CIRCULAR

DE: SECRETARIA GENERAL

PARA: UNIDADES ACADEMICAS Y ADMINISTRATIVAS, DIVISION DE

COMUNICACIONES, EGRESADOS NO GRADUADOS

ASUNTO: PROCEDIMIENTO DE GRADOS SECRETARIALES TRAMITE VIRTUAL

DE PAZ Y SALVOS

FECHA: 8 de mayo de 2020

El Consejo Superior de la Universidad de Cartagena, a través del Acuerdo 11 de

2020 adoptó un procedimiento para grados secretariales durante la vigencia de la
emergencia sanitaria declarada a través de la Resolución No. 385 del 12 de marzo
de 2020, por el Ministerio de Salud y Protección Social, por causa del Coronavirus
COVID-19

De conformidad con el Artículo 8º del citado Acuerdo cada unidad o dependencia

relacionada con el cumplimiento de requisitos de grado y tramite de paz y salvos,
deberá́ implementar mecanismos electrónicos o virtuales que permitan su
cumplimiento o acreditación por este medio, para lo cual se señala el
procedimiento para acreditar de manera los requisitos (paz y salvos de grado) de
que trata el Acuerdo 14 de 2009, Reglamento Estudiantil Vigentes, así:

1. ENTREGA DOCUMENTOS PARA TRAMITE DE GRADO. A través del

correo que disponga cada unidad académica los graduandos presentaran dentro de
las fechas señaladas en la Resolución de Rectoría No. 698 de 2020 comunicación
señalando el trámite de grado secretarial, indicar expresamente correo para
notificaciones, con los siguientes documentos en formato digital:

Responsable: Egresado no graduado que solicita la titulación respectiva.

Secretaria General
Centro Calle de la Universidad Cra.6 No. 36-100,
Claustro de San Agustín Telefax: 6641585
e-mail: [email protected]
web: www.unicartagena.edu.co
Cartagena de Indias, D.T. y C. - Colombia
DOCUMENTOS REQUERIDOS
1. Fotocopia del diploma de bachiller
2. Copia de la prueba SABER PRO
3. Copia de las pruebas ICFES
4. Tres (3) fotocopias del documento de identidad
5. Paz y salvo financiero
6. Estampilla Pro-cultura
7. Devolución del carnet que lo acreditaba como estudiante de la Universidad
de Cartagena
8. Juramento de grado

Cada unidad académica deberá verificar que se remitan las solicitudes de manera
completa, se le notificará a través del correo electrónico suministrado el estado de
su solicitud, indicándole el plazo para atender el requerimiento de documentos, si
es el caso.

3. TRAMITE DE PAZ Y SALVOS PARA ACREDITAR REQUISITOS

REGLAMENTARIOS. De acuerdo a información suministrada por las
dependencias correspondientes, se procederá así:

3.1. SOLICITUD DE PAZ Y SALVO ACADEMICO ANTE EL CENTRO DE

ADMISIONES, REGISTRO Y CONTROL ACADEMICO

i. REMISION DE DOCUMENTOS EN EL CENTRO DE ADMISIONES,

REGISTRO Y CONTROL ACADÉMICO:

Responsable: Jefe de Departamento Académico/Coordinador de Posgrado

El Jefe de Departamento Académico/Coordinador de Posgrado debe remitir,

dentro de las fechas establecidas por Secretaría General, los DOCUMENTOS
de cada graduando desde la Plataforma de Ticket del Centro de Admisiones.
http://soporteadmisiones.unicartagena.edu.co/upload/

Secretaria General
Centro Calle de la Universidad Cra.6 No. 36-100,
Claustro de San Agustín Telefax: 6641585
e-mail: [email protected]
web: www.unicartagena.edu.co
Cartagena de Indias, D.T. y C. - Colombia
 Documentos Pregrado
1. Copia del diploma de bachiller
2. Pruebas ICFES
3. Pruebas Saber Pro
4. Copia de Cédula de Ciudadanía
5. Copia del carnet estudiantil, en caso de pérdida o robo enviar soporte
de pago del duplicado de carnet.
6. Formato digital de entrega de documentos

Documentos Posgrado
1. Copia de cedula de ciudadanía
2. Copia del carnet estudiantil, en caso de pérdida o robo enviar soporte de
pago del duplicado de carnet.
3. Formato digital de entrega de documentos

El carnet estudiantil/pago de duplicado y formato digital de entrega de

documentos, una vez se supere la emergencia sanitaria debe ser entregado
físicamente en el Centro de Admisiones

ii. SOLICITUD DE GENERACIÓN DE PAZ Y SALVO ACADEMICO ANTE

EL CENTRO DE ADMISIONES, REGISTRO Y CONTROL ACADÉMICO:

Responsable: Egresado no graduado que solicita la titulación respectiva.

El graduando debe hacer solicitud del Paz y Salvo Académico a través de la

Plataforma de Ticket del Centro de Admisiones, dentro de las fechas establecidas.
http://soporteadmisiones.unicartagena.edu.co/upload/

¿Cómo hacer la solicitud de paz y salvo académico desde la plataforma de ticket

del Centro de Admisiones?

Ingrese al link: http://soporteadmisiones.unicartagena.edu.co/upload/

Secretaria General
Centro Calle de la Universidad Cra.6 No. 36-100,
Claustro de San Agustín Telefax: 6641585
e-mail: [email protected]
web: www.unicartagena.edu.co
Cartagena de Indias, D.T. y C. - Colombia
Secretaria General
Centro Calle de la Universidad Cra.6 No. 36-100,
Claustro de San Agustín Telefax: 6641585
e-mail: [email protected]
web: www.unicartagena.edu.co
Cartagena de Indias, D.T. y C. - Colombia
Secretaria General
Centro Calle de la Universidad Cra.6 No. 36-100,
Claustro de San Agustín Telefax: 6641585
e-mail: [email protected]
web: www.unicartagena.edu.co
Cartagena de Indias, D.T. y C. - Colombia
 3.2. SOLICITUD DE PAZ Y SALVO DE BIBLIOTECA

Responsable: Jefe de Departamento Académico/Coordinador de Posgrado

Las unidades académicas, envían su solicitud con la lista de los estudiantes a

graduar al correo [email protected] o al
[email protected] ; el Centro de recursos para el aprendizaje

Secretaria General
Centro Calle de la Universidad Cra.6 No. 36-100,
Claustro de San Agustín Telefax: 6641585
e-mail: [email protected]
web: www.unicartagena.edu.co
Cartagena de Indias, D.T. y C. - Colombia
procederá a verificar que cada estudiante se encuentre sin inconvenientes en la
biblioteca relacionados con el reglamento de la misma.

En caso que el estudiante tenga algún pendiente como multa o libro sin devolver
se le notificará a través del correo electrónico suministrado, indicándole el plazo
para atender el requerimiento.

Luego de esta verificación se responde la solicitud a la unidad académica

solicitante por medio de un oficio de manera digital al correo de la Facultad y/o
Programa.

3.3. SOLICITUD DE PAZ Y SALVO FINANCIERO ANTE LA DIVISIÓN

FINANCIERA

Responsable: Egresado no graduado que solicita la titulación respectiva.

El paz y salvo financiero se solicita a través de la plataforma SMA por cada

estudiante entrando con su usuario y contraseña usual.
i. Ingreso por la opción ACTUALIZAR  Selecciona las
opciones: ESTUDIANTE CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS 
CERTIFICADO FINANCIERO (es el único de índole financiero)
ii. Al dar clic en “CERTIFICADO DE PAZ Y SALVO FINANCIERO” se despliega
un paso a paso que debe seguir hasta obtener la FACTURA
iii. Después de obtener la factura se deberá proceder al pago de la constancia
en entidades físicas (la factura debe imprimirse en impresora a láser) o de
manera virtual con el siguiente link:
https://www.unicartagena.edu.co/estudiante/plataforma-de-pagos-virtuales

Una vez efectué el pago, el soporte debe ser enviado a los siguientes correos para
su trámite:

- Programas de pregrado:
[email protected]
Secretaria General
Centro Calle de la Universidad Cra.6 No. 36-100,
Claustro de San Agustín Telefax: 6641585
e-mail: [email protected]
web: www.unicartagena.edu.co
Cartagena de Indias, D.T. y C. - Colombia
. Programas de postgrado:
[email protected]

A la solicitud de paz y salvo financiero, deber remitir la siguiente información:

- Código estudiantil.
- Programa de egreso del que solicita obtener el titulo
- Preferiblemente copia del pago realizado

Si el estudiante se encuentra a paz y salvo financiero se asignara el cumplido

respectivo en la plataforma estudiantil; si el estudiante posee deuda financiera, se
le comunicará a través del correo electrónico suministrado para los efectos de
obtener el paz y salvo financiero, dentro de los términos establecidos para este
proceso.

3.4. SOLICITUD DE PAZ Y SALVO ANTE LA VICERRECTORÍA DE

BIENESTAR UNIVERSITARIO – SECCIÓN DE EGRESADOS

Responsable: Egresado no graduado que solicita la titulación respectiva.

Para la obtención del mismo, deberá:

1. Ingresar a la página del ministerio de educación.

http://encuestasole.mineducacion.gov.co/hecaa-encuestas/

Secretaria General
Centro Calle de la Universidad Cra.6 No. 36-100,
Claustro de San Agustín Telefax: 6641585
e-mail: [email protected]
web: www.unicartagena.edu.co
Cartagena de Indias, D.T. y C. - Colombia
2. Ingresar a encuestas para graduados.

3. Ingresar con su número de identificación.

Secretaria General
Centro Calle de la Universidad Cra.6 No. 36-100,
Claustro de San Agustín Telefax: 6641585
e-mail: [email protected]
web: www.unicartagena.edu.co
Cartagena de Indias, D.T. y C. - Colombia
4. Actualizar su información.

5. Finalizado la encuesta debe realizar una captura de pantalla donde se

evidencie que realizo la encuesta en su totalidad.

6. Enviar la evidencia con sus datos personales nombre completo, código

estudiantil y número de identificación a la Sección de Egresados al correo
electrónico [email protected]
Secretaria General
Centro Calle de la Universidad Cra.6 No. 36-100,
Claustro de San Agustín Telefax: 6641585
e-mail: [email protected]
web: www.unicartagena.edu.co
Cartagena de Indias, D.T. y C. - Colombia
 El estudiante debe estar a paz y salvo con los programas de
bienestar estudiantil (Novación y Distinciones e Incentivos)

La Sección de Egresados coloca en plataforma el cumplido respectivo, para

verificación de la unidad académica.

3.5. SUFICIENCIA DE INGLES ANTE EL DEPARTAMENTO DE

HUMANIDADES E IDIOMAS

Responsable: Egresado no graduado que solicita la titulación respectiva.

Pasos para inscripción:

1. Ingresar A La Plataforma SMA.
2. Opción Actualizar.
3. Solicitudes.
4. Convocatorias.
5. Convocatoria de Examen de Suficiencia de su Programa
6. Al lado de la convocatoria hay un cuadro pequeño, deben dar CLICK.
7. En la parte inferior dice inscribirse.

En el caso, de los estudiantes que ingresaron a la Universidad antes del primer

periodo del año 2016 y que no cumplieron con los cursos de inglés estipulados
(seis niveles), y se acogen a la realización del curso intensivo de suficiencia,
también se tiene en cuenta la programación institucional de ceremonias de grado
para su oferta, de tal forma que se terminen una semana antes de la recepción de
documentos por parte de las unidades académicas.

En el curso de la emergencia sanitaria los exámenes se aplicaran por la modalidad

online, para lo cual se dispone de una plataforma a través del procedimiento que
será señalado a cada estudiante inscrito.
Responsable: Jefe de Departamento Académico
Secretaria General
Centro Calle de la Universidad Cra.6 No. 36-100,
Claustro de San Agustín Telefax: 6641585
e-mail: [email protected]
web: www.unicartagena.edu.co
Cartagena de Indias, D.T. y C. - Colombia
Cada unidad unidades académicas enviará su solicitud con la lista de los
estudiantes a graduar a las direcciones de correo institucionales establecidas por la
Coordinación de
Idiomas: [email protected] o [email protected].

Una vez realizada la prueba, se le enviará a las Unidades Académicas el listado de

estudiantes con los resultados obtenidos por los estudiantes.

Surtido el paso anterior, las unidades académicas asignan reglamento de grado a

cada estudiante y a través de la plataforma SMA, con el objeto de que la
Coordinación de Idiomas pueda incluir cumplido de este requisito de grado en
plataforma (examen de suficiencia).

4. PRESENTACION DE JURAMENTO DE GRADO

Responsable: Egresado no graduado que solicita la titulación respectiva.

Cada estudiante remitirá a su programa académico vía correo electrónico el

juramento de grado firmado conforme a formato que se adjunta y la unidad
académica, a través de la plataforma virtual colocará el respetivo cumplido en la
plataforma virtual.

5. PAGO DE LOS DERECHOS DE GRADO

Responsable: Egresado no graduado que solicita la titulación respectiva.

El estudiante realiza solicitud de grado, ingresando a la plataforma virtual con su

código y contraseña a través de una pestaña destinada para tal fin, para ello debe
tener cumplido todos los requisitos, si carece de alguno de ellos no podrá realizar
dicha solicitud, es decir debe tener en estado Cumplido todos los requisitos que
exige el sistema y solo debe tener en estado pendiente la solicitud de “derecho
de grado”, para su pago.
Secretaria General
Centro Calle de la Universidad Cra.6 No. 36-100,
Claustro de San Agustín Telefax: 6641585
e-mail: [email protected]
web: www.unicartagena.edu.co
Cartagena de Indias, D.T. y C. - Colombia
El Jefe de Departamento Académico verifica que el estudiante cumple con todos
los requisitos exigidos; una vez verificado, el Jefe de Departamento
Académico, aprueba por la plataforma virtual la generación del recibo de pago de
derechos de grado en formato PDF.

El estudiante imprime el recibo de pago y cancela el valor correspondiente al

derecho de grado en los puntos de pago autorizados por la Universidad de
Cartagena, lo cual deberá remitir vía correo a la Unidad Académica.

6. AUTORIZACION DEL CENTRO DE POSTGRADO PARA PROGRAMAS

DE ESTE NIVEL

La unidad académica solicitará mediante correo al Centro de Postgrado la revisión

y aprobación para aquellas resoluciones de Decanatura de programas de
postgrado.

7. REMISION DE RESOLUCIONES DE DECANATURA A SECRETARIA

GENERAL

La unidad académica enviara al correo [email protected] la Resolución

de Decanatura con cada uno de los cumplidos y la estampilla; una vez expedida la
resolución de Rectoría se enviara a cada unidad académica.

Con la resolución de deberá remitirse anexo un listado verificado de las direcciones

de residencia de cada graduando, así como datos de contacto.

Atentamente,

(RD062)
YANINA ARRIETA LEOTTAU
Secretaria General
Secretaria General
Centro Calle de la Universidad Cra.6 No. 36-100,
Claustro de San Agustín Telefax: 6641585
e-mail: [email protected]
web: www.unicartagena.edu.co
Cartagena de Indias, D.T. y C. - Colombia