g1.gth Guia para El Desarrollo de Simulacros v3

PROCESO G1.
GTH 06/09/2019
GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO
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GUIA PARA EL DESARROLLO DE SIMULACROS Versión 3
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GUIA PARA EL DESARROLLO DE SIMULACROS
2019
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PROCESO G1.GTH 06/09/2019
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TABLA DE CONTENIDO
1. OBJETIVO .......................................................................................................................... 3
2. ALCANCE ........................................................................................................................... 3
3. DEFINICIONES.................................................................................................................. 4
4. DESARROLLO ................................................................................................................... 7
4.1.1. Evento por simular ................................................................................................... 7
4.1.2 Definición de recursos ............................................................................................... 8
4.1.3 Reuniones previas ...................................................................................................... 9
4.1.4 Roles y actividades de la etapa de planificación ....................................................... 9
4.2 Antes del Simulacro ............................................................................................... 10
4.2.1 Capacitación y entrenamiento ................................................................................. 10
4.2.2 Roles y actividades antes del simulacro ............................................................. 10
4.3 Roles Durante el Simulacro ........................................................................................ 13
4.4 Etapa de Evaluación ................................................................................................... 14
4.4.1 Rol etapa de evaluación ........................................................................................... 14
5. ANEXO 1 ........................................................................................................................... 15
6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA.............................................................................. 17
7. RELACION DE FORMATOS ......................................................................................... 17
8. CONTROL DE CAMBIOS .............................................................................................. 18

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1. OBJETIVO
Proporcionar los parámetros específicos para la planificación, ejecución y

evaluación de los simulacros realizados por el Instituto Colombiano de Bienestar
Familiar-ICBF, que permitan sensibilizar y entrenar a todos los colaboradores
frente a su actuar en caso de emergencia, con el fin de evaluar la capacidad de
respuesta y garantizar la operatividad y eficacia de los simulacros.
2. ALCANCE
La presente guía es una herramienta de apoyo para al procedimiento de desarrollo

de simulacros de la Sede de la Dirección General, Direcciones Regionales y
Centros Zonales del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar-ICBF.

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3. DEFINICIONES
BRIGADA DE EMERGENCIA: es un grupo de personas pertenecientes a una

empresa, debidamente organizadas y capacitadas para prevenir o controlar
diversas situaciones de emergencias y ante todo realizar actividades de prevención
cuando ello sea posible.
BRIGADA CONTRA INCENDIOS: Responde a la prevención de incendios,

mantenimiento de equipos de extinción y entrenamiento para la utilización de
estos.
BRIGADA DE EVACUACIÓN Y RESCATE: Responde a las condiciones de

seguridad para realizar la evacuación, el entrenamiento para ello y la práctica de
evacuación rescate de personas y salvamento de bienes.
BRIGADA DE PRIMEROS AUXILIOS: Responde a la disponibilidad de elementos

para la atención de heridos, entrenamiento para prestar los primeros auxilios y
atención inicial de víctimas en el momento de la emergencia.
CDGRD: Consejo Departamental de Gestión del Riesgo de Desastres.
CMGRD: Consejo Municipal de Gestión del Riesgo de Desastres.
COE: Comité Operativo de Emergencias.
EMERGENCIA: todo evento identificable en el tiempo, que produce un estado de

perturbación funcional en el sistema, por la ocurrencia de un evento indeseable,
que en su momento exige una respuesta mayor a la establecida mediante los
recursos normalmente disponibles, produciendo una modificación sustancial pero
temporal, sobre el sistema involucrado, el cual compromete a la comunidad o al
ambiente, alterando los servicios e impidiendo el normal desarrollo de las
actividades esenciales.
PLAN DE CONTINGENCIA: plan preventivo, predictivo y reactivo. Presenta una

estructura estratégica y operativa que ayudará a controlar una situación de

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emergencia y a minimizar sus consecuencias negativas. El plan de contingencia

propone una seria de procedimientos alternativos al funcionamiento normal de una
organización, cuando algún de sus funciones usuales se ve perjudicada por una
contingencia interna o externa.
PLAN DE EMERGENCIA: el Plan de Emergencia es el instrumento principal que

define las políticas, los sistemas de organización y los procedimientos generales
aplicables para enfrentar de manera oportuna, eficiente y eficaz, las situaciones de
calamidad, desastre o emergencia, en sus distintas fases, con el fin de mitigar o
reducir los efectos negativos o lesivos de las situaciones que se presenten en la
organización.
PLAN DE RECUPERACIÓN DE DESASTRES TECNOLÓGICO: Un plan de

recuperación ante desastres (del inglés Disaster Recovery Plan) es un proceso de
recuperación que cubre los datos, el hardware y el software crítico, para que un
negocio pueda comenzar de nuevo sus operaciones en caso de un desastre
natural o causado por humanos. Esto también debería incluir proyectos para
enfrentarse a la pérdida inesperada o repentina de personal clave, aunque esto no
sea cubierto en este artículo, el propósito es la protección de datos.
PMU: Puesto de Mando Unificado.
PMGRD: Plan Municipal de Gestión del Riesgo de Desastres.
SIMULACIONES: Un ejercicio de simulación, es un juego de roles que se realiza

en un ambiente controlado, normalmente es un salón o sala, por lo que son
llamados “ejercicios de escritorio”. En una simulación participan los tomadores de
decisiones y los actores más representativos del contexto municipal de
emergencias (CMGRD, representantes de los diferentes sectores etc.), y se basa
en situaciones hipotéticas que se derivan del análisis de riesgos del municipio,
estrategia de respuesta y protocolos específicos.
SIMULACIONES AVISADAS: Se realizan previa citación del personal. Son más

usuales en fases de aproximación y entrenamiento.

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SIMULACIONES NO AVISADAS: se realizan de manera inesperada y son de gran

utilidad con grupos ya entrenados, como forma de poner a prueba planes y
estrategias.
SIMULACIONES PARCIALES: se desarrollan cuando se ponen a prueba partes

específicas de un plan, o un protocolo específico.
SIMULACIONES TOTALES: se da cuando se prueba el contenido completo de un

plan de respuesta.
SNGRD: Sistema Nacional de Gestión del Riesgo de Desastres
UNGRD: Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres.
SIMULACRO: Los simulacros son ejercicios prácticos que representan una

situación de emergencia lo más cercano a lo que sería en la realidad, basados
siempre en el análisis del riesgo municipal, en consecuencia, una simulación es
una forma de poner a prueba la Estrategia Municipal de Respuesta y sus
protocolos.
SIMULACROS AVISADOS: se realizan previa citación del personal. Son más

usuales en fases de aproximación y entrenamiento.
SIMULACRO COMPLEJO: plantea igualmente un solo escenario, pero se recrea

con tantas dificultades y variables como sea posible, tal que los participantes
deban analizar las opciones y probar algunas de ellas.
SIMULACRO ESPECÍFICO: se desarrollan cuando se ponen a prueba partes

específicas de un plan, o un protocolo específico.
SIMULACRO GENERAL: se da cuando se prueba el contenido completo de un

plan de respuesta.
SIMULACRO MULTIESCENARIO: plantea múltiples escenarios con diversas

posibilidades.

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SIMULACROS NO AVISADOS: se realizan de manera inesperada y son de gran

utilidad con grupos ya entrenados, como forma de poner a prueba planes y
protocolos.
SIMULACROS PARCIALES: se realizan en zonas o áreas geográficas limitadas

(unos o algunos barrios, veredas, municipios)
SIMULACRO SIMPLE: pretende medir o probar procedimientos sencillos o sólo se

recrea un escenario con una sola opción de respuesta, hay poco despliegue de
recursos.
4. DESARROLLO
El desarrollo de los simulacros se realizará de acuerdo con las siguientes etapas:
• Planificación
• Ejecución
• Evaluación
4.1 Etapa de Planificación
Para la planificación del simulacro los profesionales y/o referentes de los ejes
Calidad, Ambiental y Seguridad y Salud en el Trabajo desarrollaran las actividades
por medio del formato Plan de trabajo simulacro y para el eje de Seguridad de la
Información se realizará en el formato del Plan de Pruebas del Plan de
Recuperación de Desastres Tecnológicos
4.1.1. Evento por simular
✓ Definir los eventos a simular de acuerdo con:
• Las actividades que puedan derivar una situación de emergencias y/o

contingencias, así como, los impactos ambientales identificados
previamente en la matriz de aspectos e impactos ambientales, requisitos
legales y otros

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• Reporte de emergencias y contingencias ambientales.
• La Matriz de identificación de peligros, valoración de riesgos y

determinación de controles
• Los riesgos identificados en el eje de Seguridad de la Información.
• Las amenazas con mayor valoración identificadas en los planes de

emergencias y contingencias
• Un evento determinado por la Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo

de Desastres
• Las lecciones aprendidas durante eventos reales o simulacros anteriores.
• De acuerdo con los escenarios y estrategias definidas en los planes de

contingencia de la DIT.
4.1.2 Definición de recursos
✓ En el guion se deberá establecer los recursos y equipos de emergencia

necesarios que se van a suministrar, estos se deben probar a intervalos
especificados para mantener su operatividad durante el desarrollo del simulacro
y de acuerdo con los escenarios elegidos, por ejemplo:
• Las instalaciones necesarias para el desarrollo del ejercicio: definir los

espacios, solicitud de sillas, mesas, carpas, entre otros.
• Equipos de comunicación: radios, megáfonos, teléfonos.
• Señalización y demarcación de las diferentes áreas: cinta de señalización,

señales informativas, señales de tránsito de pare y siga, entre otros.
• Uso de elementos y equipo de emergencia: botiquín, extintor, luces de

emergencia, alarmas, camillas entre otros

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• Elementos para la atención de derrames y recolección de residuos, así

como, materiales para la simulación de las emergencias ambientales
(escoba, recogedor, papel, cartón, jabón, y los que se requieran que se
necesiten durante la emergencia).
• Recursos vitales, modem de comunicaciones, computadores portátiles,

entre otros.
4.1.3 Reuniones previas
Los profesionales y referentes durante el proceso de planificación deberán

programar diferentes reuniones previas al simulacro con las partes interesadas,
con el fin de socializar y verificar el plan de trabajo, los escenarios a realizar,
reconstrucción de la ruta de evacuación, identificación de los recursos requeridos,
responsabilidades de los participantes y efectuar los ajustes que sean necesarios.
4.1.4 Roles y actividades de la etapa de planificación
✓ Directores, Subdirectores y Coordinadores
• Aprobar los eventos a simular

• Planificar los recursos para la realización del simulacro.
• Incentivar y apoyar la convocatoria de nuevos brigadistas.
✓ Profesionales y referentes
• Planificar las actividades que permitirán el desarrollo del simulacro.

• Diseñar estrategias de socialización de rutas de evacuación en las áreas
respectivas.
• Programar reuniones con el fin de comunicar los eventos a simular a los
colaboradores que van a ser parte del simulacro.

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• Identificar sí se requiere tomar precauciones oportunas en referencia al

manejo del tráfico en caso de que los colaboradores y visitantes a evacuar
tengan que salir hacia puntos de encuentro fuera de las instalaciones.
4.2 Antes del Simulacro
4.2.1 Capacitación y entrenamiento
✓ Los brigadistas del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar deberán recibir

capacitación y entrenamiento teniendo en cuenta los siguientes aspectos:
• Primeros auxilios, manejo y combate contra incendios, evacuación y

rescate
• Cada sede deberá contar con un plan de trabajo por parte de la ARL
Positiva.
• Atención de emergencias y contingencias ambientales
✓ Los colaboradores que van a participar en el simulacro del eje de seguridad

de la información deben ser capacitados y entrenados de acuerdo con el
escenario a simular dando a conocer el rol que cada uno desarrollara en el
mismo.
✓ Teniendo en cuenta que para el Eje Ambiental el personal de aseo,
mantenimiento, almacén, vigilancia e ingenieros de sistemas tienen un
papel fundamental dentro de la preparación y atención de emergencias,
deberán recibir capacitación y entrenamiento de acuerdo con sus funciones.
4.2.2 Roles y actividades antes del simulacro
✓ Directores, Subdirectores y Coordinadores
• Aprobar el plan de trabajo establecido.

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• Autorizar y apoyar los recursos humanos y materiales requeridos en la

aplicación de la presente guía y los que se desprendan de la implementación
del Plan de Emergencias y Contingencias.
✓ Profesionales y referentes
• Elaborar el plan de trabajo del simulacro.
• Definir la clasificación del simulacro (simulacro avisado, simulacro no avisado,

simulacro específico, simulacro general, simulacro parcial, simulacro total).
• Establecer la duración del desarrollo del ejercicio, es decir, si se puede hacer

en una hora, o en un día; cuánto tiempo lleva la preparación del simulacro
según lo definido en el plan de trabajo que se realice.
• Designar un brigadista para cada una de las áreas, salidas y puntos críticos
con la finalidad de orientar el ejercicio y controlar el tiempo total de
evacuación
• Establecer el escenario de acuerdo con una o varias amenazas prioritarias de

su eje.
• Preparación y montaje del escenario a simular.
• La ejecución del simulacro estará a cargo de los profesionales y referentes de

cada eje.
• Elaborar el guion del ejercicio que se va a simular de manera articulada con

los profesionales/referentes SIGE
• Planificar los recursos requeridos para la atención en el escenario.
• Participar de las reuniones previas.
• Realizar el montaje de escenarios e instalaciones. Durante esta etapa se

realizará la ambientación y preparación del escenario a representar, para esto

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se instalarán los elementos requeridos dentro de la logística del simulacro,

como es el caso de carpas, sillas, montaje del Puesto de Mando Unificado-
PMU, igualmente se deben montar los escenarios de riesgo a simular, por
ejemplo, en el caso de un simulacro multiescenario donde se plante una
evacuación por sismo y un derrame de una sustancia química.
• Divulgación del simulacro: diseñar estrategias de comunicación mediante

piezas informativas a través del correo electrónico a todos los colaboradores,
personal de seguridad, servicios generales y mensajería, que contengan
aspectos como: fecha, hora, recomendaciones para los colaboradores antes,
durante y después del simulacro.
• Realizar una pieza de divulgación para los terceros (transporte, personal de

seguridad, restaurante, servicios generales, mensajería, entre otros.).
• Apoyo para la verificación de la señalización.
• Divulgación del plan de trabajo a las partes involucradas.
• Convocatoria a la Brigada de Emergencia a reuniones previas al evento.
✓ Brigadistas
• Socializar las rutas de evacuación de su respectiva área.
• Participar de las reuniones de planificación programadas.
• Establecer las precauciones previas en conjunto con el profesional/referente

SST para el manejo del tráfico en caso de que los colaboradores y visitantes
a evacuar tengan que salir del recinto y ocupen puntos de encuentro fuera de
las instalaciones.
• Habilitar los puntos de encuentro seguros debidamente señalizados para los

colaboradores y terceros que se encuentren en las instalaciones.

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• Actualizar la base de datos de colaboradores de su respectiva área.
• Participar de las reuniones de planificación del simulacro programadas.
4.3 Roles Durante el Simulacro
✓ Profesional y referentes
• Realizar y liderar los eventos planeados.
• Reportar la finalización del evento planeado.
• Validar el cumplimiento de los requisitos de seguridad de acuerdo con la

estrategia seleccionada.
✓ Brigadistas
• Realizar la activación y movilización de los colaboradores y personal a

evacuar.
• Realizar la organización y conteo de los colaboradores por área en los puntos

de encuentro
• Reportar los incidentes o accidentes derivados del ejercicio
• Controlar el tiempo de evacuación total y número de personas desalojadas.
• Diligenciar el Formato de Conteo De Colaboradores en Punto de Encuentro.
✓ Evaluadores
• Realizar la evaluación por cada eje durante el desarrollo del simulacro

• Toma de evidencias, tiempos y demás variables que permitan evaluar el
cumplimiento de los objetivos del evento simulado.

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✓ Colaboradores
• Evacuar en el menor tiempo posible hasta el punto de encuentro.

• Participar en los diferentes eventos simulados acatando las instrucciones
impartidas durante el ejercicio.
4.4 Etapa de Evaluación
Es el mecanismo que permite medir el grado de eficacia y eficiencia del simulacro

con relación a los objetivos propuestos, con el fin de identificar debilidades,
fortalezas, acciones correctivas y oportunidades de mejora para el desarrollo del
evento.
Posterior a la evaluación se debe realizar una reunión donde se consolide la

información de los distintos evaluadores, las observaciones y conclusiones sirven
como instrumento para la consolidación del informe.
4.4.1 Rol etapa de evaluación
✓ Profesional y referentes
• Realizar el informe de evaluación de los resultados obtenidos, donde se

plasmarán datos como hora de inicio y finalización, acciones y observaciones
durante el simulacro mediante el formato de evaluación del ejercicio de
simulacros.
• Realizar y enviar el informe de simulacro según los aspectos establecidos en

el formato de informe con el análisis de resultados.
• Analizar los resultados obtenidos en la evaluación y proponer acciones de

mejora.

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5. ANEXO 1
Esquema organizacional para la atención a emergencias
La estructura organizacional para el desarrollo del simulacro se definirá de acuerdo

con el esquema organizacional contenido en el plan de emergencias y
contingencias de cada sede, en el cual sus participantes serán:
✓ Comandante de Incidente o Jefe de Emergencias: es el encargado de las

actividades de respuesta frente al simulacro, incluyendo el desarrollo e
implementación de decisiones estratégicas y la aprobación, solicitud y
descargo de los recursos.
✓ Seguridad: se encarga de la vigilancia y evaluación de situaciones peligrosas

e inseguras, así como el desarrollo de medidas para la seguridad del personal.
✓ Enlace: establece contacto entre los representantes de las entidades de

apoyo y cooperación en los casos en que sean invitadas a participar del
simulacro.
✓ Información Pública: comunica la información acerca de la emergencia a los

medios de prensa y otras instituciones y organizaciones relevantes para este
caso se debe efectuar la simulación.
✓ Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo (COPASST): Participa

de las reuniones y brinda la información acerca de condiciones inseguras,
estrategias y alternativas a tener en cuenta dentro del simulacro.
✓ Administración y logística: proporciona instalaciones, servicios y materiales

para apoyar el incidente. Al igual que supervisa las acciones de
abastecimiento, recepción, almacenamiento, control y manejo de recursos.

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6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Sistema Nacional de Gestión del Riesgo de Desastres. (2015). Guía Metodológica

para el Desarrollo de Simulaciones y Simulacros. Bogotá, Colombia.
Matriz de Requisitos Legales Seguridad y Salud en el trabajo, Decreto 1072 de 2015.

Bogotá 2015, ministerio de trabajo.
Matrices de aspectos, impactos ambientales, requisitos legales y otros requisitos de la

Sede de la Dirección General y las Regionales
Plan de Recuperación de Desastres Tecnológicos
Procedimiento Aspectos e impactos ambientales, requisitos legales y otros del ICBF.
Protocolo Cargue Combustible Plantas Eléctricas.
Protocolo Contingencia Manejo de Residuos Sólidos.
Protocolo Manejo y Atención de Emergencias Ambientales Relacionadas con

Derrames.
7. RELACION DE FORMATOS
CODIGO NOMBRE DEL FORMATO

F1.G1.GTH Formato conteo de colaboradores en punto de encuentro
F2.G1.GTH Formato evaluación del ejercicio de simulacro
F3.G1.GTH Formato informe de simulacro
F4.G1.GTH Formato plan de trabajo simulacro
F1.PL8 Plan de Pruebas del Plan de Recuperación de Desastres Tecnológicos

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8. CONTROL DE CAMBIOS
Fecha Versión Descripción del Cambio
Una vez presentado el nuevo Modelo de Operación por Procesos, según Resolución
8080 del 11 de agosto de 2016, se realiza la actualización en le documento
23/11/16 G1.MPA1.PA V1 GUÍA PARA EL DESARROLLO DE SIMULACROS conforme a la
G1.MPA1.PA V1 estructura documental (encabezado, pie de página) y lo establecido en la “Guía de
Rotulado de la Información.”
Se proporcionar parámetros específicos para la planificación, ejecución y evaluación de

25/11/2016 G1.GTH V1 los simulacros realizados por el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar-ICBF.
Se describen los roles de los actores que participaran durante cada una de las fases
para la realización de simulacros.
10/03/2017 G1.GTH V2 Se fortalece la guía en materia ambiental y de seguridad de la información. Se ajustan
roles y responsabilidades.


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Proporcionar los parámetros específicos para la planificación, ejecución y

La presente guía es una herramienta de apoyo para al procedimiento de desarrollo

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BRIGADA DE EMERGENCIA: es un grupo de personas pertenecientes a una

BRIGADA CONTRA INCENDIOS: Responde a la prevención de incendios,

BRIGADA DE EVACUACIÓN Y RESCATE: Responde a las condiciones de

BRIGADA DE PRIMEROS AUXILIOS: Responde a la disponibilidad de elementos

CDGRD: Consejo Departamental de Gestión del Riesgo de Desastres.

CMGRD: Consejo Municipal de Gestión del Riesgo de Desastres.

COE: Comité Operativo de Emergencias.

EMERGENCIA: todo evento identificable en el tiempo, que produce un estado de

PLAN DE CONTINGENCIA: plan preventivo, predictivo y reactivo. Presenta una

¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

emergencia y a minimizar sus consecuencias negativas. El plan de contingencia

PLAN DE EMERGENCIA: el Plan de Emergencia es el instrumento principal que

PLAN DE RECUPERACIÓN DE DESASTRES TECNOLÓGICO: Un plan de

PMU: Puesto de Mando Unificado.

PMGRD: Plan Municipal de Gestión del Riesgo de Desastres.

SIMULACIONES: Un ejercicio de simulación, es un juego de roles que se realiza

SIMULACIONES AVISADAS: Se realizan previa citación del personal. Son más

¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

SIMULACIONES NO AVISADAS: se realizan de manera inesperada y son de gran

SIMULACIONES PARCIALES: se desarrollan cuando se ponen a prueba partes

SIMULACIONES TOTALES: se da cuando se prueba el contenido completo de un

SNGRD: Sistema Nacional de Gestión del Riesgo de Desastres

UNGRD: Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres.

SIMULACRO: Los simulacros son ejercicios prácticos que representan una

SIMULACROS AVISADOS: se realizan previa citación del personal. Son más

SIMULACRO COMPLEJO: plantea igualmente un solo escenario, pero se recrea

SIMULACRO ESPECÍFICO: se desarrollan cuando se ponen a prueba partes

SIMULACRO GENERAL: se da cuando se prueba el contenido completo de un

SIMULACRO MULTIESCENARIO: plantea múltiples escenarios con diversas

¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

SIMULACROS NO AVISADOS: se realizan de manera inesperada y son de gran

SIMULACROS PARCIALES: se realizan en zonas o áreas geográficas limitadas

SIMULACRO SIMPLE: pretende medir o probar procedimientos sencillos o sólo se

El desarrollo de los simulacros se realizará de acuerdo con las siguientes etapas:

4.1 Etapa de Planificación

4.1.1. Evento por simular

✓ Definir los eventos a simular de acuerdo con:

• Las actividades que puedan derivar una situación de emergencias y/o

¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

• Reporte de emergencias y contingencias ambientales.

• La Matriz de identificación de peligros, valoración de riesgos y

• Los riesgos identificados en el eje de Seguridad de la Información.

• Las amenazas con mayor valoración identificadas en los planes de

• Un evento determinado por la Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo

• Las lecciones aprendidas durante eventos reales o simulacros anteriores.

• De acuerdo con los escenarios y estrategias definidas en los planes de

4.1.2 Definición de recursos

✓ En el guion se deberá establecer los recursos y equipos de emergencia

• Las instalaciones necesarias para el desarrollo del ejercicio: definir los

• Equipos de comunicación: radios, megáfonos, teléfonos.

• Señalización y demarcación de las diferentes áreas: cinta de señalización,