1ra Practica 16

ESCUELA NACIONAL DE ARCHIVEROS
ACTIVIDAD: CURSOS A DISTANCIA

ASIGNATURA : ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL
DOCENTE : Norman Filomeno Berrios Silva
FECHA :
APELLIDOS Y NOMBRES DEL PARTICIPANTE (correo electrónico): Nancy Gissela Mamani
Vallejos
[email protected]
PRIMERA PRACTICA DE APLICACIÓN
A CONTINUACIÓN DETALLAMOS UN EXPEDIENTE EN PARTES (separadas por viñetas)
CUYA PRESENTACIÓN NO NECESARIAMENTE ESTÁ ORDENADA. ESTE EXPEDIENTE SE
ENCUENTRA DENTRO DE LA CAJA N° 12, LA CARPETA N° 3 Y DENTRO DE UN SOBRE.
CON ESTA INFORMACIÓN RESUELVA EL CUESTIONARIO.
 Informe técnico del supervisor de la Dirección de Normas Archivísticas, del Archivo General
de la Nación, de fecha 25 de marzo de 2012, elevada a la Comisión Técnica Nacional de
Archivos (CTNA) recomendando procedente la eliminación de documentos, propuestos.
 Una hoja de ruta, conteniendo el Oficio Nª 225-2012_MDJM/SG, de fecha 20 de marzo de
2012, de la Municipalidad de Jesús María-Lima, solicitando la autorización del Archivo
General de la Nación, para la eliminación de documentos innecesarios de ser conservados,
Adjuntan la Resolución de Alcaldía Nº 0263-2012, de conformación de su Comité de
Evaluación de Documentos (CED); Acta del CED dando conformidad a la propuesta de
eliminación de documentos; inventarios y muestras de los documentos propuestos para su
eliminación.
 Resolución Jefatural Nª 306-2012 AGN/J, de fecha 20 de abril de 2012, autorizando la
eliminación de los documentos propuesto para dicho fin.
 Acta del CTNA, de fecha 30 de marzo de 2012, decidiendo procedente la eliminación de
documentos propuestos.
CUESTIONARIO
1. Ordene el expediente y describa la secuencia de los tipos documentales que lo conforman. (4
puntos).
 Una hoja de ruta, conteniendo el Oficio Nª 225-2012_MDJM/SG, de fecha 20 de marzo de
2012, de la Municipalidad de Jesús María-Lima, solicitando la autorización del Archivo
General de la Nación, para la eliminación de documentos innecesarios de ser conservados,
Adjuntan la Resolución de Alcaldía Nº 0263-2012, de conformación de su Comité de
Evaluación de Documentos (CED); Acta del CED dando conformidad a la propuesta de
eliminación de documentos; inventarios y muestras de los documentos propuestos para su
eliminación.
 Informe técnico del supervisor de la Dirección de Normas Archivísticas, del Archivo General
de la Nación, de fecha 25 de marzo de 2012, elevada a la Comisión Técnica Nacional de
Archivos (CTNA) recomendando procedente la eliminación de documentos, propuestos.
 Acta del CTNA, de fecha 30 de marzo de 2012, decidiendo procedente la eliminación de
documentos propuestos.
 Resolución Jefatural Nª 306-2012 AGN/J, de fecha 20 de abril de 2012, autorizando la
eliminación de los documentos propuesto para dicho fin.
Toda documentación procedente de un Archivo de Gestión se transfiere a un Archivo
Periférico, de este, al Órgano de Administración de Archivos o al Archivo Intermedio del
Archivo General de la Nación. Cabe decir que el Órgano de Administración de Archivos tiene
como una de sus labores intervenir en la transferencia y eliminación de documentos en
coordinación con el Archivo General de la Nación. En el ejemplo anterior se cumple con el
trámite requerido para la eliminación documental de un Archivo de Gestión.
2. ¿Qué unidades de conservación y cuántas de cada una de ellas se están utilizando? (3
puntos).
Las unidades de conservación o Archivamiento empleadas fueron tres: caja N° 12, la carpeta N° 3 y
un sobre.
3. ¿La unidad documental es simple o compuesta? ¿Por qué? (2 puntos)
Compuesta, porque está conformado por: Una hoja de ruta, conteniendo el Oficio Nª 225-
2012_MDJM/SG, de fecha 20 de marzo de 2012, de la Municipalidad de Jesús María-Lima,
adjuntado a este documento está la Resolución de Alcaldía Nº 0263-2012; también un Informe
técnico del supervisor de la Dirección de Normas Archivísticas; un Acta del CTNA y una
Resolución Jefatural Nª 306-2012 AGN/J.
4. ¿Cuál es la procedencia del expediente? (2 puntos)
Según el principio de procedencia, debe reunirse los fondos respetando el establecimiento que lo ha
generado, en el ejemplo anterior este establecimiento sería la Municipalidad de Jesús María-Lima.
5. ¿Cuál es el orden original del expediente? (02 puntos).
El principio de orden original establece que los documentos de cada fondo deben mantenerse en el
orden que le hubiera dado la oficina de origen, en el ejemplo dado vemos que la oficina de origen
es el Comité de Evaluación de Documentos (CED) perteneciente a la Municipalidad de Jesús
María-Lima.
6. ¿Es un documento de archivo? ¿Por qué? (2 puntos)

Un concepto de Archivo es el que se da en la tercera unidad, desde el instante en que ubicamos las unidades
documentales en las unidades de conservación, mencionamos que estamos archivando, por tanto ya se
forma un archivo. Según este concepto si vendría a ser un archivo.
7. ¿Cómo se denomina el tipo documental del expediente? (2 puntos):
El expediente está conformado por los tipos documentales:
Hoja de ruta
Oficio
Resolución de Alcaldía
Acta del CED
Informe técnico
Acta del CTNA
Resolución Jefatural.
8. Agrupación a la que pertenece: (3 puntos)
a. Fondo: Municipalidad de Jesús María-Lima
b. Sección: Comité de Evaluación de Documentos
c. Serie documental: Hoja de ruta

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5. ¿Cuál es el orden original del expediente? (02 puntos).

6. ¿Es un documento de archivo? ¿Por qué? (2 puntos)

El expediente está conformado por los tipos documentales:

Acta del CED

Acta del CTNA

a. Fondo: Municipalidad de Jesús María-Lima

b. Sección: Comité de Evaluación de Documentos

c. Serie documental: Hoja de ruta

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