Normalización: Normas ISO, Formularios.

Manuales

Profesora: Bachiller:
Anny Gil Mauricio Guzmán
C.I: 27.592.804 CP02 T2F2
01/12/2020
 Normalización.
La nacionalización o estandarizan es el proceso de elaboración, aplicación y
mejora de las normas que se aplican a distintas actividades científicas,
industriales o económicas con el fin de ordenarlas y mejorarlas. Según la ISO
(Organización Internacional de Nacionalización) la Nacionalización es la
actividad que tiene por objeto establecer, ante problemas reales o potenciales,
disposiciones destinadas a usos comunes y repetidos, con el fin de obtener un
nivel de ordenamiento óptimo en un contexto dado, que puede ser tecnológico,
político o económico.
La normalización persigue fundamentalmente tres objetivos:
 Simplificación: Se trata de reducir los modelos quedándose únicamente
con los más necesarios. 
 Unificación: Para permitir la intercambiabilidad a nivel internacional. 
 Especificación: Se persigue evitar errores de identificación creando un
lenguaje claro y preciso
Normas ISO 9000
ISO 9000: Son una serie de normas internacionalmente aceptadas para la
certificación de los sistemas de calidad de una empresa u organización. La
serie ISO 9000 corresponde a las normas venezolanas COVENIN-ISO 9000.
La certificación garantiza que una empresa u organización cuenta con un
proceso de mejoramiento continuo para elevar los niveles de satisfacción de
sus clientes.
Esta norma su refiere a la gestión de la calidad y al aseguramiento de la
calidad redactándose las directrices para su selección y utilización.
Uno de los factores esenciales en el funcionamiento de la organización es la
calidad de sus productos o servicios. Existe una tendencia mundial por parte de
los clientes, hacia requisitos más exigentes respecto a la calidad. Al mismo
tiempo se está produciendo una creciente toma de conciencia de que, para
obtener de forma continuada unos buenos rendimientos económicos, es
necesario, con frecuencia, mejorar la calidad de forma sistémica. Para que una
organización sea reconocida por la calidad de sus productos o servicios, tiene
que funcionar con eficacia, con método y con sistema, dentro de una norma
que dé garantía al usuario de los productos o servicios.

Cuando se crea un producto o un servicio, se hace para satisfacer las

necesidades y requisitos de los clientes. Tales requisitos, generalmente, se
traducen en forma de especificaciones. Sin embargo, las especificaciones
técnicas no pueden, por si solas, garantizar que se cumplirán de manera
efectiva los requisitos del cliente, ya que pueden producirse deficiencias en las
propias especificaciones o en el sistema organizativo establecido para diseñar
y realizar el producto o servicio.
Ello ha llevado al desarrollo de normas de sistemas de calidad y guías que
contemplen los requisitos establecidos en las especificaciones técnicas del
producto o servicio. Esta serie de Normas Internacionales (ISO 9000 a ISO
9004) establecen una racionalización de los numerosos y variados enfoques
nacionales en este campo. Las normas nacen para que las empresas se rijan
por unos principios de organización, para que den estabilidad en el mercado y
en la sociedad.
Formularios
Un formulario es un documento, físico o digital, que se diseña con el
propósito de que una persona introduzca una serie de datos en él, ya sea
personales, laborales, etc., en algunas zonas concretas del mismo. La finalidad
principal del formulario es almacenarlo y guardarlo para que quede registrado.
Los formularios, sean del tipo que sean, se expiden para una solicitud. Es una
forma muy sencilla y, sobre todo rápida y concreta y, al mismo tiempo, facilita la
búsqueda y la tramitación de la petición que se realice.
Objetivos
Los formularios representan un elemento que da agilidad en la búsqueda y
la tramitación de todo tipo de documentación, supone un ahorro económico e
incluso una fuente de beneficios si se cobra por este y, al mismo tiempo,
supone, por ejemplo, desde el punto de vista de la administración, una
uniformidad de criterio y de tramitación para todo el territorio. Para una
empresa, la elaboración de formularios para todos sus departamentos, también
suponen mayor rapidez tanto en su registro como en la tramitación del mismo.
Características
Las características mínimas que deben tener todo formulario son las
siguientes:
 Sencillez en su diseño.
 Cada formulario debe estar diseñado para un procedimiento específico.
 El orden en el cual se solicita la información debe ser realizado en la
misma secuencia en la cual se generan los datos.
 Las copias deben ser hechas y distribuidas únicamente para aquellos
departamentos que manejan que manejan la información que contienen
los mismos.
 En la medida de lo posible y tomando en cuenta el concepto de
costo/beneficio, se deben establecer formularios pre numerados.
 Los formularios deben poseer espacios adecuados para las
aprobaciones y/o autorizaciones.
 Todo formulario debe estar codificado bajo algún esquema, de tal forma
que se pueda lograr una identificación o asociación del formato a una
función o área específica y se indique la última fecha de revisión.
De acuerdo a su presentación pueden ser:
 Formularios simples: documentos que están representados por una
sola forma y que no poseen copias anexas.
 Formularios compuestos: poseen más de una hoja, son elaborados
bajo un formato predefinido y se almacenan en archivos especiales.
 Formularios mecanizados: su elaboración es llevada a cabo
totalmente por una computadora.
Control  de formularios
Una de las razones más evidentes de la importancia del control es porque
hasta el mejor de los planes se puede desviar. El control se emplea para:
 Crear mejor calidad: Las fallas del proceso se detectan y el proceso se
corrige para eliminar errores.
  Enfrentar el cambio: Este forma parte ineludible del ambiente de
cualquier organización. Los mercados cambian, la competencia en todo
el mundo ofrece productos o servicios nuevos que captan la atención del
público. Surgen materiales y tecnologías nuevas. Se aprueban o
enmiendan reglamentos gubernamentales. La función del control sirve a
los gerentes para responder a las amenazas o las oportunidades de todo
ello, porque les ayuda a detectar los cambios que están afectando los
productos y los servicios de sus organizaciones.
 Producir ciclos más rápidos: Una cosa es reconocer la demanda de los
consumidores para un diseño, calidad, o tiempo de entregas mejorados,
y otra muy distinta es acelerar los ciclos que implican el desarrollo y la
entrega de esos productos y servicios nuevos a los clientes. Los clientes
de la actualidad no solo esperan velocidad, sino también productos y
servicios a su medida.
 Agregar valor: Los tiempos veloces de los ciclos son una manera de
obtener ventajas competitivas. Otra forma, aplicada por el experto de la
administración japonesa Kenichi Ohmae, es agregar valor. Tratar de
igualar todos los movimientos de la competencia puede resultar muy
costoso y contraproducente. 
Manuales administrativos
Los manuales administrativos son documentos escritos que concentran en
forma sistemática una serie de elementos administrativos con el fin de informar
y orientar la conducta de los integrantes de la empresa, unificando los criterios
de desempeño y cursos de acción que deberán seguirse para cumplir con los
objetivos trazados.
Incluyen las normas legales, reglamentarias y administrativas que se han
ido estableciendo en el transcurso del tiempo y su relación con las funciones
procedimientos y la forma en la que la empresa se encuentra organizada.
Los Manuales Administrativos representan una guía práctica que se utiliza
como herramienta de soporte para la organización y comunicación, que
contiene información ordenada y sistemática, en la cual se establecen
claramente los objetivos, normas, políticas y procedimientos de la empresa, lo
que hace que sean de mucha utilidad para lograr una eficiente administración.

Clasificación de los manuales administrativos

La clasificación de los Manuales puede resumirse en Generales y
Específicos, siendo los Generales aquellos que contienen información de
aplicación universal para todos los integrantes de la organización y Específicos
los que su contenido está dirigido directamente hacía un área, proceso o
función particular dentro de la misma.
Sin restar importancia a la diversidad de Manuales Administrativos que
existen dentro de las empresas, para efectos de este texto se hace énfasis en
tres tipos de manuales, los cuales son los que ofrecen mayor aporte para la
comprensión del tema central objeto de estudio:
 De Organización
 De Normas y Procedimientos
 De Puestos y funciones
 Manual de organización
Es un manual que explica en forma general y condensada todos aquellos
aspectos de observancia general dentro de la empresa, dirigidos a todos sus
integrantes para ayudarlos a conocer, familiarizarse e identificarse con ella.
En términos generales, expone con detalle la estructura de la empresa,
señala las áreas que la integran y la relación que existe entre cada una de ellas
para el logro de los objetivos organizacionales.
 Manual de normas y procedimientos
Este Manual describe las tareas rutinarias de trabajo, a través de la
descripción de los procedimientos que se utilizan dentro de la organización y la
secuencia lógica de cada una de sus actividades, para unificar y controlar de
las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria.
Ayudan a facilitar la supervisión del trabajo mediante la normalización de las
actividades, evitando la duplicidad de funciones y los pasos innecesarios dentro
de los procesos, facilitan la labor de la auditoría administrativa, la evaluación
del control interno y su vigilancia.

 Manual de puestos y funciones

Este Manual contiene las responsabilidades y obligaciones específicas de
los diferentes puestos que integran la estructura organizacional, a través de la
descripción de las funciones rutinarias de trabajo para cada uno de ellos.
Se utiliza generalmente en aquellas empresas estructuradas de manera
funcional, es decir que están divididas en sectores en donde se agrupan los
especialistas que tienen entrenamiento e intereses similares, definiendo las
características de cada puesto de trabajo, delimitando las áreas de autoridad y
responsabilidad, esquematizando las relaciones entre cada función de la
organización.
Ventajas de contar con manuales administrativos dentro de una empresa
 Logran y mantienen un plan de organización.
 Aseguran que todos los interesados tengan una adecuada comprensión
del plan general y de sus propios papeles en la empresa.
 Facilitan el estudio de los problemas de organización.
 Sistematizan la iniciación, aprobación y publicación de las
modificaciones en la organización.
 Determinan la responsabilidad de cada puesto y su relación con los
demás de la organización.
 Evitan conflictos jurisdiccionales y de funciones.
 Ponen en claro las fuentes de aprobación y el grado de autoridad de los
diversos niveles.
 La información sobre funciones y puestos suele servir como base para la
evaluación de puestos y como medio de comprobación del progreso de
cada quien.
 Son una fuente permanente de información sobre el trabajo a ejecutar.
  Ayudan a hacer efectivo los objetivos, las políticas, los procedimientos,
las funciones, las normas, etc.
 Aseguran continuidad y coherencia en los procedimientos y normas a
través del tiempo.
 Son instrumentos útiles en la capacitación del personal.
 Incrementan la coordinación en la realización del trabajo.
 Posibilitan una delegación efectiva, ya que al existir instrucciones
escritas, el seguimiento del supervisor se puede circunscribir al control
por excepción.
 Establecen los lineamientos y mecanismos para la correcta ejecución de
un trabajo determinado.
 Sirven como base para la realización de estudios de métodos y
sistemas, con la finalidad de lograr la agilización, simplificación,
automatización o desconcentración de las actividades que se llevan a
cabo en las dependencias.
 Auxilian en las labores de auditoría administrativa.
Cómo elaborar un manual administrativo
Como mencionamos anteriormente, contar con manuales es fundamental,
ya que nos sirven de apoyo y brindan soporte a la estructura de la
organización. Pero para elaborarlos es necesario ejecutar ciertas etapas que
nos permitirán obtener de manera óptima un manual administrativo sin importar
el que fuere, entre esas etapas están, el estudio preliminar que es lo primero en
realizar, ya que con esto podemos conocer en forma global las funciones y
actividades que se realizan en el área o áreas donde se va a actuar.
Posteriormente se realiza la recopilación de la información, el cual consiste
obtener una descripción lo más detallada y exacta posible de cómo se
desarrollan las operaciones que integran el procedimiento y para recopilar
dicha información se hace uso de diversas técnicas, como la investigación
documental que es la revisión de los archivos de la institución, la observación
directa que es ver de manera presencial cómo se ejecutan las actividades en la
empresa, la encuesta que es un cuestionario aplicado a los empleados y por
último la entrevista, la cual nos permite interactuar a través de una serie de
preguntas con los altos directivos de la organización.
Una vez concluida esta etapa se procede a registrar la información, en
donde registramos los hechos aplicando un criterio de discriminación. La
integración de la información consiste en el orden y sistematización de los
datos a efecto de poder efectuar su análisis.
Y la última etapa que es propiamente el análisis de la información que es el
estudio de cada uno de los elementos que integramos en la fase anterior, al
finalizar esto, obtenemos el diagnóstico que refleja la realidad de la empresa,
procedemos entonces a solicitar la publicación del contenido, para dar a
conocer los objetivos y funciones de manera general de la organización, así
como las bondades que resultan al elaborar manuales administrativos para una
empresa.