Manual de Sistema de Gestion de La Calidad
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PROFESIONALES Versión: 15
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1. OBJETIVO 4
3. DATOS DE IDENTIFICACIÓN 5
4. RESEÑA HISTÓRICA 6
7. MARCO LEGAL 17
8. LIDERAZGO 17
9. MISIÓN 18
10. VISIÓN 18
11. ORGANIGRAMA 19
1. OBJETIVO
BARRIO CHAMPAGÑAT
TELÉFONOS 382-82-82
E-MAIL [email protected]
4. RESEÑA HISTÓRICA
De modo, que la institución surge como una respuesta concreta a la sentida necesidad que se
tenía en ese momento de aportar personal calificado en el sector productivo, capaz de desarrollar
actividades auxiliares en la mediana y gran empresa de la región, especialmente en el momento
en el que aún no existían en el Valle del Cauca, instituciones formadoras de técnicos en ingeniería
industrial y comercio internacional, primeras ofertas educativas que brindó la institución.
Tres años después, el 30 de octubre de 1992, el ICFES mediante el acuerdo No. 111 del 5 de
mayo de 1993 concede la licencia de funcionamiento al Programa de Tecnología en Electrónica,
aprobando además de este programa el de Tecnología en Mercadeo y Comercialización, con el
fin de contribuir al desarrollo regional y nacional en estas áreas del saber. También concede
luego, bajo el acuerdo No. 129 del 14 de mayo de 1993 la Licencia de Funcionamiento a los
programas de: tecnología en sistematización, tecnología en ingeniería industrial, tecnología en
administración y finanzas, y tecnología en comercio exterior.
Además, el 28 de junio de 1993 mediante la Resolución No. 001412 del ICFES se aprueba el
plan de transición de la modalidad técnica profesional a la modalidad tecnológica para los
programas de: técnica profesional en administración y finanzas, técnica profesional en comercio
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Luego de promulgada la Ley 30 del 28 de diciembre de 1992, por la cual se organiza el servicio
público de la Educación Superior, se genera un ambicioso plan de desarrollo institucional teniendo
en cuenta la autonomía dada por el Gobierno Nacional a las Instituciones de Educación Superior,
consolidado en el plan de desarrollo quinquenal que se renueva y fortalece por dos periodos más.
En el año 2.012 la fundación se presentó a certificación en calidad bajo la norma ISO 9001:2008
con Bureau Veritas, manteniendo dicha condición por tres años. Luego de las visitas de auditoria
externa de seguimiento y auditorías internas en los años subsiguientes, se evidenció la necesidad
de ampliar el alcance para dar mayor cobertura a los nuevos programas académicos y la dirección
de Extensión.
Por esta razón se optó por presentarse nuevamente ante la entidad certificadora con una
ampliación en el alcance, incluyendo áreas que anteriormente no se habían contemplado,
integrando procesos y definiendo un nuevo mapa que identificará a la institución en su SGC.
A comienzos del año 2.017, se inició el proceso de transición a la nueva norma ISO 9001:2015,
para lo cual se realizó una evaluación al SGC actual comparado con los nuevos requisitos
encontrando un 35% de avance.
Se inició el proceso de capacitación a todos los líderes de los procesos y a los auditores en los
cambios de la norma por parte de una empresa asesora, la cual brindó acompañamiento en la
identificación de riesgos y oportunidades y en todo lo relacionado con la nueva norma y la
preparación para la auditoria de recertificación en el año 2018.
Hoy en día la FCECEP, cuenta con la certificación expedida por Bureau Veritas, del SGC en la
NTC ISO 9001:2015, hasta diciembre 2021.
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5. CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN
La Institución ha determinado las cuestiones internas y externas que son pertinentes para el
propósito y el direccionamiento estratégico, las cuales se convierten en el punto de partida para
el análisis estratégico que permitió a través de un ejercicio participativo la definición del Plan de
Desarrollo Institucional.
PROCESO ASPECTO
ACONTECIMIENTOS Y TENDENCIAS
ANÁLISIS EXTERNO COMPETENCIA
CLIENTES
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PROCESO ASPECTO
PROVEEDORES
ENTORNO
FORTALEZAS-DEBILIDADES
ANÁLISIS INTERNO FINANCIERO
HUMANO
TECNOLÓGICO
MATERIAL
OBJETIVO ESTRATÉGICO
META, INDICADOR, RECURSO
DISEÑO PLAN ESTRATÉGICO TIEMPO DE EJECUCIÓN
RESPONSABLE
El proceso de Planeación Estratégica se logra a través del desarrollo de varias fases, que
permiten adecuar estratégicamente la organización en forma eficiente y competitiva en el
mercado doméstico e internacional.
DISEÑO
ESTRATÉGICO • DONDE DEBERIAMOS ESTAR
COMO LO
CONSEGUIMOS
• COMO LO CONSEGUIMOS
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FASE DIAGNÓSTICA
FORTALEZAS
DEBILIDADES
OPORTUNIDADES
• Globalización de la educación
• Educación virtual en todas las áreas de formación
• Internacionalización de las Instituciones de Educación Superior
• Educación por ciclos propedéuticos en todos los niveles
• Crecimiento de la cobertura de la educación superior a nivel nacional
• Crecimiento de diferentes ramas de actividades que aportan al PIB Nacional donde la
institución posee oferta académica
• Implementación TIC para la educación a través de MinTic y sector privado
• Educación por competencias
• Proliferación de comunidad digitales
• Certificaciones internacionales de gestión, apropiación e implementación de múltiples
plataformas, metodologías y herramientas en diferentes campos de formación
AMENAZAS
DISEÑO ESTRATÉGICO
1. MODERNIZACIÓN DE INFRAESTRUCTURA
• 1. Garantizar las condiciones físicas de la sede para la adecuada prestación del servicio
• 2. Contar con la capacidad técnica y tecnológica para la prestación del servicio
2. CALIDAD ACADÉMICA
3. BIENESTAR INSTITUCIONAL
4. PROYECCIÓN INSTITUCIONAL
6. MEJORAMIENTO CONTINUO
7. SOSTENIBILIDAD FINANCIERA
Partiendo de la necesidad de brindar servicios de que satisfagan los requisitos de los clientes, los
legales reglamentarios, se ha definido la matriz de partes interesadas, documento institucional
DC-GED-18, perteneciente al proceso Gestión de la dirección, en el cual se identificaron las
partes interesadas, el tipo (interno o externo), la necesidad, la expectativa de cada uno frente a
la institución, el nivel de interés (alto, medio, bajo), el nivel de influencia (alto, medio, bajo) las
acciones que se pueden generar en caso de no atender la necesidad, pueden ser de impacto
positivo o negativo, el proceso responsable de cada ítem, la fuente de información y las
estrategias para el control de la parte interesada.
Este instrumento se construyó de manera participativa con los líderes de los procesos y jefes de
las áreas involucradas, se encuentra de consulta en el repositorio del proceso GED y son ellos
los responsables del seguimiento.
7. MARCO LEGAL
8. LIDERAZGO
- Asegurando que los recursos necesarios para el sistema de gestión de la calidad estén
disponibles
Otro mecanismo para evidenciar el compromiso de la dirección con el SGC de es el apoyo para
el desarrollo de las Olimpiadas Calidosas que se realizan al interior de la FCECEP con el personal
administrativo, docentes y estudiantes, en las cuales se involucran los temas de calidad y
reglamentarios de la institución.
9. MISIÓN
10. VISIÓN1
Que al año 2020 la FCECEP se encuentre posicionada en el ámbito local, regional y nacional
como una institución de educación superior, técnica profesional, tecnológica y universitaria,
acreditada por su comunidad y por los organismos oficiales, con programas competentes y
pertinentes
1
Acuerdo 011 de marzo 28 de 2019
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La FCECEP es una institución de Educación Superior que garantiza la prestación del servicio
educativo pertinente, a través de la docencia, investigación y la proyección social, con un equipo
docente y administrativo competente y una infraestructura adecuada que permitan el
cumplimiento de su propósito y el mejoramiento continuo de su Sistema de Gestión de Calidad.
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Los objetivos de calidad, son coherentes con la política de calidad, medibles y pertinentes con
los requisitos del cliente, en busca de su satisfacción.
Los objetivos de calidad, se miden a través de los indicadores de gestión en algunos de los
procesos que componen el Sistema de gestión de la calidad, como son Prestación del servicio
académico, Gestión del talento humano, Gestión de recursos, Bienestar Institucional y
Mejoramiento continuo y son:
PERFIL Los campos de desarrollo de las competencias del perfil ocupacional del
OCUPACIONAL Tecnólogo en Electrónica Industrial egresado de la Fundación CECEP están
comprendidos por las diferentes áreas de desempeño en los sectores
público y privado. Entre éstas se encuentran: parque tecnológicos,
industrias nacionales y multinacionales, prestación de servicios, sector
financiero, sector de las telecomunicaciones, fuerza militares, sector de la
salud (electro medicina) y en áreas especializadas de automatización y
control.
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OBJETIVO Formar tecnólogos aptos para dar apoyo en los procesos de planeación,
DEL organización, dirección, control y evaluación del uso integral de los recursos
PROGRAMA naturales y culturales relacionados con el desarrollo sostenible, mediante la
gestión de políticas ambientales, comprendiendo y desarrollando
competencias de áreas básicas de formación en el orden socio-humanístico,
profesional, la comunicación, la investigación y de fundamentación básica,
para la predicción y solución de problemas de riesgos de impacto negativo
sobre el planeta.
OBJETIVO Formar tecnólogos aptos para ejecutar los servicios y procesos de gestión
DEL del turismo y de las empresas hoteleras, de entretenimiento y sociales; todo,
PROGRAMA con el fin de contribuir al desarrollo y cumplimiento de los objetivos
económicos y sociales de las organizaciones y crear nuevas alternativas
empresariales con las oportunidades existentes.
La alta dirección se asegura de que las responsabilidades y autoridades para los roles pertinentes
están asignadas, se entienden y se comuniquen a toda la institución, para esto se ha elaborado
un documento donde se nombran los líderes de los procesos que conforman el Sistema de
Gestión de la Calidad, las áreas involucradas y las funciones de cada uno de ellos en sus roles
como autoridad, responsable y operativo.
Líder
Líder Líder
Procesos Área Involucrada Cargo Nombre Operativo
Autoridad Responsable
(Rol)
Rectoría,
GESTIÓN Decanatura Secretario María Fernanda
X
ACADÉMICA Funciones General Mafla
sustantivas.
Asistente Claudia Elisa
X
Rectoría Arenas
Edwin Jairt
Docente TC X
Bastidas
Decanatura,
Direcciones de Luis Fernando
Decano X
programas, Pérez
Funciones
sustantivas, Coord., Asistente de Amalia Calvache
PRESTACIÓN X
de Áreas, decanatura Garzón
DEL SERVICIO
Docentes,
ACADÉMICO
Dirección de
Extensión, Secretario José Greiby
Egresados, Bolsa X
Asistente Fonseca
de Empleo y
Aprendices
Biblioteca,
APOYO
Coordinador de
GESTIÓN DE Servicios
Servicios José Félix Acosta X
RECURSOS Generales,
generales
Servicios
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Líder
Líder Líder
Procesos Área Involucrada Cargo Nombre Operativo
Autoridad Responsable
(Rol)
Académicos,
Tecnología, Coordinador de
John Jairo Agredo X
Compras, Biblioteca
Laboratorios
Coordinador de Jorge Felipe
X
laboratorios Tobón Sánchez
Mary Victoria
Jefe de GTH X X
GESTIÓN DEL Fajardo
Gestión del talento
TALENTO
Humano
HUMANO Claudia Leonor
Asistente de GTH X X
Cerón
Coordinador
Wilson Gómez
Registro y X
Valencia
Tesorería y Cartera Control
ADMISIONES,
Registro y Control,
REGISTRO Y Coordinador de Cesar Augusto
Mercadeo, X
CONTROL Mercadeo Gómez
Publicidad, Medios
ACADÉMICO
de Comunicación.
Secretaria Flor Dignora
X
Asistente Román
Adicional se tiene un documento en el proceso Gestión del Talento Humano donde se indica
cómo se maneja la autoridad y responsabilidad en la institución.
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ESOS
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NUMERAL DESCRIPCIÓN DEL NUMERAL GED GEA MEC PSA BII GTH GER ARC
Contexto
4
1 Comprensión de la organización y de su X X X X X X X X
4.1
contexto.
Comprensión de las necesidades y
2 4.2 X X X X X X X X
expectativas de las partes interesadas.
5 Liderazgo
5 X X
5.1 Liderazgo y compromiso
5.2 Política
7 X
5.2.1 Establecimiento de la política de la calidad
Planificación
6
10 Acciones para abordar riesgos y X X X X X X X X
6.1
oportunidades
7. Apoyo
13 7.1 Recursos X
7.1.1 Generalidades
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NUMERAL DESCRIPCIÓN DEL NUMERAL GED GEA MEC PSA BI GTH GER ARC
14 7.1.2 Personas X X
15 7.1.3 Infraestructura X X
20 7.2 Competencia X X X
22 7.4 Comunicación X X X X X X X X
Control de la información
24 7.5.3 X X X X X X X X
documentada
8 Operación
25 X X X
8.1 Planificación y control operacional
Requisitos para los productos y
26 8.2 servicios X X X X
Comunicación con el clientes
Determinación de los requisitos para
27 8.2.2 X X X
los productos y servicios
NUMERAL DESCRIPCIÓN DEL NUMERAL GED GEA MEC PSA BI GTH GER ARC
42 8.5.4 Preservación X
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NUMERAL DESCRIPCIÓN DEL NUMERAL GED GEA MEC PSA BI GTH GER ARC
10 Mejora
54 X X X X X X X X
10.1 Generalidades
Para mayor información sobre el proceso y cómo cumple con la norma ISO 9001:2015 favor
remitirse a la caracterización del proceso Gestión de la Dirección.
PEI
COMPONENTES Consejo académico
DEL Comité rectoral
PROCESO Seguimiento y control académico
Normatividad y requerimientos legales curriculares
Para mayor información sobre el proceso y cómo cumple con la norma ISO 9001:2015 favor
remitirse a la caracterización del proceso Gestión Académica.
Para mayor información sobre el proceso y cómo cumple con la norma ISO 9001:2015 favor
remitirse a la caracterización del proceso.
Adicionalmente el proceso cuenta con su cronograma de actividades. Este proceso tiene a cargo
el control de las salidas no conformes
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Para mayor información sobre el proceso y cómo cumple con la norma ISO 9001:2015 favor
remitirse a la caracterización del proceso.
Áreas temáticas:
COMPONENTES
Deporte y recreación
DEL
Arte y cultura
PROCESO
Desarrollo humano y salud integral.
Para mayor información sobre el proceso y cómo cumple con la norma ISO 9001:2015 favor
remitirse a la caracterización del proceso.
Para mayor información sobre el proceso y cómo cumple con la norma ISO 9001:2015 favor
remitirse a la caracterización del proceso.
COMPONENTES
Administración de los recursos bibliográficos, tecnológicos, laboratorios,
DEL
infraestructura y compras
PROCESO
Para mayor información sobre el proceso y cómo cumple con la norma ISO 9001:2015 favor
remitirse a la caracterización del proceso.
Selección
COMPONENTES Inducción
DEL Capacitación y formación
PROCESO Evaluación de desempeño
Cultura clima organizacional
Para mayor información sobre el proceso y cómo cumple con la norma ISO 9001:2015 favor
remitirse a la caracterización del proceso.
Como complemento para la gestión los líderes han determinado Cronogramas del proceso, de
Capacitación y Seguridad y salud en el trabajo.
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Adicionalmente por cada proceso contamos con una matriz en la cual se determina:
Adicionalmente este proceso contempla que cuando se presente un cambio que pueda afectar
a la Institución o la prestación del servicio, se debe considerar dentro de la matriz de riesgos y
oportunidades y realizar el monitoreo de acuerdo con el procedimiento.
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Cuando la Institución requiere implementar un cambio que puede afectar el Sistema de Gestión
de Calidad se debe aplicar el procedimiento institucional PR-GED-01 y los formatos:
Planificación de los cambios FR-GER-03 y Matriz de planificación de los cambios FR-GED-04,
para el control de las etapas del cambio y si se requiere por alguna desviación, tomar acciones
correctivas.
Los aspectos más relevantes que se deben considerar cuando se presenta un cambio son:
- El propósito del cambio.
- Las consecuencias potenciales del cambio
- La disponibilidad de los recursos.
- La asignación de las responsabilidades y autoridades
- La integridad
De acuerdo con el procedimiento los cambios se deben presentar por los líderes de los procesos
en la revisión por la dirección y aprobados en este escenario, posterior se debe realizar
seguimiento al desarrollo y en todo caso se deben diligenciar los formatos como evidencia.
De acuerdo con la norma de certificación la Institución debe asegurarse de que las salidas que
no sean conformes con sus requisitos se identifican y se controlan para prevenir su uso o entrega
no intencionada.
La organización debe tratar las salidas no conformes de una o más de las siguientes maneras:
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a) corrección;
b) separación, contención, devolución o suspensión de provisión de productos y servicios;
c) información al cliente;
d) obtención de autorización para su aceptación bajo concesión. Debe verificarse la conformidad
con los requisitos cuando se corrigen las salidas no conformes.
Para el control de las comunicaciones la Institución cuenta con una matriz de comunicaciones por
procesos, en la cual se especifica el tema a comunicar, la periodicidad de la comunicación, el
público y el medio.
Acción Correctiva: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no
conformidad detectada u otra situación indeseable.
Acción Preventiva: Acción emprendida para eliminar las causas de una no conformidad,
de un defecto u otra situación no deseable potencial, para evitar que ocurra.
Alcance: Es acordar con qué actividad se inicia el proceso y con cuál termina.
Almacenamiento: Acción de recopilar y organizar los registros según un criterio definido,
desde los sitios donde se originan.
Ambiente de trabajo: Son las condiciones de infraestructura, equipos, mobiliario,
determinadas por la organización para realizar la prestación del servicio educativo.
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Eficacia: Grado en que se realiza las actividades planificadas y se alcanza los resultados
planificados. Capacidad de lograr el efecto que se desea o se espera, en función de la
cantidad, oportunidad, costo, calidad u otro resultado requerido.
Eficiencia: Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.
Enfoque: Concepción pedagógica desde la cual, no solamente se promueve el
aprendizaje en el estudiante desde el desarrollo cognitivo sino también los demás
procesos de desarrollo del ser humano como son: socio afectivo, sicomotriz, comunicativo,
etc. Además de sus actitudes y aptitudes frente a las asignaturas. Todo ello con el objetivo
de describir sus fortalezas debilidades y dar una serie de recomendaciones que permitan
avanzar en su proceso de aprendizaje.
Entradas o insumos: Son las materias primas y materiales directos tangibles o
intangibles que el proceso necesita para obtener sus productos/servicios.
Evaluación: Valoración del rendimiento de una persona
Evidencia Objetiva: Información cuya veracidad se puede demostrar, con base en
hechos obtenidos a través de la observación, la medición, el ensayo u otros medios
(registros).
Formación: Enseñanzas que proporcionan una capacitación laboral para desempeñar
tareas de una ocupación o puesto de trabajo.
Formato: Documento o estructura para la presentación o recolección de información.
Hallazgo: Resultado recolectado durante la evaluación de auditoria o cualquier tipo de
situación que no se le ha definido curso de acción.
Identificación: Acción que permite reconocer los registros de calidad y relacionarlos con
un producto o proceso del Sistema de Gestión de la Calidad.
Indicadores: Son medidores que deben establecerse en determinadas etapas del
proceso. También se les conoce como puntos de control.
Instructivo: Documento cuya interpretación explica la ejecución de una operación.
Listado maestro para el control de los documentos: Relación de documentos que
aplican en los procesos Institucionales, debidamente identificados y clasificados.
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Registro de libre acceso: Registro disponible para consulta de todos los empleados de
la Institución.
Registro: Documento que suministra evidencia objetiva de las actividades efectuadas o
de los recursos alcanzados.
Responsable: Es la persona que le ha sido asignada la responsabilidad y autoridad de
liderar el proceso. Recordemos que esta persona puede ser el jefe de alguna de las áreas
o departamentos que intervienen en el proceso.
Revisar: Volver a ver algo. Comparar con relación a un estándar. Examinar una cosa para
comprobar si está bien o completa.
Revisión por la dirección: Una evaluación formal por parte de la alta dirección acerca de
la situación actual y de la adecuación de los sistemas de gestión en relación con la política
y sus objetivos.
Seguimiento: Actividad tal como medir, examinar, ensayar o comparar con un patrón una
o más características de una entidad, y confrontar los resultados con requisitos
especificados para así poder establecer si se logra la conformidad para cada
característica.
Semestre: Lapso de tiempo que se desarrollan actividades académicas previamente
planeadas; tiene una duración de 4 meses.
Sistema de gestión: La estructura organizacional, los procedimientos, los procesos y los
recursos para implementar la administración de los sistemas de gestión.
Tiempo de Retención: Tiempo durante el cual se almacenan los registros de calidad.
Toma de conciencia: Tener conocimiento o percatarse de la pertinencia e importancia
de sus actividades y de cómo contribuye al logro de los objetivos de calidad.
Tratamiento de una no conformidad: La acción emprendida respecto al servicio no
conforme, con el propósito de resolver la no conformidad. Nota: esta acción puede asumir
la forma, de una acción correctiva, de una acción preventiva, corrección, un plan de acción
y modificación de un documento o de un requisito.
Tratamiento: Acciones tomadas para corregir los efectos de una no conformidad. El
tratamiento es solo la corrección como tal, sin identificar ni eliminar la causa.
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Trazabilidad: Actitud para rastrear la historia, o la localización del servicio, por medio de
identificaciones registradas o posibilidad de rastrear aplicación, historia y/o localización
por medio de identificaciones registradas.