Resumen de sistemas y organizaciones

SISTEMAS Y ORGANIZACIONES
Resumen para final

UNIDAD I: LOS SISTEMAS

1) Teoría General de los sistemas

Introducción: La pretensión de la TEORIA GENERAL DE SISTEMAS es estudiar la posibilidad de
la formulación de principios y leyes válidos para todos los campos. Si planteamos esto y
definimos bien el sistema, hallaremos que existen modelos, principios y leyes que son
aplicables a la generalidad de los sistemas, sin que su naturaleza, la de sus elementos ni sus
fuerzas, relación de sus elementos, importen.
Orígenes: Surgió con los trabajos del Biólogo Ludwing Von Bertalanffy.
Se fundamenta en 3 PREMISAS BASICAS, a saber:
 Los sistemas existen dentro de otros sistemas.
 Los sistemas son abiertos.
 Las funciones de un sistema dependen de su estructura.
El enfoque de sistemas: se emplea el conocimiento que se tiene de las partes para estudiar el
comportamiento de todo un conjunto de partes o subsistemas que interaccionan entre sí. Se
integran los conocimientos que las diversas ciencias suministran acerca de los componentes de
un sistema para conocer el comportamiento del conjunto. Es necesario contar con una
metodología especializada para la solución de los problemas relacionados con dichos sistemas.
Se requiere integrar grupos de trabajo de carácter interdisciplinarios, ya que resultan,
prácticamente imposibles que un profesional cuente con todos los conocimientos necesarios
para atacar los diversos problemas que se presentan en el análisis de sistemas de esta
magnitud y complejidad.
La metodología de la ingeniería en sistemas ayuda a integrar conocimientos particulares en un
marco de referencia más amplio.
El análisis de sistemas se refiere al método y técnica utilizados en la solución de problemas y
en la toma de decisiones. Significa la identificación del problema y de sus variables relevantes,
análisis y síntesis de varios factores y determinación de las mejores alternativas y cursos de
acción.
La administración sistémica se refiere a la aplicación de un modelo general de insumo-
procesos de transformación-productos con flujos identificables de materia, energía e
información. Por lo tanto el enfoque sistémico es:
 Una manera de pensar
 Un método y técnica de análisis
 Un estilo de administración

2) Concepto de sistemas
Los elementos, las relaciones entre ellos y los objetivos constituyen los aspectos
fundamentales en la definición de un sistema. Un sistema es:
 Un conjunto de elementos
 Dinámicamente relacionados
 Formando una actividad
 Para alcanzar un objetivo
 Operando sobre datos/energía/materia
 Para proveer información/energía/materia.
 3) Componentes básicos

Objetivo

Entradas SISTEMA Salidas

Proceso de retroalimentación

Objetivo: Los objetivos son necesarios para medir la efectividad de los sistemas.
El medio y los límites: el medio se refiere al conjunto de objetos exteriores que rodean,
contienen o influyen al sistema. El medio estaría integrado por todos los sistemas sobre los
cuales no se tiene control y que no están incluidos en el sistema en cuestión. Los sistemas
abiertos interactúan con otros sistemas. La definición de límites de sistema determina cuales
sistemas se consideran bajo control. Entre el sistema y el medio no hay líneas claras de
separación. Para que el sistema sobreviva debe adaptarse al ambiente a través de una
constante interacción.
Si bien el ambiente puede ser un recurso para el sistema, también puede ser una amenaza
para su supervivencia.
Elementos: Son las unidades u objetos que forman el sistema.
Relaciones entre elementos: son los lazos que unen los elementos (u objetos) entre sí.
Entradas: (INPUT) Son los elementos que ingresan al sistema desde el medio. Es aquello que el
sistema importa de su mundo exterior. Ingredientes:
 Información: es todo aquello que reduce la incertidumbre con respecto a alguna cosa.
Cuanto mayor sea la información, tanto menor será la incertidumbre. La información
proporciona orientación, instrucción y conocimiento con respecto a algo, permitiendo
planear, y programar el comportamiento o funcionamiento de un sistema.
 Energía: se utiliza para mover y dinamizar el sistema, haciéndolo funcionar.
 Materiales: son los recursos a ser utilizados por el sistema como medios para producir
salidas.
Proceso de transformación: (TROUGHPUT) Es el fenómeno que produce cambios, es el
mecanismo de conversión de las entradas en salidas o resultados. Hay entre los subsistemas y
los elementos, procesos de acción, de interacción y de reacción, siendo estos muy dinámicos.
Salidas: (OUTPUT) Son los resultados del proceso de transformación y pueden ser resultados o
beneficios que, volcados en el medio, influirán sobre él y generarán nuevas entradas al
sistema. Las salidas deben ser congruentes con el objetivo del sistema. Los resultados de los
sistemas son finales, mientras que los resultados de los subsistemas son intermedios.
Proceso de retroalimentación: (FEEDBACK) Función del sistema que tiende a comparar la salida
con cierto criterio o estándar previamente establecido. Tiene por objetivo el control, o sea, el
estado de un sistema sujeto a un monitor.
Es un subsistema planeado para sentir la salida registrando su intensidad o calidad y
consecuentemente, compararla con un estándar o criterio prestablecido, manteniéndola
controlada dentro del mismo.
Es un mecanismo mediante el cual una parte de la energía de salida de un sistema o de una
máquina retorna a la entrada. Las principales funciones de la retroalimentación son:
 Controlar la salida enviando mensajes generados después de la salida al regulador de
entrada
 Mantener un estado relativamente estable del sistema cuando se enfrenta con
variables externas que pueden ocasionar su fluctuación
 Aumentar la probabilidad de que el sistema sobreviva.
Hay dos tipos de retroalimentación:
  Positiva: la señal de salida amplifica y refuerza la señal de entrada
 Negativa: es la acción que frena e inhibe la salida.

4) Jerarquía de los sistemas

Fronteras o Límites: Como ningún sistema está totalmente aislado, mientras no se fijen sus
fronteras se corre el peligro de definir uno demasiado grande para los propósitos del estudio o
un sistema que resulta en ocasiones imposible o demasiado costoso de analizar en
comparación con los beneficios que se espera obtener de su análisis.
El límite del sistema separa los elementos cuya estructura se desea conocer de aquellos que no
se tomarán en cuenta en el estudio. Una vez fijada la frontera del sistema, puede procederse a
analizar la estructura del mismo.
Principio de relatividad de los sistemas: Todo sistema sometido a la influencia de su medio es
un subsistema de un sistema más amplio, y toda parte de un sistema es potencialmente un
sistema. De la primera parte porque la influencia del medio es equivalente a una correlación
con otros sistemas, de modo que a todos podemos considerarlos partes de cierto
“supersistema”. La segunda parte se deduce de la experiencia en física y filosofía. Más que
intentar demostrarlo, afirmamos que si uno quiere negar su validez y sostener que todas las
partes de un sistema no permitirían una ulterior división, tendrá que ocuparse de demostrarlo,
o bien correr el riesgo de aplicarlo sin demostración.
Sistema, subsistema, partes y límites: Una tarea del trabajo de diseño de sistemas es definir
qué debe considerarse como el sistema total a diseñar. Esto significa describir el límite de lo
que se considera el sistema total. Podemos denominar a este límite, límite externo. De manera
análoga, un problema del diseño de sistema es la descripción del límite interior del sistema, es
decir, el conjunto de subsistemas que desde el punto de vista del diseño deben considerarse
como partes.
Los límites con otros subsistemas se denominan límites intermedios. Es importante observar
que la definición de límites intermedios es uno de los instrumentos más eficientes del diseño
de sistemas y también del planeamiento de este mismo trabajo de diseño.
Jerarquización: Los sistemas de interés para el analista de sistemas están formados por
múltiples partes o subsistemas. Además por muy grande o complejo que sea el sistema, éste
forma parte de otro sistema aún más grande y de mayor complejidad. Todo análisis de
sistemas debe tomar en cuenta cual es la posición del subsistema dentro del sistema que lo
incluye y cuales son las partes que lo forman. Estas relaciones entre subsistemas con un
sistema más amplio que los incluye, frecuentemente son de una naturaleza jerárquica.
Resulta imposible analizar un número importante de sistemas si se desconoce su estructura
jerárquica y la estructura jerárquica del sistema mayor del que éste a su vez forma parte.
El sistema total es aquel representado por todos los componentes y relaciones necesarios para
la realización de un objetivo, dado un cierto número de restricciones. Principales niveles:
 Macrosistema: Es determinado universo o contexto o medio ambiente. También
llamado metasistema, sistema exterior o sistema nivel de inclusión superior.
 Subsistema: Es un sistema interior o sistema de nivel de inclusión inferior o parte de
un sistema. La característica más relevante de los sistemas es que todos están
organizados en forma jerárquica esto es, están formados por elementos que a su vez
son sistemas menores. Entonces ¿hasta que nivel hay que factorizar? La factorización
se efectúa hasta el nivel que lo determina el objetivo del análisis final. Al llegar a ese
punto estamos en presencia del sistema elemental.
 Sistema elemental: Es el sistema de menor jerarquía y que no necesita ser factorizado
para su análisis. Se define por sus entradas y salidas.
 Sistema de la caja negra: Otra manera de caracterizar a un sistema es como “caja
negra” y es la denominación que damos a un sistema al que no podemos factorizar,
 esto es, no lo podemos desagregar por algún impedimento. Por ejemplo a la
“competencia” normalmente no podemos conocerla por no poder tener acceso a
información interna; solo conocemos su comportamiento exterior, que se visualiza por
sus entradas y salidas. La relación entre entradas y salidas, a través del tiempo, se
denomina “comportamiento”.
Comparando un sistema elemental con una caja negra vemos que de ambos sabemos
sólo sus entradas y salidas; pero del primero no conocemos porque no nos interesa
indagar más dado el objetivo de nuestro análisis; en cambio de una caja negra no
conocemos más porque no tenemos la posibilidad de hacerlo.

5) Clasificación:

a) Según su complejidad:
 Simple: es aquel que posee pocos componentes e interrelaciones, que revelan
un comportamiento dinámico completamente previsible
 Complejo: son altamente elaborados y profusamente interrelacionados, pero
su comportamiento es previsible.
 Muy complejo: extremadamente complicados y que no pueden ser descritos
de forma precisa y detallada.
b) Según su determinación:
 Determinístico: conocemos con certeza su comportamiento, esto es, dado un
determinado estado inicial y un ingreso dado posterior, la salida de dicho
sistema es predecible con precisión.
 Probabilístico: es aquel por el cual no se puede suministrar una previsión
detallada. Estudiando intensamente se puede prever probabilísticamente lo
que sucederá en determinadas circunstancias. No es predeterminado.
c) Según su constitución o naturaleza:
 Físicos, concretos o empíricos: cuando están compuestos por equipos, por
máquinas, por objetos y cosas del mundo real.
 Abstractos o simbólicos: cuando están compuestos por conceptos, planes,
hipótesis o ideas.
d) Según su interacción con el medio:
 Cerrados: son los sistemas que no presentan intercambio con el medio
ambiente que los rodea. Los sistemas cerrados no reciben ninguna influencia
del ambiente, y por otro lado tampoco influencian al ambiente. No reciben
ningún recurso externo y nada producen que sea enviado hacia afuera. En
rigor no existen sistemas cerrados en la aceptación exacta del término.
 Abiertos: son los sistemas que presentan relaciones de intercambio con el
ambiente a través de entradas y salidas. Intercambian energía y materia
regularmente con el ambiente. Son eminentemente adaptativos, para
sobrevivir deben reajustarse constantemente a las condiciones del medio.
e) Según su generación:
 Naturales: creados por la madre naturaleza.
 Artificiales: creados por el hombre.
f) Según su dinamismo:
 Estables: los que mantienen sin modificar su estructura.
 Adaptativos: los que alteran su estructura o funcionalidad como respuestas a
las presiones del contexto.
 6) Características de los sistemas:
Sistema es un todo organizado o complejo; de la definición de Bertalanffy según la cual
el sistema es un conjunto de unidades recíprocamente relacionadas, se deducen dos
conceptos: el de propósito (u objetivo) y el de globalismo o totalidad. Las demás
características se derivan de estos dos conceptos.
a) Propósito u objetivo: todo sistema tiene uno o algunos propósitos u objetivos. Las
unidades o elementos como también las relaciones, definen una distribución que trata
siempre de alcanzar un objetivo.
b) Globalismo o totalidad: todo sistema tiene una naturaleza orgánica, por lo cual una
acción que produzca cambio en una de las unidades del sistema, con mucha
probabilidad producirá cambios en todas las otras unidades de éste. Cualquier
estimulación en cualquier unidad del sistema afectará todas las demás unidades
debido a la relación que hay entre ellas. El sistema siempre reaccionará globalmente a
cualquier estímulo producido en cualquier parte o unidad. De los cambios y de los
ajustes continuos del sistema se derivan dos fenómenos, el de Entropía y el de
Homeostasia.
c) Entropía: es la tendencia que los sistemas tienen al desgaste, a la desintegración, para
el relajamiento de los estándares y para un aumento de la aleatoriedad. A medida que
la entropía aumenta, los sistemas se descomponen en estados más simples. La
segunda ley de la termodinámica explica que la entropía en los sistemas aumenta con
el correr del tiempo. A medida que aumenta la información, disminuye la entropía,
pues la información es la base de la organización y del orden. De ahí el concepto de
negentropía, o sea la información como medio o instrumento de ordenación del
sistema.
d) Homeostasia: es el equilibrio dinámico entre las partes del sistema. Los sistemas
tienen una tendencia de adaptarse con el fin de alcanzar un equilibrio interno frente a
los cambios externos del medio ambiente. La homeostasia es un equilibrio dinámico
obtenido a través de la autorregulación, o sea a través del autocontrol. Es obtenida a
través de dispositivos de retroalimentación también llamados servomecanismos.

7) Dinámica de los sistemas

Las transformaciones internas en las instituciones permite destacar el carácter dinámico de

estos sistemas, es decir su capacidad para modificar las relaciones entre sus componentes y
por lo tanto las actividades que resultan de esta interacción. Los procesos de cambio son
posibles porque el sistema incorpora nuevos conocimientos a través de la experiencia y
desarrolla mecanismos de adaptación frente a las variaciones del medio ambiente. Otras
fuentes de cambio se relacionan con los requerimientos que plantean los propios
componentes del sistema.
En las organizaciones burocráticas las transformaciones internas pueden estar orientadas
básicamente hacia la supervivencia.

8) El sistema abierto

El sistema abierto mantiene un intercambio de transacciones con el ambiente.

El modelo de sistema abierto es siempre un complejo de elementos en interacción y en
intercambio continuo con el ambiente. Existen diferencias entre los sistemas abiertos y los
cerrados:
 El sistema abierto esta en constante interacción dual con el ambiente. Dual en el
sentido que lo influencia y es por influenciado por él también. El sistema cerrado no
interactúa con el ambiente.
  El sistema abierto tiene capacidad de crecimiento, cambio, adaptación al ambiente y
hasta auto-reproducción bajo ciertas condiciones ambientales. El sistema cerrado no
tiene esa capacidad. Por lo tanto el estado final o actual del sistema abierto no es
condicionado por su estado original. Al contrario el estado actual y futuro del sistema
cerrado será siempre su estado original o inicial.
 Es contingencia del sistema abierto competir con otros sistemas, lo que no ocurre con
el sistema cerrado.
El sistema abierto puede ser comprendido como un conjunto de partes en constante
interacción constituyendo un todo sinérgico (el todo es mayor que la suma de las partes),
orientado hacia determinados propósitos (hacia los fines y no causas) y en permanente
relación de interdependencia con el ambiente externo (influenciar y ser influenciado).

UNIDAD II: TEORIA GENERAL DE LA ADMINISTRACIÓN

1) Introducción a la administración

a) Concepto de administración: La administración como concepto presupone el

cumplimiento de ciertos fines y objetivos. Como disciplina tiene por finalidad dar una
explicación acerca del comportamiento de las organizaciones y se refiere al proceso de
la dirección de las mismas.
Administración es un proceso distintivo que consiste en la planeación, organización,
dirección y control ejecutados para determinar y lograr los objetivos, mediante el uso
de recursos.
La administración es aplicable a toda la organización o cualquiera de sus partes o
niveles. Se presenta como un proceso.
Planificación = ¿Qué?; organización = ¿Cómo?; Dirección = hacer;
Control = verificar.
b) Objeto de la administración: el objeto de la administración son las organizaciones. Las
organizaciones son entes creados por el hombre para atender a las necesidades de la
sociedad. La administración tiene la misión de cuidar su supervivencia a fin de atender
las nuevas exigencias requeridas por el entorno.
c) Objetivos de la administración: debe haber:
a) Un propósito aceptable para la sociedad.
b) Responsabilidad para lograr tal propósito.
c) Una medición del desempeño para evaluar el grado en que se ha satisfecho el
propósito.
Un objetivo administrativo es una meta que se fija, que requiere un campo de acción
definido y que sugiere la orientación de los esfuerzos de un dirigente. Una vez
identificados los objetivos, permiten establecer lo que hay que hacer, su identificación,
su comunicación y el control.
d) Los niveles de la administración: en todos los niveles se planifica, organiza, dirige y
controla, pero varía de un nivel de la organización a otro.
La alta dirección es el responsable de formular las políticas generales que afectan a la
organización en su conjunto. También se considera como responsable de la
planificación estratégica. Las gerencias intermedias son las encargadas de hacer
ejecutar en sus áreas las políticas y llevar a cabo la planificación estratégica. Son las
responsables de los niveles de supervisión. También estos directivos tienen autoridad
sobre otros gerentes que dependen de ellos.
El nivel de supervisión conduce la base de la pirámide: los empleados, que constituyen
el nivel operativo. Este último es el encargado de ejecutar cada una de las tareas de la
organización.
e) Las habilidades del Administrador: los administradores efectivos deben tener
habilidades para planear, organizar, dirigir y controlar las operaciones de una
organización.
Las habilidades técnicas comprenden los conocimientos y habilidades que pueden ser
aplicados en una tarea determinada.
Las habilidades humanas son las necesarias para lidiar, motivar, comunicar y resolver
conflictos con los miembros de la organización.
Las habilidades conceptuales son las que se vinculan con la necesidad de ver a la
organización como un todo, sus componentes y la relación con su entorno.
Las habilidades técnicas son más importantes en los niveles más bajos de la
organización, tales como supervisores y gerentes medios y menos a nivel de alta
dirección.
Las habilidades humanas son necesarias en la misma proporción, en cualquiera de los
tres niveles.
Las habilidades conceptuales predominan en primer lugar, en la alta dirección.

2) La organización

a) Concepto: Las organizaciones se caracterizan por:

(1) La división del trabajo.
(2) La presencia de uno o más centros de poder que controlan los esfuerzos y los
dirigen hacia sus fines,
(3) Sustitución del personal.
Una organización es un sistema social integrado por individuos y grupos que, bajo una
determinada estructura y dentro de un contexto al que controlan parcialmente,
desarrollan actividades aplicando recursos en pos de ciertos valores comunes.
Elementos internos de la organización:
 Estructura
 Mecanismos de interrelación entre las partes
 Procesos internos
 Mecanismos para mantener el equilibrio
b) El enfoque sistémico aplicado a la organización: los enfoques están vinculados a los
conceptos de departamentalización, la estructura y las relaciones de autoridad o han
enfatizado sobre los efectos de las relaciones interpersonales, en el grado de
satisfacción de sus miembros y la productividad organizacional.
A partir del enfoque de sistemas, podemos analizar a la organización como un sistema
entrada-proceso-salida. Existen tres conjuntos de variables. Las entradas, los procesos
y las salidas. Este sistema funciona como un proceso de retroalimentación de los
procesos o variables mediadoras y las salidas. Los procesos están influenciados por la
retroalimentación de las salidas.
La organización es un sistema socio técnico incluido en otro más amplio: la sociedad,
con la que interactúa. El sistema tiene por finalidad especial la transformación de
recursos que provienen de su entorno y que debe devolverlos en forma de bienes.
Para ello emplea dos tipos diferentes de tecnologías: la de transformación de los
recursos y la de administración.
c) Los subsistemas centrales: El subsistema social se refiere a las dimensiones
concernientes a las personas y a su comportamiento individual y social.
Subsistema social: Individuos, grupos, cultura organizacional, clima organizacional,
valores, normas, metas y creencias.
El subsistema técnico está referido a las variables tecnológicas que actúan dentro de la
organización y hace que los insumos se conviertan en bienes terminados.
 Subsistema técnico: equipos, máquinas, instalaciones, procesos, métodos,
conocimientos técnicos, tareas.
El subsistema administrativo esta referido a los objetivos de la organización, los
puestos de trabajo, sus atribuciones, sus responsabilidades y el conjunto de tareas
distribuidas.
Subsistema administrativo: fines, misión, objetivos, políticas, estrategias, funciones,
jerarquía, proceso administrativo, estructura formal.
d) La organización como sistema abierto: el estudio de las organizaciones sociales en el
marco conceptual de los sistemas permite distinguir los siguientes procesos:
 Los ingresos o insumos de elementos físicos y simbólicos provenientes del
medio ambiente externo;
 Los procesos internos de la transformación de los insumos;
 Las salidas, resultados o productos finales que el sistema proporciona a su
medio ambiente;
 El carácter cíclico del proceso, ya que el sistema recibe nuevos insumos como
consecuencia del intercambio con el contexto;
 El proceso de retroalimentación, que consiste en recibir información.
 La tendencia hacia el mantenimiento de una estructura o estabilidad en los
estados internos.
 El proceso de diferenciación, por el cual las organizaciones sociales tienden
hacia la redefinición de sus metas, a la creación de nuevas funciones y la
modificación de las vigentes, buscando su adaptación a las transformaciones
que ocurren en el medio ambiente;
 La equifinalidad, que es un atributo de los sistemas abiertos por el cual los
estados finales deseados pueden alcanzarse a partir de diferentes condiciones
iniciales.
e) Característica de las organizaciones como sistemas abiertos:
 Comportamiento probabilístico y no Determinístico de las organizaciones.
 La organización y como parte de una sociedad mayor y constituidas de partes
menores: son vistas como sistemas dentro de otros sistemas.
 La organización debe ser enfocada como un sistema.
 La organización es un sistema social con partes independientes e
interrelacionadas.
 Interdependencia de las partes: un cambio en una de ellas provoca un impacto
sobre las otras.
 Homeostasis o estado firme: la unidireccionalidad y el progreso.
 Fronteras o límites: no siempre existe físicamente.
 Morfogénesis: la capacidad de modificar sus maneras estructurales básicas
como su principal característica identificadora.
 SISTEMA EMPRESA: es un sistema empírico, pero que el analista debe
transformar a simbólico; además es probabilístico, muy complejo, abierto,
artificial y adaptativo.
f) El entorno de la organización:
El entorno contiene componentes o actores que influyen directamente en el
comportamiento de la organización cuya influencia es inmediata.
Las variables componentes inmediatos son: clientes, proveedores, competidores,
sindicatos, sistema financiero, sector económico al que pertenece la organización,
etcétera.
Hay componente factores que influyen indirectamente en el comportamiento de la
organización: tecnología, sociedad, actores políticos, factores culturales, variable
económicas, etcétera.
3) Funciones administrativas:
a) La planificación: en un proceso para decidir que objetivo perseguir durante un periodo
futuro y que hacer para alcanzar esos objetivos. La planificación es adaptativa y en
consecuencia los planes deben ser flexibles.
La planificación se basa en el uso de recursos escasos para lograr ciertos objetivos.
Tipos de planificación:
Según el nivel que la elabora:
 Planificación estratégica: planes aplicables en toda la organización, establecen
objetivos generales y posicionan a la organización en términos de su entorno.
Son de alta gerencia.
 Planificación táctica: medios y acciones necesarias para cumplir con un grupo
de metas dado.
 Planificación a corto plazo: planes que cubren menos de un año.
 Planificación a largo plazo: planes que van más allá de cinco años.
 Planes específicos: son aquellos que tienen los objetivos claramente definidos.
Ej: incrementar las ventas en un 20% en doce meses.
 Planes direccionales: constituyen guías generales de acción.
 Planes de uso único: son los que se diseñan para dar respuesta a una situación
única.
 Planes de uso permanente: son los que guían constantemente las actividades
de la organización.
Según el origen de los mismos:
 Planes por o unidad o división: se originan en unidades de operación que
tienen una actividad identificable.
 Planes funcionales: se originan en la áreas funcionales y de una organización
como producción, finanzas, etc.
 Planes regionales o geográficos: se originen ya sea de varias oficinas regionales
o de las plantas físicamente dispersas.
 Planes de grupo: se originan de grupo de unidades o de organizaciones
subsidiarias que se consideran como centro de utilidad separados.
 Planes de organización: planes corporativos que afectan a la organización
como un todo.

b) La organización:
 La organización formal: es aquella estructura planeada, diseñada
intencionalmente, para la ejecución de las diferentes funciones. Se deben
tener en cuenta los principios de la organización formal:
- La autoridad: es el derecho que tiene un jefe para requerir que un
subordinado realice una tarea.
- La delegación es el proceso mediante el cual un jefe da a un subordinado
la autoridad.
- La responsabilidad: es el deber que un subordinado tiene en cumplir con
las tareas asignadas.
- La división del trabajo: dividir y agrupar las actividades de la organización.
- La unidad de mando: ningún empleado funcionario responderá a más de
un superior (autoridad lineal).
- Tramo de control: la cantidad persona unidades que dependen de un
supervisor.
 - La unidad de objetivos: los objetivos de la organización deben condicionar
a los objetivos de cada departamento.
- La eficiencia: los objetivos deben alcanzarse con el mínimo costo y con el
mínimo de consecuencias no deseadas.
- Cadena de mando: conjunto interconectado que se extiende desde el
máximo nivel de la organización hasta sus bases. Cada nivel es responsable
ante un superior.
- La definición funcional: cada día, departamento, división y puesto de
trabajo debe tener una clara definición de sus actividades, de la
responsabilidad y de las relaciones de autoridad establecidas.
 La organización informal: relaciones de carácter puramente social.
- Relaciones prescriptas: establecida por la organización formal.
- Relaciones percibidas.
- Relaciones reales: las que surgen de hecho las personas.
- Relaciones deseadas: por la preferencia de la gente.
- Relaciones rechazadas: son las no deseadas.
La organización informal en la red de relaciones personales y sociales no
establecidas y requeridas por la organización formal pero que se producen
espontáneamente a medida que las personas se asocian entre sí.
c) La dirección: se distribuyen los diferentes niveles de la organización, podemos
establecer tres niveles básicos:
 Dirección o gerencia general: volcada hacia el exterior de la organización,
trabaja en condiciones de incertidumbre, su tarea es producir resultados,
organizar la empresa, dirigir hombres y dominar el medio de la empresa.
 Dirección o gerencia media: volcada hacia el exterior de la organización y con
una tendencia hacia el interior, trabaja en condiciones de riesgo.
 Supervisión: trabaja totalmente volcada hacia el interior y en condiciones de
certeza.
La motivación, el liderazgo y la comunicación son los tres factores que debe manejar
quien administra al momento de dirigir.
Teoría de la motivación: existen muchas teorías entre ellas la de la jerarquía de las
necesidades según Maslow:
 Necesidades fisiológicas: son las necesidades básicas como ser alimentos,
agua, calor, abrigo y sueño.
 Necesidad de seguridad:, seguridad empleo, propiedad y jubilaciones.
 Necesidad de asociación o aceptación: necesidad de pertenencia, de ser
aceptados por lo demás, facilidades sociales y deportivas.
 Necesidad de estimación: una vez que las personas satisfacer sus necesidades
de pertenencia, tienden a desear la estimación tanto propia como de los
demás, esto produce satisfacciones como poder, prestigio, categoría,
responsabilidad y control personal y seguridad en uno mismo.
 Necesidad de autorrealización: los empleados buscarán en su trabajo el
significado del crecimiento personal.

UNIDAD III:

Elementos claves que dividen la estructura de la organización:

Especialización del trabajo, departamentalización, cadena de mando, tramo de control,

centralización descentralización, formalización.
1) Especialización del trabajo: describir el grado en el cual están dividida las tareas en
trabajos separados en la organización. En lugar que un individuo realice todo el
trabajo, éste se divide en varios pasos, y cada elemento termina uno de los pasos por
separados.
2) Departamentalización: la base que se utiliza para agrupar los puestos se llaman
departamentalización. Tipo de departamentalización:
Departamentalización por números simples: consiste en agrupar un determinado
número de personas, las que habrán de desempeñar los mismos deberes, y
disponerlos bajo la supervisión de un administrador.
Departamentalización por tiempo: es agrupación de actividades con base en el tiempo.
Aparecen así los turnos de trabajo.
Departamentalización por funciones: se basa en agrupar las actividades de acuerdo a
las funciones básicas de la organización.
Departamentalización geográfica: aplicable en empresas cuyas actividades se
encuentran física o geográficamente separadas. Las actividades se agrupan y asignan a
un administrador. Se usan generalmente en ventas y producción.
Departamentalización por proceso o por equipo: característica de las empresas
industriales agrupan las actividades alrededor de un proceso o equipo. Se aplica la
especialización para reducir costos, lograr un rendimiento mayor de la inversión y una
mejor coordinación.
Departamentalización por clientes: este criterio se aplica al área comercialización.
Tiene por objeto atender las necesidades de cada tipo de cliente.
Departamentalización por producto o por servicio: es característica de empresas que
se dedican a la fabricación de varias líneas de productos. Facilita la coordinación de las
actividades referidas a un producto o las referidas a un servicio. Permite establecer
centros de utilidades y mejorar la utilización de la tecnología.
Organización matricial: responde una combinación de patrones funcionales y de
proyectos en la misma estructura organizacional. Es característica de empresas
constructoras, en la industria aeroespacial, en campañas publicitarias.

3) Cadena de mando: la cadena de mando es una línea continua de autoridad que se

extiende desde la cima de la organización hasta la última posición y define quién
informa a quien.
La autoridad se refiere al derecho inherente en una posición gerencial para dar
órdenes y esperar que se cumplan.

Tipo de autoridad:
Autoridad de línea: el jefe superior asigna y distribuye el trabajo a los subalternos. La
autoridad y responsabilidad se transmiten en una sola línea jerárquica.
Autoridad funcional: se basa en la división de tareas por especialidad (producción,
finanzas, etcétera.) Donde cada jefe es responsable y tiene autoridad sobre su
departamento y sobre cualquier otro subordinado que aun perteneciendo a otra área
ejecute tareas que son de esa especialidad.
 Autoridad de staff: Surge del avance de la tecnología y del crecimiento de la empresa,
que determina la necesidad de contar con especialistas. El asesor no tiene poder de
decisión, salvo en su área, y no puede dar órdenes. Sólo asesora y da
recomendaciones.
4) Tramo de control: ¿Cuantos subordinados puede dirigir un gerente con eficiencia y
eficacia? Es importante esta pregunta acerca del tramo de control, porque determina,
en gran medida, el número de niveles y gerentes que tiene una organización.
5) Centralización y descentralización: se refiere al grado en que la toma de decisiones se
concentra en un solo punto en la organización. Suele decirse que si la alta gerencia
toma las decisiones clave de la organización con poca o ninguna contribución del
personal de bajo nivel, entonces la organización está centralizada. En contraste,
mientras más aportes proporciona el personal de bajo nivel o se dé realmente la
oportunidad de ejercer su discrecionalidad en la toma de decisiones, hay más
descentralización.
Grado de centralización y descentralización: en realidad las estructuras organizativas
tendrán una tendencia hacia uno u otro extremo no existiendo organizaciones
totalmente centralizadas o totalmente descentralizadas.
Ventajas de la descentralización: mayor rapidez en la toma de decisiones, formación
de personal acostumbrado a decidir que permiten cubrir cargos superiores, mayor
participación.
Ventajas de la centralización: mayor concentración en los objetivos organizativos,
facilita la coordinación y la integración, facilita el control.
6) Formalización: la formalización se refiere al grado que están estandarizados los
puestos dentro de la organización. Cuando la formalización es baja, el comportamiento
en el puesto no está programado relativamente y los empleados tienen una gran
libertad para ejercer su discrecionalidad en el trabajo.

2. Diseños organizacionales más comunes:

1) La estructura simple: se caracteriza por un bajo grado de departamentalización,
grandes tramos de control, autoridad centralizada en una sola persona y poca
formalización. Se utiliza ampliamente en pequeños negocios en los cuales el gerente y
el dueño son una misma persona. La fortaleza de la estructura simple yace en su
sencillez. Es rápida, flexible, poco costosa de mantener y es clara la asignación de
responsabilidades.
2) La burocracia: es aquella estructura con tareas operativas altamente rutinarias
logradas a través de la especialización, normas y reglamentos muy formalizados, tarea
que se agrupan en departamentos funcionales, autoridad centralizada, tramo de
control y toma de decisiones que sigue la cadena de mando. Una de las mayores
debilidades de la burocracia es que las personas que trabajan en estas organizaciones
tienen un interés obsesivo por las reglas. La mayor fortaleza es su habilidad de
desempeñar actividades estandarizadas.
3) Estructura matricial o de matriz: es el diseño que crea líneas duales de autoridad:
combine la departamentalización funcional y la de producto. Permite agrupar y
compartir los recursos especializados. Su mayor desventaja es la dificultad de
 coordinar las tareas de diversos especialistas funcionales para que así terminen sus
actividades a tiempo y dentro del presupuesto.

3. Modelo mecánico y modelo orgánico:

Son dos modelos extremos del diseño organizacional. El modelo mecánico es sinónimo
de burocracia ya que tiene una gran Departamentalización, mucha formalización, una
red de información limitada y poca participación de los miembros de bajo nivel en la
toma de decisiones. En el otro extremo está el modelo orgánico que se caracteriza por
tener una baja formalización poseer una red amplia de información e involucra una
alta participación en la toma de decisión.

4. Los procesos organizacionales: un proceso es un conjunto de procedimientos

relacionados entre sí que conducen a un objetivo final. Un proceso es un conjunto de
actividades interrelacionadas entre sí que transforman en una entrada en una salida
más elaborada, esto es, con Valor añadido.
1) Los procesos de gestión: los procesos de gestión son los que comúnmente se
denominan procedimientos administrativos, los más comunes son:
Compras y recepción, cuentas a pagar, comercialización, ventas a crédito, pedidos
de clientes, facturación, cuentas a cobrar, cobranzas, remuneraciones,
administración de inventarios, bienes de uso. El proceso de gestión se puede
graficar mediante un diagrama de flechas.

ENTRADA

TAREA

AREA

SALIDA

2) Los procesos industriales: un proceso industrial es un conjunto de fases consecutivas

en la elaboración de un producto con el objetivo de convertir materias primas en
la mayor cantidad de productos, al menor costo posible, de manera que el
producto tenga un precio que sea aceptable para los consumidores y la empresa
obtenga la remuneración deseada. El proceso industrial se puede graficar
mediante un ciclo de vida del producto.
3) El proceso de toma de decisiones: es la selección basada en cierto criterio de la
conducta alternativa derivada de dos o más posibilidades.

Etapas del proceso de toma de decisiones:

Identificación del problema, desarrollo alternativas, y evaluación de alternativas,
selección de alternativas, implantación de la decisión y control y evaluación.
Estos representan las 6 etapas del proceso de la toma de decisiones.
Unidad 4: Los sistemas de Informacion

1) El sistema de información:

Dentro de la teoría General de sistemas, la información es considerada como la fuente

de la organización de los sistemas (abiertos, por supuesto) frente a la propia tendencia
de los mismos a buscar las situaciones más estables, que son, por ello, las más
probables y las más desorganizadas.
Dentro del sistema empresa la información es necesaria para su propia organización,
información que la empresa toma o puede tomar del exterior pero también que la
propia empresa produce y distribuye a lo largo de todos sus subsistemas.
Los principales elementos de un sistema de información son informaciones y proceso
de información. El sistema de información puede ser definido como una colección de
personas, procedimientos y equipos diseñados, construidos, operados y mantenidos
para recoger, registrar, procesar, almacenar, recuperar y visualizar información. Sin
embargo para Senn, un sistema de información es un conjunto de personas, datos y
procedimientos que funcionan en conjunto.
Definición de sistema de Información: es aquel capaz de recolectar, almacenar,
procesar y distribuir todo los datos relativos a la información de la empresa.
La información no se origina en el sistema de información, sino en el sistema
productivo. El sistema de información recibe los datos de otros subsistemas de la
empresa y en el los elabora en su centro de actividad para producir no ya datos sino
información que distribuye a otros sistemas de la organización.

1.1)Dato e información:
Datos: los datos son números, letras, símbolos, imágenes y sonidos, que describen
objetos, condiciones o situaciones. Representa un término de un mensaje que en sí
mismo nos lleva ninguna información. Son el conjunto básico de hechos referentes a
una persona, cosa o transacciones de interés para distintos objetivos, entre los cuales
se encuentra la toma de decisiones.
Información: la información reduce la incertidumbre o sea que brinda un conocimiento
disponible para su uso inmediato con el fin de orientar una decisión.
Cuando un conjunto de datos y posee un significado, tenemos una información. Es
cualquier conocimiento o mensaje útil para la decisión y la acción, o bien, el significado
derivado de los datos
1.2)Atributos de la información:
La información constituye una serie de conocimientos relevantes que reduce la
incertidumbre y respaldan el proceso de toma de decisiones de una organización. Para
que sea útil la información debe poseer algunos atributos:
Atributos del conjunto de la información:
Relevancia: necesaria para una persona u organización en una situación particular de
toma de decisiones o de resolución de un problema (importancia);
Completitud: cuando un determinado conjunto de información indica el usuario todo
lo que necesita saber en relación con una situación en particular (completo);
Oportunidad: si la información está disponible cuando se necesita o está
desactualizada cuando se la recibe o cuando se desea usarla y sin retraso (oportuna);

Atributos de cada elemento de información:

Exactitud: toda la información puede ser cierto falsa exacta o inexacta;
Forma: es la tortura real de la información y su forma son cualitativas y cuantitativas.
Su elección está dictada por cada caso o situación;
Frecuencia: sale prepararse o suministrarse los usuarios en cortos periodos de tiempo,
para encontrarse siempre actualizada;
Extensión: el alcance de la información define su campo de acción, algunas por
encubrir una amplia área de interés y otras pueden tener una esfera de acción muy
reducida;
Origen: es la fuente de la que ésta se recibe, recopila o produce. Pueden encontrarse
dentro o fuera de la organización;
Temporalidad: la información puede estar orientada al pasado a situaciones presentes
hacia sucesos actuales o hacia los sucesos o actividades futuras.

1.3)Características mínimas requeridas en la información:

Imparcialidad: no debe reflejar prejuicio alguno y no contener desviaciones
intencionales o puntos de vista distorsionados con la realidad;
Validez: que sea significativa irrelevante para el objetivo para el cual se encuentra
destinada;
Confiabilidad: debe guardar la fidelidad de la imagen que la información intenta
describir;
Consistencia: debe basarse en datos cuando genios necesarios para el objetivo
deseado;
Antigüedad: cuanto mayor sea la antigüedad tanto más será cuestionable su Valor
para los usuarios;
Pertinencia: debe relacionarse con la situación en cuestión, la información pertinente
en un momento tal vez no lo sea en otro si no acrecienta el conocimiento que necesita
quién va a decir;
Integridad: proporciona al usuario a todos los detalles que necesita para entender la
situación;
 El hecho de hablar de un sistema de información, no presupone, ni mucho
menos, que la empresa disponga de computadoras, ya que las mismas no
serán más que un recurso del sistema. Participarán en la elaboración dentro
del centro de actividades que antes nos hemos referido, de los datos recibidos
y podrá conseguir que ésta sea más rápida y más eficaz. Podrán colaborar,
también en la distribución de la información, agilizándola considerablemente.
Pero la existencia de una computadora no es condicionante de la existencia de
un sistema de información, que existirá por si, ya que la información es vital
para el desarrollo de la actividad de la empresa.
 Sistemas de información con éxito: un esfuerzo conjunto;
Los sistemas de información con mayor éxito –éxito en términos de beneficio
para la empresa-se originan en los usuarios. Una razón para ello es que las
solicitudes de estos sistemas se originan de una necesidad de la organización
que los usuarios perciben.
Las contribuciones de los usuarios son importantes y los profesionales de
sistema tienen un papel esencial: extraer las mejores ideas de los usuarios
para su análisis y discusión.

2) Necesidad de diseño y análisis:

2.1) la información como recurso de las organizaciones: la información puede llegar a
ser el elemento decisivo que en un momento dado determina el éxito o el fracaso de
un negocio.
Administración de la información como recurso: con el fin de lograr la máxima utilidad
de la información, ésta debe administrarse de manera correcta. Los directivos deben
entender que existen los costos que se asocian con la producción, distribución,
seguridad, almacenamiento y recuperación de la información. De
Administración de la información generada por computadora: la administración de la
información que se genera por computadora, difieren diversas formas de aquella que
eso tiene manualmente. A menudo, se tiene una mayor cantidad de información si
ésta se genera utilizando sistemas computacionales: los textos aparentemente son
mayores, la información que se genera por computadora puede llegar a multiplicarse a
velocidades impresionantes. Con frecuencia la información que se genera por
computadora se trata con menos escepticismo que la obtenida por otros medios.
Un analista de sistemas debe completar los diversos tipos de sistemas de
información, los papeles del analista y el ciclo desarrollo de sistemas.
2.2) ¿Qué es el análisis y diseño de sistema?
Dentro las organizaciones se refiere al proceso de examinar la situación de una
empresa con el propósito de mejorar la con métodos y procedimientos más
adecuados.
El diseño de sistemas es el proceso de planificar, remplazar o complementar un
sistema organizacional existente. Pero antes de llevar a cabo esta planeación es
necesario comprender, en su totalidad, el viejo sistema y determinar la mejor forma
en que se pueden, si es posible, utilizar las computadoras para hacer la operación más
eficiente. El análisis de sistemas por consiguiente, es el proceso de clasificación e
interpretación de hechos, diagnóstico de problemas y empleo de la información para
recomendar mejoras al sistema.
El análisis de especificar qué es lo que el sistema debe hacer. El diseño establece cómo
alcanzar el objetivo.

3) Tipos de sistemas de información: los sistemas de información se desarrollan con

diferentes propósitos, los cuales dependen de las necesidades de la empresa y del
nivel de la organización así podemos diferenciar seis tipos:
- sistemas de procesamiento de transacciones (tps): todo tipo de transacciones.
- sistemas de información administrativa (mis): información para necesidades.
- sistema de soporte de decisiones (dss): decisiones no estructuradas. Una sola vez.
- Sistemas para automatización de la oficina (oa): comunicaciones.
- sistemas basados en el conocimiento (ia-se): robots, máquinas, experto.
- sistemas para ejecutivos (EIS): información al ejecutivo sobre el desempeño de la
empresa.

3.1) sistemas de procesamiento de transacciones (tps):

El sistema basado en computadora más importante dentro de una organización es el
que está relacionado con el procesamiento de las transacciones. Los sistemas de
procesamiento de transacciones son aquellos sistemas de información computarizados
que se desarrollan para procesar grandes volúmenes de información generada en las
funciones administrativas. Los sistemas de procesamiento de transacciones liberan del
tedio y la rutina a las tareas que se realizan manualmente; sin embargo, el elemento
humano sigue participando, al llevar a cabo la captura de la información requerida.
Tales sistemas ejecutan periódicamente los programas de manera automática,
escasamente se requiere el tomar decisiones. Los tps ejecutar las actividades de
carácter rutinario de las empresas.
Una transacción es cualquier suceso o actividad que afecta a toda la organización.
El procesamiento de transacciones, que es el conjunto de procedimientos para el
manejo de éstas, incluye entre otras, las siguientes actividades:
 Cálculos
 Clasificación
 Ordenamiento
  Almacenamiento y recuperación
 Generación de resúmenes
Todas estas actividades forman parte del nivel operacional.
Las rutinas de caridad que buscar en cada transacción, los pasos y procedimientos a
seguir, y lo que debe hacerse en caso de que se presentó una excepción. Los
procedimientos para el proceso de transacciones se denominan procedimientos de
operación estándar.
Los procedimiento forman parte del software de la computadora donde está
implantada el sistema.
Los sistemas de procesamiento de transacciones brindan velocidad y exactitud:
además se pueden programar para seguir rutinas sin ninguna variación. Este tipo de
sistema es el único que tiene que satisfacer necesidades de información externas a la
organización, debe proporcionar información a todos los elementos del entorno con
excepción de los competidores.
3.2) sistemas de información administrativa (mis):
Definimos un mis como un sistema basado en computadoras que proporciona
información a usuarios que tienen necesidades similares. Los usuarios generalmente
constituyen una entidad organizacional formal: la compañía o una subunidad
subsidiaria. La información describía la compañía o a uno de sus principales sistemas
en términos de lo que ha sucedido en el pasado, lo que está sucediendo en el presente
y lo que es probable que suceda en el futuro.
Generalmente se presenta en forma de informes periódicos, informes especiales y
salidas de simulaciones matemáticas. La información producida es tanto por gerentes
como por no gerentes para tomar decisiones que resuelven los problemas de la
compañía.
Los mis ayudan a los directivos a tomar decisiones y resolver problemas. Los directivos
recurren a los datos almacenados como consecuencia el procesamiento de las
transacciones, pero también emplean otra información.
Con frecuencia, los especialistas en sistemas de información escribe las decisiones
apoyadas por estos sistemas como decisiones estructuradas aunque también se
podrían decir que son semi-estructuradas.