hábil, después de
efectuado el gasto.
5.4 REEMBOLSOS
Los reembolsos se tramitarán de acuerdo con la cuantía de los gastos realizados, sin exceder el monto
autorizado de cada rubro presupuestal y podrán solicitarse al finalizar la respectiva vigencia mensual o
cuando se haya consumido como mínimo un 70% de alguno o de todos los rubros presupuestales afectados
(lo que ocurra primero) y se debe tener en cuenta las siguientes observaciones:
• Se deberán reportar todos los gastos realizados hasta el momento de la solicitud de reembolso, con
el fin de efectuar un corte de numeración y de fechas.
• Una vez se realice el proceso de solicitud de reembolso de fin de mes, no se podrá generar ningún
gasto adicional de caja menor para el mismo periodo. No podrán existir reembolsos que tengan
recibos que cobijen compras o pagos de meses diferentes
• El reembolso deberá contener recibos definitivos de caja menor del mismo mes en que es generado.
• Para el cierre de mes, se debe generar el “Informe de Cuadre de Caja Menor” (Anexo 3), y el
“Cuadre de Caja menor” (Anexo 4) debidamente firmado por el responsable y remitirse escaneado
por correo electrónico al profesional de gestión de contabilidad y/o al técnico administrativo que
apoye las labores propias del área, en las fechas de cierre establecidas por la Subdirección
Administrativa y Financiera.
• Todos los soportes de compras como facturas o cuentas de cobro deberán estar digitalizados en el
sistema al igual que el comprobante de caja menor debidamente firmado. El área de contabilidad
realizará seguimiento a la caja menor y se tendrá un plazo de dos días hábiles para hacer las
correcciones, ya que sin estas no pueden hacerse o autorizarse de manera definitiva el reembolso.
Seguidamente cada responsable procederá a remitir por correo al área de Contabilidad, los soportes
físicos de la operación.
• Los reembolsos de periodos intermedios del mes se enviarán al día hábil siguiente a la fecha de
elaboración del último comprobante de caja menor que esté relacionado, sin que dicha fecha de
envío supere el día 20 de cada mes.
5.4.1 REQUISITOS PARA LA LEGALIZACIÓN Y REEMBOLSO:
• Los gastos relacionados con la caja menor deben haber sido realizados después de haberse
constituido la caja menor según la vigencia, se haya girado el valor correspondiente para iniciar
operaciones y se haya reclamado el dinero correspondiente.
• Los gastos deben agruparse por rubros presupuestales y códigos contables de acuerdo con los
autorizados en la Resolución de constitución de cajas menores.
• Los documentos soporte presentados deben ser originales y encontrase firmados por los
beneficiarios del pago, con identificación del nombre o razón social y el número del documento de
identidad o NIT.
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• Los comprobantes de caja menor deben ser diligenciados en su totalidad, de acuerdo con el formato
establecido en este procedimiento tanto físico como en el sistema.
• La fecha del comprobante de gastos debe corresponder a la vigencia fiscal que se está legalizando y
al mes del reembolso que se está tramitando.
• El envío de los reembolsos o legalización de los seccionales a la Subdirección Administrativa y

Financiera deberán realizarse por el servicio de mensajería dispuesto por la entidad para tal fin. Es
responsabilidad de cada secretario seccional garantizar que el reembolso o legalización de caja
menor sea remitido a la Subdirección Administrativa y Financiera dando cumplimiento al cronograma
dispuesto por la misma. Para esto, deberá informar mediante correo electrónico al profesional de
gestión del área de Contabilidad y/o al técnico administrativo que apoye estas labores la fecha de
envío del reembolso con su respectivo número de valija y precinto o número de guía de transporte.
• Para los casos excepcionales en que se presenten retrasos con el transporte en el servicio de
mensajería se podrá adelantar el proceso contable para reembolsar o legalizar la caja menor, basado
en los documentos adjuntos en el sistema y los informes remitidos mediante correo electrónico,
mientras se reciben los originales. Sin embargo, solo se realizará el giro una vez el área de Tesorería
cuente con los soportes originales del reembolso o legalización de caja.
5.4.2 LEGALIZACIÓN DEFINITIVA.
La legalización definitiva de las cajas menores constituidas para la vigencia fiscal se hará antes de finalizar el
respectivo año, según cronograma establecido. También se deberá hacer legalización definitiva del fondo de
caja menor cuando un responsable de caja menor se retire de la entidad, cuando medie alguna situación
administrativa que origine el cambio definitivo del responsable de caja menor o cuando se decida retirar
alguna de las cajas menores asignadas.
Cuando se vaya a legalizar definitivamente la caja menor, los responsables del manejo de estas deberán
solicitar al área de Tesorería el correspondiente cupón parcial o los datos para realizar la consignación
correspondiente para reintegrar mediante consignación el dinero no utilizado. En este caso, los rubros
autorizados podrán reportarse por debajo del 70% de su consumo.
Se deberá hacer un acta de cierre de caja menor (Anexo 5) del fondo fijo de caja menor para la vigencia
correspondiente.
Para poder dar trámite a la legalización definitiva, se adjuntará el original de las facturas que soportan el
gasto junto con sus respectivos comprobantes de caja menor, formatos debidamente diligenciados y el
respectivo cupón de consignación, si hubiera lugar a ello.
5.4.3 LEGALIZACIÓN PARCIAL POR CAMBIO TEMPORAL DE RESPONSABLE.
Cuando se cambie temporalmente al responsable de una caja menor, deberá hacerse una legalización parcial
efectuando el reembolso total de los gastos realizados con corte a la fecha.
En los casos en que los funcionarios de la entidad deban realizar una legalización parcial de fondos de caja
menor, cuando se generen novedades transitorias de personal como vacaciones o licencias, y se haga
necesario que el responsable del manejo de un fondo haga entrega a otro funcionario del manejo de los
fondos y documentos soportes de gastos de caja menor, antes de iniciar la situación administrativa se
seguirá el siguiente procedimiento:
a) El funcionario responsable del fondo y a quien se asignará el manejo temporal de la caja menor, son
informados de la situación administrativa.
b) El funcionario que entrega el manejo de caja menor genera el cuadre de caja menor que registra los
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gastos realizados con los recibos y soportes hasta al menos un día antes que tiene a cargo el
manejo.
c) Se realiza un arqueo de fondos y soportes entre el funcionario que entrega y el que recibe y se
levanta un Acta de Arqueo de Caja (Anexo 6) de acuerdo con el modelo establecido y firmada por los
dos funcionarios que intervinieron en el recibo y la entrega de esta, identificando los gastos y el
valor en efectivo disponible en caja menor.
d) Tanto el dinero disponible como los soportes con el cuadre de caja son entregados al funcionario que
recibe temporalmente el manejo de caja menor.
e) El área de Gestión Humana solicita al área de Tecnología de la Información y de las Comunicaciones
el cambio de responsable en el sistema para la elaboración y generación de comprobantes de caja
menor con el formato de novedades de personal.
f) El funcionario que recibe, solicita el reembolso correspondiente al cuadre de caja que le fue
entregado.
La Dirección General autorizará el reembolso de gastos al funcionario que recibió el manejo temporal del
fondo.
una vez finalizada la situación administrativa que originó el cambio temporal de responsable de la caja menor
se deberá realizar el proceso anteriormente mencionado.
5.5 PROHIBICIONES
No se podrán realizar con cargo a las cajas menores, las siguientes operaciones:
• Fraccionar compras de un mismo elemento.

• Reconocer y pagar gastos por concepto de servicios personales y las contribuciones que establece la
ley sobre la nómina, cesantías y pensiones.
• Adquirir elementos cuya existencia esté comprobada en el almacén de la entidad.
• Cambiar cheques o efectuar préstamos.
• Pagar gastos que no tengan los documentos soporte exigidos para su legalización, tales como RUT,
facturas, recibos de registradora, recibos de caja, etc.
• Acumular reembolsos.
• Delegar la responsabilidad del manejo de Caja Menor.
• Realizar gastos después del cierre estipulado en el cronograma, o antes de la constitución o
reembolso de la caja menor.
• Modificar los registros en el sistema después del cierre de caja menor.
5.6 MEDIDAS DE SEGURIDAD
• Salvaguardar en un lugar de acceso restringido los fondos destinados para caja menor y sus
comprobantes.
• Utilizar los fondos destinados para los gastos por caja menor de acuerdo con las instrucciones
impartidas.
• Contabilizar y registrar correctamente las operaciones presupuestales y contables diariamente.
• Dar cumplimiento a la Resolución de constitución y manejo.
• Llevar el libro auxiliar de caja menor con las columnas necesarias para proveer la información
relacionada con la fecha de las operaciones, los giros recibidos, concepto de los egresos, número de
los comprobantes.
• Privilegiar el acompañamiento al momento de reclamar el giro de los fondos de la caja menor.
• El área de Tesorería coordinará que la oficina de la Entidad bancaria donde se debe reclamar el giro
correspondiente sea la mas cercana a la oficina del Copnia.
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5.7 CONTROLES
En procura de un manejo eficiente de la caja menor, se establecen parámetros que permitan al responsable
de esta y a la entidad proteger los recursos de la nación.
Estos controles son previos y posteriores, entre los que se encuentran:
• Numeración de comprobantes y reembolsos en orden consecutivo

• Control del libro de caja menor
• Arqueos ordinarios, o sorpresivos de la Oficina de Control Interno. Estos arqueos también podrán ser
realizados por el Subdirector Administrativo y Financiero o por su designado.
• Cada responsable deberá controlar los avances de efectivo (dineros entregados provisionalmente), la
legalización de los dineros y responder por los fondos entregados
• Control posterior de la Contraloría General de la República.
5.8 AUTOCONTROL
Cada responsable del manejo de la caja menor debe autocontrolar el manejo de los fondos autorizados.
Igualmente, al momento de autorizar el gasto debe controlar que se trate de la adquisición de bienes y
servicios de carácter urgente y que no sean gastos correspondientes a conceptos de adquisición de bienes ya
definidos, y erogaciones periódicas o permanentes. Además, que no trate de elementos que estén
disponibles en el inventario de la entidad
Debe hacerse autocontrol mensual de los fondos utilizándose el formato de “Arqueo detallado - Autocontrol”
(Anexo 7). Esta actividad de arqueo detallado se debe realizar siempre con el cierre mensual de la caja
menor y remitirse para el reembolso respectivo.
5.9 ARQUEOS
Para el registro del arqueo se debe utilizar el formato de “Acta de Arqueo de Caja menor” (Anexo 6).
Cada vez que se haga un reembolso o un arqueo ordinario o sorpresivo se debe hacer el examen del libro de
caja menor, registros y soportes y del dinero en efectivo, con el fin de establecer el saldo real a la fecha del
procedimiento. Una vez efectuada la diligencia de arqueo, se debe levantar un acta firmada por las partes
que intervinieron en ella.
La firma del reembolso de caja menor también se considera evidencia del arqueo.
5.10 RESPONSABILIDADES
El mal manejo de la caja menor conlleva las siguientes responsabilidades:
- Administrativa
- Fiscal y penal, según sea el caso
En todo caso, cuando se presente una irregularidad en el manejo de la Caja Menor, el funcionario conocedor
de la misma informará a la Dirección General siguiendo el conducto regular.
Cada responsable del manejo de caja menor deberá asegurar la calidad de la información que se registra en
los respectivos comprobantes de caja menor, tratándose de fechas, conceptos de gasto, descripción de la
operación, valor o monto de estas y/o valor o monto de los impuestos y deducciones. Las sanciones o multas
en las cuales pudiera incurrir el COPNIA por falta de oportunidad en el envío de reembolsos, baja calidad en
el registro de información en los comprobantes o errores en la práctica de deducciones tributarias, corren
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bajo responsabilidad de quien no asegura la calidad de los registros contables y/o presupuestales de la
entidad desde el mismo momento en que se reciben los documentos soportes y se elaboran comprobantes
de registro de operaciones.
5.11 CONDICIONES TRIBUTARIAS
Antes de adquirir un bien o servicio con cargo a las cajas menores, el funcionario responsable de su manejo
debe tener la certeza de que la persona natural o jurídica con quien va a establecer el vínculo comercial
cumpla con los requisitos mínimos exigidos por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales- DIAN,
como son estar inscrito en el Registro Único Tributario RUT y expedir facturas o documento equivalente en
caso de estar obligado. Por lo anterior, el responsable de caja menor siempre deberá solicitar a cada nuevo
proveedor de bienes o servicios una copia del RUT, la cual se enviará vía email al profesional de gestión del
área de Contabilidad y Técnico administrativo de la Subdirección Administrativa y Financiera para la creación
del respectivo tercero en el sistema y se anexará al comprobante de caja menor que se elabore a nombre de
dicho proveedor. Las áreas de Contabilidad y de Presupuesto del Consejo Profesional de Ingeniería – Copnia
se abstendrán de tramitar legalizaciones y reembolsos o legalizaciones definitivas de los gastos de las cajas
menores cuando se omita este procedimiento.
También es obligación de cada uno de los responsables de caja menor, el practicar los descuentos tributarios
(retención en la fuente, retención por ICA y retención de IVA) en la adquisición de bienes y servicios cuando
las normas fiscales así lo prevean. De no practicarse dichos descuentos, será el funcionario responsable de la
caja menor quien asuma el pago de dichas retenciones además del monto de la sanción que ocasionaría la
corrección de una declaración tributaria.
Los descuentos tributarios siempre deberán quedar registrados en el respectivo comprobante de caja menor.
Para efectos de la retención en la fuente, todas las compras que se hagan a un mismo proveedor durante un
mismo mes se sumarán a fin de determinar si hay lugar a deducción por retención en la fuente. En caso de
que aplique la retención, ésta se deberá realizar sobre todos y cada uno de los pagos del mes, así estos
individualmente no hayan estado inicialmente sujetos a retención.
5.12 RUBROS PRESUPUESTALES
Los rubros presupuestales autorizados para el manejo y funcionamiento de las cajas menores autorizadas
por el Consejo Profesional Nacional de Ingeniería - Copnia para cada vigencia fiscal se encuentran
especificados en la resolución de constitución, tanto para el Copnia, como para sus seccionales.
A continuación, se hace un desglose de los rubros autorizados para el manejo de las Cajas Menores del
Consejo:
CODIGO CONCEPTO PRESUPUESTAL DETALLE DEL GASTO

02-02-01- PASTA O PULPA, PAPEL Y PRODUCTOS DE PAPEL; ÚTILES Y PAPELERÍA
003-002 IMPRESOS Y ARTÍCULOS RELACIONADOS EMPASTE DE LIBROS
REPUESTOS ACCESORIOS Y SIMILARES
FOTOCOPIAS
ELEMENTOS DE ASEO Y CAFETERÍA.
02-02-02- ALOJAMIENTO, SERVICIOS DE SUMINISTROS DE ELEMENTOS REUNIONES TÉCNICO
006-003 COMIDAS Y BEBIDAS ADMINISTRATIVAS
08-03 TASAS Y DERECHOS ADMINISTRATIVOS IMPRESOS, PUBLICACIONES
SUSCRIPCIONES Y AFILIACIONES
02-02-02- SERVICIOS DE DISTRIBUCIÓN DE ELECTRICIDAD, ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO
006-009 GAS Y AGUA (POR CUENTA PROPIA) ASEO
ENERGÍA ELÉCTRICA
02-02-02- SERVICIOS DE TELECOMUNICACIONES, TELÉFONO
CB-pr-02
Vigente a partir de
8a. Versión
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008-004 TRANSMISIÓN Y SUMINISTRO DE INFORMACIÓN SUSCRIPCIONES A INTERNET

02-02-02- SERVICIOS INMOBILIARIOS ADMINISTRACIÓN
007-002
02-02-02- SERVICIOS DE MANTENIMIENTO, REPARACIÓN E MANTENIMIENTOS
008-007 INSTALACIÓN (EXCEPTO SERVICIOS DE
CONSTRUCCIÓN)
02-02-02- SERVICIOS DE TRANSPORTE DE PASAJEROS TAXIS Y BUSES
006-004
02-02-02- SERVICIOS DE TRANSPORTE DE CARGA ACARREOS Y EMBALAJES
006-005
5.13 SOPORTE CONTABLE
Para el manejo de la caja menor se deben tener en cuenta los Principios y Normas Contables, en cuyos
apartes establecen que ningún documento deberá tener borrones, tachones ni enmendaduras y que además
deben estar tramitados con letra legible o a máquina, como tampoco podrán alterarse los asientos en el libro
de caja menor, ni el orden, ni la fecha de registro, ni dejarse espacios en blanco que faciliten intercalaciones
o adiciones, ni hacerse raspaduras; no deben desprenderse hojas, alterarse el orden de las mismas o
mutilarlas.
6. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
6.1 APERTURA
No. Nombre de la Descripción Responsable Registro

actividad
1 Establecer Presentar a la Dirección General para su Profesional de gestión Acta o
cuantía de cada aprobación las cuantías que se manejarán del área de
caja menor en cada Caja Menor y en cada rubro Presupuesto / correo
presupuestal, atendiendo los límites del Subdirector
presupuesto, para crear caja menor y el Administrativo y electrónico
comportamiento de estas. Financiera
2 Solicitud CDP Hacer la solicitud del CDP para la Profesional de Gestión Memorando
constitución caja menor. del área de
Contabilidad de Solicitud
3 Expedición CDP Expedir el CDP con el cual se garantiza la Profesional de Gestión CDP
existencia de apropiación presupuestal del área de
disponible. Presupuesto
4 Proyección de Proyectar la resolución por la cual se Profesional de gestión Proyecto de
resolución de constituye y se reglamenta el del área de
constitución de funcionamiento de las cajas menores de la contabilidad. Resolución
cajas menores Entidad. En ésta se designa a los
funcionarios encargados del manejo y se Subdirector
les asignan responsabilidades, establece Administrativo y
cuantías para cada rubro presupuestal, Financiera
revisando previamente que la entidad
cuente con la póliza de manejo y garantías
para el cubrimiento de los riesgos por este
concepto.
CB-pr-02
Vigente a partir de
8a. Versión
Pág.13/18

actividad
5 Firmar acto Aprobar y firmar el acto administrativo de Director General Resolución
administrativo constitución de cajas menores.
6 Comunicar acto Comunicar al responsable de cada una de Técnico administrativo Correo
administrativo las cajas menores, el acto administrativo, de la Dirección General electrónico
mediante el cual se asigna la
responsabilidad. Esta comunicación debe
ir con copia a los profesionales del área
Financiera.
7 Apertura de caja Realizar la apertura de la caja en el Profesional de Gestión Compromiso
sistema de información que la Entidad del área de y obligación
disponga, asociándole el CDP y genera el Presupuesto presupuestal
compromiso de la vigencia y la obligación
presupuestal para cada fondo asignado.
8 Causación Causar la cuenta por pagar por el monto Profesional de Gestión Comprobante
Cuenta por del fondo asignado a cada responsable del área de de causación
pagar Contabilidad
9 Giro de fondo Realizar el giro al responsable de caja Profesional de gestión Egreso
fijo de caja menor del fondo total asignado para la del área de Tesorería
menor al vigencia.
responsable
6.2 MANEJO DE LA CAJA MENOR
No. Nombre de Descripción Responsable Registro

la actividad
1 Solicitar el Solicitar la compra de un bien o servicio Correo
bien o por caja menor a través de correo Funcionario solicitante electrónico
servicio que electrónico al responsable de caja menor
requieran respectivo, en los casos que aplique.
Para los casos de compra de bienes se

debe verificar en el almacén general la
existencia del bien solicitado, para lo cual
debe adjuntar el correo del profesional
de gestión del área Administrativa
informando la no existencia de este. En
todo caso la compra de bienes debe
estar sujeta a los lineamientos generales
de este procedimiento.
2 Verificar y Verificar si el gasto se puede efectuar Responsable de caja Correo
entregar el por caja menor de conformidad a la menor electrónico
dinero normatividad y procedimiento vigente y
realizar el gasto.
3 Generaciones La entrega de adelantos en dinero a Responsable de caja Comprobante

comprobantes funcionarios estará soportada por menor o técnico provisional en
provisionales comprobantes provisionales de caja administrativo (solo en los el sistema de
menor hasta tanto no exista un casos en los que se haya la entidad
comprobante definitivo que legalice la conferido licencia del
CB-pr-02
Vigente a partir de
8a. Versión
Pág.14/18

la actividad
adquisición y cuente con soporte idóneo. sistema)
4 Adquirir el Adquirir el bien o servicio y realizar la Funcionario solicitante Factura,
bien o legalización de la adquisición del bien o planilla,
servicio servicio al siguiente día hábil a la soporte,
compra. según el tipo
de gasto
5 Legalizar la Recibir la factura o documentos que Responsable de caja Registro en el

compra soportan la adquisición y registrar la menor o técnico sistema de la
compra en el sistema, de acuerdo con el administrativo (solo en los entidad
rubro que se afecta. casos en los que se haya
conferido licencia del
La legalización de la adquisición del bien sistema)
o servicio deberá realizarse máximo al
día siguiente hábil
6 Generaciones Los comprobantes de caja menor Responsable de caja Comprobante
comprobantes llevarán una numeración consecutiva y menor de caja
definitivos serán consistentes con las fechas, menor
valores, cuantías y objeto de las facturas definitivo
o cuentas que soporten el gasto. En Soportes
todos los casos, el comprobante de caja digitalizados
menor deberá elaborarse con el nombre, en el sistema
razón social y NIT de la persona o de
establecimiento donde se hizo la compra información
o se adquirió el servicio. Se debe remitir respectivo.
al área de Contabilidad el RUT para la
respectiva creación del tercero.
Los soportes de compra como facturas y

cuentas de cobro deben digitalizarse,
adjuntarse y asociarse en el sistema al
momento de generar el comprobante
definitivo.
6.3 REEMBOLSO

la actividad
1 Solicitar el Preparar y solicitar el reembolso cuando Responsable de caja Informe de
reembolso de se haya consumido el monto máximo menor cuadre de
gastos de establecido en la Resolución de caja menor,
caja menor constitución para el rubro presupuestal cuadre de
correspondiente, o cuando se haya caja menor,
consumido más del 70%. arqueo
detallado de
El informe de cuadre de caja menor autocontrol,
escaneado y el arqueo detallado- correo
autocontrol debidamente firmados por el electrónico
responsable y los soportes físicos Informe de
deberán remitirse por correo electrónico cuadre de
al profesional de gestión del área de caja Menor
Contabilidady/o técnico administrativo Arqueo
CB-pr-02
Vigente a partir de
8a. Versión
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la actividad
que apoye las labores propias del área, detallado de
para el caso de los seccionales. En el auto control
caso del Nacional todos los soportes y
anexos deben ser entregados
personalmente. Los reembolsos de
periodos intermedios del mes se
enviarán al día hábil siguiente a la fecha
de elaboración del último comprobante
de caja menor que esté relacionado.
NOTA: Deben atenderse las fechas

establecidas en el cronograma de la
Subdirección Administrativa y Financiera.
2 Revisar Revisar los soportes y las afectaciones Técnico administrativo Informe de
reembolsar y presupuestales y contables del área Financiera cuadre de
archivar los reembolso, los cuadres de caja menor y caja menor,
soportes arqueo detallado de autocontrol, Profesional de gestión del cuadre de
soportes en el sistema de la entidad y área de Contabilidad caja menor,
solicita correcciones en caso de ser arqueo
necesario detallado de
autocontrol
Proyecta el reembolso en el sistema y Correo
entrega para aprobación por parte del electrónico de
profesional de gestión del área de revisión
Contabilidad.
Se tendrá un plazo de dos días hábiles

para solicitar correcciones y autorizar de
manera definitiva el reembolso
3 Tramitar El profesional de gestión del área de Profesional de gestión del Reembolso
reintegro de Contabilidad envía a presupuesto el área de Contabilidad/ de caja
fondos “reembolso de caja menor aprobado” Profesional de gestión del menor
(Anexo 8) para generar la obligación área de
presupuestal y trámite de orden de pago Presupuesto/Profesional de
y transferencia de fondos Gestión de Tesorería
6.4 CIERRE DE CAJA MENOR

actividad
1 Incluir los gastos Elaborar el último reembolso, al cierre Responsables de caja Acta e
de reembolso de la vigencia fiscal o por cambio del menor informe de
para legalización responsable del manejo de caja menor, legalización
definitiva de la dentro del plazo establecido en el definitiva de
caja menor procedimiento, allegando los gastos
documentos debidamente soportados.
Elaborar un acta de cierre, legalizando

los gastos causados.
2 Revisar Revisar documentos reembolso de Profesional de Ggestión Correo
reembolso de legalización y si están conformes, del área de Contabilidad electrónico
legalización solicitar la aprobación del director
CB-pr-02
Vigente a partir de
8a. Versión
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general, previa revisión de la

Subdirección Administrativa y
Financiera.
3 Consignar Consignar el efectivo sobrante en la Responsable de caja Comprobante
efectivo en la cuenta bancaria de la entidad, cuyo menor de
cuenta bancaria. número y detalles serán informados por consignación
el profesional de gestión del área de
Tesorería y allegar copia de la
consignación.
4 Liberar saldos Liberar los saldos de solicitud, Profesional de gestión de
disponibilidad, compromiso y caja Presupuesto
menor presupuestales por los sobrantes
de caja menor en cada uno de los
rubros.
5 Archivar Conservar en el archivo de gestión los Según lo establecido en
documentación documentos soportes de legalización la Tabla de Retención
definitiva de cajas menores Documental
7. ANEXOS
1. Comprobante de caja menor

2. GD-fr-12 Planilla de Control de recorridos mensajería interna
3. Informe de Cuadre de Caja Menor
4. Cuadre de Caja Menor
5. Acta de cierre de Caja Menor
6. Acta de arqueo
7. CB-fr-04 Arqueo detallado – Auto control de Caja Menor
8. Reembolso de caja menor aprobado
8. CONTROL DE CAMBIOS
No. Fecha Descripción del cambio o modificación
1 Octubre de 2003 Primera emisión

Se homologó la codificación contable y presupuestal para el
2 Febrero de 2005
registro de gastos por caja menor.
Se ajustó la parte introductoria del manual modificando la
presentación, el marco normativo, la definición y el alcance.
Se ajustó el formato de presentación al modelo actual que siguen
los manuales del COPNIA.
Se señalaron obligaciones tributarias de los responsables de la caja
menor. Se incluyeron como “prohibiciones” i) el adquirir elementos
cuya existencia este comprobada en el almacén y ii) pagar gastos
3 Agosto de 2011
que no tengan los documentos soportes para su legalización.
Se actualizó el número de cuenta a donde se deben consignar los
dineros remanentes después de la legalización definitiva de una
caja menor.
Se hicieron aclaraciones sobre soportes específicos para cierto tipo
de pagos realizados por caja menor, como es el pago de
administraciones y servicios públicos.
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Vigente a partir de
8a. Versión
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No. Fecha Descripción del cambio o modificación
Se volvieron a incluir códigos presupuestales distintos de los

códigos contables, para el registro de los gastos por caja menor.
Se actualizó el listado de elementos de útiles y papelería que se
autoriza adquirir por caja menor, siempre y cuando dichos
elementos no estén disponibles en el almacén del COPNIA.
Se incluyó el formato de control de llamadas (ANEXO4) como
documento obligatorio para la legalización del pago del servicio
telefónico.
Se incluyeron instrucciones sobre descuentos tributarios y registro
del IVA en soportes de adquisiciones realizadas por caja menor.
Se actualizaron condiciones para la elaboración de comprobantes
de caja menor y legalización de gastos
4 Septiembre de 2012
Se actualizaron los anexos correspondientes a los comprobantes de
caja menor y el cuadro de reembolso y/o legalización de gastos
Se incorporaron instrucciones administrativas que habían sido
impartidas mediante el memorando NAL-CI-2012-00098
Se cambió el nombre del documento de Manual a Procedimiento
de caja menor, se cambia el código del documento de CB-mc-02 a
CB-pr-02. Actualización procedimiento dada la implementación de
5 Septiembre de 2016
la herramienta SEVEN ERP. Actualización de cargos según
reestructuración del 01 de abril de 2016. Se ajusta a la estructura
de los procedimientos.
Se aclara el procedimiento de legalización parcial por cambio de
responsable del manejo de fondos de caja menor por novedades
6 Marzo de 2018 transitorias como vacaciones, licencias e incapacidades y se
actualiza las cuentas contables.
Se ajusta el procedimiento en las fechas de cierre, se establece el

anexo 7.9 Arqueo detallado-autocontrol, se abre un capítulo de
7 Junio de 2018
autocontrol y se aclara el arqueo por parte de la oficina de Control
Interno; se ajustan las prohibiciones.
Se ajusta el procedimiento respecto al objetivo, el alcance, las
definiciones, la normatividad, las condiciones generales, y en la
descripción de la actividad.
Se realizan los siguientes ajustes en cuanto a formatos:
CB-fr-02 “Control de llamadas” se elimina el formato del sistema
8 Agosto de 2019 de gestión.
CB-fr-04 “Arqueo detallado – autocontrol de caja menor” se ajusta
antes se solicitaba que el responsable de caja registrara uno a uno
los recibos de caja menor, función que realiza el Informe de
cuadre de caja menor. Solo se registrarán los gastos por rubro
presupuestal como autocontrol.
CB-pr-02
Vigente a partir de
8a. Versión
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MARIA TERESA VELASQUEZ GLORIA MATILDE TORRES CRUZ MARICELA OYOLA

FERRO MARTINEZ
Profesional de gestión del área de Subdirectora de Planeación, Control y Subdirectora Administrativa y
Contabilidad Seguimiento Financiera
ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
Anexo 1
Anexo 2
CONSEJO PROFESIONAL NACIONAL DE INGENIERÍA - COPNIA PLANILLA No.: ______________

Sede / Seccional
PLANILLA DE CONTROL RECORRIDOS MENSAJERÍA INTERNA FECHA : ___________________
Nombre Mensajero:
NOMBRE DESTINO (PERSONA
DESCRIPCIÓN DOCUMENTOS O GASTOS DE HORA HORA FIRMA / SELLO DE
/ EMPRESA / SEDE / ASUNTO DEL TRÁMITE
RADICADOS ENTREGADOS MOVILIZACIÓN LLEGADA SALIDA QUIEN RECIBE
SECCIONAL / ÁREA)
INSTRUCTIVO DILIGENCIAMIENTO DE LA PLANILLA

 Se deberá exigir la firma o sello del funcionario encargado inmediatamente se reciba el documento
 Esta planilla no se podrá dejar en ninguno de los sitios con el fin de que se realicen las firmas con posterioridad
 Ésta planilla se deberá entregar al finalizar la jornada o a más tardar a primera hora al profesional de gestión administrativa o al secretario seccional según sea el caso
 En la casilla de hora deberá registrarse la hora de entrega real del documento
 En los casos de entrega de correspondencia se deben registrar uno a uno los radicados que se entregan, en caso de tratarse de traslado de expedientes se deberá registrar el radicado del memorando
remisorio
 En el caso que se envíen elementos o equipos del Seccional a la sede Nacional o viceversa o de almacén a puntos de mantenimientos, se debe registrar el número de placa o serial de los mismos.
GD-fr-12
Verificado: ________________ Página 1 de 1 v.1 Sep.14
ANEXO 3 Página:
Programa:
1
STsCulcm
CONSEJO PROFESIONAL NACIONAL DE INGENIERIA Usuario : 1095912505
Fecha: 14/08/2019
INFORME DE CUADRE DE CAJA MENOR Hora: 11:13:20a. m.
FECHA actual : 14/08/2019
ES NUMERO ESTADO FECHA PROVEEDOR NIT o C.C. DESCRIPCION ES VALOR DE LA ASIGNACION ES ES DEDUCCIONES DE LEY ES ES MONTO LIQUIDO PAGADO RUBRO PRESUPUESTAL F.DEFINITIVO
Provis. Defini. ESTADO FECHA PROVEEDOR NIT o C.C. DESCRIPCION DEBE HABER SALDO RETEFUNTE IVA RETENIDO ICA IVA MONTO LIQUIDO PAGADO RUBRO PRESUPUESTAL
IMP CONSUMO
OTROS
CAJA: 1 NACIONAL
RUBRO: 020201003002 PASTA O PULPA, PAPEL Y PRODUCTOS DE PAPEL; IMPRESOS Y ARTÍCULOS RELACIONADOS
000000
288 287 DEFINITIVO 2019/08/02 LA CASA DE LA GRECA SAS 860060207 REPARACIóN GRECA SEDE NACIONAL 63,000.00 0.00 63,000.00000000 0.00 000000
0.00
000000
0.00 10,059.00 63,000.00 020201003002 2019/08/02
293 292 DEFINITIVO 2019/08/06 ELIZABETH PEREZ PEREZ 51631245 COMPRA DE REPUESTOS PARA CALEFACTORES DEL 7,200.00 0.00 7,200.00000000 0.00 000000
0.00
000000
0.00 1,150.00 7,200.00 020201003002 2019/08/06
COPNIA NACIONAL -PRIMER PISO
70,200.00 0.00 70,200.00 0.00 000000 0.00 0.00 11,209.00 70,200.00
000000
RUBRO: 020202006003 ALOJAMIENTO; SERVICIOS DE SUMINISTROS DE COMIDAS Y BEBIDAS
000000
304 302 DEFINITIVO 2019/08/14 JOSE GARCIA 17076072 DESAYUNOS REUNION JUNTA NACIONAL DEL 14 DE AGOSTO 266,594.00 8,285.00 258,309.00000000 6,160.00 000000
0.00
000000
0.00 12,320.00 258,309.00 020202006003 2019/08/14
DE 2019
266,594.00 8,285.00 258,309.00 6,160.00 000000 0.00 0.00 0.00 258,309.00
000000
RUBRO: 020202006004 SERVICIOS DE TRANSPORTE DE PASAJEROS
000000
287 288 DEFINITIVO 2019/08/01 BEATRIZ HELENA HERRERA 51811323 TRANSPORTES PLANILLA 02.08.2019 12,400.00 0.00 12,400.00000000 000000 000000 12,400.00 020202006004 2019/08/05
290 289 DEFINITIVO 2019/08/05 JOHANNA TRINIDAD CAÑON LONDOÑO 52796603 TRANSPORTE COBRO CAJA MENOR BANCOLOMBIA ANDINO - 4,500.00 0.00 4,500.00000000 000000 000000 4,500.00 020202006004 2019/08/05
COPNIA NAL
292 293 DEFINITIVO 2019/08/06 BEATRIZ HELENA HERRERA 51811323 TRANSPORTES PLANILLA 06-08-2019 6,600.00 0.00 6,600.00000000 000000 000000 6,600.00 020202006004 2019/08/08
294 294 DEFINITIVO 2019/08/08 BEATRIZ HELENA HERRERA 51811323 TRANSPORTE PLANILLA 08.08.2019 10,600.00 0.00 10,600.00000000 000000 000000 10,600.00 020202006004 2019/08/09
295 295 DEFINITIVO 2019/08/09 ANDRES FELIPE JAIMES HERNANDEZ 1016040930 TRANSPORTES PRUEBAS PROGARAMADAS BPM COPNIA - 10,000.00 0.00 10,000.00000000 000000 000000 10,000.00 020202006004 2019/08/09
GATTACA-COPNIA
298 301 DEFINITIVO 2019/08/12 BEATRIZ HELENA HERRERA 51811323 TRANSPORTE PLANILLA 12.08.2019 7,200.00 0.00 7,200.00000000 000000 000000 7,200.00 020202006004 2019/08/13
299 298 DEFINITIVO 2019/08/12 JAVIER IVAN PEÑA PEÑUELA 80114715 TRANSPORTE PAPELERIA NAL - CALLE 64 -NAL 10,000.00 0.00 10,000.00000000 000000 000000 10,000.00 020202006004 2019/08/12
300 299 DEFINITIVO 2019/08/12 JOHANNA TRINIDAD CAÑON LONDOÑO 52796603 TRANSPORTES REUNIóN 4-72 - COPNIA EN OFICINAS 4- 72 25,500.00 0.00 25,500.00000000 000000 000000 25,500.00 020202006004 2019/08/12
303 304 DEFINITIVO 2019/08/13 YAZMIN ELENA RIOS LEMOS 43818913 TRANSPORTES AUDIENCIA DAVID QUINTERO 25,000.00 0.00 25,000.00000000 000000 000000 25,000.00 020202006004 2019/08/14
PROCURADURIA TERCERA
170,300.00 0.00 170,300.00 000000 170,300.00
000000
RUBRO: 080301 TASAS Y DERECHOS ADMINISTRATIVOS COPNIA
000000
291 290 DEFINITIVO 2019/08/05 JORGE HUMBERTO DE JESUS URIBE ESCOBAR
15521633 AUTENCICACIóN PODER MARIO ANDRéS HERRERA ARéVALO 2,261.00 0.00 2,261.00000000 000000 000000 2,261.00 080301 2019/08/05

15521633 AUTENTICACIÓN PODER MARIO ANDRéS HERRERA ARéVALO 2,261.00 0.00 2,261.00000000 0.00 000000
0.00
000000
0.00 361.00 2,261.00 080301 2019/08/09

15521633 AUTENTICACIÓN PODER SUBDIRECTOR JURIDICO- MARIO 2,261.00 0.00 2,261.00000000 0.00 000000
0.00
000000
0.00 361.00 2,261.00 080301 2019/08/12
ANDRéS HERRERA A.
6,783.00 0.00 6,783.00 0.00 000000 0.00 0.00 722.00 6,783.00
000000
513,877.00 8,285.00 505,592.00000000 000000 000000 000000
000000 505,592.00
000000
SEVEN - Tesoreria - Digital Ware. Formato de yyyy/mm/dd

fecha:
Página: 2
Programa: STsCulcm
Fecha: 14/08/2019
INFORME DE CUADRE DE CAJA MENOR Hora: 11:13:20a. m.
FECHA actual : 14/08/2019
ES NUMERO ESTADO FECHA PROVEEDOR NIT o C.C. DESCRIPCION ES VALOR DE LA ASIGNACION ES ES DEDUCCIONES DE LEY ES ES MONTO LIQUIDO PAGADO RUBRO PRESUPUESTAL F.DEFINITIVO
Provis. Defini. ESTADO FECHA PROVEEDOR NIT o C.C. DESCRIPCION DEBE HABER SALDO RETEFUNTE IVA RETENIDO ICA IVA MONTO LIQUIDO PAGADO RUBRO PRESUPUESTAL
IMP CONSUMO
OTROS
RESPONSABLE DE CAJA MENOR
*** FIN REPORTE ***
SEVEN - Tesoreria - Digital Ware. Formato de yyyy/mm/dd

fecha:
ANEXO 4
Página: 1
Programa: STsCuDCm
Fecha: 14/08/2019
CUADRE DE CAJA MENOR Hora: 09:45:37a. m.
FECHA : 14/08/2019
CAJA 1 NACIONAL
CONCEPTOS VALORES
Reembolso (Es la relación de los comprobantes enumerados

adjuntos a la planilla) 0.00
EFECTIVO EN CAJA 3,194,408.00
Relación de Gastos (Es la relación de los comprobantes

provisionales) 0.00
MOVIMIENTO CAJA MENOR 505,592.00
3,700,000.00
MONTO CAJA MENOR
*** FIN REPORTE ***
SEVEN - Tesoreria - Digital Ware. Formato de fecha: yyyy/mm/dd

ANEXO 5
REPÚBLICA DE COLOMBIA
CONSEJO PROFESIONAL NACIONAL DE INGENIERÍA - COPNIA
ACTA DE CIERRE DE CAJA MENOR
FECHA:
HORA:
ASISTENTES:
ORDEN DEL DÍA
1. Arqueo de caja menor.
DESARROLLO
1. Cierre de caja menor
En las instalaciones del Consejo Profesional Nacional de Ingeniería-COPNIA, Seccional XXXXX, se

reunieron XXXXXXXXXXXX, Cargo XXXX, código XXXX, grado X, responsable del manejo de Caja
menor del COPNIA – Seccional XXXX, y XXXXXXX, Cargo, para cerrar el fondo permanente de caja
menor asignado al seccional para la vigencia de XXXX:
Valor del fondo permanente de caja menor $ xxx.xxx
Comprobantes de caja menor del No.____ al_____ $ xxx.xxx

Según legalización de gastos adjunta NO.____
Saldo de caja consignado en la cuenta NO 17157170085 $ xxx.xxx

de Bancolombia mediante cupón de barras anexo con
código de referencia No.xxxxxxxxxx
Dinero en caja $ 0
Agotado el orden del día, siendo las XXX AM o PM, se da por terminado el procedimiento
XXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXX
Cargo Cargo
ANEXOS:
1. Cuadro de legalización definitiva fondo de caja menor No.___ , con sus respectivos
soportes.
2. Consignación en Bancolombia del día xx de diciembre de xxxx, por valor de $xxx.xxx, con
código de referencia NO.xxxxxxxxxx
3. Libro de caja menor de la vigencia xxxx
ANEXO 6
REPÚBLICA DE COLOMBIA
CONSEJO PROFESIONAL NACIONAL DE INGENIERÍA - COPNIA
ACTA DE ARQUEO DE CAJA MENOR
FECHA
HORA
ASISTENTES
ORDEN DEL DÍA
1. Arqueo de caja menor.
DESARROLLO
1. Arqueo de caja menor
En las instalaciones del Consejo Profesional Nacional de Ingeniería-COPNIA, Seccional XXXXXX,

se reunieron xxxxxxxxxxxxxx, Cargo, código 2028, grado 9, responsable del manejo del Fondo
Fijo de Caja menor del COPNIA – Seccional Antioquia, y Angela Patricia Alvarez Ledesma,
Profesional de Gestión de Calidad, para efectuar el arqueo al fondo de caja menor asignado al
seccional para la vigencia de 2011:
Valor del fondo permanente de caja menor $ xxx.xxx
Comprobantes de caja menor del No.____ al_____ $ xxx.xxx

legalizados pero sin reembolsar
Comprobantes provisionales de caja menor $ xxx.xxx

Fecha Beneficiario Concepto Valor
Reembolsos en trámite No.____(si los hay ) $ xxx.xxx
Subtotal de gastos de caja menor $ xxx.xxx
Efectivo total en caja a fecha del arqueo $ xxx.xxx
Sobrantes o faltantes de caja menor $ 0
Agotado el orden del día, siendo las XX:XX am o pm, se da por terminado el procedimiento
XXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXX
Cargo Cargo
ANEXOS:
1. Relación de comprobantes de caja menor del ____ al ____, con sus soportes
ANEXO 7
Arqueo Detallado - Auto control de Caja Menor
Funcionario de Manejo FECHA:

Dependencia
Resolución
Conteo del efectivo

Billetes Monedas
Denominación Cantidad Valor Denominación Cantidad Valor
$ 1.000 $ 0 $ 10 $ 0
$ 2.000 $ 0 $ 20 $ 0
$ 5.000 $ 0 $ 50 $ 0
$ 10.000 $ 0 $ 100 $ 0
$ 20.000 $ 0 $ 200 $ 0
$ 50.000 $ 0 $ 500 $ 0
$ 100.000 $ 0 $ 1.000 $ 0
TOTAL BILLETES (1) $ - TOTAL MONEDAS (2) $ -
Recibos de Caja
Rubro Presupuestal Valor
TOTAL (3) $ -
Total Caja Menor

Conteo de Efectivo (1) + (2) $ -
(+) Reembolsos Pendientes
(+) Recibos de Caja (3) $ -
Total Arqueo de Caja $ -
Valor Total Fondo
Diferencia: Faltante $ -
Funcionario Responsable de Manejo

CB-fr-04
v 2. Ago.19
ANEXO 8
Página: 1
CONSEJO PROFESIONAL NACIONAL DE INGENIERIA Programa: STsCamen
Usuario 52796603
REEMBOLSO DE CAJA MENOR Fecha: 14/08/2019
Hora: 12:11:55p. m.
Tipo Oper.: 1016 REEMBOLSO DE CAJA MENOR Número : 135 Fecha : 07/31/2019 Valor : 939,205.00 Estado : APLICADO
Caja : 1 NACIONAL Sucursal : 01
Pagador : 52796603 JOHANNA TRINIDAD CAÑON LONDOÑO Ordenador : 800214417 CONSEJO PROFESIONAL NACIONAL DE INGENIERIA
Descripción : REEMBOLSO DE CAJA MENOR SEDE NACIONAL JULIO DE 2019
Proveedor Cta. Contable Valor Impuestos

# Defin. Fecha Recibo
243 2019/07/03 51811323 BEATRIZ HELENA HERRERA 51112302 13,600.00 Cod. Nombre Cuenta Valor
244 2019/07/03 1018413772 MARTHA ISABEL NUÑEZ PIRAJAN 51112302 15,000.00 Cod. Nombre Cuenta Valor
246 2019/07/04 51631245 ELIZABETH PEREZ PEREZ 51111404 2,500.00 Cod. Nombre Cuenta Valor
62 IVA19% 24362501 400.00
400.00
248 2019/07/05 52796603 JOHANNA TRINIDAD CAÑON LONDOÑO 51112302 11,000.00 Cod. Nombre Cuenta Valor
250 2019/07/08 1013594533 SANDRA MILENA BOHORQUEZ OLIVERA 51112302 13,200.00 Cod. Nombre Cuenta Valor
251 2019/07/08 52796603 JOHANNA TRINIDAD CAÑON LONDOÑO 51112302 6,000.00 Cod. Nombre Cuenta Valor
258 2019/07/11 52352998 MARY LUZ LARROTA 51112302 10,000.00 Cod. Nombre Cuenta Valor
Elaboró Revisó
Tecnico Administrativo Area de Contabilidad Profesional de Gestion Area Contabilidad
*** FIN REPORTE ***
SEVEN - Tesoreria - Digital Ware. Formato de Fecha: yyyy/mm/dd

Página: 2
Usuario 52796603
Hora: 12:11:55p. m.
254 2019/07/10 52703518 MARIA ISABEL MARTINEZ CORDERO 51112302 6,000.00 Cod. Nombre Cuenta Valor
255 2019/07/10 19194475 ABELARDO GABRIEL DE LA ESPRIELLA JURIS51112104 5,950.00 Cod. Nombre Cuenta Valor
62 IVA19% 24362501 950.00
950.00
256 2019/07/10 52862920 MELISA FERNANDA DELGADO AMAYA 51112302 8,000.00 Cod. Nombre Cuenta Valor
261 2019/07/11 52347086 CLAUDIA YOLANDA RUBIO PENA 51112302 13,000.00 Cod. Nombre Cuenta Valor
259 2019/07/11 80114715 JAVIER IVAN PEÑA PEÑUELA 51112302 6,000.00 Cod. Nombre Cuenta Valor
263 2019/07/15 830112988 USA POSTAL S A 51112303 100,000.00 Cod. Nombre Cuenta Valor
265 2019/07/16 80228835 DAVID ANDRES CORRALES RUBIANO 51112302 8,700.00 Cod. Nombre Cuenta Valor
266 2019/07/16 15521633 JORGE HUMBERTO DE JESUS URIBE ESCOBAR

51112104 15,518.00 Cod. Nombre Cuenta Valor
62 IVA19% 24362501 2,478.00
2,478.00
268 2019/07/17 17076072 JOSE GARCIA 51111402 288,211.00 Cod. Nombre Cuenta Valor
66 RETENCION EN LA 24360501 7,040.00

70 IMPUESTO AL 24362502 14,080.00
106 ICA TARIFA 13.8 X 1000 24362716 2,429.00
23,549.00
Elaboró Revisó
*** FIN REPORTE ***

Página: 3
Usuario 52796603
Hora: 12:11:55p. m.
269 2019/07/17 80228835 DAVID ANDRES CORRALES RUBIANO 51112302 8,700.00 Cod. Nombre Cuenta Valor
274 2019/07/22 1016040930 ANDRES FELIPE JAIMES HERNANDEZ 51112302 10,000.00 Cod. Nombre Cuenta Valor
272 2019/07/19 15521633 JORGE HUMBERTO DE JESUS URIBE ESCOBAR

51112104 2,261.00 Cod. Nombre Cuenta Valor
62 IVA19% 24362501 361.00
361.00
277 2019/07/24 43818913 YAZMIN ELENA RIOS LEMOS 51112302 24,000.00 Cod. Nombre Cuenta Valor
282 2019/07/26 53048044 NUBIA CONSTANZA HERNANDEZ SALCEDO 51112302 10,000.00 Cod. Nombre Cuenta Valor
280 2019/07/26 80129674 JOSE DAVID MONTAÑA GONZALEZ 51112302 10,000.00 Cod. Nombre Cuenta Valor
281 2019/07/26 830112988 USA POSTAL S A 51112303 146,465.00 Cod. Nombre Cuenta Valor
116 RETENCION 1%- 24360502 1,500.00

123 ICA TARIFA 4.14 X 1000 24362714 1,035.00
2,535.00
Elaboró Revisó
*** FIN REPORTE ***

Página: 4
Usuario 52796603
Hora: 12:11:55p. m.
284 2019/07/29 52862920 MELISA FERNANDA DELGADO AMAYA 51112302 16,000.00 Cod. Nombre Cuenta Valor
Total: 939,205.00
Elaboró Revisó
*** FIN REPORTE ***

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CB-pr-02

Tipo Número Titulo Fecha

Por la cual se incorpora al Régimen de Contabilidad Pública,

Tipo Número Titulo Fecha

CDP: Certificado de Disponibilidad Presupuestal, documento expedido para amparar la constitución de

• Certificado de Disponibilidad Presupuestal – CDP, para amparar su constitución

5.1.1 PRIMER GIRO DE CAJA MENOR

5.1.2 APERTURA DEL LIBRO DE CAJA MENOR

5.2 FUNCIONAMIENTO Y MANEJO DE LA CAJA MENOR

5.2.1 RESPONSABLE DEL MANEJO DE LA CAJA MENOR

5.2.2 DEBERES DEL RESPONSABLE DEL MANEJO DE LA CAJA MENOR

5.3 FUNCIONAMIENTO Y MANEJO DE DINEROS

5.3.1 MANEJO DE FONDOS

5.3.2 MONTO DE LOS GASTOS

5.3.3 COMPROBANTES DE CAJA MENOR

a) Estar denominada expresamente como factura de venta;

Reuniones técnico-administrativas. En el caso de las reuniones técnico-administrativas sólo se

Gastos de transporte para actividades de mensajería

5.3.4 COMPROBANTES PROVISIONALES DE CAJA MENOR

5.4.1 REQUISITOS PARA LA LEGALIZACIÓN Y REEMBOLSO:

• El envío de los reembolsos o legalización de los seccionales a la Subdirección Administrativa y

5.4.2 LEGALIZACIÓN DEFINITIVA.

5.4.3 LEGALIZACIÓN PARCIAL POR CAMBIO TEMPORAL DE RESPONSABLE.

• Fraccionar compras de un mismo elemento.

5.6 MEDIDAS DE SEGURIDAD

Estos controles son previos y posteriores, entre los que se encuentran:

• Numeración de comprobantes y reembolsos en orden consecutivo

El mal manejo de la caja menor conlleva las siguientes responsabilidades:

5.11 CONDICIONES TRIBUTARIAS

5.12 RUBROS PRESUPUESTALES

CODIGO CONCEPTO PRESUPUESTAL DETALLE DEL GASTO

008-004 TRANSMISIÓN Y SUMINISTRO DE INFORMACIÓN SUSCRIPCIONES A INTERNET

5.13 SOPORTE CONTABLE

No. Nombre de la Descripción Responsable Registro

No. Nombre de la Descripción Responsable Registro

6.2 MANEJO DE LA CAJA MENOR

No. Nombre de Descripción Responsable Registro

Para los casos de compra de bienes se

3 Generaciones La entrega de adelantos en dinero a Responsable de caja Comprobante

No. Nombre de Descripción Responsable Registro

5 Legalizar la Recibir la factura o documentos que Responsable de caja Registro en el

Los soportes de compra como facturas y

No. Nombre de Descripción Responsable Registro

No. Nombre de Descripción Responsable Registro

NOTA: Deben atenderse las fechas

Se tendrá un plazo de dos días hábiles

6.4 CIERRE DE CAJA MENOR

No. Nombre de la Descripción Responsable Registro

Elaborar un acta de cierre, legalizando

general, previa revisión de la

1. Comprobante de caja menor

No. Fecha Descripción del cambio o modificación

1 Octubre de 2003 Primera emisión

No. Fecha Descripción del cambio o modificación

Se volvieron a incluir códigos presupuestales distintos de los

Se ajusta el procedimiento en las fechas de cierre, se establece el

MARIA TERESA VELASQUEZ GLORIA MATILDE TORRES CRUZ MARICELA OYOLA

CONSEJO PROFESIONAL NACIONAL DE INGENIERÍA - COPNIA PLANILLA No.: ______________

* FIN REPORTE *

* FIN REPORTE *

Comprobantes de caja menor del No. al_ $ xxx.xxx

Comprobantes de caja menor del No. al_ $ xxx.xxx