Procedimiento Caja Menor PDF
Procedimiento Caja Menor PDF
Procedimiento Caja Menor PDF
Vigente a partir de
PROCEDIMIENTO DE CAJA MENOR Agosto de 2019
8a. Versión
Pág.1/18
1. OBJETIVO
Establecer los lineamientos generales para la apertura, manejo, reembolso, legalización y control adecuado
de las cajas menores del Consejo Profesional Nacional de Ingeniería COPNIA.
2. ALCANCE
Aplica para todas las Cajas menores del COPNIA que se constituyan para sufragar gastos que tengan el
carácter urgente y/o indispensable con el objetivo de apoyar la gestión misional y administrativa de la
entidad, desde la constitución de los fondos de la caja menor hasta la legalización de estos.
3. NORMATIVIDAD
4. DEFINICIONES
CAJA MENOR: Fondo fijo de efectivo destinado a sufragar gastos identificados y definidos en los
conceptos del presupuesto anual de la entidad para cubrir necesidades inaplazables e imprescindibles
que por su urgencia y cuantía no pueden ser solucionadas por los procesos normales de contratación,
por lo que se hace preciso mantener mecanismos ágiles y oportunos que respondan a esas necesidades
concretas.
GASTOS MENORES: gastos que requieran de ser solventados en el momento, por imprevistos
GASTOS URGENTES: Aquellos que corresponden a la adquisición de bienes y/o servicios que son
imprescindibles para el normal funcionamiento de la entidad y que no son susceptibles de programación.
Los demás gastos deben tramitarse en el COPNIA por medio de contratación a través de la modalidad a
que haya lugar.
DEDUCCIÓN: En el presente manual, son aquellos conceptos adicionales que aumentan o disminuyen
el valor de la factura que se registra en el sistema. (IVA, Retención en la fuente, Impuesto al consumo,
entre otros.)
TERCERO: Corresponde a las personas o entidades con las cuales el COPNIA realiza transacciones
5. CONDICIONES GENERALES
5.1. CONSTITUCIÓN Y APERTURA
Las cajas menores se constituyen para cada vigencia fiscal, únicamente mediante resolución suscrita por el
Director General en el cual se deben indicar los siguientes aspectos:
• Cuantía
• Finalidad
• Objeto o finalidad de los fondos destinados a la caja menor
• Discriminación de los gastos que se puedan realizar de acuerdo con la normatividad vigente
• Indicación de los rubros presupuestales que se afectarán y su cuantía
• Cargo y nombre del funcionario asignado como responsable de su manejo
• Cargo del funcionario asignado como ordenador de la caja menor
La apertura corresponde al proceso de compromiso de los recursos que amparan el giro de los fondos y
reembolsos que facilitan el desarrollo de los gastos que se requieren realizar para atender necesidades de
gastos menores y se deberán tener en cuenta los siguientes requisitos:
El giro que corresponde a la apertura de las cajas menores del COPNIA, se realizará una vez se haya
conferido el acto administrativo respectivo y se cumplan los requisitos descritos en el numeral
inmediatamente anterior.
Ningún responsable del manejo de caja menor podrá efectuar gastos con cargo a dicho fondo sin que se le
haya comunicado la Resolución, se haya girado por parte del área de Tesorería el dinero asignado y este
haya sido reclamado por el responsable en la Entidad bancaria. En caso contrario dichos valores no podrán
ser reembolsados por la entidad y deberán ser asumidos por el responsable de la misma.
Con la recepción del primer giro de caja menor del año, el responsable del manejo de la caja menor deberá
proceder a la apertura del libro y registrar en los recibos de caja diariamente las operaciones realizadas
durante cada vigencia. El libro de caja menor se llevará de manera electrónica utilizando el sistema que la
Entidad disponga para tal fin. Es deber de los responsables de la caja menor realizar la legalización del gasto
con la aplicación del comprobante definitivo en el sistema máximo el día hábil siguiente a tal hecho.
Cuando se efectué un gasto con cargo a la caja menor, se debe registrar en el Movimiento de caja menor:
• Fecha
• El número de comprobante
• Descripción detallada del bien y/o servicio adquirido
• Tercero solicitante (responsable de la caja o funcionario que solicita el gasto)
• Tercero proveedor
• Terceros gastos responsable (responsable de la caja)
• Valor inicial del gasto (valor total facturado)
• Valor de las deducciones (conceptos adicionales)
• Valor de los reembolsos (retiros efectivos de dinero)
• Saldo de la caja menor
El responsable de la caja menor será el funcionario designado por el Director General mediante
Resolución de Constitución o resolución de apertura de la caja menor y es quien responde
disciplinaria, fiscal, tributaria y penalmente, por las acciones y omisiones en la administración y
manejo.
• Responder por el buen manejo y utilización de los fondos entregados y resguardar adecuadamente
los fondos con sus respectivos soportes de la caja menor.
• Adquirir y pagar los bienes y servicios de conformidad con la normatividad vigente y el procedimiento
descrito para el manejo de cajas menores.
• Realizar la legalización del gasto con la aplicación del comprobante definitivo en el sistema máximo
el día hábil siguiente a su realización. En los casos en los que se confiera licencia del sistema a los
técnicos administrativos estos podrán preparar los comprobantes.
• Firmar cada uno de los comprobantes de caja menor de los gastos efectuados, como soporte de su
aprobación.
• Hacer uso de los reembolsos necesarios para cumplir con los límites establecidos.
• Legalizar oportunamente las cuentas para la reposición de los fondos, manteniendo la liquidez
necesaria para atender los requerimientos de bienes o servicios.
CB-pr-02
Vigente a partir de
PROCEDIMIENTO DE CAJA MENOR Agosto de 2019
8a. Versión
Pág.4/18
• Registrar información veraz y con las fechas reales en los sistemas de información y no realizar
ningún cambio posterior, así el sistema se lo permita.
• Verificar que los valores coincidan con los recibos de caja, una vez realizado el cuadre de caja menor
• Validar que en el cuadre de caja no aparezcan recibos en estado provisional.
• Escanear todos los soportes y adjuntarlo en el sistema incluyendo el recibo de caja debidamente
firmado.
• Efectuar las deducciones (Retención en la fuente, retención de ICA, retención de IVA, entre otros) a
que hubiere lugar, por cada compra o servicio que se solicite de acuerdo con las normas tributarias
vigentes
Los fondos de caja menor del COPNIA se manejarán en efectivo. Los responsables del manejo de cajas
menores velaran por resguardar en forma segura los fondos y soportes de la caja menor, dando
cumplimiento en la legalización oportuna y el manejo adecuado de los mismos.
El dinero que se entregue a cada funcionario responsable del manejo del fondo de una caja menor del
Consejo Profesional Nacional de Ingeniería - COPNIA, deberá ser destinado única y exclusivamente para
sufragar gastos que tengan el carácter de urgente y que estén autorizados según lo especificado en la
Resolución de constitución de caja menores para cada vigencia y lo contenido en este procedimiento, los
cuales apoyan la gestión misional y administrativa de la entidad atendiendo necesidades de gastos menores:
el pago oportuno de los servicios públicos, cuotas de administración, mantenimientos correctivos urgentes,
reuniones técnico administrativas y en general gastos necesarios e inaplazables para el desarrollo de las
actividades que permitan el normal funcionamiento de las sedes de la entidad.
No podrán pagarse con cargo a una caja menor gastos correspondientes a conceptos de adquisición de
bienes ya definidos, erogaciones periódicas o permanentes y elementos que estén disponibles dentro del
inventario de la entidad.
Los gastos realizados no podrán superar los montos autorizados por cada rubro en la Resolución de
Constitución; esto significa que cada vez que se solicite legalización y/o reembolso de estos, el valor máximo
por cada rubro es el autorizado en la Resolución de Constitución de la respectiva caja menor. En caso de
identificarse que el monto es insuficiente para pagar los gastos respectivos, el responsable de caja menor
deberá elevar solicitud a la Subdirección Administrativa y Financiera para evaluar el monto asignado y tomar
las acciones a que haya lugar.
En caso de que las facturas de servicios públicos, administración u otro gasto superen el monto establecido
para su pago por caja menor, deberán remitirse a la Subdirección Administrativa y Financiera para su
correspondiente trámite de pago, máximo al dia siguiente de haberse recibido a través de memorando
interno dirigido al profesional de gestión del área de Presupuesto con copia al profesional de gestión del área
Administrativa.
Mientras se surte el trámite administrativo del reembolso de caja menor, sólo será posible ejecutar gastos
por el saldo que hubiere disponible en cada rubro.
Los comprobantes de caja menor llevarán una numeración consecutiva y serán consistentes con las fechas,
valores, cuantías y objeto de las facturas o cuentas que soporten el gasto. El modelo del comprobante a
utilizar para efectos de soportar los gastos de caja menor deberá corresponder al establecido en el Anexo 1
CB-pr-02
Vigente a partir de
PROCEDIMIENTO DE CAJA MENOR Agosto de 2019
8a. Versión
Pág.5/18
de este procedimiento (Comprobante de caja menor), el cual es generado desde el sistema de información
establecido por la Entidad.
En todos los casos, el comprobante de caja menor deberá elaborarse con el nombre, razón social y NIT de la
persona o establecimiento donde se hizo la compra o se adquirió el servicio.
Cuando se adquieran bienes o servicios de responsables del IVA, siempre deberá detallarse en el respectivo
comprobante de Caja Menor, la base y el valor del IVA correspondiente a la compra.
El soporte idóneo para quienes estén obligados a facturar, lo constituirá la factura de venta (esta deberá
cumplir con los requisitos mínimos indicados en el artículo 617 del Estatuto Tributario y que se transcriben a
continuación:
Al momento de la expedición de la factura los requisitos de los literales a), b), d) y h), deberán estar
previamente impresos a través de medios litográficos, tipográficos o de técnicas industriales de carácter
similar. Cuando el contribuyente utilice un sistema de facturación por computador o máquinas registradoras,
con la impresión efectuada por tales medios se entienden cumplidos los requisitos de impresión previa. El
sistema de facturación deberá numerar en forma consecutiva las facturas y se deberán proveer los medios
necesarios para su verificación y auditoría.
Para el caso de facturación por máquinas registradoras será admisible la utilización de numeración diaria o
periódica, siempre y cuando corresponda a un sistema consecutivo que permita individualizar y distinguir de
manera inequívoca cada operación facturada, ya sea mediante prefijos numéricos, alfabéticos o
alfanuméricos o mecanismos similares.
Cuando se adquieran bienes o servicios de personas o comerciantes, no obligados a facturar, el comprobante
de caja menor se asimilará a un documento equivalente a una factura de venta y se convertirá en el soporte
contable y tributario válido para este tipo de transacciones. No será necesario adjuntar ningún otro
documento a este comprobante y bastará con que el mismo contenga la totalidad de la información que
describe la adquisición y se encuentre firmado con número de cédula por el vendedor inscrito en el RUT, en
señal de aceptación y como prueba del pago.
Para cada transacción se debe utilizar un comprobante de caja menor, el cual se diligenciará en su totalidad
al momento de la compra o de realizar el gasto. Su numeración debe iniciarse con el comienzo de cada
vigencia y su corte deberá coincidir con el último gasto del año. Cuando el comprobante de caja menor este
soportado por factura o cuenta de cobro, se deberá registrar siempre en el detalle del comprobante el
número de la factura o cuenta de cobro que se está pagando. Igualmente, si el pago es de frecuencia
periódica, ejemplo servicios públicos o administración, se deberá registrar adicionalmente el mes al cual
corresponde el pago.
En los casos donde en una misma factura dos terceros diferentes realicen el cobro de un servicio al COPNIA,
será necesario contabilizar el gasto en dos comprobantes de caja menor independientes. Uno para cada
tercero.
CB-pr-02
Vigente a partir de
PROCEDIMIENTO DE CAJA MENOR Agosto de 2019
8a. Versión
Pág.6/18
El diseño de los comprobantes de caja menor estará a cargo del COPNIA al momento de realizar la emisión
del comprobante definitivo de caja menor en el sistema.
Pago de administraciones. Los pagos de administración de propiedad horizontal que se realicen por caja
menor se soportarán con el respectivo recibo de caja emitido por parte de la administración del edificio, ya
sea que el pago se realice en efectivo o a través de consignación en cuenta bancaria.
Pago de servicios públicos. En el caso de los servicios públicos, se entenderá realizado el pago si en la
factura aparece el sello o timbre de la entidad bancaria que recauda el valor del servicio. En caso de que el
pago sea realizado a través de canales de recaudo diferentes a los bancos (puntos del Baloto,
Supermercados, puntos de pago electrónico, etc.), siempre será necesario adjuntar al comprobante el recibo
de pago expedido por dichos sistemas y debe estar firmado por el responsable de la caja menor.
Gastos de transporte. Los gastos de transporte serán legalizados con la firma del comprobante
correspondiente por parte del mismo funcionario. Solo se realizarán con cargo a la caja menor los
desplazamientos que sean necesarios para el cumplimiento de la funciones misionales o administrativas de la
entidad que se hagan en el ejercicio propio de las funciones del empleo que desempeña. Para legalizar estos
gastos se deberá adjuntar los soportes (listados de asistencia, invitaciones u otros) necesarios para
evidenciar la asistencia a los eventos ya sea del programa de relacionamiento institucional, divulgación,
inspección, control, vigilancia o asuntos jurídicos o administrativos.
• Se deberá exigir la firma o sello del funcionario encargado inmediatamente se reciba el documento.
• Esta planilla no se podrá dejar en ninguno de los sitios con el fin de que se realicen las firmas con
posterioridad.
• Esta planilla se deberá entregar al finalizar la jornada o a más tardar a primera hora del día siguiente al
Profesional de Gestión Administrativa o al Secretario Seccional según sea el caso, de no ser así dichos
gastos deberán ser asumidos por la persona encargada de la mensajería.
• En la casilla de hora deberá registrarse la hora de entrega real del documento.
• En los casos de entrega de correspondencia se deben registrar uno a uno los radicados que se entregan,
en caso de tratarse de traslado de expedientes se deberá registrar el radicado del memorando remisorio,
en el caso de la sede Nacional y el Seccional Cundinamarca, solo se deben entregar los documentos al
funcionario encargado de distribuir la correspondencia para que sea por intermedio de dicha persona
que se realice la asignación al área correspondiente.
• En el caso de que se envíen elementos o equipos del Seccional Cundinamarca a la sede Nacional o
viceversa o de almacén o un seccional a puntos autorizados de mantenimiento, se deberá registrar en el
formato el número de placa o serial de estos.
La entrega de adelantos en dinero a funcionarios que tengan por objeto ejecutar compras o pagar servicios
con fondos de la caja menor, deberá estar soportada por comprobantes provisionales de caja menor hasta
tanto no exista un comprobante definitivo que legalice la adquisición y cuente con soporte pertinente. El
CB-pr-02
Vigente a partir de
PROCEDIMIENTO DE CAJA MENOR Agosto de 2019
8a. Versión
Pág.7/18
comprobante deberá estar firmado por quienes entregan y reciben el dinero, y deberá ser elaborado en el
sistema dispuesto para tal fin.
En ningún caso se podrá disponer de dinero sin haber efectuado el comprobante previamente según el caso:
Comprobante provisional o definitivo y su tiempo de legalización es al siguiente dia hábil, después de
efectuado el gasto.
5.4 REEMBOLSOS
Los reembolsos se tramitarán de acuerdo con la cuantía de los gastos realizados, sin exceder el monto
autorizado de cada rubro presupuestal y podrán solicitarse al finalizar la respectiva vigencia mensual o
cuando se haya consumido como mínimo un 70% de alguno o de todos los rubros presupuestales afectados
(lo que ocurra primero) y se debe tener en cuenta las siguientes observaciones:
• Se deberán reportar todos los gastos realizados hasta el momento de la solicitud de reembolso, con
el fin de efectuar un corte de numeración y de fechas.
• Una vez se realice el proceso de solicitud de reembolso de fin de mes, no se podrá generar ningún
gasto adicional de caja menor para el mismo periodo. No podrán existir reembolsos que tengan
recibos que cobijen compras o pagos de meses diferentes
• El reembolso deberá contener recibos definitivos de caja menor del mismo mes en que es generado.
• Para el cierre de mes, se debe generar el “Informe de Cuadre de Caja Menor” (Anexo 3), y el
“Cuadre de Caja menor” (Anexo 4) debidamente firmado por el responsable y remitirse escaneado
por correo electrónico al profesional de gestión de contabilidad y/o al técnico administrativo que
apoye las labores propias del área, en las fechas de cierre establecidas por la Subdirección
Administrativa y Financiera.
• Todos los soportes de compras como facturas o cuentas de cobro deberán estar digitalizados en el
sistema al igual que el comprobante de caja menor debidamente firmado. El área de contabilidad
realizará seguimiento a la caja menor y se tendrá un plazo de dos días hábiles para hacer las
correcciones, ya que sin estas no pueden hacerse o autorizarse de manera definitiva el reembolso.
Seguidamente cada responsable procederá a remitir por correo al área de Contabilidad, los soportes
físicos de la operación.
• Los reembolsos de periodos intermedios del mes se enviarán al día hábil siguiente a la fecha de
elaboración del último comprobante de caja menor que esté relacionado, sin que dicha fecha de
envío supere el día 20 de cada mes.
• Los gastos relacionados con la caja menor deben haber sido realizados después de haberse
constituido la caja menor según la vigencia, se haya girado el valor correspondiente para iniciar
operaciones y se haya reclamado el dinero correspondiente.
• Los gastos deben agruparse por rubros presupuestales y códigos contables de acuerdo con los
autorizados en la Resolución de constitución de cajas menores.
• Los documentos soporte presentados deben ser originales y encontrase firmados por los
beneficiarios del pago, con identificación del nombre o razón social y el número del documento de
identidad o NIT.
CB-pr-02
Vigente a partir de
PROCEDIMIENTO DE CAJA MENOR Agosto de 2019
8a. Versión
Pág.8/18
• Los comprobantes de caja menor deben ser diligenciados en su totalidad, de acuerdo con el formato
establecido en este procedimiento tanto físico como en el sistema.
• La fecha del comprobante de gastos debe corresponder a la vigencia fiscal que se está legalizando y
al mes del reembolso que se está tramitando.
• Para los casos excepcionales en que se presenten retrasos con el transporte en el servicio de
mensajería se podrá adelantar el proceso contable para reembolsar o legalizar la caja menor, basado
en los documentos adjuntos en el sistema y los informes remitidos mediante correo electrónico,
mientras se reciben los originales. Sin embargo, solo se realizará el giro una vez el área de Tesorería
cuente con los soportes originales del reembolso o legalización de caja.
La legalización definitiva de las cajas menores constituidas para la vigencia fiscal se hará antes de finalizar el
respectivo año, según cronograma establecido. También se deberá hacer legalización definitiva del fondo de
caja menor cuando un responsable de caja menor se retire de la entidad, cuando medie alguna situación
administrativa que origine el cambio definitivo del responsable de caja menor o cuando se decida retirar
alguna de las cajas menores asignadas.
Cuando se vaya a legalizar definitivamente la caja menor, los responsables del manejo de estas deberán
solicitar al área de Tesorería el correspondiente cupón parcial o los datos para realizar la consignación
correspondiente para reintegrar mediante consignación el dinero no utilizado. En este caso, los rubros
autorizados podrán reportarse por debajo del 70% de su consumo.
Se deberá hacer un acta de cierre de caja menor (Anexo 5) del fondo fijo de caja menor para la vigencia
correspondiente.
Para poder dar trámite a la legalización definitiva, se adjuntará el original de las facturas que soportan el
gasto junto con sus respectivos comprobantes de caja menor, formatos debidamente diligenciados y el
respectivo cupón de consignación, si hubiera lugar a ello.
Cuando se cambie temporalmente al responsable de una caja menor, deberá hacerse una legalización parcial
efectuando el reembolso total de los gastos realizados con corte a la fecha.
En los casos en que los funcionarios de la entidad deban realizar una legalización parcial de fondos de caja
menor, cuando se generen novedades transitorias de personal como vacaciones o licencias, y se haga
necesario que el responsable del manejo de un fondo haga entrega a otro funcionario del manejo de los
fondos y documentos soportes de gastos de caja menor, antes de iniciar la situación administrativa se
seguirá el siguiente procedimiento:
a) El funcionario responsable del fondo y a quien se asignará el manejo temporal de la caja menor, son
informados de la situación administrativa.
b) El funcionario que entrega el manejo de caja menor genera el cuadre de caja menor que registra los
CB-pr-02
Vigente a partir de
PROCEDIMIENTO DE CAJA MENOR Agosto de 2019
8a. Versión
Pág.9/18
gastos realizados con los recibos y soportes hasta al menos un día antes que tiene a cargo el
manejo.
c) Se realiza un arqueo de fondos y soportes entre el funcionario que entrega y el que recibe y se
levanta un Acta de Arqueo de Caja (Anexo 6) de acuerdo con el modelo establecido y firmada por los
dos funcionarios que intervinieron en el recibo y la entrega de esta, identificando los gastos y el
valor en efectivo disponible en caja menor.
d) Tanto el dinero disponible como los soportes con el cuadre de caja son entregados al funcionario que
recibe temporalmente el manejo de caja menor.
e) El área de Gestión Humana solicita al área de Tecnología de la Información y de las Comunicaciones
el cambio de responsable en el sistema para la elaboración y generación de comprobantes de caja
menor con el formato de novedades de personal.
f) El funcionario que recibe, solicita el reembolso correspondiente al cuadre de caja que le fue
entregado.
La Dirección General autorizará el reembolso de gastos al funcionario que recibió el manejo temporal del
fondo.
una vez finalizada la situación administrativa que originó el cambio temporal de responsable de la caja menor
se deberá realizar el proceso anteriormente mencionado.
5.5 PROHIBICIONES
No se podrán realizar con cargo a las cajas menores, las siguientes operaciones:
• Salvaguardar en un lugar de acceso restringido los fondos destinados para caja menor y sus
comprobantes.
• Utilizar los fondos destinados para los gastos por caja menor de acuerdo con las instrucciones
impartidas.
• Contabilizar y registrar correctamente las operaciones presupuestales y contables diariamente.
• Dar cumplimiento a la Resolución de constitución y manejo.
• Llevar el libro auxiliar de caja menor con las columnas necesarias para proveer la información
relacionada con la fecha de las operaciones, los giros recibidos, concepto de los egresos, número de
los comprobantes.
• Privilegiar el acompañamiento al momento de reclamar el giro de los fondos de la caja menor.
• El área de Tesorería coordinará que la oficina de la Entidad bancaria donde se debe reclamar el giro
correspondiente sea la mas cercana a la oficina del Copnia.
CB-pr-02
Vigente a partir de
PROCEDIMIENTO DE CAJA MENOR Agosto de 2019
8a. Versión
Pág.10/18
5.7 CONTROLES
En procura de un manejo eficiente de la caja menor, se establecen parámetros que permitan al responsable
de esta y a la entidad proteger los recursos de la nación.
5.8 AUTOCONTROL
Cada responsable del manejo de la caja menor debe autocontrolar el manejo de los fondos autorizados.
Igualmente, al momento de autorizar el gasto debe controlar que se trate de la adquisición de bienes y
servicios de carácter urgente y que no sean gastos correspondientes a conceptos de adquisición de bienes ya
definidos, y erogaciones periódicas o permanentes. Además, que no trate de elementos que estén
disponibles en el inventario de la entidad
Debe hacerse autocontrol mensual de los fondos utilizándose el formato de “Arqueo detallado - Autocontrol”
(Anexo 7). Esta actividad de arqueo detallado se debe realizar siempre con el cierre mensual de la caja
menor y remitirse para el reembolso respectivo.
5.9 ARQUEOS
Para el registro del arqueo se debe utilizar el formato de “Acta de Arqueo de Caja menor” (Anexo 6).
Cada vez que se haga un reembolso o un arqueo ordinario o sorpresivo se debe hacer el examen del libro de
caja menor, registros y soportes y del dinero en efectivo, con el fin de establecer el saldo real a la fecha del
procedimiento. Una vez efectuada la diligencia de arqueo, se debe levantar un acta firmada por las partes
que intervinieron en ella.
La firma del reembolso de caja menor también se considera evidencia del arqueo.
5.10 RESPONSABILIDADES
- Administrativa
- Fiscal y penal, según sea el caso
En todo caso, cuando se presente una irregularidad en el manejo de la Caja Menor, el funcionario conocedor
de la misma informará a la Dirección General siguiendo el conducto regular.
Cada responsable del manejo de caja menor deberá asegurar la calidad de la información que se registra en
los respectivos comprobantes de caja menor, tratándose de fechas, conceptos de gasto, descripción de la
operación, valor o monto de estas y/o valor o monto de los impuestos y deducciones. Las sanciones o multas
en las cuales pudiera incurrir el COPNIA por falta de oportunidad en el envío de reembolsos, baja calidad en
el registro de información en los comprobantes o errores en la práctica de deducciones tributarias, corren
CB-pr-02
Vigente a partir de
PROCEDIMIENTO DE CAJA MENOR Agosto de 2019
8a. Versión
Pág.11/18
bajo responsabilidad de quien no asegura la calidad de los registros contables y/o presupuestales de la
entidad desde el mismo momento en que se reciben los documentos soportes y se elaboran comprobantes
de registro de operaciones.
Antes de adquirir un bien o servicio con cargo a las cajas menores, el funcionario responsable de su manejo
debe tener la certeza de que la persona natural o jurídica con quien va a establecer el vínculo comercial
cumpla con los requisitos mínimos exigidos por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales- DIAN,
como son estar inscrito en el Registro Único Tributario RUT y expedir facturas o documento equivalente en
caso de estar obligado. Por lo anterior, el responsable de caja menor siempre deberá solicitar a cada nuevo
proveedor de bienes o servicios una copia del RUT, la cual se enviará vía email al profesional de gestión del
área de Contabilidad y Técnico administrativo de la Subdirección Administrativa y Financiera para la creación
del respectivo tercero en el sistema y se anexará al comprobante de caja menor que se elabore a nombre de
dicho proveedor. Las áreas de Contabilidad y de Presupuesto del Consejo Profesional de Ingeniería – Copnia
se abstendrán de tramitar legalizaciones y reembolsos o legalizaciones definitivas de los gastos de las cajas
menores cuando se omita este procedimiento.
También es obligación de cada uno de los responsables de caja menor, el practicar los descuentos tributarios
(retención en la fuente, retención por ICA y retención de IVA) en la adquisición de bienes y servicios cuando
las normas fiscales así lo prevean. De no practicarse dichos descuentos, será el funcionario responsable de la
caja menor quien asuma el pago de dichas retenciones además del monto de la sanción que ocasionaría la
corrección de una declaración tributaria.
Los descuentos tributarios siempre deberán quedar registrados en el respectivo comprobante de caja menor.
Para efectos de la retención en la fuente, todas las compras que se hagan a un mismo proveedor durante un
mismo mes se sumarán a fin de determinar si hay lugar a deducción por retención en la fuente. En caso de
que aplique la retención, ésta se deberá realizar sobre todos y cada uno de los pagos del mes, así estos
individualmente no hayan estado inicialmente sujetos a retención.
Los rubros presupuestales autorizados para el manejo y funcionamiento de las cajas menores autorizadas
por el Consejo Profesional Nacional de Ingeniería - Copnia para cada vigencia fiscal se encuentran
especificados en la resolución de constitución, tanto para el Copnia, como para sus seccionales.
A continuación, se hace un desglose de los rubros autorizados para el manejo de las Cajas Menores del
Consejo:
Para el manejo de la caja menor se deben tener en cuenta los Principios y Normas Contables, en cuyos
apartes establecen que ningún documento deberá tener borrones, tachones ni enmendaduras y que además
deben estar tramitados con letra legible o a máquina, como tampoco podrán alterarse los asientos en el libro
de caja menor, ni el orden, ni la fecha de registro, ni dejarse espacios en blanco que faciliten intercalaciones
o adiciones, ni hacerse raspaduras; no deben desprenderse hojas, alterarse el orden de las mismas o
mutilarlas.
6. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
6.1 APERTURA
3 Expedición CDP Expedir el CDP con el cual se garantiza la Profesional de Gestión CDP
existencia de apropiación presupuestal del área de
disponible. Presupuesto
4 Proyección de Proyectar la resolución por la cual se Profesional de gestión Proyecto de
resolución de constituye y se reglamenta el del área de
constitución de funcionamiento de las cajas menores de la contabilidad. Resolución
cajas menores Entidad. En ésta se designa a los
funcionarios encargados del manejo y se Subdirector
les asignan responsabilidades, establece Administrativo y
cuantías para cada rubro presupuestal, Financiera
revisando previamente que la entidad
cuente con la póliza de manejo y garantías
para el cubrimiento de los riesgos por este
concepto.
CB-pr-02
Vigente a partir de
PROCEDIMIENTO DE CAJA MENOR Agosto de 2019
8a. Versión
Pág.13/18
6.3 REEMBOLSO
7. ANEXOS
8. CONTROL DE CAMBIOS
GD-fr-12
Verificado: ________________ Página 1 de 1 v.1 Sep.14
ANEXO 3 Página:
Programa:
1
STsCulcm
CONSEJO PROFESIONAL NACIONAL DE INGENIERIA Usuario : 1095912505
Fecha: 14/08/2019
INFORME DE CUADRE DE CAJA MENOR Hora: 11:13:20a. m.
ES NUMERO ESTADO FECHA PROVEEDOR NIT o C.C. DESCRIPCION ES VALOR DE LA ASIGNACION ES ES DEDUCCIONES DE LEY ES ES MONTO LIQUIDO PAGADO RUBRO PRESUPUESTAL F.DEFINITIVO
Provis. Defini. ESTADO FECHA PROVEEDOR NIT o C.C. DESCRIPCION DEBE HABER SALDO RETEFUNTE IVA RETENIDO ICA IVA MONTO LIQUIDO PAGADO RUBRO PRESUPUESTAL
IMP CONSUMO
OTROS
CAJA: 1 NACIONAL
RUBRO: 020201003002 PASTA O PULPA, PAPEL Y PRODUCTOS DE PAPEL; IMPRESOS Y ARTÍCULOS RELACIONADOS
000000
288 287 DEFINITIVO 2019/08/02 LA CASA DE LA GRECA SAS 860060207 REPARACIóN GRECA SEDE NACIONAL 63,000.00 0.00 63,000.00000000 0.00 000000
0.00
000000
0.00 10,059.00 63,000.00 020201003002 2019/08/02
293 292 DEFINITIVO 2019/08/06 ELIZABETH PEREZ PEREZ 51631245 COMPRA DE REPUESTOS PARA CALEFACTORES DEL 7,200.00 0.00 7,200.00000000 0.00 000000
0.00
000000
0.00 1,150.00 7,200.00 020201003002 2019/08/06
COPNIA NACIONAL -PRIMER PISO
000000
RUBRO: 020202006003 ALOJAMIENTO; SERVICIOS DE SUMINISTROS DE COMIDAS Y BEBIDAS
000000
304 302 DEFINITIVO 2019/08/14 JOSE GARCIA 17076072 DESAYUNOS REUNION JUNTA NACIONAL DEL 14 DE AGOSTO 266,594.00 8,285.00 258,309.00000000 6,160.00 000000
0.00
000000
0.00 12,320.00 258,309.00 020202006003 2019/08/14
DE 2019
000000
RUBRO: 020202006004 SERVICIOS DE TRANSPORTE DE PASAJEROS
000000
287 288 DEFINITIVO 2019/08/01 BEATRIZ HELENA HERRERA 51811323 TRANSPORTES PLANILLA 02.08.2019 12,400.00 0.00 12,400.00000000 000000 000000 12,400.00 020202006004 2019/08/05
289 291 DEFINITIVO 2019/08/05 BEATRIZ HELENA HERRERA 51811323 TRANSPORTES PLANILLA 05.08.2019 12,200.00 0.00 12,200.00000000 000000 000000 12,200.00 020202006004 2019/08/06
290 289 DEFINITIVO 2019/08/05 JOHANNA TRINIDAD CAÑON LONDOÑO 52796603 TRANSPORTE COBRO CAJA MENOR BANCOLOMBIA ANDINO - 4,500.00 0.00 4,500.00000000 000000 000000 4,500.00 020202006004 2019/08/05
COPNIA NAL
292 293 DEFINITIVO 2019/08/06 BEATRIZ HELENA HERRERA 51811323 TRANSPORTES PLANILLA 06-08-2019 6,600.00 0.00 6,600.00000000 000000 000000 6,600.00 020202006004 2019/08/08
294 294 DEFINITIVO 2019/08/08 BEATRIZ HELENA HERRERA 51811323 TRANSPORTE PLANILLA 08.08.2019 10,600.00 0.00 10,600.00000000 000000 000000 10,600.00 020202006004 2019/08/09
295 295 DEFINITIVO 2019/08/09 ANDRES FELIPE JAIMES HERNANDEZ 1016040930 TRANSPORTES PRUEBAS PROGARAMADAS BPM COPNIA - 10,000.00 0.00 10,000.00000000 000000 000000 10,000.00 020202006004 2019/08/09
GATTACA-COPNIA
297 297 DEFINITIVO 2019/08/12 BEATRIZ HELENA HERRERA 51811323 TRANSPORTES PLANILLA 09.08.2019 9,000.00 0.00 9,000.00000000 000000 000000 9,000.00 020202006004 2019/08/12
298 301 DEFINITIVO 2019/08/12 BEATRIZ HELENA HERRERA 51811323 TRANSPORTE PLANILLA 12.08.2019 7,200.00 0.00 7,200.00000000 000000 000000 7,200.00 020202006004 2019/08/13
299 298 DEFINITIVO 2019/08/12 JAVIER IVAN PEÑA PEÑUELA 80114715 TRANSPORTE PAPELERIA NAL - CALLE 64 -NAL 10,000.00 0.00 10,000.00000000 000000 000000 10,000.00 020202006004 2019/08/12
300 299 DEFINITIVO 2019/08/12 JOHANNA TRINIDAD CAÑON LONDOÑO 52796603 TRANSPORTES REUNIóN 4-72 - COPNIA EN OFICINAS 4- 72 25,500.00 0.00 25,500.00000000 000000 000000 25,500.00 020202006004 2019/08/12
302 303 DEFINITIVO 2019/08/13 BEATRIZ HELENA HERRERA 51811323 TRANSPORTES PLANILLA 13.08.2019 37,300.00 0.00 37,300.00000000 000000 000000 37,300.00 020202006004 2019/08/14
303 304 DEFINITIVO 2019/08/13 YAZMIN ELENA RIOS LEMOS 43818913 TRANSPORTES AUDIENCIA DAVID QUINTERO 25,000.00 0.00 25,000.00000000 000000 000000 25,000.00 020202006004 2019/08/14
PROCURADURIA TERCERA
000000
RUBRO: 080301 TASAS Y DERECHOS ADMINISTRATIVOS COPNIA
000000
291 290 DEFINITIVO 2019/08/05 JORGE HUMBERTO DE JESUS URIBE ESCOBAR
15521633 AUTENCICACIóN PODER MARIO ANDRéS HERRERA ARéVALO 2,261.00 0.00 2,261.00000000 000000 000000 2,261.00 080301 2019/08/05
000000
513,877.00 8,285.00 505,592.00000000 000000 000000 000000
000000 505,592.00
000000
ES NUMERO ESTADO FECHA PROVEEDOR NIT o C.C. DESCRIPCION ES VALOR DE LA ASIGNACION ES ES DEDUCCIONES DE LEY ES ES MONTO LIQUIDO PAGADO RUBRO PRESUPUESTAL F.DEFINITIVO
Provis. Defini. ESTADO FECHA PROVEEDOR NIT o C.C. DESCRIPCION DEBE HABER SALDO RETEFUNTE IVA RETENIDO ICA IVA MONTO LIQUIDO PAGADO RUBRO PRESUPUESTAL
IMP CONSUMO
OTROS
FECHA : 14/08/2019
CAJA 1 NACIONAL
CONCEPTOS VALORES
3,700,000.00
MONTO CAJA MENOR
FECHA:
HORA:
ASISTENTES:
DESARROLLO
Dinero en caja $ 0
Agotado el orden del día, siendo las XXX AM o PM, se da por terminado el procedimiento
XXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXX
Cargo Cargo
ANEXOS:
1. Cuadro de legalización definitiva fondo de caja menor No.___ , con sus respectivos
soportes.
2. Consignación en Bancolombia del día xx de diciembre de xxxx, por valor de $xxx.xxx, con
código de referencia NO.xxxxxxxxxx
3. Libro de caja menor de la vigencia xxxx
ANEXO 6
REPÚBLICA DE COLOMBIA
FECHA
HORA
ASISTENTES
DESARROLLO
Agotado el orden del día, siendo las XX:XX am o pm, se da por terminado el procedimiento
XXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXX
Cargo Cargo
ANEXOS:
1. Relación de comprobantes de caja menor del ____ al ____, con sus soportes
ANEXO 7
Recibos de Caja
Rubro Presupuestal Valor
TOTAL (3) $ -
Diferencia: Faltante $ -
Tipo Oper.: 1016 REEMBOLSO DE CAJA MENOR Número : 135 Fecha : 07/31/2019 Valor : 939,205.00 Estado : APLICADO
Caja : 1 NACIONAL Sucursal : 01
Pagador : 52796603 JOHANNA TRINIDAD CAÑON LONDOÑO Ordenador : 800214417 CONSEJO PROFESIONAL NACIONAL DE INGENIERIA
Descripción : REEMBOLSO DE CAJA MENOR SEDE NACIONAL JULIO DE 2019
243 2019/07/03 51811323 BEATRIZ HELENA HERRERA 51112302 13,600.00 Cod. Nombre Cuenta Valor
245 2019/07/04 51811323 BEATRIZ HELENA HERRERA 51112302 9,600.00 Cod. Nombre Cuenta Valor
244 2019/07/03 1018413772 MARTHA ISABEL NUÑEZ PIRAJAN 51112302 15,000.00 Cod. Nombre Cuenta Valor
247 2019/07/05 51811323 BEATRIZ HELENA HERRERA 51112302 10,400.00 Cod. Nombre Cuenta Valor
246 2019/07/04 51631245 ELIZABETH PEREZ PEREZ 51111404 2,500.00 Cod. Nombre Cuenta Valor
400.00
249 2019/07/08 51811323 BEATRIZ HELENA HERRERA 51112302 11,200.00 Cod. Nombre Cuenta Valor
248 2019/07/05 52796603 JOHANNA TRINIDAD CAÑON LONDOÑO 51112302 11,000.00 Cod. Nombre Cuenta Valor
252 2019/07/09 51811323 BEATRIZ HELENA HERRERA 51112302 9,000.00 Cod. Nombre Cuenta Valor
250 2019/07/08 1013594533 SANDRA MILENA BOHORQUEZ OLIVERA 51112302 13,200.00 Cod. Nombre Cuenta Valor
251 2019/07/08 52796603 JOHANNA TRINIDAD CAÑON LONDOÑO 51112302 6,000.00 Cod. Nombre Cuenta Valor
253 2019/07/10 51811323 BEATRIZ HELENA HERRERA 51112302 19,200.00 Cod. Nombre Cuenta Valor
257 2019/07/11 51811323 BEATRIZ HELENA HERRERA 51112302 7,400.00 Cod. Nombre Cuenta Valor
258 2019/07/11 52352998 MARY LUZ LARROTA 51112302 10,000.00 Cod. Nombre Cuenta Valor
Elaboró Revisó
Tecnico Administrativo Area de Contabilidad Profesional de Gestion Area Contabilidad
*** FIN REPORTE ***
254 2019/07/10 52703518 MARIA ISABEL MARTINEZ CORDERO 51112302 6,000.00 Cod. Nombre Cuenta Valor
255 2019/07/10 19194475 ABELARDO GABRIEL DE LA ESPRIELLA JURIS51112104 5,950.00 Cod. Nombre Cuenta Valor
950.00
256 2019/07/10 52862920 MELISA FERNANDA DELGADO AMAYA 51112302 8,000.00 Cod. Nombre Cuenta Valor
261 2019/07/11 52347086 CLAUDIA YOLANDA RUBIO PENA 51112302 13,000.00 Cod. Nombre Cuenta Valor
260 2019/07/11 51811323 BEATRIZ HELENA HERRERA 51112302 6,000.00 Cod. Nombre Cuenta Valor
259 2019/07/11 80114715 JAVIER IVAN PEÑA PEÑUELA 51112302 6,000.00 Cod. Nombre Cuenta Valor
264 2019/07/16 51811323 BEATRIZ HELENA HERRERA 51112302 11,500.00 Cod. Nombre Cuenta Valor
262 2019/07/15 80114715 JAVIER IVAN PEÑA PEÑUELA 51112302 10,000.00 Cod. Nombre Cuenta Valor
263 2019/07/15 830112988 USA POSTAL S A 51112303 100,000.00 Cod. Nombre Cuenta Valor
265 2019/07/16 80228835 DAVID ANDRES CORRALES RUBIANO 51112302 8,700.00 Cod. Nombre Cuenta Valor
267 2019/07/17 51811323 BEATRIZ HELENA HERRERA 51112302 6,400.00 Cod. Nombre Cuenta Valor
2,478.00
270 2019/07/18 51811323 BEATRIZ HELENA HERRERA 51112302 8,000.00 Cod. Nombre Cuenta Valor
268 2019/07/17 17076072 JOSE GARCIA 51111402 288,211.00 Cod. Nombre Cuenta Valor
23,549.00
Elaboró Revisó
Tecnico Administrativo Area de Contabilidad Profesional de Gestion Area Contabilidad
*** FIN REPORTE ***
269 2019/07/17 80228835 DAVID ANDRES CORRALES RUBIANO 51112302 8,700.00 Cod. Nombre Cuenta Valor
271 2019/07/19 51811323 BEATRIZ HELENA HERRERA 51112302 7,400.00 Cod. Nombre Cuenta Valor
273 2019/07/22 51811323 BEATRIZ HELENA HERRERA 51112302 8,000.00 Cod. Nombre Cuenta Valor
274 2019/07/22 1016040930 ANDRES FELIPE JAIMES HERNANDEZ 51112302 10,000.00 Cod. Nombre Cuenta Valor
361.00
275 2019/07/23 51811323 BEATRIZ HELENA HERRERA 51112302 9,000.00 Cod. Nombre Cuenta Valor
276 2019/07/24 51811323 BEATRIZ HELENA HERRERA 51112302 9,600.00 Cod. Nombre Cuenta Valor
278 2019/07/25 51811323 BEATRIZ HELENA HERRERA 51112302 10,200.00 Cod. Nombre Cuenta Valor
277 2019/07/24 43818913 YAZMIN ELENA RIOS LEMOS 51112302 24,000.00 Cod. Nombre Cuenta Valor
279 2019/07/26 51811323 BEATRIZ HELENA HERRERA 51112302 3,600.00 Cod. Nombre Cuenta Valor
283 2019/07/26 51811323 BEATRIZ HELENA HERRERA 51112302 9,000.00 Cod. Nombre Cuenta Valor
282 2019/07/26 53048044 NUBIA CONSTANZA HERNANDEZ SALCEDO 51112302 10,000.00 Cod. Nombre Cuenta Valor
280 2019/07/26 80129674 JOSE DAVID MONTAÑA GONZALEZ 51112302 10,000.00 Cod. Nombre Cuenta Valor
281 2019/07/26 830112988 USA POSTAL S A 51112303 146,465.00 Cod. Nombre Cuenta Valor
2,535.00
286 2019/07/29 51811323 BEATRIZ HELENA HERRERA 51112302 13,600.00 Cod. Nombre Cuenta Valor
Elaboró Revisó
Tecnico Administrativo Area de Contabilidad Profesional de Gestion Area Contabilidad
*** FIN REPORTE ***
285 2019/07/29 80114715 JAVIER IVAN PEÑA PEÑUELA 51112302 10,000.00 Cod. Nombre Cuenta Valor
284 2019/07/29 52862920 MELISA FERNANDA DELGADO AMAYA 51112302 16,000.00 Cod. Nombre Cuenta Valor
Total: 939,205.00
Elaboró Revisó
Tecnico Administrativo Area de Contabilidad Profesional de Gestion Area Contabilidad
*** FIN REPORTE ***