Ensayo

Ensayo "Importancia de los Archivos".
De acuerdo con los conocimientos

adquiridos en la presente actividad de aprendizaje, el aprendiz debe entregar un
ensayo utilizando terminología archivística sobre la Importancia de los archivos
teniendo como base su origen, evolución, sus cualidades, clasificación,
categorización y aplicación en medio actual.
INTRODUCCIÓN
El ensayo se enfoca en la importancia de los archivosen donde debo

plasmar terminología archivística sobre la Importancia de los archivos teniendo
como base su origen, evolución, sus cualidades, clasificación, categorización y
aplicación en medio actual.
ARGUMENTACION
El archivo es fundamental en la evolución de cultural, social, política y científica de

la humanidad a demás representa la conservación de los documentos y consulta
de la información, actualmente el archivo es funcional y de fácil manejo para su
consulta ya que los medios tecnológicos facilitan aún más su modo de
información.
Los primeros archivos aparecen con los primeros Imperios. Eran una herramienta
de control de la población y de la riqueza. Los archivos, principalmente, tienen tres
funciones importantes que son recoger, conservar y servir. En su evolución la
información puede estar contenida en documentos sobre papel o cualquier otro
soporte: medios legibles o por sistema operativo, los archivos son parte esencial
de los recursos de información, en su documentación se evidencia, en forma
original, el desarrollo histórico de su misión, funciones y actividades. Su
importancia parte del valor que tiene para: la administración, investigación,
comunidad, desarrollo económico, social, científico y tecnológico, los archivos
recopilan, conservan y difunden información registrada, generada o recibida por
una entidad grupo o persona en función delas actividades que ésta realiza.
Archivos, son creados por personas e instituciones en el desarrollo de sus tareas,
para sus propios fines, cualquier entidad o empresa debe recurrir con frecuencia a
los documentos que ha realizado o recibido, verificar pendientes, llevar a cabo
investigaciones, tomar decisiones, responder a trámites y demandas de orden
legal, administrativo o fiscal, o a requerimientos de las personas. Cualidades de
los archivos tiene que ver propiamente con las ventajas que este sistema presta a
la organización, de manera que su correcta implementación adiciona elementos
de competitividad al contar con herramientas sustentables de la
información generada, patrimonio invaluable de conocimiento institucional. Son
características de los documentos que componen un archivo:
Económicos: Ahorra costos derivados del tiempo y personal empleado en

las búsquedas de documentación.
Simples: Identifica el contenido de la información de manera sencilla.
Funcionales: Permiten la operación de archivar y consultar los documentos de

manera eficiente.
Exactos: La clasificación debe ser precisa en el momento de archivar para evitar

equivocaciones.
Técnicos: Se registra las situaciones en la toma de decisión del responsable, para

no delegar equivocadamente al personal técnico de archivo. Los archivos se
clasifican según su uso y organización
Según su uso Archivo activo: Son aquellos que regularmente son vistos por las
personas, dada la relevancia de la información fecha, creación u modificación.
Son considerados importantes.
Archivo semiactivo: Contiene información que puede ser de relevancia, pero

cuya consulta no se realiza de forma frecuente, es decir, son archivos que
contienen información importante pero que los mismos no resultan de observancia
cotidiana.
Archivo histórico o permanente: Contiene la información vital y va conformando

su historia. se denomina archivo inactivo, porque su consulta es baja. Además,
contiene información que puede ser útil para la ciencia, la historia o la cultura de
un país.
Por su organización: Otra de las variables que definen la clasificación del

archivo, es la organización que la empresa
elijay el manejo de la información que, de ser centralizada, o descentralizada o de
scentralizada concontrol central.
Centralizada: Son aquellos que pueden ser ubicados en una sola estructura, es
decir, sin mediar el departamento que haya emitido la documentación, todos estos
archivos son resguardados en un solo organizador con la finalidad de que los
mismos puedan ser ubicados con facilidad en un solo espacio.
Descentralizada: Esta clasificación de archivos permite que cada departamento

maneje su propio archivo, es decir, acorde a este sistema cada uno de los
departamentos podrá organizar, crear y mantener en resguardo los documentos
que cree y modifique siendo responsable de la seguridad y comunicación de
estos.
Descentralizado con control central: Es la combinación de dos sistemas

anteriores. El trámite de la documentación está centralizado. Allí reposa la rotación
de la información; la diferencia radica que cada correspondencia conserva
únicamente las copias de correspondencia despachada, las cuales podrían
destruir anualmente, en su mayoría, por encontrarse en el archivo central.
Según su Ciclo Vital: El archivo se clasifica de acuerdo con el tiempo que se le

asigne a cada una de sus etapas, las cuales se explicarán a continuación:
Archivo de gestión: Es toda la documentación que se encuentra depositada y

está sujeta a consulta administrativa por toda la organización.
Archivo central: Es la agrupación de documentos que han sido transferidos por

diferentes archivos de gestión de cada dependencia respectiva; su consulta no
es tan frecuente, pero siguen en vigencia.
Archivo histórico: Son aquellos documentos que se transfieren desde el archivo

central al archivo de conservación permanente
Categorización de los archivos: se clasifican en: A. Archivo general de la nación

B. Archivo general del departamento C. Archivo general del municipio D. Archivo
general del distrito.
La información ágil, las bases de datos y las herramientas informáticas, en la

actualidad son muy útiles para todo tipo de necesidades en la búsqueda de los
archivos, igual han tenido que adaptarse
A modificaciones en cuanto a la creación de los documentos, valoración y

selección, preservación, y acceso y su uso. Sin dejar atrás el más importante de
los documentos de archivo son los que están plasmados como evidencia histórica
y son tratados con suma delicadeza para conservar su preservación.

Ensayo

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

Ensayo

Cargado por

Información del documento

Descripción original:

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

Ensayo

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

Ensayo "Importancia de los Archivos".

De acuerdo con los conocimientos

El ensayo se enfoca en la importancia de los archivosen donde debo

El archivo es fundamental en la evolución de cultural, social, política y científica de

Económicos: Ahorra costos derivados del tiempo y personal empleado en

Simples: Identifica el contenido de la información de manera sencilla.

Funcionales: Permiten la operación de archivar y consultar los documentos de

Exactos: La clasificación debe ser precisa en el momento de archivar para evitar

Técnicos: Se registra las situaciones en la toma de decisión del responsable, para

Archivo semiactivo: Contiene información que puede ser de relevancia, pero

Archivo histórico o permanente: Contiene la información vital y va conformando

Por su organización: Otra de las variables que definen la clasificación del

Descentralizada: Esta clasificación de archivos permite que cada departamento

Descentralizado con control central: Es la combinación de dos sistemas

Según su Ciclo Vital: El archivo se clasifica de acuerdo con el tiempo que se le

Archivo de gestión: Es toda la documentación que se encuentra depositada y

Archivo central: Es la agrupación de documentos que han sido transferidos por

Archivo histórico: Son aquellos documentos que se transfieren desde el archivo

Categorización de los archivos: se clasifican en: A. Archivo general de la nación

La información ágil, las bases de datos y las herramientas informáticas, en la

A modificaciones en cuanto a la creación de los documentos, valoración y

También podría gustarte