Optimización del sistema de control y gestión de procesos empleados

en la superintendencia de ingeniería de costos

Resumen

El presente trabajo de investigación realizado en la Superintendencia De Ingeniería de

Costos, adscrito a la Sub-Gerencia Administrativa de PDVSA Distrito Norte, se refiere
Optimización Del Sistema De Control Y Gestión De Procesos Empleado, a objeto de
mejorar el servicio que presta a las demás organizaciones que hacen vida en la industria,
Este trabajo reúne las características de una investigación de campo, aplicada y
descriptiva, donde se utilizaron técnicas de recolección de datos como la observación
directa y entrevistas no estructuradas, que permitieron conocer el sistema de control y
gestión, se realizaron diagnósticos de la aplicación ESTIMANET, manual de normas de
procesos e indicadores de control y gestión a través de la utilización de análisis y matriz
foda, diagrama causa – efecto, diagrama de paretto, de igual forma se empleo el ciclo de
mejora continua a la aplicación Estimanet lo que permitió determinar las debilidades
que poseía cada uno de ellos. En base a ello se propuso un modelo optimizado de la
aplicación Estimanet, así como de los indicadores de control y gestión y el manual de
procesos en la sección de procedimientos.

PALABRAS CLAVES: Optimización, Control, Gestión, Estimanet, Indicadores,

Manual de Procesos, Ciclo de Mejora Continua, matriz Foda, Diagrama causa-efecto,
Procesos. Financieros.
 Introducción
Petróleos de Venezuela, S.A (PDVSA); es una empresa del Estado Venezolano
dedicada a explotar de manera eficiente y rentable las reservas de hidrocarburos
previstas en el Plan de Negocio, incrementando el valor de los activos, con personal
capacitado, en armonía con el medio ambiente e impulsando el Desarrollo Endógeno
dentro de nuestra área geográfica de influencia.

El progreso permanente de la industria petrolera en el campo de las finanzas ha venido

gestando innumerables cambios en las áreas que la comprenden; dentro de esos cambios
es pertinente mencionar la sistematización de los procedimientos que se llevan a cabo
en las organizaciones para controlar y gestionar sus procesos medulares, facilitando de
esta manera la estandarización de dicho proceso, los cuales son necesarios para la
realización de los estudios económicos concernientes a los proyectos de inversión que
se tienen en la planificación.

La importancia de este trabajo radica en la implementación o puesta en marcha de las

mejoras que se formulan, para que de esta manera se logre la optimización y
automatización de dicho sistema a través de la incorporación en la aplicación web
ESTIMANET de módulos que permitan realizar las solicitudes de manera electrónica
desde las distintas áreas donde se localizan las organizaciones requirientes, así como la
adecuación del sistema de indicadores a través del diseño o puesta en marcha de nuevos
indicadores y la fijación de metas que permitan mantener la trazabilidad en los objetivos
de la superintendencia. La puesta en marcha de lo mencionado anteriormente conlleva a
la realización de una revisión en la manual de normas y procedimientos con la finalidad
de adaptarlo a los cambios que se suscitarían.

El estudio se realizó aplicando un diseño de investigación no experimental del tipo

descriptiva de campo. Orientado a optimizar el sistema de control y gestión de procesos
financieros empleado en la Superintendencia de Ingeniería de Costos de PDVSA –
DTTO. NORTE.

El procedimiento que permitió optimizar el sistema implicó; la descripción de; las

operaciones que se llevan a cabo con la aplicación ESTIMANET, los indicadores de
control y gestión, y el manual de normas y procedimientos, el diagnóstico a; los
indicadores de control y gestión, Manual de Procesos en el capitulo de procedimientos,
y la herramienta web ESTIMANET a través del análisis FODA, la aplicación del ciclo
de mejora continua a la herramienta web ESTIMANET, la formulación de indicadores
de control y gestión y el diseño un modelo optimizado de dicha aplicación lo que
conduciría a la actualización del Manual de Procesos de la organización.

La realización de este trabajo permitió optimizar el sistema de control y gestión de

procesos financieros que se lleva a cabo en la Superintendencia de Ingeniería de Costos
de PDVSA – DTTO. NORTE. Edo – Monagas.

A través de este informe se presenta el resultado de la investigación realizada en los

siguientes capítulos: en el Capítulo I: Se exponen las generalidades de la empresa donde
se va a realizar el estudio. En el Capítulo II: Se muestra el problema objeto de
investigación. En el Capítulo III: Se detallan los aspectos referidos a las bases teóricas, e
hipótesis que se abordaron en este estudio. En el Capítulo IV: Se presenta el diseño
metodológico que fue seguido para realizar el estudio. En el Capitulo V: Se describe la
situación actual del sistema. En el Capítulo VI: Se analizan los resultados y se formulan
las estrategias Finalmente, se presentan las conclusiones, recomendaciones, bibliografía
y anexos.
CAPÍTULO I

Generalidades de la empresa
En este capitulo se abordaran aspectos relevantes como; ubicación, antecedentes,
misión, visión, políticas de calidad, objetivos, estructuras organizativas, tanto de la
empresa como de la Superintendencia donde se realizo el trabajo de investigación.

1. DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA

NOMBRE:

Petróleos de Venezuela S.A. (PDVSA).

UBICACIÓN:

Petróleos de Venezuela S.A. (PDVSA) está presente a lo largo y ancho de la geografía

nacional, encontrándose en los estados: Falcón, Zulia, Lara, Barinas, Anzoátegui,
Monagas, Sucre, entre otros.

Para el mejor desarrollo y gestión la Corporación Energética Venezolana cuenta con

PDVSA Exploración y Producción (E&P), la cual está dividida de la siguiente manera:
División Oriente, División Occidente y División Centro Sur.

La División Oriente en particular, dispone de diversas áreas operacionales que se

subdividen en distritos operacionales, entre los cuales se encuentran los distritos: Norte,
Anaco, Costa Afuera y San Tomé.

La empresa donde se llevo a cabo el proyecto pertenece al Distrito Norte de la División

Oriente; y se encuentra ubicada específicamente dentro del perímetro urbano al final de
la Av. Alirio Ugarte Pelayo (Bajo Guarapiche). Edificio sede de PDVSA Maturín
(ESEM). Estado Monagas. Teléfonos: (58291) 640.4002, (58291) 640.4119 (Ver Figura
1)
Fuente: Intranet. www.PDVSA.com.ve

Figura1. Ubicación Geográfica de PDVSA Maturín, Distrito Norte

2. ANTECEDENTES DE LA EMPRESA

Petróleos de Venezuela, S.A. (PDVSA) fue constituida como empresa del Estado
Venezolano en el año 1.976. Desde entonces, se ha convertido en una de las
corporaciones energéticas más importantes del mundo, siendo la Casa Matriz que se
encarga del desarrollo de la industria petrolera, petroquímica y carbonífera.

PDVSA esta orientada a planificar, coordinar, supervisar y controlar las actividades

operativas de sus divisiones; tanto a nivel nacional como internacional, con el fin de
motorizar el desarrollo armónico del país, afianzar el uso soberano de los recursos,
potenciar el desarrollo endógeno y propiciar una existencia digna y provechosa para el
pueblo venezolano.

Desde sus inicios, PDVSA estuvo encaminada hacia la producción de sedimentos para
la exportación y actualmente ocupa una destacada posición entre los refinadores
mundiales y la red de manufactura. Además; realiza actividades en las áreas de
petroquímica, investigación y desarrollo tecnológico, educación y adiestramiento en
sectores vinculados con la industria energética.

Para la comercialización de los productos, petróleos y derivados; PDVSA forma parte

de la Organización de Países Exportadores de Petróleo (OPEP), donde se asigna una
cuota determinada para colocar productos finales en mercados internacionales. Asegura
la capacidad de las refinerías en Venezuela, la exportación de crudo y la capacidad de
las refinerías venezolanas en el exterior.

En la actualidad; también se encarga de la comercialización de otros productos como

Carbón, Gases Combustibles y Orimulsión, y como resultado del cambio de patrón de
depuración y la modernización de las refinerías, se purifica buena parte de los residuales
y un gran volumen de crudos pesados y extrapesados.

3. MISIÓN DE PETRÓLEOS DE VENEZUELA, S. A. DEL DISTRITO NORTE

Explotar de manera eficiente y rentable las reservas de hidrocarburos previstas en el

Plan de Negocio, incrementando el valor de los activos, con personal capacitado, en
armonía con el medio ambiente e impulsando el Desarrollo Endógeno dentro de nuestra
área geográfica de influencia.

4. VISIÓN DE PETRÓLEOS DE VENEZUELA, S. A. DEL DISTRITO NORTE

"Ser el Distrito Operativo líder de la corporación, en la explotación de Petróleo y Gas

asociado, con la mayor productividad, competitividad e impulsando el desarrollo
sustentable".

5. VALORES DE PETRÓLEOS DE VENEZUELA, S. A.

Dirigimos nuestros negocios con la perspectiva de cumplir nuestra visión y misión

fundamentados en los siguientes valores corporativos:

 Integridad.
 Respeto por la gente.

 Equidad.

 Responsabilidad social.
  Seguridad.

 Competitividad.

Como gente PDVSA, somos leales a nuestros valores y en este sentido trabajamos con:

 Responsabilidad: Al asumir con entereza las consecuencias de nuestras

decisiones y actuaciones.

 Iniciativa: Al hacer nuestro trabajo en forma oportuna, creativa, interdependiente

y autorealizante.

 Orientación a la excelencia: Por lo cual identificamos nuestro aporte de acuerdo

con lo que requiere la Corporación y determinamos cómo podemos generar
resultados sobresalientes. Pasamos del pensamiento a la acción con libertad,
responsabilidad y considerando tiempo y costos como recursos esenciales para
un desempeño superior.

 Determinación: Al tomar decisiones y acciones con valor, prudencia y confianza

en nosotros mismos, y manifestando entereza ante la adversidad y tenacidad en
la defensa de ideas y acciones que favorecen los intereses de la Corporación.

 Disposición a compartir: De manera abierta y oportuna nuestro conocimiento e

información con quienes lo necesitan para la realización de acciones que
generen valor.

 Conciencia de costos: Por cuanto propiciamos y resguardamos activa y

continuamente la utilización eficiente y rentable de los activos que nos han
confiado bajo nuestra custodia o administración. Igualmente ponderamos las
implicaciones de nuestras acciones y decisiones sobre los resultados financieros
de la Corporación.

 Efectividad Interpersonal: Al relacionarnos y comunicarnos con nuestros

compañeros de trabajo de manera respetuosa, discreta y coherente, apoyando su
desempeño y brindándoles oportunidades de aprendizaje personal y profesional
mediante la retroalimentación efectiva.
  Disciplina: Al actuar en acatamiento de las normas y procedimientos
establecidos y en la práctica cotidiana de la puntualidad.

6. OBJETIVO DE PETRÓLEOS DE VENEZUELA, S. A.

Generar al Estado Venezolano los ingresos fiscales necesarios para el normal

desenvolvimiento de la economía nacional a través de las actividades relacionadas con
la industria de hidrocarburos, como lo es: Exploración, Producción, Refinación,
Transporte y Comercialización Nacional e Internacional de los recursos provenientes
del subsuelo venezolano (gas, crudo y productos derivados).

7. ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DE PDVSA DIVISIÓN ORIENTE

La estructura de PDVSA División Oriente es de tipo vertical y las líneas de mando y de

comunicación existentes entre los diferentes niveles jerárquicos, para el desarrollo de las
actividades y cumplimiento de las funciones, se han establecido de forma tal como se
muestra en la Figura 2.
Fuente: Manual de Estructuras Básicas de PDVSA Exploración y Producción
(E&P).

Figura 2. Organigrama Estructural de PDVSA División Oriente

8. ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DE PDVSA DISTRITO NORTE

El Distrito Norte es una unidad de las líneas operativas adscritas a la Gerencia General
de PDVSA División Oriente como se puede observar en la Figura 3.
Fuente: Manual de Estructuras Básicas de PDVSA Exploración y Producción
(E&P)

Figura 3. Organigrama Estructural de PDVSA Distrito Norte

El organigrama anterior muestra la estructura organizativa general de PDVSA Distrito

Norte, unidad a la cual pertenece la Superintendencia de Ingeniería de Costos.

9. ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DE LA SUPERINTENDENCIA DE

INGENIERÍA DE COSTOS

La Superintendencia de Ingeniería de Costos es una organización adscrita a la Sub-

Gerencia Administrativa del Distrito Norte, como se puede apreciar en la Figura 4, en la
cual se distingue la distribución de los equipos de trabajo que conforman dicha
Superintendencia.
Fuente: Manual de Estructuras Básicas de PDVSA Exploración y Producción
(E&P)

Figura 4: Organigrama Estructural de la Superintendencia de Ingeniería de

Costos

10. MISIÓN DE LA SUPERINTENDENCIA DE INGENIERÍA DE COSTOS

Elaborar Estimados de Costos y Revisión de Ofertas Económicas; mediante el uso de

las aplicaciones técnicas Corporativas, con una oportuna asesoría en la ejecución del
evento presupuestario del Distrito Norte.

11. VISIÓN DE LA SUPERINTENDENCIA DE INGENIERÍA DE COSTOS

Ser una organización que da respuestas oportunas y satisfactorias, en la elaboración de

Estimados de Costos y Revisión de Ofertas Económicas a las organizaciones del
Distrito Norte con un personal altamente capacitado.

12. OBJETIVOS ESPECÍFICOS DE LA SUPERINTENDENCIA DE

INGENIERÍA DE COSTOS

 Realizar Estimados de Costos en sus diferentes niveles presupuestarios;

mediante el uso de aplicaciones técnicas corporativas, optimizando la utilización
 eficiente de los recursos económicos del Distrito Norte, asignados para la
ejecución de las actividades propias de la industria, así como, la realización de
obras de infraestructura y de inversión social; alineados siempre a la Política de
Calidad del Distrito Norte.
 Cumplir con la programación del Plan de formación de la Superintendencia de
Ingeniería de Costos, con la finalidad de contar con un personal altamente
capacitado, motivado y comprometido.

13. OBJETIVOS DE CALIDAD DE LA SUPERINTENDENCIA DE

INGENIERÍA DE COSTOS

 Dar respuestas oportunas y satisfactorias, según los requerimientos de calidad de

Ingeniería de Costos, a las Organizaciones durante años eventos presupuestarios
del Distrito Norte, en plazo programado.

 Mejorar los procesos de Ingeniería de Costos aumentando la eficiencia y eficacia

del Sistema de Gestión de Calidad, mediante la evaluación e implantación de
mejoras continuas, espacio y ambiente de trabajo requerido y tecnología de
vanguardia; contribuyendo al desarrollo socio- económico endógeno con las
organizaciones del Distrito Norte.
CAPÍTULO II

El problema

A continuación se plantea la problemática a estudiar; de igual forma los objetivos que se

persiguen con la realización de la investigación, su alcance, y la importancia que tiene
para la empresa que el estudio se lleve a cabo.

1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Las empresas, bien sean propiedad del estado o privadas siguen planes estratégicos de
inversión para su desarrollo, incluyendo en sus presupuestos anuales los recursos
económicos y financieros que le permitan; garantizar la existencia en el tiempo, adquirir
nuevos activos y mantener e incrementar los niveles de producción. Por esta razón se
ven obligadas a estimar los costos en cada uno de los proyectos que planifican ejecutar
durante el año, y así determinar la rentabilidad de los mismos.

Petróleos de Venezuela, S.A. (PDVSA) como empresa del Estado Venezolano no

escapa de la necesidad de estimar los costos de los nuevos proyectos contemplados en
los presupuestos anuales. Por tal motivo, dispone dentro de su estructura organizativa a
la Superintendencia de Ingeniería de Costos, la cual se encarga de hacer los Estimados
Presupuestarios, Presupuestos Base, Análisis de Reclamos y Ofertas de los proyectos y
procesos que se manejan en la empresa.

En esta Superintendencia se realizan los pronósticos de los costos involucrados en los

proyectos, cuyo alcance y estrategia de ejecución se encuentran bien definidos y son
utilizados para respaldar la toma de decisiones en cada una de las fases de un proyecto.

Para la elaboración y control de los procesos se disponen de programas (Software)

especializados los cuales facilitan el trabajo, haciendo que esta actividad sea menos
laboriosa. La Superintendencia de Ingeniería de Costos, cuenta con programas como;
SICOST el cual se emplea para el cálculo de; sobre costo labor, administración, análisis
de precios unitarios, y la estructura de costo de los proyectos. En otro orden de ideas; se
utiliza la aplicación ESTIMANET para; controlar y gestionar las solicitudes de procesos
que ingresan a la organización, los mismos se adaptan a los requerimientos y normativas
internas de PDVSA.
ESTIMANET en particular, es un sistema de información creado para controlar y
gestionar los procesos solicitados diariamente a esta Superintendencia, en los cuales se
abarcan: Clasificaciones Financieras, Presupuestos Base, Estimados Presupuestarios
(Clase II, Clase III, Clase IV y Clase V), Análisis Económicos de Ofertas, y Reclamos;
constituyendo el sistema de control y gestión de procesos de la organización.

De igual forma a través de la aplicación ESTIMANET se exportan los datos para

determinar el valor de los indicadores de control y gestión los cuales se ven reflejados
en los informes de Gestión de la Superintendencia de Ingeniería de Costos. No obstante
este sistema debe adaptarse a las necesidades y crecimiento de la Organización esto
debido a la incapacidad que presenta para respaldar con solidez la información que se
genera en cada una de las consultas, lo cual eleva la vulnerabilidad de los datos,
perdiendo así su principal objetivo.

En la actualidad el ESTIMANET no arroja los registros deseados en cuanto a la gestión

de la organización ya que, solo proporciona algunos datos los cuales deben ser
capturados y exportados a Microsoft Office EXCEL para tener un mayor dominio de
ellos y así poder realizar los cálculos pertinentes para determinar la gestión de la
organización. Esta actividad retrasa el trabajo y hace que el proceso sea más complejo.

De igual forma la aplicación no posee un módulo o pantalla donde el analista de

ESTIMANET pueda visualizar el índice promedio de casos por personas y por
supervisor así como el estatus del personal; es decir si se encuentran ausentes o activos.
Lo anteriormente descrito afecta la distribución de los diferentes procesos que se
solicitan en la organización lo cual tiene como consecuencia una disparidad en la carga
de trabajo del personal; presentando una influencia negativa en la efectividad de la
organización.

En otro orden de idea el ESTIMANET no emite reportes donde se evidencien los

indicadores del sistema de control y Gestión de la Calidad (Efectividad en la entrega de
estimados de costos procesados, % de solicitudes devueltas de Estimación de Costos por
falta de Información, Efectividad en la entrega oportuna de Estimados de Costos, % de
Solicitud de Estimados de Costos Urgentes) a pesar de que los datos para la realización
de dichos cálculos son extraídos de la base de datos del ESTIMANET.
Aunado a ello, en la organización no existe una meta con la cual se puedan comparar los
resultados que se obtienen en los indicadores y así medir la trazabilidad de los mismos.

Con el actual sistema los administradores de contratos deben dirigirse hasta las oficinas
de la organización para realizar la solicitud de los procesos y Debido a que la
superintendencia presta sus servicios a unidades localizadas en otras jurisdicciones el
traslado de ese personal a nuestras oficinas acarrea costos a la industria derivados por;
pago de transporte, ausencia del personal de sus puestos de trabajo, pérdida de horas
hombres por concepto de viaje y exposición del personal a posibles accidentes.

Por lo expuesto anteriormente se hace necesaria la optimización de dicho sistema a

través de la aplicación de mejoras que comprendan la incorporación de módulos en el
ESTIMANET que permitan a las unidades u organizaciones requirientes; realizar las
solicitudes de procesos desde el área geográfica en la cual se encuentran, consultar el
estatus de sus solicitudes, adjuntar en electrónico los requisitos exigidos por la
organización para realizar los procesos medulares entre otros ítems que van a permitir
un mejor control y gestión de los procesos presupuestarios. De igual forma permitir que
los informes de control y gestión de la organización se realicen en un menor tiempo y
con menos vulnerabilidad en la información.

2. OBJETIVOS

Para lograr las metas que se persiguen con la realización del presente trabajo se
formulan los siguientes objetivos.

2.1. OBJETIVO GENERAL

Optimizar el Sistema de Control y Gestión de los Procesos Financieros, empleado en la

Superintendencia de Ingeniería de Costos de Petróleos de Venezuela S.A. (PDVSA)
Maturín, Distrito Norte Estado Monagas

2.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

 Describir el proceso actual (Aplicación Web ESTIMANET, Indicadores de

Control y Gestión, el manual de Procesos en la sección o capitulo de
procedimientos).
  Realizar un diagnóstico del; sistema de control y gestión de procesos financieros
(ESTIMANET), indicadores de control y gestión, manual de procesos en la
sección o capitulo de procedimientos.

 Analizar a través de la herramienta de los siete pasos para el mejoramiento

continuo la aplicación Web ESTIMANET.

 Elaborar un plan de mejoras para la aplicación Web ESTIMANET.

 Formular indicadores de control y gestión basándose en el diagnóstico de los

mismos.

 Diseñar un modelo optimizado de la aplicación Web ESTIMANET

 Actualizar el manual de procesos de la organización.

3. DELIMITACIÓN

El presente trabajo se realizo en la Superintendencia de Ingeniería de Costos de PDVSA

Maturín, Distrito Norte; ubicada en el Estado Monagas.

4. ALCANCE

La intención de este trabajo; es optimizar el sistema de control y gestión de procesos

empleado en la organización a través de la aplicación de los siete pasos para el
mejoramiento continuo a la aplicación web ESTIMANET, la formulación de
indicadores de control y gestión basándose en un diagnósticos de los mismo, el diseño
de un modelo de la aplicación ESTIMANET optimizado y la actualización del manual
de Procesos, todo ello alineado con el crecimiento progresivo que se ha venido
desarrollando dentro de la superintendencia de Ingeniería de Costos, así como en la
industria petrolera venezolana.

5. JUSTIFICACIÓN E IMPORTANCIA

El éxito de una organización se ve influenciado; por el logro de sus objetivos, los

recursos que emplean para el logro de los mismos, y la capacidad para innovar o
transformar sus procesos con la finalidad de adaptarlos a sus necesidades, a través de un
mejor empleo de sus recursos.

La Superintendencia de Ingeniería de Costos como una organización preocupada por

mejorar el servicio que presta a las demás organizaciones que hacen vida en la industria,
está en la búsqueda constante de cambios o innovaciones que le permitan brindar
respuestas de una manera eficaz y eficiente a sus clientes.

Motivado a ello y a la necesidad de satisfacer a sus clientes; se planteo la realización de

esta investigación la cual resulta de gran importancia ya que, permitirá que las unidades
requirientes, puedan realizar sus solicitudes de manera electrónica; de igual forma le
permitiría a la Superintendencia de Ingeniería de Costos tener un mayor control de las
solicitudes y la información que ingresan, erradicando la devolución de las mismas por
falta de información.

La optimización del sistema de control y gestión de procesos financieros empleado en la

superintendencia de ingeniería de costos; permitirá que los informes de control y gestión
de la organización se realicen en un menor tiempo, así como brindara la oportunidad de
que con solo acceder a la aplicación ESTIMANET se pueda visualizar la efectividad de
la Superintendencia.

En las ideas expresadas anteriormente se refleja la relevancia que tiene para la

Superintendencia de Ingeniería de Costos la realización de la Optimización del Sistema
de Control y Gestión de Procesos Financieros empleado actualmente en la misma.
CAPITULO III

Marco teórico

En el presente Capitulo se abordaran los diferentes conceptos e hipótesis que se

necesitan conocer para la optimización del sistema de control y gestión de procesos.
Entre los conceptos que se expondrán a continuación podemos mencionar;
optimización, sistemas, control y gestión, indicadores, manuales, automatización, bases
de datos, sistemas de información, diagrama de operaciones.

1. OPTIMIZACIÓN

La optimización; es el proceso de modificar un sistema para mejorar su eficiencia o

también el uso de los recursos disponibles. El sistema puede ser un simple programa de
cómputo, una colección de computadoras o incluso una red como Internet, sistemas
industriales entre otros.

Desde un punto de vista informático, la optimización "Es la búsqueda y el hecho de

mejorar el rendimiento de un sistema operativo, programa o dispositivo, a partir de
determinados cambios lógicos (software) o físicos (hardware).
"http://www.alegsa.com.ar/Dic/optimizar.php

La optimización se hace siempre con respecto a uno o más recursos como ser: tiempo de
ejecución, uso de memoria, espacio en disco, ancho de banda, consumo de energía, etc.
Muchas veces la optimización de un recurso se hace a expensas de otros recursos.

2. SISTEMAS

Un sistema es un conjunto de dos o más elementos relacionales entre sí, por

consiguiente no es un elemento primario invisible sino un todo que pueda dividirse en
partes o elementos. Cada elemento de estos que conforman el sistema tiene un efecto
sobre las propiedades del sistema, y la manera como ellas afectan al todo, dependen de
las propiedades y el comportamiento de al menos algún otro elemento en el conjunto.
Por consiguiente, ninguna parte tiene un efecto independiente sobre el todo y cada una
es afectada por al menos alguna.

Se define sistema como un conjunto de elementos independientes o que interactúan

regularmente formando un todo (Sistema Numérico), un grupo de cuerpos que
interactúan entre si bajo las influencias de fuerzas relacionadas (Sistema Gravitacional),
ó un grupo de aparatos o una organización que forma una red especialmente para
distribuir algo o para servir a un propósito común (Sistema: telefónico, calefacción,
autopistas, procesos de datos).

"Se define sistema como un conjunto de componentes que interaccionan entre si para
lograr un objetivo común". [Senn, James; 1978]

Esta investigación se fundamenta con las siguientes bases teóricas, las cuales
simplifican y facilitan el entendimiento del actual sistema desarrollado, con la finalidad
de efectuar un diagnostico del mismo; en el comportamiento del ser humano para
realizar cualquier tarea de diversos niveles de complejidad, aportando una herramienta
para la eficiencia en las operaciones diarias mediante la interacción con el computador.

3. SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Son sistemas hombre-máquina que procesan datos a fin de registrar los detalles
generados por las transacciones que ocurren en las entidades que forman una
organización, y proporcionan información necesaria para la operación, toma de
decisión, ejecución de actividades, operaciones y funciones de la misma.

Para que el sistema de información pueda producir información, han de ocurrir en la

organización hechos o eventos cuyas características puedan ser representadas
simbólicamente por datos. Los datos son, por lo tanto, capturados y procesados por el
sistema con el objeto de producir información. (ver Figura 5).
"El sistema de información es un sistema caracterizado por que es abierto, intercala, con
su ambiente mediante el intercambio de información y se adapta a las necesidades del
ambiente que lo contiene". [Fabregas; 1992]

Los sistemas de información que logran la automatización de procesos operativos

dentro de una organización son llamados Sistemas Transaccionales, ya que su principal
función consiste en procesar transacciones tales como pagos, cobros, pólizas, entradas,
salidas, etc. Por otra parte, existen los sistemas de información que apoyan el proceso de
toma de decisiones como lo son: los Sistemas de Soporte a la Toma de Decisiones, los
Sistemas para la Toma de Decisión de Grupo, los Sistemas Expertos de Soporte a la
Toma de Decisiones y los Sistema de Información para Ejecutivos. Por último, se
encuentra un tercer tipo de sistema, los Sistemas Estratégicos, los cuales se desarrollan
en las organizaciones con el fin de lograr ventajas competitivas, a través del uso de la
tecnología de información. [Peralta, Manuel; 2000]

3.1. OBJETIVOS DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN

 Especificar los Elementos de Diseño Lógico: Especificaciones detalladas de

diseño que describen las características de un sistema de información: entrada,
salida, archivo, bases de datos y procedimientos.

 Actividades de Soporte para Empresas: Los resultados del empleo del sistema
serán de ayuda para mejorar el rendimiento de la empresa. El diseño debe
ajustarse a la forma en que la compañía conduce sus actividades; las tecnologías
son secundarias en relación a los resultados obtenidos con el uso del sistema.

 Proporcionar las Especificaciones de Software: especificar los componentes y

funciones con suficiente detalle para construir el software de aplicación.
3.2. PERSONAS QUE INTERACTÚAN EN UN SISTEMA DE INFORMACIÓN

El recurso humano necesario para que un sistema de información pueda funcionar

incluye desde la persona que ingresa la información, el que la procesa, administra,
programa hasta los usuarios entre otros.

3.2.1. Usuarios

 Operativos: Funcionarios burócratas operativos o administrativos.

 Supervisores: Responsables del grupo de usuarios operativos.

 Ejecutivos: Pertenecen al grupo decisorio de la empresa.

3.2.2. Administradores

 Administradores de Usuarios: Encargados del área operativa.

 Administradores Generales: No están involucrados en ningún área específica,
son los interesados en los planeamientos estratégicos.

3.2.3. Analistas del sistema

 Arqueólogos: Revisionistas de documentación.

 Innovadores: Constantemente involucrados con las nuevas tecnologías.

 Líderes de proyectos.

3.2.4. Diseñadores de sistemas

Recibe el análisis y transforma la lista de requisitos del usuario (exenta de tecnología),

en un diseño arquitectónico de alto nivel que proveerá las especificaciones a los
programadores.

3.2.5. Programadores

Encargados de codificar en lenguaje de especificaciones del diseñador.

3.2.6. Personal de operaciones

En cargados de la seguridad del hardware, seguridad de los datos, copias de respaldo,
ejecución de programas, administración de informes periódicos y de las comunicaciones
(red).

4. BASE DE DATOS

Una base de datos puede concebirse como una recolección de datos interrelacionados,
almacenados como un conjunto, con el fin de servir a diversos usuarios y varias
aplicaciones. Además, ayudan a las organizaciones en el tratamiento de la información.

Las bases de datos son realmente una forma útil de organizar los datos. Estos datos
almacenados en la base de datos no tienen redundancias innecesarias y pueden cambiar
su estructura y organización sin que los programas de aplicación sufran grandes
cambios.

4.1. REQUERIMIENTOS DE LAS BASES DE DATOS

El análisis de requerimientos para una base de datos incorpora las mismas tareas que el
análisis de requerimientos del software. Es necesario un contacto estrecho con el
cliente; es esencial la identificación de las funciones e interfases; se requiere la
especificación del flujo, estructura y asociatividad de la información y debe
desarrollarse un documento formal de los requerimientos.

4.2. CARACTERÍSTICAS DE UNA BASE DE DATOS

Las características de una base de datos son las siguientes:

 Autodescriptiva: Además de los datos fuente del usuario, contiene una

descripción de su propia estructura denominada diccionario de datos, la cual
hace posible determinar el contenido de la base de datos.

 Conjunto de Registros Integrados: Posee una jerarquía normal de los datos como
sigue: los bits conforman bytes o caracteres, los caracteres contribuyen campos,
los campos integran registros y los registros componen archivos. Una base de
datos incluye archivos con los datos del usuario e índices usados para
representar las relaciones entre los datos y mejorar el desempeño de las
aplicaciones de la base de datos.
  Modelo de un Modelo: Una base de datos representa un modelo de la realidad o
por lo menos una parte de la misma. El grado de detalle que debe de incorporase
en la base de datos depende de la información deseada.

4.3. SISTEMAS DE GESTIÓN DE BASE DE DATOS

Un sistema de gestión de base de datos (SGDB), es un sistema que proporciona un

control completo sobre la forma de definir los datos, de trabajar con ellos y de compartir
información con otros programas o aplicaciones. Este tipo de sistema también
proporciona características sofisticadas que permite catalogar y gestionar grandes
cantidades de datos en muchas tablas de forma sencilla.

5. SOFTWARE LIBRE

En inglés free software: es la denominación del software que brinda libertad a los
usuarios sobre su producto adquirido y por tanto, una vez obtenido, puede ser usado,
copiado, estudiado, modificado y redistribuido libremente. Según la Free Software
Foundation, el software libre se refiere a la libertad de los usuarios para ejecutar, copiar,
distribuir, estudiar, cambiar y mejorar el software; de modo más preciso, se refiere a
cuatro libertades de los usuarios del software: la libertad de usar el programa, con
cualquier propósito; de estudiar el funcionamiento del programa, y adaptarlo a las
necesidades; de distribuir copias, con lo que puede ayudar a otros; de mejorar el
programa y hacer públicas las mejoras, de modo que toda la comunidad se beneficie
(para la segunda y última libertad mencionadas, el acceso al código fuente es un
requisito previo).

5.1. DEFINICIÓN LEGAL

Programa de computación cuya licencia garantiza al usuario acceso al código fuente del
programa y lo autoriza a ejecutarlo con cualquier propósito, modificarlo y redistribuir
tanto el programa original como sus modificaciones en las mismas condiciones de
licenciamiento acordadas al programa original, sin tener que pagar regalías a los
desarrolladores previos (Decreto 3390, artículo 2).

6. CONTROL
Es la función fundamental de la ingeniería cuyo mayor propósito es medir, evaluar y
corregir las operaciones del proceso, máquina o sistema bajo condiciones dinámicas
para lograr los objetivos deseados dentro de las especificaciones de costo y seguridad.
(Handbook of Industrial Engineering)

El control es un proceso por medio del cual se modifica algún aspecto de un sistema
para que se alcance el desempeño deseado en el mismo. La finalidad del proceso de
control es hacer que el sistema se encamine completamente hacia sus objetivos. El
control no es un fin en sí mismo, es un medio para alcanzar el fin, o sea mejorar la
operación del sistema.

Algunos autores como S. García Echevarria (1991) aseguran que el tema del
"controlling", adquiere en la actualidad una nueva interpretación porque la empresa se
encuentra en un proceso de cambio total. Este autor establece que se deben descubrir los
entornos y las potencialidades propias de la Organización; pues el sistema de dirección
tiene que orientarse a descubrir las estrategias para adaptarse a situaciones cambiantes.
Define el Controlling Moderno como la filosofía de la anticipación y la terapia de la
prevención.

7. GESTIÓN

Según Companys Pascual (management) es el conjunto Planificación - Organización -

Control; Planificación equivale a la formulación de objetivos y las líneas de acción para
alcanzarlos, se centra en seleccionar los objetivos de la organización que tienen
repercusión en la producción, elaborarlos en términos productivos y completarlos con
objetivos derivados, establecer las políticas, programas y procedimientos para el
alcance; Organización es la estructuración de tareas, distribución de responsabilidades y
autoridad, dirección de personas y coordinación de esfuerzos en vías de la consecución
de los objetivos, establecimiento de las estructuras formales de división del trabajo
dentro del subsistema, determinar, enumerar y definir las actividades requeridas, la
responsabilidad de realizarlo; Control garantiza que los resultados y rendimientos
obtenidos se encuentren dentro del intervalo marcado y en dependencia de esto tomar
las medidas correctoras, su información se toma directamente de las operaciones.
Hernández (1997) plantea que, "la gestión es el proceso mediante el cual se formulan
objetivos y luego se miden los resultados obtenidos para finalmente orientar la acción
hacia la mejora permanente de los resultados". (p. 54).

Según Jordán (1996), "gestión es dirigir las acciones que constituya la puesta en marcha
concreta de la política general de la empresa y tomar decisiones orientadas a alcanzar
los objetivos marcados".

8. PROCESO DE CONTROL DE GESTIÓN

En términos generales, se puede decir que el control debe servir de guía para alcanzar
eficazmente los objetivos planteados con el mejor uso de los recursos disponibles
(técnicos, humanos, financieros, etc.). Por ello podemos definir el control de gestión
como un proceso de retroalimentación de información de uso eficiente de los recursos
disponibles de una empresa para lograr los objetivos planteados.

Sin embargo podemos concretar otros fines más específicos como los siguientes:

 Informar: Consiste en transmitir y comunicar la información necesaria para la

toma de decisiones.

 Coordinar: Trata de encaminar todas las actividades eficazmente a la

consecución de los objetivos.

 Evaluar: La consecución de las metas (objetivos) se logra gracias a las personas,

y su valoración es la que pone de manifiesto la satisfacción del logro.

 Motivar: El impulso y la ayuda a todo responsable es de capital importancia para

la consecución de los objetivos.

9. SISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN

Un Sistema de Control de Gestión (SCG) es una estimulación organizada para que los
"manager " descentralizados tomen sus decisiones a su debido tiempo, permite alcanzar
los objetivos estratégicos perseguidos por cada empresa. Para mantener la eficiencia
organizativa y facilitar la toma de decisiones es fundamental controlar la evolución del
entorno y las variables de la propia organización que pueden afectar su propia
supervivencia.

El sistema de control de gestión como conjunto de procedimientos que representa un

modelo organizativo concreto para realizar la planificación y control de las actividades
que se llevan a cabo en la empresa, queda determinado por un conjunto de actividades y
sus interrelaciones, y un sistema informativo (SI).

Sin embargo se encuentran otros enfoques modernos que conciben el SCG como un
sistema de información-control superpuesto y enlazado continuamente con la gestión
que tiene por fin definir los objetivos compatibles, establecer las medidas adecuadas de
seguimiento y proponer las soluciones específicas para corregir las desviaciones. El
control es activo en el sentido de influenciar sobre la dirección para diseñar el futuro y
crear continuamente las condiciones para hacerlo realidad.

10. SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

Es el conjunto de normas. Interrelacionados de una empresa u organización por los

cuales se administra de forma ordenada la calidad de la misma, en la búsqueda de la
satisfacción de sus clientes. Entre dichos elementos, los principales son:

La estructura de la organización: La estructura de la organización responde al

organigrama de la empresa donde se jerarquizan los niveles directivos y de gestión.

 La estructura de responsabilidades: La estructura de responsabilidades implica a

personas y departamentos. La forma más sencilla de explicar las
responsabilidades en calidad, es mediante un cuadro de doble entrada, donde
mediante un eje se sitúan los diferentes departamentos y en el otro, las diversas
funciones de la calidad.

 Procedimientos: Los procedimientos responden al plan permanente de pautas

detalladas para controlar las acciones de la organización.

 Procesos: Los procesos responden a la sucesión completa de operaciones

dirigidos a la consecución de un objetivo específico.
  Recursos: Los recursos, no solamente económicos, sino humanos, técnicos y de
otro tipo, deberán estar definidos de forma estable y además de estarlo de forma
circunstancial.

11. LA MEJORA CONTINUA

"Es una herramienta de incremento de la productividad que favorece un crecimiento

estable y consistente en todos los segmentos de un proceso"
http://es.wikipedia.org/wiki/Mejora_continua.

La mejora continua asegura la estabilización del proceso y la posibilidad de mejora.

Cuando hay crecimiento y desarrollo en una organización o comunidad, es necesario la
identificación de todos los procesos y el análisis mensurable de cada paso llevado a
cabo. Algunas de las herramientas utilizadas incluyen las acciones correctivas,
preventivas y el análisis de la satisfacción en los miembros o clientes. Se trata de la
forma más efectiva de mejora de la calidad y la eficiencia en las organizaciones.

12. ESTIMANET

Es un sistema de control y gestión de procesos financieros realizado como una

aplicación Web amigable que tiene por finalidad el registro y control de todos los
procesos financieros que son solicitados diariamente a la superintendencia de ingeniería
de costos. Mediante la automatización del proceso de estimación de costos, donde se
generan reportes e indicadores de Gestión que sirvan como la base para la toma de
decisiones. Esta aplicación maneja algunos de los datos necesarios para la ejecución de
dichos procesos (Descripción del Proceso, Organización Requiriente, Supervisor
Encargado, Estimador o Analista, Tipo de Solicitud, Fechas de la Solicitud, Horas
Hombres, Centro de Costos, etc.) y es utilizado por el personal que labora en la
Superintendencia de Ingeniería de Costos Distrito Norte, entre los cuales se encuentra el
Superintendente, Supervisores, Ingenieros o Estimadores de Costos y Analista de
Estimanet; además, posee una arquitectura flexible que permitirá su uso al personal de
Ingeniería de Costos de otros Distritos y Divisiones.

13. INDICADORES
Un indicador; según Jaramillo (2007) "es una medida de la condición de un proceso o
evento en un momento determinado. Los indicadores en conjunto pueden proporcionar
un panorama de la situación de un proceso, de un negocio, de la salud de un enfermo o
de las ventas de una compañía".

Empleándolos en forma oportuna y actualizada, los indicadores permiten tener control

adecuado sobre una situación dada; la principal razón de su importancia radica en que es
posible predecir y actuar con base en las tendencias positivas o negativas observadas en
su desempeño global.

14. INDICADORES DE GESTIÓN

Todas las actividades pueden medirse con parámetros que enfocados a la toma de
decisiones son señales para monitorear la gestión, así se asegura que las actividades
vayan en el sentido correcto y permiten evaluar los resultados de una gestión frente a
sus objetivos, metas y responsabilidades. Estas señales son conocidas como indicadores
de gestión.

Según Jaramillo (2007) "Un indicador de gestión es la expresión cuantitativa del

comportamiento y desempeño de un proceso, cuya magnitud, al ser comparada con
algún nivel de referencia, puede estar señalando una desviación sobre la cual se toman
acciones correctivas o preventivas según el caso."

15. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Según SISTEMAS ADMINISTRATIVOS GÒMEZ CEJA MÉXICO, Mc GRAW HILL

(1997). "es el documento que contiene la descripción de actividades que deben seguirse
en la realización de las funciones de una unidad administrativa, o de dos ò mas de ellas.
El manual incluye además los puestos o unidades administrativas que intervienen
precisando su responsabilidad y participación".

Suelen contener información y ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos

necesarios, máquinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda
auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la empresa.
En el se encuentra registrada y transmitida sin distorsión la información básica referente
al funcionamiento de todas las unidades administrativas, facilita las labores de auditoria,
la evaluación y control interno y su vigilancia, la conciencia en los empleados y en sus
jefes de que el trabajo se está realizando o no adecuadamente.

16. PROCESOS PRESUPUESTARIOS

Los procesos presupuestarios permiten la previsión de gastos e ingresos para un

determinado periodo de tiempo, por lo general un año. Un proceso presupuestario es la
evaluación de un proyecto, que requiere de un documento que permite a las empresas,
gobiernos, organizaciones privadas y familias establecer prioridades y evaluar la
consecución de sus objetivos.

Un presupuesto familiar o personal ayuda a los individuos a equilibrar sus ingresos y

gastos. Un proceso presupuestario suele utilizarse como herramienta para la toma de
decisiones sobre la gestión y el crecimiento de la actividad de la empresa.

16.1. ESTIMADO DE COSTO

Un estimado de costo "Es un pronóstico de los costos que conforman un proyecto o

programa de alcance y estrategias de ejecución definidos que respalda la toma de
decisiones en cada una de las fases de un proyecto". [Manual de Estimación de Costos
PDVSA; 1999].

16.1.1. Tipos de estimado de costos

Estimado de Costo Clase V (también llamado estimado conceptual, de orden de

magnitud o para fines de planificación de un proyecto); es una estimación basada en una
definición a "grosso modo" de dicho proyecto y de sus unidades de proceso, donde la
información disponible se limita esencialmente al tamaño, capacidad, ubicación
geográfica, especificación preliminar de los insumos y productos, fechas estimadas de
inicio y completación. Es un estimado de Costos que tiene como objetivo principal la
planificación a mediano plazo, realizar estudios de factibilidad para los proyectos, y/o la
obtención de fondos para la ingeniería conceptual.
Estimado de Costo Clase IV o estimado de costos para fines de selección del proyecto,
es un pronóstico realizado antes de finalizar "la base de diseño", basado solamente en la
definición de unidades de procesamientos principales o de secciones importantes de
unidades de procesamiento. Este tipo de estimado se utiliza al disponerse de
información más detallada que la disponible en un estimado clase V, para decidir entre
varias alternativas conceptualmente viables para respaldar la decisión de continuar o no
con el proyecto; de igual forma con un estimado clase IV se solicitan fondos para la
ejecución de la Ingeniería Básica de un proyecto.

Estimación de Costo Clase III: es un pronóstico realizado después que la "base de

diseño" del proyecto se ha completado en 60% de la Ingeniería Básica. Se ha concluido
también los estudios para seleccionar el tipo, tamaño y parámetros del diseño para las
plantas de procesamiento y otras unidades y se ha comenzado el trabajo de diseño de
equipos básicos incluyendo las especificaciones de diseño. Este estimado es utilizado
para solicitar la aprobación de fondos presupuestarios, requeridos para la ejecución de la
Ingeniería detallada y/o para la colocación de órdenes de compras de equipos y
materiales críticos de largo tiempo de entrega.

Estimación de Costo Clase II: es un pronóstico basado en especificaciones de diseño

básico completadas, las cuales son de un alcance suficiente como para definir
integralmente el proyecto para el diseño y la ingeniería detallada subsiguiente. Esto
significa que los principales componentes de equipos, edificios, requerimientos de
almacenaje, y otros. Los objetivos principales de un Estimado CLASE II son la solicitud
de aprobación de fondos en el presupuesto de inversiones. Establecer el presupuesto
base de control del proyecto durante la ejecución de los trabajos. Establecer el flujo de
caja y evaluar la tasa de retorno de la inversión. Disponer de una base de control de
costos para la ejecución de la ingeniería de detalle, procura y construcción de proyecto.

Estimado de Costo Clase I: es un pronóstico realizado cuando el avance de la ingeniería

de Detalle es tal que se dispone del diseño completo de fundaciones, estructuras,
despliegue de líneas y tuberías y se conocen cómputos métricos de los materiales de
construcción, así como, servicios de perforación. Sirve como referencia oficial en un
proceso licitatorio para la ejecución de obras, servicios, compras de materiales y/o
equipos, así como también para controlar los montos aprobados y autorizados de
desembolso para cada uno de los renglones antes mencionados.
Clasificación Financiera: es un estimado de Costos Clase I, que determina el orden de
magnitud financiera de la obra o servicio a contratar con la finalidad de determinar la
relación de las empresas que participan en el proceso licitatorio; así como la delegación
de autoridad financiera pertinente y la estrategia de contratación a utilizar.

16.1.2. Revisión y análisis de ofertas económicas

Es el informe de revisión y análisis económico que se realiza a las ofertas económicas

presentadas por las empresas contratistas en los procesos de Licitación General,
Licitación Selectiva, Adjudicación Directa y Concurso de Credenciales, con la finalidad
de determinar el cumplimiento de los requerimientos de acuerdo a los criterios para el
examen y evaluación de ofertas económicas y social establecidos en el Pliego de
Licitación y las Leyes que aplican al momento del análisis.

17. DIAGRAMAS DE PROCESOS

Se definen los diagramas de procesos representaciones gráficas relativas a un proceso

industrial o administrativo, de los pasos que se siguen en toda una secuencia de
actividades, identificándolo mediante símbolos de acuerdo con su naturaleza; incluye
toda la información que se considera útil para una mejor definición del estudio del
trabajo elegido, y presenta los hechos que posteriormente se analizan, tal como
distancias recorridas, cantidad considerada y tiempo requerido.

17.1. SIMBOLOGÍA UTILIZADA EN LOS MEDIOS GRÁFICOS

18. DIAGRAMA DE OPERACIONES DE PROCESO

Es la representación gráfica que muestra la secuencia de los puntos en los cuales se

introducen los materiales al proceso y del orden de todas las OPERACIONES E
INPECCIONES, desde la llegada de la materia prima hasta el empaque o arreglo final
del producto terminado. Excluye aquellas actividades relacionadas con la manipulación
del material (transporte, almacenaje). Señala la entrada de todos los componentes y
subconjuntos al ensamble con el conjunto principal.
Además contiene toda la información que se considera adecuada para el análisis, como
por ejemplo, márgenes de tiempo, materiales, facilidades físicas empleadas, etc.

19. ANÁLISIS FODA

El Análisis FODA o Análisis DAFO (SWOT - Strengths, Weaknesses, Opportunities,

Threats, en inglés) es una metodología de estudio de la situación competitiva de una
empresa en su mercado y de las características internas de la misma, a efectos de
determinar sus Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas; las debilidades y
fortalezas son internas a la empresa; las amenazas y oportunidades son externas, y se
presentan en su entorno. Durante la etapa de planificación estratégica y a partir del
análisis FODA se debe poder contestar cada una de las siguientes preguntas:

¿Cómo se puede aprovechar cada fortaleza?

¿Cómo se puede explotar cada oportunidad?

¿Cómo se puede detener cada debilidad?

¿Cómo se puede defender de cada amenaza?

19.1. COMPONENTES DEL ANÁLISIS FODA

El análisis consta de cuatro pasos:

 Análisis Externo (También conocido como "Modelo de las cinco fuerzas de

Porter")
 Análisis Interno

 Confección de la matriz FODA

 Determinación de la estrategia a emplear

19.1.1. Análisis externo

Los elementos externos que se deben analizar durante el análisis FODA corresponden a
las oportunidades y amenazas que la empresa tiene frente a sus competidores,
proveedores, legislación y gobierno.
Algunas de las preguntas que se pueden realizar y que contribuyen en el desarrollo del
análisis dependiendo de si representan una oportunidad o una amenaza son:

OPORTUNIDADES

¿A qué buenas oportunidades se enfrenta la empresa?

¿De qué tendencias del mercado se tiene información?

¿Existe una coyuntura en la economía del país?

¿Qué cambios de tecnología se están presentando en el mercado?

¿Qué cambios en la normatividad legal y/o política se están presentando?

¿Qué cambios en los patrones sociales y de estilos de vida se están presentando?

AMENAZAS

¿A qué obstáculos se enfrenta la empresa?

¿Qué están haciendo los competidores?

¿Se tienen problemas de recursos de capital?

¿Puede algunas de las amenazas impedir totalmente la actividad de la empresa?

El análisis externo, permite fijar las oportunidades y amenazas que el contexto puede
presentarle a una organización. De acuerdo a Porter existen cinco fuerzas que
determinan las consecuencias de rentabilidad a largo plazo de un mercado o de algún
segmento de éste. La idea es que las empresas deben evaluar su posición frente a éstas
cinco fuerzas que rigen temporalmente la competencia industrial:

 Amenaza de entrada de nuevos competidores

 La rivalidad entre los competidores

 Poder de negociación de los proveedores

 Poder de negociación de los compradores

  Amenaza de ingreso de productos sustitutivos

19.1.2. Análisis interno

Los elementos internos que se deben analizar durante el análisis FODA corresponden a
las fortalezas y debilidades que se tienen respecto a la disponibilidad de recursos de
capital, personal, activos, calidad de producto, estructura interna y de mercado entre
otros.

El análisis interno, permite fijar las fortalezas y debilidades de la organización,

realizando un estudio que permite conocer la cantidad y calidad de los recursos y
procesos con que cuenta el ente.

Para realizar el análisis interno de una corporación deben aplicarse diferentes técnicas
que permitan identificar dentro de la organización que atributos le permiten generar una
ventaja competitiva sobre el resto de sus competidores.

Algunas de las preguntas que se pueden realizar y que contribuyen en el desarrollo del
análisis dependiendo de si representan una fortaleza o una debilidad son:

FORTALEZAS

¿Qué ventajas tiene la empresa?

¿Qué hace la empresa mejor que cualquier otra?

¿A que recursos de bajo costo o de manera única se tiene acceso?

¿Qué percibe la gente del mercado como una fortaleza?

¿Qué elementos facilitan obtener una venta?

DEBILIDADES

¿Qué se puede mejorar?

¿Que se debería evitar?

¿Qué percibe la gente del mercado como una debilidad?

¿Qué factores reducen las ventas o el éxito del proyecto?

20. MATRIZ FODA

Es una herramienta objetiva, práctica y viable, para la realización de diagnósticos;

permite desarrollar las estrategias, y de ésta forma analizar los factores que tienen
mayor preponderancia; proporciona juicios para la construcción de un balance
estratégico, que representa para la dirección de las organizaciones la posibilidad de
participar en forma exitosa en la implantación de estrategias.

Se basa en el análisis de las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas, como

fundamento para la formulación de las estrategias. (Ver Figura 6).

Fuente: http://www.intercontacto.com/uploadimages

Figura 6. Matriz Foda

21. CICLO DE MEJORA CONTINUA

En FIM – PRODUCTIVIDAD han diseñado una metodología de siete pasos, la cual ha
sido aprobada en muy diversas situaciones y áreas de gestión, desde personal hasta
producción, desde ventas hasta seguridad industrial y finanzas los cuales han permitido
lograr:
  Desglosar el proceso de mejoramiento en fases bien diferenciadas, lo cual
permite concentrar la atención del equipo de mejora en asuntos y aspectos del
proceso de mejoramiento del mismo carácter.
 Facilitar el aprendizaje y recuerdo de cada paso, ya que su cantidad no requiere
mantener a la mano el manual respectivo, como es el caso de metodología de
más de 10 pasos, los cuales son difíciles de recordar y hasta diferenciar.

Los 7 pasos del proceso de mejoramiento son:

 1) Selección de los problemas (oportunidades de mejora): Este paso tiene como

objetivo la identificación y escogencia de los problemas de calidad y
productividad del departamento o unidad bajo análisis.
 2) Cuantificación y subdivisión del problema u oportunidad de mejora
seleccionada: El objetivo de este paso es precisar mejor la definición del
problema, su Cuantificación y la posible subdivisión en subproblemas o causas
síntomas.

 3) Análisis de causas raíces especificas: El objetivo de este paso es identificar y

verificar las causas raíces específicas del problema en cuestión, aquellas cuya
eliminación garantizará la no recurrencia del mismo. La especificación de las
causas raíces dependerá de lo bien que haya sido realizado el paso anterior. En
este paso se impone la necesidad de hacer mensurable el impacto o influencia de
la causa a través de indicadores que den cuenta de la misma, de manera de ir
extrayendo la causa más significativa y poder analizar cuanto del problema será
superado al erradicar la misma.

 4) Establecimiento del nivel de desempeño exigido (metas de mejoramiento):

Este paso tiene como objetivo establecer el desempeño exigido al sistema o
unidad y las metas a alcanzar sucesivamente; en tal sentido, el establecimiento
de las mismas condicionará las soluciones y el ritmo de su implantación.

 5) Diseño y programación de soluciones: El objetivo de este paso es identificar y

programar las soluciones que incidirán significativamente en la eliminación de
las causas raíces. En una organización donde no ha habido un proceso de
mejoramiento sistemático y donde las acciones de mantenimiento y control
 dejan mucho que desear y las soluciones tienden a ser obvias y a referirse al
desarrollo de acciones de este tipo, sin embargo, en procesos más avanzados las
soluciones no son tan obvias y requieren, según el nivel de complejidad, un
enfoque creativo en su diseño. En todo caso cuando la identificación de causas
ha sido bien desarrollada, las soluciones hasta para los problemas inicialmente
complejos aparecen como obvias.

 6) Implantación de soluciones: Este paso tiene dos objetivos; probar la

efectividad de las soluciones, hacer los ajustes necesarios para llegar a una
definitiva y asegurarse que las soluciones sean asimiladas e implementadas
adecuadamente por la organización en el trabajo diario.

 7) Establecimiento de acciones de garantía: El objetivo de este paso es asegurar

el mantenimiento del nuevo nivel de desempeño alcanzado. Este resulta un paso
fundamental ya que, de él dependerá la estabilidad en los resultados y la
acumulación de aprendizaje para profundizar el proceso.

22. DIAGRAMA CAUSA – EFECTO (ISHIKAWA)

"Es una forma de organizar y representar las diferentes teorías propuestas sobre las
causas de un problema. Se conoce también como diagrama de Ishikawa o diagrama de
espina de pescado (Ver figura 7) y se utiliza en las fases de Diagnóstico y Solución de la
causa" (Rodríguez Francisco; 1.991).

Fuente: http:// www.fecyt.es

Figura 7. Diagrama Causa – Efecto

El diagrama causa-efecto es un vehículo para ordenar, de forma muy concentrada, todas

las causas que supuestamente pueden contribuir a un determinado efecto. Nos permite,
por tanto, lograr un conocimiento común de un problema complejo, sin ser nunca
sustitutivo de los datos. Es importante ser conscientes de que los diagramas de causa-
efecto presentan y organizan teorías. Sólo cuando estas teorías son contrastadas con
datos podemos probar las causas de los fenómenos observables. Errores comunes son
construir el diagrama antes de analizar globalmente los síntomas, limitar las teorías
propuestas enmascarando involuntariamente la causa raíz, o cometer errores tanto en la
relación causal como en el orden de las teorías, suponiendo un gasto de tiempo
importante.

23. TORMENTA DE IDEAS

"Es una herramienta de trabajo grupal que facilita el surgimiento de nuevas ideas sobre
un tema o problema determinado. La lluvia de ideas es una técnica de grupo para
generar ideas originales en un ambiente relajado".
http://es.wikipedia.org/wiki/Brainstorming

Esta herramienta fue ideada en el año 1941 por Alex F. Osborne, cuando su búsqueda
de ideas creativas resultó en un proceso interactivo de grupo no estructurado que
generaba más y mejores ideas que las que los individuos podían producir trabajando de
forma independiente; dando oportunidad de hacer sugerencias sobre un determinado
asunto y aprovechando la capacidad creativa de los participantes.

23.1. CARACTERISTICAS DE LA TORMENTA DE IDEAS

A continuación se comentan una serie de características que ayudan a

comprender la naturaleza de la herramienta:

 Participación: Favorecen la intervención múltiple de los participantes,

enfocándola hacia un tema específico, de forma estructurada y sistemática.
  Creatividad: Las reglas a seguir para su realización favorecen la obtención de
ideas innovadoras. Estas son en general, variaciones, reordenaciones o
asociaciones de conceptos e ideas ya existentes.

23.2. PROCESO DE LA TORMENTA DE IDEAS

A continuación se presenta un desglose de los pasos que se deben llevar a cabo para la
aplicación de la herramienta, así como las actividades que se realizan en cada uno de
ellos. (Ver figura 8)

Fuente:http://www.fundibeq.org/metodologias/herramientas/tormenta_de_ideas.

Figura 8. Proceso para Aplicación de la Tormenta de Ideas

CAPÍTULO IV

Marco metodológico

En el marco metodológico se definirá el tipo de estudio, las técnicas y procedimientos

que se ejecutaron para la realización de la investigación. La población y muestra que fue
objeto de estudio, así como los recursos que se emplearon para la consecución de los
objetivos.

1. TIPO DE ESTUDIO

Puede ser de diversos tipos de acuerdo a la problemática, y variables a estudiar. De

igual forma su determinación se ve influenciada por el alcance de la investigación.

1.1. SEGÚN EL PROPÓSITO O RAZÓN

Aplicada: Se caracteriza porque busca la aplicación o utilización de los conocimientos

que se adquieren, con la finalidad de diseñar y/o formular mecanismos, estrategias que
permitan la optimización del sistema de control y gestión de procesos financieros
empleado en la Superintendencia de Ingeniería de Costos.

1.2. SEGÚN EL NIVEL DE PROFUNDIDAD

Descriptiva: Se logra caracterizar un objeto de estudio o una situación concreta, señalar

sus características, propiedades, así como analizarlas e interpretadas. Combinada con
ciertos criterios de clasificación sirve para ordenar, agrupar o sistematizar los objetos
involucrados en el trabajo indagatorio. Esta estrategia permitió que se realice un estudio
de todos los elementos que intervienen en el sistema de control y gestión de procesos; y
de esta manera ayudo a tener una idea más amplia sobre el problema a estudiado,
especificando o detallando las características del entorno q rodea la situación actual de
dicho sistema.
1.3. SEGÚN LA ESTRATEGIA

De campo: se apoya en informaciones que provienen entre otras, de entrevistas,

cuestionarios, encuestas y observaciones directas que entornan el proceso de control y
gestión de procesos; sirviendo de base para la formulación de las mejoras a
implementarse en dicho sistema.

2. POBLACIÓN

La población que se utilizó para la realización de la investigación estuvo compuesta por

el sistema de control y gestión de procesos financieros empleado en la organización.

3. MUESTRA

Se tomó como muestra el sistema de control y gestión de procesos financieros empleado

en la Superintendencia de Ingeniería de Costos.

4. RECURSOS

Para cumplir con los objetivos planteados, se utilizaron los siguientes medios:

 Biblioteca: proporciona ayuda en la búsqueda del apoyo bibliográfico para

sentar las bases teóricas del estudio.

 Internet: la utilización de esta herramienta proporciona información acerca del

tema que se pretende abordar; lo cual facilita la realización del diagnostico.

 Observaciones directas: a través de ellas se lleva a cabo la descripción del

sistema de control y gestión de procesos; así como cada uno de los elementos
que lo conforman.

 Entrevistas: con el personal que desempeña actividades dentro del sistema de

control y gestión, de igual forma con los supervisores, estimadores y
superintendente.
  Paquetes computarizados: Se utilizarán programas bajo el ambiente de
Windows, tales como: Word, Excel, Power Point, y la aplicación ESTIMANET.

5. PROCEDIMIENTO

Aplicación de técnicas y herramientas que permitan la optimización del sistema de

control y gestión de procesos financieros, los cuales permitirán adaptar dicho sistema a
las necesidades de la organización.

Para lograr materializar los objetivos se deben realizar las siguientes actividades

5.1. RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN

Esta es la fase en la cual se recopiló toda la información acerca del sistema actual, a
través de entrevistas directas y no estructuradas con el personal intrínsicamente
asociado al sistema.

5.2. DESCRIPCIÓN DE LA APLICACIÓN WEB ESTIMANET, INDICADORES

DE CONTROL Y GESTIÓN, EL MANUAL DE PROCESOS (EN LA SECCIÓN
O CAPITULO DE PROCEDIMIENTOS)

En esta fase se describió la aplicación web ESTIMANET; de igual forma se presentó el

sistema de indicadores de control y gestión que se utiliza actualmente en la organización
para medir su desempeño. En el mismo orden de ideas se realizó con el manual de
procesos (en la sección de procedimientos).

5.3. DESCRIPCIÓN DE LAS OPERACIONES QUE SE LLEVAN A CABO CON

LA APLICACIÓN WEB ESTIMANET

En esta etapa se describieron las operaciones que se llevan a cabo con el ESTIMANET;
desde que se reciben las solicitudes hasta que se entregan los productos.

5.4. DIAGRAMA DE OPERACIONES DE PROCESO DE LA APLICACIÓN

WEB ESTIMANET

Se realizó una representación gráfica de las operaciones que se describieron en la fase

anterior.
5.5. DIAGNÓSTICO DEL SISTEMA DE CONTROL Y GESTIÓN DE
PROCESOS, SISTEMA DE INDICADORES DE CONTROL Y GESTIÓN,
MANUAL DE PROCESOS (PROCEDIMIENTOS).

Se realizó un diagnóstico del sistema de control y gestión de procesos, así como de los
factores que se podrían ver afectados por la optimización de dicho sistema como lo son;
el sistema de indicadores de control y gestión, y los procedimientos de la organización
que se encuentran declarados en el manual de procesos.

5.5.1. Diagnóstico de la Aplicación Web ESTIMANET

Consistió en realizar un análisis FODA, clasificando la información que se había

recolectado acerca del sistema y que podían ser características de posibles fortalezas,
oportunidades, debilidades o amenazas de acuerdo a la forma en que puedan repercutir
en el sistema.

Luego de ello se construyó la matriz FODA con las características más resaltantes por
cada renglón y se procedió a formular las estrategias enfocándolas en mitigar las
amenazas y debilidades que podían afectar el buen funcionamiento de la aplicación a
través de las fortalezas que éste posea y de la explotación de las oportunidades de
mejoras que se presenten.

5.5.2. Diagnóstico de los Indicadores de Control Y Gestión

Determinados los factores que componen los indicadores de control y gestión se le

realizó el análisis FODA; el cual permitió establecer el estado en que se encuentran los
indicadores, así como las principales amenazas que puedan afectar el buen
funcionamiento de los mismos.

Cuando se culminó el proceso de identificación y clasificación de factores como

amenazas, oportunidades, fortalezas, debilidades; se construyó la matriz FODA, donde
se incluyeron los aspectos más resaltantes de los factores mencionados anteriormente.
Posterior a ello se realizó un cruce entre los factores similar al realizado con la
aplicación web ESTIMANET, para dar lugar a la formulación de las estrategias a
seguir.
5.5.3. Diagnóstico del Manual de Procesos (Sección o Capitulo de Procedimientos)

En este paso se determinó el estado en el cual se encuentra el manual de procesos

(procedimientos) con respecto al sistema de control y gestión que se lleva a cabo en la
organización; con la finalidad de determinar aquellos aspectos externos al manual que
puedan resultar amenazas u oportunidades de mejoras, de igual forma se estudiaron los
aspectos propios del manual que puedan resultar fortalezas o debilidades.

Luego de realizarse el análisis anterior se construyó la matriz FODA contentiva de los

aspectos más resaltantes con el objetivo de proponer las estrategias que permitan
mejorar o adecuar el manual a las necesidades de la organización.

5.6. APLICACIÓN DEL CICLO DE MEJORA CONTINUA A LA

HERRAMIENTA WEB ESTIMANET 5.6.1. Selección de los Problemas

En este caso se escogieron los problemas que presenta la aplicación que se analizó, para
ello se aplicó la herramienta de tormenta de ideas, la cual permitió listar dichos
problemas y decidir en cuál de ellos se presenta la mejor oportunidad de mejora.

5.6.2. Cuantificación y Subdivisión del problema u Oportunidad de Mejora

Se procedió a estratificar y/o subdividir el problema a solucionar, en causas de acuerdo

a sus síntomas y luego se cuantificó el impacto de cada subdivisión utilizando el
diagrama de paretto.

5.6.3. Análisis de Causas Raíces Especificas

En este paso se listaron las causas de ocurrencia del problema para cada subdivisión del
mismo utilizando la tormenta de ideas, luego se agruparón dichas causas de acuerdo a
su afinidad empleando el diagrama causa- efecto.

5.6.4. Establecimiento del Nivel de Desempeño Exigido

A continuación se procedió a establecer los niveles de desempeño del sistema según los
requerimientos de la superintendencia, es decir se visualizó el comportamiento del
sistema en un periodo de tiempo.
5.6.5. Diseño y programación de Soluciones

En este paso se listaron las posibles soluciones a través de una tormenta de ideas, luego
se realizaron comparaciones más rigurosas basándose en la factibilidad, impacto, de las
mismas.

5.6.6. Implantación de Soluciones

Se procedió a la puesta en marcha de las soluciones que se plantearon en el paso

anterior, así como a la verificación del rendimiento que tuvieron estas.

5.6.7. Establecimiento de Acciones de Garantía

En este paso se asignaron las responsabilidades de seguimiento permanente y se

determinó la frecuencia en que se evaluaron las mejoras con la finalidad de medir su
desempeño. De igual forma se plantea la difusión de las mejoras a todo el personal de la
organización y las unidades requirientes.

5.7. REALIZACIÓN DE UN PLAN DE MEJORAS PARA LA APLICACIÓN

WEB ESTIMANET

Se formularon las mejoras que se le deben realizar al ESTIMANET para adaptarlo a las
necesidades de la organización

5.8. FORMULACIÓN DE INDICADORES BASÁNDOSE EN EL

DIAGNÓSTICO

Una vez que se obtuvo el diagnóstico de los indicadores y las mejoras a realizar al
ESTIMANET, se procedió a formular los nuevos indicadores que permitieran medir el
comportamiento de la organización.

5.9. DISEÑO DE UN MODELO DE LA APLICACIÓN WEB ESTIMANET

OPTIMIZADO

Se tomaron como premisas las mejoras formuladas en los pasos anteriores y se procedió
a realizar el diseño de un modelo de la aplicación ESTIMANET.
5.10. ACTUALIZACIÓN DEL MANUAL DE PROCESOS (SECCIÓN O
CAPITULO DE PROCEDIMIENTOS) DE LA ORGANIZACIÓN

Se procedió a realizar un estudio al manual de Procesos (en la sección o capitulo de

procedimientos) de la organización con la finalidad de elaborar una propuesta de
cambios al mismo, con el objetivo de adaptarlo a las modificaciones que se van a
suscitar en el ESTIMANET y que alterarán las actividades que están declaradas en
dicho manual.
CAPITULO V

Situación actual

En el presente capitulo se describirá la situación en la cual se encuentran el sistema de

control y gestión de procesos financieros (aplicación web ESTIMANET), los
indicadores de control y gestión así como el manual de procesos en la sección de
procedimientos. De igual forma se presentaran de manera grafica la secuencia de
operaciones que se realiza con la aplicación web ESTIMANET y se realizaran los
diagnósticos de; sistema de control y gestión de procesos (ESTIMANET), indicadores
de control y gestión, manual de procesos en el capítulo de procedimientos.

1. DESCRIPCIÓN DE LA APLICACIÓN WEB ESTIMANET,

INDICADORES DE CONTROL Y GESTIÓN, EL MANUAL DE
PROCESOS (EN LA SECCIÓN O CAPITULO DE
PROCEDIMIENTOS

La Superintendencia de Ingeniería de Costos de PDVSA Maturín, DTTO. Norte;

ubicada en el Estado Monagas; está encargada de optimizar los procesos de Ingeniería
de Costos del Distrito Norte, a través de la evaluación e implantación de mejoras
prácticas y tecnología de vanguardia; así como de establecer la sinergia con los
proveedores y clientes para su alineación a las metas y objetivos del Plan de Negocio
del Distrito.

1.1. APLICACIÓN WEB ESTIMANET

Es un sistema para el control y gestión de los procesos financieros que son solicitados
diariamente a la superintendencia de ingeniería de costos, tiene por finalidad el registro
y control de dichos procesos y esta desarrollada en software libre. A través del sistema
se pueden realizar reportes de Gestión y estadísticas, exportar la data, así como llevar un
control y registro centralizado de los procesos.
Se accede desde cualquier parte de la empresa, escribiendo en la barra de direcciones
del navegador Web la ruta del servidor donde reside la aplicación;
http://matsed16/estimanet y pulsar la tecla enter.

El sistema posee cuatro (4) módulos y cuatro (4) niveles de acceso, cada uno

con una permisología distinta. (Ver figura Número 9)

Fuente: Registros de Programas de la Gerencia de AIT – Dtto Norte

Figura 9. Niveles de Acceso y Permisología del Estimanet

Los niveles de acceso son los siguientes: Administrador; el cual es la gerencia

encargada de la administración del sistema en este caso la gerencia de AIT, en conjunto
con el administrador principal de ingeniería de costos, sus funciones son las de
actualizar a los usuarios, perfiles, contratistas, organizaciones. Supervisor; son los
usuarios que administran los procesos financieros y supervisan la ejecución de los
mismos. Estimador; todo el personal de ingeniería de costos que estudia, analiza y
estima los costos de los procesos financieros. Líder; es la persona encargada de ingresar
los procesos financieros en el sistema, también llamado analista de Estimanet.

El sistema permite obtener un reporte de procesos de acuerdo al; estatus, supervisor,

fecha de solicitud, organización, tipo de proceso, estimador, categoría, áreas, en el
mismo orden de ideas presenta la cantidad de procesos y horas hombres empleados para
la realización de los procesos reportados en las consultas realizadas para los campos
nombrados anteriormente. En él modulo de gráficas permite consultar la cantidad de
procesos por; año, organización, horas hombres, tipos de solicitudes, lo cual facilita la
realización de estudios estadísticos así como una presentación mas dinámica de la
gestión de la organización.

El modulo de reportes; permite visualizar la cantidad de procesos que tiene asignado

cada supervisor, así como la fecha de solicitud de los mismos, estimador, organización
solicitante, fecha de entrega programada, fecha de entrega, descripción de la obra o
servicio, líder del proyecto, centro de costo de la organización.

El modulo de estimación; permite ingresar solicitudes nuevas, modificar solicitudes

anteriores ingresando el número de control. De igual forma permite realizar una
búsqueda avanzada de algún proceso que ya ha sido registrado en el sistema con solo
ingresar alguna palabra que se encuentre en el nombre de la obra o servicio.

1.2. INDICADORES DE CONTROL Y GESTIÓN

La organización debe planificar e implementar los procesos de seguimiento, medición,

análisis y mejora necesarios con la finalidad de establecer su desempeño actual, predecir
su comportamiento futuro y realizar la toma de decisiones acertadas. En función a ello,
la Superintendencia de Ingeniería de Costos tiene definidos los indicadores de gestión
asociados a cada uno de los procesos medulares, los cuales se identifican a
continuación.

1.2.1. Estimados de Costos

Efectividad en la Entrega de los estimados de Costos

% De Solicitudes devueltas de los estimados de Costos

Efectividad en la Entrega Oportuna de los estimados de Costos

% De Solicitudes de los estimados de Costos Urgentes

1.2.2. Análisis de Reclamos Efectividad en la Entrega de los Análisis de Reclamos

% De Solicitudes devueltas de los Análisis de Reclamos

%Efectividad en la Entrega Oportuna de los Análisis de Reclamos:

1.3. DESCRIPCIÓN DEL MANUAL DE PROCESOS

El Manual de Procesos de Ingeniería de Costos, tiene la finalidad de unificar criterios,

establecer los lineamientos y definir los pasos a seguir en la elaboración de Estimados
de Costos, Análisis de Ofertas Económica y análisis de reclamos; involucrando un
conjunto de actividades coordinadas con la finalidad de dirigir y controlar los procesos
medulares de la Organización, incluyendo los procesos necesarios para la gestión, la
provisión de los recursos, la realización del producto y las mediciones, de manera que
permita como unidad de apoyo cumplir con los objetivos establecidos dentro de la
Corporación. Fue concebido para ser utilizado por todo el personal de la Organización
de Ingeniería de Costos, ya que involucra las actividades que se desarrollan dentro de la
misma.

De acuerdo al desarrollo que se ha venido gestando en la presente investigación se

procederá a describir él capitulo de Procedimientos debido a que; es el que guarda
relación con el sistema de control y gestión de procesos que se pretende optimizar con
la realización de este trabajo.
El manual de procesos de la superintendencia de ingeniería de costos en el capítulo de
procedimientos para la realización de estimados de costos sección 5 correspondiente a
PROCEDIMIENTO (DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES) establece lo siguiente
para estimación de costos y revisiones de ofertas:

La revisión, recepción, automatización y control de la información debe realizarse;

el Analista de Estimanet debe realizar la recepción de las solicitudes, verificar los datos
suministrados en hoja de Solicitud de Procesos (ver anexo n°1, formato INCO-ESCO-
FO-020), la documentación suministrada por la Unidad Requiriente (con el uso de la
lista de Chequeo "ver anexo n°2", formato INCO-ESCO-FO-021), la información
mínima requerida y toda aquella documentación que sirva de soporte para la elaboración
del estimado, la cual debe ser entregada en físico y en electrónico (cuando sea
necesario).

Seguidamente el Analista de Estimanet, codifica el estimado y registra en la aplicación

Estimanet los datos necesarios (Descripción del proceso, Organización solicitante,
Supervisor encargado, tipo de solicitud, fecha de solicitud, centro de costo, etc.).

De no estar completa la información requerida deberá devolver de manera inmediata la

hoja de solicitud con los soportes que la acompañen, a la persona perteneciente a la
Unidad Requiriente del servicio, quien deberá firmar como recibido previa descripción
realizada por el Analista, la cual se hará por escrito en la hoja de solicitud, donde debe
especificar el motivo de la devolución. Será responsabilidad del analista entregar copia
de esta hoja a la unidad requiriente y archivar la original en la carpeta identificada como
Solicitudes devueltas, la cual estará a su cargo. De igual manera debe descargar la
solicitud como proceso devuelto.

No se recibirán documentos de soporte para la solicitud de Estimados de Costos, que no

estén debidamente revisados y aprobados por la unidad requiriente del servicio.

De estar completa la información, el analista de Estimanet procederá a entregar la

solicitud a los Supervisores. El tiempo de retención de la solicitud, con el analista de
Estimanet, no debe exceder un día hábil.

Para la ASIGNACIÓN DE LA SOLICITUD; los Supervisores de Estimación de

Costos tendrán la responsabilidad de recibir del analista de Estimanet la solicitud,
verificar si la información está completa y cumple con los requerimientos mínimos para
la elaboración del estimado solicitado; de no estar completa la información se procederá
a devolver tal solicitud al analista de Estimanet, el cual deberá informar a la unidad
requiriente del servicio, el motivo de la devolución a través de una notificación que
deberá realizarse vía E-mail. Sí la información está completa y cumple con los
requerimientos mínimos para la elaboración del estimado solicitado, el Supervisor de
Estimación de Costos, debe firmar la hoja de solicitud en señal de revisión y aprobación
y seguidamente deberá asignar el Ingeniero de Costos encargado de procesar el
estimado requerido.

Los Supervisores de Estimación de Costos deberán establecer las Horas-Hombres

aproximadas para procesar la solicitud; así como, la fecha estimada de entrega
programada, esta última previo acuerdo con el Ingeniero de Costos asignado y (de
acuerdo a la complejidad del estimado y la cantidad de procesos asignados que posea el
Ingeniero de Costos) en la aplicación Estimanet y suministrará de manera inmediata,
máximo un día hábil, la información al Ingeniero de Costos asignado.

En la RECEPCIÓN DE LA SOLICITUD; el Ingeniero de Costos recibe la solicitud

del Supervisor de Estimación de Costos y debe firmar la hoja de solicitud en señal de
recepción del documento. El Ingeniero de Costos tendrán la responsabilidad de revisar
si los contenidos técnicos y administrativos están acordes con el tipo de estimado
solicitado, deberá verificar y validar que esté completa la documentación suministrada
para la elaboración del estimado.

Para la NOTIFICACIÓN DE RECEPCIÓN DE LA SOLICITUD; El Ingeniero de

Costos, deberá notificar a la Unidad Requiriente, a través de la persona que solicitó el
servicio y su Supervisor inmediato, vía E-mail, el estatus de la solicitud y la fecha
estimada de entrega, previamente acordada con el supervisor; valida la información, sí
no es completa y/o no cumple con los requerimientos mínimos para la elaboración del
estimado solicitado, procederá a devolver de manera inmediata a través de ésta
notificación previa autorización del Supervisor la solicitud realizada. En los estimados
Clase I deberá verificar y validar que el Pliego de condiciones contengan las
especificaciones adecuadas, alcance de partidas y unidades adecuadas.; así como,
deberá verificar que la solicitud esté acompañada del contrato-grama.
La notificación debe contener:

 Nombre del Ingeniero de Costos asignado

 Ubicación y extensión del Ingeniero de Costos

 Indicador del Ingeniero de Costos

 Título de la Obra o Servicio

 N° de Control asignado.

 Copia a los Supervisores

 La notificación debe indicar la fecha estimada de entrega.

Para realizar la ENTREGA DEL ESTIMADO; el Ingeniero de Costos debe entregar el

Estimado de Costos previamente firmado y la hoja portada con todos los datos
indicados (ver anexo n°3, formato INCO-ESCO-FO-022) a su Supervisor inmediato. De
igual forma debe descargar en la aplicación Estimanet las horas hombres invertidas en
la elaboración del Estimado de Costos y cualquier observación que considere relevante.

Para la REVISIÓN Y APROBACIÓN DEL ESTIMADO; el Supervisor de

Estimación de Costos debe realizar la revisión del Estimado de Costos, para su posterior
aprobación. De igual forma debe descargar el proceso en la aplicación Estimanet, para
ser entregado al Ingeniero de Costos.

Una vez aprobado el Estimado de Costos por el Supervisor, el Ingeniero de Costos,

debe entregar al Superintendente de Ingeniería de Costos, para su revisión y aprobación
en los casos que aplique. Los mismos deben firmar todas las hojas que conforman el
cuerpo del Documento del Estimado de Costos a entregar.

Para la NOTIFICACIÓN DE ENTREGA DEL ESTIMADO DE COSTOS O

INFORME DE REVISIÓN Y CALIFICACIÓN DE OFERTAS ECONÓMICAS;
el Ingeniero de Costos, debe notificar a la Unidad Requiriente, a través de la persona
solicitante del servicio y a su Supervisor inmediato, vía E-mail, la entrega del Estimado
o Informe de Revisión y Calificación de Ofertas Económicas, el cual se debe encontrar
previamente firmado y aprobado para su entrega inmediata. Esta nota E-mail debe ser
remitida sobre la notificación de recepción de la solicitud realizada previamente.

La notificación debe tener como contenido lo siguiente:

 Nombre del Ingeniero de Costo asignado

 Ubicación y extensión del Ingeniero de Costo

 Indicador del Ingeniero de Costos

 Título de la Obra o Servicio

 N° de Control asignado.

 Copia a los Supervisores

Para realizar la ENTREGA DE DOCUMENTO; el Ingeniero de Costos entregará al

requiriente del servicio el Estimado de Costos, este deberá firmar el formato de Hoja de
Entrega de Documento (ver anexo n°4, formato INCO-ESCO-FO-023) previamente
firmado por el Ingeniero de Costos, en señal de recepción del documento.

La Hoja de Entrega de Documento será archivada en una carpeta que deberá tener cada
Ingeniero de Costos identificada como "Documentos Entregados año X.XXX". En caso
de referirse a un Estimado de Costos Clase I, la información se debe entregar en sobre
sellado y el Ingeniero de Costos debe entregar a la Comisión de Contratación respectiva,
en donde sellarán la Hoja de entrega del Documento como señal de recibido, el
Ingeniero de Costos deberá archivar en la carpeta antes indicada. En el caso de que la
apertura la realice el Grupo interno de la Unidad Requiriente, se entregará a la persona
solicitante dicho estimado en sobre sellado.

En caso de referirse a un Estimado de Costos Clase I, para un Presupuesto Social, la

información se entrega a la Unidad requiriente, en este caso no se coloca en sobre
sellado la información. En aquellos casos en que la Unidad Requiriente solicite sea
emitida nuevamente (por diferentes causas) el "Estimado de Costos previamente
entregado" se deberá colocar una Fe de Errata (en la parte inferior del lado derecho del
documento con letras en negrillas número 9) indicando la fecha de elaboración de la
segunda emisión quedando el documento con la fecha en la cual fue elaborado. La Fe de
Errata debe indicar lo siguiente:

Fe de Errata: Segunda Emisión dd/mm/aa, quedando sin efecto la primera emisión del
Documento.

Los SOPORTES DEL DOCUMENTO; Es responsabilidad del Ingeniero de Costos

una vez finalizada la elaboración del Estimado, archivar el documento para el cual
deberá crear una carpeta en electrónico que debe ser guardada en la carpeta de Registro
Histórico de la Organización y debe estar identificada de la siguiente manera:

 CV: Estimado de Costos Clase V

 CIV: Estimados de Costos Clase IV

 CIII: Estimados de Costos Clase III

 CII: Estimados de Costos Clase II

 PB: Estimado de Costos Clase I o Presupuesto Base

 PBS: Estimado de Costos Clase I o Presupuesto Base Social

 CF: Clasificación Financiera

 CA CF: Cambio en el Alcance Clasificación Financiera

 CA PB: Cambio en el Alcance Presupuesto Base

Con la finalidad de evitar problemas para visualizar el contenido de la carpeta se debe

tomar las siguientes consideraciones:

 Los nombres de las carpetas y sub-carpetas deben estar en mayúsculas.

 Los nombres de los archivos, carpetas y sub-carpetas deben utilizar la menor
cantidad de caracteres posible.

El proceso de ARCHIVAR DOCUMENTO; Es responsabilidad del Ingeniero de

Costos una vez finalizada la elaboración del Estimado correspondiente, generar el
archivo electrónico de acuerdo a los parámetros indicados en el punto anterior por tipo
de proceso. Deberá archivar el documento y crear la carpeta en electrónico que debe ser
guardada en la carpeta de Registro Histórico de la Organización.

Los procedimientos que se encuentran declarados en el manual para la realización de

LA REVISIÓN DE OFERTAS Y ANÁLISIS DE RECLAMOS son los siguientes:

REVISIÓN, RECEPCIÓN, AUTOMATIZACIÓN Y CONTROL DE LA

INFORMACIÓN.

El Analista de Estimanet debe realizar la recepción de las solicitudes, verificar los datos
suministrados en hoja de Solicitud de Procesos (ver anexo n°1, formato INCO-ESCO-
FO-020, la documentación suministrada por la Unidad Requiriente (con el uso de la lista
de Chequeo "ver anexo n°2", formato INCO-ESCO-FO-021, la información mínima
requerida y toda aquella documentación que sirva de soporte para la elaboración del
Informe De Revisión de Ofertas Económicas, la cual debe ser entregada en físico y en
electrónico.

Seguidamente el Analista de Estimanet, codifica la solicitud y registra en la aplicación

Estimanet los datos necesarios (Descripción del proceso, Organización solicitante,
Supervisor encargado, tipo de solicitud, fecha de solicitud, centro de costo, etc.).

De no estar completa la información requerida deberá devolver de manera inmediata la

hoja de solicitud con los soportes que la acompañen, a la persona perteneciente a la
Unidad Requiriente del servicio, quien deberá firmar como recibido previa descripción
realizada por el Analista de Estimanet, la cual se hará por escrito en la hoja de solicitud,
donde debe especificar el motivo de la devolución. Será responsabilidad del Ingeniero
de Costos entregar copia de esta hoja a la unidad requiriente y archivar la original en la
carpeta identificada como Solicitudes devueltas, la cual estará a su cargo. De igual
manera debe descargar la solicitud como proceso devuelto.

No se recibirán documentos de soporte para la solicitud de Revisiones de Ofertas

Económica, que no estén debidamente revisados y aprobados por la unidad requiriente
del servicio.
De estar completa la información, el analista de Estimanet procederá a entregar la
solicitud a los Supervisores. El tiempo de retención de la solicitud, con el analista de
Estimanet, no debe exceder un día hábil.

A continuación se muestra la información mínima requerida, dependiendo del tipo de

revisión de ofertas y las condiciones en la que se encuentre el proceso, para mayor
información verificar con la lista de chequeo (formato INCO-ESCO-FO-021). Ver
Anexo n°2.

Para la ASIGNACIÓN DE LA SOLICITUD; los Supervisores de Estimación de

Costos tendrán la responsabilidad de recibir del analista de Estimanet la solicitud,
verificar si la información está completa y cumple con los requerimientos mínimos para
la elaboración del informe de revisión de oferta solicitado; de no estar completa la
información se procederá a devolver tal solicitud al analista de Estimanet, el cual deberá
informar a la unidad requiriente del servicio, el motivo de la devolución a través de una
notificación que deberá realizarse vía E-mail.

Sí la información está completa y cumple con los requerimientos mínimos para la

elaboración del informe de revisión de oferta solicitado, el Supervisor de Estimación de
Costos, debe firmar la hoja de solicitud en señal de revisión y aprobación y
seguidamente deberá asignar el Ingeniero de Costos encargado de procesar el estimado
requerido.

Los Supervisores de Estimación de Costos deberán establecer las Horas-Hombres

aproximadas para procesar la solicitud; así como, la fecha estimada de entrega
programada, esta última previo acuerdo con el Ingeniero de Costos asignado y (de
acuerdo a la complejidad del estimado y la cantidad de procesos asignados que posea el
Ingeniero de Costos) en la aplicación Estimanet y suministrará de manera inmediata,
máximo un día hábil, la información al Ingeniero de Costos asignado.

En la RECEPCIÓN DE LA SOLICITUD por parte del Ing. De Costos; recibe la

solicitud del Supervisor de Estimación de Costos y debe firmar la hoja de solicitud en
señal de recepción del documento.

El Ingeniero de Costos tendrá la responsabilidad de revisar si los contenidos técnicos y

administrativos están acordes con la información requerida para elaborar el informe de
revisión de oferta solicitado, deberá verificar y validar que esté completa la
documentación suministrada.

En el procedimiento de NOTIFICACIÓN DE RECEPCIÓN DE LA SOLICITUD:

El Ingeniero de Costos, deberá notificar a la Unidad Requiriente, a través de la persona
que solicitó el servicio y su Supervisor inmediato, vía E-mail, el estatus de la solicitud y
la fecha estimada de entrega, previamente acordada con el supervisor; valida la
información, sí no es completa y/o no cumple con los requerimientos mínimos para la
elaboración del informe de revisión de oferta solicitado, procederá a devolver de manera
inmediata a través de ésta notificación previa autorización del Supervisor la solicitud
realizada.

El CONTENIDO DE LA NOTIFICACIÓN debe ser el siguiente:

Nombre del Ingeniero de Costos asignado

Ubicación y extensión del Ingeniero de Costos

Indicador del Ingeniero de Costos

Título de la Obra o Servicio

N° de Control asignado.

Copia a los Supervisores

La notificación debe indicar la fecha estimada de entrega.

Para realizar la ENTREGA DEL ESTIMADO; el Ingeniero de Costos debe entregar el

Informe de Revisión de Oferta Económica previamente firmado y la hoja portada con
todos los datos indicados (ver anexo n°5, formato INCO-ESCO-FO-022) a su
Supervisor inmediato.

De igual forma debe descargar en la aplicación Estimanet las horas hombres invertidas
en la elaboración del Informe de Revisión de Oferta Económica y cualquier observación
que considere relevante.
Para la REVISIÓN Y APROBACIÓN DEL INFORME DE REVISIÓN DE
OFERTAS ECONÓMICAS;: El Supervisor de Estimación de Costos debe realizar la
revisión del Informe, para su posterior aprobación. De igual forma debe descargar el
proceso en la aplicación Estimanet, para ser entregado al Ingeniero de Costos.

Una vez aprobado el Estimado de Costos por el Supervisor, el Ingeniero de Costos,

debe entregar al Superintendente de Ingeniería de Costos, para su revisión y aprobación.
Los mismos deben firmar todas las hojas que conforman el cuerpo del Documento, es
decir, del Informe de Revisión de Oferta Económica a entregar.

Para la NOTIFICACIÓN DE ENTREGA DEL ESTIMADO DE COSTOS O

INFORME DE REVISIÓN Y CALIFICACIÓN DE OFERTAS ECONÓMICAS;
el Ingeniero de Costos, debe notificar a la Unidad Requiriente, a través de la persona
solicitante del servicio y a su Supervisor inmediato, vía E-mail, la entrega del Informe
de Revisión de Oferta Económica, el cual se debe encontrar previamente firmado y
aprobado para su entrega inmediata. Esta nota E-mail debe ser remitida sobre la
notificación de recepción de la solicitud realizada previamente.

El CONTENIDO DE LA NOTIFICACIÓN debe ser el siguiente:

 1. Nombre del Ingeniero de Costo asignado

 2. Ubicación y extensión del Ingeniero de Costo

 3. Indicador del Ingeniero de Costos

 4. Título de la Obra o Servicio

 5. N° de Control asignado.

 6. Copia a los Supervisores

Para realizar la ENTREGA DE DOCUMENTO; El Ingeniero de Costos entregará al

requiriente del servicio el Informe de Revisión de Oferta Económica, este deberá firmar
el formato de Hoja de Entrega de Documento (ver anexo n°6, formato INCO-ESCO-
FO-023) previamente firmado por el Ingeniero de Costos, en señal de recepción del
documento.
La Hoja de Entrega de Documento será archivada en una carpeta que deberá tener cada
Ingeniero de Costos identificada como "Documentos Entregados año X.XXX".

En aquellos casos en que la Unidad Requiriente solicite sea emitida nuevamente (por
diferentes causas) el "Informe de Revisión de Oferta Económica" se deberá colocar una
Fe de Errata (en la parte inferior del lado derecho del documento con letras en negrillas
número 9) indicando la fecha de elaboración de la segunda emisión quedando el
documento con la fecha en la cual fue elaborado. La Fe de Errata debe indicar lo
siguiente: Fe de Errata: Segunda Emisión dd/mm/aa, quedando sin efecto la primera
emisión del Documento.

Los SOPORTES DEL DOCUMENTO; son responsabilidad del Ingeniero de Costos

una vez finalizada la elaboración del Informe de revisión de Oferta Económica, archivar
el documento para el cual deberá crear una carpeta en electrónico que debe ser guardada
en la carpeta de Registro Histórico de la Organización y debe estar identificada de la
siguiente manera:

 Los nombres de las carpetas y sub-carpetas deben estar en mayúsculas.

 Los nombres de los archivos, carpetas y sub-carpetas deben utilizar la menor
cantidad de caracteres posible.

Nomenclatura por tipo de proceso:

 RO: Revisión de Oferta

 CA RO: Cambio en el Alcance Revisión de Oferta

 GR RO: Revisión de Oferta para Gastos Reembolsables

 RE: Reclamo

El Ingeniero de Costos debe generar el archivo en electrónico contenido de acuerdo a

los parámetros que se indican a continuación por tipo de proceso

El proceso de ARCHIVAR DOCUMENTO; Es responsabilidad del Ingeniero de

Costos una vez finalizada la elaboración del Informe correspondiente, generar el archivo
electrónico de acuerdo a los parámetros indicados en el punto anterior por tipo de
proceso. Deberá archivar el documento y crear la carpeta en electrónico que debe ser
guardada en la carpeta de Registro Histórico de la Organización.

2. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO QUE SE LLEVA

A CABO CON LA APLICACIÓN WEB ESTIMANET

La Superintendencia de Ingeniería de Costos tiene como compromiso fundamental, la

elaboración de Estimados de Costos, Revisión de Ofertas Económicas y Análisis de
Reclamos.

Esta organización es responsable de optimizar los procesos presupuestarios del Distrito

Norte, a través de evaluaciones e implantación de mejores prácticas y tecnología de
vanguardia. Para ello, requiere de elementos técnicos económicos, como medio para el
mejoramiento continuo.

En función a esto, la Superintendencia adoptó un sistema de información para mantener

el control de los procesos presupuestarios. Este sistema maneja algunos de los datos
necesarios para la ejecución de dichos procesos (Descripción del proceso, Organización
solicitante, supervisor encargado, estimador, tipo de solicitud, fecha de solicitud, horas
hombres invertidas, centro de costo, tipo de contrato y otros); y es manipulado por el
personal que labora en dicha Superintendencia, entre los cuales se encuentran: el
Superintendente, supervisores, estimadores y un analista de ESTIMANET que es el
encargado de recibir y procesar las solicitudes.

El sistema (ESTIMANET) fue desarrollado hace algún tiempo bajo la tutela de esta
Superintendencia y se encuentra desarrollado en Visual FoxPro. El proceso que se lleva
a cabo para registrar y mantener la información de los procesos presupuestarios en este
sistema se realiza de la siguiente manera:

El Analista de Estimanet recibe la solicitud, la cual es entregada en una hoja de papel

transcrita con bolígrafo, o mecanografiado con los datos correspondientes; verifica que
la solicitud contenga todos los requisitos necesarios para la elaboración del producto, de
no ser así devuelve la solicitud a la unidad requiriente, de cumplir con todos los
requisitos el analista de ESTIMANET firma la solicitud como recibida e introduce los
datos al sistema, principalmente: el nombre o descripción, la organización solicitante, el
líder del proyecto, el supervisor encargado, el tipo de solicitud, categoría, centro de
costo/ orden, ID proyecto, Área donde se va a realizar el proyecto, tipo de contrato,
número de proceso o contrato, fecha de reunión aclaratoria y de apertura, fecha de
solicitud (ver Anexo n°1). Finalizado este paso; entrega la solicitud o proceso, ya
registrado con un número de control y en físico, al supervisor que procede a verificar
que cumpla con todos los lineamientos de lo contrario lo descarga del sistema como
devuelto y envía una nota a la unidad requiriente,

Cuando cumplen con los lineamientos el supervisor firma la hoja de reporte al analista
de ESTIMANET e ingresa el número de control de la solicitud al sistema, ingresa la
fecha programada de entrega, las horas hombres que se emplearan en la realización del
producto, y el nombre de uno de los ingenieros de costos bajo su supervisión, el cual se
encargará de realizar los análisis correspondientes (estimación de costos, revisión de
ofertas, cambios de alcance, presupuesto base, etc). El ingeniero de costos verifica que
todo cumpla con los requisitos, de ser así firma la hoja de reporte al supervisor de lo
contrario devuelve el proceso al supervisor. De cumplir con todos los requisitos procede
a realizar un estudio completo de los costos y ofertas del proceso presupuestario,
registra en el sistema los datos obtenidos (montos y horas hombres invertidas).

Luego de culminado el trabajo el ingeniero de costos debe enviar el producto al

supervisor el cual verifica que el trabajo se haya realizado de la manera correcta de ser
así firma el proceso de lo contrario lo devuelve al ingeniero de costos para que le realice
las correcciones pertinentes. Una vez que el proceso está firmado por el supervisor el
ingeniero de costos realiza en Excel la hoja de entrega del producto y envía una nota al
cliente para que pase retirando dicho proceso.

Para la realización del informe de control y gestión, el analista de calidad de la

organización debe exportar los datos (fecha de entrega programada, fecha de entrega,
cantidad de procesos devueltos, cantidad de procesos recibidos, cantidad de procesos
urgentes, cantidad de horas hombres, cantidad de procesos por organización) necesarios
del ESTIMANET a una hoja de cálculo de Excel para así determinar el valor de los
indicadores. Cabe señalar que al momento de filtrar los datos a la hoja de Excel los
mismos pueden ser modificados lo cual pone en entre dicho la veracidad de la
información.
3. DIAGRAMA DE OPERACIONES DE LA
APLICACIÓN WEB ESTIMANET

La secuencia de actividades que se presentan a continuación, constituye el sistema de

control y gestión de procesos que se lleva a cabo en la Superintendencia de Ingeniería
de Costos de PDVSA Distrito Norte. Ver figura número 10.
4. DIAGNÓSTICO DEL SISTEMA DE CONTROL Y GESTIÓN DE
PROCESOS, INDICADORES DE CONTROL Y GESTIÓN,
MANUAL DE PROCESOS (PROCEDIMIENTOS)

Se realizó el diagnóstico de cada uno de los factores mencionados anteriormente a

través de la aplicación del análisis FODA y construcción de la matriz FODA que
permitieron formular estrategias para mejorar la aplicación web ESTIMANET, los
indicadores de control y gestión, y el manual de Procesos de la organización.

4.1. DIAGNÓSTICO DEL SISTEMA DE CONTROL Y GESTIÓN DE

PROCESOS – APLICACIÓN WEB ESTIMANET

Se procedió a realizar el análisis de los factores externos e internos que tienen

incidencia positiva o negativa en el sistema.

4.1.1. Fortalezas

 Permite llevar un control de las solicitudes de servicio que se reciben en la

Superintendencia.
 Se le pueden realizar modificaciones sin permisos de licencia.

 Permite conocer la cantidad de procesos que se procesan en la organización.

  Registro y Control centralizado de los procesos financieros

 Mantiene un registro de las solicitudes; por fecha, tipo de solicitud, estatus,

número de control.

 Posee un sub modulo de búsqueda, que permite conocer el estimador asignado a

cada proceso y el estatus del mismo.

 Permite visualizar la cantidad de solicitudes de procesos que realiza una

organización.

 Presenta gráficamente y a manera de reporte la cantidad de procesos solicitados

y las horas hombres invertidas en la realización de los mismos.

 Se puede observar el estatus (entregados, devueltas, en ejecución, asignados, por

descargar) de las solicitudes.

 Registra la fecha en la se reciben las solicitudes de servicio y la fecha en la cual

son entregados los productos.

 Apoyo del personal que labora en el área de calidad de la organización.

4.1.2. Oportunidades

 La existencia en la empresa de la Gerencia de Automatización, Informática y

Telecomunicaciones (AIT). Siendo estos custodios de la aplicación, y facilitando
cualquier modificación que se requiera realizar
 Las Propuestas de mejoras de otras organizaciones o filiales de la industria.

 Disposición para la mejora continúa de los procesos.

 La visión de la Gerencia del Distrito Norte, de certificarse bajo la Norma

Internacional ISO 9001:2008.

 Los diversos avances tecnológicos que se han venido generando dentro de la

industria, y que permiten la optimización de las diferentes aplicaciones de
software.
  Las bondades que ofrece el hecho de que la aplicación ESTIMANET se
encuentre en software libre.

4.1.3. Debilidades

 EL ingreso del ID del proyecto solo se puede realizar en números,

imposibilitando ingresar el ID correcto del proyecto cuando el mismo es
alfanumérico.
 Actualmente de la aplicación Estimanet se están exportando los datos que se
requieren para el informe de control y gestión a Excel lo cual hace vulnerable la
confiabilidad de los mismos.

 No posee un campo o items donde se pueda observar la prioridad de las

solicitudes.

 En la actualidad el cálculo de los indicadores de gestión se esta realizando en

Excel, exportando de la aplicación estimanet los datos necesarios para el mismo.

 Al momento de asignar los procesos a los estimadores el sistema no presenta la

cantidad de procesos que tiene asignado cada uno de ellos; en los módulos de
usuario del analista de estimanet y de los supervisores.

 No genera portada de expediente, hoja de entrega de documentos y la hoja de

carátula para la entrega de los productos.

 Las graficas que arroja presenta error en los datos con respectos a los datos que
se arrojan en el reporte.

 No arroja el tiempo de respuesta promedio.

 Al momento de exportar los datos a Excel tiende a cambiar en la fecha el día por
el mes.

4.1.4. Amenazas

 Resistencia al cambio por parte de las unidades requirientes.

  Sobrecarga laboral del personal de Automatización, Informática y
Telecomunicaciones (AIT). Lo cual produce indisposición de los mismos para la
realización inmediata de las mejoras o modificaciones que se deseen realizar.

 Fallas en La Red o Servidores.

 Ingresos de datos erróneos al sistema.

Una vez realizado el análisis FODA, se procedió a construir una matriz con los aspectos
más resaltantes del análisis externo e interno como se puede observar en la Figura 11.

ESTRATEGIAS

FORTALEZAS – AMENAZAS

 1. Conformar una mesa de trabajo integrada por representantes de la Gerencia de

AIT y la Superintendencia; con el propósito de unificar criterios a fin de
aprovechar las bondades que ofrece el software libre en cuanto a las
modificaciones o cambios que se le deseen realizar al sistema.
  2. Emplear el recurso humano del área de calidad de la organización para
promover entre el resto de los empleados y las unidades requirientes las mejoras
a realizarse en el sistema y la necesidad de ajustarse a ellas.

FORTALEZAS - OPORTUNIDADES

 1. Realizar mejoras al sistema a través de la automatización, y digitalización de

los procesos de Ing. de Costos con el objetivo de que las unidades requirientes
puedan realizar las solicitudes de procesos vía electrónica.
 2. Diseñar un plan de mejora continua que permita con el paso del tiempo ir
adecuando el sistema a las necesidades de la organización.

DEBILIDADES – AMENAZAS

 1. Incorporar al sistema los formatos de; hojas de entrega, carátula para la

entrega de los productos, cuadro de resumen de estimados de costos y revisión
de ofertas, hoja de solicitud, hoja de chequeo, entre otros.
 2. Cambiar el lenguaje de ingreso de los caracteres del ID de numérico ah
alfanumérico, así como el formato de exportación de datos.

 3. Adecuar la aplicación Estimanet para que esta pueda mostrar los índices de
los indicadores de gestión que se están utilizando actualmente en la
Superintendencia.

 4. Anexar al modulo de Estimación un campo o items que permita ingresar la

prioridad de la solicitud.

DEBILIDADES - OPORTUNIDADES

 1. Realizar mejoras en la Aplicación que permitan visualizar la cantidad de

procesos que tiene asignado cada estimador, el tiempo promedio de entrega del
producto de acuerdo a dicha carga.
 2. Realizar un exhaustivo estudio conjuntamente con el personal de AIT para
determinar la causa de la incongruencia entre los datos que arroja la grafica de
cantidad de procesos al año con respecto al modulo de reporte de procesos.
4.2. DIAGNÓSTICO DEL SISTEMA DE INDICADORES DE CONTROL Y
GESTIÓN

Se procede a realizar un análisis FODA al sistema de indicadores de control y gestión;

con la finalidad de determinar la situación en la cual se encuentran los factores que se
utilizan para medir el desempeño de la organización.

4.2.1. Fortalezas

 Permiten medir la efectividad en la entrega de los estimados de costos y análisis

de reclamos.
 A través de ellos se puede conocer sí los procesos se están entregando en la
fecha programada.

 Abarcan las solicitudes de estimados de costos que se realizan de manera

urgente, y aquellas que son devueltas sin procesar es decir; las que no ingresan
al sistema.

 Apoyo de la analista de calidad y del comité de calidad de la organización.

4.2.2. Oportunidades

 El empleo en la organización de un sistema de control y gestión de procesos

financieros (aplicación web ESTIMANET).
 La existencia en la Superintendencia de un comité de calidad.

 La disposición del personal de la organización para colaborar a través del aporte

de información acerca de los procesos medulares y funcionalidad de la
Superintendencia.

 Compromiso de la línea supervisoria para trabajar en la búsqueda de mejoras.

 Disponibilidad para conformar mesas de trabajo.

 Apoyo de la gerencia de AIT.

4.2.3. Debilidades
  En la efectividad de entrega y efectividad de entrega oportuna; no se toman en
cuenta las solicitudes que se han procesado y han sido devueltas.
 El sistema de indicadores no posee una meta a través de la cual se pueda
observar la trazabilidad de la organización.

 El sistema de indicadores no posee un indicador que permita medir la cantidad

de horas hombres empleadas en la realización de los procesos.

 El sistema de indicadores no permite calcular la cantidad de procesos que no se

han culminado durante un periodo o en la fecha programada.

 El actual sistema de indicadores no mide la cantidad de solicitudes de análisis de

reclamos urgentes.

4.2.4. Amenazas

 El cambio del día por el mes que se suscita cuando se exporta del ESTIMANET
a la hoja de calculo en Excel los reportes de procesos entregados.
 La falta en el sistema ESTIMANET de un campo o ítems que permita registrar y
controlar las solicitudes urgentes.

 La vulnerabilidad que presentan los datos al exportarlos de la aplicación

ESTIMANET a la hoja de cálculo en Excel.

Una vez que se han determinado los factores tanto internos como externos que
repercuten de manera positiva o negativa en el sistema de indicadores de la
Superintendencia de Ingeniería de Costos se construye la matriz Foda la cual se puede
observar en la figura número 12.
ESTRATEGIAS

FORTALEZAS – AMENAZAS

 1. Plantearle a la analista de calidad, que la contabilización de los procesos

entregados se realice con una metodología diferente a la de exportar el reporte a
Excel.
 2. Agregar en el ESTIMANET un campo o ítems donde se pueda registrar la
prioridad de la solicitud; o crear una hoja de cálculo en Excel donde se registren
las solicitudes urgentes.

 3. Incorporar al ESTIMANET el sistema de indicadores.

FORTALEZAS – OPORTUNIDADES
  1. Conformar una mesa de trabajo con la línea supervisoria con la finalidad de
analizar y evaluar el sistema de indicadores actuales.
 2. Proponer al comité de calidad la reformulación y delimitación del sistema de
indicadores.

 3. Adaptar la aplicación web ESTIMANET al sistema de indicadores.

DEBILIDADES – AMENAZAS

 1. Cambiar el lenguaje informático del cuadro de reporte para que al momento

de exportarlo a Excel no cambie en la fecha el día por el mes.
 2. Tomar acciones orientadas a mitigar la vulnerabilidad que presentan los datos
al momento de ser exportados.

DEBILIDADES – OPORTUNIDADES

 1. Emplear la información aportada por el personal para formular un indicador

que mida la cantidad de horas hombres empleadas en los procesos.
 2. Aprovechar el apoyo de la gerencia de AIT para realizar mejoras a la
aplicación web ESTIMANET.

 3. Formar una mesa de trabajo con la línea supervisoria y el comité de calidad

con la finalidad de fijar una meta a cada indicador basándose en datos históricos.

4.3.. DIAGNÓSTICO DEL MANUAL DE PROCESOS (CAPITULO O SECCIÓN

DE PROCEDIMIENTOS)

Se realizó un análisis de las fortalezas y oportunidades de mejora que presenta el

manual de procesos así como de aquellos factores que podían resultar amenazas y
debilidades.

4.3.1. Fortalezas

 Establece los lineamientos bajo los cuales se rigen los procesos medulares que se
llevan a cabo en la organización.
 Define los pasos a seguir en la elaboración de estimados de costos, revisiones de
ofertas y análisis de reclamos.
  Describe las actividades que deben realizar; el analista de ESTIMANET,
supervisores, e ingenieros de costos, para cumplir con el procedimiento que se
encuentra declarado en el mismo.

 Permite conocer la relación o interacción de los miembros de la organización

con el sistema de control y gestión de procesos financieros (ESTIMANET).

 Esta sujeto a revisiones y modificaciones, con la finalidad de adaptarlos a los

cambios que se susciten dentro de la organización.

4.3.2. Oportunidades

 La visión de la Gerencia del Distrito Norte, de certificarse bajo la Norma

Internacional ISO 9001:2008.
 La existencia de la Gerencia de Planificación y Gestión adscrita a la Gerencia
del Distrito Norte.

 Las políticas de calidad de la industria, la cual incita a las organizaciones a

aplicar procesos de mejora continua a sus manuales.

4.3.3. Debilidades

 En la sección de revisiones de ofertas se refieren a ellas como estimados.

 El manual establece que el analista de ESTIMANET debe descargar del sistema
los procesos devueltos, sin embargo en el perfil de acceso del analista de
ESTIMANET dentro del sistema no existe esa opción.

 No instituye que el analista de ESTIMANET debe presentar una hoja de reporte

de procesos al supervisor al momento de hacerle entrega de los mismos; de igual
forma que dicho reporte debe ser archivado y administrado por el analista de
ESTIMANET.

 El manual no posee diagramas donde se pueda observar de manera grafica las

secuencias de las operaciones que se llevan a cabo para la elaboración de los
productos.

4.3.4. Amenazas
  Las auditorias que se realizan dentro de la corporación.
 El incumplimiento por parte del personal de los procedimientos que se
encuentran declarados en el manual.

 Falta de interés del comité de calidad en la realización de las actualizaciones del

manual.

Luego de tener precisadas las características para cada uno de los factores, se realiza la
construcción de la matriz foda como se puede observar en la Figura número 13.

Figura 13. Matriz Foda del Manual de Procesos (sección procedimientos).

ESTRATEGIAS

FORTALEZAS – AMENAZAS

 1. Apoyarse en el comité de calidad para difundir dentro de la organización el

contenido del manual.
 2. Concientizar al personal acerca de la importancia que tiene para la
organización que los mismos tengan conocimiento y cumplan con los
procedimientos que se encuentran declarados en el manual.

 3. Utilizar las observaciones y recomendaciones que se le realicen en las

auditorias como bases para las actualizaciones y mejoras.

FORTALEZAS – OPORTUNIDADES

 1. Ajustar los lineamientos y pasos declarados en el manual a las políticas de

calidad de la industria.
 2. Tomar como referencia el conocimiento y experiencia de la Gerencia de
Planificación y gestión para la realización de cambios en el manual.

 3. Adaptar los procesos que se encuentran declarados en el manual a los que se

llevan a cabo en la organización o viceversa.

DEBILIDADES – AMENAZAS

 1. Conminar al comité de calidad de la organización, para que defina y unifique

criterios con respecto a los procesos medulares.
 2. Adecuar las actividades del analista de ESTIMANET a las bondades que
ofrece dicho sistema.

 3. Crear mecanismos de control para asegurarse de que el personal cumpla con

los procedimientos declarados en el manual y así evitar no conformidades
cuando se realicen las auditorias.

DEBILIDADES – OPORTUNIDADES
 1. Elaborar el diagrama de operaciones de procesos y así observar la secuencia
de las actividades que se llevan a cabo desde la recepción de las solicitudes hasta
que se entrega el producto.
 2. Declarar en el manual el mecanismo de control que lleva a cabo el analista de
ESTIMANET al momento de realizar la entrega de las solicitudes a los
supervisores.
CAPITULO VI

Situación propuesta

En el capítulo que se abordara a continuación se presenta la aplicación del ciclo de

mejora continua a la aplicación web ESTIMANET, se realizara el plan de mejoras para
dicha aplicación, se formularan indicadores de control y gestión basándose en el
diagnóstico realizado en el capitulo anterior, se diseñara un modelo de la aplicación web
optimizado, y se actualizara el manual de procesos de acuerdo a los cambios que se
susciten en los procedimientos de la organización.

1. APLICACIÓN DEL CICLO DE MEJORA CONTINUA AL

SISTEMA DE CONTROL Y GESTIÓN DE PROCESOS
FINANCIEROS (ESTIMANET)

Es difícil encontrar una empresa o departamento donde no se realicen esfuerzos por

mejorar los procesos existentes, PDVSA y la Superintendencia de Ingeniería de Costos
organización perteneciente a dicha industria no escapan de esa realidad, es por ello que
se procede a realizar la aplicación del ciclo de mejora continua a la aplicación
ESTIMANET con la finalidad de buscar oportunidades de mejoras.

1.1. SELECCIÓN DE LOS PROBLEMAS

Para la selección de los problemas se realizaron diversas entrevistas no estructuradas

con el personal que se relaciona con el sistema de control y gestión de procesos
financieros (aplicación web ESTIMANET) y así recolectar la mayor cantidad de
información posible, desde los diferentes puntos de vista de cada empleado. Luego de
ello se conformo una mesa trabajo con la línea supervisoria para debatir las ideas
expresadas por el personal y realizar la tormenta de ideas como se puede observar en la
figura número 14 con los problemas más representativos. Cabe señalar que no se
obviaron comentarios.
Figura 14. Tormenta de Ideas de la Aplicación Estimanet

1.2. CUANTIFICACIÓN Y SUBDIVISIÓN DEL PROBLEMA U

OPORTUNIDADES DE MEJORA

Se procedió a precisar mejor la definición del problema, su cuantificación y la posible

subdivisión en subproblemas o causas síntomas.

1.2.1. Estratificación y/o Subdivisión del problema en sus causas – síntomas

Se realizó la estratificación del problema de la siguiente manera:

 La incongruencia entre gráficos y reportes, puede ser producto de un error en el

contador que se utilizo en la programación del software y que permitiría la
realización de los gráficos y reportes.
  La rapidez en la elaboración de los procesos puede depender de la prioridad de
las solicitudes, del tipo de proceso que se solicite y del proyecto al cual se le va a
realizar el proceso.

 La dificultad de ingreso de datos se puede deber a que el lenguaje de ingreso que

se utiliza para llenar los campos o ítems (numérico, alfabético y alfanumérico)
no corresponde con el que tiene programado el sistema.

 El bloqueo de funciones en algunos módulos puede ser provocado por el perfil

con el cual se accede a la aplicación.

 Las fallas en el sistema pueden ser productos de la caída de la señal en el

servidor con el cual trabaja el ESTIMANET.

 La vulnerabilidad de los datos puede ser por la exportación de los mismos a

Excel.

 El cambio del día por el mes que sucede cuando se exporta el reporte de
procesos a Excel, puede estar motivado por la incompatibilidad del lenguaje
informático utilizado con respecto a la hoja de cálculo de Excel.

 La repetición de algunos datos predeterminados dentro del sistema se puede

estar gestando por el ingreso manual y desproporcionado de los mismos a través
de los diferentes niveles de acceso.

 El cansancio visual de los trabajadores puede estar provocado por los colores
con los cuales se realizo el diseño de la aplicación.

1.2.2. Cuantificación del impacto de cada Subdivisión

Para realizar la cuantificación del impacto de cada subdivisión se procedió a aplicar la

técnica de grupo nominal, con la finalidad de priorizar los problemas a abordar; para
ello se realizo una reunión con la línea supervisoria conformada por 5 supervisores y un
superintendente, se presentaron las subdivisiones del problema expuestas en la sección
anterior y para la ponderación de cada uno de tomaron como limites de 2 a 10 puntos
como mínimo y máximo respectivamente. Pudiéndose apreciar los resultados en la
figura número 15.
1.2.3. Selección de Subproblemas a analizar

Para seleccionar los subproblemas que fueron objeto de estudio se visualizaron los
diferentes niveles de incidencia entre los subproblemas para ello se aplicó el diagrama
de Paretto como se puede observar en la figura número 16.
Fuente: El Autor

Figura 16. Diagrama de Paretto del Estimanet

LEYENDA

Los problemas se encuentran enunciados en el siguiente cuadro en el mismo orden de

aparición en el diagrama de paretto
A través del diagrama de paretto se puede apreciar que los problemas que más impacto
están causando en la aplicación a juicio de la línea supervisoria y que se les debe dar
prioridad en el análisis son los siguientes: con un 100% se encuentran la vulnerabilidad
de los datos, la incompatibilidad del lenguaje de la aplicación con respecto a Excel, con
un 98% el bloqueo de funciones en algunos módulos de acuerdo al perfil de acceso. Con
un 97% la incongruencia de datos entre los gráficos y los reportes y con un 90% la
dificultad de ingreso de datos en algunos campos del sistema. Cabe resaltar que los
demás problemas siguen siendo foco de estudio ya que su efecto sobre el sistema se
mantiene.

1.3.…ANÁLISIS DE CAUSAS RAÍCES ESPECIFICAS

Se procedió a realizar un análisis de las causas que originan los problemas objeto de
estudio.

1.3.1. Vulnerabilidad de los datos

Se listaron a través de una tormenta de ideas las posibles causas de esa problemática ver
Figura número 17.

Fuente: El Autor

Figura 17. Tormenta de Ideas de Vulnerabilidad de los Datos

Luego que se han listados las posibles causas del problema se procedió a agruparlos de
acuerdo a su afinidad utilizando para ello el diagrama causa – efecto como se puede
observar en la Figura número 18.
1.3.2. Incompatibilidad del lenguaje de la aplicación con respecto a Excel

Se procedió a listar a través de una tormenta de ideas las causas que puedan estar dando
lugar a una incompatibilidad del lenguaje de la aplicación con respecto a Excel como se
puede apreciar en la Figura número 19.
Fuente: El Autor

Figura 19. Tormenta de Ideas para Incompatibilidad del Lenguaje de la

Aplicación con Respecto a Excel

Una vez que se realizó la tormenta de ideas se construyó el diagrama causa –efecto en el
cual se agruparon las causas nombradas anteriormente según su afinidad. Ver figura
número 20.
1.3.3. El bloqueo de funciones en algunos módulos de acuerdo al perfil de acceso

Se listaron las causas de dicho bloqueo en una tormenta de ideas. Ver figura número 21.
Fuente: El Autor

Figura 21. Tormenta de Ideas del Bloqueo de Funciones en Algunos Módulos de

Acuerdo al Perfil de Acceso.

Una vez expresadas en la tormenta de ideas las causas que podrían estar incitando a que
se bloqueen algunos campos de los módulos de acuerdo al perfil de acceso, se construyó
el diagrama causa – efecto para determinar el origen de dichas causas y agruparlas de
acuerdo a su afinidad. Ver Figura Número 22.
1.3.4. La incongruencia entre Gráficos y Reportes

Se realizó una tormenta de ideas para determinar y listar las causas que están
produciendo una falta de concordancia entre los datos que arrojan las graficas y los
datos que arroja el reporte para un mismo periodo de tiempo. Ver figura número 23.
Fuente: El Autor

Figura 23. Tormenta de Ideas de la Incongruencia entre los Gráficos y los

Reportes.

Luego que se han enunciado las causas en la tormenta de ideas, se agruparon las mismas
de acuerdo a su analogía, empleando para ello el diagrama causa efecto. Ver Figura
Número 24.
1.3.5. La dificultad de ingreso de datos en algunos campos del sistema

Se empleó la tormenta de ideas para listar las causas que están provocando dificultad en
el ingreso de datos para algunos campos del sistema. Ver Figura Número 25.
Fuente: El Autor

Figura 25. Tormenta de Ideas para la Dificultad de Ingreso de Datos en Algunos

Campos del Sistema.

Se realizó el diagrama causa – efecto basándose en las propuestas realizadas en la

tormenta de ideas, congregándolas de acuerdo a su similitud u origen. Ver figura
número 26.
1.4 ESTABLECIMIENTO DEL NIVEL DE DESEMPEÑO EXIGIDO

En este paso se establecieron los niveles de desempeño exigidos al sistema de control y

gestión de procesos financieros (ESTIMANET) a partir de las expectativas del cliente, y
los requerimientos de la organización.

Para ello se realizaron entrevistas no estructuradas a los representantes de las unidades

requirientes para conocer sus inquietudes y expectativas con respecto al sistema, de
igual forma se realizó con el personal que labora en la organización, y de esta manera se
pudo trazar como meta:

"LA OPTIMIZACIÓN Y AUTOMATIZACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL

Y GESTIÓN DE PROCESOS FINANCIEROS EMPLEADO EN LA
SUPERINTENDENCIA DE INGENIERIA DE COSTOS"

1.5. DISEÑO Y PROGRAMACIÓN DE SOLUCIONES

Para cumplir con el objetivo de este paso se realizó una tormenta de ideas con las
posibles soluciones para cada problemática presentada en los pasos anteriores; para
atacar la Vulnerabilidad de los Datos se pueden observar las posibles soluciones en la
figura número 27.

Fuente. El Autor

Figura 27. Soluciones para la Vulnerabilidad de los Datos

Para acabar con la Incompatibilidad del Lenguaje de la Aplicación con Respecto a

Excel se plantearon diversas soluciones. Ver figura número 28.
Fuente: El Autor

Figura 28. Soluciones para la Incompatibilidad del Lenguaje de la Aplicación con

Respecto a Excel.

El Bloqueo de Funciones en Algunos Módulos de Acuerdo al Perfil de Acceso se

puede evitar a través de las opciones de soluciones que se presentan en la figura número
29.
Fuente: El Autor

Figura 29. Soluciones para el Bloqueo de Funciones de Algunos Módulos de

Acuerdo al Perfil de Acceso.

La manera de evitar la Incongruencia entre los Datos Arrojados por los Gráficos y
los Arrojados por los Reportes es a través de las siguientes soluciones. Ver figura
número 30.
Fuente: El Autor

Figura 30. Soluciones para Incongruencia entre los Gráficos y los Reportes

Las soluciones para la Dificultad de Ingreso de Datos en Algunos Campos del

Sistema se pueden apreciar en la figura número 31.

Fuente: El Autor
Figura 31. Soluciones para la Dificultad de Ingreso de Datos en Algunos Campos
del Sistema.

Una vez que se tiene establecida la meta de mejoramiento y las soluciones que se
pretenden llevar a cabo para mitigar el impacto de los problemas planteados
anteriormente y así lograr la meta; se procede a programar la implantación de las
soluciones a través de la definición de las 5W :

 WHAT (QUÉ): Modificar el formato de salida de los datos de Excel a PDF,

emplear un código de validación de datos alfanumérico, adecuar los códigos de
validación de los campos, convalidar la existencia de información en la base de
datos al momento de ingresar algún dato.
 WHY (POR QUÉ): Por la necesidad que existe en la organización de adecuar el
sistema de control y gestión de procesos financieros (ESTIMANET) al
crecimiento que se ha venido gestando en la Superintendencia y en la industria.

 WHEN (CUÁNDO): Una vez culminado la investigación acerca de la

Optimización de la Aplicación web ESTIMANET se procede a la puesta en
marcha de las propuestas que allí se susciten.

 WHERE (DÓNDE): La implantación de las soluciones se va a llevar a cabo en

la GERECIA DE AUTOMATIZACIÓN, INFORMÁTICA Y
TELECOMUNICACIONES (AIT).

 WHO (QUIÉN): El Ingeniero en Sistemas KEVIN ANGULO.

1.6. IMPLANTACIÓN DE SOLUCIONES

Para la realización de este paso se necesita que las mejoras ya se encuentren

implementadas y en virtud de que las mismas no se han puesto en marcha no se puede
desarrollar ya que, no se puede verificar o medir el rendimiento y funcionalidad sin
haberse implantando las propuestas.

1.7. ESTABLECIMIENTO DE ACCIONES DE GARANTIA

El administrador de la aplicación dentro de la Superitendencia, el comité de calidad de

la misma y la gerencia de AIT; son los responsables directos de realizarle un
seguimiento a la aplicación, así como llevar a cabo las actividades de mantenimiento del
software semestralmente. El comité de calidad se encargara de asignar un equipo de
trabajo anualmente para realizar diagnósticos y estudios similares al desarrollado en la
presente para adaptar la aplicación a las necesidades de la organización.

2. FORMULACIÓN DE MEJORAS PARA LA APLICACIÓN WEB

ESTIMANET

Luego de realizado el diagnóstico y de haber aplicado el ciclo de mejora continua se

proponen las siguientes mejoras para el Sistemas de control y Gestión de procesos
financieros empleado en la Superintendencia de Ingeniería de Costos:

 Crear un módulo que permita a las unidades requirientes realizar las solicitudes
desde su oficina. Colocando en el sistema un nivel de acceso usuario – cliente de
igual forma programar el software para que los administradores de contrato
puedan adjuntar los soportes de las solicitudes y visualizar el check list. Ver
anexo N°2.
 Incorporar un módulo de indicadores de control y gestión, y programar el
software para que utilice la información almacenada en la base de datos para
realizar el cálculo de ellos.

 Programar el campo de supervisores para que refleje de manera instantánea la

cantidad de procesos que tiene asignado cada supervisor.

 Programar el campo de estimadores para que refleje de manera instantánea la

cantidad de procesos que tiene asignado cada ingeniero de costos.

 Crear un módulo que contenga un campo que permita a los clientes consultar el
estatus de los procesos.

 Incorporar en el sistema los formatos de; planilla de solicitud de procesos, hoja

de check list, hoja de certificación para los estimados de costos clase I o
presupuestos base, cuadro resumen de los estimados de costos clase (V, IV, III,
II), informe de revisión de ofertas, hoja de entrega de procesos, hoja de carátula
para los procesos.
  Modificar el código de validación de ingreso de datos a alfanumérico.

3. FORMULACIÓN DE INDICADORES DE CONTROL Y GESTIÓN

BASÁNDOSE EN EL DIAGNÓSTICO

Una vez realizado el diagnóstico se procede a formular los indicadores que permitirán el
seguimiento, medición, análisis y mejora necesarios de la organización, con la finalidad
de establecer su desempeño actual, predecir su comportamiento futuro y realizar la toma
de decisiones acertadas. Lo indicadores de control y gestión propuestos son los
siguientes:

 1. Efectividad Absoluta: META 70%

En donde:

 2. Efectividad Relativa: META 60%

En donde:

 3. Eficiencia Absoluta: META 100%

En donde:

4. Entrega Oportuna: META 100%

En donde:
  5. Formación del Personal: 100%

En donde:

Motivado a que las metas de los indicadores de Efectividad Absoluta, Efectividad

Relativa y Eficiencia Absoluta resultan de las estadísticas que se originan producto de la
disponibilidad de fuerza laboral, contingencias, cambio organizacional, pericia del
ingeniero de costos y otros factores, los mismos varían anualmente, por lo que las metas
serán establecidas en el Informe de Gestión de Ingeniería de Costos, en donde se realiza
el análisis de cada uno, excepto los indicadores de Formación de Personal y Entrega
Oportuna cuyas metas son del 100%,se establecen las desviaciones con relación a las
metas.

4. DISEÑO DE UN MODELO OPTIMIZADO DE LA APLICACIÓN

WEB ESTIMANET

Luego de que se tienen formuladas las mejoras se procede a realizar un diseño del
sistema donde el procedimiento para solicitud de procesos queda estipulado de la
siguiente manera:

El administrador o Contratador accede a la aplicación Estimanet en el módulo de

Solicitud de Procesos, una vez autorizado por el Supervisor de la Organización
Contratante, y selecciona el tipo de solicitud, adjuntando en electrónico todos los
requisitos exigidos para cada tipo de trabajo.

En la Superintendencia de ICDN (Ingeniería de Costos Distrito Norte), el

Administrador(a) de la Aplicación Estimanet recibe en la bandeja de solicitudes y las
distribuye a las bandejas de solicitudes de los Supervisores de ICDN, de acuerdo al
índice de cantidad de procesos por analista de costos.
El Supervisor de ICDN asigna la solicitud a la bandeja de los analistas de costos, y una
vez que estos la revisan el sistema automatizado envía al Contratador (solicitante) y al
Supervisor del Proceso por parte de la Organización Contratante la información
referente al número de control del proceso, fecha planificada de entrega del servicio,
número de extensión e indicador del analista de costos.

Una vez concluida la solicitud el analista de costos envía la información al Contratador

(solicitante) y al Supervisor del Proceso por parte de la Organización Contratante la
finalización del mismo y que pueden pasar retirando el físico del mismo por las oficinas
del Administrador del Estimanet.

El Solicitante deberá firmar el libro de actas de entrega del documento que el

Administrador del Estimanet le facilita.

A continuación se presentan las pantallas del modelo; actual y propuesto del sistema:

ANTES

Perfil Analista de Estimanet

Perfil de administrador del software por la Superintendencia de Ingeniería de

Costos
Perfil de Estimador de Costos
Perfil de Supervisor - Pantalla Principal
Perfil de Supervisor - Módulo de Búsqueda
DESPUÉS

Perfil Usuario Cliente – Módulo de Solicitud de proceso

Perfil de Analista de Estimanet – Se incorporo un Módulo que refleje los procesos que
se han solicitado
Perfil de Supervisor – Sé incorporo un Modulo donde se pueda consultar el
comportamiento de los indicadores de control y gestión
Perfil de Supervisor – Se incorporo un Modulo donde se pueda consultar el
comportamiento de los indicadores de control y gestión, en el campo de Estimador se
agrego la cantidad de procesos que tiene asignado cada uno
Perfil de Analista de Estimanet – Se agrego la cantidad de proceso que tiene asignado
cada Supervisor
5. ACTUALIZACIÓN DEL MANUAL DE PROCESOS DE LA
SUPERINTENDENCIA DE INGENIERIA DE COSTOS –
CAPITULO PROCEDIMIENTOS

Se presentan las secciones del manual que sufrirán modificaciones con la optimización
de la aplicación Web ESTIMANET.

5.1. MODIFICACIONES PARA LA SECCIÓN DE ESTIMACIÓN DE COSTOS

Cabe señalar que la numeración que se prescribe a continuación forma parte de la

codificación del manual
5. PROCEDIMIENTO: DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES.

5.1. REVISIÓN, RECEPCIÓN, AUTOMATIZACIÓN Y CONTROL DE LA

INFORMACIÓN.

El Analista de Estimanet realiza la recepción de las solicitudes, a través de la bandeja de

solicitudes que se encuentra en modulo de solicitud de procesos en la aplicación
Estimanet, las solicitudes contienen toda la información solicitada como soporte para la
elaboración del estimado ya que; el sistema se encarga de procesar solo aquellas
solicitudes que posean adjuntado todos los requisitos expuestos en la check list (Ver
anexo N°2).

Seguidamente el Analista de Estimanet procede a consultar la carga de trabajo de cada

supervisor, para luego distribuir en las bandejas de entrada de los supervisores las
solicitudes de procesos de acuerdo al índice de cantidad de procesos que posea cada uno
de ellos.

Es responsabilidad de la unidad requiriente y los administradores de contrato la

veracidad de la información suministrada de manera electrónica.

Al finalizar la jornada laboral el analista de Estimanet debe entregar a cada Supervisor

una hoja de reporte en físico con los procesos que le fueron asignados en esa fecha, el
cual debe firmar y devolver al analista para que proceda a archivarla en la carpeta que
lleva por nombre REPORTES DE PROCESOS XXXXX (SEMESTRE DEL AÑO
QUE SE ESTA ARCHIVANDO).

 ASIGNACIÓN DE LA SOLICITUD

Los Supervisores de Estimación de Costos y Revisiones de Ofertas recibirán en su

bandeja de entrada las solicitudes de los procesos provenientes del analista de
Estimanet, luego debe consultar el índice de procesos que tiene asignado cada estimador
para realizar la asignación de procesos, una vez realizado esto procede a enviar a la
bandeja de entrada del Ingeniero de costos encargado de realizar el proceso requerido la
solicitud de proceso.
Al finalizar la jornada laboral el supervisor debe entregar al estimador el reporte en
físico de los procesos que le fueron asignados en esa fecha. El estimador debe firmar el
reporte y devolver al supervisor para que lo archive en la carpeta que lleva por nombre
REPORTES DE PROCESOS – SUPERVISOR XXXXX (SEMESTRE DEL AÑO
QUE SE ESTA ARCHIVANDO).

Los Supervisores de Estimación de Costos y Revisiones de Ofertas deberán establecer

las Horas-Hombres aproximadas para procesar la solicitud; así como, la fecha estimada
de entrega programada, esta última previo acuerdo con el Ingeniero de Costos asignado
y (de acuerdo a la complejidad del estimado y la cantidad de procesos asignados que
posea el Ingeniero de Costos) en la aplicación Estimanet y suministrará de manera
inmediata, máximo un día hábil, la información al Ingeniero de Costos asignado.

 RECEPCIÓN DE LA SOLICITUD

El Ingeniero de Costos recibe la solicitud en su bandeja de entrada proveniente del

Supervisor de Estimación de Costos y Revisiones de Ofertas. El Ingeniero de Costos
tendrán la responsabilidad de revisar si los contenidos técnicos y administrativos están
acordes con el tipo de estimado solicitado, deberá verificar y validar la documentación
suministrada para la elaboración del estimado.

 NOTIFICACIÓN DE RECEPCIÓN DE LA SOLICITUD:

La notificación de recepción de la solicitud la realiza la aplicación Web Estimanet de

manera instantánea una vez que el Ingeniero de Costos revise en su bandeja de entrada
la solicitud de proceso. La notificación se envía al Contratador (solicitante), y al
Supervisor del proceso por parte de la Superintendencia de Ingeniería de Costos.

 CONTENIDO DE LA NOTIFICACIÓN (ver figura número 32 ):

Nombre del Ingeniero de Costos asignado

Ubicación y extensión del Ingeniero de Costos

Indicador del Ingeniero de Costos

Título de la Obra o Servicio

N° de Control asignado.

Copia a los Supervisores

La notificación debe indicar la fecha estimada de entrega.

Fuente: El Autor

Figura 32.- Presentación de la Notificación de recepción de solicitud de Estimados

de Costos.

5.8. ENTREGA DEL ESTIMADO

El Ingeniero de Costos debe entregar el Estimado de Costos previamente firmado y la

hoja portada con todos los datos indicados (ver anexo n°3, formato INCO-ESCO-FO-
022) a su Supervisor inmediato.

De igual forma debe descargar en la aplicación Estimanet las horas hombres invertidas
en la elaboración del Estimado de Costos y cualquier observación que considere
relevante.
5.9. REVISIÓN Y APROBACIÓN DEL ESTIMADO

El Supervisor de Estimación de Costos y Revisión de Ofertas debe realizar la revisión

del Estimado de Costos, para su posterior aprobación. De igual forma debe descargar el
proceso en la aplicación Estimanet, para ser entregado al Ingeniero de Costos.

Una vez aprobado el Estimado de Costos por el Supervisor, el Ingeniero de Costos,

debe entregar al Superintendente de Ingeniería de Costos, para su revisión y aprobación
en los casos que aplique. Los mismos deben firmar todas las hojas que conforman el
cuerpo del Documento del Estimado de Costos a entregar.

5.9. NOTIFICACIÓN DE ENTREGA DEL ESTIMADO DE COSTOS O

INFORME DE REVISIÓN Y CALIFICACIÓN DE OFERTAS ECONÓMICAS:

El Ingeniero de Costos, debe notificar a la Unidad Requiriente, a través de la persona

solicitante del servicio y a su Supervisor inmediato, vía E-mail, la entrega del Estimado,
el cual se debe encontrar previamente firmado y aprobado para su entrega inmediata.
Esta nota E-mail debe ser remitida sobre la notificación de recepción de la solicitud
realizada previamente.

 CONTENIDO DE LA NOTIFICACIÓN (ver figura número 33):

 7. Nombre del Ingeniero de Costo asignado

 8. Ubicación y extensión del Ingeniero de Costo

Indicador del Ingeniero de Costos

Título de la Obra o Servicio

N° de Control asignado.

Copia a los Supervisores

Fuente: El Autor

Figura 33.- Presentación de la Notificación de Entrega de Estimados de Costos

5.11. ENTREGA DE DOCUMENTO

El Ingeniero de Costos entregará al Analista de Estimanet el Estimado de Costos

conjuntamente con el formato de Hoja de Entrega de Documento (ver anexo n°4,
formato INCO-ESCO-FO-023) previamente firmado por el, el representante de la
unidad requiriente encargado de retirar el producto deberá firmar la hoja de entrega en
señal de recepción del documento.

La Hoja de Entrega de Documento será archivada en una carpeta que deberá tener el
Analista de Estimanet identificada como "Documentos Entregados año X.XXX".

En caso de referirse a un Estimado de Costos Clase I, la información se debe entregar en

sobre sellado y el Ingeniero de Costos debe entregar a la Comisión de Contratación
respectiva, en donde sellarán la Hoja de entrega del Documento como señal de recibido,
el Ingeniero de Costos deberá entregar al analista de estimanet para archivar en la
carpeta antes indicada. En el caso de que la apertura la realice el Grupo interno de la
Unidad Requiriente, se entregará a la persona solicitante dicho estimado en sobre
sellado.

En caso de referirse a un Estimado de Costos Clase I, para un Presupuesto Social, la

información se entrega a la Unidad requiriente, en este caso no se coloca en sobre
sellado la información.

5.2. MODIFICACIONES PARA LA SECCIÓN DE REVISIONES DE OFERTAS

Ídem a la anterior.
Conclusiones

Del análisis y discusión de los resultados de esta investigación se obtuvieron las

siguientes conclusiones:

 Quedó demostrado la importancia de la Aplicación ESTIMANET dentro del

proceso de Control y Gestión de la Superintendencia de Ingeniería de Costos.
 Este estudio permitió confirmar las debilidades que posee dicho sistema, con
respecto a las necesidades de la organización. De igual forma los Indicadores de
Control y Gestión y el manual de Procesos en el capítulo de procedimientos.

 A través del exhaustivo análisis del sistema se detectó el origen o causal de que
la Aplicación ESTIMANET arrojara error en algunas circunstancias.

 Con la realización de la matriz FODA se lograron formular las estrategias que

impulsarán la adecuación del sistema, la formulación de indicadores de control y
gestión y la actualización del manual de procesos.

 El diagnóstico permitió conocer las oportunidades que posee el sistema para

suprimir sus debilidades optimizando sus fortalezas o bondades.

Recomendaciones

Los resultados de la presente investigación tienen importantes implicaciones para el

mejoramiento continuo de Procesos que se lleva a cabo en la Superintendencia de
Ingeniería de Costos, por ello se recomienda:

 Automatizar el sistema descrito con anterioridad, a través de la ejecución de las

mejoras planteadas en el presente trabajo.
 Realizar estudios de esta índole anualmente.

 Informar al personal y a las unidades requirientes la necesidad e importancia de

mejorar el sistema.
Bibliografía

 Arias Betsy (2008) Manual de Procesos de Ingeniería de Costos.

Superintendencia de Ingeniería de Costos Distrito Norte. PDVSA

 Arias Calvo Glendis Yajaira (2006). Desarrollo e implantación de un sistema

de información, para el control y gestión de los procesos financieros
realizados en la gerencia ingeniería de costos de pdvsa maturín, distrito
norte.

 Biazzo, S (2000). Approaches to business process analysis. [On line]

Disponible en: www.lgti.ufsc.br/O&m/aulas/Aula4/complemento2.pdf.

 Fred. R, David (1997) Conceptos de administración estratégica, "El marco

analítico para formular estrategias", Capítulo 6, Análisis y elección de la
estrategia, Quinta Edición, México, Prentice Hall Hispano Americano, p. 185.

 Gómez. B, Luis (1992). Mejoramiento Continuo de Calidad y Productividad

Técnicas y Herramientas.

 NARVÁEZ, Rosa. (1997). Orientaciones Prácticas para la Elaboración de

Informes de Investigación. República Bolivariana de Venezuela (Puerto
Ordaz). 2era Edición.

 Nogueira Rivera, D; Medina León, A y Nogueira Rivera, C (2004).

Fundamentos para el Control de la Gestión empresarial.  Editorial Pueblo y
Educación Cuba. P1, 12, 13, 104-121.

 http://www.eumed.net/ce/

 http//www.gestióndeproceso.com

 http://www.gestiopolis.com/canales8/ger/metodologia-para-evaluacion-
diagnostico-y-diseno-de-procesos.htm
Anexos

Anexo 1. Hoja de Solicitud de procesos

Anexo 1.A Hoja de Solicitud de procesos (Reverso)

Anexo 2. Formato de Lista de Chequeo – Check List
Anexo 4. Hoja de Entrega de Documentos
Anexo 5. Formato de Portada de Revisiones de Ofertas
Anexo 6. Formato de Hoja de Entrega de Revisiones de Ofertas
Anexo 7. Formato de Hoja de Portada
Anexo 8. Gráfica de Estimaciones Por Tipo de proceso
Dedicatoria

A Dios, por regalarme la dicha de vivir rodeada de personas tan especiales.

A mi Madre, quien con paciencia y firmeza supo orientarme para tomar la decisión de
estudiar la carrera de Ing. Industrial.

A mi Padre por brindarme su Apoyo Incondicional.

A mi Tío Félix por ser mi tío, padre, amigo, y por estar ahí siempre cuando lo he
necesitado.

A mis abuelos en especial a mi abuela Elena por ser pieza fundamental en el logro de
esta meta.
A mis hermanos Cristian, Martha, José Gregorio y demás familiares por estar siempre
pendiente de mí y por brindarme su apoyo.

A mis Amigos, Nina, Igor, Armando, José Miguel, Editza, Jesmar, Eumar, Sarai, Joely,
Martín, Martha, David, Freddy, Alexis, Reinaldo, Lorenna, Alfonsina y todos los que
estuvieron conmigo durante el desarrollo de la carrera.

A TODOS LOS QUIERO MUCHISIMO!!! PARA USTEDES ESTE LOGRO….

Francis Del Valle Maneiro Lugo.

Agradecimientos

A Dios por darme la salud y guiarme por el buen camino.

A mi Madre y a mi Abuela Elena por ser los motores que impulsan mis ganas de ser
mejor cada día.

A la Universidad Nacional Experimental Politécnica "Antonio José de Sucre"

UNEXPO, por brindarme la oportunidad de formarme como Ingeniero Industrial.

A mi tutor Académico, Ing. Scandra Mora Saado por su valioso aporte durante la
realización de este trabajo.

A mi tutor Industrial, Ing. Erick D. Joyo C. por su valiosa colaboración durante el

desarrollo de mi trabajo.

A la empresa Petróleos de Venezuela, S.A, por darme la oportunidad de realizar mi

trabajo de grado en sus instalaciones y a los Ingenieros; Betsy Arias, Alis Paredes, Juan
Carlos Rodríguez, Hilda Cordero, Antonio Lara, Kevin Angulo, Edmundo Marcano por
su incondicional ayuda.

A los profesores; Alfonso Moffi, Luís León, Orestes Ruiz, Ovidio León, Martha
Chópite, Luís Rosales, Lácides Pinto por sus innumerables consejos.

Al Personal de Vicerrectorado y de la Dirección de Investigación y Post grado de la

UNEXPO por su sincera y gratificante amistad.
Francis Del Valle Maneiro Lugo.

UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITÉCNICA

"ANTONIO JOSÉ DE SUCRE"

VICE RECTORADO PUERTO ORDAZ

DEPARTAMENTO DE INGENIERÍA INDUSTRIAL

TRABAJO DE GRADO

Fecha: Mayo 2009

Tutor Académico: Ing. Scandra Mora.

Tutor Industrial: Ing. Erick Joyo

Autor:

Francis Del Valle Maneiro Lugo.