ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

ACTIVIDAD DE REFLEXION INICIAL ACTIVIDAD 3

CUESTIONARIO DE PREGUNTAS AA3.

(2161763)

INSTRUCTOR: Alejandro Posso Fonseca

APRENDIZ: Yarlenys Fernández

ACTIVIDADES DE REFLEXIÓN INICIAL.

 ¿Qué normatividad conoce aplicable a las actividades de
administración documental?

La administración documental cumple con el propósito de preservar toda clase

de documentos mediante su organización, que redunda en el fácil acceso a
estos mediante un sistema de ordenamientos que priorizan los documentos
más importantes. La normatividad aplicable a la administración documental
depende del contexto jurídico, pero en la mayoría de los países existen los
siguientes instrumentos legales aplicables como son: La constitución política,
las leyes orgánicas que rigen sobre la archivística y gestión documental, las
normas técnicas que rigen sobre la materia, las resoluciones administrativas y
reglamentos que organizan la administración documental. 

 ¿Sabe de qué trata la guía técnica colombiana 185 ICONTEC?

La guía técnica colombiana ICONTEC tiene como propósito brindar

herramientas que faciliten la gestión documental en las organizaciones, con el
fin de simplificar y organizar la presentación y el manejo de las comunicaciones
impresas y electrónicas.

 ¿Qué entiende por comunicaciones oficiales?

Son todas aquellas comunicaciones recibidas o producidas por una entidad del
Estado en el desarrollo de las funciones asignadas legalmente en dicha
entidad, independientemente del medio utilizado.

 ¿Qué aspectos considera se deben aplicar al momento de la

radicación, registro y distribución de las comunicaciones oficiales
recibidas y producidas?

Los aspectos que se deben aplicar al momento de la radicación, registro y

distribución de las comunicaciones oficiales recibidas y producidas es el
formato establecido por la empresa en lo que tiene que ver con la admisión o
despacho de documentos.
Para la radicación se efectúa mediante la impresión de un sello en el
documento que indica que es de propiedad de la organización. Este sello se
denomina radicador, puede ser aplicado de forma manual, mecánica o
sistematizada. En él se indica el número según orden de recepción, la fecha y
quién lo recibió; además, le permite al remitente estar pendiente de la
respuesta y en qué serie se encuentra archivado.

Para el registro una vez radicadas las comunicaciones, se procede al registro,

el cual consiste en la anotación de los datos más significativos de las
solicitudes en un formato de registro, para su control y trámite dentro de la
organización. La unidad de correspondencia registra la comunicación oficial
con los siguientes datos: nombre de la persona o entidad remitente o
destinataria, nombre o código de la dependencia competente, número de
radicación y nombre del funcionario responsable del trámite.

Para la distribución de las comunicaciones oficiales recibidas y producidas el

paso subsiguiente al de registro, es el de proceder a la distribución o reparto
hacia las oficinas que deben realizar el proceso de atención y trámite
correspondiente.

ACTIVIDADES DE APROPIACIÓN DEL CONOCIMIENTO

(CONCEPTUALIZACIÓN Y TEORIZACIÓN).
  Definición de administración.

Es entendida como un proceso secuencial de acciones y operaciones lógicas,

necesarias en su aplicación y seguimiento, con el fin de generar resultados
óptimos en la recepción, registro, entrega, alistamiento y distribución de las
comunicaciones en toda estructura organizacional. son todas aquellas recibidas o
producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad,
independientemente del medio utilizado. De acuerdo a lo anterior las
comunicaciones oficiales, ya sean internas o externas son las que se generan
como producto de una función y por tanto cada entidad acorde con su contexto,
misional, legal y administrativo deberá identificar dichas comunicaciones en
concordancia con las tablas de retención documental.

 Pasos para la administración.

Los pasos o etapas que resultan necesarios como plena garantía para la
realización de esta actividad, con el fin de simplificar el trabajo, mediante las
orientaciones entregadas a manera de principios, métodos y procedimientos que
van a facilitar una gestión documental rápida y segura son:

La Planificación: radica en un proceso lógico para alcanzar los objetivos del

modo más eficiente siguiendo determinadas formas de acción. “metas” y
“objetivos”. Los objetivos definen los pasos a cumplir para lograr las metas de las
propuestas.

La Organización: se utiliza para distribuir las responsabilidades entre los

integrantes del equipo de trabajo, para establecer y reconocer las relaciones y
vínculos necesarios.

La Dirección: es la ejecución de los planes, la motivación, la comunicación; es

decir, la etapa en la que se orienta al personal y los recursos.

Control: es la acción de vigilancia de lo que se planeó, organizó y direccionó, con

el fin de que lo propuesto, alcance el objetivo trazado.
  Administración documental.

Es el proceso de elaboración de documentos, debidamente planeados y

organizados a partir de una normatividad existente, como respuesta a una solicitud
o trámite de comunicaciones internas y externas de una empresa, las cuales
soportan el proceso administrativo y apoyan la exactitud de la toma de decisiones.
Es un término nuevo, pero, a la vez antiguo ya que está unido al concepto de
documentos o records management (término anglosajón); estos contienen datos e
información, en cualquier formato y en ellos podemos encontrar evidencias del
desempeño y desarrollo de las actividades de una institución u organización.

 Principios y normas archivísticas aplicados en los procesos

técnicos de recepción y despacho de comunicaciones oficiales.

Los archivos y centros documentales han venido aumentando su participación,

causado por la gran necesidad de información requerida por los diversos usuarios;
esto ha traído como consecuencia la definición de requisitos y procedimientos que
estructuren el análisis documental, tomando como referente organizacional las
especiales características de cada documento y la instauración de un adecuado
método de archivo, dando origen a las normas y principios de archivística como
instrumento regulador que garantice el intercambio de información, y facilite el
régimen requerido para la administración documental; aplicando, además,
procedimientos técnicos en la recepción y despacho documental.

 Norma Icontec 185

Tiene como propósito brindar herramientas que faciliten la gestión documental en

las organizaciones, con el fin de simplificar y organizar la presentación y el manejo
de las comunicaciones impresas y electrónicas.

 Comunicaciones oficiales.
Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones
asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado;
estas comunicaciones generan como soporte una serie de documentos, y lo hacen
tanto en el ámbito institucional interno como en el externo. De acuerdo a lo
anterior las comunicaciones oficiales, ya sean internas o externas son las que se
generan como producto de una función y por tanto cada entidad acorde con su
contexto, misional, legal y administrativo deberá identificar dichas comunicaciones
en concordancia con las tablas de retención documental.

 Comunicaciones oficiales internas

Son todas aquellas comunicaciones de carácter oficial de las entidades públicas o

privadas, donde se manejan controles y procedimientos establecidos. El
procedimiento inicia con la recepción de comunicaciones oficiales internas en cada
dependencia, y termina con la revisión respectiva; pero no sin antes haber
realizado la correspondiente actividad archivística y su registro en la planilla de
distribución. Esto se estructura mediante la identificación asignada con la ayuda
de códigos, según la dependencia y de forma consecutiva en la Tabla de
Retención Documental, permitiendo así realizar seguimientos pertinentes.

 Comunicaciones oficiales recibidas.

Son todas aquellas que ingresan a la empresa, las cuales deben ser revisadas
para verificar la competencia, los anexos, el destino y los datos de origen del
ciudadano o entidad que las remite, dirección donde se deba enviar respuesta y
asunto correspondiente; si es competencia de la entidad, se procederá a la
radicación del mismo.

 Comunicaciones oficiales enviadas.

Son todos aquellos soportes físicos, contiene el documento original y máximo dos
copias del mismo. El original se remite a su destinatario final, realizando el debido
procedimiento establecido por cada entidad correspondiente. El objetivo primordial
con estas comunicaciones al desarrollar las actividades estructuradas, es el de
distribuirlas mediante el uso adecuado de procedimientos normalizados, de
manera que, su destino sea alcanzable de manera segura y oportuna.

 Formatos para la recepción y despacho de documentos, embalaje

de los documentos

Es el conjunto de operaciones de verificación y control que realiza una entidad

pública o privada en la admisión despacho de documentos, su aplicación se
realiza tanto a la documentación interna como a la externa. El formato es el
establecido por la empresa en lo que tiene que ver con la admisión o despacho de
documentos, debiendo cumplir con los siguientes pasos.

Recepción: consiste en recibir las comunicaciones oficiales provenientes de

diferentes entidades y diversos medios, tanto físico o directo, como magnético o
indirecto. La comunicación física o directa es entregada por la persona interesada
en una unidad de correspondencia, teniendo en cuenta los siguientes aspectos.

• La comunicación está dirigida a la empresa o a un funcionario.

• Se trata de comunicación oficial.

Clasificación: este paso consiste en separar los documentos en el momento que

se reciben.

Comunicaciones personales: según el artículo 2 del ARCHIVO GENERAL DE

LA NACIÓN (2001): “son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan
a las entidades, a título personal, citando o no el cargo del funcionario”. Estas no
generan trámites para las instituciones.

Apertura: este paso consiste en abrir el sobre o el empaque de las

comunicaciones oficiales para verificar el contenido del documento y el de sus
anexos.

La revisión: consiste en el examen de anexos, del destinatario, de los datos de

procedencia y de la verificación del asunto para poder contestar la solicitud, de
acuerdo a la necesidad competente de la entidad y realizar su respectiva
radicación.
Radicación: es el procedimiento por medio del cual las organizaciones asignan un
número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando
constancia de la fecha y hora del recibo o del envío.

Registro: una vez radicadas las comunicaciones, se procede al registro, el cual

consiste en la anotación de los datos más significativos de las solicitudes en un
formato.

Distribución o reparto: el paso subsiguiente al de registro, es el de proceder a la

distribución o reparto hacia las oficinas que deben realizar el proceso de atención
y trámite correspondiente.

Despacho de documentos: Los pasos en el despacho de documentos le

corresponde a la unidad de correspondencia encargada de este procedimiento.
dentro de los procesos que debe cumplir un documento se encuentra el de trámite
de despacho o envío; este se da, una vez culminada su etapa de producción; la
unidad de correspondencia debe garantizar la llegada a su destino sin
contratiempo.

Traslado de documentos: corresponde al paso de estos desde el área que lo

origina a la unidad de correspondencia, para ser enviado a su destino final. Para
ello, se cuenta con la ayuda de una persona encargada internamente de realizar
este proceso, también llamada “patinador”, pero, cuando la correspondencia debe
cumplir con su ciclo externamente, se cuenta con la colaboración de la mensajería
o empresas especializadas en envíos de correspondencias.

EMBALAJE DE LOS DOCUMENTOS.

 El empaque: suele ser utilizado generalmente en las estrategias de

marketing para garantizar la calidad de un producto. Pero cuando se
habla de la gestión documental se entiende por empaque al sobre,
envoltura, plastificación o cubierta en otro tipo de material, donde se
guarda el documento al momento de su despacho para protegerlo hasta
el momento de la entrega al destinatario.
 El embalaje: generalmente suele asociarse para cantidades más
grandes de documentos o acervos que requieren ser trasladados,
buscando conservar sus propiedades antes de iniciar el recorrido,
durante el mismo y al final de su entrega.
 El envío: en primera medida se necesita tener claridad sobre la forma
de envío que se desea realizar, definiendo el nivel geográfico de su
traslado y las condiciones de empaque y seguridad; estos
procedimientos deben garantizar que el documento llegue a su destino
final sin sufrir alteraciones en su contenido o esencia. Además, se debe
escoger la mejor forma de empaque, la empresa que prestará el servicio
y la verificación de tarifas que implica realizar esta gestión; ya que, se
debe ser consciente que acudir a este medio, requiere tener un fondo
que solvente los costos de la unidad de correspondencia.