La Carta Comercial

LA CARTA COMERCIAL
I. DEFINICIÓN:
1. ¿Qué es la carta comercial?
La carta comercial es la representación de una sociedad o establecimiento comercial, se dirige a

similares para tratar asuntos de negocios. Sirve como medio de comunicación entre dos empresas
comerciales o bien una empresa con un particular, o viceversa. Su contenido suele ser formal,
oficial y/o CONFIDENCIAL. Se distingue por el membrete comercial diseñado por la
negociación, los colores y en ocasiones los diseños que en el papel carta se imprimen.
Las cartas comerciales pueden tener muchos tipos de contenido, por ejemplo: para solicitar
información directa, para pedir suministros a un proveedor, señalar un error del destinatario de la
carta, responder directamente a una solicitud, disculparse por un error o transmitir buena voluntad,
etc.
II. PROPÓSITOS DE UNA CARTA COMERCIAL:

1. Transmitir información: el propósito básico de cualquier carta comercial es transmitir
información sobre las actividades comerciales. La información se puede transmitir a través de
cartas comerciales a clientes, proveedores, deudores, autoridades gubernamentales,
instituciones financieras, bancos y compañías de seguros y a cualquier otra parte relacionada
con el negocio.
2. Concluir una transacción: este es uno de los propósitos específicos de la carta comercial.
Para concluir en transacciones completadas, se utilizan con frecuencia cartas comerciales.
3. Creación de demanda: cartas comerciales, especialmente cartas circulares, que se utilizan
para crear demanda (solicitudes / nuevos clientes) de nuevos productos. Las cartas circulares
pueden comunicar a muchas personas al mismo tiempo.
4. Creación de buena voluntad (buena imagen): En esta era electrónica, los mensajes se
pueden enviar en pocos segundos a través de medios electrónicos, pero una carta comercial
bien decorada tiene su propia importancia en la creación de una imagen positiva de la empresa.
5. Establecimiento de relaciones: Otro propósito importante de la carta comercial es que ayuda
a establecer relaciones mutuas con los clientes, proveedores y con las otras partes interesadas.
6. Sirven de evidencia: Las cartas comerciales también se utilizan para mantener pruebas
documentales. Las cartas se pueden conservar para referencia futura. Una carta comercial es
útil porque produce un registro escrito permanente (una evidencia).
7. Preguntar: una empresa no solo envía mensajes, sino que también recibe información del
exterior. Para manejar el negocio, cualquier empresa necesita diferentes tipos de información
externa. A través de cartas comerciales, las empresas pueden consultar sobre asuntos
necesarios.
8. Realización de pedidos: es un propósito muy común para usar cartas comerciales. Tanto las
empresas comerciales como las de fabricación deben realizar pedidos de productos terminados
o materias primas para hacer funcionar el negocio.
9. Resolución de problemas: en el curso de los negocios, pueden surgir disputas y
malentendidos. Las cartas comerciales juegan un papel vital en la solución de tales
malentendidos.
III. PARTES ESENCIALES DE LA CARTA COMERCIAL: Una carta comercial se

compone de tres partes:
1. El encabezamiento: El encabezamiento abarca la parte superior de la carta. Contiene siempre
membrete, lugar y fecha, dirección del destinatario y saludo. En general se indica también el
asunto de la carta, para que el destinatario sepa directamente de qué se trata.
2. El cuerpo: El cuerpo de la carta es la parte más importante. Se compone de tres partes:
En la introducción se suele referir a correspondencia anterior, agradecer al destinatario y/o
indicar el motivo para el escrito. En el núcleo se desarrolla la idea principal de la carta. Es
importante redactar el núcleo con objetividad y claridad, sobre todo cuando se trate de una
reclamación. Se termina con una conclusión que sirve de resumen de la carta y/o de estímulo.
3. El cierre: El cierre de la carta constituye el final de la misma. Contiene siempre despedida,
firma, nombre y cargo. En caso de anexos se indica el número de éstos. Además es posible
añadir posdata o indicar si se envían copias a otras personas. (tomado de
Webscolarr » Mecanografía » Documentos comerciales: La Carta Comercial)
IV. Definición de algunos términos principales y cómo se colocaría éste en

el formato de una carta:
1. Membrete: Es el nombre, dirección y demás señas de identificación de una empresa o entidad

que va impreso en la parte superior del papel y el sobre que se emplea para la correspondencia.
(No debe ocupar más de dos pulgadas de margen superior, y debe ser de buena calidad y
creatividad, ya que esto afecta la forma en que el cliente vea a la empresa. Debe ser original y
único. Evitar que tanto el nombre de la empresa y el logo que se van a utilizar en el membrete
se parezcan a ningún otro. Al diseñar un membrete para tu empresa, la clave es la simplicidad
y añadir información esencial. Esto permite que los destinatarios vean lo que necesitan y hagan
una conexión positiva con la empresa.
2. Localidad y Fecha: es aquella que indica el lugar desde donde se escriben las cartas así como
el día mes y año. (se coloca dependiendo del estilo de carta que se vaya a utilizar. Si es bloque
extremo va pegada al margen izquierdo; si es Semibloque o bloque modificaddo, se colocará
tomando como referencia el centro de la página hacia la derecha. Del membrete a la fecha
cuando se va a hacer una carta se deben dejar como mínimo dos espacios. (dos enter en la
computadora).
3. Destinatario: son los datos de identificación de la persona al cual va a ser enviada la carta:
Nombre, cargo, empresa, dirección (lo más clara posible). Se colocará de 4 a 6 espacios
después de la fecha. Dependiendo del largo de la carta. Se escribe a espacio sencillo entre
cada línea. Antes del nombre siempre debe usarse el tratamiento natural (Señor, Señora o
Señorita); o el tratamiento académico (Doctor, Licenciado, Ingeniero, Profesor, etc.)
4. Saludo: es una frase corta con mensaje de cortesía que se incluye antes de escribir el texto de
la carta. Hay algunas frases que ya no se usan, como por ejemplo: Muy Señor Mío,
Apreciadísimo señor Gerente, etc. La tendencia de la comunicación comercial debe ser muy
formal y concisa. Se coloca a dos espacios después del asunto (dos enter).
5. Texto o cuerpo de la carta: es el conjunto de párrafos que explica el asunto o motivo por el
cual fue escrita la carta, se recomienda que los párrafos sean cortos escritos con lenguaje claro,
preciso, natural y espontáneo. Puede ser un texto corto, mediano o largo.
Como decía el buen escritor P. Lombardi, “Aperitivo, plato fuerte y postre”; es decir, la
introducción, el desarrollo del tema y la conclusión. Debe escribirse a espacio sencillo, con
excepción de la carta muy corta, que se escribe a doble espacio.
El texto se inicia a escribir a dos espacios después del saludo (dos enter). Se dan dos enter
entre párrafos también para separarlos. La sangría o no sangría depende del estilo de carta que
se esté utilizando.
6. Despedida: son expresiones de afecto con lo que se da por concluida la expresión del mensaje.
La despedida debe guardar el mismo tono de cortesía, tanto de saludo inicial y la relación
entre el emisor y receptor. En algunas ocasiones se usan palabras de cortesía, tales como:
cordialmente, sinceramente, atentamente. También pueden usarse las siguientes frases: Hasta
otra ocasión, hasta pronto, agradeceré su respuesta, etc
Se escribirá a dos espacios después del punto final del texto o cuerpo de la carta (dos enter).
Igualmente, esta despedida se colocará dependiendo del estilo de carta que se esté
escribiendo. (ver los modelos).
7. Firma: es aquella que contiene el nombre de la persona que se responsabiliza por lo expresado
en la carta. Hay dos clases de firmas, la manual que es cuando la persona responsable de la
carta toma un bolígrafo y con su puño y letra estampa su firma en la carta. La firma typiada,
es decir, escrita a computadora, en donde debe colocarse el nombre y el cargo de quien firma
manualmente. Se dejarán cuatro espacios (4 enter) entre la despedida y la firma para el espacio
de la firma manual. Toda carta debe ir respaldada con la firma manual del responsable.
8. Iniciales: es aquella que se refiere a las iniciales de las personas que han intervenido en el
dictado y mecanografiado de la carta. Ya casi no se estila colocar las iniciales del que firma
la carta, sino solamente del que la transcribe, para tener una referencia de qué oficinista o
secretaria la transcribió para futuras consultas. Ejm. Si la secretaria se llama Serafina Castro,
pondría sus iniciales así: /sc . Se colocan pegadas al margen izquierdo, a dos espacios después
de la firma.
9. Anexos: esto se utiliza cuando a una carta la acompaña uno o varios documentos adjuntos,
estos deben mencionarse en una nota de anexos. Si en la carta yo le digo a un cliente que le
estoy enviando adjunto un catálogo de la mercancía que promovemos, le indico con la palabra:
ANEXOS, o adjunto lo indicado. Se coloca pegado al margen izquierdo, a dos espacios
después de las iniciales.
V. Enumeración de la correspondencia (cartas y memos)
En las transacciones comerciales, llevar un control de su documentación es supremamente
importante, ya que siempre se necesitará remitirse a ella para futuras consultas, trámites, etc., por
eso sugerimos que las cartas, memos, circulares, facturas, cheques, etc., vayan enumerados para
facilitar su archivo y luego su búsqueda. En relación con la carta comercial, la numeración podrá
ir colocada antes de la fecha. Se pueden utilizar siglas para identificar la empresa, el
departamento, el número de la carta y la fecha. Ejemplo, si es una carta de la Dirección General
del Centro Educativo Guillermo Endara Galimany, podríamos poner algo así:
VI. ESTILOS DE CARTAS: Veremos en esta oportunidad sólo dos estilos. Los
más comunes:
1. Estilo Bloque Extremo: es el estilo más fácil y cómodo por cuanto todas las líneas se escriben
comenzando en el margen izquierdo del papel. Con este estilo siempre se escribe a espacio
sencillo; entre cada párrafo se dejan dos espacios verticales
2. Estilo Semibloque o bloque modificado: es el estilo más elegante y uno de los más usados
en el Comercio. Este estilo mantiene las mismas características del estilo bloque y se distingue
porque cada párrafo comienza dejando una sangría de cinco espacios.
VER ARCHIVO SOBRE ESTILOS DE CARTAS …

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III. PARTES ESENCIALES DE LA CARTA COMERCIAL: Una carta comercial se

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1. Membrete: Es el nombre, dirección y demás señas de identificación de una empresa o entidad

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