Modulo 1 - Sistemas de Información
Modulo 1 - Sistemas de Información
Modulo 1 - Sistemas de Información
Definición
En el sentido general, un Sistema es un conjunto de componentes que interactúan para
alcanzar un objetivo en común. Es una colección de elementos o medios que están
relacionados y que pueden ser descritos en términos de sus atributos o de sus partes
componentes.
Los sistemas pueden ser abstractos que es sólo conceptual, producto de la mente
humana (sociales, religiosos, culturales) y físicos, que es un conjunto de elementos
materiales que operan en relación con otro para lograr un objetivo (de comunicación, de
computación, etc.).
Elementos de un sistema
Los elementos de un sistema son:
Los límites controlan cuidadosamente las entradas y salidas, regulando el flujo desde y
hacia el sistema, y protegiéndolo de agentes destructivos o perjudiciales existentes en el
ambiente; los límites sirven de filtro de las entradas y salidas.
c. Entradas y salidas, son las cosas que entran o salen del sistema, desde y hacia
el entorno o medio ambiente. Existen dos tipos de entradas, activantes que son los datos
o información sobre los que puede actuar el sistema para producir una salida, y las de
mantenimiento, que están integradas estrechamente al sistema de control.
Elemento de control
Los sistemas que interactúan con el medio ambiente se llaman sistemas abiertos, en
donde el elemento de control juega un papel importante. Los sistemas utilizan un modelo
de control básico que consiste en:
Definición
En términos generales en las empresas el análisis y diseño de sistemas se refiere al
proceso de examinar una situación de la empresa con la intención de mejorarla.
El análisis de sistemas es el proceso que sirve para recopilar e interpretar los hechos,
diagnosticar problemas y utilizar estos hechos a fin de mejorar el sistema.
10. Tener carácter y ética, pues la naturaleza del trabajo requiere un carácter fuerte y
alto sentido de la ética, ya que a menudo se maneja información y datos
confidenciales y sensibles; además, descubren discrepancias entre los empleados
y accedan datos privados. Nunca debe compartir sus sentimientos y su
información con las personas equivocadas.
Los Analistas de Sistemas desempeñan tres (3) papeles importantes que son: como
consultor para la organización, como especialista de apoyo, y como agente de cambio
(persona que sirve como catalizador para el cambio).
Definición
Un sistema de información es una disposición de componentes integrados entre sí para
satisfacer las necesidades información de una organización.
Las Personas son los usuarios, directivos, y miembros de los grupos de desarrollo de los
sistemas de información. Los Datos son la materia prima para crear información útil. Las
Actividades son las de la organización y las actividades del proceso de datos y
generación de información que apoyan las actividades de empresa. Las Redes es la
descentralización de la organización, distribución de los restantes componentes
elementales en los lugares más útiles y comunicación y coordinación entre dichos lugares.
La Tecnología es el hardware y software que sostiene los componentes elementales.
3.1 Personas
Los analistas de sistemas ven a las personas según el papel que desempeñan en el
desarrollo y el mantenimiento de los sistemas de información. Estos pueden ser los
siguientes:
3.1.1 Propietarios del Sistema
Éstos se encuentran en la posición más alejada de la base tecnológica, por lo cual suelen
demostrar menor interés por la solución técnica de un sistema (no se dejan impresionar);
por otra parte, son conscientes de los costos de la tecnología y esperan que estos costos
se compensen con los beneficios.
Son aquellas personas que utilizan el sistema (obtienen beneficios directos de él) de una
forma regular: Capturan, validan, introducen y almacenan información.
Los Usuarios definen: (1) los problemas que han de resolverse, (2) las oportunidades
que deben aprovecharse, (3) las necesidades que han de satisfacerse y (4) las
restricciones de la organización que se impondrán a los sistemas.
Los usuarios suelen mostrar menor interés por los costos y los beneficios que los
propietarios, su principal preocupación es poder hacer el trabajo. Éstos están más
cercanos a la base tecnológica.
Los analistas de sistemas, en la medida de lo posible, deben tener contacto directo con
los usuarios.
Estos usuarios inician o manejan el grueso de los datos de una organización; a menudo
toman decisiones rutinarias basadas en los datos y generan información para los
directivos.
d. Directivos medios (de compras, de cuenta, de personal, etc.), tienen que ver con la
planificación, organización, control y toma de decisiones correspondientes a plazos
relativamente cortos (tácticas).
Los directivos medios se preocupan por cuestiones más a largo plazo, suelen no mostrar
interés por los detalles de las operaciones; tampoco están preocupados por la eficiencia
operativa. Se ven frecuentemente obligados a competir con otros directivos por los
recursos que son escasos (dinero, personal espacio). Éstos suelen mostrarse interesados
por obtener información resumida.
Estos directivos examinan las tendencias, fijan planes y políticas de largo alcance en la
organización y evalúan cómo son llevados a cabo; asignan los recursos escasos de la
organización. Con frecuencia determinan o influyen en la dirección estratégica de la
mayoría de los sistemas de información.
3.1.3 Diseñadores
3.1.4 Constructores
3.2 Datos
Información: Es un dato que ha sido manipulado con lo que resulta de utilidad para
alguien. La información dice a la gente algo que no sabía o le confirma algo que
sospechaba.
3.2.1 Propietarios
Está interesado en los recursos de la organización, éstos son: (1) cosas esenciales para
los propósitos u objetivos del sistema, o (2) cosas que han de ser gestionadas o
controladas para alcanzar las metas y los objetivos de la organización.
Para estos usuarios los datos en sí son recursos que ayudan a gestionar mejor otros
recursos de la organización. Los recursos mencionados anteriormente son:
Cuando los analistas de sistemas tratan con los propietarios del sistema intentan señalar
los recursos que son importantes para el sistema. El análisis utiliza con frecuencia el
término entidad para describir un recurso.
3.2.2 Usuarios
Los usuarios de un sistema son normalmente expertos en datos; conocen los datos de la
organización mejor que nadie.
Las necesidades de datos son representaciones de los datos de los usuarios en función
de entidades, atributos y reglas. Estas necesidades de datos se expresan en un
formulario que es independiente de cómo se almacenen o implanten físicamente dichos
datos.
Los usuarios conocen las entidades como formularios, archivos y registros. Estas
entidades son, en su mayor parte, las mismas que interesan a los propietarios (cosas
tangibles, funciones, sucesos y lugares).
Los usuarios están al tanto de los atributos de datos que describen las entidades. Los
atributos son hechos que describen todas o la mayoría de las presencias de una entidad.
Los usuarios conocen las reglas (relaciones) que rigen sobre los datos y las entidades.
Los analistas trabajan cerca de los usuarios para informarse de sus necesidades. Estas
necesidades se expresan en función de entidades, atributos y reglas.
3.2.3 Diseñadores
Convierten las necesidades de los usuarios en bases de datos y archivos informáticos que
servirán de soporte al bloque elemental ACTIVIDADES del sistema de información.
La visión que los diseñadores tienen de los datos está condicionada por las limitaciones
tecnológicas específicas. Los diseñadores ven los datos en forma de disposiciones de
registros, estructuras de datos, esquemas de bases de datos, organizaciones de archivos,
campos, índices, y otros ítems técnicos.
Los diseñadores deben representar el diseño de modo que: (1) satisfaga las necesidades
de datos de los usuarios, y (2) ofrezca el nivel de detalle y la consistencia suficientes para
transmitir el diseño de datos a los constructores de sistemas.
3.2.4 Constructores
Son los que están más próximos a la base tecnológica, ya que están obligados a
representar los datos en lenguajes muy precisos y estrictos. Los constructores escriben
los programas de datos para su implantación en las bases de datos y los archivos
informáticos.
Los programas de datos son descripciones técnicas y comprensibles por la máquina
sobre cómo se almacenan los datos en archivos y bases de datos.
3.3 Actividades
Las actividades de los sistemas de información son procesos que apoyan las
actividades de la organización por medio de: (1) suministro de datos y el proceso de
información, y (2) la mejora y simplificación de las actividades de la organización.
En general las actividades son trabajos llevados a cabo por personas y máquinas, para la
organización.
3.3.1 Propietarios
Los propietarios del sistema de información ven sus funciones de organización a través de
diversos parámetros de planificación como son las metas y objetivos.
(1) De entrada, que introducen nuevos datos como cuentas, pagos, devoluciones,
pedidos, órdenes de compra, impresos, etc.
3.3.2 Usuarios
3.3.3 Diseñadores
Al igual que en el componente DATOS, la visión que tienen los diseñadores está
condicionada por las limitaciones de la tecnología específica. Éste debe, en primer lugar,
determinar qué actividades deben informatizarse y cómo se automatizarán.
3.3.4 Constructores
3.4 Redes
Las redes son: (1) estructuras de distribución de personas, datos, actividades y tecnología
en los lugares adecuados de la organización, y (2) movimiento de datos entre dichos
lugares.
El diseño de redes pretende suministrar procesos cooperativos entre los sistemas, los
ordenadores y las personas. Las razones por las cuales las redes han experimentado un
considerable auge se debe a:
(4) Los datos se están duplicando sin cuidado a una velocidad alarmante.
3.4.1 Propietarios
Ven las redes en función meramente geográfica, es decir, lugares donde la organización
elige o necesita realizar sus operaciones. Esto incluye ciudades, estados países; pero
además están los campos, instalaciones, edificios, plantas y salas de trabajo.
Otro lugar geográfico que está empezando a tenerse en cuenta por los cuadros directivos
de algunas empresas es el despacho en casa, que permite que los empleados trabajen
en su domicilio con un completo acceso a las bases de datos y herramientas de
comunicación de la organización.
3.4.2 Usuarios
Debido a la visión que tiene de los datos y procesos son los mejor situados para
determinar las necesidades requeridas en un lugar concreto. Éstos se interesan por los
lugares de trabajo y suelen tener una visión más detallista de los puestos.
Una red de empresa define los lugares detallados de trabajo, los recursos específicos
disponibles en cada lugar y las necesidades de comunicación de la organización entre
dichos lugares.
3.4.3 Diseñadores
La visión que tienen los diseñadores de las redes está condicionada por las limitaciones
impuestas por el uso de una tecnología específica. Su interés se centra más bien en las
redes informáticas que pueden servir de soporte a la red de la organización.
Los sistemas de información distribuida son aquellos en que los datos y los procesos
se han dividido en subconjuntos que se encuentran técnicamente distribuidos, o
duplicados, en múltiples lugares.
(1) Qué requisitos referidos a la ubicación de los usuarios del sistema deben satisfacerse
a través del acceso común a un lugar central o compartido.
(2) Qué requisitos de ubicación de los usuarios deberían distribuirse en un único lugar.
(3) Qué requisitos de ubicación deberían duplicarse en varios lugares.
3.4.4 Constructores
3.5 Tecnología
Incluye todo el hardware (ordenadores con sus periféricos de entrada / salida), y software
(programas de aplicaciones) requerido para apoyar las actividades de los sistemas de
empresa y de información.
Son las personas que venden, configuran, reparan y mantienen tecnología de información
de cara a los propietarios y usuarios de sistemas. Los propietarios, usuarios, diseñadores
y constructores deben poder apoyarse en su tarea en especialistas técnicos conocedores
de tecnología.
Las variables que impactan en el proceso de Desarrollo de sistemas son las siguientes:
b. Especificaciones del usuario: Son los requerimientos que éste define antes de
iniciar el desarrollo, es decir, las funciones que necesita que realice. El sistema debe
cumplir con todas las especificaciones y expectativas del usuario.
c. Recursos: Son las personas que realizan el proceso, equipos y dinero necesarios
para el desarrollo. Un desarrollo adecuado y competitivo deberá consumir la cantidad
mínima de recursos sin sacrificar la calidad ni las especificaciones.
Esta actividad consta de tres partes que son: (1) aclaración de la solicitud (examina
para determinar con precisión lo que se pide), (2) estudio de factibilidad (técnica,
económica y operativa), y (3) aprobación de la solicitud.
Después de la aprobación se estima el costo, tiempo necesario para terminarlo y las
necesidades de personal; con esta información se determina dónde ubicar el proyecto
dentro de las prioridades de éstos.
Se debe adquirir un conocimiento detallado de todas las facetas importantes dentro del
área de negocios de la organización que se investiga. Las preguntas claves son:
Conforme se reúnen los detalles, los analistas estudian los datos sobre requerimientos
con la finalidad de identificar las características que debe tener el nuevo sistema,
incluyendo la información que deben producir los sistemas junto con características
operacionales tales como controles de procesamiento, tiempos de respuesta y métodos
de entrada y salida.
A menudo se seleccionan como prototipo situaciones únicas, de las cuales las personas
que desarrollan el sistema no tienen ninguna información ni experiencia; también se
evalúan situaciones de alto costo y alto riesgo.
Produce los detalles que establecen la forma en la que el sistema cumplirá con los
requerimientos identificados durante la fase de análisis. Los analistas generalmente le
llaman a esta etapa el diseño lógico y a la etapa de desarrollo del software el diseño
físico.
Los analistas comienzan el diseño identificando los reportes y demás salidas que debe
producir el sistema, luego determinan con toda precisión los datos específicos para cada
reporte y salida.
También indican los datos de entrada, aquellos que serán calculados y los que deben ser
almacenados; asimismo, escriben con todo detalle los procedimientos de cálculo y los
datos individuales. Se seleccionan las estructuras de archivo y los dispositivos de
almacenamiento. Los procedimientos que se escriben indican cómo procesar los datos y
producir las salidas.
Durante esta etapa el sistema se emplea de manera experimental para asegurarse de que
el software no tenga fallas, es decir funcione de acuerdo con las especificaciones y en la
forma que el usuario espera que lo haga.
Esta etapa consta de dos partes: (1) instalación (proceso de verificar e instalar el nuevo
equipo, entrenar el personal, instalar la aplicación y construir todos los archivos de datos
necesarios para utilizarla); (2) evaluación (se lleva a cabo para identificar puntos débiles
y fuertes, se hace en las dimensiones de evaluación operacional, impacto organizacional,
opinión de los administradores y desempeño del desarrollo).