Tema 4 Hojas de Cálculo

Aplicaciones Ofimáticas Tema 4: Hojas de cálculo
Tema 4: Hojas de Cálculo

Una aplicación de hojas de cálculo permite generar todo tipo de documentos
contables. Cualquier documento en el que haya que incluir información numérica o textual de
modo estructurado y operar con ella (efectuar operaciones aritméticas, lógicas, estadísticas,
etc.) se podrá representar mediante una hoja de cálculo.
Cuando abrimos un documento con un procesador de textos, la aplicación nos

muestra la representación de una página en blanco. Lo que nos aparece cuando abrimos una
hoja de cálculo es, una gran tabla, una colección de celdas estructuradas en filas y columnas.
¿Por qué? Porque mediante dicha tabla podemos referimos de modo preciso cada información
que almacenemos en hoja de cálculo, referencia necesaria para operar con dicha
información.
Las hojas de cálculo facilitan enormemente el trabajo con información numérica:

presupuestos, modelos económicos, balances, estadísticas... No obstante, cuando la
información que debamos tratar sea compleja y existan múltiples relaciones entre datos (por
ejemplo, para almacenar las relaciones entre clientes, facturas, albaranes, etc.) el modelo de
la hoja de cálculo se queda un tanto pequeño y es preferible trabajar con una base de datos.
Contenido
1. El espacio de trabajo.
2. Introducción y manipulación de datos.
3. Formato de la hoja de cálculo.
4. Fórmulas y relaciones.
5. Gráficos e imágenes.
6. Manejo de los datos.
7. Impresión y exportación de hojas de cálculo.
8. Mejora de la productividad.
María Manchado Moraga Página -1-.

1.- El espacio de trabajo.

El elemento principal de una hoja de cálculo es una gran tabla dividida en filas y
columnas. En dicha tabla podemos introducir información de muy diversos tipos, con una
gran ventaja: siempre que sea necesario, podremos emplear la información introducida
haciendo referencia a la celda en la que la hayamos introducido. De este modo podremos,
efectuar todo tipo de cálculos con los datos introducidos en la hoja.
Los documentos de hoja de cálculo se denominan habitualmente Libros, en alusión a

los libros de contabilidad. Cada libro se puede componer de una o más hojas.
Junto con ello, las aplicaciones de tratamiento de hojas de cálculo poseen una gran
diversidad de funciones para el manejo de los datos, para facilitar los cálculos con ellos o
para elaborar gráficos a partir de la información contenida en el documento.
En Excel 2007
En el área de trabajo de Excel 2007 encontramos los siguientes elementos:
 En la parte superior de la pantalla observamos los nombres de las diversas

fichas disponibles, fichas que nos permitirán acceder a las diversas funciones
de la aplicación. Cuando pulsamos en una de ellas, se abren diversos botones
en una cinta de opciones situada bajo los nombres identificativos de las fichas.
Dichos botones se agrupan en bloques con una cierta unidad lógica. Así, por
ejemplo, en la ficha Inicio disponemos los bloques Portapapeles, Fuente,
Alineación, etcétera. Se puede especificar que la cinta de opciones
permanezca siempre visible o que se oculte pulsando con el botón secundario
del ratón sobre ella y desactiva o activando la opción «Minimizar cinta de
opciones».

 La zona de trabajo está ocupada por la hoja de cálculo propiamente dicha, la

tabla a la que hemos hecho referencia anteriormente. Rodeando la tabla hay
una serie de celdas con las letras que identifican cada columna y los números
que identifican cada fila. Notemos que cuando el puntero del ratón se sitúa en
la zona de trabajo, se convierte en una cruz.
 A la derecha y debajo de la hoja de cálculo encontramos sendas barras de

desplazamiento con las que podemos movemos por la hoja vertical y
horizontalmente.
 En la misma línea que la barra de desplazamiento horizontal disponemos de

varias pestañas que nos permiten acceder a las diversas hojas de nuestro libro.
 En la parte inferior de la ventana, la barra de estado nos proporciona diversas

informaciones y cómputos de nuestra hoja. A su derecha disponemos de un
control de zoom con el que podemos ajustar la escala de visualización del
documento y de varios botones para activar los diversos modos de
visualización disponibles en la aplicación. Al igual que en Word, podemos
modificar fácilmente la escala de visualización pulsando la tecla Ctrl y, a la
vez, moviendo la rueda de scroll del ratón.
Ejercicio propuesto 1:
Abre el Excel 2007 y desplázate por la hoja activa («Hoja 1») mediante las barras de desplazamiento
lateral e inferior. Abre las diversas fichas y familiarízate con los botones de cada una de ellas. Navega por las

diversas hojas del documento. Emplea el control de zoom para modificar la escala de visualización del
documento. Si tu ratón tiene rueda de scroll, prueba también este modo de cambiar el zoom del documento.
Open Office Calc 3

En el espacio de trabajo de Open Office Calc 3, por su parte, encontramos los
elementos que se describen a continuación:
 En la parte superior de la pantalla se ubica la barra de menús, desde la que

podemos acceder a todas las funcionalidades de la aplicación. Esas
funcionalidades están agrupadas en los menús de Archivo, Editar, Ver, Insertar,
etcétera. Se accede a los diversos menús mediante el ratón o con la
combinación de la tecla Alt junto con la letra que aparece subrayada («A» en
archivo, «E» en editar), etcétera.
 Bajo la barra de menús tenemos activas las dos barras de herramientas más
comunes, Estándar y Formato. En las barras de herramientas hay una serie de
botones y controles que nos permitirán acceder a las funciones más
importantes de la aplicación.
 La zona de trabajo está ocupada por la hoja de cálculo propiamente dicha, la

tabla a la que hemos hecho referencia anteriormente. Rodeando la tabla hay
una serie de celdas con las letras que identifican cada columna y los números
que identifican cada fila.
 Las barras de desplazamiento horizontal y vertical nos permiten desplazamos

por la hoja de cálculo. A la izquierda de la barra de desplazamiento horizontal,
una serie de pestañas nos permiten seleccionar una de entre las diversas hojas
que componen el documento.
 En la parte inferior de la ventana, la barra de estado nos proporciona diversas

informaciones y cómputos de nuestra hoja. A su derecha disponemos de un
control de zoom mediante el que podemos modificar la escala de visualización
del documento. Al igual que en Open Office Writer, podemos modificar
fácilmente la escala de visualización pulsando la tecla Ctrl y, a la vez,
moviendo la rueda de scroll del ratón.

Abre el Open Office Calc 3 y desplázate por la hoja activa («Hoja 1») mediante las barras de
desplazamiento lateral e inferior. Accede a los diversos menús para familiarizarte con las opciones de cada uno
de ellos. Sitúa el ratón sobre los botones de las barras de herramientas Estándar y Formato para ver la
descripción de cada uno de ellos. Navega por las diversas hojas del documento. Emplea el control de zoom para
modificar la escala de visualización del documento. Si tu ratón tiene rueda de scroll, prueba también este modo
de cambiar el zoom del documento.
2. Introducción y manipulación de datos

Una vez que nos hayamos familiarizado con la distribución del espacio de trabajo,
podemos comenzar a introducir los datos en nuestra hoja, datos con los que posteriormente
realizaremos todo tipo de operaciones matemáticas.
2.1. Desplazarse por el documento

Dependiendo de las diversas aplicaciones, una hoja de cálculo puede tener entre
decenas de millones y miles de millones de celdas. Esas celdas están organizadas en filas
-horizontales- y columnas -verticales-. Las columnas se identifican mediante una letra y las
filas mediante un número, de modo que una celda tiene una referencia única dada por la
combinación de las referencias de su fila y su columna: A5, N7, etcétera. Cuando nos
desplazamos por la hoja de cálculo, podemos ver cómo la celda activa queda recuadrada con
un borde negro, y la fila y la columna a la que pertenece también aparecen resaltadas con
otro color. Además, la referencia de la celda activa se muestra en una caja de texto situada
en la parte superior izquierda de la ventana de la aplicación, debajo de las barras de

herramientas en el caso de Open Office Calc y debajo de la cinta de opciones en el caso de Excel
2007. Dicha caja de texto que indica la referencia o el nombre de la celda se denomina cuadro
de nombres.
Tanto en Excel 2007 como en Open Office Calc 3 los modos de desplazamiento por el
documento son casi idénticos. En ambas aplicaciones, existen dos maneras de desplazarse
por el documento: mediante el ratón y con el uso de diversas teclas y combinaciones de
teclado. Con el ratón, el método es sumamente intuitivo: nos desplazamos por el documento
mediante las barras de desplazamiento hasta visualizar la celda que deseamos activar y
hacemos clic sobre ella. Mediante el teclado, existe una serie de combinaciones que nos
permitirán desplazarnos rápidamente al punto deseado:
Además de estos modos de desplazamiento, en Excel 2007 contamos con la opción Ir a,

cuadro de diálogo que activa mediante la tecla de función F5 y que nos permite acceder
rápidamente a una determinada celda sin más e escribir su referencia.
Prueba los diversos modos de desplazamiento mediante el uso del teclado de los que disponen Excel
2007 y Open Office Calc 3: desplázate de celda en celda en las cuatro direcciones posibles, introduce datos
dispersos por la hoja y muévete directamente hasta ellos (Ctrl + flecha de desplazamiento), muévete de
pantalla en pantalla en las cuatro direcciones y, finalmente, vuelve a la celda A1.
2.2 Selección de partes del documento

A menudo es preciso seleccionar un grupo de celdas para diversas operaciones: para
darles formato, para moverlas o copiarlas en otro lugar, para eliminarlas, etcétera. La

selección es un rectángulo que contiene una serie de celdas a las que se aplicará la operación
que se efectúe a continuación: por ejemplo, si tras haber seleccionado un rectángulo de 3 por
2 celdas activamos el estilo de letra negrita, la información introducida en las celdas contenidas
en dicho rectángulo se pondrá en negrita.
Al igual que ocurría con el desplazamiento, podemos efectuar la selección de dos

maneras: mediante el ratón y mediante el teclado. Seleccionar celdas mediante el ratón es
una operación intuitiva, aunque en ocasiones resulta demasiado lenta o imprecisa. Basta
“arrastrar” el puntero del ratón desde uno de los vértices del rectángulo que hemos
seleccionar y trazar con el botón izquierdo pulsado una diagonal hasta el vértice opuesto.
Por otra parte, si hacemos clic con el botón izquierdo del ratón sobre el encabezado
de una columna o una fila, la operación seleccionará toda la fila o columna.
En muchos casos, esta forma de selección es un tanto torpe: ¿qué ocurre si queremos
seleccionar, por ejemplo una fila de cien celdas? Para muchas operaciones de selección
resulta más cómodo el uso del teclado.
En Excel 2007 y en Open Office Calc 3 los modos de selección de celdas mediante el
teclado son idénticos: si a cualquiera de las formas de desplazamiento que hemos
mencionado en el epígrafe anterior le «sumamos» la tecla Mayúsc, el borde de la selección
rectangular se desplazará en consecuencia. Es decir: si pulsamos Mayúsc y una de las flechas
de desplazamiento, la selección crecerá hacia la derecha, izquierda, abajo o arriba desde la
celda que estuviese inicialmente activa; si pulsamos Mayúsc y AvPág, la selección crecerá
hacia abajo una pantalla, y así sucesivamente.

Tanto en Excel como en Open Office Calc, podemos asimismo seleccionar varios
conjuntos de celdas discontiguas mediante la selección con el ratón (de grupos de celdas o
bien de filas o columnas enteras) manteniendo pulsada, a la vez, la tecla Ctrl.
En Excel 2007
Notemos cómo en Excel 2007, cuando efectuamos esta selección, la celda de la que
partimos al «trazar» el rectángulo con el ratón no aparece resaltada con el color de fondo de la
selección; fijémonos, no obstante, en que la selección aparece rodeada por una línea gruesa;
todas las celdas rodeadas por esta línea pertenecen a la selección, incluida la que queda
con fondo blanco.
Cuando debemos seleccionar toda la hoja, podemos pulsar en la esquina del extremo
superior izquierdo de la tabla o bien la combinación de teclado Ctrl + E.
En Excel 2007 es posible seleccionar un rango de celdas mediante el cuadro de

diálogo Ir a (F5). En él escribiremos las referencias de los extremos del rango separadas por
dos puntos (:). También es posible seleccionar varios rangos de celdas al mismo tiempo
escribiendo cada uno de los rangos separados por un punto y coma (;). Si por ejemplo
introducimos en Ir a las referencias de rangos «Al:F6; A8:Cl2», se seleccionarán los rectángulos o
rangos de celdas que se muestran en la figura.
En Open Office Calc 3

En Open Office Calc 3, la selección de toda la hoja se efectúa mediante el menú
Editar, Seleccionar todo o bien pulsando -al igual que en el Excel- en la esquina superior
izquierda de la tabla.

Abre el fichero seleccion.xlsx (Excel 2007) o seleccion.ods (Open Office Calc 3). Con este fichero
efectuaremos varios ejercicios para practicar las pruebas de selección: (1) selecciona todos los datos de la hoja
(2) selecciona mediante el ratón toda la columna D (3) selecciona mediante el ratón toda la fila 5 (4) selecciona
mediante el teclado el rectángulo de celdas situado entre la B3 y la F8.
Recuerda
En el desplazamiento por la hoja de cálculo y la selección de partes de ella, el uso del teclado facilita el trabajo,
especialmente en libros de cálculo tensos.
En un documento nuevo de Excel o de Open Office Calc, trata de reproducir la selección múltiple que
se muestra en la figura. Para crear un documento nuevo, pulsa Ctrl + U (Excel) o la opción Nuevo del menú
Archivo.
2.3. Introducción de datos.

En una hoja de cálculo, la información que introduzcamos debe tener una cierta
estructura. Antes de comenzar a introducir datos, por tanto -especialmente en hojas de cálculo
de cierto tamaño y complejidad- conviene antes diseñar la distribución de la información. En
ocasiones es muy útil preparar un diagrama o esquema en papel para hacerse una idea
gráfica de dónde irá situada la diversa información que introduciremos en el documento.
En la hoja de cálculo podemos introducir diversos tipos de datos:
 Textos. Los textos se emplean generalmente como títulos y encabezamientos de filas o

columnas; cualquier conjunto de caracteres que no se identifique como un número o
alguno de los otros tipos de datos que se describen a continuación serán tratados
como textos.

 Valores o números. Son entradas numéricas a las que, como veremos, se les pueden
aplicar diversos formatos (por ejemplo, la cantidad de caracteres decimales con los que
se deberá expresar el número).
 Fechas. Las fechas son combinaciones de números y, en ocasiones, textos (los nombres
de los meses o los días, por ejemplo) que especifican un día determinado del
calendario.
 Tiempo. Se trata de una entrada numérica que especifica una determinada hora del día.
Valores booleanos. Esta clase de entradas posee dos posibles valores: verdadero o falso.
 Fórmulas. Una fórmula es un conjunto de operaciones que, efectuadas con datos, dichos
datos pueden ser constantes o referencias a las celdas que contienen los datos. Cuando
se introduce una fórmula en la hoja de cálculo, en la celda se muestra el resultado de la
fórmula.
 Funciones. Las funciones son fórmulas abreviadas que realizan una cierta operación
matemática.
Para introducir un dato en una determinada celda, simplemente desplazamos a ella y

lo escribimos en el teclado. Para la introducción de datos numéricos, lo más rápido es el uso
del teclado numérico (Recordemos que para emplearlo debe estar encendido el piloto Num o Num
Lock.) Al introducir el dato, este rellena la celda y se muestra asimismo en la caja de texto
situada por encima de la tabla.
Una vez escrito un dato de cualquiera de los tipos posibles, este debe validarse o
confirmarse mediante alguno de los siguientes métodos: pulsando la tecla Enter, pulsando la
tecla Tab o bien pulsando una de las teclas de desplazamiento. Notemos, por tanto, que por
defecto las flechas de desplazamiento no sirven para desplazarse por los caracteres del dato
de una celda, sino solo para pasar de una celda a otra. Tanto en Excel como en Open Office Cal,
pulsando la tecla F2 enfocamos el cursor en el contenido de la celda, haciendo que las

flechas de desplazamiento nos permitan desplazarnos pos los caracteres del dato; volviendo
a pulsar F2 volvemos al comportamiento habitual.
Recuerda.

Para introducir un dato en una celda, nos desplazamos hacia ella mediante el teclado o
hacemos clic sobre la celda con el ratón, escribimos el dato y pulsamos Enter o Tab.
Cuando introducimos datos de texto en una columna, la aplicación (tanto Excel como
Open Office Calc) verificará todas las entradas efectuadas en dicha columna anteriormente y
tratará de “deducir” el contenido que estamos tratando de escribir: si se encuentra alguna
entrada similar, la función Autocompletar propondrá introducirla. Podemos aceptar esta propuesta
pulsando la tecla Enter. Si la “deducción” que ha efectuado el programa no es correcta,
bastará seguir escribiendo la entrada y el autocomplementar se desactivará en cuanto
encuentre la primera diferencia entre lo escrito y el de la entrada propuesta.
Crea un nuevo libro de hoja de cálculo e introduce los datos que aparecen en la imagen
introduccion_datos.png en las ubicaciones indicadas. Trata de introducir los números con el teclado numérico, si
el teclado que empleas dispone de él. Fíjate en que al introducir las palabras «Ingresos» y «Gastos», estas se
alinean automáticamente a la izquierda, mientras que al introducir los números, estos se alinean a la derecha.
Existe otro modo más versátil de agilizar la introducción de datos: la función de
Autorrellenar. Para los, datos de texto, esta función permite introducir una
secuencia de datos en un rango de celdas contiguas. Fijémonos cuando una
celda está activa, el recuadro negro que la bordea no es continuo, sino que
en su esquina inferior derecha hay un pequeño cuadradito; cuando
situamos el puntero del ratón encima de él, el puntero se transforma en un
signo “+”. Probemos esta función con el siguiente ejemplo: Escribimos
“Casa 1” en la celda Al y a continuación “extendemos” dicha celda llevando
el puntero del ratón hasta la esquina inferior derecha de la celda y, cual
puntero adquiere la apariencia del signo “+”, moviendo el ratón hacia abajo con el botón
izquierdo pulsado. Veremos cómo, si bajamos hasta la celda Al0 y soltamos el botón, en las
celdas Al a Al0 han aparecido los textos "Casa 1” "Casa 2», etcétera. En Excel (no así en Open
Office Calc), junto a ello aparece un icono que, al pulsarlo, des un menú con opciones de
autorrelleno. En el menú desplegable, tenemos la opción, no obstante, de Copiar las celdas en
lugar de Rellenar la serie; ello haría que el texto “Casa 1” se repitiese exactamente en las diez
celdas anteriores.

La misma funcionalidad aparece no solo cuando el texto contiene un número como en

el ejemplo anterior, sino también cuando escribimos meses del año (basta escribir «Enero»
en la primera celda del rango y extender) o días de la semana.
Recuerda
Extender la información de una celda a otras permite acelerar la introducción de datos y fórmulas.
En el libro que acabamos de crear, introduciremos en la columna A fechas entre el 1 de enero de 2009
y el 11 de enero de 2009. Escribe «01/01/2009» en la celda A2 y arrastra esa celda hasta completar la serie. El
resultado debe quedar como se muestra en la imagen introduccion_datos_2.png.
Para la introducción de datos o de otros tipos actuaremos de modo similar a la forma
mencionada: escribiremos el dato y pulsaremos Enter o Tab para validarlo. Veamos cómo por
defecto Excel y Open Office Calc, cuando se introduce un dato que no sea texto, alinean dicho valor a
la derecha en lugar de a la izquierda, para que en los datos numéricos las unidades, decenas,
centenas, etcétera, aparezcan alineadas y los números sean así más fáciles de interpretar de
un vistazo. Cuando introducimos cualquier carácter no numérico en un dato numérico (por
ejemplo un guión, un símbolo de dos puntos, etc.), la aplicación interpreta todo el dato como
texto y no como número. Debemos tener en cuenta estos errores pues pueden dar lugar a
que las fórmulas no funcionen correctamente.
Para introducir fechas u otros tipos de datos, será preciso haber formateado previamente
las celdas para que admitan esos tipos.
2.4. Modificación y eliminación de datos

Modificar el contenido de una celda es una tarea muy sencilla: basta desplazamos
hasta ella e introducir el nuevo contenido. Cuando escribimos, el viejo contenido de la celda se
verá sustituido completamente por el nuevo. Si lo que queremos es editar lo que había en la
celda, podemos hacerlo haciendo clic sobre la caja de introducción de datos situada encima
de la tabla o bien pulsar la tecla F2 y editar el contenido en la propia celda.
Para borrar el contenido de una celda, nos desplazamos hacia ella y pulsamos la tecla
Supr. Si se quieren eliminar varias celdas, deben seleccionarse previamente mediante
algunos de los métodos vistos anteriormente. Además de ello, existen formas de borrado más
sofisticadas.

En Excel 2007
En Excel 2007, en la ficha Inicio, Modificar, Borrar hallamos un menú que nos permite
borrar el contenido, el formato o los comentarios de una celda o grupo de celdas previamente
seleccionado (o todo ello si se desea).

Open Office Calc 3, la función Eliminar contenidos del menú Editar abre un cuadro de diálogo que
nos permite seleccionar el tipo de contenido de las celdas que deseamos borrar (formato,
notas, fórmulas, texto, etc.).
2.5. Introducción de notas o comentarios

Hay ocasiones en las que será conveniente introducir comentarios o notas en las
celdas de nuestra hoja. Veamos cómo hacerlo.
En Excel 2007
Excel 2007, para insertar un comentario en una celda se pulsa el botón derecho del
ratón sobre dicha celda y se escoge la opción Insertar comentario. Asociado a dicha celda
aparecerá una casilla de introducción de texto en la que podremos escribir el comentario a la
celda.


En Open Office Calc 3, para insertar una nota efectuamos una operación similar:
hacemos clic con el botón derecho del ratón sobre la celda en la que queremos insertar la
nota y escogemos la opción de menú Insertar nota.
En las celdas B3, B7 y C10 del documento del ejercicio anterior, introduce sendos comentarios con el
texto: «Datos estimados; pendientes de revisión».
2.6. Trabajo con rangos de celdas

Un rango es un conjunto de celdas en el que se «focaliza» el trabajo y la introducción
de datos. En Excel 2007 y Open Office Calc 3, creamos un rango de celdas manteniendo
pulsada la tecla Mayúsc y empleando las flechas desplazamiento del teclado para abarcar las
celdas deseadas. En el ejemplo de la figura, el rango de celdas permitiría circunscribir la
introducción de datos a las celdas deseadas. Cuando nos movemos por el rango de celdas
introduciendo datos, al llegar a la última celda y validar el dato (con Tab o Enter), el cursor
vuelve a la primera celda rango.
A los rangos de celdas se les puede proporcionar también -introduciéndolo en el

cuadro de nombres-un nombre que permita identificarlos. Así, en la figura se ha denominado

«Ventas» al rango seleccionado. Ello permitirá como veremos más adelante, facilitar las
operaciones matemáticas que efectuemos con las celdas del rango.
Al igual que con los rangos de celdas, también a las celdas individuales se les puede
asignar un nombre propio introduciéndolo en el cuadro de nombres. A la celda en cuestión
nos podremos referir entonces tanto por su referencia (B4, etc.) como por el nombre que le
hayamos asignado.
2.7. Edición básica de los datos

Una vez introducidos los datos -o parte de ellos- a menudo será preciso manipularlos,
copiarlos o moverlos de lugar. También es posible que hayamos de buscar un determinado
texto en nuestra hoja o que tengamos que reemplazar todas las apariciones de un texto por
otro diferente. Todas estas operaciones se agrupan bajo el concepto edición.
Recuerda
Cuando copiamos datos, duplicamos el contenido de una celda o una serie de celdas en otro lugar
de la hoja de trabajo (o de otra hoja del documento, o incluso de otro documento o libro). Por el
contrario, cuando movemos el contenido de una o varias celdas, estaremos trasladándolo de ubicación
original a su nuevo emplazamiento.
En Excel 2007
En Excel 2007, las principales operaciones de edición y la forma como se llevan a
cabo son las siguientes:
 Para copiar una celda nos desplazaremos hasta ella y hacer clic sobre el botón Copiar
de la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles. A continuación nos desplazamos hasta el lugar
donde queremos situar el contenido de la celda que hemos copiado y pulsamos el botón
Pegar. Las mismas operaciones pueden efectuarse con los atajos de teclado Ctrl + C (copiar)

y Ctrl + V (pegar). Si queremos copiar varias celdas, las seleccionaremos previamente,

copiaremos y pegaremos; Excel reproducirá el bloque (o los bloques) de celdas seleccionadas a
partir de la celda en la que peguemos dicha selección. Podemos observar cómo al pulsar
Copiar, la celda o celdas se rodean por una línea de puntos en movimiento. Cuando pegamos
una celda o grupo de celdas, aparece junto a ellas un pequeño icono. Pulsando sobre él se
abre un menú con diversas opciones de pegado.
 Para mover una celda o grupo de celdas, efectuamos las mismas
operaciones que para copiarlas, pero en lugar de hacer clic sobre el botón
Copiar, lo hacemos sobre el botón Cortar (o bien empleamos el atajo de
teclado Ctrl + X). Al pegar las celdas en su nueva ubicación, estas
desaparecerán del lugar en el que estaban originalmente.
 Otra alternativa para mover y copiar datos es el uso del ratón: al
seleccionar una celda o un rango de celdas y situar el puntero del ratón
sobre el borde de dicha selección, el puntero adquiere la apariencia de
una «cruceta» -dos flechas de doble cabeza perpendiculares entre sí-.
Basta arrastrar (mover el ratón manteniendo pulsado el botón izquierdo)
para llevar ese grupo de celdas a la ubicación deseada. Si lo que queremos es copiar los
datos en lugar de moverlos, mantenemos pulsada la tecla Ctrl mientras arrastramos el
bloque de celdas.
 Excel (y el resto de aplicaciones de Office) nos ofrecen unas utilidades muy prácticas
para las operaciones de copiar, cortar y pegar datos: el portapapeles. El portapapeles es
un contenedor donde se recogen todos los elementos que copiamos o cortamos en
cualquiera de las aplicaciones de Office. Podemos activarlo pulsando en la flechita
situada en la esquina inferior izquierda del grupo Portapapeles, en la ficha Inicio.
Haciendo clic sobre cualquiera de los elementos situados en el portapapeles pegaremos
dicho elemento en nuestra hoja. En el ejemplo de la figura, el porté peles contiene una
imagen (una captura de pantalla) y los datos de una celda y un grupo de celdas que se
han copiado.
 Para buscar un texto hacemos clic sobre el botón Buscar y seleccionar de la ficha de
Inicio. Ese botón abre un menú en el que seleccionaremos Buscar; con ello aparece el

cuadro de diálogo Buscar y reemplazar, en el que introduciremos el texto o dato

numérico a buscar (el denominado patrón de búsqueda). Si seleccionamos previamente
un grupo de celdas, la búsqueda se ceñirá a las celdas seleccionadas; si lo hacemos,
Excel buscará en toda la hoja. Pulsando en el botón de Opciones desplegamos una serie
de opciones de búsqueda adicionales, con las que podemos por ejemplo, buscar el dato
introducido en todo el libro, no solo en la hoja actual. El mismo cuadro de diálogo
también puede activarse mediante el acceso de teclado Ctrl + B.
 Si queremos reemplazar un determinado texto o dato numérico por otro en nuestra

hoja (o en un grupo de celdas previamente seleccionado), pulsaremos el botón Buscar y
reemplazar y a continuación la opción Reemplazar. También podemos activar el
reemplazo de texto mediante la combinación de teclas Ctrl + L. En el cuadro de diálogo
incluiremos el texto o dato a buscar y el texto o dato con el que debe reemplazarse.
Existe la opción de efectuar el reemplazo de modo supervisado (pulsando el botón
Buscar siguiente y, si el texto que encuentra decide reemplazarse, pulsando el botón
Reemplazar) o bien de modo automático (pulsando botón Reemplazar todos sustituirá
todas las apariciones del dato introducido por el texto indicado).
Abre el fichero seleccion.xlsx. Selecciona el rango de celdas A7 hasta Q22, cópialas y pégalas en un
nuevo libro de Excel. En las opciones de pegado, escoge «mantener ancho de columnas de origen». Mueve el
rango de celdas B7a B15 tres posiciones hacia abajo. Busca ahora en el fichero que has creado la palabra
«multimedia». Reemplaza a continuación todas las apariciones de dicha palabra por «multimedia».
Open Office Calc 3

En Open Office Calc 3, las principales operaciones de edición son muy similares:
 Para copiar una celda o grupo de celdas, las seleccionaremos y emplearemos el menú
Editar, Copiar o bien en el atajo de teclado Ctrl + C. A continuación, nos desplazamos
hasta el lugar donde queremos duplicar los datos y empleamos Editar, Pegar o bien Ctrl
+ V. En la barra de herramientas Estándar, situada por defecto debajo de la barra de
menús, disponemos asimismo de tres botones para Cortar, Copiar y Pegar.

 Para mover la información de una celda o grupo, seleccionaremos las celdas deseadas
y emplearemos el menú Editar, Cortar. A continuación, pegaremos la selección de
cualquiera de las formas mencionadas. También podemos emplear los atajos de teclado
Ctrl + X y Ctrl + V para efectuar esta operación.
 Para buscar o reemplazar texto o datos numéricos, emplearemos el menú Editar y,

en él, la opción Buscar y reemplazar, que abrirá el correspondiente cuadro de diálogo,
en el que podremos introducir el patrón de búsqueda y el de reemplazo.
Abre el fichero seleccion.ods. Selecciona el rango de celdas A7 hasta Q22, cópialas y pégalas en un
nuevo libro de Open Office Calc. Mueve el rango de celdas B7 a B15 tres posiciones hacia abajo. Busca ahora en
el fichero que has creado la palabra «multimedia». Reemplaza a continuación todas las apariciones de dicha
palabra por «multi-media».
2.8. Inserción y eliminación de filas y columnas

Es posible eliminar una columna o fila enteramente; asimismo, se puede insertar una
columna o fila entre dos existentes.
En Excel 2007
En Excel 2007, nos situaremos en el encabezamiento de la fila o la columna que deseamos
eliminar, pulsaremos el derecho y escogeremos la opción Eliminar. Si queremos insertar una
nueva fila o columna, emplearemos el procedimiento y la opción Insertar, que insertará la
correspondiente fila o columna antes de la que hayamos do. Asimismo, pueden emplearse los
botones Insertar y Eliminar del grupo Celdas, en la ficha Inicio.

En Office Calc 3, seleccionaremos la fila o columna que queramos eliminar haciendo clic con
el botón derecho sobre su encabezamiento y, en el correspondiente menú contextual,
seleccionaremos la opción Eliminar filas o Ir columnas. Si lo que queremos es insertar una fila

o columna antes de la seleccionada, emplearemos las les del menú contextual Insertar filas o
Insertar columnas.
En el fichero que has creado en el ejercicio 9 o 10, elimina la columna C y la fila 14. Inserta una
columna entre la E y la F.
2.9. Modificación del tamaño de filas y columnas

Cuando el contenido de una celda «desborda» el ancho disponible, este se superpone
a las celdas situadas a su derecha, ocupando su espacio visual. No obstante, aunque esto
ocurra, el dato sigue perteneciendo sólo a la celda en la que se introdujo.
En todo momento es posible modificar la anchura de las columnas y la altura de las
filas: cuando situamos el puntero del ratón sobre los encabezados de las columnas en los que
aparecen sus referencias: A, B, C, etc., al situarlo en la línea de separación entre dos
columnas, el puntero adquiere la forma de una línea vertical con una doble flecha. Si en ese
momento movemos el ratón hacia la derecha y hacia la izquierda manteniendo pulsado el
botón izquierdo, la columna se hará más ancha o más estrecha. Para modificar la altura de
las filas el procedimiento es enteramente análogo.
En Open Office Calc, podemos modificar el tamaño de filas y columnas con la combinación de
la tecla Alt y las flechas de desplazamiento.
Para modificar la anchura de todas las columnas o la altura de todas las filas, seleccionamos
toda la hoja mediante cualquiera de los métodos vistos anteriormente y modificamos la
anchura o la altura de una de ellas.
En el fichero anterior, modifica el ancho de las columnas para adaptarlo lo más posible a los
contenidos de las mismas, de modo que albergue dicho contenido pero sin que sobre espacio en ellas.
3. Formato de la hoja de cálculo

En el concepto de formato se incluye tanto la modificación de las características
visuales de las celdas (el tipo de letra, el estilo de la fuente, el color de fuente y fondo, las
alineaciones horizontal y vertical, etc.) como el formato de los datos que contendrán dichas
celdas.
3.1. El formato de carácter en los datos

A los datos que introducimos en la hoja de cálculo pueden aplicárseles formatos de
carácter similares a los que estudiamos en las aplicaciones de procesamiento de textos.

Cuando escogemos un formato de carácter determinado, este se aplica a la celda activa. Si

se quiere aplicar a varias celdas, deben seleccionarse previamente.
Mediante el control de Tipo de letra o Fuente especificaremos la familia tipográfica
con la que habrán de presentarse los datos introducidos. Para modificar la fuente pulsaremos
en la flechita triangular situada a la derecha del control; esta hará desplegar un menú en el
que podremos seleccionar una de entre todas las fuentes instaladas en nuestro sistema
operativo.
Mediante el control de Tamaño de fuente, especificaremos el tamaño (en puntos
tipográficos, unidad que hemos definido en el capítulo anterior) o cuerpo al que deseamos que
aparezcan los datos de las celdas. Se puede modificar el tamaño de la fuente pulsando en la
flechita triangular situada a la derecha del control de tamaño o seleccionando un tamaño de
entre los disponibles en el menú, o bien haciendo clic sobre el control e introduciendo un dato
numérico.
Junto con los anteriores controles, disponemos también de botones para aplicar
negrita, cursiva y subrayado.
Además de lo anterior, hay dos botones que nos permiten modificar el color de fondo
o relleno (el color de la celda) y el color de la letra.
En Excel 2007
En Excel 2007 disponemos del grupo de botones Fuente situados en la ficha Inicio.
Por defecto, Excel 2007 usa la tipografía CaIibri, y el cuerpo o tamaño por defecto es de 11
puntos. Se pueden introducir tamaños entre 1 y 409 puntos en incrementos de 0,5. Para
modificar el cuerpo de la letra, Excel 2007 dispone también de dos botones para aumentarlo
y disminuirlo.
Para establecer el estilo negrita, cursiva y subrayado, disponemos de los atajos de
teclado Ctrl + N, Ctrl + K y Ctrl +S, respectivamente.
Además de todo ello, en Excel disponemos del cuadro de diálogo Formato de celdas,
que activamos pulsando en la flecha situada en la esquina inferior derecha del grupo Fuente.

En Open Office Calc 3, disponemos de una serie de botones y selectores de la barra
de herramientas Formato.
Por defecto, Open Office Calc emplea la tipografía Arial, y el cuerpo o tamaño por
defecto es de 10 puntos. Se pueden introducir tamaños de entre 1 y 999 puntos, en

incrementos de una décima. Para establecer el estilo negrita, cursiva y subrayado,

disponemos de los atajos Ctrl + B, Ctrl + I y Ctrl + S.
Además de ello, en Open Office Calc 3 disponemos de un cuadro de diálogo
denominado Formato de celdas, que podemos activar mediante el menú Formato, Celdas y
seleccionando la pestaña Fuente.

Recuerda
Al igual que en los procesadores de texto, el formato de carácter permite modificar el tipo
de letra (familia, tamaño, efecto y color) de la hoja de cálculo. Se puede aplicar a un
carácter, a una celda o a toda la hoja.
Selecciona todas las celdas del libro con el que estás trabajando y aplícales el siguiente formato de
carácter: letra Verdana, cuerpo de 9 puntos y color azul oscuro.
3.2. Alineación de los datos

En una hoja de cálculo podemos controlar la alineación horizontal y vertical de los
datos en las celdas. Existen datos cuya naturaleza hace preferible alinearlos a la derecha:
ocurre así con los números, para que las unidades, decenas, centenas, etcétera, queden
alineadas entre sí; otros datos, por el contrario, quedan mejor presentados cuando se alinean
a la izquierda: así ocurre con los textos.
En Exeel 2007
En Excel 2007, el grupo de botones Alineación, en la ficha Inicio, nos permitirá controlar la
alineación horizontal y vertical del texto en la celda. Con los botones inferiores podemos hacer que
los datos de la celda queden alineados a la izquierda, a la derecha o centrados. Con los
superiores, controlaremos si los datos se sitúan en la parte superior de la celda, en la inferior
o en el centro. Además, se puede controlar el ángulo que habrá de formar dicho dato con la
celda que lo alberga.
En muchas ocasiones, la organización de las celdas, es muy útil para la introducción
de datos, hace latosa la introducción de otra información, como por ejemplo un título, unos
datos de facturación o una dirección postal en un presupuesto. Para ello resulta de mucha
utilidad la denominada combinación de celdas. Cuando seleccionamos un grupo de celdas y las
combinamos, creamos una de tamaño igual al grupo seleccionado. En Excel, emplearemos el
botón Combinar y centrar, en la ficha Inicio.

En Open Office Calc 3, la alineación horizontal de los datos de la celda se puede
controlar con los botones de la Barra de herramientas Formato. Para modificar la alineación
vertical y la orientación del texto acudiremos al menú formato, Celdas y a la pestaña

Alineación, como muestra la figura. La opción Alineación del menú Formato también nos
permitirá especificar las alineaciones horizontal y vertical.
Para emplear la utilidad de combinar celdas en Open Office Calc, podemos usar el
menú Formato y la opción combinar celdas.
3.3. Temas y estilos (Excel 2007)

Un tema es una combinación de tipos y tamaños de letra que le dan al documento un
aspecto determinado. Los temas permiten aplicar rápidamente una lente o color de fondo a
todas las celdas del documento. En el grupo Temas de la ficha Diseño de página disponemos de varios
botones con los que se pueden seleccionar los temas y personalizar sus tipografías y colores.
En los temas se define una fuente para el encabezado y otra para los datos de las celdas,
unos colores y unos efectos.
Los estilos de celda, por su parte, son combinaciones de colores de relleno y bordes de celda. Los
estilos se pueden aplicar a la celda activa o bien a un conjunto de celdas previamente
seleccionadas. Para emplearlos utilizaremos el botón Estilos de celda, en el grupo Estilos de la ficha
Inicio.
3.4. Bordes de celdas

En ocasiones, puede que queramos que algunas celdas -o todas ellas- estén rodeadas
por un borde de cierto grosor y color. Podemos aplicar los bordes a una sola celda o a un
grupo de celdas previamente seleccionadas; a las celdas seleccionadas se les puede aplicar,
por ejemplo, un borde exterior para que adquieran la apariencia de único bloque visual.
En Excel 2007
En Excel 2007, en el grupo de botones Fuente disponemos de un completo menú con el
que se pueden escoger los bordes que queremos aplicar (interiores, exteriores, en un lado,

otro, etc.), el grosor y el color de borde, el estilo de línea del borde (punteado, a rayas
discontinuas, etc.) ...

En Open Office Calc 3, el botón Borde, en la barra de herramientas Formato, permite
escoger los bordes que deseemos aplicar. Junto con ello, en el menú Formato, Celdas y la
pestaña Bordes, se abrirá un cuadro de diálogo que
nos permite especificar con detalle todas las
características del borde (color, grosor, estilo de
línea, etcétera).

Ensancha la fila 6 del documento anterior hasta una altura de 75 píxeles. Alinea verticalmente en el
centro de las celdas el contenido de esta fila. Aplícales un borde inferior continuo de color verde.
3.5. Formato de los datos de la hoja de cálculo

La aplicación de hojas de cálculo nos permite escoger cómo se mostrarán los datos
introducidos en una celda y, al mismo tiempo, especificar qué tipos de datos irán en ellas. Por
ejemplo, un dato numérico se puede expresar de diversas formas: podemos, por ejemplo,

especificar un cierto número de cifras decimales, de modo que si se introduce un número con
más cifras decimales, la aplicación lo redondeará hasta el número de cifras seleccionado.
En Excel 2007
En Excel 2007, el formato de los datos se especifica mediante el control Formato de
número, en el grupo Número de la ficha Inicio. Al hacer clic sobre él se despliega un menú
con diversos formatos de número. Al pulsar en la opción Más formatos de número, se abrirá
el cuadro de diálogo Formato de celdas, en cuya pestaña Número podremos especificar todas
y cada una de las características del formato de los datos. También se puede acceder a dicho
cuadro pulsando el botón derecho sobre una celda -o sobre un conjunto de celdas
previamente seleccionadas- y escogiendo la opción del menú contextual Formato de celdas.

En Open Office Calc 3, por su parte, el menú Formato, Celdas y la pestaña Números
del cuadro de diálogo Formato de celdas nos permitirá especificar los detalles de cada uno de
los formatos de datos. Se puede acceder también a este cuadro de diálogo haciendo clic con
el botón derecho sobre una celda o un conjunto de celdas previamente seleccionadas y
mediante la opción del menú contextual Formatear celdas.
Los formatos de datos definidos en Excel 2007 y en Open Office Calc 3 son muy
similares. En lo que sigue, analizamos los principales formatos, sus parámetros y sus
utilidades:
 El formato Número se emplea para introducir datos numéricos de cualquier tipo.
Permite especificar un cierto número de cifras decimales (si especificamos dos cifras y a
continuación introducimos en la celda el número 1,2356, la aplicación lo redondeará a

1,24). Asimismo, podemos especificar ciertas características de la presentación de los

números, como el formato de los números negativos o si se debe o no usar el separador
de miles predeterminado (el punto). Téngase también en cuenta que ambas
aplicaciones están adaptadas a las notaciones decimales españolas, por lo que ambas
usan la coma como símbolo decimal. De hecho, si introducimos un dato decimal con el
teclado numérico y pulsamos el punto de este teclado, veremos que en la celda se
refleja una coma decimal, no un punto. Los puntos para separar los miles los introducirá
el programa automáticamente en las posiciones que corresponda. Por tanto, debemos
evitar introducir explícitamente puntos mediante el teclado alfanumérico. Si lo hacemos,
ni Excel ni Open Office Calc interpretarán el dato como número, al tener un carácter de
texto.
 El formato Moneda es similar al anterior, pero nos permite especificar también un

símbolo monetario que se añadirá automáticamente a las cifras introducidas. Debemos
evitar siempre introducir explícitamente este símbolo por teclado: si en una celda
escribimos “10 €”, la aplicación no interpretará que dicha entrada es un dato numérico.
 El formato Fecha admite también diversos formatos. Si por ejemplo elegimos la “fecha
larga” (por ejemplo “domingo, 06 de diciembre de 2009”), en cuanto introduzcamos un
dato de fecha en el formato “06/12/2009”, dicha fecha se convertirá automáticamente
al formato elegido.
 El formato Porcentaje permite expresar en tanto por ciento un número decimal o el
resultado de una operación matemática. Si formateamos una celda como porcentaje y
en ella introducimos la cifra “0,234”, por ejemplo, veremos que el contenido de la celda
se transforma automáticamente en “23,40%”. El símbolo de porcentaje aparece

automáticamente; no se debe introducir por teclado, porque en ese caso la aplicación

no interpretará la información introducida como un dato numérico.
 Disponemos también del formato en notación Científica (Excel) o formato Ciencia
(Open Office Calc), que sirve para expresar datos numéricos muy grandes o muy
pequeños en notación exponencial. Recordemos que la notación exponencial equivale a
“desplazar” la coma decimal tantos lugares hacia la derecha o hacia la izquierda como
indique el exponente de la base diez (hacia la derecha si dicho exponente es positivo y
hacia la izquierda si es negativo). Así:
4,234 E + 6 = 4,234 X 106 = 4234000
4,234 E - 6 = 4,234 X 106 = 0,000004234
Si en el formato de una celda establecemos dicha notación científica e introducimos,
por ejemplo, la cifra “0,000004234”, la aplicación expresará automáticamente dicho dato
como “4,234E-06”.
Recuerda
Antes de introducir información en una hoja de cálculo, es preciso indicar qué tipo
de datos irán ubicados en las diversas celdas de la hoja. Una correcta definición de tipos de
datos facilita las operaciones posteriores y hace la hoja más coherente y robusta.
Prepara una hoja de cálculo con los datos de cotizaciones del euro que encontrarás en el archivo
cotizaciones.pdf. Antes de introducir los datos, especifica en cada una de las columnas el formato de los
mismos: textos, números (presta atención al número de cifras decimales que debe haber), etcétera.
4. Fórmulas y relaciones
En una hoja de cálculo, una fórmula está compuesta por una o varias operaciones
matemáticas y una serie de operandos. En cualquier celda de la hoja de cálculo, es posible, en
lugar de introducir directamente un dato numérico, introducir una operación para que la
aplicación la calcule o evalúe. ¿Cómo le indicamos que lo que viene a continuación es una
fórmula? Anteponiéndole el signo igual (=). Así, por ejemplo, si en una celda escribimos
«=23+45», aparecerá el resultado de dicha operación, es decir, «68», Así, podemos emplear
la hoja de cálculo exactamente igual que una calculadora.
Sin embargo, en muchas ocasiones nos interesará que los operandos de la fórmula no
sean fijos, sino que la fórmula los tome de una celda o celdas determinadas. Así, por ejemplo,
podemos introducir los sumandos de la relación anterior en dos celdas diferentes (por
ejemplo, escribir el «23» en la A1 y el «45» en la A2) y en otra celda (digamos, en la A3),

introducir una fórmula análoga: «=A1+A2», Si hacemos esto, el valor de la celda A3 siempre
será igual a la suma de los valores almacenados en la A1 y la A2; si modificamos uno de
estos, veremos cómo la suma de la celda A3 varía en consecuencia. En la relación que hemos
introducido en la A3, en lugar de explicitar unos sumandos específicos, le decimos a la
aplicación la referencia de la celda en donde debe buscarlos. Con ello, pasamos de la
aritmética al álgebra.
4.1. Introducción de fórmulas

Al igual que en matemática, existen maneras de operar con los datos: mediante
operadores y mediante funciones. Veámoslo con el ejemplo sencillo de una suma: para
especificar que en una celda (digamos, la A3) debe ir la suma de otras dos (por ejemplo, la
suma de A1 y A2), podemos hacerlo:
 Usando el operador suma: en la celda A3 escribiremos: «=A1+A2»,
 Usando la función suma: en la celda A3 escribiremos: «=SUMA(A1;A2)». Notemos
cómo la función especifica la operación que hay que realizar y los sumandos de la función se
introducen entre paréntesis y se separan entre sí por un punto y coma. En general, los
términos que se introducen como valores de una función se denominan argumentos.
Existen dos maneras de especificar qué celdas entran a formar parte de los cálculos
de las fórmulas: escribiendo directamente sus referencias o señalándolas con el ratón o las
teclas de cursor. En el ejemplo anterior, podemos introducir la fórmula de la siguiente
manera:
1. Introducimos el signo «=» en la celda A3.
2. A continuación, hacemos clic sobre la celda A1, que se resaltará y aparecerá su
referencia en la celda A3, como se señala en la figura de abajo.
3. Escribimos el siglo «+».
4. Señalamos la celda A2, que, al igual que ocurrió con la A1, se resaltará y
aparecerá su referencia tras el operador suma.
5. Pulsamos Enter para validar la fórmula.

En el libro con el que hemos trabajado en los ejercicios 6, 7 y 8 introduciremos ahora el balance de los
tres primeros días en la columna D. El balance es la resta de los ingresos menos los gastos.
En Exeel 2007
En Excel, una forma sencilla de sumar un conjunto de celdas es la función Autosuma. Si
seleccionamos un rango celdas y pulsamos el icono Autosuma, que encontraremos en la ficha Inicio (grupo
Modificar), la aplicación calculé la suma del rango y la colocará a la derecha o debajo del rango
seleccionado (según que hayamos seleccionado celdas horizontal o verticalmente).
Recuerda
Para que Excel u Open Office Gafe interpreten que el contenido de una celda es una fórmula, debemos
introducirla mediante el signo igual (=).
4.2. Operadores
Los operadores son símbolos que representan operaciones matemáticas. La lista de los operadores
que admiten Excel 2007 y Open Office Calc 3 se resume en la siguiente tabla:
Los operadores relativos a las comparaciones lógicas son de utilidad en las instrucciones o
fórmulas condicionales, que permiten efectuar cierta operación si se cumple una determinada condición
lógica (por ejemplo, si dato es mayor o menor que un valor de referencia) y otra operación en caso
contrario. Más adelante las veremos con detalle.

.4.3. Paréntesis y orden de prioridad de las operaciones

Cuando se efectúan cálculos matemáticos, es frecuente combinar varias operaciones
en una misma fórmula. Cuando esto ocurre, se siguen una serie de reglas de evaluación de
las expresiones, de uso cotidiano en la matemática, y que las aplicaciones de hoja de cálculo
obedecen fielmente:
 La más conocida de las reglas es el uso de paréntesis. Cuando existen paréntesis en
una expresión matemática, se calcula siempre antes el contenido que va entre
paréntesis y a continuación, con el resultado de ese cálculo, se efectúa el resto de
operaciones. Así, por ejemplo, si tenemos 2*(3+5), se calcularía en primer lugar la suma
entre paréntesis (8) y a continuación se realiza el producto 2*8=16. Es posible incluir o
anidar unos paréntesis dentro de otros, en cuyo caso esta misma regla se aplica de
forma recursiva: 2 *(3+(2+3) )=2 * (3+5 )=2 *8=16.
 Las operaciones lógicas se anidan mediante el uso de los operadores “y” y “O”.
Cuando dos comparaciones lógicas (a y b) se relacionan mediante el operador “Y”, para
que la expresión lógica “a Y b” sea verdadera, ambos términos deben ser verdaderos.
Por el contrario, cuando dos comparaciones lógicas (a y b) se relacionan mediante el
operador “O”, la expresión lógica “a O b” será verdadera cuando al menos uno de los
dos términos lo sean. Es decir, “a O b” será verdadero cuando lo son a, b o ambos.
¿Sabías que…?
En eI cálculo lógico, se emplean a menudo las llamadas tablas de verdad para
analizar el resultado de operaciones lógicas. Cada operador lógico posee su propia tabla de
verdad. Si designamos por «1» al estado «Verdadero» y por «0» al estado «Falso»,
tendremos las tablas de verdad de “A Y b” de “A O B”:
A B AOB A B AYB
0 0 0 0 0 0
0 1 1 0 1 0
1 0 1 1 0 0
1 1 1 1 1 1
Junto con los operadores "y" y "O" (se les conoce habitualmente por sus términos
ingleses, AND y OR), existen otros como el XOR, el NAND, el XAND etcétera, que se usan
con mucha frecuencia en la electrónica digital y la llamada programación de baja nivel.

 Cuando en una expresión no existen paréntesis, se sigue un orden de prioridad en las

operaciones matemáticas. Se calcularán antes las más prioritarias y a continuación las
menos. El orden de prioridad de las operaciones en Excel 2007 y en Open Office Calc 3,
de mayor a menor prioridad, es el siguiente:
Por último, en ausencia de paréntesis y cuando el orden de prioridad de varias

operaciones es el mismo, estas se evalúan siempre de izquierda a derecha; esta es la forma
habitual de operar: al efectuar la operación 2+3+4+5, sumamos primero 2+3 (5), a
continuación sumamos 5+4 (9) y finalmente operamos 9+5=14. En otras palabras, la
operación 2+3+4+5=((2+3)+4)+5.
¿Cómo se expresarían en Excel o en Open Office Calc las siguientes fórmulas matemáticas (presta
atención a los paréntesis y a la expresión de los operadores)?

Expresa en términos de comparaciones lógicas las siguientes expresiones:
1. «La celda A1 es mayor que la A2».
2. «La celda A3 es distinta de la B4».
3. «La celda A1 es distinta de la A2 y la B3 es mayor o igual que la B5».
4. «La celda B1 es mayor o igual que 10 y menor o igual que 20».
5. «La celda B3 es menor que 10 o mayor que 30».
Recuerda
Las fórmulas, especialmente cuando son complejas, pueden llegar a ser algo
complejas de entender. El uso de paréntesis, el incluir espacios y después de los operadores
e incluso introducir líneas en blanco mediante Alt+Enter para separar la fórmula en varias
líneas son trucos que más sencilla la comprensión de una fórmula.

4.4. Fórmulas inteligentes

Imaginemos que tenemos una hoja de cálculo con los ingresos y gastos de todos los
días del año. Imaginemos que los ingresos están situados en las celdas B2, B3, etcétera, y los
gastos en las C2, C3, etcétera. Si queremos efectuar el balance económico de cada día (lo
situaremos, por ejemplo, en la columna D), restaremos los ingresos menos los gastos en
ellos. Pero, ¿tendremos que introducir en cada una de las celdas D2, D3, las operaciones B2-
C2, B3-C3, etcétera? Evidentemente, se trataría de un trabajo tedioso y repetitivo. Las hojas
de cálculo permiten evitar este trabajo y reproducir una determinada fórmula actualizando
las referencias de sus celdas.
Existen dos modos de efectuar esta operación:

 Copiar la fórmula de la celda D2 y pegarla en las celdas D3, D4, etcétera.
 Extender o autocompletar la celda D2 hacia abajo, para cubrir las celdas D3 en
adelante. Recordemos que efectuamos esta operación haciendo clic sobre la esquina
inferior derecha de la celda activa y arrastrar ratón hacia el lugar correspondiente
manteniendo pulsado el botón izquierdo.
En cualquiera de los dos casos, veremos que las celdas D3 en adelante se rellenan
con las fórmulas B3-C3, B4-C4, etcétera.
En el ejercicio 16, extiende la fórmula que has creado para calcular el balance diario (ingresos menos
gastos) a todos los días de la serie.
4.5. Referencias
En el ejemplo anterior hemos visto cómo la hoja de cálculo ha actualizado las
referencias de las celdas de la fórmula inicial. Al copiarla y pegarla o extenderla hacia abajo
ha sustituido las referencias B2 y C2 por las que le corresponderían en cada una de las filas

de las nuevas fórmulas. Esta operación es posible porque "B2" y "C2" son referencias
relativas.
En algunas ocasiones, sin embargo, esta actualización de las referencias no es
deseable. Si la aplicación debe efectuar un cálculo con un dato situado en una determinada
celda, no interesa que la referencia a dicha celda cambie cuando copiamos la fórmula en otro
lugar. Para indicar que la referencia de una celda debe mantenerse inalterada emplearemos
las referencias absolutas.
Excel 2007 y Open Office Calc 3 emplean tres tipos de referencias para las celdas de la hoja
de cálculo:
 En las referencias relativas, las referencias que contiene la fórmula se modifican al
copiarla o extenderla en otra celda, ajustándose a la nueva posición. Este es el tipo de
referencia por defecto. Se escribe como A1, A5, etcétera.
 En las referencias absolutas, cuando se copia la fórmula en otra celda las
referencias que contiene la fórmula no varían. Este tipo de referencias se escriben como
$A$1, etcétera.
 Las referencias mixtas son una combinación de ambos tipos de referencias. Si
escribimos la referencia como $A1, la parte de la columna es fija y la parte de la fila, variable;
de este modo, la parte de la fila se ajustará automáticamente a la ubicación de la fórmula y
la parte de la columna, por el contrario, permanecerá fija. Si, por el contrario, escribimos la
referencia como A$1, ocurrirá a la inversa.
4.6. Funciones
Junto con los operadores, las funciones son un elemento esencial en la introducción
en nuestra hoja de cálculo de muchas expresiones matemáticas. Para estudiar la estructura
de una función, tomemos como ejemplo una de las más sencillas de las que disponen tanto
Excel como Open Office Calc, la función SUMA. Si queremos sumar dos datos (por ejemplo, la
A1 y la A3), podemos introducir la expresión
=SUMA(A1;A3)
Observemos que en la función encerramos los sumandos entre paréntesis y los
separamos por un punto y coma; en general, los datos que admite una función para operar
con ellos se denominan argumentos. Si quisiéramos sumar un rango de celdas (por
ejemplo, todos los datos contenidos en las diez celdas del rango A1 hasta A10, emplearíamos
la expresión:

=SUMA(A1:A10)
En este caso, la función tiene un solo argumento, el "A1:A10". Este, a su vez, emplea
el operador dos puntos (:), sirve -como hemos visto anteriormente- para señalar un rango de
celdas.
Abre el fichero funcion_suma.xlsx (Excel 2007) o funcion_suma.ods (Open Office Calc 3). En la columna
R debemos calcular la suma de todas las cifras de cada fila, a partir de la fila 7 inclusive. ¿Cómo lo haríamos?
¿Es preciso introducir la fórmula en cada celda de la columna R?
Otra función útil y fácil de comprender y manejar es la función PROMEDIO, que
calcula la media aritmética o valor medio de un grupo de valores o un rango de celdas. Así,
por ejemplo, para calcular el valor medio de las celdas B3 a B17, emplearíamos la siguiente
fórmula:
=PROMEDIO(B3:B17)
Prepara una hoja de cálculo con las alturas medias de los alumnos y alumnas de tu clase. La hoja debe
cumplir las siguientes especificaciones: (1) Debe llevar las siguientes cabeceras en la fila 1: «Nombre»,
«Altura», «Valoración», «Altura media». (2) Las cabeceras deben ir en tipografía Arial, cuerpo 12, negrita y
fondo amarillo. (3) Los nombres de los alumnos y alumnas irán colocados en la columna A. (4) En la columna B
introduciremos la altura de cada persona, expresada en metros y con tres cifras decimales. (5) En la columna
D2 introduciremos la fórmula que permita calcular la altura media de tu clase.
El número de argumentos que admite una función depende de la naturaleza de la
misma. Hay funciones como SUMA que pueden llevar un número de argumentos (sumandos)
en teoría ilimitado. Otras, por el contrario, como razones trigonométricas (seno, coseno,
tangente, etc.), solo llevan un argumento: el ángulo. Otras, por último, den no llevar
argumento alguno: si en una celda escribimos =ALEATORIOO, la función ALEATORIO situará
en ella número aleatorio entre O y 1; cuando una función no lleva argumentos, es preciso en
cualquier caso el uso de paréntesis.
¿Sabías que... ?
La generación de números aleatorios posee múltiples aplicaciones en diversos ámbitos: la simulación por ordenador, la
criptografía o el muestreo estadístico. En estadística se emplean los ensayos aleatorios para generar todo tipo de comprobaciones
médicas, comerciales y para efectuar estudios de mercado.
Excel y Open Office Calc disponen de una extensa biblioteca de funciones que realizan
operaciones diversas.

En Excel 2007
En Excel 2007, en la ficha Fórmulas y el grupo Biblioteca de funciones podemos
acceder a las diversas funciones de la biblioteca, que se encuentran agrupadas en categorías
lógicas. Si se desea insertar una función, podemos emplear el botón Insertar función de dicho
grupo o bien el botón «fx» situado a la izquierda de la caja de introducción de datos; ello
abrirá el cuadro de diálogo Insertar función.
En Open Offiee Cale 3

En Open Office Calc 3, se puede pulsar el botón «fx» situado a la derecha del cuadro
de nombres para abrir el Asistente de función, donde seleccionaremos la categoría de la
función que deseamos insertar y la función en sí. Podemos acceder al mismo cuadro de
diálogo mediante el menú Insertar, Función o mediante el atajo de teclado Crtl + F2
Recuerda

Las funciones realizan operaciones matemáticas; podemos introducirlas las introducimos en nuestra fórmula
escribiendo su nombre y, entre paréntesis, su argumento o argumentos.
En un nuevo libro de hoja de cálculo, prepara un presupuesto para la instalación de equipos

informáticos y de red en una empresa, como el que puedes encontrar en el archivo presupuesto_informatica.pdf.
Los totales parciales, subtotales y el total general del presupuesto debe calcularlos el programa mediante el uso
de fórmulas.
4.7. Comparaciones lógicas: la función SI

Hay ocasiones en las que las operaciones o los valores de la hoja de cálculo no son
iguales para todos los casos, sino que dependen de ciertas condiciones. Excel y OpenOffice
Calc proporcionan un conjunto de funciones que emplean las comparaciones lógicas
introducidas anteriormente. La primera de ellas es la función SI.
Cuando introducimos la función SI en una celda de la hoja, especificamos un

determinado criterio lógico. Si se cumple -es decir, si el criterio o la expresión lógica que
hemos introducido es verdadera-, la función introducirá en la celda un determinado valor o
una determinada fórmula; si no se cumple -es decir, si el criterio o la expresión lógica es
falsa-, la función introducirá en la celda otro valor o fórmula. Expresamos la función de la
siguiente manera:
=SI(criterio; valor si verdadero; valor si falso)
Por ejemplo, la función podría fijarse en los ingresos diarios (almacenados, por
ejemplo, en la celda 82) y escribir «Ingresos altos» si estos son mayores o iguales que 300
euros o «Ingresos bajos» si estos son menores que dicha cifra. Lo escribiríamos del siguiente
modo:
=SI(82)=300; «Ingresos altos»; «Ingresos bajos»)
Hemos introducido el criterio o comprobación lógica («el valor de la celda 82 es

mayor o igual a 300»), un valor en el caso de que esta se cumpla y otro valor en el caso de
que no se cumpla (es decir, que el de la celda 82 sea menor que 300). Puesto que los valores
son texto, deben ir entrecomillados.

Has creado en el ejercicio 21, en la columna C deberá escribirse de modo automático «Mayor que la
media» o «Menor que la media» dependiendo de que la altura de cada persona sea mayor o menor que el
promedio. ¿Cómo lo haremos? ¿Qué ocurre si extendemos la fórmula creada en la celda C2 al resto de las celdas
de la columna? ¿Cómo podríamos reescribir la fórmula para que funcione correctamente (repasa para ello el
epígrafe sobre las referencias de las celdas)?
Existen casos en los que deberemos operar no con un rango de celdas fijo, sino con
aquellas que cumplan determinadas condiciones. Quizá en una empresa necesitemos saber
cuántos ingresos proporcionan los clientes cuya facturación anual supera una cierta cantidad.
Excel y Open Office Calc disponen de una serie de funciones para efectuar esta clase de
operaciones: son las funciones SUMAR.SI, PROMEDIO.SI, CONTAR.SI, etcétera. Veamos su
sintaxis con un ejemplo. La fórmula
=SUMAR.SI(A1:A10; «>1000»)
permitirá sumar los valores de las celdas A1 hasta la A10 que sean mayores que
1000. Esta función admite también especificar un rango para la comparación y otro para la
suma: por ejemplo, si la localidad de un cliente está almacenada en la columna 8 y su
facturación en la C, y queremos sumar la facturación de todos los clientes de Madrid,
usaríamos la función con la sintaxis siguiente:
=SUMAR.SI(B1:10;«Madrid» ;«C1:C10»)
Con esta fórmula, el programa sumaría las celdas de la columna C para las que el
correspondiente valor en la columna B fuese «Madrid».
Crea un nuevo libro y copia en él el contenido del PDF operaciones_logicas.pdf. Todos los valores del
bloque inferior deben calcularse mediante el uso de funciones. Para el cálculo de los máximos y de los mínimos
emplearemos las funciones MAX y MIN, respectivamente.
4.8. Autocompletar fórmula

No es raro que los nombres de las funciones o su sintaxis (las reglas según las cuales
se introducen sus argumentos) sean difíciles de recordar. Por esta razón las aplicaciones de
hoja de cálculo nos proporcionan ayuda a medida que escribimos la función.

En Excel 2007
En Excel 2007, cuando se introduce una fórmula que contenga alguna función, al
escribir la función el programa nos muestra una lista desplegable con todas las que coinciden
con las primeras letras escritas. Así, por ejemplo, si una vez escrito el signo igual -que,
recordemos, indica al programa que estamos escribiendo una fórmula- introducimos la «S»
de suma, aparecerá una lista del todas las funciones que empiezan por «S», junto con una
breve descripción de cada una. Al escribir el nombre de la función se mostrará una etiqueta
desplegable con la sintaxis de la misma.

Cuando escribimos el nombre de una función, Open Office Calc mostrará una etiqueta
desplegable con la sintaxis de dicha función: cómo se escribe y cuáles son los argumentos
esperados. Esta etiqueta resulta de gran ayuda para evitar cometer errores en la introducción
de funciones.
4.9. Pegado especial

Ya hemos visto las operaciones de copiar y pegar, que forman parte de la edición
básica de los datos en una hoja de cálculo. En algunas ocasiones, sin embargo, puede ser
necesario efectuar un «pegado» más avanzado: por ejemplo, quizá necesitemos pegar el
resultado de una fórmula pero no la fórmula misma. Cuando copiamos unas celdas y las

pegamos sobre otras, el contenido de estas últimas es sustituido por el de las primeras. Es
posible, sin embargo, que queramos efectuar ciertas operaciones entre los datos copiados y
los datos sobre los que pegamos las celdas.
Todas estas operaciones pueden efectuarse mediante el denominado Pegado

especial, una función que está disponible tanto en Excel 2007 como en Open Office Calc 3.
En Excel 2007
En Excel, una vez que copiamos (o cortamos) una celda o rango de celdas, si
pulsamos en la flechita situada bajo el botón Pegar, en la ficha Inicio, se despliega un menú
con diversas opciones de pegado, entre las que se encuentra el propio Pegado especial. Al
seleccionarlo se abrirá el cuadro de diálogo como el de la figura, en el que podemos
seleccionar la parte del contenido de las celdas copiadas que deseamos pegar en las de
destino, como si es preciso efectuar alguna operación matemática entre las celdas copiadas y
las de destino.

En Open Office Calc, copiamos (o cortamos) una celda o rango de celdas y a
continuación activamos la opción de Pegado especial mediante el menú Editar, Pegado
especial o bien con el atajo de teclado Ctrl + Mayúsc + V. Con ello se activa el cuadro de
diálogo Pegado especial, que nos permitirá, al igual que en Excel, escoger qué parte del
contenido deseamos pegar o qué operación matemática queremos efectuar entre las celdas
copiadas y las celdas de destino.

4.10. Errores en las fórmulas

En ocasiones, cuando se introduce una fórmula en una celda, en esta aparecerá un
mensaje de error indicándonos que la fórmula se ha escrito de manera incorrecta o que los
datos que emplea la fórmula originan un error de cálculo. Los errores con los que nos
podemos encontrar -tanto en Excel 2007 como en Open Office Calc 3- son los que aparecen
en la tabla de la página siguiente.
Además de los errores mencionados, otra fuente de problemas en las hojas de cálculo
son las denominadas referencias circulares. Si, por ejemplo, en la celda A4 introducimos la
expresión =SUMA(A1:A4), estaremos generando una referencia circular: el resultado de la
fórmula entra a formar parte de la propia fórmula. Matemáticamente, ello conduciría a una

ecuación irresoluble. La referencia puede ser directa pero también indirecta: si en una celda
introducimos una expresión cuyos argumentos, a su vez, son función de la propia celda, nos
hallaremos frente a una referencia circular indirecta.
En Excel 2007
Cuando creamos una fórmula que presente una referencia circular, Excel nos avisará
mediante el cuadro de diálogo de la figura.

Open Office Calc, por su parte, escribirá la secuencia «Err522» en la celda. En la
secuencia de códigos de error de Open Office Calc, el número 522 es el que corresponde a los
errores de referencias circulares.
Recuerda
Una fórmula puede estar mal escrita por diversas razones. Cuando una fórmula contiene un error la aplicación
nos muestra un mensaje de error informándonos de su causa.
4.11. Mostrar las relaciones entre las celdas

En ocasiones, es interesante visualizar las relaciones que en nuestra hoja de cálculo
se han establecido entre las diversas celdas a través de las operaciones matemáticas que
hayamos introducido. En concreto, podemos visualizar a qué celdas afecta una en concreto o,
por el contrario, ver qué celdas están afectando a una determinada. Veámoslo más de cerca.
En Excel 2007
En Excel 2007, en la ficha Fórmulas, dentro del grupo Auditoría de fórmulas,
disponemos de los botones Rastrear precedentes y Rastrear dependientes. Cuando sobre una

celda en la que hayamos introducido una expresión matemática pulsamos el botón Rastrear
precedentes, Excel mostrará flechas desde todas las celdas cuyas referencias hayamos
empleado en la fórmula. En la figura, se ha hecho esto en la celda D2, cuyo contenido es la
resta de B2 menos C2. Por el contrario, si sobre otra celda pulsamos el botón Rastrear
dependientes, Excel dibujará flechas hacia todas las celdas que dependan de esta. En la
figura, se ha hecho con las celdas C3 y B4, que «apuntan» a las que dependen de ellas,
respectivamente D3 y D4. Mediante el botón Quitar flechas eliminaremos las flechas
dibujadas.

En Open Office Calc 3 obtenemos los mismos resultados empleando el menú
Herramientas, Detective y las opciones Rastrear los precedentes y Rastrear los dependientes.
Las operaciones Borrar rastros de los precedentes, Borrar rastros de los dependientes y
Borrar todos los rastros permitirán eliminar las flechas dibujadas. El resultado de aplicar las
relaciones entre celdas en Open Office Calc se muestra en la figura.

5. Gráficos e imágenes
En una hoja de cálculo es posible introducir imágenes de modo similar a como hemos
hecho en los procesadores de textos. Estas imágenes pueden manipularse de diversos modos
para cambiar su tamaño, su posición o ángulo de rotación, e incluso características de la
propia imagen como su brillo o contraste. Además, y más importante aún, Excel y Open
Office Calc nos permiten crear gráficos de muy diversos tipos a partir de los datos (o de parte
de ellos) presentes en nuestra hoja.
5.1. Inserción de imágenes

Imaginemos que debemos preparar un documento contable para una empresa o
institución. Será preciso, probablemente, introducir el logotipo o logotipos de la empresa para
ello. Existen diversos casos como este en el que la inclusión de imágenes en la hoja de
cálculo resulta sumamente útil.
Al igual que vimos en el capítulo dedicado al procesamiento de textos, en una hoja de

cálculo podemos incluir imágenes desde archivo o desde la galería de imágenes que trae
incorporada la suite de Office o de Open Office. El tratamiento de las imágenes es casi
idéntico al que hemos visto anteriormente, con lo que aquí lo veremos de una manera
resumida; conviene repasar, por ello, los conceptos y procedimientos que hemos visto en los
epígrafes del tema 3.
En Excel 2007
En Excel 2007, insertaremos una imagen desde archivo mediante la ficha Insertar,
Imagen. Escogemos el fichero con la imagen que deseamos incorporar y esta aparecerá en la
hoja de cálculo que tengamos activa.
Una vez insertada, a la derecha de las fichas existentes, aparecerá la ficha Formato
como parte de las Herramientas de Imagen. En esa ficha disponemos de botones para ajustar
el brillo, contraste, etcétera (grupo Ajustar), para seleccionar uno de entre diferentes estilos
de imagen, encuadrarla en una determinada forma, etcétera (grupo Estilos de imagen),
girarla o controlar su superposición con otras imágenes (grupo Organizar) y, por último,
modificar su tamaño o recortarla (grupo Tamaño).

Por su parte, el botón Imágenes prediseñadas activará el correspondiente panel de

tareas (véase la figura), que incluye un buscador de imágenes y la posibilidad de seleccionar
entre las diversas categorías de las mismas. En el ejemplo de la figura, han aparecido cuatro
imágenes cuya descripción coincide con el término de búsqueda "Noel".
Junto con estas opciones, existe la posibilidad de crear líneas y muy diversas formas
geométricas mediante el botón Formas, así como de insertar diagramas variados con el
botón SmartArt. Estas opciones, sin embargo, las veremos con más detalle en el capítulo
dedicado a las presentaciones gráficas.

En Open Office Calc 3, insertamos una imagen desde archivo mediante el menú
Insertar, Imagen, A partir de archivo. Mediante la barra de herramientas Imagen, que se
activa automáticamente cuando se inserta una imagen o se selecciona una ya presente en la
hoja haciendo clic sobre ella, nos permite efectuar diversas operaciones con las imágenes:
ajustar su color, modificar las características de su borde, añadirle una sombra con diversos
formatos y organizar su superposición con otros objetos.
Recordemos también que tanto en Excel como en Open Office Calc, la ubicación y el tamaño
de las imágenes pueden modificarse de manera sencilla e intuitiva con el uso del ratón: para
moverla, basta hacer clic sobre ella y arrastrarla manteniendo pulsado el botón derecho del
ratón. Para modificar su tamaño, se manipulan los ocho controles; que aparecen rodeando a
la imagen cuando ésta se selecciona.
Busca en Internet una imagen con el logotipo de alguna empresa de informática, guarda el archivo de
imagen en tu ordenador e insértalo en el libro que has preparado en el ejercicio 22. Ajústale el tamaño para que
resulte proporcionado al resto de la hoja. Aplícale un recuadro de 0,50 puntos de grosor y color negro a la
imagen.
5. 2. Inserción de gráficos
Una de las funcionalidades más útiles e interesantes de las hojas de cálculo es que
permiten realizar de forma sumamente sencilla gráficos a partir de los datos introducidos en
la hoja. Excel y Open Office Calc poseen una extensa colección de tipos de gráficos.

Veamos en primer lugar cómo realizar un gráfico sencillo. Para ello partiremos de los
datos del balance de ingresos y gastos diarios que hemos empleado en epígrafes anteriores.
En primer lugar, seleccionaremos los datos que vamos representar en el gráfico, incluyendo
las cabeceras o leyendas del mismo. En nuestro caso, seleccionaremos el rango de celdas
entre la A1 y la C12, por ejemplo, mediante el ratón o con cualquiera de los otros métodos de
selección de celdas que hemos visto anteriormente.
Excel2007
Excel 2007, una vez seleccionados los datos de partida, puede crearse de modo inmediato un
gráfico con ellos pulsando la tecla F11. Observemos cómo el resultado aparece en una nueva
«hoja» de nuestro documento, titulada “Gráfico 1”. Desde esta hoja podemos imprimir el
gráfico o bien copiarlo al portapapeles e insertarlo en una de nuestras hojas de cálculo o en
un documento de Word, entre otros posibles destinos.

Por lo que respecta a Open Office Calc 3, los tipos de gráficos de los que disponemos
son similares a los del Excel 2007. El proceso de creación de un gráfico es parecido:

seleccionamos los datos que queremos representar y pulsamos, bien el botón Gráfico de la
barra de herramientas Estándar, bien el menú Insertar y la opción Gráfico. Cualquiera de esos
dos procedimientos abren el Asistente para gráficos, que mediante un procedimiento en
cuatro pasos permite crear rápidamente el gráfico deseado:
1. El primer paso del asistente consiste en seleccionar el tipo de gráfico. Para

cada uno de los tipos, podemos activar la casilla Vista 3D para obtener un
gráfico tridimensional.
2. En el siguiente paso debemos seleccionar el rango de datos deseado. Para

representar los datos de ingresos y gastos que venimos usando como ejemplo,
debemos seleccionar las casillas Primera fila como etiqueta y Primera columna
como etiqueta para que interprete correctamente los datos de nuestra hoja.
3. En el tercer paso escogeremos las series de datos que deseamos representar.
4. Finalmente, en el cuarto paso podemos determinar algunos de los elementos

del gráfico, como su título, los títulos de los ejes X, Y y Z o sus líneas de
división.
El resultado del gráfico efectuado (gráfico de columnas tridimensional) sería el que

muestra la figura. El gráfico se inserta en la hoja del documento activa; no obstante,
podemos copiarlo y pegarlo en otra hoja o bien en otra aplicación que ejecutemos en nuestro
ordenador.
Hasta aquí, hemos creado de modo sencillo gráficos de diversos tipos a partir de los
datos de una hoja. Pero estos gráficos no son inmóviles: cambiemos cualquiera de los datos

de partida en nuestra hoja y veremos cómo el gráfico se redibuja adaptándose a los nuevos
valores. Al igual que las operaciones matemáticas de nuestra hoja de cálculo se actualizan
automáticamente según modifiquemos los datos, también lo hacen los gráficos: estos, por
tanto, no son una figura estática, sino una representación gráfica de los datos (del rango
seleccionado) que en cada momento alberga la hoja.
Recuerda
Una de las mayores ventajas de las aplicaciones de hoja de cálculo es la capacidad

para elaborar gráficos de manera automática a partir de los datos de la hoja.
Crea un nuevo libro y copia en él la tabla que encontrarás en el archivo precios_petoleo_1998.pdf. Crea un
gráfico con estos datos.
5.3. Tipos de gráficos y sus elementos

Excel 2007 y Open Office Calc 3 nos ofrecen una gran variedad de tipos de gráficos
para representar los datos de nuestra hoja de cálculo. Hay datos que, por su naturaleza, se

adaptan especialmente bien a un tipo de gráfico determinado: por ejemplo, es diferente la

forma de representar la evolución de los ingresos y gastos a lo largo de los meses del año
que la distribución de las fuentes de ingresos de una empresa. Los tipos de gráficos más
importantes son los siguientes:
 El gráfico de líneas representa los datos de la hoja como puntos en unos ejes de
coordenadas y traza líneas entre los puntos dibujados de una misma serie (fila o
columna). Este tipo de gráfico es interesante para mostrar la evolución de datos o
conjuntos de datos.
 El gráfico de columnas representa los datos de la hoja como columnas, es decir,

rectángulos cuya altura es proporcional al valor de cada dato. Las columnas se
representan en unos ejes de coordenadas cuyo eje horizontal indica los «títulos» de las
columnas y cuyo eje vertical indica sus valores. Es posible representar diversas series,
en cuyo caso la aplicación representará varias columnas por título, de diversos colores
o tonalidades, uno por serie. También es posible, cuando hay varias columnas,
proporcionar a nuestro gráfico una apariencia tridimensional, como se muestra en la
figura. El gráfico de columnas es particularmente útil para comparar los datos de la
hoja.

 El gráfico de barras es idéntico al anterior, con la diferencia de que los ejes

horizontal y vertical aparecen aquí invertidos: el eje vertical es el que contiene los
«títulos» de las barras y el horizontal representa sus valores. Los datos se representan
en «barras» horizontales, cuya base es proporcional a su valor.
 El gráfico circular sirve ante todo para representar una distribución, las proporciones
que forman un total. Si el total se representa en los 360 grados del círculo, cada uno

de los datos ocupará un sector circular proporcional a su contribución a dicho total. En

la figura se representa, a título de ejemplo, la distribución de la producción de energía
eléctrica a las 15:20 horas del día 26 de diciembre de 2009; este gráfico muestra de
modo muy claro cuáles son las diversas fuentes de generación de energía eléctrica y la
importancia relativa de cada una de ellas.
 El gráfico de áreas conjuga la representación de las proporciones con la de la

evolución de los datos. Cada serie se representa como un área en unos ejes
coordenadas. Las áreas, además, se colocan unas encima de otras, para tener una
representación visual de su contribución al total. En la figura se representa el consumo
eléctrico en un día (el 25 de diciembre de 2009), con las diversas fuentes de
generación que han cubierto, en cada hora del día, dicho consumo.

 Otros tipos de gráficos, menos habituales y más especializados, son los de dispersión,
superficies, radiales, de burbujas, etc.
Recuerda
Existen diversas clases de gráficos. Para los datos de nuestra hoja debemos tratar
de buscar el tipo de gráfico que los represente de la manera más clara y fácil de interpretar.
Los gráficos poseen, en general, diferentes elementos que es preciso distinguir. Para
cada uno de ellos, podremos personalizar muchas de sus características: tipos de letra,
tamaños, estilos de líneas, colores, escalas de datos, etcétera.
 El área del gráfico es el área total que contiene el gráfico.
 El área de trazado la forma el gráfico propiamente dicho, limitada por los ejes de
coordenadas.
 Los ejes (eje X y eje Y, o eje de categorías y eje de valores) sirven para encuadrar el
gráfico y mostrar las categorías y las divisiones de la escala de valores. En los gráficos

tridimensionales aparece también el eje Z, que muestra las diversas series de los
datos.
 Las series de datos son los valores representados en el gráfico.
 Las líneas de división son una ayuda visual para localizar la posición de los valores en
el gráfico.
 La leyenda sirve para identificar a qué conceptos o categorías corresponden los

colores o tonalidades empleados en las representaciones del gráfico (columnas,
barras, áreas, sectores circulares, etc.).
 El título del gráfico sirve para identificarlo y explicar qué representa.
Con los datos del ejercicio anterior crea diversos tipos de gráficos: líneas, columnas, barras, áreas y
circular. ¿Qué tipo de gráfico crees que se adapta mejor a la naturaleza de los datos de este ejemplo?
5.4. Modificación del gráfico

Una vez creado el gráfico, es posible que queramos modificar algunos de sus
elementos, como su leyenda, sus colores o los grosores de las líneas que lo forman. Veamos
cómo hacerlo.
En Excel 2007
En Excel 2007, una vez creado el gráfico, aparecerán a la derecha de las fichas
existentes tres nuevas fichas con herramientas para la manipulación de los gráficos, las
fichas Diseño, Presentación y Formato.
 Mediante la ficha Diseño podemos escoger el tipo de gráfico, modificar el

conjunto de datos a partir de los cuales se ha creado, seleccionar diversos
diseños de gráfico y elegir uno de los posibles estilos de gráfico. Los diseños
permiten efectuar variaciones en el trazado del gráfico, el área o volumen que
ocupan las columnas o barras, la distancia entre las líneas de división,
etcétera. Los estilos son combinaciones de colores y tipografías que permiten
modificar rápidamente la apariencia de nuestro gráfico.

 Mediante la ficha Presentación se pueden definir pormenorizadamente las

características de todos los elementos del gráfico. Así, el grupo Selección
actual permite aplicar formato (forma, relleno, estilos de borde, etcétera) a los
elementos seleccionados. De este modo, podemos, por ejemplo modificar el
color de una de las series de datos seleccionándola -haciendo clic con el botón
izquierdo del ratón sobre ella- y a continuación pulsando el botón Aplicar
formato a la selección y seleccionado Relleno sólido en la opción Relleno del
cuadro de diálogo. El botón Insertar nos da la posibilidad de insertar formas,
cuadros de texto o imágenes procedentes de un archivo en nuestro gráfico, por
ejemplo para incluir un logotipo. Mediante los botones del grupo Etiquetas
modificaremos las propiedades de la leyenda o los rótulos de los ejes, entre
otras. El grupo Ejes permite cambiar las características de los ejes de
categorías, valores y el eje Z, modificando, por ejemplo, el intervalo en el que
aparecen las líneas de división. Los botones del grupo Fondo sirven para
aplicar un color, trama o degradado a los tres planos que forman los ejes de
coordenadas, obteniendo un efecto como el de la figura. Por último, el grupo
Análisis permite efectuar un análisis estadístico de los datos.
 Con la ficha Formato se pueden modificar los contornos y colores de relleno

de los elementos, aplicar estilos de WordArt -volveremos sobre esta cuestión
en el capítulo dedicado a las presentaciones gráficas- a los títulos, etiquetas,
etc., del gráfico, y modificar el tamaño de los elementos que lo componen.


En Open Office Calc 3, al hacer doble clic sobre el gráfico este se selecciona y se
activan dos barras de herramientas específicas para el manejo de los gráficos. La barra
Estándar permite, entre otras cosas, copiar el gráfico o exportarlo a PDF. Con la barra
Formato podemos modificar el tipo de gráfico y controlar algunas de sus características de
presentación, tal como las divisiones de escala, los ejes, la presencia o no de leyenda,
etcétera.
6. Manejo de los datos

Una vez que hemos creado nuestra hoja de cálculo y hemos introducido en ella datos
y relaciones entre ellos, hay una serie de operaciones que nos pueden ser de mucha ayuda.
Ordenar alfabéticamente rangos de datos, filtrarlos o generar totales, subtotales y
comparaciones son algunas de las funciones que trataremos en esta sección.
6.1. Ordenar datos

En una hoja de cálculo, la ordenación de datos es una herramienta poderosa: no solo
hace la información más sistemática y fácil de interpretar (por ejemplo, la ordenación de las
categorías de datos en orden alfabético contribuirá a encontrar las categorías en la versión
impresa de la tabla), sino que permite evaluar y analizar rápidamente los datos y descubrir
información que podría pasar desapercibida. Por ejemplo, al ordenar una lista de clientes

según su volumen de facturación podemos descubrir cuáles tienen una mayor importancia
relativa; al ordenar las fuentes de ingresos de una empresa según su cuantía se puede ver
fácilmente cuáles aportan menos ingresos y son, por tanto, más prescindibles.
Para ordenar un rango de datos debemos, en primer lugar, seleccionar las celdas que
deseamos ordenar. Si se trata de ordenar una sola columna, la operación no presenta
mayores dificultades:
En Excel 2007
En Excel 2007, en la ficha Inicio, grupo Modificar, seleccionaremos el botón Ordenar y
filtrar, que nos presentará una serie de opciones asociadas a él. Hay dos ordenaciones
posibles, ascendente y descendente. Según el tipo de datos que contengan las celdas
seleccionadas, la opción del botón aparecerá expresada de diferentes maneras: si se trata de
valores numéricos, las opciones serán Ordenar de menor a mayor y Ordenar de mayor a
menor; si se trata de fechas, las opciones serán Ordenar de más antiguos a más recientes y
Ordenar de más recientes a más antiguos; si se trata de textos, por último, aparecerán las
opciones Ordenar de A a Z y Ordenar de Z a A.

En Open Office Calc 3, podemos emplear los botones Orden ascendente y Orden
descendente de la barra de herramientas Estándar.
Sin embargo, existen casos en los que la ordenación requiere más especificaciones.
Puede que tengamos una extensa hoja de datos y deseamos ordenar todas las filas en
función del valor de una columna determinada (por ejemplo, el volumen de ventas o de
facturación, o el alumnado de un centro docente). O quizá deseemos efectuar un orden en
dos o más niveles: por ejemplo, si tenemos una lista de alumnos y alumnas con su primer y
segundo apellidos y su nombre, la ordenación alfabética deberá organizarlos primero por su
primer apellido y, en los casos de alumnos en los que este sea igual, por el segundo y a
continuación por el nombre. En todos estos casos, lo primero que tenemos que hacer es
seleccionar todas las celdas que queremos ordenar. A continuación haremos lo siguiente:

En Excel 2007
En Excel 2007, en el botón Ordenar y filtrar, seleccionaremos Orden personalizado.
Con ello se abrirá un cuadro de diálogo que permite establecer varios niveles de ordenación
(mediante los botones Agregar nivel y Eliminar nivel) y, para cada uno de dichos niveles,
seleccionar el criterio de la ordenación y el tipo de la ordenación. La opción por defecto es
ordenar por valores, pero es posible asimismo ordenar según los colores de las celdas o los
iconos que estas contengan. Mediante el botón Opciones del cuadro de diálogo podemos
especificar si la ordenación debe hacerse por columnas (“De arriba hacia abajo”) o por filas
(“De izquierda a derecha”).

En Open Office Calc 3, accedemos al menú Datos y, dentro de él, a la opción Ordenar.
Con ello se abre un cuadro de diálogo que nos permitirá ordenar según diversas columnas y
escoger hasta tres posibles niveles de ordenación.
Has creado en el ejercicio 24, copia las celdas en las hojas 2 y 3 del documento y efectúa dos
ordenaciones: en la hoja 2, ordena los datos por el nombre del país en orden alfabético inverso; en la hoja 3
deberemos ordenarlos según las ventas totales del año (para ello será preciso crear previamente en una
columna una fórmula para calcular dicho dato).
6.2. Filtrar datos

En una hoja de cálculo, un filtro es una herramienta que permite mostrar unos datos
y otros no. Los filtros son una herramienta potente que permite especificar de modo preciso

diversos criterios de aplicación. En todo caso, tanto Excel como Open Offiee Calc disponen de
un filtro automático (o «autofiltro») que facilitan la rápida creación de filtros de datos.
En Excel 2007
En Excel 2007, la herramienta Autofiltro permite mostrar solo determinados registros;
el filtro puede aplicarse: por una lista de valores, por formato y siguiendo determinados
criterios. En la ficha Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, disponemos del botón Filtro. Al
pulsarlo se activan en las cabeceras de las columnas unas flechitas que, al pulsarlas, dan
acceso a un menú con varias opciones de filtro.
La opción más interesante de dicho menú es Filtro de número, en la que podemos

seleccionar diversos criterios de filtrado de los registros de la columna. Hay diversas opciones
disponibles, como mostrar solo los resultados que sean mayores (o menores) que un
determinado valor, los superiores al valor medio o promedio de los datos de la columna o los
«diez mejores», es decir, los registros que tengan los diez valores más elevados. También es
posible filtrar directamente la lista de valores, eliminando los no deseados mediante sus
casillas de verificación. Cuando se aplica el filtro, la casilla situada a la derecha de las
cabeceras de las columnas nos informará de que los datos están filtrados con un pequeño
icono con forma de embudo. En cualquier momento podemos eliminar el filtro volviendo a
activar el menú emergente y escogiendo la opción Borrar filtro de... Mediante la opción Filtro

de número y Filtro personalizado, se pueden especificar criterios complejos, como que los
datos sean mayores que un determinado valor y menores que otro, etcétera.
Junto con las opciones de autofiltro, podemos asimismo filtrar los registros por
selección. Si seleccionamos una celda o rango de celdas, al pulsar el botón derecho del ratón
aparece el correspondiente menú contextual. Mediante la opción Filtrar, se puede aplicar un
filtro a los registros según el valor o el color de la celda o celdas seleccionadas.

En Open Office Calc 3, existe la opción de aplicar un filtro automático a los registros
mediante el menú Datos, Filtro y Filtro automático. Junto a los encabezados de las columnas
aparecen sendas flechitas que, al pulsarlas, dan acceso al menú del «autofiltro». En dicho
menú disponemos de la posibilidad de seleccionar los «10 primeros», de establecer un filtro
predeterminado o de seleccionar uno de los valores presentes en la columna. Mediante la
opción Filtro predeterminado accedemos a un cuadro de diálogo mediante el cual, como
observamos en la figura, se pueden establecer criterios precisos de filtrado de datos.
Recuerda
La ordenación y el filtrado de datos son dos poderosas herramientas para interpretar la

información de la hoja de cálculo.

6.3. Esquemas y subtotales

Cuando se trabaja con hojas de datos extensas, el uso de esquemas facilita la
compresión y la interpretación de la información. Imaginemos que preparamos una hoja de
cálculo para llevar la contabilidad de los movimientos diarios de nuestra cuenta corriente o
de la caja de un establecimiento. En la hoja, introduciremos los movimientos relativos a
diversas fechas, de forma similar a la que muestra la figura.
En este ejemplo, es evidente que nos interesará conocer el total de lo que se ha

ingresado y gastado cada uno de los días. Quizá también queramos poder ocultar la
información de los movimientos particulares y visualizar solamente los totales diarios. Para
ello se emplea en las hojas de cálculo el concepto de esquema.

En Excel 2007
En Excel 2007, crearemos un esquema con subtotales en la ficha Datos y el grupo
Esquema, mediante el botón Subtotal. Al pulsarlo se abrirá el cuadro de diálogo Subtotales,
en el que seleccionaremos la configuración del esquema y de los subtotales que incluye. En
nuestro caso, aplicaremos la función Suma a las columnas de ingresos y gastos. El resultado,
que se muestra en la figura, incluye los subtotales deseados, un total general de ingresos y
gastos de todos los días y, a la izquierda, una serie de indicaciones respecto a los niveles de
esquema. Manipulando los números 1, 2 Y 3 (que corresponden a los tres niveles de
esquema) o los signos + y - del esquema mostramos y ocultamos niveles de detalle,
pudiendo lr visible solo los subtotales o el total general. Si deseamos borrar el esquema, se
puede pulsar en el botón Desagrupar y la opción Borrar esquema.

Open Office Calc 3

Open Office Calc 3, para crear un esquema con subtotales empleamos el menú Datos
y la opción Subtotales. Con lo que aparece un cuadro de diálogo en el que estableceremos
qué subtotales deseamos incluir en nuestro esquema. En el caso que nos ocupa,
agruparemos con la función suma las columnas de ingresos y gastos, tal como se indica la
representación del cuadro de diálogo. El esquema resultante es el que se muestra en la
figura.

Crea en un nuevo documento de Excel u Open Office Calc un esquema de ingresos y gastos diarios como el de
la imagen que aparece en el libro de texto.
6.4. Introducción a las tablas dinámicas

Las tablas dinámicas son una herramienta de análisis de la información contenida en
nuestra hoja de cálculo o procedente de otra hoja o incluso de una base de datos u otras
fuentes de información. Imaginemos, para ilustrar este concepto, una tabla con la
información de las ventas de una librería por libros y años. Cada libro viene reseñado con su
código ISBN y aparece también información sobre su editorial. Disponemos de las ventas
efectuadas en el año 2007, 2008 y 2009. ¿Cómo podemos saber cuáles son los totales de
ventas por libro de cada editorial?

En Excel 2007
En Excel 2007, tras seleccionar los datos de partida, introduciremos una tabla
dinámica mediante la ficha Insertar y el botón Tabla dinámica. Aparecerá con ello el cuadro
de diálogo Crear tabla dinámica, en el que aparece escrito el rango de datos que hemos
seleccionado; mediante este cuadro de diálogo podríamos seleccionar otros posibles orígenes
de datos, como una base de datos u otra hoja de cálculo.
Al pulsar el botón Aceptar, en la parte de la derecha

de la ventana de Excel se abre el panel de tareas Lista de
campos de tabla dinámica, con una lista de los campos
existentes y de las funciones en el
seno de la tabla dinámica que se
puede asignar a cada uno de dichos
campos. En nuestro caso, configuraremos la tabla del siguiente modo:
en Filtro del informe introduciremos el campo “Editorial”, porque
deseamos tener la información de ventas desagregada por editoriales;
en Rótulos de columna, los “Años” a los que corresponden las ventas; en
Rótulos de fila, los “ISBN” de los libros y, por último, en Valores, las
“Ventas” propiamente dichas. La tabla dinámica se creará en función de
esta configuración y adquirirá la apariencia que se muestra en la figura.
Mediante el selector de editorial, en la parte superior de la tabla,
podremos ver las ventas por año y totales de los títulos de cada una de
las editoriales, o bien mostrar una lista de los títulos de todas ellas.


En Open Office Calc 3, la herramienta que nos permite crear tablas dinámicas es el
Piloto de datos, al que accedemos mediante el menú Herramientas. Tras seleccionar los datos
y escoger esta herramienta, debemos confirmarle que partimos para la creación de la tabla
dinámica de la actual selección de celdas. El “piloto” muestra, al igual que en Excel, las
diversas posiciones y funciones de la tabla dinámica y una lista de los campos de la selección
de partida. Arrastraremos los campos a las posiciones que les corresponden, tal como se
muestra en la figura, y obtendremos con ello una tabla en la que, al igual que en la de Excel,
podemos seleccionar cada una de las editoriales y visualizar las ventas anuales efectuadas
de sus títulos.
Prepara un nuevo documento con los datos de ventas por editoriales que aparecen en la imagen de los apuntes
y, a continuación, emplea las herramientas de tabla dinámica (Excel 2007) o del piloto de datos (Open Office
Calc) para crear una tabla que proporcione las ventas por títulos, editoriales y años.
7. Impresión y exportación de hojas de cálculo

Con mucha frecuencia, los resultados de nuestra hoja de cálculo deben integrarse en
un determinado flujo de trabajo. Para que los datos de nuestra hoja puedan ser visualizados y
analizados por otras personas, puede que sea preciso imprimirlos con una determinada
estética y disposición de la información. Para que los datos entren en otras aplicaciones de
procesamiento de la información, será necesario en ocasiones exportar la hoja de cálculo a
otros formatos.

7.1. Imprimir hojas de cálculo

En un procesador de texto, imprimir un documento es una tarea relativamente trivial:
las páginas que componen el documento son enviadas una a una al dispositivo de impresión,
que las convertirá en papel o, en ocasiones, las transformará en una imagen o en un fichero
PDF. Sin embargo, en las hojas de cálculo el paso al papel no es tan sencillo: basta comprobar
la anchura y la altura de las hojas del “libro” de cálculo, que no cabrían enteras en ningún
papel comercial existente en el mercado. Por ello, la impresión de una hoja de cálculo en la
que la información ocupe un área de cierto tamaño requiere dividirla en varias páginas para
poderla imprimir. Además de ello, es posible insertar en las páginas elementos adicionales,
tales como encabezados y pies de página.
Para efectuar la impresión rápida y sencilla de una hoja de cálculo podemos emplear
directamente la opción de Imprimir.
En Excel 2007
En Excel 2007, mediante el botón de Office, la opción Imprimir y nuevamente
Imprimir, o bien mediante la combinación de teclas Ctrl + P, se abrirá el cuadro de diálogo
Imprimir. Mediante dicho cuadro de diálogo se puede seleccionar la impresora a la que
enviaremos el trabajo, el número de copias, el intervalo de hojas que se desea imprimir y
ciertas propiedades de la impresora, como la calidad de la impresión o el tipo de color. En el
botón de Office disponemos también de la opción Impresión rápida, que imprime
directamente en la impresora predeterminada con la configuración por defecto, sin la
mediación del cuadro de diálogo mencionado.


En Open Office Calc 3, el menú Archivo, Imprimir o la combinación Ctrl + P dará
acceso a un cuadro de diálogo en el que seleccionaremos, al igual que en el de Excel,
impresora, número de copias, propiedades e intervalo de impresión. La barra de
herramientas Estándar dispone asimismo de un botón Imprimir archivo directamente, que
envía el trabajo a la impresora predeterminada sin pasar por el cuadro de diálogo.
7.2. Modificación del área de impresión

Puede que queramos proporcionar al documento una configuración más
personalizada, modificando los márgenes o añadiendo encabezados o pies.
En Excel 2007
En Excel 2007, existen varias formas de modificar los elementos mencionados:
 Mediante la vista Diseño de página, a la que accederemos con el icono

situado en la esquina inferior derecha de la ventana de Excel, justo al lado del
control de zoom. Podemos así visualizar el documento separado por páginas,
modificar los márgenes mediante la regla y añadir encabezados o pies.
 Con la ficha Diseño de página se pueden modificar los márgenes, la

orientación del papel, el tamaño del área de impresión o la escala a la que ha
de imprimirse el documento, entre otras opciones.

 Pulsando en la flechita de la esquina inferior derecha del grupo Configurar página, en

la ficha mencionada, se abre el cuadro de diálogo Configurar página, dividido en cuatro
pestañas, desde el que podemos ajustar el tamaño y la orientación del papel, la
magnitud de los márgenes y los textos del encabezado y el pie de página. En la
pestaña Hoja, además, podemos establecer -entre otras opciones- el orden en el que
han de imprimirse las páginas: hacia abajo y luego hacia la derecha o bien hacia la
derecha y luego hacia abajo.

En Open Offiee Calc 3, disponemos también de varios modos de ajustar la
configuración de página:

 Mediante el menú Archivo, Vista preliminar obtendremos una vista del «diseño de
página» de nuestro documento. Con el botón Márgenes podemos visualizar los
márgenes y modificarlos situando el ratón sobre ellos y arrastrándolos. Es posible
modificar también en esta vista el espacio que ocupa cada una de las columnas de la
hoja, así como la separación entre ellas.
 Mediante el menú Formato y Página accedemos al cuadro de diálogo Estilo de hoja,

dividido en varias pestañas, desde el que podremos definir con precisión todas las
características de las páginas de nuestro documento: el tamaño y orientación del
papel, los bordes de página, su fondo y sus encabezamientos y pies. En la pestaña
Hoja podremos definir el modo como la hoja de cálculo se traslada a las páginas de
papel: de izquierda a derecha o de arriba hacia abajo.

Imprime la hoja de cálculo del ejercicio 24 en una hoja orientada horizontalmente. Ajusta si es
necesario el ancho de las columnas, el tipo de letra, los márgenes del papel y/o la escala de impresión para que
quepa en una sola página. Añádele un encabezado con el título «Ventas mensuales», y un pie con el texto:
«Fuente: Eurostat.» Si no dispones de impresora física, existe la posibilidad de instalar alguna impresora virtual
para imprimirlo en PDF. Consúltalo con tu profesor o profesora.
7.3. Exportación al formato PDF

El uso del formato PDF es cada vez más común en el intercambio de información y la
publicación de documentos en Internet.
En Excel 2007
Por defecto, Excel no dispone de una herramienta incorporada para guardar el
documento como PDF, aunque es posible instalar un complemento para hacerlo; dicho
complemento se descarga desde el sitio web de Microsoft, y se pueden encontrar
instrucciones para hacerlo pulsando sobre el botón de Office y escogiendo la opción Guardar
como. Mediante aplicaciones como el Adobe Acrobat Professional o el PDFCreator (este último
disponible gratuitamente en Internet), podemos exportar a PDF «imprimiendo» el documento
y seleccionando la impresora virtual «Adobe PDF» o «PDF Creator».

En Open Office Calc 3, disponemos de la opción Exportar en formato PDF. Al escogerla
se abre el cuadro de diálogo Opciones PDF, en el que podremos escoger, entre otras
determinaciones, el intervalo que se desea exportar o la calidad de exportación de las

imágenes del documento -en el caso de que las haya-o El formato PDF admite ciertas
opciones de seguridad, como impedir la impresión del documento o la copia de su contenido.
Dichas opciones, que encontraremos en la pestaña Seguridad, requieren la introducción de
una contraseña con la que protegeremos el archivo; solo mediante la introducción de dicha
contraseña podrá posteriormente modificarse la configuración de seguridad de dicho
documento PDF.
7.4. Exportación de la hoja de cálculo a otros formatos

Con frecuencia será preciso enviar la información de la hoja de cálculo a usuarios que
empleen otras aplicaciones diferentes a las nuestras; puede que los destinatarios de la
información empleen Excel u Open Office Calc pero que dispongan de versiones anteriores a
las nuestras. En otras ocasiones, la información de nuestra hoja de cálculo no ha de ser
interpretada directamente por personas, sino por otros procesos de tratamiento automático
de la información. En todos estos casos, es preciso guardar el documento en formatos
distintos de los formatos nativos de ambas aplicaciones.
En Excel 2007
Para guardar la hoja de cálculo en un formato diferente del formato por defecto
(.xlsx) empleamos la opción Guardar como, a la que accedemos mediante el Botón de Office.
Las versiones anteriores a Excel 2007 no son capaces de leer el formato de archivo .xlsx. Por
ello, si queremos que el documento pueda abrirse y modificarse en versiones anteriores,
debemos guardarlo en el formato Excel 97-2003 o bien Excel 5.0/95. Cuando se guarda una
hoja de cálculo en formatos previos, es decir, más simples, es posible que algunas de sus
características se pierdan.

Para guardar la hoja de cálculo en un formato diferente del formato por defecto (.ods)
empleamos la opción Guardar como, a la que podemos acceder mediante el menú Archivo.
Algunos de los formatos son los siguientes. Open Office Calc permite guardar el documento
para que se pueda abrir y modificar en aplicaciones de otros fabricantes, tales como dBase o
Star Calc.

Además de los formatos mencionados, existe la posibilidad de exportar la hoja de

cálculo a otros formatos de intercambio. Los más comunes son los siguientes:
Para el procesamiento automático de la información, es frecuente la exportación a

formatos de texto plano, que pueden ser interpretados por cualquier lenguaje de
programación y bajo diversos sistemas operativos. Existen varios formatos para exportar una
hoja en texto plano. El más empleado es el formato CSV (Comma Separated Values, o
“Valores Separados por Comas”). En el formato CSV, la información de las columnas de la
tabla se separa por comas o por puntos y comas. En Open Office Calc podemos ajustar la
configuración del fichero CSV, permitiendo, por ejemplo, entrecomillar los datos para
acotarlos mejor.
En ocasiones, puede que interese publicar la hoja de cálculo en Internet en formato

HTML. Para ello, guardamos el documento como “Página Web” (Excel) o lo exportamos (Open
Office Calc, menú Archivo) al formato (X)HTML.
 Hay casos, por último, en los que la mejor opción para el intercambio de
información es el formato XML. En este formato los datos se guardan en nodos
que, con un nombre y estructura determinados, agrupan la información,
permitiendo el intercambio de información por muy compleja y estructurada
que esta sea. Para exportar en formato XML, tanto Excel como Open Office
Calc requieren la previa importación de la estructura del fichero y de la
asignación de los datos a alguno de los elementos de dicha estructura. Este
aspecto queda fuera del alcance del presente libro, pero volveremos a tratar el
formato XML en el capítulo dedicado a las bases de datos.
Recuerda
La exportación de la hoja de cálculo a otros formatos es útil para compartir la información, para publicarla en
Internet o para su posterior procesamiento automático.
8. Mejora de la productividad
El trabajo con hojas de cálculo se integra con frecuencia en un equipo de trabajo en
el que es preciso elaborar los documentos en equipo y cumpliendo con determinados
requisitos de tiempo. En este epígrafe se tratarán algunas le las herramientas que nos
permitirán mejorar la productividad de nuestro grupo de trabajo: el uso compartido de

documentos, la elaboración de plantillas y la generación de macros. Todas ellas se trataron ya

en el capítulo dedicado a las aplicaciones de procesamiento de textos, por lo que aquí solo se
hará un repaso somero de ellas.
8.1 Uso compartido de los documentos

Existen diversas herramientas que permiten dividir el trabajo de elaboración, revisión
e interpretación de la hoja de Cálculo en el seno de un equipo de trabajo.
En Excel 2007
El control de cambios nos permite visualizar las modificaciones, añadidos o
eliminaciones al documento sugeridas por otra persona. Los cambios se visualizan mediante
la ficha Revisar, grupo Cambios y el botón Control de cambios.
Es posible también configurar el documento para que varios usuarios lo modifiquen

simultáneamente. En Excel 2007, la ficha Revisar, en el grupo Cambios, proporciona una
serie de funciones para ello. El botón Compartir libro abre el cuadro de diálogo del mismo
nombre, con el que se puede habilitar la modificación simultánea del documento y configurar
algunas características de este modo de trabajo (pestaña Uso avanzado). Cuando se
comparte libro de hojas de cálculo con otros usuarios, es fundamental el uso del control de
cambios para poder dar marcha atrás a las modificaciones efectuadas por otros. El
coordinador del equipo puede proteger el control de cambios mediante una contraseña
(botón Proteger y compartir libro) e impedir así que los miembros del equipo borren
(accidental o deliberadamente) el historial de cambios.

Es posible asimismo proteger la hoja mediante una contraseña, permitiendo o

impidiendo diversos tipos de modificaciones en la misma. Si lo deseamos, podemos también
guardar la hoja de cálculo con una contraseña de apertura o de escritura y modificación
(Guardar como, Herramientas, Opciones generales).
Open Office Calc 3

Open Office Calc 3, el control de cambios se activa mediante el menú Editar,
Cambios, Registro. Mientras la opción permanece activa, todas las modificaciones
efectuadas en el documento serán registradas a través del mecanismo de control de
cambios. Con la opción Aceptar o rechazar podemos, una por una descartar las
modificaciones o incluirlas en el documento de partida.
En el menú Herramientas disponemos de la opción Compartir documento, que

permitirá efectuar cambios simultáneamente a cuantos usuarios abran el libro. Por otra parte,
al opción Proteger nos permitirá proteger la hoja o el documento con una contraseña ante
posibles cambios de otras personas.
8.2. El uso de plantillas

Al igual que en el caso de los procesadores de textos, el uso de plantillas permite
acelerar la preparación de nuestros libros de hojas de cálculo. En las hojas de cálculo las
plantillas son aún más útiles y comunes, puesto que en ellas no solo podemos incluir
especificaciones de formato o elementos gráficos como logotipos, sino que podemos también
insertar las fórmulas necesarias en las celdas para que, una vez abierta la plantilla, solo sea
preciso introducir los datos de partida.
En Excel 2007
Excel 2007 proporciona diversas plantillas para facilitar la elaboración de nuestros
documentos. Mediante el botón de Office y la opción Nuevo accedemos a un cuadro de
selección de plantillas desde el que podemos no sólo escoger una de las plantillas guardadas
en nuestro equipo, sino también descargar plantillas de una extensa colección disponible en
Microsoft Office Online. Si queremos guardar un documento como plantilla de Excel,
acudimos a la opción Guardar como (botón de Office) y escogemos en el formato “Plantilla de
Excel”. Esta se guardará en la carpeta de Plantillas con extensión .xltx .

Recuerda
El uso de plantillas es útil para acelerar la preparación de libros de hoja de cálculo;

en ellas podemos incluir especificaciones de formato, elementos que usemos
habitualmente y fórmulas en las celdas. Su empleo evita tener que introducir todos estos
elementos de nuevo en cada hoja de cálculo que creemos.

Open Office Calc 3, por su parte, carece de un buscador integrado de plantillas en
línea, aunque en la página web oficial de la suite (http://templates.services.openoffice.org)
podemos encontrar abundante material al respecto. Si deseamos guardar un documento
como plantilla, basta seleccionar en la opción Guardar como el formato “Plantilla de hoja de
cálculo ODF”, con lo que la plantilla se guardará con la extensión .ots.
Ejercicio propuesto 32
Prepara una hoja de cálculo basándote en la que puedes encontrar en el archivo

plantilla_factura_iva.pdf. Formatea las celdas para que alberguen el tipo de datos correspondiente y prepara las
fórmulas que permitan calcular cada uno de los datos. Configura una función SI para que, en el caso de que los
datos numéricos sean igual a cero, no aparezca nada en ellas. Guarda dicha hoja como plantilla de Excel o de
Open Office Calc.

8.3. Diseño y creación de macros

Las macros son conjuntos de operaciones rutinarias que se pueden efectuar en una
sola acción. Su uso ya se introdujo en el capítulo dedicado al procesamiento de textos, por lo
que aquí solo se recordará cómo grabarlas y ejecutarlas en cada una de las aplicaciones .
En Excel 2007
En Excel 2007, para acceder a las opciones de grabación y ejecución de macros es
preciso acudir a la ficha Programador. Si esta no está disponible, debemos activarla
pulsando el botón de Office, Opciones de Excel y la casilla “Mostrar ficha Programador en la
cinta de opciones”. En la ficha Programador, grupo Código, el botón Grabar macro nos dará
acceso al cuadro de diálogo del mismo nombre, que permitirá asignarle nombre y acceso de
teclado a la macro y seleccionar si la queremos guardar en el documento o en otro libro. El
botón Macros permite visualizar, modificar, renombrar y eliminar las macros existentes.

En Open Office Calc 3, la grabadora de macros se activa mediante el menú Herramientas,
Macros y Grabar macro. Se abre así un pequeño cuadro de herramientas para detener la
grabación de la macro. Una vez grabada, un cuadro de diálogo nos pedirá asignarle nombre y
ubicación. En Open Office, las macros se organizan en Módulos y en Bibliotecas.
Recuerda
Las macros son conjuntos de operaciones que se pueden efectuar en una sola acción. En
Excel 2007, para crear una macro emplearemos el botón Grabar macro, en la ficha Programador. En Open Office
Calc, la grabadora de macros se activa mediante el menú Herramientas, Macros y Grabar macro.

Esquema


Glosario
Celda. La celda es la unidad mínima de información en una hoja de cálculo. Está formada por
la intersección de una columna (vertical) y una fila (horizontal). Esta intersección
proporciona a cada celda de la hoja una referencia única: A1, C56, AB3, etc.
Columna. Una columna es una sucesión vertical de celdas. Posee un encabezado que
habitualmente designa la columna mediante letras mayúsculas. Si hacemos clic sobre
dicho encabezado seleccionaremos toda la columna.
Combinar celdas. La combinación de celdas permite crear una sola celda a partir de un
grupo de ellas; es muy útil para proporcionar a la hoja un determinado formato visual.
Comparación lógica. Una operación o comparación lógica es una afirmación que la

aplicación comprueba y, en función de ella, devuelve un valor VERDADERO o FALSO.
Por ejemplo, si en una celda (digamos la A1) escribimos «=C1>10», la aplicación
comprobará el valor de la celda C1 y, si es mayor que 10, en A1 aparecerá la palabra
«VERDADERO». En caso contrario (es decir, si el contenido de C1 es menor o igual
que 10), en A1 aparecerá la palabra «FALSO». Las operaciones lógicas se suelen usar
en relación con las funciones SI, SUMAR.SI, PROMEDIO.SI, etcétera. Podemos
combinar varias de estas comparaciones mediante diversos operadores, los más
conocidos de los cuales son el operador «Y» y el «O».
Extender. Cuando extendemos el dato o la fórmula de una celda a otras, trasladamos su

información pidiéndole a la aplicación que «actualice» el contenido en función de la
celda de destino. Así, si extendemos un dato con un componente numérico «Oficina
1» a otras celdas, en estas aparecerán automática mente los textos «Oficina 2»,
«Oficina 3», etcétera. Si extendemos una fórmula, la aplicación modificará las
referencias (relativas) de las celdas para adaptarlas a la nueva ubicación.
Fila. Una fila es una sucesión horizontal de celdas. Posee un encabezado situado a la
izquierda de las filas que, habitualmente, las designa mediante números. Si hacemos
clic sobre dicho encabezado seleccionaremos toda la fila.
Filtro. El filtro es una herramienta para mostrar solo aquellos datos que coincidan con un
determinado criterio que establece el usuario de la aplicación.

Fórmula. Las celdas de una hoja de cálculo están ocupadas a menudo por datos estáticos:
un número, una fecha, un texto. Pero en ocasiones lo que introducimos en la celda es
una fórmula; esta fórmula puede contener, a su vez, variables o referencias al
contenido de otras celdas. La aplicación calculará o evaluará en cada momento la
fórmula atendiendo al contenido de las celdas a las que la fórmula haga referencia.
Para indicar a la hoja de cálculo que el contenido de una celda es una fórmula, la
introducimos mediante el signo igual (“=”).
Función. Una función es una fórmula predefinida en la que introducimos datos

(denominados argumentos) para obtener un resultado. Cada función posee un
nombre único, y sus argumentos se escriben entre paréntesis y, cuando son más de
uno, se separan generalmente por caracteres de punto y coma (;).
Gráficos. Un gráfico es una representación visual de los datos (o de parte de ellos) de una
hoja de cálculo. Existen muy diversos tipos de gráficos, aptos para representar datos
de diversa naturaleza: columnas, barras, áreas circulares, líneas, áreas, etcétera.
Hoja de cálculo. El concepto de hoja de cálculo tiene dos acepciones. (1) Por una parte, la
hoja de cálculo es una gran tabla formada por millones de celdas que se agrupan en
filas y columnas, en la que se pueden introducir datos y fórmulas. (2) Por otra, la hoja
de cálculo es la aplicación informática que permite el manejo de datos bajo la
mencionada forma de tablas. La primera hoja de cálculo comercial, VisiCalc, se
remonta al año 1979.
Libro. Los documentos de hoja de cálculo se denominan generalmente libros, en referencia a

los antiguos libros de contabilidad que se rellenaban a mano y tenían una apariencia
similar a las de las hojas de cálculo (una gran tabla formada por filas y columnas en
las que se introducían los registros contables). El libro puede estar formado por tantas
hojas como queramos, y puede además incluir otros elementos como gráficos,
encabezados, imágenes procedentes de archivos, etcétera.
Número aleatorio. Los ordenadores generan números aleatorios (o, más específicamente,
pseudoaleatorios) que poseen diversas aplicaciones en ámbitos muy variados, desde
los ensayos clínicos en medicina a los estudios de mercado y de preferencias de los
consumidores. En la informática se emplean en simulaciones por ordenador y en

criptografía, entre otros ámbitos. Excel y Open Office Calc disponen de la función
ALEATORIO () para generar números aleatorios entre 0 y 1.
Operadores. Los operadores son símbolos que designan una operación matemática: suma,
resta, multiplicación, división, potencia. Además de los operadores aritméticos, las
aplicaciones de hoja de cálculo disponen de diversos operadores lógicos: igual, distinto,
mayor que, menor que, etcétera.
Ordenación de datos. Los datos de una hoja pueden ordenarse (por filas o columnas)
según diversos criterios: por orden alfabético (directo o inverso), cronológico (en el
caso de datos tipo fecha u hora), numérico, etcétera. Habitualmente, la aplicación se
fija en el valor de las celdas de una columna para establecer la ordenación, aunque
es posible definir ordenaciones complejas con varios criterios sucesivos.
Rango. Un rango es un conjunto o conjuntos de celdas contiguas. Cada uno de los grupos de
celdas contiguas tiene forma de rectángulo, y lo delimitamos señalando su esquina
superior izquierda e inferior derecha: por ejemplo, A1:C3 sería el rango rectangular
delimitado por las celdas A1, C1, C3, C1. El rango también puede estar formado por
celdas pertenecientes a una sola fila o columna, como en A1:A20 o en A1:F1.
Referencia. Las referencias son el modo para referirse a las celdas de una hoja de manera
única o unívoca. Pueden ser de dos tipos: relativas o absolutas. Las referencias relativas
(por ejemplo, A1) se actualizan cuando extendemos una fórmula o la copiamos y
pegamos en otra celda. Las absolutas (por ejemplo, $A$1) permanecen siempre
iguales aunque movamos la fórmula de lugar o la copiemos en otra celda.
Tipo (formato) de datos. En la mayor parte de las hojas de cálculo, el programa debe
efectuar cálculos con los datos. Por ello, es necesario indicarle el tipo o formato de los
datos que introduciremos en la hoja: fechas, cantidades monetarias, números con
una precisión (cifras decimales) dada, porcentajes, etcétera.

Amplía tus conocimientos

Excel dispone de múltiples atajos de teclado que permiten acceder a varias funciones
del programa sin necesidad del ratón. Aunque el uso de este, en conjunción con los botones
de las fichas, los cuadros de diálogo, paneles de tareas y demás, proporcione un método
mucho más intuitivo y visual de acceder a las funciones de la aplicación, el empleo del
teclado se nos revelará, a la larga, mucho más productivo, pues cuando estamos escribiendo
es más rápido apretar una tecla o una combinación de ellas que levantar la mano del teclado,
mover el ratón hasta el lugar deseado y finalmente volver al teclado para seguir escribiendo.
Se reseñan a continuación los principales atajos de Excel. No se trata, obviamente, de

aprendérselos todos, pero si nos tomamos la molestia de aprender los accesos a las
funciones que más utilicemos, ese pequeño esfuerzo se verá más que recompensado.



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Aplicaciones Ofimáticas Tema 4: Hojas de cálculo

Tema 4: Hojas de Cálculo

Cuando abrimos un documento con un procesador de textos, la aplicación nos

Las hojas de cálculo facilitan enormemente el trabajo con información numérica:

2. Introducción y manipulación de datos.

3. Formato de la hoja de cálculo.

6. Manejo de los datos.

7. Impresión y exportación de hojas de cálculo.

María Manchado Moraga Página -1-.

1.- El espacio de trabajo.

Los documentos de hoja de cálculo se denominan habitualmente Libros, en alusión a

 En la parte superior de la pantalla observamos los nombres de las diversas

María Manchado Moraga Página -2-.

 La zona de trabajo está ocupada por la hoja de cálculo propiamente dicha, la

 A la derecha y debajo de la hoja de cálculo encontramos sendas barras de

 En la misma línea que la barra de desplazamiento horizontal disponemos de

 En la parte inferior de la ventana, la barra de estado nos proporciona diversas

María Manchado Moraga Página -3-.

Open Office Calc 3

 En la parte superior de la pantalla se ubica la barra de menús, desde la que

 La zona de trabajo está ocupada por la hoja de cálculo propiamente dicha, la

 Las barras de desplazamiento horizontal y vertical nos permiten desplazamos

 En la parte inferior de la ventana, la barra de estado nos proporciona diversas

María Manchado Moraga Página -4-.

2. Introducción y manipulación de datos

2.1. Desplazarse por el documento

María Manchado Moraga Página -5-.

Además de estos modos de desplazamiento, en Excel 2007 contamos con la opción Ir a,

2.2 Selección de partes del documento

María Manchado Moraga Página -6-.

Al igual que ocurría con el desplazamiento, podemos efectuar la selección de dos

María Manchado Moraga Página -7-.

En Excel 2007 es posible seleccionar un rango de celdas mediante el cuadro de

En Open Office Calc 3

María Manchado Moraga Página -8-.

2.3. Introducción de datos.

En la hoja de cálculo podemos introducir diversos tipos de datos:

 Textos. Los textos se emplean generalmente como títulos y encabezamientos de filas o

María Manchado Moraga Página -9-.

Para introducir un dato en una determinada celda, simplemente desplazamos a ella y

pulsando la tecla F2 enfocamos el cursor en el contenido de la celda, haciendo que las

María Manchado Moraga Página -10-.

María Manchado Moraga Página -11-.

La misma funcionalidad aparece no solo cuando el texto contiene un número como en

2.4. Modificación y eliminación de datos

María Manchado Moraga Página -12-.

En Open Office Calc 3

2.5. Introducción de notas o comentarios

María Manchado Moraga Página -13-.

En Open Office Calc 3

2.6. Trabajo con rangos de celdas

A los rangos de celdas se les puede proporcionar también -introduciéndolo en el

María Manchado Moraga Página -14-.

2.7. Edición básica de los datos

María Manchado Moraga Página -15-.

y Ctrl + V (pegar). Si queremos copiar varias celdas, las seleccionaremos previamente,

María Manchado Moraga Página -16-.

cuadro de diálogo Buscar y reemplazar, en el que introduciremos el texto o dato