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    Reporte A3

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    Fabian Rojas
    El documento describe el Reporte A3, un método para mostrar problemas, soluciones y procesos de mejora continua en una sola hoja. Se originó en Toyota como una herramienta visual para documentar el ciclo PDCA. Un Reporte A3 establece el contexto de un problema, la situación actual, objetivos, plan de acción y responsables. Es útil para la solución de problemas y toma de decisiones con consenso.

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    Reporte A3

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    Reporte A3

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    El documento describe el Reporte A3, un método para mostrar problemas, soluciones y procesos de mejora continua en una sola hoja. Se originó en Toyota como una herramienta visual para documentar el ciclo PDCA. Un Reporte A3 establece el contexto de un problema, la situación actual, objetivos, plan de acción y responsables. Es útil para la solución de problemas y toma de decisiones con consenso.

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    REPORTE A3

    Es un método muy simple de mostrar un problema, la resolución de un problema y cómo accedimos a resolverlo. El reporte
    A3 es la puesta en práctica del PDCA (Plan, Do, Check, Act), todo en una sola hoja.

    Se presentan propuestas y/o estados de avance, se presenta la situación actual, los objetivos, el plan de acción y los
    responsables para ejecutar este plan de acción. Si se tiene un problema o proyecto de mejora se lo debe pensar en secuencia
    A3. El Reporte A3 generalmente está estructurado en dos columnas con sentido de lectura de arriba a abajo y de izquierda a
    derecha.

    Se acuerdan acciones, tareas y el por qué estamos haciendo estas acciones comprometidas en un formato simple y consistente.
    También es útil para la solución de problemas, para el mapeo de la cadena de valor en que tenemos que hacerle seguimiento
    a un estado actual y un estado futuro de mejora y de esta forma gestionar la enseñanza.

    Para Toyota, el Reporte A3 (o Informe A3) es una herramienta que saca el máximo provecho de esta manera de representar
    la información en el mínimo espacio físico posible. Su nombre proviene del tamaño estándar de hoja que se utiliza para la
    confección de los informes. Una hoja A3 tiene un tamaño de 11" x 17" (el doble de superficie que la conocida A4). ¿Por qué
    A3 y no otra medida? Porque este formato cumplía con la condición de ser el de mayor tamaño que podía transmitirse vía fax,
    medio de comunicación en auge durante su desarrollo. Si la digitalización e Internet hubieran sido masivas en esa época
    (mediados de los años noventa), otra hubiera sido la historia, probablemente.

    Ahora no tiene que ser una hoja de tamaño A3, pero el concepto es poder plantear un problema en una sola hoja, una sola
    plana de forma rápida para ser comunicada y documentada.
    Es común que se utilice Reporte A3 en un proceso de nemawashi, de toma de decisiones en los que se requiera consenso.
    Dado que el espacio disponible para volcar la información necesaria para el nemawashi es acotado, obliga a los participantes
    de las reuniones a limitarse a los datos más críticos, dando objetividad al análisis y efectividad a los encuentros. Sería muy
    difícil lograr el consenso si nos tuviésemos que basar en informes interminables y complejos, plagados de datos innecesarios,
    lenguaje técnico, tablas y gráficos. Generalmente, al comienzo del nemawashi se plantea la idea original en un Reporte A3.
    A medida que se avanza, y se van realizando las reuniones, se va modificando este reporte hasta llegar al que incluye la
    decisión final.
    El hilo conductor de todo el proceso de nemawashi con comunicación en Reporte A3 es el famoso Ciclo de
    Deming (PDCA o PHVA). Todo el personal involucrado en la toma de decisiones debe conocer esta herramienta básica de
    mejora. Como característica distintiva el Reporte A3 agrega a este ciclo una etapa previa de suma importancia: el
    entendimiento pleno de la situación de base, el background.

    Antes de planear, es necesario comprender cuál es la situación actual, los valores, las expectativas y las políticas (¡genchi
    genbutsu en la práctica!). Recién aquí comienza el ciclo PDCA. Planear es definir los costos y beneficios. Hacer es la
    implementación en sí, trabajar en los detalles del plan. Verificar y actuar es realizar el seguimiento de las acciones. Aquí es
    donde se suele invertir mucho tiempo en la resolución de problemas. A medida que se va avanzando en el ciclo, se va puliendo
    el reporte hasta obtener el final para la toma de decisiones definitiva. Un claro ejemplo de mejora continua.

    El uso de reporte A3 en Toyota va siempre acompañado de una gestión efectiva de las reuniones. Esto es fundamental para
    que la técnica funcione. Existen seis prerrequisitos claves para la realización de reuniones efectivas:

    1. Objetivos claros antes de la reunión. Una agenda enfocada en temas específicos y bien definidos.
    2. Personas correctas en la reunión. Que esté solo quien deba estar.
    3. Participantes preparados. Todos deben saber qué preparar para la reunión, y deben hacerlo.
    4. Uso efectivo de herramientas visuales. Reporte A3 es un buen ejemplo de ello.
    5. Separar la información necesaria para el análisis de los problemas. Esto debe ser realizado antes de comenzar la
    reunión, para que el foco de la misma esté en la resolución del problema propiamente dicho.
    6. La reunión debe comenzar y terminar a tiempo.
    CONTENIDO REPORTE A3
    Un reporte A3 debe contener:

    1. Se tiene que establecer el contexto de la importancia del problema o del asunto a resolver.

    2. Describir cuál es la situación actual y las condiciones del problema o del asunto.

    3. Identificar el resultado deseado, ¿qué es lo queremos lograr? ¿cuál es el objetivo?

    4. Analizar la situación para poder encontrar la causa o raíz ¿por qué estamos teniendo este problema?

    5. Se proponen medidas para solucionar.

    6. Se desarrolla un plan de acción para esta implementación.

    7. Se mapean los pasos a seguir y quiénes son los responsables.

    CONCLUSIONES

    Reporte A3 es una técnica visual poderosa y efectiva. La tendencia a la minimalización llevó al propio Toyota a apuntar en
    la actualidad a formatos aún menores (como A4). La clave es siempre contar con un grupo de personas con un nivel de
    formación adecuado que sea capaz de identificar y rescatar sólo la información necesaria para una comunicación efectiva
    durante la toma de decisiones.

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