DIRECTIVA NRO.

001-2021- OI-UGEL-CUSCO

SERVICIO DE CORREO ELECTRÓNICO INSTITUCIONAL

EN LA UNIDAD DE GESTION EDUCATIVA
LOCAL DE CUSCO.

CUSCO – 2021
 Oficina de Informática
Directiva de correo electrónico institucional
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DIRECTIVA NRO. 001-2021- OI-UGEL-CUSCO

NORMAS PARA EL USO DEL SERVICIO DE CORREO ELECTRÓNICO EN LA

UNIDAD DE GESTION EDUCATIVA LOCAL DE CUSCO.

1. FINALIDAD

Normar los procedimientos para el uso del correo electrónico institucional a nivel
nacional, para permitir que la comunicación e intercambio de información entre
personas y entidades de la administración pública sea ágil y fluida.

2. OBJETIVO

2.1. Dar lineamientos para el uso correcto del servicio de correo electrónico oficial de
la UGEL Cusco.

2.2. Optimizar la comunicación interna y externa a través de un medio electrónico,

configurado de acuerdo a los requerimientos de información de la institución.

2.3. Cumplir con la aplicación de las normas para el uso del correo electrónico en el
sector público.

3. ALCANCE

La presente Directiva es de cumplimiento obligatorio por todo el personal que labora

en la UGEL Cusco.

4. BASE LEGAL

• Ley Nº 27658 - Ley Marco de Modernización de la Gestión del Estado.

• Ley Nº 27444 - Ley del Procedimiento Administrativo General.
• Ley Nº 28493 - Ley que regula el uso del correo electrónico comercial no
solicitado.
• Ley N° 30096 – Ley de Delitos Informáticos.
• Ley N° 27309 - Ley que incorpora los delitos informáticos al Código Penal.
• Ley Nº 27269 - Ley de Firmas y Certificados Digitales.
• Ley Nº 27291 - Ley que permite el uso de medios electrónicos para la
manifestación de voluntad y la utilización de la firma electrónica.
• Decreto Supremo Nº 031-2005-MTC - Reglamento de la Ley Nº 28493 que regula
el envío del correo electrónico comercial no solicitado.
• Decreto Supremo Nº 004-2013-PCM - Política Nacional de Modernización de la
Gestión Pública.
• Resolución Jefatural Nº 088-2003-INEI - Aprueban Directiva sobre «Normas para
el uso del servicio de correo electrónico en las entidades de la Administración
Pública».

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• Decreto Supremo Nº 019-2002-JUS - Reglamento de la Ley de Firmas y

Certificados Digitales.

5. DISPOSICIONES GENERALES

5.1. El correo electrónico institucional es una herramienta de comunicación e

intercambio de información oficial entre personas, es suministrada únicamente
con el propósito de intercambiar información relacionada a la entidad en
cumplimiento de la función en la entidad, no es una herramienta de difusión
indiscriminada de información, con excepción de las listas de interés establecida
por la institución para fines institucionales.

5.2. La Oficina de Informática llevará el control sobre el número de cuentas

habilitadas con el objetivo de que se realice un uso racional de los recursos
informáticos.

5.3. La asignación de cuentas de correo electrónico institucional es para los

Servidores Administrativos de la UGEL Cusco y por excepción para terceros,
previa autorización de la autoridad competente, quién deberá justificar y
especificar el periodo de vigencia.

5.4. El usuario sólo podrá acceder al correo electrónico institucional mientras esté
vinculado con la institución, pudiendo ser Administrativo.

5.5. Todo usuario que cuente con una cuenta de correo electrónico institucional,
está comprometido y obligado a aplicar la presente directiva, y someterse a ellas.

5.6. Los usuarios de las cuentas de correo electrónico son responsables de todas las
acciones que realizan con las mismas. Cualquier usuario que deje su cuenta de
correo abierta en un lugar público es responsable de todo aquello que se realice
desde dicha cuenta.

5.7. Las cuentas de correo electrónico institucional deben ser utilizadas por los
usuarios en actividades que estén relacionadas con el cumplimiento de su
función en la institución.

5.8. La institución debe garantizar la privacidad de las cuentas de correo electrónico

institucional de todos los usuarios.

5.9. La cuenta de correo electrónico asignada a un usuario es personal e

intransferible.

6. GLOSARIO DE TÉRMINOS

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- Contraseña: Combinación de números, letras y signos que deben teclearse para

tener acceso a un sistema informático, estación de trabajo, entre otros.

- Spam: Son los mensajes no solicitados, no deseados o de remitente no conocido,

habitualmente de tipo publicitario, enviado en grandes cantidades (incluso
masivas) que perjudican de alguna o varias maneras al receptor.

- Virus: pequeño programa escrito intencionalmente para auto instalarse en la

computadora de un usuario sin el consentimiento o permiso de éste. Normalmente
se comporta como un programa parásito, pues infecta y ataca a los archivos del
sistema y puede producir serios daños, pudiendo ocasionar que se borren o
destruyan los archivos.

- Cuenta de correo electrónico: servicio que provee un espacio para la recepción,

envío y almacenamiento de mensajes. Su utilización puede ser de carácter
personal o funcional (cuenta genérica).

- Correo electrónico institucional: referido al servicio informático de intercambio

de mensajes que la UGEL Cusco pone a disposición del personal que trabajan en
la misma, según las normas establecidas para el fin.

- Cuentas genéricas: Son cuentas que se utiliza para un propósito funcional

común. Así se tiene cuentas genéricas para el servicio de soporte
([email protected]), que es una cuenta que recibe solicitudes de los
diversos usuarios que solicitan soporte técnico.

7. DISPOSICIONES ESPECIFICAS

7.1. DEL SERVICIO DE CORREO ELECTRÓNICO

7.1.1. La Unidad de Gobierno Digital garantiza la privacidad de las cuentas de

correo electrónico institucional del personal de la UGEL Cusco.

7.1.2. La Oficina de Informática, como parte del servicio del soporte

tecnológico es responsable de brindar asesoría a los usuarios sobre el
uso del correo electrónico institucional.

7.1.3. La Oficina de Informática mantiene actualizado el inventario general de

usuario del servicio de correo electrónico.

7.1.4. El envío de correos masivos es una funcionalidad restringida sólo a

usuarios autorizados, acorde con sus funciones.

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7.2. DEL USO DE LA TIPOGRAFIA

7.2.1. Los correos electrónicos institucionales deben estar escritos en las

fuentes Tahoma o Arial tamaño 12.
7.2.2. El texto principal debe estar escrito en texto color negro y fondo blanco.
Excepcionalmente se puede utilizar los colores (rojo, azul, verde).
7.2.3. No se debe escribir en mayúsculas, ya que puede ser interpretado
como ofensa.
7.2.4. Los mensajes enviados no deben tener una imagen de fondo.

7.3. DEL BUEN USO DEL CORREO ELECTRÓNICO

7.3.1. Nombre de la Cuenta de Correo Electrónico

El nombre de la cuenta de correo electrónico para cada usuario será

otorgado por la Oficina de Informática generado por el Administrador
de Correo Electrónico y su definición está conformada por
[email protected], para los servidores administrativos.

- [inicial primer nombre][1er apellido]

- [inicial primer nombre][1er apellido][inicial 2do apellido]
- [inicial primer nombre].[1er apellido]
- [inicial primer nombre].[1er apellido][inicial 2do apellido]

En caso de presentarse homonimia, el administrador de correo

electrónico y las personas involucradas coordinarán y acordarán el
nombre de la cuenta, tratando de seguir esta regla.

7.3.2. Asignación de contraseña

- Es obligatorio que el usuario una vez que acceda por primera vez
al correo electrónico realice el cambio de su contraseña; se
sugiere utilizar letras, números, signos de puntuación. La
contraseña debe tener como mínimo 8 caracteres alfanuméricos
y/o caracteres especiales: $#%&@.

- La contraseña debe ser cambiada periódicamente, pudiendo ser

modificada en cualquier momento por el usuario. La vigencia
máxima de la contraseña es de 3 meses; concluido ese plazo, el
sistema, en automático, solicitará el cambio de clave para tener
acceso al correo electrónico.

- El usuario no debe anotar en lugar visible o de fácil localización

sus contraseñas, debiendo ser estrictamente reservados para su
manejo personal.

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7.3.3. Sesión del usuario

Cuando un usuario finalice o interrumpa el uso de su estación de

trabajo, deberá bloquear el sistema operativo (Windows + L) o cerrar
la sesión del correo electrónico para evitar que otra persona utilice su
cuenta de correo.

7.3.4. Lectura de correo

Los usuarios que tiene asignada una cuenta de correo electrónico

institucional, deben mantener en línea el software de correo
electrónico o conectarse al correo electrónico con mayor frecuencia
posible para leer sus mensajes.

7.3.5. Mantenimiento de mensajes de correo

- Se debe eliminar permanentemente los mensajes innecesarios.

- Al recibir un mensaje que se considere ofensivo, debe ser

reenviado al Administrador de Correo Electrónico de la institución,
a fin de que se tomen las acciones pertinentes.

7.3.6. Envío de correo

- Revisar el texto y la lista de destinatarios antes de enviar un

mensaje, para corregir errores de ortografía, forma y fondo.

- Utilizar siempre el campo “Asunto”, a fin de resumir el tema del

mensaje.

- Enviar mensajes bien formateados y evitar el uso generalizado de

letras mayúsculas.

- Evitar el uso de la opción de confirmación de entrega, a menos

que sea un mensaje muy importante.

- Evitar el envío de mensajes a listas globales, a menos que sea un

asunto oficial que involucre a la institución.

- Los mensajes de correo electrónico deben ser considerados como

documentos formales y deben respetar los lineamientos y
recomendaciones para dicho tipo de documentos, tales como:
Saludo formal, nombrar al destinatario por su nombre, evitar

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tutear, escribir puntualmente, al final del correo agradecer por la

atención prestada.

- Evite enviar mensajes a personas que no conoce, a menos que

sea por un asunto oficial que los involucre.

7.3.7. Reenvío de mensajes

- Para el reenvío de mensajes, incluir el mensaje original, para que

el destinatario conozca el contexto en que se está dando el
mensaje que recibe.

- Previo al reenvío de un correo institucional a entes diferentes a los

que se encuentran interviniendo en la comunicación, el usuario
debe asegurarse de que se ha realizado la validación de
pertinencia de dicha acción, manteniéndose así la
confidencialidad de la información.

7.3.8. Vigencia de las cuentas de correo electrónico

- Las cuentas de correo electrónico que no se usen durante un

periodo continuo de 3 meses serán desactivadas, sin ningún tipo
de notificación.

- Posteriormente la Oficina de Informática desactivara los correos

en desuso, para que finalmente sean eliminadas.

7.3.9. Firma de correo electrónico

- Todos los correos institucionales deben tener definida la autofirma

del remitente, para efectos de una fácil identificación del usuario
dentro de la institución.

- La autofirma debe ser breve e informativa, no debiendo ocupar

más de cinco (05) líneas, la cual deberá contener la siguiente
información: logo de la institución, nombres y apellidos, cargo,
oficina o unidad orgánica, número de teléfono / anexo.

- No incluir la dirección de correo en la autofirma, porque está ya

fue incluida de manera automática en parte superior del mensaje.

- No debe abreviar el nombre de su dependencia ni omitir partes del

mismo.

- Para mayor seguridad, incluya en la configuración de su firma de

correo el siguiente párrafo que advierte que los contenidos que se

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incluyan en sus correos solo podrán ser utilizados por los

destinatarios de los mismos. El siguiente texto debe pegarlo
después de los datos de su firma, en la fuente Tahoma o Arial,
tamaño 8 color gris.

La información contenida en este correo electrónico y en todos sus

archivos anexos es confidencial y privilegiada. Este correo electrónico
establece una comunicación entre un emisor y uno o varios receptores
autorizados. La información y documentos anexos se encuentran
amparados por el derecho fundamental al secreto y la inviolabilidad de
las comunicaciones. Si usted ha obtenido el correo electrónico sin
autorización, o de forma casual o involuntaria, la información contenida
en él, además de no tener ningún efecto legal, no puede ser difundida,
almacenada, copiada, divulgada o distribuida, por no existir
consentimiento. Si lo hace, es posible que esté afectando derechos
protegidos por la Constitución y las leyes, que impliquen responsabilidad
sancionable o punible. Tampoco existe consentimiento para divulgar,
almacenar o recopilar datos personales contenidos en el correo
electrónico, por no ser tal su finalidad. La información contenida en el
correo electrónico no refleja necesariamente la posición oficial de la
UGEL Cusco. El correo electrónico contiene comunicaciones o archivos
que pueden o no generar estado, en la medida que reúnan los requisitos
de eficacia, consentimiento y validez requeridos, y hayan sido remitidos
en el alcance de la autorización recibida como usuario y usted sea un
receptor autorizado. Por seguridad a su información, redes y sistemas
someta este correo electrónico y sus anexos al control antivirus y los
demás controles que correspondan. Está prohibido cualquier uso
inadecuado de esta información, así como la generación de copias de
este mensaje. Evite imprimir el correo, como medida de Ecoeficiencia, y
a fin de preservar nuestros recursos naturales.

7.4. DEL MAL USO DEL CORREO ELECTRÓNICO

7.4.1. Se considera falta grave facilitar u ofrecer la cuenta y/o buzón del
correo electrónico institucional a terceras personas, los usuarios deben
conocer la diferencia de utilizar cuentas de correo electrónico
institucional y cuentas privadas ofrecidas por otros proveedores de
servicios en Internet. Es falta grave el intentar apoderarse de claves de
acceso de otros usuarios y acceder, modificar los mensajes de un
usuario que no le corresponde.

7.4.2. Se considera como mal uso del correo electrónico institucional las
siguientes actividades:

- Utilizar el correo electrónico institucional para cualquier propósito

comercial o financiero ajeno a la institución.

- Participar en la propagación de mensajes encadenados o

participar en esquemas piramidales o similares.

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- Distribuir mensajes con contenidos impropios y/o lesivos a la

moral.

- Falsificar las cuentas de correo electrónico.

- Utilizar el correo electrónico institucional para recoger los

mensajes de correos de otro proveedor de internet.

En caso del mal uso del servicio de correo electrónico o la detección de

irregularidades contra lo establecido por la institución, la Oficina de
Informática tomará las medidas pertinentes, con el respectivo informe a
Control Interno, Oficina de Recursos Humanos.

7.4.3. Enviar mensajes anónimos, con seudónimos, o que consignen títulos,

cargos o funciones no oficiales o falsas.

7.4.4. Dirigir a un usuario o al propio sistema de correo electrónico, mensajes

que tengas el objetivo de paralizar el servicio por saturación de las
líneas, de la capacidad del servidor de correo, o del espacio en disco
del usuario.

7.4.5. Suscripción indiscriminada a listas de correo. Es una versión de “mail

bombing”, en que los ataquen no vienen de una sola dirección, sino de
varias, los cuales son mucho más difíciles de encontrar.

7.4.6. Difundir mensajes masivos con contenido político, campañas de

publicidad electoral, proselitismo y otros relacionados con procesos
electorales.

7.4.7. Enviar correo electrónico con publicidad no autorizada en forma masiva,

o cualquier otro tipo de correo no solicitado (spam).

7.4.8. Difundir información confidencial o reservada dentro y/o fuera de la

UGEL Cusco a destinatarios no autorizados.

7.4.9. Los usuarios del correo electrónico institucional no deben enviar

mensajes personales u ofensivos, injuriosos, cadena de mensajes o
mensajes que se relacionen con actividades ilegales y no éticas, o que
atenten contra el buen nombre de la Institución.

7.5. DE LA VALIDEZ OFICIAL DEL CORREO ELECTRÓNICO

7.5.1. La UGEL Cusco, incorpora dentro de sus documentos oficiales el correo

electrónico, en tal sentido tiene validez oficial para las gestiones internas
de la Institución.

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7.5.2. Para el intercambio de información entre instituciones públicas, se

deberá disponer a la utilización de correo electrónico seguro, para lo que
se podrá utilizar la firma y certificados digitales u otro medio de
seguridad y verificación.

7.5.3. Los mensajes de correo electrónico y sus archivos adjuntos, tendrán

validez legal si están firmados digitalmente, bajo el marco de la Ley N°
27269, “Ley de Firmas y Certificados Digitales” y de su Reglamento
aprobado mediante Decreto Supremo N° 019-2002-JUS.

7.6. DE LA SEGURIDAD DE CORREO ELECTRÓNICO

7.6.1. El servicio de correo electrónico provisto por la empresa Google, posee

un antivirus interno, el cual detecta si los archivos adjuntos en un
mensaje contienen virus y si fuera necesario su exterminación.

7.6.2. Si el mensaje enviado contiene virus o troyano, debe eliminarse

inmediatamente. Así mismo se deberá informar, al administrador de
correo, el nombre del remitente y que su mensaje contenía virus.

7.6.3. En resguardo del correo electrónico los usuarios están prohibidos de:

- Enviar archivos con extensión: exe, cmd, bat, pif, scr, vbs y similares,
debido a que estos tipos de archivos pueden ser utilizados para la
propagación de virus y software malicioso en general.

7.6.4. El usuario debe dar aviso de inmediato a la Oficina de Informatica, sobre

cualquier fallo de seguridad en su cuenta de correo electrónico, como el
uso no autorizado de la cuenta por terceros, pérdida de contraseña u
otros.

7.6.5. La Oficina de Informática debe comunicar de manera oportuna a los

usuarios la suspensión del servicio de correo electrónico cuando de
modo programado, se vea en la obligación de hacerlo por cuestiones
técnicas o de mantenimiento.

8. RESPONSABILIDADES

8.1. Los órganos y el personal de la UGEL Cusco involucrados en la presente

Directiva son responsables de velar por el debido, oportuno y estricto
cumplimiento de sus disposiciones.

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8.2. La Dirección de Administración es responsable de que el personal de la

institución cumpla con lo dispuesto en la presente directiva.

9. DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS

9.1. Las notificaciones institucionales pueden efectuarse mediante correo electrónico,

el numeral 20.1.2 de la Ley N° 27444, Ley del Procedimiento Administrativo
General.

9.2. Si se recibe algo cuestionable o ilegal, comunicar a la Oficina de Informática para

que se tomen las acciones del caso.

9.3. La Oficina de Recursos Humanos deberá comunicar a la Oficina de Informática la

relación de trabajadores que hayan ingresado a laborar y de ser factible la(s)
lista(s) a la(s) cuales se deben incorporar. Asimismo, deberá comunicar la
relación de aquellos que han dejado de laborar, para proceder a la activación o
desactivación de las cuentas de correo respectivas.

10. SANCIONES

El incumplimiento a las normas contenidas en la presente Directiva, será considerado

como falta y sujeto a sanción de acuerdo a la normatividad vigente.

11. ANEXOS

a) Anexo 1. Solicitud para el acceso al Correo electrónico Institucional.

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