MAESTRÍA EN INGENIERÍA DE SISTEMAS CON MENCIÓN

EN GESTIÓN DE TI

INFORME II

APLICACIÓN DEL MÉTODO ADM

DESARROLLO DE LA RQUITECTURA TOGAF PARA LA
EMPRESA BP SAC.

[email protected] 1
 Índice

Capítulo I: Generalidades de la Empresa.................................................................................3

DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA............................................................................................3
Capítulo II: Arquitectura Empresarial......................................................................................4
FASE PRELIMINAR................................................................................................................4
FASE A: VISIÓN DE LA ARQUITECTURA..............................................................................15

[email protected] 2
Capítulo I: Generalidades de la Empresa

DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA

BP es una empresa que se inició se inició en el 2009 con la sociedad de 06

profesionales en sistemas e informática, cada uno de ellos tenían experiencia en el
uso y funcionalidad del ERP SAP adquiridos al estar trabajando en diferentes
empresas transnacionales.

En sus inicios se dedicaron a la venta de equipos de cómputo (hardware) y

paquetes informáticos, se empezó con un punto de venta y se amplió hasta 6. Estos
puntos de ventas están localizados en lugares cercanos a los domicilios de los socios
en la mayoría de los casos, ya que eran administrados por cada uno de ellos. Cada
local manejaba su propio personal, contabilidad e inventario a modo de unidad de
negocio.

El negocio creció al incursionar en la realización de capacitaciones en temas

relacionados con el ERP SAP y cursos informáticos. Estos cursos se gestionaban y
realizaban bajo la responsabilidad de cada socio, según su especialización en el
conocimiento de SAP. Los grupos de estudios se formaron inicialmente a través de
las redes sociales de amigos, conocidos y recomendaciones de estos.

BP actualmente cómo estrategia de negocio ha planeado la expansión y

diversificación de servicios ofrecidos.

[email protected] 3
Capítulo II: Arquitectura Empresarial

FASE PRELIMINAR

 Principios del negocio (Situación actual)

o Visión

Ayudar a profesionales a mejorar y ampliar sus conocimientos en el ERP SAP, a nivel

funcional y técnico. También proveemos equipos de cómputo y hardware en general
con asesoría para su correcto y mejor uso.

o Misión

Liderar en el Perú la educación técnica y funcional en el ERP SAP a profesionales que

interactúan con ésta solución tecnológica para logra el mejor desenvolvimiento de
éstos en sus empresas y ser uno de los primeros proveedores de equipos de cómputo
y hardware con soporte continuo.

o Servicios y Productos.

Los principales Servicios que ofrece son Capacitaciones en temas Técnicos y

Funcionales del ERP SAP, estos son cursos libres y/o particularizados.

 Cursos Funcionales SAP Módulos MM, FI, SD, HR, CO (Implementación y

Mejora Continua).
 Cursos Workflow de SAP.
 Cursos Técnicos ABAP Niveles I, II y II.
 Cursos Técnicos Avanzados ABAP y Programación Orientado a Objetos.
 Cursos Web Dynpro, Portal, BSP.

Los Productos que se venden son equipos de cómputo y hardware en general.

 Computadoras e Impresoras.

[email protected] 4
  Equipos de Telefonía, Fax, Conectividad Internet.
 Accesorios diversos de computo (Partes).

o Metas del negocio.

 Aumentar la rentabilidad de la empresa.

 Convertirse en una empresa reconocida en Capacitación SAP.
 Garantizar la liquidez de nuestra empresa.
 Ser reconocidos por proveer Hardware de alta calidad y garantía, asesorados.

 Organigrama de la empresa

Administración

Ventas Capacitaciones Contabilidad

Almacén Distribución

Figura 1. Organigrama de la Empresa BP SAC.

 Funciones

Administración

 Proponer las estrategias, planes y metas relacionados con los recursos

humanos y financieros
 Elaborar el presupuesto anual, disponer las acciones y planeamientos
necesarios para su correcta ejecución; deberá establecer los mecanismos
de control y evaluación del mismo.
 Supervisar la emisión de los Estados Financieros mensuales los mismos
que deben contener información, confiable, veraz y oportuna; en
concordancia con las Normas Tributarias y Contables vigentes.

[email protected] 5
  Dirigir, coordinar y controlar las transacciones administrativas y financieras
de la Empresa, velando por la correcta aplicación de los gastos e
inversiones de conformidad con el presupuesto.
 Evaluar periódicamente que las actividades relacionadas con la
Administración de los recursos humanos y financieros de la Empresa, se
efectúen de acuerdo con los objetivos, planes, estrategias.
 Supervisar la emisión de los registros oficiales y principales de la Empresa,
así como los registros auxiliares de los que se valga la organización para
exponer su situación económica financiera y los medios de control de los
mismos.
 Cautelar el patrimonio de la Empresa, disponiendo y supervisando
periódicamente la ejecución de los inventarios físicos.
 Dirigir las acciones necesarias para controlar las actividades de seguridad
del personal, equipos e instalaciones de la Empresa.
 Velar porque los bienes y servicios que requieren la empresa, sean
utilizados de manera óptima y racional, buscando el mejor desarrollo de sus
funciones.
 Establecer y conducir el programa de comunicación interna y apoyar las
acciones tendientes a conservar y/o proyectar la imagen de la Empresa ante
la opinión pública cuando sea necesario.
 Establecer las medidas correctivas e impartir las instrucciones para su
aplicación, cuando se observen desviaciones y/o incumplimiento en lo
planificado.
 Formular, emitir o modificar, normas y procedimientos, de conformidad con
las normas de control vigentes, de modo que se logre una eficiente y eficaz
administración de los recursos y patrimonio de la Empresa.

Ventas

 Ejecuta y controla los planes comerciales de la empresa

 Posiciona los productos de la comercializadora a nivel nacional
 Organiza y dirige el equipo comercial, reclutando, formando y motivando al
mismo
 Negociar personalmente los contratos comerciales con grandes clientes

Almacén

 Almacenar y salida de los bienes.

 Distribuir los productos en cada terminal.
 Ejecuta, gestiona, administra y controla el desarrollo de las operaciones.
 Procesar los pedidos.
 Manejar los materiales.
 Revisión de mercadería.
 Ordenar y mantener en buen estado el Almacén
 Decidir que sistemas y formas de protección va a utilizar para los productos.
 Decidir medios de transporte a utilizar y elaboración de los planes de ruta.
 Se encarga del control de lotes o números de serie.

[email protected] 6
Distribución

 Atender y ofrecer a los clientes información sobre los productos de la

empresa
 Apertura y seguimiento de nuevos clientes potenciales
 Elaboración de estadísticas e informes de ventas
 Canalizar las necesidades del cliente
 Acordar con el cliente las condiciones de la venta (tiempo de entrega,
condiciones de pago, validez de la oferta etc.)
 Elaborar los calcular necesarios y presentar cotizaciones a los clientes
 Asegurar la entrega del producto

 Segmento de Cliente

Los clientes que atendemos son:

 Empresas privadas que trabajan con el ERP SAP a nivel local.

 Público en general que necesiten equipos de computo
 Profesionales, estudiantes diversos que tienen interés en capacitarse en
conocimiento del ERP SAP y en Procesos.

El mercado atendido es un segmento perfilado al ERP SAP. Cómo clientes principales a

capacitaciones tenemos a profesionales de empresas siguientes:

Ferreyros, Maestro Home Center, Ripley, Plaza Vea, Grupo Gloria, Cristal, Alicorp,
Perenco, Honda, Claro Móvil, Telefónica Movistar, Aris Industrial, Grupo COGA, Belcorp,
ESAN.

Otros: Universitarios, Contadores, Público en General.

 Segmento Valor Añadido

El valor que se está entregando a los clientes consiste en:

 Ofrecer servicios de capacitación en temas relacionados al ERP SAP.

 Contribuir con el crecimiento profesional en el conocimiento en SAP y
proveyendo la herramienta para su uso remoto.
 Ofrecer equipos de cómputo y la asesoría para su mejor uso correcto.

EL problema que se está ayudando a resolver es el desconocimiento de la herramienta

SAP en lo que respecta a su funcionalidad y temas técnicos.

Las características principales del valor añadido son:

 La novedad en temas desconocidos de la herramienta.

[email protected] 7
  La modernización de los profesionales con la actualización de sus
conocimientos en SAP.
 El incremento en la rentabilidad que perciben los profesionales que interactúan
con SAP al estar actualizados en la funcionalidad de la herramienta.
 Accesibilidad remota a la herramienta SAP para su mejoramiento profesional.

 Segmento Relación con los Clientes

Las relaciones que mantenemos con nuestros clientes son las siguientes:

 Relación personalizada con clientes nuevos identificando sus necesidades.

 Relación centrada en mantener la Fidelidad de sus clientes ofreciéndoles
soporte continuo.
 Relación personalizada con clientes realizando actividades de soporte de
equipos de cómputo.

 Segmento Canales de Comunicación y Distribución

Nuestros clientes para que reciban nuestra propuesta de valor son alcanzados a través
de los canales siguientes:

 Internet (web) http://www.BP.biz

 Folletos informativos.
 Capacitaciones, Invitaciones por emails.
 Recomendaciones entre conocidos.

Las fases en que nos centramos son la venta y post-venta a través de la asesoría
continua.

 Segmento Recursos Claves

Los recursos claves que requiere nuestra propuesta de valor son del tipo humano e
intelectual:

 Líderes con alta experiencia en SAP.

 Recursos por Ingresos Propios.
 Recursos Intelectuales.
 Plataforma SAP para capacitaciones prácticas.

 Ambiente del negocio (Modelo de negocio de actual)

[email protected] 8
La empresa BP SAC, a nivel de Capacitaciones, actualmente atiende clientes locales los
cuáles son captados a través de redes de profesionales vía contacto directo,
electrónico y/o por teléfono, de manera individual, los cuáles son agrupados para
recibir las capacitaciones.

El modelo de negocio actual funciona de la siguiente forma:

Los representantes de ventas contactan con profesionales por diferentes medios

(presencial, teléfono, email, atención directa) los cuales reciben información de los
cursos (syllabus), horarios, costos y brochure de la empresa. Una vez el cliente acepte
matricularse en algún curso, éste recibe información de las cuentas bancarias en las
cuáles debe realizar los pagos (no se aceptan pagos en efectivo). Cuando el cliente,
realiza el pago debe presentar una copia del voucher en las oficinas de la empresa o
enviarlo escaneado vía email o fax. Esta información es registrada y se le asigna un
código de alumno, en nuestro sistema de capacitaciones por área de ventas, también
se le asigna un horario, docente y aula. En administración leen esta información y lo
procesan contablemente. El área de capacitaciones al momento de iniciar las clases,
entrega al alumno los materiales de estudio (Manuales, CD). Al finalizar las clases de
capacitaciones en su totalidad, entrega al alumno constancia de estudios si aprobó
exámenes en sus fechas programadas, esta información se registra por los docentes en
fechas anteriores.

La venta se realiza en 6 puntos de ventas localizados en diferentes distritos. El cliente

solicita proforma inicialmente, luego de un acuerdo se registra venta en boleta o
factura según lo requiera el cliente. Esta venta se concreta con pagos en efectivo en
Caja y luego se procede a despacho para la entrega inmediata o coordinación para
entrega a domicilio.

[email protected] 9
 Análisis de Costos Beneficios Mensuales

Recurso Cantidad Ocurrencias mes Total

Administración 1 1 2000 2000

Gastos del Personal

Ventas 6 1 1000 6000
Capacitaciones 3 1 5000 15000
Contabilidad 1 1 1200 1200
Almacen 1 1 800 800
Distribución 2 1 1000 2000
Total de recursos Humanos S/. 27,000

Concepto Cantidad Ocurrencias mes Total

Publicidad 1 1 1000 1000
Gastos de Servicios,

Electricidad, agua,Teléfono,Internet 1 1 1000 1000

Alquiler (6 locales), Seguros, Teléfonos Movil 1 1 5200 5200
Otros

Distribucion 1 1 1000 1000

Depreciaciones Almacén 1 1 3000 3000
Material Capacitaciones 1 1 1500 1500
Otros 1 1 2000 2000
Total de servicios S/. 14,700

Análisis de ingresos Mensuales

Concepto Cantidad Ocurrencias mes Total
Capacitaciones(10 alumnos c/capacitacion) 1 3 15000 45000
Ventas
Ingresos por ventas 1 1 6000 6000
Total de Ingresos S/. 51,000

Resultado
Mes Ingresos Brutos S/. 9,300

Resultado
Anual Ingresos Brutos S/. 111,600

Cuadro 01. Costos y Beneficios

La Utilidad anual es de S/. 111,600 nuevos soles.

Los ingresos variables de mayor escala provienen de las capacitaciones y en escala baja
de las ventas de activos de hardware.

Se disponen de precios variables según segmento de clientes cuyas variables son el

volumen y las ventas son en efectivo.

Los costos inherentes más importantes en nuestro medio provienen de:

 Costo de Área de Venta. Los costos fijos en el área de ventas son mayores a la
rentabilidad percibida de la realización de estas ventas, se debe a costos del
personal, puntos de ventas, publicidad.
 Costos de Área de Soporte. Estos costos de soporte post-ventas no están
siendo incluidos en el precio final de venta de los equipos de cómputo.

[email protected] 10
  Costos por Inventarios obsoletos. LA rotación de productos es baja y la rotación
de compras es alta debido a los acuerdos que se tiene con los importadores de
hardware.

 Segmento Actividades Claves

Las actividades claves que requiere nuestra propuesta de valor, procesos y canales de
distribución son:

Producción

• Disponer de temas SAP actualizados.

• Capacitaciones a la medida.

• Venta de HW con asesoría gratuita.

Venta

• Coordinación directa con profesionales que trabajan con SAP.

• Planificar, Promocionar, Ofrecer Capacitaciones a la medida.

• Atención personalizada y entregas a domicilio.

Soporte

• Aseguramiento de la Continuidad del funcionamiento de los equipos.

•Continuidad en la funcionalidad de la herramienta

 Segmento alianzas claves

Nuestros aliados, proveedores claves son:

ALIADOS CLAVES:

PROFESIONALES QUE TRABAJAN CON SAP,

UNIVERSIDADES, MAYORISTAS EN VENTA DE HW.

PROVEEDORES CLAVES

EMPRESAS QUE USAN SAP, UNIVERSIDADES, IMPORTADORES DE HW.

RECURSOS CLAVES

INFORMACION DE EMPRESAS QUE TRABAJAN CON SAP.

DISPONIBILIDAD DE LA HERRAMIENTA SAP.

[email protected] 11
 ACTIVIDADES CLAVES DE PROVEEDORES

PROVEERNOS DE INFORMACION DE PROFESIONALES QUE NECESITAN CAPACITARSE

SAP.

Las motivaciones de alianzas claves son para mejora de la rentabilidad, reducción de

costos, crecimiento de la imagen institucional.

 Fuerzas competitivas de Porter:

 Amenaza de entrada de nuevos competidores.

Debido al incremento de más empresas implementando SAP, más

profesionales conocedores de SAP están entrando al negocio de
capacitaciones y formación de especialistas en SAP por ende el mercado
demandante crece, pero la oferta de instituciones capacitadoras también
crece, la tendencia de precios es a la baja.

 La rivalidad entre los competidores.

Puesto que la organización tiende a ofrecer sus servicios a clientes que buscan
altos niveles de calidad de enseñanza, el segmento del público al que se dirige
está bien marcado, tal que los competidores no son una amenaza drástica, sin
embargo son potenciales amenazas puesto que no es la única empresa de
capacitación SAP orientada al tipo de público antes mencionado.

 Poder de negociación de los proveedores.

Los proveedores son varios y los materiales básicos son relativamente fáciles
de encontrar; aunque algunos capacitadores en temas muy especiales son
difíciles de conseguir y encarecen sus honorarios, siendo dependientes de
ellos, por tal generan altos costos para nuestro cliente alumnos y por
consiguiente las capacitaciones generan baja utilidades.

 Poder de negociación de los clientes.

Puesto que los servicios que brinda la empresa se orientan a un público
profesional exigente y con alto poder adquisitivo en la ciudad, el cliente tiende
a no buscar bajos precios sino una mejor calidad de servicio, sin embargo el
número de nuevos clientes no ha aumentado significativamente debido a la
oferta creciente.

 Amenaza de ingreso de productos sustitutos.

Si bien existen otros ERP, estos no son sustitutos ya que cada uno tiene su
propio segmento de mercado y es SAP el que lidera el número creciente de
implementaciones en el Perú.

[email protected] 12
 Necesidades de la Alta Gerencia.-

Incrementar en un 50% la rentabilidad del negocio respecto al período al año anterior

y ampliar en 30% la cartera de clientes.

 Análisis FODA

Fortalezas Oportunidades

 Personal con alta experiencia en

 Nicho de mercado en crecimiento
funcionalidad del ERP SAP.
constante a nivel nacional y regional.
 Personal con alto conocimiento de la
 Personal altamente relacionado con
herramienta SAP.
empresas que utilizan la herramienta
 Disponibilidad de Herramienta SAP para
SAP.
capacitaciones y preparación de
 Proyectos locales de alto valor.
profesionales.

Debilidades Amenazas

 Empresa nueva y pequeña participando

en un mercado poblado por  Aparición de competidores.
competidores de alto nivel.  Bloqueos de proyectos por no ser
 Profesionales que no arriesgan mucho. Partner de SAP.

Tabla 1. FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas)

 Problemática
- Eliminar clientes no rentables.
- Retener y atraer nuevos clientes rentables.
- Aumento de la competencia por capacitación y venta de hardware..
- Bajos ingresos percibidos por ventas y capacitaciones.
- Reducir niveles de stock de productos almacenados que están quedando
obsoletos.

 Modelo CANVAS del negocio actual.

[email protected] 13
 Ver figura2. Modelo CANVAS del Negocio Actual BP SAC.

[email protected] 14
Figura 2. Modelo CANVAS del Negocio Actual BP SAC.

[email protected] 15
FASE A: VISIÓN DE LA ARQUITECTURA

 Acta de constitución del proyecto

Ver ANEXO 1. Acta de Constitución del Proyecto.

 Escenario de negocio (Descripción del nuevo modelo de negocio)

Clientes Nacionales. Los clientes candidatos serán aquellas empresas en dónde

trabajan nuestros alumnos y otros que se logren bajo la estrategia de contacto directo.

Clientes del extranjero. Los clientes del extranjero viables son los ubicados en los
países de Colombia, Chile, Argentina, México proyectados a atenderlos bajo la
modalidad de Software Factory.

 Gestión de Servicios de Outsourcing.

El cliente solicitará al área de ventas la necesidad de contar los servicios de

Outsourcing a través de un pedido de outsourcing. Ventas solicita a Recursos Humano
que le provean el documento denominado “Solicitud de Servicio de Outsourcing
(SSO)”, para cotizar y ser facilitado al cliente en el que se indicará la cantidad y el perfil
del personal requerido, escala de pagos, así como los requerimientos mínimos a
cumplir el candidato.

Gerencia de Outsourcing recibe la solicitud de personal por pedido recibido y

selecciona candidatos luego envía a RRHH lista de candidatos a ser contactados para
Entrevista y Evaluación respectiva de conocimientos y habilidades.

Recursos Humanos obtiene lista de postulante finales y envía a Gerencia de

Outsourcing, cronograma de entrevista y datos potenciales de estos (Resultados de
evaluaciones de conocimientos y habilidades, datos económicos) para que validen y
obtengan lista de candidatos a ser enviados a clientes para su entrevista.

Cliente evalúa candidatos y envía resultados a Gerencia de Outsourcing para su

contratación y procedan a la inducción del personal nuevo.

Gerencia de Outsourcing acude a clientes con el personal nuevo contratado

(Postulantes Aprobados a nivel de Cliente) y para la ubicación del mismo dentro de
ambientes del cliente. En aquellos clientes dónde no proporciona equipo de cómputo
se ubica PC portátiles asignándoles a cada recurso nuevo.

[email protected] 16
 Gestión del Servicio de Outsourcing

Recurso
Cliente Ventas Humano Outsourcing

Solicitud de
Pedido De Selección de
Requerimiento Personal
Candidatos
Outsourcing Outsourcing

Entrevista y
Evaluación

Entrevistas Cotización

Solicitud de
Servicio de
Outsourcing (SSO)

Contratación e
SSO Final
Inducción

Gerencia de Outsourcing recibe información electrónica diaria de actividades que

realizan el consultor ubicado en ambientes del cliente (RDA) y elabora con estos los
informes de seguimiento quincenal y mensual.

 Gestión de Proyectos SAP.

Gestionado a través del alineamiento a la metodología ASAP.

Efectividad en las Labores de Consultoría

[email protected] 17
A.- Proceso Anteproyecto.

El proceso se inicia cuando los gestores de venta se enteran de alguna necesidad en

una empresa conocida o nueva, estos inmediatamente contactan con el cliente y se
programa una reunión de presentación. En esta reunión se realiza el levantamiento
previo de la necesidad y según el tipo de necesidad (Implementación, Rollout, Update,
Mejora continua) se emite un compromiso de presentación de la solución. Se
programa una segunda reunión para el levantamiento de información adicional acerca
de la necesidad, según sea necesario. En esta próxima reunión se expone el Plan de
Trabajo Preliminar.

B.- Proceso Ejecución del Proyecto.

Este proceso presenta las Fases siguientes:

Fase 0. Preliminar.
1. Instalación del software SAP y Diseño de arquitectura Tecnológica.
2. Selección del Equipo del proyecto.
3. Gestión Logística (Salas, Mobiliario, PC´s, Servidores, etc.).
4. Designación del Nombre del Proyecto, Equipo de Trabajo, Inducción,
otros.
5. Gestión Operativa (Documentación de procesos / políticas y gestión de
datos maestros).

Fase 1. Preparación inicial

1. Ultimas coordinaciones logísticas y operativas
2. Preparación de Kick Off del proyecto
3. Preparación del ambiente de Desarrollo (DEV)
4. Gestión de datos maestros (avances en depuración)

Fase2. Diseño de Procesos

1. Mapa empresarial de procesos (As-Is y To-Be)
2. Aprobación del diseño de procesos
3. Identificación, evaluación y estimación en tiempos y costos de posibles
GAP´s.
4. Preparación del ambiente de Calidad (QAS)
5. Gestión de datos maestros.

Fase 3. Configuración del Sistema

1. Configuración en SAP de los procesos aprobados
2. Pruebas Unitarias de la solución
3. Especificaciones funcionales y pruebas de GAP´s
4. Desarrollo y prueba de GAP´s (Consultoría técnica)
5. Pruebas Integrales de la solución
6. Elaboración de manuales de usuario
7. Definición de roles y autorizaciones

[email protected] 18
 8. Preparación del ambiente Productivo (PRD)
9. Gestión de datos maestros

Fase 4. Preparación Final

1. Capacitación a usuarios finales
2. Carga de datos maestros a servidor Productivo
3. Plan de corte y salida en vivo (Cut over y GO LIVE)
4. Plan de Soporte - HelpSAP
5. Prueba de Stress y volumen

Fase 5. Salida en Vivo.

1. Inicio del uso de SAP en Productivo
2. Soporte de acuerdo a plan (1er Nivel: KU, 2do Nivel: CF)
3. Monitoreo constante del soporte después de salida en vivo
4. Inicio del proceso de Mejora Continua de la solución SAP

[email protected] 19
 Gestión de Proyecto

Ante Proyecto SAP

Identificación Levantamiento
Reunión de Presentación Acta de
de la de
Presentación de la solución Constitución
Necesidad Información

Ejecución del Proyecto SAP

Fase 0 Fase 1 Fase 2 Fase 3 Fase 4 Fase 5

Labores Preparación Diseño de Configuración Preparación Salida en Vivo
Preliminares Inicial Procesos en el Sistema Final y Soporte

12 semanas 3 semanas 4 semanas 10 semanas 4 semanas 4 semanas

Otros procesos:

 Gestión de Capacitaciones.

 Gestión de Servicios de Software Factory

[email protected] 20
[email protected] 21