Six Sigma
Six Sigma
Docente:
Humberto Guzmán Prieto
Administrador de empresas
[email protected]
Universidad Manuela Beltrán
TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCIÓN................................................................................................................4
1. MARCO REFERENCIAL.............................................................................................7
1.2. Misión......................................................................................................................8
1.3. Visión......................................................................................................................8
1.5. Servicios..................................................................................................................8
1.6. Clientes....................................................................................................................9
3. OBJETIVOS..................................................................................................................10
4. FASE DEFINIR.............................................................................................................10
5. FASE MEDIR................................................................................................................11
6. FASE ANALIZAR........................................................................................................16
7. FASE MEJORAR.........................................................................................................16
8. FASE CONTROLAR...................................................................................................18
9. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES.......................................................................20
10. CONCLUSIONES.........................................................................................................21
BIBLIOGRAFÍA.................................................................................................................23
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TABLA DE ILUSTRACIONES
INTRODUCCIÓN
Six Sigma es una medida de la calidad que se esfuerza por alcanzar la perfección, por lo Six
Sigma es una metodología disciplinada, basada en datos para eliminar los defectos en cualquier
proceso.
Un defecto se define como cualquier cosa fuera de especificaciones del cliente. Un evento es
entonces la cantidad total de ocasiones para un defecto. [CITATION HAR20 \l 9226 ] El objetivo
fundamental de la metodología del Six Sigma es la puesta en práctica de una estrategia basada en
mediciones que se centre en la mejora de proceso con la aplicación de proyectos de la mejora de
Six Sigma.
Basada en los conceptos estadísticos de Shewart, Deming, Juran y Taguchi, Six Sigma aporta
soluciones a corto plazo de problemas repetitivos. Se compone de un diseño robusto además de
establecer tolerancias para definir un estándar y saber que productos tienen o no la suficiente
calidad para salir al mercado. [ CITATION Nav17 \l 9226 ]
Lo cual está metodología es una unidad de medida que permite de definir la desviación estándar
de la dispersión de un conjunto de datos que está a nuestra disposición, con en el fin de evaluar,
reducir y mejorar el desempeño de los procesos y servicios, brindando así una ventaja competitiva
a la empresa frente a otras con ayuda de DMAIC que comprende una estrategia de 5 pasos
estructurados de aplicaciones generales.
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Define (Definir)
¿Qué es lo importante?
Measure (Medir)
Analyze (Analizar)
Improve (Mejora)
Control (Controla)
Implementa la solución.
Garantiza que la mejora es mantenida.
Asegúrate que los nuevos problemas son identificados rápidamente.
Digitaliza siempre que sea posible.
Estandarice: Copie el concepto – ¿Donde?
El tema que será objeto de análisis en este caso de estudio, corresponde a un problema detectado
en una empresa de servicios, la cual no solo basa su actividad en la venta de intangibles, los
mismos son necesarios para prestación del servicio inconveniente detectado, tiene que ver con la
baja productividad para el proceso de Leasing BBVA.
Es decir, mediante los informes de control de gestión que se realizan periódicamente, se detectó
que en el proceso Leasing BBVA no se están manejando eficientemente los recursos en las
logísticas, por ende, se está generando un costo financiero exageradamente alto para la empresa
TESSI. De tal forma, que, por medio de la Metodología de mejora, centrada en la reducción de la
variabilidad de manera considerable los defectos o errores al momento de la entrega de un
producto y/o servicio.
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1. MARCO REFERENCIAL
Ilustración 2 Organigrama
8
1.2. Misión
1.3. Visión
1.5. Servicios
BBVA
Bancolombia
Itaú
Banco popular
Terpel
Banco caja social
Sufi
QMC
Gómez Pinzón
FNA
Titularizadora Colombiana
Davivienda
Credicorp Capital
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El tema que será objeto de análisis en este caso de estudio, corresponde a un problema
detectado en una empresa de servicios, la cual no solo basa su actividad en la venta de
intangibles, los mismos son necesarios para prestación del servicio, inconveniente
detectado, que tiene que ver con la baja productividad en la organización.
Para el desarrollo de este proyecto, se identificó una baja rentabilidad para la empresa
Tessi Gestiona S.A.S., esta se determina por medio de un indicador de rentabilidad
institucional establecido dentro de la organización (Datos confidenciales). La caída de la
productividad de ciertos procesos y/o servicios de Tessi han generado esta problemática
y para ello se plantea el ciclo Six Sigma aplicado a los procesos con mayor demanda.
Mediante los informes de control de gestión que se realizan periódicamente, se detectó
que en el proceso de Leasing BBVA [ CITATION Tes \l 9226 ] no se están manejando
eficientemente los recursos destinados para la operación, por ende, se está generando un
costo financiero exageradamente alto para la empresa Tessi. De tal forma, que, por
medio de la Metodología de mejora, centrada en la reducción de la variabilidad de
manera considerable, los defectos o errores al momento de la entrega de un producto y/o
servicio.
3. OBJETIVOS
Identificar servicios que se prestan con mayor frecuencia en el proceso, con el fin de rediseñar
el proceso y hacer de este medible y controlable.
Analizar variables significativas de cada uno de los servicios identificados en el proceso.
Brindar una solución, que ayude a la organización en la mejora continua en sus procesos con
la finalidad de aumentar la productividad y rentabilidad de la empresa.
4. FASE DEFINIR
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Para la fase Definir se identificaron los servicios usados con mayor frecuencia en el área de
operaciones, realizando un comparativo de los gastos vs los ingresos para el año 2019.
Como se puede observar en la ilustración 3, se identificaron los servicios que se prestan con
mayor frecuencia y se hizo un comparativo de los gastos vs los ingresos de cada uno para el
2019.
5. FASE MEDIR
Traspasos inmuebles
Estado de cuenta impuestos
Poderes
Traspasos vehículos
Atención comparendos
Atención requerimientos administración
Maquinaria amarilla
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Réplica buzón
Endosos pólizas
Derecho petición/ requerimientos entes
Externos
Información siniestro
Duplicados
Circularización
Teniendo en cuenta que el servicio con mayor frecuencia es Traspaso de inmuebles, se realizó un
histograma para cada uno de los procesos existentes en el servicio; se categorizan de la siguiente
manera:
Habitacional
Histograma-Trámites Normal
Mínimo: 11.5
Máximo: 4349.9
Mediana: 1413.6
Media: 1687.5
Dev. Est: 1174.2
Histograma-Trámites VIP
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Mínimo: 168.23
Máximo: 256.43
Mediana: 188.11
Media: 194.86
Dev. Est: 35.69
Histograma-Comercial
Ilustración 7 Histograma-Comercial
15
Li: 0
Les: 5760
Media: 2718.01
Dev. Est: 2964.37
Histograma- Habitacional
Ilustración 8 Histograma-Habitacional
Li: 0
Les: 2880
Media: 3082.82
Dev. Est: 754.021
Como se definió anteriormente, el servicio que se desea rediseñar será el buzón postventa para
leasing.
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Por medio de un diagrama de Pareto se determinó el proceso dentro de leasing más solicitado, el
cual fue Traspaso de inmuebles, dentro del se categorizó tres tipos de procesos: Tramites, Leasing
Comercial y Leasing Habitacional.
Al llevar a cabo los respectivos histogramas para cada uno de ellos, se identificó la gran
variabilidad de los datos, lo que permite inferir que dentro de las categorías deben existir
múltiples procesos acorde a las solicitudes que aún no están segregados.
6. FASE ANALIZAR
Con base en los histogramas del punto anterior, se puede inferir que la mayoría de los datos tienen
una variación diferente.
Para los procesos de Leasing Comercial y Habitacional, se cuenta con unas especificaciones en los
tiempos de entrega, lo cual define el límite superior para cada uno de los procesos, pero esto
mismo representa una problemática debido a que indica el sobrepaso en el tiempo de entrega en
los requerimientos postventa.
5 porqués:
Con el estudio de los 5 porqués se determinó el número de causas posibles que afectan el
desempeño en la respuesta a los requerimientos, las cuales fueron:
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7. FASE MEJORAR
Lluvia de ideas:
De acuerdo con las ideas identificadas anteriormente se puede desarrollar un plan a corto plazo de
bajo costo y uno a largo plazo con inversión para el desarrollo.
Indicador de productividad
Actual:
Requerimientos tramitados
P=
Total de requerimientos
Propuesta:
8. FASE CONTROLAR
Luego de recorrer previamente las fases anteriores. En primer lugar, está la definición del
problema. En segundo lugar, hay que tener claro cuáles son los sistemas de medición y sus
particularidades, así como las características de los datos y los métodos de recolección. En tercer
lugar, la metodología continúa con el análisis de datos y procesos, lo que permite generar y
verificar hipótesis sobre las causas de los principales errores. Y, en cuarto lugar, la etapa de
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mejora, en la que los procesos productores de bienes y servicios son rediseñados o reconfigurados
de tal manera que ellos generen bienes y servicios de calidad Six Sigma.
La última fase corresponde al control, para no perder lo logrado en las cuatro fases anteriores, es
decir, control para mantener el nivel de calidad Six Sigma por lo tanto es dominado como:
CONTROL Y PROCESOS. [ CITATION Gon16 \l 9226 ]
El cual tiene como objetivo del control es que los procesos de la empresa TESSI sean estables y
capaces. Un proceso estable significa que el comportamiento de las variables definidas como
claves se mantenga constante en el tiempo y por lo tanto dicho comportamiento sea fácilmente
predecible, lo cual capaz es aquel cuyas especificaciones son tales que no se requieren esfuerzos
de mejora inmediatos. Por lo tanto, queda claro que para la empresa TESSI, se puede tener un
proceso estable pero no capaz, es decir, predecible, pero con desviaciones fuera de norma. El
control debe apoyar la mantención de las mejoras, así como detectar cualquier tendencia a volver
a antiguas prácticas de procesos que retrase la eficiencia del servicio.
Por lo que se considera aplicar en el sistema interno de la empresa TESSI, con el fin de mantener
y coordinar el buen funcionamiento y el éxito de la metodología SIX SIGMA, es la utilización de
las técnicas de la estandarización, documentación y el monitoreo o medición permanente.
Disciplina: Se requiere tanto en términos de conjunto de normas que rigen dentro de la empresa
como en términos de actitud de las personas que se desempeñan en este contexto, por lo que el
control ha de ser una actividad permanente.
Estandarización: Puesta en práctica y mejora de las normas que se aplican a los procesos, esta
técnica obliga a concentrarse en lo relevante y facilita, además, una comunicación más efectiva al
utilizar un lenguaje preciso que permite automatizar en buena medida el sistema de monitoreo.
Importante contar con la documentación disponible para todos, ya que el trabajo en generar un
buen documento se pierde si éste no se utiliza.
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Monitoreo: Es la medición permanente que permite vigilar el comportamiento del proceso, a fin
de poder tomar medidas correctivas oportunas ante eventuales desviaciones.
9. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
10. CONCLUSIONES
En este proyecto se ha aplicado la metodología Six Sigma en respuesta a un problema real al que
se enfrentaba la empresa TESSI, la necesidad de reducir los defectos en cuanto a la atención y
prestación de servicio, la cual no solo basa su actividad en la venta de intangibles, los mismos son
necesarios para prestación del servicio, inconveniente detectado, que tiene que ver con la baja
productividad en la organización, de tal forma que el camino a seguir fue aplicar la metodología
Six Sigma mediante el proceso DMAIC, debido a que además de ser el proceso más comúnmente
utilizado, era el más adecuado para el problema, ya que se trataba de mejorar un proceso ya
existente.
A lo largo del presente trabajo se han demostrado y descrito los diferentes pasos y actividades
realizadas, así como las diversas herramientas de calidad usadas en cada fase del proceso DMAIC.
Con respecto a la fase de Medición, se construyó una base de datos teniendo en cuenta que el
servicio con mayor frecuencia es Traspaso de inmuebles, se realizó un histograma para cada uno
de los procesos existentes en el servicio; se categorizan de la siguiente manera: Tramites: Normal
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y VIP, Comercial, Habitacional para definir las causas raíz del proceso que no ejecutaba de forma
eficiente.
En la fase de Análisis se determinaron cuáles son las causas vitales que han ocasionado los
Estudio de No-Conformidades y mejora del proceso, por medio de la base de datos en los
histogramas de la fase Medición, se pudo inferir que la mayoría de los datos tienen una variación
diferente de tal forma que los procesos de Leasing Comercial y Habitacional, se cuenta con unas
especificaciones en los tiempos de entrega, lo cual definido el límite superior para cada uno de los
procesos, representando una problemática en el sobrepaso en el tiempo de entrega en los
requerimientos de postventa.
En la fase de Mejora se generó las soluciones en el cual se aplicó la técnica 5¨s con el fin de
atender a cada causa respectivamente, como estudios de tiempos, falta de documentación y
retrasos de firma de aprobación y dar mejor agilidad en cada proceso, el cual determino que se
redujo tiempos de espera, mejor atención al usuario y a media las ventas van incrementando.
La aplicación de esta técnica DMAIC en el sistema de servicio permitió disminuir los tiempos de
espera, los tiempos de estancia en el sistema e incrementar los ingresos obtenidos.
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BIBLIOGRAFÍA
Herrera Leon Yesid, G. P. (03 de 2020). Lectura Fases Analizar, Mejorar, Controlar.
Obtenido de https://umb.instructure.com/courses/7519/files?preview=1137139
Navarro, E., Soler, V., & Perez, A. (22 de Diciembre de 2017). 3C empresa. Obtenido de
https://www.3ciencias.com/wp-content/uploads/2018/01/art_9.pdf
Ospina, L., Diaz, G., & Guzmán, H. (Febrero de 2020). UMB Virtual. Obtenido de
https://umb.instructure.com/courses/7519/files/1116676?module_item_id=238298
Docente:
Humberto Guzmán Prieto
Administrador de empresas
[email protected]
Universidad Manuela Beltrán