Responsabilidades y Límites

Descargar como docx, pdf o txt
Descargar como docx, pdf o txt
Está en la página 1de 12

Responsabilidades y Límites

En el área de crédito y cobranza, usted debe saber qué está


haciendo cada quién y quién está tomando las decisiones. Si
se define correctamente, se establece el papel y la autoridad
de cada individuo; cuando la responsabilidad y límites están
bien delimitados por consecuencia se elimina la duplicación de
esfuerzos y se evitan disputas entre departamentos.

La organización del departamento de crédito debe de ser fácil


de entender, y no elaborar matrices que hagan lento el mismo
proceso que se intenta acelerar.

¿Qué pasa si un cliente de repente empieza a pagar tarde y el


gerente de crédito no quiere autorizarle más crédito, pero el
gerente de ventas quiere que la orden sea autorizada? ¿Quién
resuelve el conflicto? O tal vez uno de sus mejores clientes no
responde a los esfuerzos de cobranza interna y las facturas
tienen 90 días de mora. El director de cobranza desea enviar la
cuenta a una agencia de cobranza externa o abogado, pero el gerente
de ventas no comparte su opinión. ¿Cuál es la forma de resolver
esta situación?
A continuación un ejemplo:

El Departamento de Crédito y Cobranza reporta a la oficina del


Contralor. El Gerente de Crédito podrá establecer límites de
otorgamiento de crédito de hasta $ _______; límites superiores
a esto deben de ser aprobados por el Contralor. Límites
mayores a $_______ deberán de ser aprobados por el Director
Financiero.
En el caso de que una orden esté detenida debido a
problemas de crédito, el Gerente de Ventas debe revisar la
situación con el Gerente de Crédito y con el Contralor. Si el
consenso no puede ser alcanzado, la situación va a ser
remitida al Director Financiero o al Presidente para tomar una
decisión.
Cuando el Gerente de Crédito recomiende el uso de una
agencia de cobranza o abogado antes de los 60 días de
vencimiento, el Contralor autorizará tales solicitudes firmando
cada asignación.

Cuando un cliente tenga más de 60 días de vencimiento, el Gerente


de Crédito está facultado para asignar la cuenta a una agencia de
cobranza o abogado.
- Ejecutivo de Crédito / No autoridad
- Gerente de Crédito / Hasta $ ____________
- Contralor / Hasta $ ____________
- Director Financiero / Hasta $ ____________

Evaluación de crédito
La evaluación de crédito es fundamental para la función del
departamento. Minimizar los riesgos, proteger y maximizar los
márgenes de utilidad da inicio a partir de una buena
evaluación de un cliente potencial.

Un ejemplo podría ser el siguiente:


El representante de ventas obtendrá una solicitud de crédito
de cada cliente. Ésta contendrá una referencia bancaria y tres
referencias comerciales.

Después de llamar a las referencias, el Departamento de


Crédito determinará si un cliente ha demostrado la capacidad
para pagar las facturas de una manera rápida. Si es así, se le
asignará un límite de crédito.

Este límite de crédito no debe ser superior al mayor reportado


por sus referencias. Si una cantidad es más alta es necesario
que el departamento de crédito ordene un reporte crediticio
para examinar más a fondo la solicitud.

Dicho informe será ordenado con un costo no mayor de $


__________.
Para los límites de más de $ ___________, también se obtendrá
un estado financiero, el cual deberá de ser compartido con el
Contralor y Director Financiero para su revisión y aprobación
del límite.

Los límites serán periódicamente revisados, cada seis meses.


Si la experiencia de pago con nuestra empresa se retrasa más
allá de 15 días será informado el Gerente de Crédito, quien
podrá revocar el límite.

Es importante establecer un procedimiento consistente para


que todos los clientes potenciales sean tratados por igual.

Aplicación de crédito

Mucho del trabajo de evaluación de crédito es realizado a


través de una aplicación de crédito. La estandarización del
proceso de crédito a requerir a cada cliente potencial al
completar su aplicación de crédito ayuda a que el riesgo
potencial asociado con el otorgamiento de crédito puede ser
mitigado.
El primer paso para administrar el riesgo sabiamente es el
tomar decisiones informadas sobre quiénes califican, monto
de crédito y sus términos. Dependiendo de la información
obtenida y analizada de la aplicación de crédito, los términos
de venta pueden ser modificados; algunos clientes pueden no
calificar para que se les venda a crédito.

Es de suma importancia utilizar formatos que se adecúen a las


necesidades y características propias de la industria de carga. Por
ejemplo:
• El transportista debe de solicitar referencias de otras
empresas transportistas, es importante que reciban
referencias del mismo ramo.

• Se protejan al incluir en la aplicación la autorización del


solicitante de cobrarle cierto porcentaje del monto del adeudo
para cubrir los gastos de cobranza e intereses moratorios en
el supuesto caso de que su cuenta se atrase y tenga que ser
gestionada para su cobro por una agencia de cobranza o
abogado.

Ejemplo: Si el crédito es aprobado, el solicitante acepta pagar


gastos de cobranza del 20% sobre las facturas vencidas
cuando sea necesario la intervención de una agencia de
cobranza o abogado, y 15% anual de intereses moratorios
sobre las facturas vencidas.
Procure que la solicitud de crédito que usted proporciona al
solicitante vaya acompañada de una carta que incluya
instrucciones de llenado, tiempos de respuesta estimados por
parte de su empresa, y su compromiso de que la información
que el solicitante proporcione será mantenida de manera
confidencial.

Cuándo será re-evaluado


Uno de los problemas al evaluar crédito es que muchas
empresas no re-evalúan el crédito de sus clientes, sólo lo
hacen cuando dicho cliente les solicita un mayor límite o
cuando cae en mora. Es aconsejable que establezca en su
política que los límites serán revisados periódicamente, como
se incluyó en el ejemplo anterior.

Términos de crédito
Es importante no tener ninguna confusión sobre cuándo las
facturas deben de ser cobradas. Los términos de crédito
deben de incluir no sólo de manera general los términos de la
venta, sino también deben de incluir los factores requeridos
para mantener crédito, pero también para cancelarlo.

Para algunas empresas esto no es un problema difícil. Tienen


una línea de productos homogéneos con términos de crédito
consistentes; por lo tanto, su política puede ser relativamente
simple:
La dirección ha establecido que las condiciones de venta sean
de ________ días, y se espera que todos los clientes con crédito
paguen sus facturas dentro de este período.

Todas las facturas con un vencimiento de ________ días


empezarán a generar intereses moratorios del 1.5% mensual,
iniciando al día _______ de la fecha de la factura.

Reclamaciones de facturas deberán de ser presentadas por


escrito al Gerente de Crédito dentro de los primeros 10 días a
partir de la presentación de la factura.

El crédito para cuentas con facturas vencidas de más de 45


días será congelado hasta que el pago de las facturas vencidas
sean cubiertas en su totalidad.

Para otras empresas, sin embargo, el problema puede ser más


complejo. Algunas compañías tienen muchas líneas de
productos o servicios por lo que probablemente aplicará que
goce de diferentes términos:

Producto Términos
________________ ________________
________________ ________________
________________ ________________

Cobranza
La cobranza vencida es una parte inevitable del proceso de
cobranza. Mientras su empresa su empresa venda a crédito,
tarde o temprano tendrá clientes que no realicen sus pagos
dentro de los términos autorizados.
Su política deberá de contar con las fases fundamentales de la
cobranza: las gestiones internas de cobranza, las externas y/o
outsourcing y litigio.

Una política de cobranza es el conjunto de procedimientos


que una empresa utiliza para asegurar la recuperación de sus
cuentas vencidas. Normalmente sistematiza los pasos requeridos
para recuperar la cuenta antes de litigio por la vía judicial. Incluye:
• Los tiempos en que el cliente debe de ser contactado,
• Cómo debe de ser contactado,
• Cómo resolver las disputas,
• Cuándo son necesarias las gestiones externas,
• Tiempos de asignación a una agencia de cobranza para su
cobro extra-judicial,
• Tiempos de asignación a un abogado para su litigio por la vía
judicial o quebranto fiscal.

Normalmente la cobranza de una empresa se realiza internamente, a


menos que se tenga un contrato de outsourcing con una agencia de
cobranza administrativa. La asignación de cuentas vencidas a
una agencia de cobranza tiene varios beneficios entre los que
se encuentran: experiencia en la recuperación de cartera
vencida y en su industria; notificar a su cliente que su empresa
escaló el proceso de cobro; gastar menos tiempo y recursos
para contactar a sus clientes con llamadas telefónicas, y
comunicados, y respondiendo y documentando cada promesa
y cada plan de pagos negociado; reportar a burós y empresas
de información crediticia.
Ejemplo de política de cobranza:
El departamento es responsable de la gestión cobranza. Los
comunicados y estados de cuenta complementarán las
llamadas de cobro vía telefónica. Se informará al personal de
ventas de los problemas de cobro.

En algunos casos el personal de crédito y cobranza visitarán


clientes. Si no se pueden hacer arreglos de pago adecuados, el
departamento de crédito puede retener nuevos pedidos.

El Departamento de Crédito y Cobranza determina si una cuenta no


es cobrable por estos medios. Cuentas incobrables por lo general
incluyen bancarrotas, y clientes que no responden a nuestras
actividades normales de recolección. En tales casos, las
cuentas se turnarán a agencia de cobranza, o abogado.
El proceso autorizado es el siguiente:
1. ___ días antes de que la cuenta incurra en vencimiento: Se
enviará un correo electrónico agradeciéndole por ser nuestro
cliente y se le recordará que tiene un vencimiento de pago en
los próximos ___ días.

2. ___ días después del vencimiento: Se contactará por teléfono


al cliente para recordarle sobre el saldo vencido.

3. Si el cliente es local y el adeudo es mayor a $____ se


considerará ir a visitarlo para discutir su cuenta.

4. ___ días después de la llamada [2]: Se enviará un


comunicado más enérgico recordando el saldo y fecha del
vencimiento de su cuenta y de los gastos adicionales en que se
está incurriendo con motivo del vencimiento.

5. ___ días después del comunicado [4]: Se enviará un


comunicado al cliente informando que su cuenta ha sido
suspendida temporalmente y que no se le podrá vender hasta
que cubra el saldo. Si el saldo de la cuenta es mayor a $____, se
le informará que su cuenta ha sido asignada a una agencia de
cobranza. La cuenta deberá de ser asignada a agencia de
cobranza el mismo día en que sea notificado el cliente.

6. ___ meses después del comunicado [5] y asignación a una


agencia: La cuenta debe de ser definida para determinar si la
cuenta será recuperada, si será reportada como quebranto
fiscalmente, o si se continuarán la gestiones a través del litigio
por la vía judicial.

Litigio y quebranto fiscal:


7. Si el saldo del adeudo es mayor a $____, la cuenta siempre
será asignada para litigio cuando la cuenta cumpla ____ días de
vencida.

8. Si el saldo del adeudo es mayor a $____ pero menor a $____,


la cuenta siempre será asignada para litigio si el adeudo está
respaldado a través de un pagaré o contrato firmado.

9. Si el saldo del adeudo es menor a $____, la cuenta siempre


deberá de ser declarada como pérdida, y declarar el
quebranto fiscal.

Esta política será revisada una vez al año.


Aprobaciones de política:
____________________
Gerente de Crédito
____________________
Gerente de Ventas
____________________
Contralor
____________________
Director Financiero

Una vez que tenga establecidas sus políticas de administración


de crédito o procedimientos de crédito, usted sabrá cómo
mantener su flujo de efectivo en beneficio de su negocio.
Usted sabrá cómo hacer que los clientes paguen con mayor
facilidad y rapidez.
Hace un par de semanas escribí en esta columna el
artículo “Factor común de una cobranza exitosa” . Recibí algunos
correos con preguntas, comentarios de apoyo y
comprensión sobre cómo establecer las políticas de crédito
y cobranza.
Creo que el tema será más fácil de comprender a través de
un ejemplo. Antes de empezar a hablar sobre el contenido
de una política es importante estar conscientes de que cada
empresa es diferente y, por ende, cada política de crédito y
cobranza es diferente. Por eso mismo es muy común que las
empresas no cuenten con una.
Hay varias razones para contar con una política de crédito y
cobranza, entre las cuales podemos incluir los siguientes
beneficios:
Enfocarse en los aspectos más importantes. El manejo de
cuentas por cobrar no es una tarea sencilla; suele suceder
que los ejecutivos se distraen de las aspectos importantes
por atender otros menos importantes.
Consistencia en el trato de los clientes. Cuando se cuenta
con una política de crédito y cobranza se vuelve más
sencilla y lógica la toma de decisiones porque se tienen
criterios predeterminados. Esto puede crear una sensación
en sus clientes de que están recibiendo un trato más justo.
Consistencia en su propia empresa. A través de las políticas
se establece por escrito qué es lo que se espera de cada
uno y se dan cuenta de que son parte de un mismo equipo.

Antes de crear una política de crédito y cobranza, primero


deberá de contestar las siguientes preguntas:
- ¿Cuál es la misión?
- ¿Cuales son los objetivos?
- ¿Quién tiene responsabilidades específicas en el
departamento de crédito y cobranza, y cuáles?
- ¿Cómo será evaluado el crédito?
- ¿Cómo se manejará la cobranza?
- ¿Cuáles son los términos de crédito?
- ¿Qué tipo de clientes tiene, empresas o personas físicas?
- ¿Cuál es el período en que prescribe la acción legal en su
país o estado?

Las 6 partes de una política de crédito y cobranza


He dividido en seis principales secciones la política de
crédito y cobranza. Muchos dividen su política hasta en 8 ó
9 secciones, pero creo que hay algunas secciones que
pueden ser combinadas perfectamente o incluirse en otras.

1. Misión
2. Objetivos
3. Responsabilidad
4. Evaluación de crédito
5. Términos de crédito
6. Cobranza

Misión

La parte más importante de una política de crédito es la


definición de la misión en su departamento. Básicamente es
definir qué se desea lograr y el por qué existe. La misión
proporcionará la base o contexto sobre las cuales las
políticas se formularán.
Por ejemplo, una misión podría redactarse de la siguiente
manera:
El Departamento de Crédito es responsable de mantener
una alta calidad en sus cuentas por cobrar. Es nuestra
política el proporcionar crédito a todos los posibles
solicitantes. El Departamento de Crédito intentará descartar
a los clientes que resultaran en una morosidad obvia.
Vamos a proporcionar mecanismos flexibles para proteger
nuestras cuentas por cobrar sin poner en peligro la relación
con Ventas.
Objetivos
Los metas son lo que se desea lograr; lo que usted quiere
que su política de crédito logre para para su empresa.

Puede escribir un conjunto específico de objetivos numéricos de


la siguiente manera:
Nuestros objetivos son limitar la morosidad al ____% de las
ventas totales, los días de venta en cartera (DSO) a ____ días,
y la antigüedad de cobranza no mayor al ____% más allá de
60 días. Revisar todos los límites de crédito de más de $
_____. También vamos a reducir los costos del departamento
de crédito en $ _____.

También puede manejar el enfoque de escribir objetivos


genéricos:
Todos los clientes con 15 días de mora serán contactados
por correo electrónico.

Todos los clientes con 20 días de mora serán contactados


por teléfono.

Cuentas en las siguientes situaciones se asignarán con una


agencia de cobranza que haya sido aprobada por el gerente de
crédito:
- Cuentas de más de 90 días de edad sin actividad de pago
en los 3 meses anteriores.
- Cuentas de menos de 90 días de edad que no contesten a
los mensajes en un período de dos semanas o que su
correo se devuelva.
- Cuentas de menos de 90 días de edad con negativa total
de pago.
- Cuentas con dos o más promesas de pago incumplidas sin
importar su edad.
- Cuando el cliente informa que no podrá pagar dentro de
los términos acordados y se rehúsa a dar una fecha
específica de pago o un plan de pagos realista, sin importar
su edad.

Todas las solicitudes de crédito se actualizarán y serán


revisadas cada 6 meses.

También podría gustarte