Oag 2388304 72302675 Evid 001
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El ciclo vital de los documentos hace referencia al proceso en que los documentos transitan por
el archivo de gestión, el central y el histórico de forma integral en las distintas etapas del proceso
de gestión documental desde su nacimiento hasta su disposición final.
Hoy en día, considero que la aplicabilidad de la organización documental tiene un gran avance
en las entidades públicas, empresas del Estado y empresas privadas que cumplen funciones
públicas, porque están obligadas a realizarlo, y su implementación y seguimiento se nota
conforme a que están siendo objeto de control no solo de las organismos de control sino de la
misma ciudadanía, en lo que respecta a hacer publica toda la información a que haya lugar
contemplando la ley de transparencia y acceso a la información. Conforme al contexto de las
empresas privadas, pocas son las que llevan un sistema de organización de archivos conforme
la ley, puesto que no están obligadas, pero de una u otra forma tratan de organizar sus archivos
conforme a buenas prácticas de organización para el tratamiento de su documentación y
preservación en el largo plazo.
3.1.3 Con el fin de seguir analizando los principios archivísticos resolver la siguiente
sopa de letras de acuerdo a las siguientes preguntas:
3. Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados
en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su
gestión. RTA: Expediente, Archivo.
6. Conjunto de documentos generados y/o recogidos en una oficina por una persona con el
fin de comenzar, desarrollar y finalizar una gestión. RTA: Archivo Central.
8. Personas que van en busca de una información que requieren. Los encontramos internos
y externos. RTA: Usuarios o grupos de valor.
10. Está relacionado con el quehacer archivístico, que comprende desde la elaboración del
documento hasta su eliminación o conservación permanente. RTA: Función Archivística.
3.2. ACTIVIDADES DE CONTEXTUALIZACIÓN E IDENTIFICACIÓN DE
CONOCIMIENTOS NECESARIOS.
3.2.1. A través de un mapa conceptual estructuro la Ley 594 de 2000 “Por medio de la cual
se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones”.
I I
OBJETIVO CLASIFICACION POR TITULOS AMBITO DE APLICACIÓN
I I I I I
I II III IV V VI VII comprende a la
Estimulos a la
Donacion, salv aguardia,
Archiv os Conserv acion de difusion o Disposiciones Entidades
Estado Control y v igilancia adquisicion y
priv ados documentos incremento del finales privadas
ex propiacion
patrimonio
documental de la
nacion. que cumplen
Funciones
publicas
Demas
organismos
regulados por
Esta ley
3.3.1. Consulte y explique con sus propias palabras en que consiste cada uno de los
siguientes procesos metodológicos utilizados en la organización de los documentos de
archivos.
Primero que todo debemos tener en cuenta que si hay un fondo cumulado sin criterio de
organización es menester usar el instrumento de TVD para establecer un criterio de organización
documental, y posterior a eso, empezar a utilizar el instrumento de TRD.
Bueno conforme al tiempo de conservación de las facturas, contratos, actas, dependerá del
criterio del equipo interdisciplinario y comité de archivo de la entidad, al momento de valorar esa
documentación en sus TRD. Muchas entidades determinan para archivo de gestión 2 años para
actas, facturas y contratos, y para archivo central 10 años para facturas y contratos, y 5 años
para facturas, y finalmente le conservan totalmente. En ese orden de ideas, el instrumento ideal
para ese tipo de proceso son las TRD.
Conforme a la explicación anterior, considero que las TRD son el instrumento adecuado e ideal
para concederle un valor primario o secundario a la documentación con unos tiempos de
permanencia, conservación y disposición final.
3.4.1. Realice un escrito donde detalle las características de cada uno de los sistemas de
ordenación documental1.
1
https://www.archivogeneral.gov.co/caja_de_herramientas/docs/5.%20organizacion/DOCUMENTOS%20TECNICOS
/CARTILLA%20DE%20ORDENACION%20DOCUMENTAL.pdf
• SISTEMA DE ORDENACIÓN NUMÉRICOS.
1. Ordinal: Este sistema de ordenación -quizás el más fácil de realizar- consiste en disponer
los documentos en forma consecutiva, progresivamente, obedeciendo a la numeración
que los identifica. Por ejemplo las Cuentas Internas de los usuarios de servicios públicos.