Procesamiento de Datos
Procesamiento de Datos
Procesamiento de Datos
APRENDIZ
DANIELA ACOSTA GUERRA
INSTRUCTORA
ELIANA SUAREZ VAQUERO
VALLEDUPAR, CESAR
FICHA: 2141690
GESTION DOCUMENTAL
2021
PARTE A: Taller de metodologías
Parte 1
¿Qué es un mapa de proceso?
Un mapa de procesos es un diagrama de valor que representa, a manera de inventario
gráfico, los procesos de una organización en forma interrelacionada.
El mapa de procesos recoge la interrelación de todos los procesos que realiza una
organización. Existen diversas formas de hacer un mapa de procesos.
Un proceso es el conjunto de actividades y recursos interrelacionados que transforman los
elementos de entrada en elementos de salida aportando valor para el usuario. Por ejemplo:
un proceso productivo, es aquel en que se transforman los insumos y bienes intermedios en
un bien final que contiene más valor que la suma de sus componentes porque se le ha
añadido valor.
Es importante no confundir procesos con procedimientos. Los procesos tienen como
propósito ofrecer al cliente o usuario un servicio que cubra sus necesidades y satisfaga sus
expectativas. Un procedimiento es la forma específica de realizar un proceso o una parte
del mismo.
Además, el mapa de procesos permite contar con una perspectiva global-local, ubicando
cada proceso en el marco de la cadena de valor. Simultáneamente relaciona el propósito de
la organización con los procesos que lo gestionan, de modo que sirve también como
herramienta de aprendizaje para los trabajadores.
La importancia y su uso en actualidad
Los mapas de procesos son útiles para:
conocer cómo se llevan a cabo los trabajos actualmente
analizar los pasos del proceso para reducir el ciclo de tiempo o aumentar la calidad
analizar si la estructura y las funciones de la empresa son fieles a las tareas que
realiza cada persona
utilizar el proceso actual como punto de partida para llevar a cabo proyectos de
mejoramiento del proceso
orientar a nuevos empleados
desarrollar formas alternas de realizar el trabajo en momentos críticos–
evaluar, establecer o fortalecer los indicadores o medidas de resultados
nos ayudará a definir los procesos internos y como creamos un Manual de
Procedimientos haciendo referencia a estos procesos
El objetivo de este mapa es conocer de forma muy detallada y profunda los
funcionamientos de los procesos y actividades en los que la empresa está involucrada.
Lo suele realizar un equipo con responsables de todos los departamentos, que se ocupan
de identificar los procesos, tanto los principales como los secundarios. De hecho, se
suele diferenciar tres grandes grupos de procesos de la organización: estratégicos,
operativos y de soporte.
VENTAJAS DESVENTAJAS
Explican los procesos más claro que las Pueden distraer en gran medida.
palabras; pues pueden ofrecer Las empresas se ocupan más de la
descripciones útiles y relativamente integridad de los mapas que de
baratas, que ayudan a mejorar y rediseñar aumentar la velocidad de sus acciones.-
los procesos de negocio. Pueden perder relevancia para los
Al trabajar individuos en los mapas se trabajadores.
gana mayor comprensión de las tareas y Una elaboración no adecuada puede
problemas de la organización. provocar que no sean buenos medios de
Son herramientas útiles en la comunicación para la alta gerencia.
Reingeniería1 de Procesos. Puede que en ocasiones, si se les toma
como elementos rígidos, la gerencia no
percibe la posibilidad del cambio y
otros modos de hacer más efectivos.
M. Hammer y J. Champy sostienen que las empresas pueden encontrarse en tres situaciones
diferentes en las que puede aplicarse la reingeniería de procesos:
Incremento de la productividad.
Por medio de trabajos de auditoría, es posible llevar a cabo valoraciones de todo tipo
atendiendo a criterios de análisis y medición exhaustivos.
¿Cómo se construye?
1. En que consiste la filosofía de seis sigma, quienes fueron los creadores de esta y
como la aplicaron
Dicho en pocas palabras, es un método, basado en datos, para llevar la Calidad hasta
niveles próximos a la perfección, diferente de otros enfoques ya que también corrige los
problemas antes de que se presenten. Más específicamente, se trata de un esfuerzo
disciplinado para examinar los procesos repetitivos de las empresas.
¿Cómo lo aplicaron?
En la fase de definición se identifican los posibles proyectos Seis Sigma que deben ser
evaluados por la dirección para evitar la infrautilización de recursos. Una vez seleccionado
el proyecto, se prepara su misión y se selecciona el equipo más adecuado para el proyecto,
asignándole la prioridad necesaria.
La fase de medición
Fase de análisis
Fase de mejora
La última fase, control
Consiste en diseñar y documentar los controles necesarios para asegurar que lo conseguido
mediante el proyecto Seis Sigma se mantenga una vez que se hayan implantado los
cambios. Cuando se han logrado los objetivos y la misión se da por finalizada, el equipo
informa a la dirección y se disuelve.
Las herramientas
En los proyectos Seis Sigma se utilizan dos tipos de herramientas. Unas, de tipo general
como las 7 herramientas de Calidad, se emplean para la recogida y tratamiento de datos.
Las otras, específicas de estos proyectos, son herramientas estadísticas. Entre ellas, cabe
citar los estudios de capacidad del proceso, análisis ANOVA, contraste de hipótesis, diseño
de experimentos y, también, algunas utilizadas en el diseño de productos o servicios, como
el QFD y AMFE.
Conceptualmente, los resultados de los proyectos Seis Sigma se obtienen por dos caminos.
Los proyectos consiguen, por un lado, mejorar las características del producto o servicio.
Esto permite conseguir mayores ingresos. Y, por otro, el ahorro de costes que se deriva de
la disminución de fallos o errores y de los menores tiempos de ciclo en los procesos.
Así, las experiencias de las compañías que han decidido implantar Seis Sigma permiten
indicar desde cifras globales de reducciones del 90 por 100 del tiempo de ciclo o 15 mil
millones de dólares de ahorro en 11 años (Motorola). También, aumentos de productividad
del 6 por 100 en dos años (Allied Signal). Los más recientes, de entre 750 y 1000 millones
de dólares de ahorro en un año (General Electric).
2. Consulta cuales son las 9s, como nacieron y que significa cada una de ellas.
¿Estarías dispuesto aplicarlas en tu diario vivir, y en tu trabajo?
¿Cómo nacieron?
Se originó en Japón con la marca Toyota, que estableció como objetivo lograr una nueva
cultura del trabajo de manera permanente. Para llevarla a cabo se requiere
del compromiso de la dirección de la organización.
Se basa en dos reglas básicas: “empezar por uno mismo” y “educar con el ejemplo”. El
mantenimiento de la nueva cultura del trabajo se basa en la disciplina y la constancia.
En 1960 surgió una metodología japonesa que se llamó “filosofía de las 5 S” y constaba de
cinco principios denominados: seiri, seiton, seiso, seiketsu y shitsuke. En su traducción al
español significan: “separar lo innecesario”, “situar lo necesario”, “suprimir a suciedad”,
“señalizar anomalías” y “seguir mejorando”.
La traducción de los nombres varía un poco entre un idioma y otro, pero los propósitos de
cada principio se mantienen y se expresan de manera muy similar a su versión japonesa
original.
En sus orígenes, la Norma ISO estaba estructurada en cuatro grandes etapas que permitían
ser implementadas en cualquier tipo de actividad empresarial e industrial, ya que no se
identificaba con un producto o servicio en particular. Al incorporar los principios
japoneses, la Norma ISO cobró mayor reconocimiento y logró ser más compatible con otras
normas implementadas en otros países.
VENTAJAS DESVENTAJAS
4. ¿qué es optimizar?
Siempre, cuando quiero lograr alguna meta propuesta busco las mejores opciones para
lograr más rápido la meta propuesta, busco posibles maneras en donde pueda ver más
rendimiento y productividad. Siempre buscando la manera de plantear mejor las cosas.
1. ¿Qué es el benchmarking?
Competitivo
Quizás sea el más complicado de llevar a cabo de los tres tipos, puesto que el análisis y
el estudio como ya he mencionado se realizan sobre los principales competidores. Al
considerarse tu competencia directa, en la gran mayoría de los casos no están
interesados en colaborar. ¿Esto quiere decir que si no colaboran no lo podamos llevar a
cabo? Por supuesto que no, pero obviamente en la recopilación de los datos necesarios
se deberán emplear más recursos, y por tanto será mucho más costosa.
Interno
Es el más fácil de realizar dentro de compañías con estructuras con un cierto tamaño,
además normalmente es el que menos recursos necesita para llevarlo a cabo, ya que la
información se obtiene de la propia empresa.
Funcional
El benchmarking funcional identifica las mejores prácticas de una empresa que sea
excelente en el área que se quiere mejorar. No es necesario que esta empresa sea
competidora o incluso que pertenezca al mismo sector.
Planificación
¿Qué quiero medir? Toda investigación tiene que tener un porqué, y éste debe estar
relacionado con un área de nuestra empresa que queremos mejorar.
¿A quién voy a medir? Para responder a esta segunda pregunta hemos de plantearnos que
tipo de benchmarking vamos a seguir: competitivo, interno o funcional. Una vez hayamos
tomado la decisión sabremos si nos compararemos con un departamento propio o con una
empresa de dentro o fuera del sector.
¿Cómo vamos hacerlo? Para llevar a cabo el proyecto hemos de crear un equipo de
trabajo para que sea responsable de la organización y de la dirección del mismo.
Datos
Análisis
Una vez hemos recopilado la información necesaria, hemos de analizar los elementos que
causan las diferencias entre nuestra compañía y las empresas estudiadas, para poder
identificar las oportunidades de mejora.
Acción
Seguimiento y mejora
En esta última etapa se debe hacer un informe con toda la información destacada del
proceso. Esto ayudará a retomar el trabajo en proyectos posteriores. La idea es que se
convierta en un ejercicio de la empresa sostenido en el tiempo para adoptar una mejora
continua.
Uno de los mejores ejemplos que se ha llevado a cabo en los últimos años, es el
protagonizado por Starbucks. La inestabilidad económica y la apuesta por potenciar las
ventas de café por parte de empresas de fast food como McDonalds, han hecho que
Starbucks haya iniciado un proceso de benchmarking.
¿Qué decidieron mejorar para paliar esta situación? Uno de los aspectos vitales para su
modelo de negocio es el tiempo de la preparación de sus cafés. Como hemos visto
anteriormente, se necesita una empresa líder en quien fijarse para implementar
posteriormente las mejoras. La empresa elegida: el fabricante automovilístico japonés
Toyota. Sin duda un gran ejemplo a seguir en la optimización del tiempo de fabricación de
sus productos.
Al parecer el 30% del tiempo empleado en la preparación de los famosos cafés de
Starbucks se pierde en el tiempo utilizado por los empleados en agacharse, andar o escoger
los ingredientes. Después de realizar un análisis de los benchmarks, implementaron un plan
de acción basado en la optimización de los procesos para preparar sus cafés, un rediseño del
espacio de trabajo, junto con una nueva disposición de los utensilios y las maquinas
necesarias para la preparación de sus productos. Aspectos aparentemente tan simples como
acercar y mejorar la disposición de los ingredientes más utilizados en sus cafés, hicieron
que se mejorara casi en un 20% el tiempo de elaboración de sus productos.
Para resolver esta situación Xerox decidió analizar métodos, procesos, materiales y
productos de su afiliada japonesa Fuji – Xerox. El resultado indico que existía un gran
retraso en todas las áreas estudiadas. Xerox pudo reaccionar rápido, marcando nuevos
objetivos y Kpis para realizar el seguimiento adecuado. En los siguientes años Xerox
adoptó el benchmarking como estrategia de mejora continua.
VENTAJAS DESVENTAJAS
VENTAJAS DESVENTAJAS
Conseguir sus objetivos de forma más acelerada y efectiva que si Es difícil admitir que se
trabaja solo. necesita ayuda
El mentoring es una metodología que ha perdurado por años como herramienta para
facilitar los procesos de aprendizaje. Actualmente es utilizado en ámbitos empresariales, en
situaciones como retiros, transferencia de conocimiento técnico, fomento de competencias
blandas o como mecanismo de adaptación de los nuevos trabajadores en la organización.
Se suele establecer como una relación entre dos personas, generalmente, una con gran
experiencia y conocimiento en un campo del saber (mentor), y alguien que busca adquirir
ese conocimiento (aprendiz). El propósito de esta relación es el crecimiento y desarrollo del
aprendiz a partir de la adquisición de las habilidades y competencias asociadas a un
desempeño sobresaliente en el campo de conocimiento de su mentor.
La cadena de hoteles Petit Palace, en su esfuerzo por desarrollar y reforzar las iniciativas de
desarrollo de la compañía, ha puesto el foco en la formación en Mentoring para directivos y
mandos intermedios de la firma.
Desde Petit Palace afirman que el resultado ha sido muy positivo: todos los alumnos
participaron en el proyecto dada la agilidad del modelo metodológico. Las sesiones
presenciales y el entrenamiento de comportamientos y situaciones concretas, consiguieron
una elevada tasa de transferencia al puesto de trabajo.
“Estamos muy satisfechos con los resultados. Logramos que todos los colaboradores
participaran activamente en el proyecto, y completaran la formación al 100% con una tasa
de aplicación de conocimientos superior al 84%. Y ante esta acogida, no dudamos en decir
“sí” a la segunda edición”, ha comentado Esther Ortega, directora de RRHH de Petit
Palace.
VENTAJAS DESVENTAJAS
Permite la adaptabilidad de los miembros de una organización Puede ser confundido con
a los cambios de manera eficaz y eficiente orientado al logro terapias de ayuda emocional, de
de los objetivos. valoración, validación de
Renueva las relaciones y la retroalimentación de la posiciones o como herramienta
información. de auto ayuda.
Estimula el reconocimiento de los valores conductuales. Suele ser confundido con la
Mejora la evaluación del desempeño en equipos o por Consultoría
individual. No es cuantificable, es una
Fomenta el entrenamiento de los participantes permitiendo inversión en un ejecutivo, dará
crear herramientas propias adaptadas a la aplicación en la resultados a largo plazo y ha de
toma de decisiones. ser aplicado el mecanismo ROI.
Contribuye el reconocimiento unipersonal acerca de la
responsabilidad y el compromiso dentro de la organización.
Incrementa la valoración de situaciones que desprenden la
elaboración de planes estratégicos y el uso de herramientas
adecuadas.
Permite el control de actividades y seguimiento hacia los
resultados deseado.
Logra la sinergia y mejora el desarrollo del liderazgo a través
del reforzamiento de potencialidades propias y del equipo.
COACHING MENTORING
Es en especialista en un determinando Trasciende el conocimiento específico,
conocimiento y capacita a otros trasladando su experiencia para ayudar
individualmente o en grupo a los demás.
Es asumido por el jefe directo, quien Los mentores no necesariamente son
asume el papel de coach. los jefes directos.
Se basa en el desempeño de las tareas Suele tener una proyección a largo
actuales. plazo.
Puede primar la presión por los Prima la relación de confianza y
resultados. compromiso mutuo con resultados a
largo plazo.
VENTAJAS DESVENTAJAS
El empowerment permite descomprimir No se perciben los cambios a corto plazo.
el trabajo de los superiores, delegando Conlleva una capacitación superior de
responsabilidad en los empleados. los empleados para que estén preparados
Cada aporte realizado por los empleados para tomar decisiones.
es significativo, lo cual motiva a estos a No todos los empleados logran tener el
realizar un buen trabajo. mismo grado de compromiso con la
Las opiniones de los empleados son empresa, lo cual puede conducir a malas
escuchadas y tomadas en cuenta. decisiones.
De acuerdo con la responsabilidad que Las personas no están acostumbrados a
posea un individuo, tendrá la autoridad tomar decisiones sino más bien a seguir
de actuar en nombre de la empresa. órdenes.
A veces puede surgir cierto abuso de
poder y libertad por parte de los
empleados.
8. Definición de outsourcing
Outsourcing es un término del inglés que podemos traducir al español como
‘subcontratación’, ‘externalización’ o ‘tercerización’. En el mundo empresarial, designa el
proceso en el cual una organización contrata a otras empresas externas para que se hagan
cargo de parte de su actividad o producción.
La palabra, como tal, es un anglicismo que se compone con las voces out, que significa
‘fuera’, y source, que traduce ‘fuente’ u ‘origen’, es decir, fuente externa.
En este sentido, el outsourcing está estrechamente relacionado con la subcontratación de
servicios, pues supone la búsqueda de una fuente externa a la empresa que pueda prestar de
manera eficiente determinados servicios, para que esta pueda disponer de más tiempo para
centrarse en los aspectos claves de su negocio.
9. Aplicación e importancia de outsourcing
La importancia de la tercerización radica en que esta pretende concentrar los esfuerzos de la
compañía en las actividades principales del giro de negocios. De esta manera se pretende
otorgar mayor valor agregado para los clientes y productos mediante agilidad y oportunidad
en el manejo de los procesos transferidos, una reducción de los tiempos de procesamiento e
inclusive, en la mayoría de los casos, una reducción de costos y de personal, así como una
potencializarían de los talentos humanos.
El Outsourcing es la acción de acudir a una agencia exterior para operar una función que
anteriormente se realizaba dentro de la compañía, la cual en definitiva contrata un servicio
o producto final sin que tenga responsabilidad alguna en la administración o manejo de la
prestación del servicio, la cual actúa con plena autonomía e independencia para atender
diversos usuarios.
La tercerización implica también fomento para la apertura de nuevas empresas con
oportunidades de oferta de mano de obra, restringiendo de cierto modo el impacto social.
10. Ventajas y desventajas de outsourcing
VENTAJAS DESVENTAJAS
Procesos productivos Información confidencial
La primera ventaja destacada tiene que ver con la mejora y En primer lugar, existe una mayor vulnerabilidad a la filtración de la
optimización de los productos productivos. Compañías información confidencial de las empresas en comparación con la
especializadas pueden llevar a cabo la implantación de sistemas contratación interna. Fuentes externas a los negocios tienen acceso a
más innovadores que aporten un extra de valor al producto en datos sensibles. Es importante tener en cuenta que para ceder o dar
cuestión. acceso a datos personales es imprescindible tener en cuenta
Ahorro económico los cambios normativos en lo referente a la protección de datos.
Por supuesto, el outsourcing puede suponer un importante ahorro Comunicación
económico para las organizaciones que externalizan el servicio en En la actualidad, la comunicación entre todas las partes que forman la
tecnologías e infraestructuras de última generación. cadena de valor de las empresas es muy importante. Con el equipo
Procesos de negocio externalizado dicha comunicación puede ser menos fluida, lo cual
Son muchas las compañías que optan por externalizar aquellas puede conllevar una serie de malos entendidos. Es por ello que
operaciones que resultan menos importantes en relación al nivel de resulta tan importante contratar equipos de calidad.
facturación. De este modo, pueden dedicar un mayor tiempo a Calidad
aquellas actividades y servicios que forman parte de la estructura En cuanto a la calidad de las fases de producción o los servicios
básica. externalizados puede verse comprometida. Una compañía que ofrece
Flexibilidad soluciones de outsourcing trabaja a la vez con diferentes proyectos,
Uno de los grandes beneficios del outsourcing tiene que ver con de modo que el nivel de atención siempre es inferior al de las
la flexibilidad y la capacidad de adaptación. Actualmente los compañías que únicamente se dedican a ello.
cambios en el mercado se producen a un ritmo de vértigo, y Retrasos
externalizando determinados servicios o procesos las empresas Por último, pueden darse retrasos en los servicios ya que se trata de
están más y mejor preparadas para afrontarlos. incorporar una fase más en la cadena de producción y/o
Ventaja competitiva comercialización. Un hecho que supone una pérdida de calidad en el
Directamente relacionado con el punto anterior, al poder atender servicio o producto recibido por parte de los clientes.
las nuevas necesidades del mercado y los clientes, aumenta la
ventaja competitiva de las empresas.
11. Riesgos al aplicar el outsourcing
Los riesgos involucrados en el proceso de Outsourcing pasan de ser riesgos operacionales a
riesgos estratégicos.
Los riesgos operacionales afectan más la eficacia de la empresa
Los riesgos estratégicos afectan la dirección de la misma, su cultura, la información
compartida, entre otras.
Los principales riesgos de Outsourcing son: