1 PEI SST 005 Procedimiento Control Documental
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1 PEI SST 005 Procedimiento Control Documental
CODIGO: PEI-SST-005
SG-SST
Fecha: Enero de 2019
PROCEDIMIENTO CONTROL DOCUMENTAL
Versión: 2
Elaborado por: Yuri Ximena Cárdenas Autorizado por: Luis Armando Salamanca Página 1 de 14
1.1. GENERAL
1.1.1. Definir los pasos a seguir en la Producción Documental del Sistema de Gestión
de Seguridad y Salud en el Trabajo.
1.1.3. Permitir que el manejo de la documentación del SGSST refleje una adecuada
Imagen Institucional, contribuyendo al fortalecimiento de la identidad visual.
2. ALCANCE
Aplica a todos los documentos que soportan el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud
en el Trabajo (SGSST).
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NIT: 901.350.525-4
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3. RESPONSABLE
4. RESPONSABILIDADES
El empleador debe mantener disponibles y debidamente actualizados entre otros,
los siguientes documentos en relación con el SG-SST.
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Para ello se definió la siguiente relación jerárquica entre los diferentes documentos del
SG-SST.
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instructivos,
registros y formatos.
Aprobación de El documento debe Representante Legal Documento
documento ser revisado y aprobado.
aprobado por la
Directora
Administrativa del
centro.
Distribución de Una vez los Encargado SG-SST. Documento
documento documentos son realizado.
aprobados, SST es
responsable de
actualizar y entregar
o informar a
responsables.
Actualización de Cuando exista un Encargado de SST. Documento
documento cambio en el realizado.
documento debe
estipularse en el
ítem identificación
de cambios al final
de cada documento,
SST es el
responsable de
actualizar y entregar
o informar a los
responsables.
Tiempos de archivo Los documentos Encargado de SST. Documentos
estarán 1 año realizados.
archivados después
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de cualquier cambio
realizado.
Los siguientes documentos y registros, deben ser conservados por un período mínimo de
veinte (20) años, contados a partir del momento en que cese la relación laboral del
trabajador con la empresa:
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7.2. PORTADA
En la parte superior del documento, tres (3) interlineaciones bajo el margen superior,
encontramos el logo de la empresa, el logo debe tener un tamaño de 7 cm de alto por 7
cm de ancho, en tamaño de fuente 16 negrita cuatro (4) interlineaciones bajo el logo
encontraremos el nombre del documento, ocho (8) interlineaciones bajo el nombre del
documento en negrita fuente 12 encontramos el texto (elaborado por) y una (1)
interlineación bajo el nombre de quien elabora el documento en fuente 12 negrita
encontramos la fecha de aprobación del documento.
ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR: Código: PEI-SST-005
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7.3. ENCABEZADO
El encabezado de los documentos del SGSST se encuentra en todas las hojas que
conforman el documento, excepto la portada, deben estar registrados en fuente
tipográfica calibri tamaño 9 y debe tener el siguiente contenido:
Extremo izquierdo.
Se encuentra el logo del CRECE (Centro de Estudios Regionales Cafeteros y
Empresariales).
Centro.
Se registrara los nombres del documento que los identifica.
Extremo derecho.
Se debe registrar los siguientes datos:
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Aprobado por: Asesor SST Autorizado por: Representante Legal Página 10 de 14
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Los datos contenidos en el cierre de documento nos permiten verificar quién lo creó,
quién lo revisó y quién lo aprobó, de este modo se identifican los responsables del
documento.
Fecha Modificación:
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Profesional SST Profesional SST Representante Legal Revisión No. 2
Lic. Lic.
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El contenido del documento debe ser claro, conciso, evitando redundancias y errores
gramaticales y ortográficos, teniendo en cuenta que los documentos son la carta de
presentación de la Empresa ante las entidades con las que se tiene relación. Por razones
de variación en los formatos, se recomienda que la fuente sea Calibri, el tamaño de fuente
depende del tipo y tamaño del formato.
El Control de Cambios consiste en una tabla que permite llevar control sobre las
solicitudes de modificación del documento, cuántas veces se ha llevado a cabo las
modificaciones y por qué se las realizó.
Esta tabla se debe incluir al final del documento, bajo los datos de elaboración y genera un
formato denominado identificación de cambios (). Los datos contenidos en la
identificación de cambios son los siguientes:
Nota:
Los datos de cierre del documento y control de cambios únicamente se registran en los
documentos y no en los formatos ni registros.
8. FORMATO DE PROCEDIMIENTO.
Un procedimiento es un documento que indica la forma específica para llevar a cabo una
actividad; consta de dos partes, la primera se denomina caracterización contiene los
siguientes datos:
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Documentos que se Deben Utilizar: Información que está evidenciada por medio
de un soporte magnético o impreso, estos documentos pueden ser internos o
externos a la empresa.
9. CONTROL DE REGISTROS
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