Sistemas de Videoconferencia para Las Reuniones: Índice

Sistemas de videoconferencia para las reuniones
Índice
Organizador de videoconferencias 2, 3
Invitación a las reuniones 4, 5
Relación entre hermanos 6
Uso de videocámaras 7
Participación del auditorio 8
Canciones y oraciones 9
Presidente 10
Seguridad 11, 12
Encargados de audio y video 13
Acomodadores 14
Reuniones para el servicio del campo 15
Reuniones de ancianos 16
Otras reuniones 17
Lista de verificación para los encargados de audio y video y para los acomodadores 18
1. Las congregaciones pueden usar sistemas de videoconferencia, como Zoom o Micro-

soft Teams, para ayudar a quienes no pueden asistir en persona a las reuniones de la
congregación durante la pandemia de COVID-19. Gracias a estas herramientas, los her-
manos pueden verse, comentar y presentar sus asignaciones. Así se animan unos a otros
(Heb. 10:24, 25). El cuerpo de ancianos decide qué tecnología usará la congregación. Las
reuniones por videoconferencia deben seguir al máximo posible las instrucciones y el for-
mato de las reuniones que se celebran en el Salón del Reino y ajustarse a las siguientes
pautas.
ORGANIZADOR DE VIDEOCONFERENCIAS
2. El cuerpo de ancianos debe seleccionar a un anciano capacitado (o a un siervo ministe-
rial bajo la dirección del coordinador del cuerpo de ancianos) para que organice las video-
conferencias. Este hermano supervisará los aspectos técnicos de la reunión, tales como
reproducir contenidos multimedia, crear grupos pequeños para que los hermanos se rela-
cionen o gestionar la configuración y la seguridad de la cuenta del programa de videocon-
ferencias. Si es necesario, también se encarga de que algún asistente reciba recordato-
rios oportunos para minimizar las interrupciones y mejorar la calidad de las reuniones.
Coordina la capacitación de los acomodadores y de los que se encargan del audio y video
durante las videoconferencias. Si la congregación utiliza Zoom, debe conocer a fondo la
última versión de Instrucciones para hacer videoconferencias con Zoom (zoominst) y ana-
lizar algunas secciones con los que capacite para ser “anfitrión” o “coanfitrión”. Debe facili-
tar una copia de Instrucciones para hacer videoconferencias con Zoom a los que no ten-
gan acceso al documento en jw.org.
3. A veces una interrupción del servicio o dificultades técnicas pueden afectar de manera
inesperada a todos los usuarios. En ese caso, el cuerpo de ancianos puede retrasar la
reunión para más tarde en el día o la semana. O quizá sea necesario que los ancianos
cancelen la reunión en vivo y envíen el enlace a la reunión grabada en JW Stream a todos
los publicadores y personas que muestren interés.
INVITACIÓN A LAS REUNIONES
4. Se puede invitar a personas que muestren interés a las reuniones por videoconferencia.
Al hacerlo, el publicador debe informar a la persona sobre la conducta y vestimenta apro-
piadas para las reuniones cristianas. No se deben dar los datos de conexión a las reunio-
nes por videoconferencia de forma indiscriminada. Por ejemplo, no deben publicarse en
redes sociales o en internet, colocarse fuera del Salón del Reino, o incluirse en cartas o
invitaciones a las reuniones a personas que aún no han mostrado interés. Tampoco de-
ben proporcionarse en el mensaje grabado en el contestador automático del teléfono de la
congregación. Los ancianos usarán su buen juicio para decidir si invitan a personas ex-
pulsadas. Si se les invita, los ancianos pueden informarles de cuándo deben entrar y salir
de la reunión y si deben conectar su cámara.
5. No hay ningún problema en que un publicador se conecte a la reunión de otra congre-

gación de vez en cuando. Pero se debe mostrar buen juicio para que nadie adopte la cos-
tumbre de conectarse a otras reuniones en vez de asistir regularmente a las de su propia
congregación (Prov. 27:23). Los ancianos no deben establecer reglas sobre este asunto.
RELACIÓN ENTRE HERMANOS

6. El cuerpo de ancianos decidirá cuándo deben comenzar y terminar las videoconferen-
cias, según las circunstancias de la congregación. Teniendo en cuenta los principios de
Romanos 1:11, 12 y Hebreos 10:24, 25, la videoconferencia comenzará bastante antes de
la reunión y durará lo suficiente para que los hermanos se relacionen entre ellos y se ani-
men unos a otros. El cuerpo de ancianos puede decidir crear grupos más pequeños para
facilitar que los asistentes tenga conversaciones edificantes.
USO DE VIDEOCÁMARAS
7. Los participantes de la reunión tendrán normalmente conectada su videocámara cuan-
do presenten su asignación para beneficio de los asistentes. Conectar la videocámara es
una decisión personal del cabeza de familia o de la persona. Por lo general, los ancianos
no establecerán reglas sobre este asunto (una excepción se menciona en el párrafo 4 en
cuanto a las personas expulsadas). Si alguien decide conectar su cámara, debe vestir con
modestia y comprobar que el fondo visible refleja el respeto y dignidad apropiados para
una reunión cristiana (2 Cor. 6:3, 4; 1 Tim. 2:9, 10).
PARTICIPACIÓN DEL AUDITORIO

8. Los asistentes pueden levantar la mano tanto de manera física como electrónica. Si es
necesario, se puede asignar de antemano a algunos publicadores para que comenten en
la reunión, pero por lo general no es necesario asignar todos los comentarios. Es mejor
no destacar al conductor cuando hay participación del auditorio. Los asistentes pueden
activar y desactivar sus micrófonos. El cuerpo de ancianos también puede decidir que lo
haga el hermano encargado de audio y video.
CANCIONES Y ORACIONES
9. Ponerse en pie durante las canciones y oraciones es una decisión personal. No es ne-
cesario hacer un anuncio sobre este asunto. Tampoco es necesario pedir al hermano que
haga la oración que conecte o desconecte su video.
PRESIDENTE
10. Más o menos un minuto antes del comienzo de la reunión, el presidente debe hacer
un breve anuncio indicando que la reunión está a punto de comenzar. Si es necesario, el
anuncio puede incluir recordatorios para ayudar a los asistentes a minimizar las interrup-
ciones, como la necesidad de desconectar los micrófonos cuando no se esté hablando o
mantener una apariencia modesta si tienen el video conectado. El coordinador del cuerpo
de ancianos decidirá qué recordatorios hay que repetir en cada reunión y puede preparar
un anuncio para que lo lea el presidente. Otra opción es que los ancianos decidan repetir
algunos recordatorios importantes por medio de una imagen en la pantalla o de una breve
grabación de audio.
SEGURIDAD
11. Se deben tomar medidas para minimizar las interrupciones y mantener la dignidad de
una reunión cristiana, como solicitar una contraseña para entrar en la reunión o establecer
una sala de espera virtual para que un acomodador permita la entrada. El programa de
videoconferencia debe estar actualizado. Solo las personas autorizadas podrán mostrar
imágenes o reproducir contenidos multimedia. El nombre de usuario y la contraseña de la
cuenta de videoconferencia de la congregación son confidenciales y solo deben revelarse
a quienes hayan sido autorizados por el cuerpo de ancianos. Se pueden tomar otras me-
didas de seguridad, pero no deben ser tan restrictivas que haga difícil a las personas ma-
yores o a las que comienzan a mostrar interés asistir a la reunión.
12. El sistema de videoconferencia no debe mostrar anuncios comerciales y no debe utili-

zarse para almacenar archivos de audio o video ni para grabar o subir la reunión a internet.
ENCARGADOS DE AUDIO Y VIDEO

13. Debe haber por lo menos un hermano ejemplar encargado del audio y video en cada
reunión. Si es posible, se debe asignar a otro hermano que esté preparado para ayudarle
(si hay muy pocos hermanos capacitados, una hermana competente podría encargarse
hasta que otros hermanos puedan hacerlo o reciban capacitación). El hermano encargado
descargará con antelación los contenidos multimedia y los reproducirá durante la reunión.
Él (o el organizador de videoconferencias) comenzará la videoconferencia bastante antes
de la reunión y ayudará a los que tienen participación en el programa a resolver cualquier
problema técnico antes de su inicio. Organizará grupos más pequeños para que los her-
manos se relacionen, si así lo ha decidido el cuerpo de ancianos (vean el párrafo 6).
El acomodador u otros hermanos capacitados también pueden atender estas responsabi-
lidades, según las circunstancias de la congregación.
ACOMODADORES
14. Debe haber por lo menos un hermano ejemplar asignado para servir como acomoda-
dor en cada reunión. Debe unirse a la videoconferencia bastante antes del comienzo de la
reunión y prestar atención a los que entran en ella. Es el responsable de permitir la entra-
da y minimizar las interrupciones durante la reunión. Ayudará a los nuevos y, a veces,
quizá tendrá que desconectar el micrófono o el video de alguno de los asistentes. Durante
toda la videoconferencia, prestará atención a los individuos que pueden causar distraccio-
nes por medio de imágenes o comentarios inapropiados. Si un asistente interrumpe la
videoconferencia intencionadamente, el acomodador debe eliminarlo inmediatamente e
informar al coordinador del cuerpo de ancianos. El acomodador también debe contar la
asistencia. El coordinador del cuerpo de ancianos decidirá cuál es la manera más práctica
de hacerlo, aunque se entiende que quizá no sea posible contar la asistencia con preci-
sión. De acuerdo con las circunstancias de la congregación, los hermanos encargados de
audio y video u otros hermanos capacitados pueden ayudar en estas responsabilidades.
REUNIONES PARA EL SERVICIO DEL CAMPO

15. Las reuniones para servicio del campo se pueden celebrar por videoconferencia de la
manera habitual. El hermano asignado para conducir la reunión puede también encargar-
se del audio y video y de servir como acomodador. Si no hay hermanos capacitados dis-
ponibles, hermanas ejemplares pueden encargarse de estas responsabilidades. Después
de la reunión, se puede continuar usando el sistema de videoconferencia para que los
publicadores participen en diferentes facetas del ministerio, como la predicación por carta
o por teléfono. Si el grupo es grande, el conductor puede organizar a los publicadores en
grupos más pequeños para que todos puedan participar activamente en el ministerio. Tra-
bajar juntos en el ministerio anima a los hermanos. Si el hermano encargado de conducir
la reunión va a predicar, es mejor que trabaje con el grupo, si es posible, en vez de hacer-
lo solo (Juec. 7:17; Heb. 13:7). Por supuesto, los publicadores pueden usar sus cuentas
de videoconferencia personales para predicar. Al permitir el acceso a la reunión, el aco-
modador debe tener en cuenta que solo los publicadores pueden asistir a las reuniones
para predicar. Los ancianos deben decidir, según las circunstancias de la congregación, si
la invitación a las reuniones para predicar debe ser distinta a la de las otras reuniones.
REUNIONES DE ANCIANOS
16. Para asegurar la confidencialidad de las reuniones de ancianos, debe utilizarse una
invitación distinta a la de las reuniones de entre semana y del fin de semana. Si se utiliza
una cuenta personal, deben aplicarse las mismas pautas de seguridad que para la cuenta
de la congregación.
OTRAS REUNIONES
17. La cuenta de videoconferencia de la congregación se puede usar también para otras
reuniones que normalmente se celebrarían en el Salón del Reino, como bautismos, fune-
rales o bodas, siempre que hayan sido aprobadas por el Comité de Servicio de la Con-
gregación. También se pueden usar cuentas personales para estas reuniones. El cuerpo
de ancianos mostrará buen juicio al decidir a quienes se invita a estas reuniones, de
acuerdo con las pautas publicadas. Los ancianos deben tener en cuenta las disposiciones
legales para las bodas que se celebren de esta manera.
LISTA DE VERIFICACIÓN PARA LOS ENCARGADOS DE AUDIO Y VIDEO Y PARA
LOS ACOMODADORES
18. Si las circunstancias de la congregación lo requieren, otros hermanos capacitados
pueden colaborar en las responsabilidades que se detallan a continuación. Asimismo, el
acomodador y el hermano encargado de audio y video pueden ayudarse el uno al otro
(vean los párrafos 13 y 14).
Antes de la reunión
Encargado de audio y video Acomodador
 Descarga con antelación todos los videos y  Permite la entrada de los asistentes a la
otros contenidos multimedia (por ejemplo, videoconferencia y está atento para
desde JW Library). evitar interrupciones.
 Comienza la videoconferencia a la hora  Si es posible, ayuda a cambiar los
que hayan decidido los ancianos. nombres en la pantalla para identificar a
los asistentes.
 Permite entrar al acomodador.
 Si es necesario, comprueba el audio y
video de los que tienen participación en el
programa.
 Si se usa una herramienta de votación
virtual para contar a los asistentes,
prepara e inicia el proceso.
 Si lo ha decidido el cuerpo de ancianos,
crea grupos más pequeños para que los
hermanos se relacionen y los cierra antes
de que comience la reunión.
 Más o menos un minuto antes del
comienzo de la reunión, desconecta el
micrófono de todos los asistentes y, si es
posible, destaca al presidente.
Durante la reunión
 Reproduce videos y proyecta imágenes en  Está atento a posibles interrupciones y

el momento apropiado. está preparado para actuar. Quizá se
requiera que conecte o desconecte un
 Si es posible, destaca al orador durante el
micrófono, que desconecte una cámara, o
discurso.
que elimine de la reunión a un asistente
que esté causando problemas.
 Cuenta a los asistentes y se lo comunica
al coordinador del cuerpo de ancianos.
Después de la reunión
 Si lo ha decidido el cuerpo de ancianos,  Sigue atento a posibles interrupciones

crea grupos más pequeños para que los hasta que termina la videoconferencia.
hermanos se relacionen.
 Se queda hasta el tiempo que haya
decidido el cuerpo de ancianos y termina
la videoconferencia.
S-179-S 1/21

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1. Las congregaciones pueden usar sistemas de videoconferencia, como Zoom o Micro-

5. No hay ningún problema en que un publicador se conecte a la reunión de otra congre-

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PARTICIPACIÓN DEL AUDITORIO

12. El sistema de videoconferencia no debe mostrar anuncios comerciales y no debe utili-

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REUNIONES PARA EL SERVICIO DEL CAMPO

 Reproduce videos y proyecta imágenes en  Está atento a posibles interrupciones y

 Si lo ha decidido el cuerpo de ancianos,  Sigue atento a posibles interrupciones

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