MODULO UNIDAD DOS - Reconocimiento de Hechos Económicos - Registros Contables.

UNIDAD 2 RECONOCIMIENTO DE HECHOS ECONÓMICOS –
REGISTROS CONTABLES.
UNIDAD DOS
RECONOCIMIENTO DE HECHOS ECONÓMICOS – REGISTROS

CONTABLES.
ANA STELLA MENDOZA PINILLA 1
1
Contador Público, Especialista en Administración de empresas
Elaborado por CP: Ana Stella Mendoza Pinilla mayo 2020

INTRODUCCIÓN
El objetivo de la presente unidad es guiar al estudiante de nuestra

universidad UNAD, en los aspectos relacionados con el funcionamiento
contable de una de las más antiguas disciplinas que conoce el hombre.
Suministrar información sobre la entidad que informa que sea útil a

inversores, prestamistas y otros acreedores existentes y potenciales para
tomar decisiones sobre el suministro de recursos a la entidad.
Esta información ayuda a los usuarios a evaluar las perspectivas de

entrada de efectivo neta futura a la entidad
Esta unidad, además, se estructuró tomando como referencia el Plan

Único de Cuentas para comerciantes –PUC- con el propósito de hacer
más funcional y dinámica su consulta, lo que no impide que pueda ser
estudiando y referenciado por organizaciones sujetas a otros PUC, en
razón que en todo su desarrollo se observan las normas contables,
consagradas en el decreto 2649 de 1993, y las disposiciones comerciales
contenidas en el DE- 410 de 1971, Código de comercio. En lo
concerniente a los asuntos de carácter tributario o fiscal, se destaca la
preeminencia sobre la regulación contable y se comentan los asuntos
más relevantes en aquellas transacciones contables que lo aplican.
¡BIENVENIDOS!
Bienvenidos al Curso de Contabilidad Financiera Básica de la

Universidad Nacional Abierta y a Distancia
Temáticas Unidad DOS
2
• Conocer y aplicar el concepto, clasificación y naturaleza de
las cuentas.
• Conocer y aplicar el concepto, clasificación y naturaleza de
las cuentas.
• Identificar las normas legales que reglamentan el ejercicio
de aplicación de la Contabilidad.
• Conocer y aplicar el plan único de cuentas como
herramienta fundamental para el ordenamiento uniforme de
la información contable.
• Identificar y aplicar el concepto de partida doble, para el
registro de la información contable.
• Comprender y aplicar el concepto de ecuación contable,
para entender la estructura financiera de la empresa.
• Desarrollo de habilidades para el manejo y control de los
inventarios, utilizando los diferentes sistemas y métodos de
valuación de inventarios.
• Conocer el concepto y registro de las obligaciones laborales
en los entes económicos.
• Identificar los libros principales y auxiliares, que deben
utilizar quienes llevan contabilidad con carácter probatorio,
y la construcción de los diferentes tipos de documentos que
soportan la existencia de los hechos económicos.
Concepto de cuenta y Clasificación de las cuentas
Cuenta es el formato que se utiliza para registrar los aumentos y

disminuciones, que sufren los activos, pasivos, patrimonio etc. Por la
realización de transacciones en la empresa.
Esquema de la cuenta “T” La cuenta se representa mediante la letra
“T “
1.-Código y Nombre de la
cuenta
2.- Debe y/o 3.-Haber y/o

Débitos Créditos
3
4.- saldos 4.- saldos
El anterior esquema se denomina como cuenta “T” y sus partes son:

1. Código y Nombre de la cuenta de acuerdo al PUC
2. Débitos, el lado izquierdo, también se conoce como cargo o debe.

3. Créditos, el lado derecho, también se conoce como abono o haber.
4. Saldos, La diferencia entre las sumatorias de los dos lados de la
cuenta “T”, se denomina Saldo, puede ser de naturaleza débito o
crédito.
Registros en la cuenta “T”. Debitar una cuenta es registrar un valor

en el lado izquierdo, es decir, en él debe; acreditar una cuenta es
registrar un valor en el lado derecho, es decir en la columna del Haber.
Código y Nombre de la cuenta
Debe Haber
80.000 80.000
DEBITAR ACREDITAR
Movimiento débito es la suma de los valores registrados en él Debe de

una cuenta; movimiento crédito es la suma de los valores registrados en
el Haber
Debe Haber
80.000 30.000
20.000 15.000
10.000
25.000
Movimiento debito Movimiento crédito
4
Saldos en la cuenta “T”. Saldo de una cuenta es la diferencia entre el
valor registrado en la columna del Debe y los valores registrados en la
columna del Haber.
Saldo débito: Una cuenta tiene saldo débito cuando la suma del
movimiento de los débitos es mayor que la suma del movimiento de los
créditos.
Debe Haber
80.000 30.000
20.000 15.000
10.000 28.000
25.000
135.000 73.000
Saldo debito
62.000
Saldo crédito: Una cuenta tiene saldo crédito cuando la suma del
movimiento de los créditos débitos es mayor que la suma del movimiento
de los débitos.
5
Debe Haber
80.000 30.000
20.000 15.000
10.000 28.000
25.000 200.000
135.000 273.000
138.000 saldo crédito
Clasificación de las cuentas. Las cuentas representan las propiedades,

derechos y obligaciones de una empresa en una fecha determinada; así
mismo, los costos, los gastos y las utilidades en un periodo determinado.
De acuerdo con su naturaleza, las cuentas se clasifican en reales o de

balance, nominales o de resultados, y de orden o de memorando.
Cuentas reales o de balance: Estas cuentas representan valores
tangibles como las propiedades y las deudas; forman parte del balance
de una empresa. Las cuentas reales pueden ser del Activo, el Pasivo o el
Patrimonio
Activo: Representan los bienes y derechos apreciables en dinero, de
propiedad de la empresa. Se entiende por bienes, entre otros, el dinero
en Efectivo y equivalente al efectivo (Caja) o en bancos, las mercancías,
los muebles y los vehículos; por derechos, las cuentas por cobrar y los
créditos a su favor.
Pasivo: Representa las obligaciones contraídas, con terceros, por la
empresa. Las cuales deben ser pagadas en el futuro. A la clase de
cuentas de Pasivo pertenecen: Obligaciones financieras con bancos
Nacionales, Proveedores Nacionales, Salarios por Pagar, entre otras.
Patrimonio: Es el valor que resulta de obtener la diferencia entre el

Activo y el Pasivo. Representa los aportes del dueño o dueños para
constituir la empresa, y además incluye las utilidades y reservas. Este
grupo constituye un Pasivo interno a favor de los dueños de la empresa.
6
Cuentas nominales, de resultado o transitorias
Las cuentas nominales son llamadas también de resultado, porque al

final de un ejercicio contable permiten conocer las utilidades o perdidas,
con base en el comportamiento de los costos y gastos; son transitorias
porque se cancelan al cierre del periodo contable. Pertenecen a esta clase
de cuentas los Ingresos, Gastos, Costo de ventas, y Costo de
Producción o de Operación.
Naturaleza de las Cuentas

Movimiento de cuentas de Activo: estas cuentas empiezan y
aumentan su movimiento en él Debe, disminuyen y se cancelan en el
Haber; por lo general, su saldo es débito.
1. CUENTAS DE ACTIVOS
Debe Haber
Empiezan Terminan
Aumentan Disminuyen
Entran Salen
(+) (-)
7
SALDO DEBITO "SE SALDAN"
NATURALEZA DEBITO
Movimiento de cuentas de Pasivo: estas cuentas se inician y

aumentan por el crédito y disminuyen y se cancelan por el débito, por
lo general su saldo es crédito.
2. CUENTAS DE PASIVO
Debe Haber
Terminan Empiezan
Disminuyen Aumentan
Salen Entran
8
(-) (+)
SALDO CRÉDITO "SE SALDAN"
Naturaleza Crédito.
Movimiento de las cuentas de Patrimonio: estas cuentas se

inician y aumentan por el crédito y disminuyen y se cancelan por el
débito, por lo general su saldo es crédito.
3 CUENTAS DE PATRIMONIO
Debe Haber
Terminan Empiezan
Disminuyen Aumentan
Salen Entran
9
(-) (+)
SALDO CRÉDITO “SE SALDAN"
Movimiento de cuentas de ingresos: estas cuentas empiezan y

aumentan en el crédito; normalmente no se debitan sino al final del
ejercicio, para cancelar su saldo.
4. CUENTAS DE INGRESOS
Debe Haber
Empiezan
Aumentan
Entran
Cerrar al final del

periodo contable (+)
SALDO CREDITO "SE SALDAN"
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Naturaleza de las Cuentas De Gastos

Movimiento de cuentas de Gastos: estas cuentas son de naturaleza
debito empiezan y aumentan su movimiento es en él Debe.
normalmente no se acreditan sino al final del ejercicio, para cancelar su
saldo.
5. CUENTAS DE GASTOS
Debe Haber
Empiezan
Aumentan
Entran
(+) Cerrar al final del periodo contable
SALDO DEBITO "SE SALDAN"
NATURALEZA DEBITO
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Movimiento de las Costos de Ventas: Representa el valor del costo
de los artículos adquiridos para la venta. Estas cuentas empiezan y
aumentan en el Debito; disminuyen y se cancelan en el crédito;
normalmente se acreditan al final del periodo para su cierre; su saldo es
débito.
6.- CUENTAS DE COSTO DE VENTAS
Débitos Créditos
+ -
Aquí empiezan Aquí disminuyen
y aumentan y se cancelan
Saldo débito
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La Partida Doble y la Ecuación Contable.
Nota:Plan de Cuentas (a partir del año 2016 cada empresa
adopta su plan de cuentas) Para Comerciantes
✓ Identificar las normas legales que reglamentan el ejercicio de

aplicación de la Contabilidad.
✓ Conocer y aplicar el plan único de cuentas como herramienta
fundamental para el ordenamiento uniforme de la información
contable.
✓ Identificar y aplicar el concepto de partida doble, para el registro

de la información contable.
✓ Comprender y aplicar el concepto de ecuación contable, para
entender la estructura financiera de la empresa.
Principios de contabilidad, Definición y ámbito de aplicación:
De conformidad con el artículo 6º de la Ley 43 de 1990, se entiende por

principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en
Colombia, el conjunto de conceptos básicos y de reglas que deben ser
observados al registrar e informar contablemente sobre los asuntos y
actividades de personas naturales o jurídicas.
Apoyándose en ellos, la contabilidad permite identificar, medir, clasificar,
registrar, interpretar, analizar, evaluar e informar, las operaciones de un
ente económico, en forma clara, completa y fidedigna.
Por lo tanto, todas las personas que de acuerdo con la ley estén obligadas
a llevar contabilidad y quienes, sin estar obligados a llevar contabilidad,
pretendan hacerla valer como prueba, deberán hacerlo conforme al
decreto 2649 de 1993, reglamento general de la contabilidad
Objetivos y cualidades de la información contable
13
Objetivos básicos. La información contable debe servir
fundamentalmente para:
1. Conocer y demostrar los recursos controlados por un ente

económico, las obligaciones que tenga de transferir recursos a otros
entes, los cambios que hubieren experimentado tales recursos y el
resultado obtenido en el período.
2. Predecir flujos de efectivo.
3. Apoyar a los administradores en la planeación, organización y
dirección de los negocios.
4. Tomar decisiones en materia de inversiones y crédito.
5. Evaluar la gestión de los administradores del ente económico.
6. Ejercer control sobre las operaciones del ente económico.
7. Fundamentar la determinación de cargas tributarias, precios y tarifas.
8. Ayudar a la conformación de la información estadística nacional.
9. Contribuir a la evaluación del beneficio o impacto social que la
actividad económica de un ente represente para la comunidad.
Cualidades de la información contable. Para poder satisfacer

adecuadamente sus objetivos, la información contable debe ser
comprensible y útil. En ciertos casos se requiere, además, que la
información sea comparable.
La información es comprensible cuando es clara y fácil

de entender. La información es útil cuando es
pertinente y confiable.
La información es pertinente cuando posee valor de realimentación,

valor de predicción y es oportuna.
La información es confiable cuando es neutral, verificable y en la

medida en la cual represente fielmente los hechos económicos.
La información es comparable cuando ha sido preparada sobre bases

uniformes.
Normas básicas, Definición. Las normas básicas son el conjunto de

postulados, conceptos y limitaciones, que fundamentan y circunscriben
la información contable, con el fin de que ésta goce de las cualidades
indicadas anteriormente.
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Ente económico. El ente económico es la empresa, esto es, la actividad
económica organizada como una unidad, el ente debe ser definido e
identificado en forma tal que se distinga como una persona individual,
diferente de sus dueños y de otros entes.
Continuidad. Supone que el ente económico debe funcionar en forma

permanente sin interrupción alguna, salvo manifestación que indique lo
contrario, ya que los socios invierten en las empresas con la expectativa
de que estas tendrán una existencia suficiente que les permita recuperar
su inversión y obtener utilidades.
Unidad de medida. Los diferentes recursos y hechos económicos

deberán ser reconocidos por el ente en una misma unidad de medida.
Por regla general se debe utilizar como unidad de medida la moneda
funcional, entendido como el signo monetario del medio económico en el
cual la empresa obtiene y usa el efectivo.
Período. El ente económico debe preparar y difundir periódicamente

estados financieros, durante su existencia.
Los cortes respectivos deben definirse previamente, de acuerdo con las

normas legales y en consideración al ciclo contable.
Por lo menos una vez al año, con corte al 31 de diciembre, el ente

económico debe emitir estados financieros de propósito general.
Valuación o medición. Los hechos económicos que el proceso contable

cuantifica se registran al costo, teniendo en cuenta que los costos de
adquisición de un activo están conformados por su precio más todos los
costos y gastos incurridos en su adquisición. Cuando ocurran eventos
económicos que los afecten, como por ejemplo el fenómeno inflacionario,
es necesario realizar los ajustes que sean necesarios para que se
registren a sus valores reales actuales y no incidan en la toma de
decisiones.
Realización. Se entiende que un hecho económico se ha realizado

cuando quiera que pueda comprobarse que, como consecuencia de
transacciones o eventos pasados, internos o externos, el ente económico
tiene o tendrá un beneficio o un sacrifico económico, o ha experimentado
un cambio en sus recursos, en uno y otro caso razonablemente
cuantificables.
15
Asociación. Los ingresos devengados en cada período se deben asociar
con los costos y gastos incurridos para producir tales ingresos,
registrando unos y otros simultáneamente en las cuentas de resultados.
Cuando una partida no se pueda asociar con un ingreso, costo o gasto,
correlativo y se concluya que no generará beneficios o sacrificios
económicos en otros períodos, debe registrarse en las cuentas de
resultados en el período corriente.
Mantenimiento del patrimonio. Un ente económico obtiene utilidad, o

excedentes, en un período únicamente después de que su patrimonio
haya sido mantenido o recuperado. Esta evaluación puede hacerse
respecto del patrimonio financiero constituido por los aportes de los
socios, o del patrimonio físico u operativo que incluye todas las cuentas
del patrimonio.
Revelación plena. La empresa debe informar en forma completa,

aunque resumida, todo aquello que sea necesario para comprender y
evaluar correctamente su situación financiera, los cambios que ésta
hubiere experimentado, los cambios en el patrimonio, el resultado de sus
operaciones y su capacidad para generar flujos futuros de efectivo. Lo
anterior se satisface a través de la presentación de los estados
financieros de propósito general, de las notas a los estados financieros,
de información suplementaria y de otros informes, tales como el informe
de los administradores sobre la situación económica y financiera del ente
y sobre lo adecuado de su control interno.
Importancia relativa o materialidad. La información contable debe

reconocer aspectos importantes del ente económico que puedan ser
valuados en unidades monetarias, al preparar estados financieros, la
importancia relativa o materialidad se debe determinar con relación al
activo total, al activo corriente, al pasivo total, al pasivo corriente, al
capital de trabajo, al patrimonio o a los resultados del ejercicio, según
corresponda.
Prudencia. Cuando quiera que existan dificultades para medir de

manera confiable y verificable un hecho económico realizado, se debe
optar por registrar la alternativa que tenga menos probabilidades de
sobrestimar los activos y los ingresos, o de subestimar los pasivos y los
gastos.
Plan Único de Cuentas para Comerciantes, Definición y

estructura, Catalogo de Cuentas, Descripciones y Dinámicas.
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Observación: a partir del año 2016 cada empresa adoptara su
propio Plan de Cuentas.
Definición El Plan Único de Cuentas busca la uniformidad en el registro

de las operaciones económicas realizadas por los comerciantes, con el
fin de permitir la transparencia de la información contable y, por
consiguiente, su claridad, confiabilidad y comparabilidad. Art. 1º.
Decreto 2894 de 1994.
Estructura: está conformada por: el catálogo de cuentas,

descripciones y dinámicas.
Catálogo de las cuentas: El catálogo de cuentas contiene la relación

ordenada de las clases, grupos, cuentas y subcuentas del Activo, Pasivo,
Patrimonio, Ingresos, Gastos, Costo de ventas, Costo de Producción o
de Operación y cuentas de orden, identificadas con un código numérico
y su respectiva denominación. Art. 3º. Decreto 2894 de 1994.
Adicionalmente a las subcuentas señaladas en el catálogo, podrán

utilizarse las auxiliares de acuerdo con las necesidades de la empresa,
para lo cual bastará con incorporarlas a partir del séptimo dígito. Art. 7º.
Decreto 2894 de 1994.
Abreviaturas” la denominación dada a los rubros que conforman el

Catálogo del Plan
Único de Cuentas, podrá ser aplicada utilizando abreviaturas o parte de

la denominación, según le corresponda”. (Art. 9º. Decreto 2894 del
30.12.94).
El Catalogo de cuentas está estructurado sobre la base de los

siguientes niveles:
Clase El primer dígito
Grupo Los dos primeros dígitos
Cuenta Los cuatro primeros dígitos
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Subcuenta Los seis primeros dígitos
Auxiliares Con siete o más dígitos
Las clases que identifica el primer dígito, son:
Clase 1 Activo
Clase 2 Pasivo
Clase 3 Patrimonio
Clase 4 Ingresos
Clase 5 Gastos
Clase 6 Costo de ventas
Clase 7 Costo de Producción o de Operación
Las clases 1, 2 y 3 comprenden las cuentas que conforman el

Balance General; las clases 4, 5 y 6 corresponden a las cuentas del
Estado de Ganancias y Pérdidas o Estado de Resultados.
Descripciones y dinámicas
1.- ACTIVO
Los beneficios económicos futuros de un activo son su potencial para
contribuir directa o indirectamente, a los flujos de efectivo y de
equivalentes al efectivo de la entidad. Esos flujos de efectivo pueden
proceder de la utilización del activo o de su disposición.
Al determinar la existencia de un activo, el derecho de propiedad no es
esencial. Así, por ejemplo, una propiedad mantenida en arrendamiento
es un activo si la entidad controla los beneficios que se espera que
fluyan de la propiedad.
18
Clase Grupo Cuenta
1.- ACTIVOS
Agrupa el conjunto de las cuentas que representan los bienes y derechos

tangibles e intangibles de propiedad del ente económico, que en la
medida de su utilización, son fuente potencial de beneficios presentes o
futuros. Comprende los siguientes grupos: el Disponible, las Inversiones,
los Deudores, los Inventarios, las Propiedades, Planta y Equipo, los
Intangibles, los Diferidos, los Otros Activos y las Valorizaciones. Las
cuentas que integran esta clase tendrán siempre saldo de naturaleza
débito, con excepción de las Provisiones, las Depreciaciones, el
Agotamiento y las Amortizaciones.
Que serán deducidas, de manera separada, de los correspondientes

grupos de cuentas. Mensual o anualmente deben ajustarse por inflación
de acuerdo con las normas
Clase Grupo Cuenta

1 ACTIVO 11 DISPONIBLE
Comprende las cuentas que registran los recursos de liquidez inmediata

total o parcial con que cuenta el ente económico y puede utilizar para
fines generales o específicos. Entre éstos podemos mencionar la Efectivo
y equivalente al efectivo (Caja), los depósitos en bancos y otras
entidades financieras.
Clase Grupo Cuenta
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1105 EFECTIVO Y
EQUIVALENTE AL
1 ACTIVO 11 DISPONIBLE EFECTIVO (CAJA)
Registra la existencia en dinero efectivo o en cheques con que

cuenta el ente económico, en moneda nacional y extranjera,
disponible en forma inmediata.
Débitos
a. Por las entradas de dinero en efectivo y por los cheques recibidos

por cualquier concepto, en moneda nacional como en moneda
extranjera.
b. Por los sobrantes en Efectivo y equivalente al efectivo (Caja) al
efectuar arqueos.
c. Por el valor de la constitución o incremento del fondo de Efectivo y
equivalente al efectivo (Caja) menor.
Créditos
a. Por el valor de las consignaciones diarias en cuentas corrientes

bancarias o de ahorro.
b. Por faltantes en Efectivo y equivalente al efectivo (Caja) al efectuar
arqueos.
c. Por la reducción o cancelación del monto del fondo de Efectivo y
equivalente al efectivo (Caja) menor.
d. Por el valor de los pagos en efectivo, en los casos en que por
necesidades del ente económico se requieran.
2 PASIVO
Una característica esencial de un pasivo es que la entidad tiene una

obligación presente de actuar de una forma determinada. La obligación
puede ser una obligación legal o una obligación implícita. Una obligación
legal es exigible legalmente como consecuencia de la ejecución de un
20
contrato vinculante o de una norma legal. Una obligación implícita es
aquella que se deriva de las actuaciones de la entidad, cuando: (a)
debido a un patrón establecido de comportamiento en el pasado, a
políticas de la entidad que son de dominio público o a una declaración
actual suficientemente específica, la entidad haya puesto de manifiesto
ante terceros que está dispuesta a aceptar cierto tipo de
responsabilidades; y (b) como consecuencia de lo anterior, la entidad
haya creado una expectativa válida, ante aquellos terceros con los que
debe cumplir sus compromisos o responsabilidades.
Clase Grupo Cuenta
2.- PASIVOS
Agrupa el conjunto de las cuentas que representan las obligaciones

contraídas por el ente económico en desarrollo del giro ordinario de
su actividad, pagaderas en dinero, bienes o servicios. Comprende las
Obligaciones Financieras, los Proveedores, las Cuentas por Pagar, los
Impuestos y Gravámenes, las Obligaciones Laborales, los Diferidos,
Otros Pasivos, los Pasivos Estimados y Provisiones, los Bonos y
Papeles Comerciales.
Las Cuentas que integran esta clase tendrán siempre saldos de

naturaleza crédito.
Los Pasivos expresados en moneda extranjera el último día del mes o
año, se ajustará por inflación conforme a las normas legales vigentes
Clase Grupo Cuenta

21.
2 PASIVO OBLIGACIONESFINANCIERAS
Comprende el valor de las obligaciones contraídas por el ente

económico, mediante la obtención de recursos provenientes de
establecimientos de crédito o de otras instituciones financieras y otros
entes distintos de los anteriores, del país o del exterior; también
incluye los compromisos de recompra de inversiones y cartera
negociada.
21
Clase Grupo Cuenta
21. OBLIGACIONES 2105 BANCOS
2 PASIVO FINANCIERAS NACIONALES
Registra el monto del capital de las obligaciones contraídas por el ente

económico, en moneda nacional o extranjera, con establecimientos
bancarios.
Créditos
a. Por el valor de las financiaciones o préstamos recibidos.

b. Por el valor de las notas débito recibidas.
c. Por el valor del ajuste por diferencia en cambio, corrección monetaria
o por pacto de reajuste, si fuere el caso.
Débitos
a. Por valor de los pagos parciales o totales aplicables a las obligaciones

registradas.
b. Por el valor de las notas crédito por abonos o cancelación de
obligaciones.
c. Por el ajuste negativo por diferencia en cambio de los saldos en
moneda extranjera.
Clase Grupo Cuenta
3.PATRIMONIO
22
El Patrimonio es el residuo de los activos reconocidos menos los pasivos
reconocidos. Se puede subclasificar en el estado de situación financiera.
Por ejemplo, en una sociedad por acciones, las subclasificaciones
pueden incluir fondos aportados por los accionistas, las ganancias
acumuladas y ganancias o pérdidas reconocidas directamente en
patrimonio.
Agrupa las cuentas que representan el valor de comparar el Activo total
menos el Pasivo externo, producto de los recursos netos del ente
económico que han sido suministrados por el propietario de los mismos,
ya sea directamente o como consecuencia del giro ordinario de sus
negocios. Comprende los Aportes de los accionistas, socios o
propietarios, Superávit, Reservas, Revalorización de Patrimonio,
Dividendos y Resultados de los ejercicios. Las cuentas deben ajustarse
de conformidad con las normas vigentes.
Clase Grupo Cuenta

31 CAPITAL
3 PATRIMONIO SOCIAL
Comprende el valor total de los aportes iniciales y los posteriores

aumentos o disminuciones que los socios, accionistas o aportantes
ponen a disposición del ente económico, mediante cuotas, acciones o
monto asignado, respectivamente, de acuerdo con escrituras públicas
de constitución o reformas, o suscripción de acciones según el tipo de
sociedad, con el lleno de los requisitos legales.
Para el caso de las compañías por acciones estará constituido por el

Capital Autorizado, el Suscrito y el Pagado, cuyo registro se hará
separado para cada uno por el monto correspondiente.
Clase Grupo Cuenta
3.- 31 CAPITAL 3105 CAPITAL.SUSCRITO Y

PATRIMONIO SOCIAL PAGADO
Registra el ingreso real al Patrimonio del ente económico de los aportes

efectuados por los accionistas.
23
Créditos: Registro del Capital Autorizado.
a. Por la suma fijada en la escritura de constitución (310505), con cargo

a la subcuenta 310510, y por los aumentos o modificaciones del
Capital Autorizado.
Débitos
a. Por el valor del Capital Autorizado al constituirse el ente económico

(310510), con abono a la subcuenta 310505, Capital Autorizado, y por
los aumentos o modificaciones del Capital Autorizado.
Clase Grupo Cuenta
3 PATRIMONIO 31 CAPITAL SOCIAL 3105 APORTES SOCIALES
Registra el valor de los aportes sociales realizados por los socios al

momento de constituir el ente económico, respaldados por la escritura
pública de constitución; así como los incrementos posteriores efectuados
mediante las escrituras de reforma de estatutos correspondientes, previo
el cumplimiento de los requisitos legales vigentes al momento de la
constitución o del aumento.
Créditos
a. Por el valor nominal de los aportes recaudados efectivamente.

b. Por el valor dado a los aportes efectuados en especie con cargo a la
cuenta respectiva del Activo, según la naturaleza del mismo.
c. Por el valor de aquellas utilidades que la Junta de Socios ordene
capitalizar.
DÉBITOS
a. Por el valor nominal de los aportes al retiro de los asociados o la cesión
de cuotas.
b. Por el valor nominal de los aportes en la reducción del capital, previo

el cumplimiento de las disposiciones legales pertinentes.
c. Por el valor nominal de los aportes al momento de liquidarse el ente
económico.
24
INGRESOS
Clase Grupo Cuenta
4.- INGRESOS
Agrupa las cuentas que representan los beneficios operativos y

financieros que percibe el ente económico, en el desarrollo del giro
normal de su actividad comercial en un ejercicio determinado. Mediante
el sistema de causación se registrarán como beneficios realizados, y en
consecuencia deben abonarse a las cuentas de ingresos no causados y
no recibidos. Se entiende causado un ingreso cuando nace el derecho a
exigir su pago, aunque no se haya hecho efectivo el cobro.
Al final del ejercicio económico las cuentas de ingresos se

cancelarán con abono al grupo 59, Ganancias y Pérdidas.
Clase Grupo Cuenta
4. INGRESOS 41 OPERACIONALES
Comprende los valores recibidos o causados como resultado de las

actividades desarrolladas en cumplimiento de su objeto social,
mediante la entrega de bienes o servicios, así como los dividendos,
participaciones y demás ingresos por conceptos de intermediación
financiera, siempre y cuando se identifique con el objeto social
principal del ente económico.
Las cuentas de este grupo deben ajustarse por inflación, de

conformidad con las disposiciones legales vigentes
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Clase Grupo Cuenta
4135XX COMERCIO AL
4. INGRESOS 41 OPERACIONALES POR
MAYOR Y AL POR MENOR
Registra el valor de los ingresos obtenidos por el ente económico en las

actividades de compra, venta y reparación o mantenimiento de bienes
o productos a los cuales no se les realizan procesos de transformación,
como automotores, combustibles, materias primas agropecuarias,
animales vivos, alimentos, bebidas, productos textiles, prendas de
vestir, calzado y enseres domésticos, durante el ejercicio.
Créditos
a. Por el valor de los ingresos por venta, reparación o mantenimiento
de bienes o mercancías, según Factura o cuenta de cobro.
Débitos
a. Por la cancelación de saldos al cierre del ejercicio.
Clase Grupo Cuenta
4. INGRESOS 41 OPERACIONALES 4175 DEVOLUCIONES

EN VENTAS (DB)
Registra el valor de las devoluciones, originadas en ventas

realizadas por el ente económico.
Créditos
a. Por la cancelación de saldos al cierre del ejercicio.
26
Débitos
a. Por el valor de las devoluciones.

b. Por el valor de los ajustes por inflación.
Clase Grupo Cuenta
4. INGRESOS 42 NO OPERACIONALES
Comprende los ingresos provenientes de transacciones diferentes a los

del objeto social o giro normal de los negocios del ente económico e
inclusive entre otros, los ítems relacionados con operaciones de carácter
financiero en moneda nacional o extranjera, arrendamientos, servicios,
honorarios, utilidad en venta de Activos e inversiones, dividendos y
participantes, indemnizaciones, recuperaciones de deducciones e
ingresos de ejercicios anteriores.
Clase Grupo Cuenta
4. INGRESOS 42 NO OPERACIONALES 4210 FINANCIEROS
Registra el valor de los ingresos obtenidos por el ente económico por

concepto de rendimientos de capital, a través de actividades
diferentes a las de su objeto social principal.
Créditos
a. Por el valor de los intereses corrientes o de mora devengados.
27
b. Por el valor de los rendimientos devengados por las inversiones.
Débitos
a. Por la cancelación de saldos al cierre de ejercicio.
GASTOS
Clase Grupo Cuenta
5.- GASTOS
Agrupa las cuentas que representan los cargos operativos y financieros

en que incurre el ente económico, en desarrollo del giro normal de su
actividad en un ejercicio económico determinado, así como el valor del
ajuste por inflación.
Mediante el sistema de causación se registrará, con cargo a las cuentas

del Estado de Resultados, los gastos causados pendientes de pago. Se
entiende causado un gasto cuando nace la obligación de pagarlo, aunque
no se haya hecho efectivo el pago.
Al final del ejercicio económico, las cuentas de gastos se

cancelarán con cargo al grupo 59, Ganancias y Pérdidas.
Clase Grupo Cuenta
5.- GASTOS
28
51 OPERACIONALES DE
ADMINISTRACIÓN
Los gastos operacionales de administración son los ocasionados en

desarrollo del objeto social principal del ente económico, y registra, sobre
la base de causación, las sumas o valores en que se incurre durante el
ejercicio, directamente relacionados con la gestión administrativa
encaminada a la dirección, planeación, organización de las políticas
establecidas para el desarrollo de la actividad operativa del ente
económico, incluyendo básicamente las incurridas en las áreas ejecutiva,
financiera, comercial, legal y administrativa.
Las cuentas de este grupo deben ajustarse por inflación, de

conformidad con las disposiciones legales vigentes
Clase Grupo Cuenta
5.- 51 OPERACIONALES DE 5105 GASTOS DE

GASTOS PERSONAL
ADMINISTRACION
Registra los gastos ocasionados por concepto de la relación laboral

existente, de conformidad con las disposiciones legales vigentes, el
reglamento interno del ente económico y por el pacto laboral.
Débitos
29
a. Por el valor pagado o causado en virtud de los contratos de trabajo y
normas laborales vigentes.
b. Por el valor del ajuste por inflación.
Créditos
a. Por la cancelación del saldo al cierre del ejercicio.
Cuentas de orden contingentes: las cuentas de orden contingentes

reflejan hechos o circunstancias que pueden llegar a afectar la estructura
financiera de un ente económico.
Cuentas de orden fiduciarias: las cuentas de orden fiduciarias reflejan

los Activos, los Pasivos, el Patrimonio y las operaciones de otros entes
que, por virtud de las normas legales o de un contrato, se encuentran
bajo la administración del este económico.
Cuentas de orden fiscales: las cuentas de orden fiscales deben reflejar

las diferencias de valor existentes entre las cifras incluidas en el balance
y en el estado de resultados, y las utilizadas para la elaboración de las
declaraciones tributarias, en forma tal que unas y otras pueden
conciliarse.
Cuentas de orden de control: las cuentas de orden de control son

utilizadas por el ente económico para registrar operaciones realizadas
con terceros, que por su naturaleza no afectan la situación financiera de
aquél. Se usan también para ejercer control interno.
Registros en las cuentas de orden: en el registro de cuentas de orden

se deben observar las siguientes normas:
- Se deben registrar bajo “cuentas de orden por derecho contingentes”

los compromisos o contratos de los cuales se pueden derivar derechos.
- Se deben registrar bajo “cuentas de orden por responsabilidades
contingentes” los compromisos o contratos que se relacionen con
posibles obligaciones.
30
- Los diferentes conceptos deben agruparse en cuentas específicas
según la naturaleza de la transacción o evento y utilizar como
contrapartida la cuenta deudora o acreedora por contra respectiva.
Las cuentas de orden no pueden emplearse como un sustituto para omitir
el registro de pérdidas contingentes que de acuerdo con las normas
técnicas pertinentes exigen la creación de provisiones.
Partida Doble.
Concepto. Al examinar cualquier operación mercantil y recordar el

manejo de las cuentas, se descubrirá que en cada una de ellas se afectan,
por lo menos, dos cuentas, una que se debita y otra que se acredita,
teniendo en cuenta en cualquier registro contable la suma de los débitos
debe ser igual a la suma de los créditos, este hecho se conoce como el
principio de la partida doble.
Débitos. Es el registro de un aumento en una cuenta de naturaleza

activa, también es el registro de una disminución en una cuenta de
naturaleza pasiva o de patrimonio, así como el registro de un aumento
en una cuenta de gastos.
Créditos. Es el registro de un aumento en una cuenta de naturaleza

pasiva o de patrimonio, también es el registro de una disminución en
una cuenta de naturaleza activa, como el registro de un aumento en una
cuenta de ingresos.
9.1. Registros contables: Es el registro de las operaciones mercantiles

libros de contabilidad.
Registros contables simples: Solamente se afectan dos cuentas, una

con un registro en la columna de los débitos y la otra con un registro en
la de los créditos.
Ejemplo: Consignación en efectivo en la cuenta bancaria por valor de

$8.750.000.
31
Al realizar la consignación en la cuenta bancaria, se afecta la cuenta
Efectivo y equivalente al efectivo (Caja) disminuyéndose con un registro
en el crédito, simultáneamente se afecta la cuenta bancos aumentándose
con un registro en el débito.
1105
EFECTIVO Y
EQUIVALENT
E AL
EFECTIVO 1110
(CAJA) BANCOS
Débitos Créditos Débitos Créditos

8.750.000 8.750.000
Registros contables compuestos
Cuando en el registro se afectan más de dos cuentas, pueden ser una

cuenta deudora y dos o más cuentas acreedoras, o dos o más cuentas
deudoras y una acreedora.
Ejemplos: se compra una maquina fileteadora por valor de $7.200.000

se paga de la siguiente forma: de contado el 50% y el saldo a crédito.
Se afectan las siguientes cuentas: se incrementa el saldo de la cuenta

maquinaria y equipo, con un registro en débitos por el valor del costo de
la maquina fileteadora, se disminuye el saldo la cuenta bancos, con un
registro en créditos, por el valor pagado de contado, se incrementa el
saldo de la cuenta cuentas por pagar, con un registro en créditos por el
valor a crédito.
32
1520 1110
Maq y equipo Bancos 2305
Cuenta
sx
Pagar
Debit
Débitos Créditos o Crédito Débitos Créditos
7.200.000 3.600.000 3.600.000
La Ecuación Contable, Concepto
El equilibrio que debe existir en los registros contables, se basa en una

ecuación matemática conocida con el nombre de ecuación contable o
ecuación patrimonial. Se constituye en la representación de la
situación financiera del ente económico, tiene en cuenta los recursos y
propiedades con los que la empresa realiza sus actividades, las
obligaciones con terceros y la participación de los dueños.
LA ECUACION CONTABLE
ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO
PASIVOS = ACTIVOS – PATRIMONIO
PATRIMONIO = ACTIVOS – PASIVOS
33
Ejemplos:
1. Almacén el Country Ltda. Suministra la siguiente información:

$15.000.000 en bancos $5.000.000 en equipo de oficina $16.000.000
deudores clientes $35.000.000 en terrenos $14.000.000 proveedores
$20.000.000. Obligaciones financieras bancos nacionales Determinar el
Patrimonio de la empresa.
ACTIVOS PASIVOS
Bancos 15.000.000 Oblig. financieras 20.000.000
Equipo de
oficina 5.000.000 Proveedores 14.000.000
34.000.00
Deudores cliente 16.000.000 Total pasivos 0
Terrenos 35.000.000
71.000.00
Total activos 0 Total patrimonio ¿?
Patrimonio = Activo - Pasivo
X = 71.000.000 – 34.000.000
Patrimonio = 37.000.000
Inventarios: Concepto.
Los inventarios representan bienes corporales destinados a la venta en

el curso normal de los negocios, así como aquellos que se hallen en
proceso de producción o que se utilizarán o consumirán en la producción
de otros que van a ser vendidos.
34
El valor de los inventarios, el cual incluye todas las erogaciones y los
cargos directos e indirectos necesarios para ponerlos en condiciones de
utilización o venta.
El inventario de mercancías en las empresas comerciales, constituye uno

de los activos más importantes, por ser la cuenta de donde se derivan
las utilidades operacionales del ente económico, se encuentran
clasificados dentro del activo corriente por su relativa facilidad para ser
convertidos en efectivo a corto plazo.
Desempeñan un papel muy importante en la determinación del Costo de

ventas, por lo que se requiere que sean valuados utilizando métodos de
reconocido valor técnico.
Sistemas de inventarios:
Existen dos sistemas para el registro y control contable de los

inventarios, cada uno con una estructura particular para ser adaptado de
acuerdo a las necesidades de la empresa derivadas de su propio tipo de
inventarios, estos se conocen como: sistema de inventario periódico y
sistema de inventarios permanente o perpetuo.
Sistema de inventario permanente o perpetuo
Mediante la utilización de este sistema la empresa no requiere esperar a

la terminación del periodo para conocer el costo de las mercancías
vendidas, se evidencia en el mismo momento en que se producen las
operaciones de ventas, igualmente el saldo, en volúmenes y en valores,
de las mercancías en existencias esta siempre actualizado, el Sistema de
Inventarios Permanente o perpetuo, es utilizado especialmente en
aquellas empresas que manejan pocas referencias con precios
relativamente altos.
El control de los volúmenes y valores de las mercancías del inventario,

se controla mediante la utilización de tarjetas de control de existencias,
conocidas como tarjetas de Kardex, las cuales podrán diligenciarse
manualmente o en forma virtualizada por medio de software
especializado, de acuerdo a las necesidades de la empresa.
Las empresas obligadas a presentar su declaración tributaria firmada por
revisor fiscal o contador público, deberán establecer el costo de la
35
enajenación de los activos movibles por el sistema de inventarios
permanentes o continuos, o por cualquier otro sistema de reconocido
valor técnico dentro de las prácticas contables, autorizado por la
Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Art. 2º. Ley 174 de 1994).
Contabilización. El uso del sistema de inventarios permanente,

requiere la utilización de las cuentas que permiten conocer en cualquier
momento, para la preparación de estados financieros, el valor total de
ingresos por ventas, el costo de las mercancías vendidas y el valor del
inventario final.
Tanto las compras como las ventas se registran al costo en la cuenta
inventarios de mercancías, con el propósito de mantener actualizado el
valor del inventario final, para conocer el costo unitario y/o total de las
mercancías vendidas, es necesario utilizar la cuenta Costo de ventas
6135
Retención en compras
2.5% PERSONAS JURÍDICAS DECLARANTES
3.5% PERSONAS NATURALES NO DECLARANTES
Para el año 2020
El almacén Mi pasión Contable Ltda., Nit 999.999.999-9 Régimen común

compra, tiene como política realizar su comparas a personas jurídicas del
régimen común y realizar los pagos con cheque.
El día 5 del presente mes y año compra mercancías a crédito por valor
de $7.000.000 más IVA 19%, retención del 2.5%.
Código Cuentas Debe Haber

143501 Inventario mercancías 7.000.000
240802 IVA por pagar 19% 1.330.000
236540 Rete fuente por pagar 175.000
220501 Proveedores Nacionales 8.155.000
El día 8.- Compras mercancías de contado, por $4.350.000 más IVA de

19% rete Fuente del 2.5%.

240802 IVA por pagar 19% 826.500
236540 Rete fuente por pagar 108.750
111005 Bancos 5.067.750
36
Día 10.- Ventas mercancías a crédito por $10.600.000, más IVA del 19%,
rete Fuente 2.5%. Con un Costo de ventas $6.890.000,

130505 C x C Clientes 12.315.875
135515 Anticipo de impuesto 298.125
240801 IVA por pagar 19% 2.014.000
4135 Ingresos operc ventas 10.600.000
6135 Costo de ventas 6.890.000
Día 15 Ventas al contado, por valor de $6.350.000 más IVA del 19%,
rete Fuente 2.5%. Con un Costo de ventas de $3.935.000.

Efectivo y equivalente al
110505 efectivo (Caja) 7.397.750
240801 IVA por pagar 19% 1.206.500
4135 Ingresos operc ventas 6.350.000
Es importante destacar que este sistema no solamente se interesa en el

valor de la venta sino que simultáneamente se ocupa del Costo de
ventas que mantiene actualizado el costo de las mercancías vendidas
sin requerir de juego de inventarios, el saldo de la cuenta de inventarios
se mantiene igualmente actualizada, solamente se efectúan conteos
físicos de las mercancías en existencias como practica de control para
hacer comparaciones con el saldo de la cuenta inventarios de mercancías
y confirmar su exactitud o detectar pérdidas o errores en el manejo de
las existencias.
Las cuentas de Costo de ventas e ingresos operacionales por ventas

son cuentas de resultado es decir temporales, deben ser canceladas al
final del periodo, con un registro crédito y uno debito respectivamente
contra la cuenta pérdidas y ganancias, para la determinación de la
utilidad bruta en ventas.
La empresa obtuvo ingresos operacionales por ventas en el periodo por

valor de $16.950.000, el asiento de cierre ser el siguiente:
37
4135XX Ingresos operc ventas 16.950.000
590505 Pérdidas y ganancias 16.950.000
Con un Costo de ventas por valor de $10.825.000, que también es

objeto de cierre con el siguiente asiento:

590505 Pérdidas y ganancias 10.825.000
Como consecuencia del cierre de las cuentas de ingresos operacionales

por ventas y del Costo de ventas, la empresa determina que ha
obtenido una utilidad bruta en ventas por valor de $6.125.000, la cual
se podrá ver igualmente en el estado de pérdidas y ganancias:
Almacén mi pasión contable Ltda.

Nit 999.9999.999 -9
Estado de resultados Integral
Fecha___________
Ingreso operacional – ventas 16.950.000

(-) Costo de ventas
10.825.000
Utilidad bruta en ventas 6.125.000
Métodos de valuación de inventarios
Los inventarios representan un rubro de gran importancia para la

empresa, requieren, por lo tanto, una adecuada valuación del valor que
intervendrá frente a los ingresos del periodo en la determinación de la
utilidad.
Las mercancías se adquieren en diferentes momentos en el tiempo y a
diferentes precios, siendo afectados por los fenómenos económicos que
tienden a aumentar su valor de compra, se hace necesario decidir qué
38
precios asignar a las unidades que se venden y que costos tomar para
darle valor a los inventarios.
Para resolver la anterior situación, existen varios métodos que se usan
para valuar los inventarios de acuerdo a los tipos de inventarios y a las
expectativas de las empresas, entre estos métodos están:
Primeras en entrar primeras en salir PEPS.

Ultimas en entrar primeras en salir UEPS.
Promedio ponderado.
Método primeras en entrar primeras en salir PEPS

Este método se basa en que las unidades de las primeras compras, serán
las primeras que se venden al costo de adquisición, se traduce en que
los inventarios quedarán valuados al costo de las unidades de las últimas
compras, y las unidades vendidas al costo del inventario inicial
La valuación por este método da origen a tener un mayor inventario final,

es decir a costos actuales, un menor Costo de ventas, por ende, una
mayor utilidad, lo que implica mayor pago de impuestos.
En el sistema de inventario permanente el control de los inventarios se

hace mediante la utilización de tarjetas de Kardex, con las siguientes
características mínimas:
1. Especificaciones como clase y denominación de producto

2. Fecha de las operaciones
3. Referencia del comprobante que respalda la operación
4. Cantidad, Costo unitario, y costo total de las entradas, las salidas
y los saldos.
La Comercializadora Universo Ltda., suministra la siguiente

información:
Inventario inicial al 01 de enero de año 01, producto A, 1.200 unidades
a $4.500 c/u.
Durante el mes de enero realiza las siguientes operaciones.
Compras
Enero 03 450 unid a $4.890 c/u
Ventas
39
La empresa requiere efectuar la tarjeta de kardex, valuando por el
método peps, los registros contables y el estado de pérdidas y
ganancias.
Enero 03 compra 450 unidades del producto y a crédito s/Factura 1050

rete Fuente 2.5%
Fecha Código Cuenta Débitos Créditos

En 3 143501 Inventario de m/cias 2.200.500
240802 IVA X pagar 418.095
236540 Rete fuente X pagar 55.012
220501 Proveedores 2.563.583
Enero 07 vende de contado 450 unid a 8.100 c/u s/Factura 1001 rete
Fuente 2.5%

En 7 110505 efectivo (Caja) 4.246.425
135515 Anticipos de impuesto 91.125
4135 Ing. Operaciones en ventas 3.645.000
240801 IVA x pagar 692.550
143501 Inventario de m/cias 2.025.000
Enero 09 compra 600 unid a $4.950 c/u paga de contado s/Factura

2105 rete Fuente 2.5%

240802 IVA X pagar 564.300
236540 Rete fuente pagar 74.250
111005 Bancos 3.460.050
Fuente 2.5%

Ene 110505 efectivo (Caja) 7.339.500
14 135515 Anticipo de impuesto 157.500
4135XX Ing. operacionales ventas 6.300.000
240801 IVA x pagar 1.197.000
6135XXXX Costo de ventas 3.375.000
40
Enero 15 compra 540 unid a $5.010 c/u a crédito s/Factura 2316 rete
Fuente 2.5%

Ene 143501 Inventario de m/cias 2.705.400
15 240802 IVA X pagar 514.026
220501 Proveedores 3.151.791
Enero 19 vende 450 unid a $8.400 c/u s/Factura 1001 de contado rete
Fuente 2.5%

19 135515 Anticipo de impuesto 94,500
4135 Ing. operac ventas 3.780.000
240801 IVA x pagar 718.200
Enero 20 compra 360 unid a $5.100 c/u de contado s/Factura 3107

rete Fuente 2.5%

15 240802 IVA X pagar 348.840
111005 Proveedores 2.138.940
TARJETA DE KARDEX
Método Peps
Fecha Detalle Entradas Salidas Saldos

Ene 01 Inv. inicial 1200 4.500 5.400.000
Ene 03 Compra 450 4.890 2.200.500 450 4.890 2.200.500
Ene 07 Venta 450 4.500 2.025.000 750 4.500 3.375.000
450 4.890 2.200.500
Ene 09 Compra 600 4.950 2.970.000 750 4.500 3.375.000
450 4.890 2.200.500
600 4.950 2.970.000
Ene 14 Venta 750 4.500 3.375.000 450 4.890 2.200.500
600 4.950 2.970.000
Ene 15 Compra 540 5.010 2.705.400 450 4.890 2.200.500
600 4.950 2.970.000
540 5.010 2.705.400
41
Ene 19 Venta 450 4.890 2.200.500 600 4.950 2.970.000
540 5.010 2.705.400
Ene 20 Compra 360 5.100 1.836.000 600 4.950 2.970.000
540 5.010 2.705.400
360 5.100 1.836.000
Inventario final 1500 7.511.400
Costo de ventas 7.600.500
Almacén mi pasión contable

Ltda.
Estado de resultados
integral
Sistema permanente Método
PEPS
Ingresos operacionales – ventas 13.725.000

Menos – Costo de ventas (7.600.500)
Utilidad Bruta en Ventas 6.124.500
Método UEPS
UEPS significa última mercancía en entrar, primera en salir. Este método
tiene como fundamento el supuesto de que los últimos artículos
adquiridos son los primeros que se venden.

información:
a $4.500 c/u.
Compras
Ventas
Enero 07 450 unid a $8.100
c/u enero 14 750 unid a
$8.400 c/u Enero 19 450 unid
a $8.400 c/u
42
La empresa requiere efectuar la tarjeta de Kardex, valuando por el
método ueps, los registros contables y el estado de pérdidas y
ganancias.
Enero 03 compra 450 unidades del producto $4.890 c/u a crédito

s/Factura 1050 rete Fuente 2.5%

240802 IVA X pagar 19% 418.095
220501 Proveedores 2.563.583
Fuente 2.5%

En 7 110505 efectivo (Caja) 4.246.425
240801 IVA x pagar 692.550
Enero 09 compra 600 unid a $4.950 c/u paga de contado s/Factura 2105
rete Fuente 2.5%

240802 IVA X pagar 564.300
111005 Bancos 3.460.050
Fuente 2.5%

240801 IVA x pagar 1.197.000
6135 Costo de ventas 3.645.000 3.645.000
43
143501 Inventario de m/cias
Fuente 2.5%

15 240802 IVA X pagar 514.026
220501 Proveedores 3.151.791
fuente 2.5%

4135 Ingresos operac ventas 3.780.000
240801 IVA x pagar 718.200

rete fuente 2.5%

15 240802 IVA X pagar 348.840
111005 Proveedores 2.138.940
TARJETA DE KARDEX
44
Método Ueps
Ene 01 Inv. inicial 1200 4.500 5.400.000
Ene 03 Compra 450 4.890 2.200.500 450 4.890 2.200.500
Ene 07 Venta 450 4.890 2.200.500 1200 4.500 5.400.000
Ene 09 Compra 600 4.950 2.970.000 1200 4.500 5.400.000
600 4.950 2.970.000
Ene 14 Venta 600 4.950 2.970.000 1050 4.500 4.725.000
150 4.500 675.000
Ene 15 Compra 540 5.010 2.705.400 1050 4.500 4.725.000
540 5.010 2.705.400
Ene 19 Venta 450 5.010 2.254.500 1050 4.500 4.725.000
90 5.010 450.900
Ene 20 Compra 360 5.100 1.836.000 1050 4.500 4.725.000
90 5.010 450.900
360 5.100 1.836.000
Inventario final 1500 7.011.900
Almacén mi contabilidad
Ltda.
Estado de Resultados
Integral
Sistema permanente Método
UEPS

Método del promedio ponderado
Este método consiste en hallar el costo promedio de cada uno de los

artículos que hay en el inventario final, cuando dichas unidades son
idénticas en apariencia, pero no en el precio de adquisición, por cuanto
se han comprado en distintas épocas y a diferentes precios.
Para fijar el valor de costo de la mercancía por este método, se efectúa

la siguiente operación: valor total de la mercancía del inventario inicial
más las compras del periodo, dividido por la cantidad total de unidades
del inventario inicial más las compras del mismo periodo.
45
información:

a $4.500 c/u.
Compras
Ventas
La empresa requiere efectuar la tarjeta de kardex, valuando por el

método ueps, los registros contables y el estado de pérdidas y ganancias.
Enero 03 compra 450 unidades del producto y a crédito s/Factura 1050

rete fuente 2.5%
240802 IVA X pagar 418.095
46
220501 Proveedores 2.563.583
fuente 2,5%
En 7 110505 efectivo (Caja) 4.246.425
135515 Anticipos de impuesto 91.125
240801 IVA x pagar 692.550
Enero 09 compra 600 unid a $4.950 c/u paga de contado s/Factura

2105 rete fuente 2.5%
240802 IVA X pagar 564.300
111005 Bancos 3.460.050
fuente 2.5%
47
240801 IVA x pagar 1.197.000
fuente 2.5%
15 240802 IVA X pagar 514.026
220501 Proveedores 3.124.737
fuente 2.5%
240801 IVA x pagar 718.200

rete fuente 2.5%
48
15 240802 IVA X pagar 348.840
236540 Retefuent X pagar 45.900
111005 Proveedores 2.138.940
TARJETA DE KARDEX
Método Promedio ponderado
Ene 01 Inv. inic. 1200 4.500 5.400.000
Ene 03 Compra 450 4.890 2.200.500 1650 4.606.36 7.600.500
Ene 07 Venta 450 4.606.36 2.072.862 1200 4.606.36 5.527.632
Ene 09 Compra 600 4.950 2.970.000 1800 4.720.90 8.497.632
Ene 14 Venta 750 4.720.9 3.540.675 1050 4.720.9 4.956.945
Ene 15 Compra 540 5.010 2.705.400 1590 4.819.08 7.662.345
Ene 19 Venta 450 4.819.08 2.168.586 1140 4819.08 5.493751.2
Ene 20 Compra 360 5.100 1.836.000 1500 4.886.5 7.329751.2
Inventari
o final 1500 7.329751.2
Costo de ventas 7.782123
49
Almacén mi contabilidad
Ltda.
Estado de Resultados
Integral
Sistema permanente Método promedio
ponderado
Comparación entre los métodos Peps, Ueps y promedio ponderado para

la valuación de los inventarios
Método utilizado Inventario final Costo de ventas
PEPS 7.511.400 7.600.500
Promedio ponderado 7.329.751 7.782.123
UEPS 7.011.900 8.100.000
La valoración más alta en el inventario final se obtiene con el PEPS, la

valoración más baja con el UEPS y una valoración intermedia para el
inventario final con el promedio ponderado.
El mayor Costo de ventas se obtiene con el método UEPS. El menor

Costo de ventas con el método PEPS y un Costo de ventas intermedio
con el método Promedio Ponderado.
Concepto, salarios, aportes patronales y prestaciones sociales

por pagar
50
LA NOMINA
Es un documento de contabilidad manual que consiste en una relación

nominal de cada una de las personas o trabajadores que presten servicios
en las empresas ya sean devengados o descuentos en una relación
laboral deben percibir haberes.
En la nómina va escrito los nombres de los trabajadores en una oficina,

el sueldo de cada persona, las prestaciones que la empresa les hace.
Su procedimiento consiste en determinar el valor bruto devengado por

cada trabajador, efectuar las deducciones, calcular el valor neto a pagar,
preparar los cheques de pago y mantener un registro individual de lo
devengado por cada empleado.
APORTES PARAFISCALES
PARAFISCALES, SENA, ICBF, APORTES A SALUD
IMPUESTO SOBRE LA RENTA PARA LA EQUIDAD
¿En qué casos se exoneró de pagos de aportes al SENA, ICBF Y SALUD

a los empleadores y desde cuándo?
¿DESDE CUANDO APLICA?
I.C.B.F. Y SENA A PARTIR DEL 1 DE MAYO DE 2013 Y SALUD A

PARTIR DEL 1 DE ENERO DE 2014.
PARTES ANTES HOY PAGO

Empleador 8.5% No aporta
Trabajador 4% 4%
PARAFISCALES. La ley ha establecido como norma general que los
empleadores deben realizar aportes por cada uno de sus trabajadores
con destino al ICBF, al SENA y a las Efectivo y equivalente al efectivo
(Caja)s de Compensación Familiar, al igual que a Salud, Pensiones y
Riesgos Profesionales.
EXCEPCIÓN. La Ley 1607 de 2012, ha establecido como excepción a esa

norma la exoneración al empleador de realizar aportes al ICBF y Sena e
igual que a Salud así:
51
EXONERADOS DEL PAGO DEL APORTE:
Sociedades y Personas Jurídicas asimiladas
Personas naturales empleadoras
REQUISITO
-Declarantes del impuesto sobre renta y

complementarios.
-Que devenguen individualmente hasta 10

salarios mínimos
-Que devenguen menos de 10 salarios mínimos
legales mensuales
-Que el empleador tenga 2 o más trabajadores
APORTE DE SALUD. Porcentaje que se aplica al salario
La exoneración de pago del aporte en salud para el empleador también

aplica a los mismos empleadores exonerados del pago de aportes al
SENA, ICBF
Antes de la Reforma tributaria.
Todo empleador de carácter permanente (incluidas todas las entidades

de nivel oficial) que tengan trabajadores a su servicio está obligado a
efectuar aportes parafiscales del 9% de su nómina mensual de salarios,
con destino al SENA, ICBF y Efectivo y equivalente al efectivo (Caja) de
Compensación Familiar.
52
Este aporte se realiza por intermedio del Efectivo y equivalente al
efectivo (Caja) de compensación a que este afiliado el empleador.
En el caso de la Nación en todos sus órdenes, los aportes al SENA, se

distribuyen entre esa entidad, la ESAP y las escuelas industriales e
institutos técnicos de carácter nacional y territorial.
Las empresas deben realizar estos pagos a través de las

autoliquidaciones pertinentes.
Existe interpretación apoyada en doctrina del Ministerio de trabajo en el

sentido que mientras la persona esta incapacitada no se paga aportes
parafiscales.
Es importante destacar la creación de la UGPP (Unidad Administrativa

Especial de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de la
Protección Social – UGPP) en el control de pago de parafiscales, entidad
adscrita al ministerio de hacienda y crédito público
¿Qué pasa si el empleador no paga los parafiscales?
Art. 664 del E.T. contempla como sanción por la no acreditación del
pago de los parafiscales previamente a la presentación de la
declaración de renta, el desconocimiento de la deducción por salarios.
Importante: los pagos efectuados por concepto

de Parafiscales, son deducibles en la liquidación
del impuesto de renta y su complementario
APORTES A (CAJA)S DE COMPENSACIÓN FAMILIAR
El aporte equivale al 4% del monto de la respectiva nómina de salarios.
Los aportes deben consignarse de compensación a la cual se haya afiliado

el empleador dentro de los diez (10) primeros días del mes siguiente a
aquel sobre el cual se está determinando el 4%.
53
Los empleadores del sector primario, bien sea que opten por aportar a
través del Banco Agrario o por la caja de compensación, se encuentran
autorizados para pagar dentro de los veinte (20) primeros días hábiles
del mes siguiente.
El no pago oportuno de los aportes conlleva la suspensión de la calidad

de afiliado a la respectiva de compensación y por consiguiente los
trabajadores no recibirán el subsidio familiar en dinero ni en especie.
La reincidencia en su mora, puede conllevar a la perdida de la calidad de

afiliado.
Están obligados a afiliarse a las cajas de compensación todos los

empleados que ocupen uno o más trabajadores permanentes.
Prestaciones sociales. Son los beneficios que en virtud de las normas

laborales tienen los trabajadores:
✓ Cesantías
✓ Intereses sobre las cesantías
✓ Prima de servicios
✓ vacaciones
Cesantías. Es el derecho que tiene todo trabajador a un auxilio de

cesantía equivalente a un salario promedio mensual devengado por
cada año de servicios y Proporcionalmente por fracción.
Intereses sobre cesantías. El trabajador tiene derecho a percibir

intereses sobre el valor de la cesantía causada, a razón del 1% mensual.
54
Prima de Servicios. Es el derecho que tiene el trabajador, a recibir del
empleador el equivalente a un salario mensual distribuido así: en el mes
de junio el 50% y en el mes de diciembre el otro 50%, de acuerdo a la
legislación laboral, el empleador esta obligado a pagar la prima de
servicios correspondiente a los trabajadores que tengan este derecho.
Vacaciones. Al cumplir cada año de labores, el trabajador tiene derecho

a disfrutar de 15 días hábiles de vacaciones liquidadas sobre el último
salario devengado.
El contrato de trabajo
Según el Código Sustantivo del Trabajo: “contrato de trabajo es aquel

por el cual una persona natural se obliga a prestar un servicio personal
a otra persona natural o jurídica, bajo la continuada dependencia o
subordinación de la segunda y mediante remuneración. Quien presta el
servicio se denomina trabajador, quien recibe y remunera, empleador, y
la remuneración, cualquiera que sea su forma, salario” (Art. 22 C. S. T.)
Elementos del contrato de trabajo
“Para que haya contrato de trabajo se requiere tres elementos

esenciales:
✓ Actividad personal del trabajador.

✓ Subordinación del trabajador hacia el empleador*.
✓ Salario como retribución del servicio” (Art. 23 C. S. T.)
Duración del contrato de trabajo
“El contrato de trabajo puede celebrarse por tiempo determinado, por el

tiempo que dure la realización de una obra o labor determinada, por
tiempo indefinido o para ejecutar un trabajo ocasional, accidental o
transitorio”. (Art. 45 C. S. T.)
55
Terminación del contrato de trabajo
“El contrato de trabajo termina:
1. Por muerte del trabajador;

2. Por mutuo consentimiento;
3. Por expiración del plazo fijado pactado;
4. Por terminación de la obra o labor contratada;
5. Por liquidación o clausura definitiva de la empresa o establecimiento;
**
6. Por suspensión de actividades por parte del empleador durante más
de 120 días; **
7. Por sentencia ejecutoriada;
8. Por decisión unilateral por parte del empleador o por parte del
trabajador;
9. Por no regresar el trabajador a su empleo, al desaparecer la causa
de
Suspensión del contrato” (Art. 61 C.S.T.).
Liquidación de la nómina
Salario básico, “Es la remuneración ordinaria pactada en el contrato

laboral y sirve de base para la liquidación del trabajo nocturno, trabajo
en dominicales y festivos y trabajo extra en días ordinarios, dominicales
y en festivos, la jornada de trabajo es la que convengan las partes y su
duración máxima legal es de 8 horas al día y 48 a la semana, salvo
algunas excepciones.” (Art. 158-161 C. S. T.).
Comisiones, están constituidas por los pagos adicionales al salario

básico, que recibe el trabajador para estimular el desarrollo de su gestión
especialmente en ventas.
Horas extras o trabajo suplementario, “Trabajo suplementario o de

horas extras es el que excede de la jornada ordinaria y en todo caso el
que excede de la jornada máxima legal” (Art. 159 C. S. T.)
56
Salario diario
Hora ordinaria ————————
8
TRABAJO NOCTURNO Hora ordinaria X

1.35
Entre las 10 p.m. y las 6 a.m.
HORA EXTRA DIURNA Hora ordinaria X

1.25
Entre las 6 a.m. y las 10 p.m.
HORA EXTRA NOCTURNA Hora ordinaria X

1.75
Entre las 10 P.M. y las 6 A.M.
Hora ordinaria X
HORA ORDINARIA DOMINICAL O FESTIVO 1.75
HORA EXTRA DIURNA EN DOMINICAL O Hora ordinaria X

FESTIVO 2.0
HORA EXTRA NOCTURNA EN DOMINICAL O Hora ordinaria X

FESTIVO 2.5
Auxilio de transporte. Reconocimiento adicional que debe realizar el

empleador a todo trabajador que devengue mensualmente hasta un
monto de dos salarios mínimos mensuales legales vigentes.
Valor devengado
Presenta el valor acumulado de las sumas que el empleador paga al

trabajador, y está formado por los distintos conceptos que constituyen
salario.
57
De acuerdo a la legislación laboral, “constituye salario, no sólo la
remuneración ordinaria fija o variable, sino todo lo que recibe el
trabajador en dinero o especie y como contraprestación directa del
servicio, sea cualquiera la forma o denominación que se adopte, como
primas, sobresueldos, bonificaciones habituales, valor de trabajo
suplementario o de las horas extras, valor del trabajo en días de
descanso obligatorio, y los porcentajes de comisiones sobre ventas” (Art.
127 C.S. T.) (ley 50, Art. 14).
Deducciones. El empleador solamente está autorizado para deducir por

nómina los aportes de los trabajadores para la seguridad social en para
salud y pensiones, retenciones en la fuente por salarios y descuentos por
mandatos judiciales. previa autorización escrita del trabajador puede
descontar cuotas voluntarias por conceptos como: fondos de empleados,
sindicatos, libranzas etc.
Prestaciones sociales. Las prestaciones sociales son beneficios legales

que el empleador debe pagar a sus trabajadores adicionalmente al salario
ordinario, para atender necesidades o cubrir riesgos originados durante
el desarrollo de su actividad laboral.
El empleador deberá causar mensualmente la provisión para el pago de

las obligaciones laborales que se generan por concepto de prestaciones
sociales.
Cesantías. Todo trabajador que haya laborado por lo menos un mes,

tiene derecho a una cesantía equivalente a un salario promedio mensual
devengado por cada año de servicios y proporcionalmente por fracción.
(SALARIO MENSUAL (*) X DÍAS TRABAJADOS)
———————————————————————
360
58
Intereses sobre cesantías. El trabajador tiene derecho a percibir
intereses sobre el valor de la cesantía causada, a razón del 1% mensual.
CESANTÍAS X DÍAS TRABAJADOS X 0.12
————————————————————
360
Prima de Servicios. De acuerdo a la legislación laboral, los trabajadores

tienen derecho al pago de un salario por año, por concepto de prima de
servicios, por cualquier tiempo trabajado, el empleador debe pagar la
prima de servicios correspondiente, en los meses de junio y diciembre.
SALARIO MES (*) X DÍAS TRABAJADOS SEMESTRE
—————————————————————————
360
Vacaciones. El trabajador tiene derecho a disfrutar de 15 días hábiles

de vacaciones liquidadas sobre el último salario devengado, por cada año
y proporcional equivalente a cualquier tiempo trabajado.
SALARIO MENSUAL BÁSICO X DÍAS TRABAJADOS
—————————————————————————
720
(*) Cuando en la fórmula aparece SALARIO MENSUAL equivale al

salario con todos los Factores que lo constituyen. Por ejemplo: auxilio
de transporte
59
Soportes Contables
60
Definición y clases de soportes. Medio escrito mediante el cual se
prueba la existencia de los hechos económicos o transacciones realizadas
en el ente económico, los soportes no solamente tienen carácter
probatorio, también son
necesarios para la realización de los registros, a través de los cuales se
incorporan los hechos económicos o transacciones al sistema de
información contable.
Aspectos legales. Teniendo en cuenta los requisitos legales que sean

aplicables según el tipo de acto de que se trate, los hechos económicos
deben documentarse mediante soportes, de orígenes internos o
externos, debidamente fechados y autorizados por quienes intervengan
en ellos o los elaboren.
Los soportes deben adherirse a los comprobantes de contabilidad
respectivos o, dejando constancia en éstos de tal circunstancia,
conservarse archivados en orden cronológico y de tal manera que sea
posible su verificación.
Los soportes pueden conservarse en el idioma en el cual se hayan
otorgado, así como ser utilizados para registrar las operaciones en los
libros auxiliares o de detalle.
Clases de soportes. Por su gran variedad mencionaremos los más

utilizados por las empresas, los soportes pueden ser de origen interno,
pero también pueden ser externos.
Soportes internos. son todos aquellos que la empresa elabora

internamente para el control, comprobación y registro de las
transacciones realizadas dentro del giro de sus negocios, su diseño en
algunos casos obedece a ciertas formas que establece la ley y en otros a
las necesidades de información y control del ente económico; entre los
cuales podemos citar los siguientes:
Recibo de caja -. Se usan como soporte de prueba de todos los ingresos

a Efectivo y equivalente al efectivo (Caja), recaudados por diversos
conceptos, representados en efectivo, cheques, tarjetas débito, tarjetas
crédito, etc. Regularmente se elabora, como mínimo en original y copia,
destinándose el original para quien realiza el pago y la copia para
soportar el registro en el sistema de información contable.
Recibo de caja menor. Se elaboran para soportar los gastos de menor

cuantía, cuyo valor y frecuencia no amerita realizar el pago con cheque,
como gastos de transporte, fotocopias, etc., por lo general para la
atención de estos gastos se crean los fondos de -menor a cargo de un
61
custodio que responde por su manejo. Se elaboran en original, el cual se
anexa como soporte al formato de reembolso correspondiente.
Comprobantes de egresos. Tienen la función de servir como prueba

de los desembolsos o pagos realizados por la empresa, los cuales para
efectos de control deben hacerse en cheque.
Deberán anexarse a los comprobantes de egreso, los soportes que dieron
origen a dicho pago como: Facturas, cuentas de cobro, etc. Teniendo en
cuenta que se debe dejar constancia de su cancelación mediante la
implantación de un sello que exprese que han sido pagados.
Se elaboran en original y dos copias, debidamente firmadas a satisfacción
por el beneficiario del pago, para ser distribuidas así; el original, con los
soportes del
pago, para la incorporación de la transacción en el sistema de
información contable, la primera copia para incorporar al consecutivo y
la segunda copia para la persona que realizó el pago.
Facturas de venta. Se elabora para protocoliza la realización de un

contrato de compraventa o prestación de servicios, en el cual se
discrimina en detalle el contenido del contrato, el monto de la
transacción, las condiciones de pago, la persona que interviene en la
venta y en muchos casos la persona que interviene en la compra.
Mediante este documento se genera el traslado de dominio del bien o
servicio transado, sin que se haya perfeccionado en su totalidad, ya que
el pago se puede realizar con posterioridad a la Facturación. Es un
comprobante de carácter obligatorio y se acoge a ciertos contenidos de
forma que la ley establece, Para efectos tributarios, la Facturas debe
cumplir con el lleno de los siguientes requisitos según el artículo 617 del
estatuto tributario:
a) Estar denominada expresamente como Facturas de venta;

b) Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta
el servicio;
c) Apellidos y nombre o razón social del adquiriente de los bienes o
servicios cuando éste exija la discriminación del impuesto pagado, por
tratarse de un responsable con derecho al correspondiente descuento;
d) Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración
consecutiva de las Facturas de venta;
e) Fecha de su expedición;
f) Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o
servicios prestados;
g) Valor total de la operación;
h) El nombre o razón social y el NIT del impresor de la Factura, e
i) Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.
j) Otros requisitos adicionales de control técnico como son:
62
• Número y fecha (día/mes/año) de la resolución con la cual la
DIAN otorga la autorización de la Facturación y el rango de numeración
autorizada (prefijos y numeración), ya que esta cuenta con una vigencia
de dos años.
• Calidad de “Grandes Contribuyentes”.
• Tarifa correspondiente de Impuesto de Industria, Comercio y
Avisos.
Al momento de la expedición de la Factura, los requisitos de los literales

a), b) d) y h), deberán estar previamente impresos a través de medios
litográficos, tipográficos o de técnicas industriales de carácter similar.
Cuando el contribuyente utilice un sistema de Facturación por
computador o máquinas registradoras con la impresión efectuada por
tales medios, se entienden cumplidos los requisitos de impresión previa.
El sistema de Facturación deberá numerar en forma consecutiva las
Facturas y se deberán proveer los medios necesarios para su verificación
y auditoria.
Se elabora en original y dos copias, aunque la cantidad de copias será

de acuerdo a las necesidades de información y control de la empresa,
para distribuirlas de la
Siguiente manera: el original para el cliente, la primera copia para
incorporar en el consecutivo y la tercera copia para su registro en el
sistema de información contable
Nota crédito. Se elabora para realizar abonos en las cuentas de los

clientes por devoluciones de mercancías o por corrección de errores u
omisiones. se elabora en original y copia, el original para el cliente y la
copia para el consecutivo y para soportar el registro en el sistema de
información contable.
Nota débito. Se elabora para cargos en las cuentas de los clientes por
un mayor valor por error u omisión en la liquidación de Facturas de
ventas y los intereses por mora en el pago de sus obligaciones.
Nota de contabilidad. Se elabora para realizar registros de

operaciones que no tiene soportes externos, pero que se requiere de su
registro para afectar los resultados del ejercicio, como los asientos de
corrección, los ajustes por amortización de diferidos, depreciaciones
etc. Se elabora en original únicamente.
Comprobante de diario o de contabilidad. Se elabora para realizar

en forma resumida el registro manual de las operaciones, tanto en
libros auxiliares como oficiales o principales, de acuerdo a las
necesidades de la empresa se pueden resumir en un solo comprobante
63
las transacciones realizadas en un periodo determinado, que puede ser:
semanal, quincenal o mensual
Almacén la Sorpresa Ltda.
Nit. 860.430.250-5
COMPROBANTE DE CONTABILIDAD
Fecha: septiembre 30 del año____
Código Cuenta Parciales Debito Crédito
24 Impuestos por pagar 960.000
2408 IVA por pagar 960.000
22 Proveedores 6.750.000
2205 Proveed. Nacionales
23 Cuentas por pagar 210.000
2365 Retención en la fuente 210.000
62 Compras 6.000.000
6205 Mercancías 6.000.000
Para registrar las
cuentas por pagar por
compras durante el mes
de septiembre de 2006
SUMAS IGUALES 6.960.000 6.960.000
PREPARO REVISO APROBO CONTABILIZADO POR
64
Soportes externos. Son aquellos comprobantes que soportan las
transacciones, pero son elaborados por terceros, es decir por personas
diferentes a la empresa como: Facturas por compras, consignaciones
bancarias, notas débito y crédito emitidas por los bancos, pagares, etc.
Facturas por compras. Este soporte tiene las mismas características

de la Factura de venta expedida por la empresa, pero en este caso es
expedida por el proveedor de bienes o servicios.
Consignaciones bancarias. Estos comprobantes los expiden las

entidades bancarias como medio probatorio de los aumentos en las
cuentas corrientes o de ahorros de sus clientes.
Notas débito y crédito emitidas por los bancos. Son comprobantes

que soportan el registro de movimientos diferentes a las consignaciones
de sus clientes, como: suministro de chequeras, cobro de intereses por
obligaciones financieras, comisiones por remesas con cargo a la cuenta
del cliente, intereses pagados o préstamos bancarios con abono a la
cuenta del cliente.
Pagares. Documento que representa el soporte de una obligación de la

empresa mediante el cual se compromete a pagar una cantidad en
determinada fecha a otra persona a favor de la que se ha suscrito dicho
documento, o a su orden, es decir, a una tercera persona a quien la
segunda ha endosado el documento.
Aspectos legales de los libros de contabilidad.
Los libros deben conformarse y diligenciarse en forma tal que se

garantice su autenticidad e integridad. Cada libro, de acuerdo con el uso
a que se destina, debe llevar una numeración sucesiva y continúa. Las
hojas y tarjetas deben ser codificadas por clase de libros.
Atendiendo las normas legales, la naturaleza del ente económico y a la

de sus operaciones, se deben llevar los libros necesarios para:
65
1. Asentar en orden cronológico todas las operaciones, bien en forma
individual o por resúmenes globales no superiores a un mes.
2. Establecer mensualmente el resumen de todas las operaciones por
cada cuenta, sus movimientos débito y crédito, combinando el
movimiento de los diferentes establecimientos.
3. Determinar la propiedad del ente, el movimiento de los aportes de
capital y las restricciones que pesen sobre ellos.
Permitir el completo entendimiento de los anteriores. Para tal fin se
deben llevar, entre otros, los auxiliares necesarios para:
a) Conocer las transacciones individuales, cuando éstas se registren en
los libros de resumen en forma global;
b) Establecer los activos y las obligaciones derivadas de las actividades
propias de cada establecimiento, cuando se hubiere decidido llevar por
separado la contabilidad de sus operaciones;
c) Conocer los códigos o series cifradas que identifiquen las cuentas, así
como los códigos o símbolos utilizados para describir las transacciones,
con indicación de las adiciones, modificaciones, sustituciones o
cancelaciones que se hagan de unas y otras;
d) Controlar el movimiento de las mercancías, sea por unidades o por
grupos homogéneos, y
e) Conciliar los estados financieros básicos con aquellos preparados
sobre otras bases comprensivas de contabilidad.
5. Dejar constancia de las decisiones adoptadas por los órganos
colegiados de dirección, administración y control del ente económico.
6. Cumplir las exigencias de otras normas legales.
Registro de los libros. Cuando la ley así lo exija, para que puedan
servir de prueba los libros deben haberse registrado previamente a su
diligenciamiento, ante las autoridades o entidades competentes en el
lugar de su domicilio principal. En el caso de los libros de los
establecimientos, éstos se deben registrar ante la autoridad o entidad
competente del lugar donde funcione el establecimiento, a nombre del
ente económico e identificándolos con la enseña del establecimiento.
Sin perjuicio de lo dispuesto en otras normas legales, los libros auxiliares

no requieren ser registrados.
Solamente se pueden registrar libros en blanco. Para registrar un nuevo

libro se requiere que:
66
1. Al anterior le falten pocos folios por utilizar.
2. Que un libro deba ser sustituido por causas ajenas al ente económico.
Una u otra circunstancia debe ser probada presentando el propio libro, o
un certificado del revisor fiscal cuando exista el cargo, o en su defecto
de un contador público. Si la falta del libro se debe a pérdida, extravío o
destrucción, se debe presentar la copia auténtica del denuncio
correspondiente.
Las formas continuas, las hojas removibles de los libros o las series
continuas de tarjetas deben ser autenticadas mediante un sello de
seguridad impuesto en cada una de ellas.
Las autoridades o entidades competentes pueden proceder a destruir los

libros presentados para su registro que no hubieren sido reclamados
pasados cuatro (4) meses de su inscripción.
Lugar donde deben exhibirse los libros. Los libros deben exhibirse
en el domicilio principal del ente económico.
Forma de llevar los libros. Se aceptan como procedimientos de

reconocido valor técnico contable, además de los medios manuales,
aquellos que sirven para registrar las operaciones en forma mecanizada
o electrónica como computadores o similares.
El ente económico debe conservar los medios necesarios para consultar

y reproducir los asientos contables.
En los libros se deben anotar el número y fecha de los comprobantes de

contabilidad que los respalden.
Las cuentas, tanto en los libros de resumen como en los auxiliares,

deben totalizarse por lo menos a fin de cada mes, determinando su
saldo
67
En los libros está prohibido:
1. Alterar en los asientos el orden o la fecha de las operaciones a que

éstos se refieren.
2. Dejar espacios que faciliten intercalaciones o adiciones al texto de los
asientos o a continuación de los mismos. En los libros de contabilidad
producidos por medios mecanizados o electrónicos no se consideran
“espacios en blanco” los renglones que no es posible utilizar, siempre
que al terminar los listados los totales de control incluyan la integridad
de las partidas que se han contabilizado.
3. Hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones en los asientos.
4. Borrar o tachar en todo o en parte los asientos.
5. Arrancar hojas, alterar el orden de las mismas o mutilar los libros.
Los libros, incluidos los auxiliares, tendrán valor probatorio cuando en
los mismos no se hayan cometido los anteriores actos prohibidos.
Corrección de errores. Los simples errores de trascripción se deben

salvar mediante una anotación al pie de la página respectiva o por
cualquier otro mecanismo de reconocido valor técnico que permita
evidenciar su corrección.
La anulación de folios se debe efectuar señalando sobre los mismos la

fecha y la causa de la anulación, suscrita por el responsable de la
anotación con indicación de su nombre completo.
Exhibición de libros. Salvo lo dispuesto en otras normas, el examen

de los libros se debe practicar en las oficinas o establecimientos del
domicilio principal del ente económico, en presencia de su propietario o
de la persona que éste hubiere designado expresamente para el efecto.
Cuando el examen se contraiga a los libros que se lleven para establecer

los activos y las obligaciones derivadas de las actividades propias de cada
establecimiento, la exhibición se debe efectuar en el lugar donde
funcione el mismo, si el examen hace relación con las operaciones del
establecimiento.
Si el ente económico no presenta los libros y papeles cuya exhibición se

decreta, se tendrán como probados en su contra los hechos que la otra
68
parte se proponga demostrar, si para los mismos es admisible la
confesión, salvo que aparezca probada y justificada su pérdida, extravío
o destrucción involuntaria.
Si al momento de practicarse la inspección los libros no estuvieren en las

oficinas o establecimientos del ente económico, éste puede demostrar la
causa que justifique tal circunstancia dentro de los tres días siguientes a
la fecha señalada para la exhibición. En tal caso debe presentar los libros
en la oportunidad que el funcionario señale.
En la solicitud de exhibición parcial debe indicarse:
1. Lo que se pretende probar.

2. La fecha aproximada de la operación.
3. Los libros en que, conforme a la técnica contable, deben aparecer
registradas las operaciones.
En todo caso, el funcionario competente debe tomar nota de los
comprobantes y soportes del asiento que se examine
La exhibición y examen general de los libros y papeles de un
comerciante previstos en el artículo 64 del Código de Comercio también
procederá en el caso de la liquidación de sociedades conyugales,
cuando uno o ambos cónyuges tengan la calidad de comerciante
Conservación y destrucción de los libros. Los entes económicos

deben conservar debidamente ordenados los libros de contabilidad, de
actas, de registro de aportes, los comprobantes de las cuentas, los
soportes de contabilidad y la correspondencia relacionada con sus
operaciones.
Salvo lo dispuesto en normas especiales, los documentos que deben

conservarse pueden destruirse después de veinte (20) años contados
desde el cierre de aquellos o la fecha del último asiento, documento o
comprobante. No obstante, cuando se garantice su reproducción por
cualquier medio técnico, pueden destruirse transcurridos diez (10) años.
El liquidador de las sociedades comerciales debe conservar los libros y
papeles por el término de cinco (5) años, contados a partir de la
aprobación de la cuenta final de liquidación.
69
Registro en Libros de Contabilidad y Ajustes
Objetivos:
o Comprender y aplicar el registro de la información contable en los

libros de contabilidad principales y auxiliares.
o Desarrollar habilidades para entender la importancia y realización
los diferentes tipos de ajustes que se presentan en la empresa.
Libros principales y libros auxiliares y de inventarios.
Libros principales. Conocidos como libros mayores y son de

obligatoria utilización por los comerciantes y quienes lleven una
contabilidad con carácter probatorio, para registrar allí todas las
operaciones comerciales que realicen como consecuencia del giro de
sus operaciones.
De acuerdo con la Legislación comercial, los libros principales o

mayores son:
Inventarios y Balances
Diario columnario
Mayor y balances.
Libros Auxiliares: Son libros de soporte o complementación de los

libros principales, pues allí se registra en forma analítica y detallada toda
la información diaria de las operaciones o transacciones que realiza la
empresa.
La estructura de los libros auxiliares es la siguiente:
70
NOMBRE DE LA EMPRESA
LIBRO AUXILIAR DE
Código de la cuenta
Fecha Detalle No. Comp. Debe Haber Saldo
Registro en Libros auxiliares y libro de inventarios y balances
En el siguiente ejemplo se muestra como utiliza estos libros el Almacén

de Calzado Verano Ltda., que presenta la siguiente información: son tres
socios que aportan: efectivo por $1.000.000, mercancías por $1.500.000
y maquinaria y equipo por $4.500.000
Registro en comprobantes de contabilidad. Para una mayor

organización, las transacciones se registran primero en el comprobante
de diario que es un documento que se elabora resumiendo los asientos
contables correspondientes a cada día de labores en la empresa;
posteriormente se traslada a los libros auxiliares y principales, quedando
en esta forma los comprobantes como soportes de los asientos
efectuados en los libros.
71
Almacén “Mi Pasión Contable Ltda.”
Nit. 860.430.250-5
COMPROBANTE DE CONTABILIDAD
No. 01
Fecha: enero 01 de 2006
Código Cuenta Parciales Debito Crédito
1105 efectivo (Caja) 1.000.000
1435 Mercancías 1.500.000
1512 Prop. Planta y equipos 4.500.000
151205 Maq y equipos 4.500.000
31 Capital Social 7.000.000
3115 Aportes Sociales 7.000.000
Para registrar la apertura
de operaciones del
Almacén Paso de Reina
Ltda.
SUMAS IGUALES 7.000.000 7.000.000
PREPARO REVISO APROBO CONTABILIZADO POR
72
Libros auxiliares. Los registros en libros auxiliares se aplican de la
siguiente manera.
Realizar los asientos en el libro de -del movimiento del Almacén de

Calzado Verano Ltda.
El procedimiento es el siguiente:
1. Fecha: Se anota cronológicamente la misma fecha del

comprobante de diario.
2. El detalle de la transacción con el soporte que la respalda.

3. Se anota el número del Comprobante de soporte en orden
cronológico.
4. Se registra el valor de los movimientos débito de cada subcuenta
de las columnas parciales del Comprobante de Diario.
5. Se registra el valor de los movimientos crédito de cada subcuenta,
tomando de la columna parcial del Comprobante de Diario.
6. Se escribe el saldo correspondiente después de haber registrado el
movimiento débito o crédito.
En las cuentas de Activo, Costos y Gastos que son de saldo débito, el

saldo aumenta con los valores registrados en él debe y disminuye con
los valores registrados en el haber.
En las cuentas de Pasivo, Patrimonio y Rentas o Ingresos, que son de

saldo crédito, éste aumenta con los valores registrados en el haber y
disminuye con los valores registrados en el debe.
Cuando se cometen errores en los libros, estos se pueden corregir

teniendo en cuenta lo siguiente:
✓ Si se trata de omisión o de uno o varios asientos contables, se

registran en la fecha en que fueron advertidos, sin alterar el orden
cronológico, escribiendo la fecha de la omisión en el detalle.
✓ Si el error se presenta en la cantidad, se debe hacer un contra
asiento en una de las siguientes formas:
73
✓ Escribir el valor errado en un renglón entre paréntesis, en la misma
columna; y en otro renglón, el valor correcto en la columna que
corresponda (débito o crédito).
✓ Anular el asiento errado, contabilizando la misma cantidad en la
columna contraria y registrando luego el asiento correcto.
✓ Cuando el registro se hace en otra cuenta, se anula por medio de
un contra asiento y se contabiliza el asiento correcto en la cuenta
que corresponda.
✓ Si el error se comete en la fecha, como se debe conservar el orden
cronológico, se debe cambiar la hoja.
Libro Auxiliar de Efectivo y equivalente al efectivo (Caja)
En este libro se registran todas las operaciones que signifiquen

movimiento de dinero en efectivo. Se inicia con el valor anotado en el
libro Inventarios y Balances. Este registro se hace en él debe con la
anotación, saldo según inventario.
Las operaciones tales como: Pagos, recaudos, aportes en efectivo Ventas

de Contado, Compras de Contado, Gastos, etc., originan necesariamente
una anotación en -y se escribirá en el débito. Si es un ingreso en él debe,
o en el haber si es un egreso.
Libro Auxiliar de Efectivo y equivalente al efectivo (Caja)
Código 1105
Fecha Detalle Comprob. Debe Haber Saldo
ene 01 06 Saldo según RC. 01 1.000.000 1.000.000
inventario
Libro Auxiliar de Inventarios
74
movimiento de mercancías. Se inicia con el valor anotado en el libro
Inventarios y Balances. Este registro se hace en el debe con la anotación,
saldo según inventario.
Las operaciones tales como: Compras o Ventas de mercancías,

devoluciones de mercancías en Compras o ventas, ajustes, etc.,
originan necesariamente una anotación en inventarios y se escribirá en
el débito. Si es un aumento en el debe, o en el haber si es una
disminución de su saldo
Libro Auxiliar de Inventarios
Código 1435
ene 01 06 Saldo según Factura. 1142 1.500.000 1.500.000
inventario
Libro Auxiliar de Maquinaria y Equipos

movimiento de maquinaria y equipo. Se inicia con el valor anotado en el
libro Inventarios y Balances. Este registro se hace en él debe con la
Las operaciones tales como: adquisiciones, ventas, mejoras, ajustes,

etc., originan necesariamente una anotación en maquinaria y equipo y
se escribirá en el débito. Si es un aumento en él debe, o en el haber si
es una disminución de su saldo.
Libro Auxiliar de Maquinaria y equipos
Código 151205
75
ene 01 Saldo según FAC. 2784 4.500.000 4.500.000
inventario
Libro Auxiliar de Aportes Sociales.

movimiento de los aportes sociales. Se inicia con el valor anotado en el
libro Inventarios y Balances. Este registro se hace en el haber con la
Las operaciones tales como: ingreso de nuevos socios, retiro de socios,

aumentos o disminuciones en la participación en el capital, ajustes,
etc., originan necesariamente una anotación en aportes sociales y se
escribirá en el haber. Si es un aumento en el haber, o en el debe si es
una disminución de su saldo
Libro Auxiliar de Aportes Sociales
Código 3115
ene 01 Saldo según Esc. Pub. 2784 de la 7.000.000 7.000.000
inventario not. 21
En el siguiente ejemplo se muestra como utiliza este libro Almacén de

Calzado Verano Ltda., que presenta la siguiente información: son tres
socios que aporten: efectivo por $1.000.000, mercancías por $1.500.000
y maquinaria y equipo por $4.500.000
LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCE
76
Se utiliza para registrar el inventario de iniciación y el balance general
de cada uno de los periodos contables siguientes.
Su manejo entonces se realiza una sola vez al año, en el se resume el

balance general al final del ejercicio, en el cual se presentan los saldos
de las cuentas del activo pasivo y patrimonio en forma global en la
mayoría de las cuentas se hace necesario discriminar como esta
conformados esos saldos
Este libro enfatiza los siguientes aspectos:
1. Código de la cuenta y de las subcuentas.
2. Nombre de las cuentas

3. Valores parciales de las subcuentas
4. Valor del saldo de las cuentas de naturaleza débito.
5. Valor del saldo de las cuentas de naturaleza crédito.
Los inventarios su volúmenes de artículos, Deudores clientes, cuentas

por pagar a proveedores que presentan una gran cantidad de auxiliares
requieren ser explicadas mediante anexos o relaciones.
La estructura del libro de inventarios y balance es el siguien
LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES
Inventario General Inicial a 1º de enero
Códigos Cuentas Parcial Debito Crédito
77
Registro en libro de inventarios y balances
En el siguiente ejemplo se muestra como utiliza el libro de inventarios y

balance el almacén de Calzado Verano Ltda.
Almacén “Mi Pasión Contable

Ltda.”
LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES
Inventario General Inicial a 1º de enero
Códigos Cuentas Parcial Debito Crédito
1 Activo
1105 efectivo (Caja) 1.000.000
110505 -General 1.000.000
1405 Inventarios(1) 1.500.000
1520 Máq. equipó (2) 4.500.000
3 Patrimonio
3115 Capital social (3) 7.000.000
Sumas iguales 7.000.000 7.000.000
78
Anexos 1, 2 y 3
FECHA DETALLE VR. UNIT. VR. VR. TOTAL
PARCIAL
ACTIVO
EFECTIVO Y EQUIVALENTE AL EFECTIVO

(CAJA) 1,000,000
INVENTARIO MERCANCIAS 1,500,000
Se anexa relación discriminada
por referencia y por valores
unitarios
PROP. PLANTA Y EQUIPO 4,500,000
Maquinaria y Equipo
1 Desbastadora Singer M126 1,700,000 1,700,000
1 Guarnecedora Canguro M135 1,200,000 1,200,000
1 De codo Pfaff Mod. 023 800.000 800.000
3 Vitrinas metálicas 100.000 300.000
2 Mesas metálicas 50.000 100.000
8 Sillas metálicas 50.000 400.000
TOTAL ACTIVO 7,000,000
PASIVO 0.0
PATRIMONIO
79
Capital 7,000,000
Aporte Pedro Pérez 1,000,000
Aporte Juan García 1,500,000
Aporte Roberto Ramírez 4.500,000
TOTAL PATRIMONIO 7.000.000
TOTAL PASIVO +
PATRIMONIO 7,000,000
Libro Diario Columnario
En este libro se registran en orden cronológico todos los comprobantes

de diario elaborados en la empresa durante un periodo. Puede contener
12 ó más columnas, dependiendo del número de cuentas que maneje la
empresa.
El esquema del libro diario columnario es el siguiente:
LIBRO DIARIO COLUMNARIO
3115
1105 1435 151205
CD Efectivo y Capital
equivalente
al efectivo Maq.
Año Descripción (Caja) Mercancías Equipo
No Social
D C D C D C D C
Comprobante 01
de………!!
Sumas al
mayor
80
Para obtener el movimiento de cada cuenta durante el periodo, se
totalizan los débitos y créditos y esta información se traslada al libro
mayor en la columna de movimiento mensual.
Registro en el libro diario columnario: una vez se ha elaborado el

comprobante de diario con todos sus soportes, se procede a trasladarlos
al diario columnario, compuesto de las siguientes columnas:
1. Fecha la que corresponde al año de las operaciones
2. Descripción o detalle.
3. No. del comprobante de diario que se va a registrar.
4. Las columnas que siguen con su respectivo debe y haber se utilizan
5. para cada una de las cuentas que tiene movimiento con mayor
frecuencia. Las últimas columnas sirven para registrar cuentas varias con
su movimiento débito y crédito cuya frecuencia de movimiento es menos
frecuente.
6. registrar cuentas varias con su movimiento débito y crédito.
El procedimiento para el manejo de este libro es el siguiente:

Se inicia registrando el comprobante de apertura o Inventario general
inicial.
• Luego se registra en orden cronológico cada uno de los

comprobantes elaborados durante el periodo.
• Se totalizan los débitos y créditos de cada cuenta, sin tener en
cuenta el comprobante de apertura. Estos totales se trasladan a la
columna de movimiento mensual del libro mayor y balances.
Al finalizar el periodo se registra el comprobante de ajustes y el

comprobante de cierre; información que pasa posteriormente al Mayor y
Balances.
81
Libro Diario Columnario
3115
1105 1435 151205
CD Efectivo y Capital
equivalente al
efectivo
Año Descripción (Caja) Mercancías Maq. equipo
No Social
D C D C D C D C
06 Comprobante 01 1.000.000 1.500.000 4.500.000 7.000.000
apertura de
operaciones
calzado Paso de
Reina Ltda.
Sumas al mayor 1.000.000 1.500.000 4.500.000 7.000.000
Libro Mayor y Balances
En este libro se registra el movimiento mensual en forma resumida. Se

toma la información del libro diario columnario y se traslada al Mayor y
Balances (mayorizar).
La estructura del libro Mayor y Balances es el siguiente:
LIBRO MAYOR Y BALANCES
82
En este libro se registra el movimiento mensual en forma resumida. Se
toma la información del libro diario columnario y se traslada al Mayor y
Balances (mayorizar).
La estructura del libro Mayor y Balances es el siguiente:
LIBRO MAYOR Y BALANCES
SALDOS
ANTERIORES MES
MOVIMIENTO SALDOS
Débito Crédito
# COD CUENTAS Débitos Créditos s s Débitos Créditos
SUMAS
Registro en el libro Mayor y Balances: el procedimiento para el

registro en este libro es el siguiente:
1. Se anota en esta columna el nombre de cada una de las cuentas, una

en cada renglón.
2. Se anota el código de cada cuenta según el Plan Único de Cuentas.
3. Aquí se anotan los saldos débito y crédito de cada una de las cuentas,
correspondiente al periodo anterior
4. A esta columna se trasladan los movimientos totales del Diario
Columnario de cada una de las cuentas.
5. Los saldos se obtienen tomando los datos de las columnas Saldos
Anteriores y sumándole el movimiento del mes.
Movimiento de saldos iguales se suman y movimientos de saldos
contrarios se restan.
El procedimiento para obtener los saldos del libro Mayor y Balances se

ilustra en el siguiente cuadro:
Almacén “Mi Pasión Contable Ltda. “.
83
SALDOS ANTERIORES MES ENERO
MOVIMIENTO SALDOS
# COD CUENTAS Débitos Créditos Débitos Créditos Débitos Créditos
Efectivo y
equivalente al
1 1105 efectivo (Caja) 1.500.000 1.500.000
2 1435 Mercancías 1.000.000 1.000.000
3 1512 Maq. Equipo 4.500.000 4.500.000
4 3115 Aportes sociales 7.000.000 7.000.000
7.000.000 7.000.000 0.0 0.0 7.000.000 7.000.000
Ajustes y clasificación de los ajustes.
Concepto de ajustes: finalizado el periodo contable, previo registro

sistemático en libros, auxiliares y principales, de todos los hechos
económicos o transacciones realizadas durante el periodo, comienza el
proceso de ajustes para las cuentas que así lo requieran, con el
propósito de presentarlas en su saldo real, para determinar los
resultados económicos del ejercicio, concluyendo con el cierre de las
cuentas transitorias o de resultado, lo que se conoce como el cierre
contable.
Causación: el proceso de ajuste se fundamenta en que las

transacciones o hechos económicos deben reconocerse en el periodo en
cual se realizan si tener en cuenta cuando se realicen efectivamente los
ingresos o los pagos, lo que se conoce como contabilidad de causación,
es decir antes de iniciar el proceso de cierre contable se deben ajustar
las cuentas, para preparar los estados financieros en una forma
razonable.
Asociación de ingresos y gastos: los resultados económicos del

periodo se deben asociar con los ingresos en cada período con los costos
y gastos incurridos para producir los ingresos, en consecuencia se
deben registrar tanto los ingresos como los gastos en las cuentas de
resultados.
Cuando los ingresos o los gastos implican desembolsos son fácilmente
identificables, los gastos por conceptos de arrendamientos, servicios
públicos, gastos de personal, pagados en un mes, para ser tenidos en
84
cuenta como deducibles de los ingresos del mismo periodo, deben ser
registrados como gastos del mismo mes.
Hay casos como las depreciaciones, en los cuales no es fácil asociar el

gasto con los ingresos, porque se producen en periodos contables
diferentes de lo corrientes, teniendo en cuenta los gastos por
depreciación deben hacerse durante toda la vida útil del bien.
Existen otros gastos en que se ha incurrido, pero el pago no se ha hecho

efectivo en el periodo, independientemente de la oportunidad de su
pago deben ser tenidos en cuenta como gastos del mismo periodo.
Cuando una partida no se pueda asociar con un ingreso, costo o gasto,

correlativo y se concluya que no generará beneficios o sacrificios
económicos en otros períodos, debe registrarse en las cuentas de
resultados en el período corriente.
Cuando la empresa decide tomar un préstamo bancario y se

compromete a pagar los intereses por anticipado, como estos intereses
corresponden a varios periodos (mensual, trimestral, semestral, etc.),
es necesario causar el gasto al final de cada mes, como no existe
documento diferente al que se generó en la fecha de la operación, en
los casos en los que no existe un documento de soporte, deberá
realizarse una nota de contabilidad que soporte la causación del gasto
o el ingreso según el caso.
Se realizan asientos de ajuste al final del mes, cuando:
✓ Hay transacciones pendientes por registrar

✓ Es necesario corregir los posibles errores en los registros
contables ordinarios.
Los asientos de ajustes permiten registrar en la contabilidad, los gastos

por depreciación, provisiones para cuentas de difícil cobro, gastos
causados sin pagar, asignación de gastos pagados por anticipado que
afecten el periodo corriente, los ingresos realizados pendientes de
cobro, la causación de la parte correspondiente al periodo, de los
ingresos recibidos por anticipado, además del reconocimiento de los
gastos o ingresos financieros por diferencia en cambio, pérdida del
poder adquisitivo de la moneda, etc. obteniéndose la actualización de
los saldos para iniciar la preparación de los estados financieros.
85
Los asientos de ajuste tiene como propósito:
• Ajustar las cuentas para mostrarlas en sus saldos reales que den
origen a la preparación de estados financieros razonables.
✓ Confirmar la asociación de los gastos con los ingresos del periodo.

✓ Facilitar el reconocimiento de todos hechos económicos
realizados en el periodo contable.
✓ Corregir los posibles errores en los registros ordinarios.
Clasificación de los ajustes: Los ajustes se pueden clasificar

básicamente en:
86
✓ Ajustes por ingresos o gastos acumulados por causar.
1. Ingresos realizados pendientes de cobro.

Corresponden a aquellos servicios prestados por el ente
económico durante un periodo contable, que al final del
mismo no han sido Facturados o no se ha tramitado el cobro
respectivo, estos ingresos deben ser reconocidos como
ingresos del periodo.
2. Gastos acumulados causados por pagar.
Son aquellos gastos en que se ha incurrido en el periodo

pero que a la fecha de corte, aun no han sido pagados,
puede ser porque no se ha recibido la respectiva Factura o
no ha realizado ninguna gestión de cobro, pero deben
reconocerse como gastos del periodo con el ajuste
correspondiente soportado por una nota de contabilidad.
Ajustes por ingresos y gastos diferidos o preparados.
3. Ingresos diferidos.
Son aquellos ingresos que se reciben por anticipado y que
se constituyen en un pasivo, por concepto de ventas de
bienes o servicios que se realizaran en periodos futuros,
estos ingresos se deben causar a medida que se realicen.
4. Gastos diferidos y pagados por anticipado.

Son los desembolsos que la empresa ha realizado por
concepto de gastos pagados anticipadamente, deben
causarse al final de cada periodo.
✓ Ajustes por depreciaciones provisiones y amortizaciones.
Ajustes por corrección de errores o hechos económicos pendientes de

reconocimiento.
Comprobante de ajustes y ejercicio de aplicación.
87
Asesores de mercadeo Ltda. Presto servicios de investigación de
mercados durante el mes de diciembre de 2006 a Distribuidora Estelar
Ltda., por valor de $9.000.000, al cierre del 31 de diciembre no se ha
enviado la respectiva Factura, asesores de mercadeo Ltda. Deben
efectuar un ajuste para reconocerlo como un
ingreso del periodo, procediendo a realizar el ajuste de la siguiente
manera:
Fecha Código Cuentas Débitos Créditos
Dic 130505 Cuentas por cobrar - clientes 9.000.000
31 423005 Ingresos honorarios 9.000.000
Asesores de mercadeo Ltda. El 01 de noviembre Constituye una

inversión temporal en CDT por valor de $7.000.000 con un interés del
24% anual bimestre vencido.
Registro inicial el 01 de noviembre:
Nov 122505 Inversiones CDT 7.000.000
01 1110 Bancos 7.000.000
Los ajustes se registran de la siguiente manera:
Al finalizar el mes de noviembre se deben causar los intereses ganados

por la inversión temporal, así no se hayan recibido, con el siguiente
procedimiento:
Intereses 7.000.000/24%*1/12=140.000
Nov 134510 Ingresos por cobrar - intereses 140.000
30 421005 Ingresos no operacionales Intereses
140.000
88
Al finalizar el mes de diciembre se deben causar los intereses ganados
por la inversión temporal durante este último mes, como la inversión se
constituyo a dos meses se debe registrar la recuperación de la inversión
mas el pago de los intereses correspondientes a los dos mes.
Mediante el siguiente procedimiento:
Intereses 7.000.000/24%*1/12=140.000
Dic 134510 Ingresos por cobrar - intereses 140.000
31 421005 Ingresos no operacionales Intereses
140.000
Intereses
7.000.000/24%*2/12=280.000
Valor del 7.000.00
préstamo 0
Valor de los intereses +
280.000
7.280.00
Total 0
Dic 1105 Efectivo y equivalente al efectivo (Caja) 7.280.000
31 122505 Inversiones CDT 7.000.000
134510 Ingresos por cobrar - intereses 280.000
89
Los ajustes realizados en el periodo en que se causaron unos
resultados económicos consistentes, de no ser así los resultados en los
ingresos no operacionales serian incorrectos.
Asesores de mercadeo Ltda. Tienen gastos acumulados por pagar por

valor de $900.000, por concepto de servicios de mantenimiento que
les prestaron durante el mes de diciembre, al cierre contable del 31 de
diciembre aun no les han presentado la Factura correspondientes ni la
cuenta de cobro, aunque no han hecho el pago, deben causar el gasto
en este periodo, con el siguiente registro.
Dic 514540 Gastos operac. mantenimiento 900.000
31 233535 Cuentas por pagar mantenimiento 900.000
Asesores de mercadeo Ltda. El 01 de noviembre, Adquieren un

vehículo por valor de $24.000.000, con un préstamo de una
corporación financiera, plazo dos años con un interés del 18% anual
bimestre vencido, con cuotas a capital bimestrales. El registro inicial
es el siguiente:
Nov 1540 Flota y equipo de transporte 24.000.000
01 2115 Obligaciones financieras 24.000.000
Al finalizar el mes se debe causar el gasto por intereses

correspondientes a noviembre, aunque no se realice el desembolso se
reconoce el gasto y se crea la obligación, con el siguiente registro
contable:
Intereses noviembre 24.000.000 x 18% x 1/12=360.000

Nov 530520 Gastos financieros intereses 360.000
30 233505 Cuentas por pagar intereses 360.000
90
Intereses diciembre 24.000.000 x 18% x
1/12=360.000
Dic 530520 Gastos financieros intereses 360.000
31 233505 Cuentas por pagar intereses 360.000
Con los anteriores registros se han causado los gastos por intereses a
los
91
HOJA DE TRABAJO
BALANCE GENERAL
A DIC 31-___
Balance de Prueba Ajustado Balance General
Cuentas A DIC 31-01 A dic 31-01
D C D C
efectivo (Caja) 9.125.000 9.125.000
bancos 20.000.000 20.000.000
c x c clientes 67.830.000 67.830.000
mercancías 33.000.000 33.000.000
equipo de oficina 7.000.000 7.000.000
dep.acum. eq de of 758.333 758.333
maquinaria 18.000.000 18.000.000
Deprec. acum. maq 1.950.000 1.950.000
edificaciones 50.000.000 50.000.000
deprec acum edif 7.708.333 7.708.333
terrenos 15.000.000 15.000.000
Gastos pag antic (seg) 6.600.000 6.600.000
proveedores 26.600.000 26.600.000
ingresos por intereses 14.825.000
gastos diversos 8.500.000
imp. ventas por pagar 3.000.000 3.000.000
obligaciones laborales 5.300.000 5.300.000
utilidades acumuladas 18.430.000 18.430.000
aportes sociales 180.000.000 180.000.000
ingresos x ventas 220.000.000
92
gastos de personal 24.100.000
inversiones temp cdt 65.000.000 65.000.000
intereses recib x anticip
Gastos dep. Eq. Of 58.333
Gastos dep. maq 150.000
Gastos dep. edificios 208.333
Pérdidas y ganancias
Utilidad del ejercicio 47.808.334
SUMAS IGUALES 478.571.666 478.571.666 291.555.000 291.555.000
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
Bibliografía
Montaño, E. (2011). Contabilidad y legislacion: control, valuacion y
revelaciones. En E. Montaño, Contabilidad y legislacion: control,
valuacion y revelaciones (Tercera ed., págs. 27-47; 83-87;113-
120;133-161;163:164;300-301;383-392). Cali: Universidad del
valle.
93
Recuperado de
http://www.educaconta.com/2010/10/clasificacion-de-activos-segun-
niif_4184.html
Todas las imágenes fueron tomadas de: https://pixabay.com
94

MODULO UNIDAD DOS - Reconocimiento de Hechos Económicos - Registros Contables.

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UNIDAD 2 RECONOCIMIENTO DE HECHOS ECONÓMICOS –

RECONOCIMIENTO DE HECHOS ECONÓMICOS – REGISTROS

ANA STELLA MENDOZA PINILLA 1

Elaborado por CP: Ana Stella Mendoza Pinilla mayo 2020

El objetivo de la presente unidad es guiar al estudiante de nuestra

Suministrar información sobre la entidad que informa que sea útil a

Esta información ayuda a los usuarios a evaluar las perspectivas de

Esta unidad, además, se estructuró tomando como referencia el Plan

Bienvenidos al Curso de Contabilidad Financiera Básica de la

Temáticas Unidad DOS

Concepto de cuenta y Clasificación de las cuentas

Cuenta es el formato que se utiliza para registrar los aumentos y

2.- Debe y/o 3.-Haber y/o

El anterior esquema se denomina como cuenta “T” y sus partes son:

2. Débitos, el lado izquierdo, también se conoce como cargo o debe.

Registros en la cuenta “T”. Debitar una cuenta es registrar un valor

Código y Nombre de la cuenta

Movimiento débito es la suma de los valores registrados en él Debe de

Movimiento debito Movimiento crédito

Código y Nombre de la cuenta

Clasificación de las cuentas. Las cuentas representan las propiedades,

De acuerdo con su naturaleza, las cuentas se clasifican en reales o de

Patrimonio: Es el valor que resulta de obtener la diferencia entre el

Las cuentas nominales son llamadas también de resultado, porque al

Naturaleza de las Cuentas

Movimiento de cuentas de Pasivo: estas cuentas se inician y

SALDO CRÉDITO "SE SALDAN"

Movimiento de las cuentas de Patrimonio: estas cuentas se

SALDO CRÉDITO “SE SALDAN"

Movimiento de cuentas de ingresos: estas cuentas empiezan y

Cerrar al final del

SALDO CREDITO "SE SALDAN"

Naturaleza de las Cuentas De Gastos

(+) Cerrar al final del periodo contable

SALDO DEBITO "SE SALDAN"

6.- CUENTAS DE COSTO DE VENTAS

✓ Identificar las normas legales que reglamentan el ejercicio de

✓ Identificar y aplicar el concepto de partida doble, para el registro

Principios de contabilidad, Definición y ámbito de aplicación:

De conformidad con el artículo 6º de la Ley 43 de 1990, se entiende por

Objetivos y cualidades de la información contable

1. Conocer y demostrar los recursos controlados por un ente

Cualidades de la información contable. Para poder satisfacer

La información es comprensible cuando es clara y fácil

La información es pertinente cuando posee valor de realimentación,

La información es confiable cuando es neutral, verificable y en la

La información es comparable cuando ha sido preparada sobre bases

Normas básicas, Definición. Las normas básicas son el conjunto de

Continuidad. Supone que el ente económico debe funcionar en forma

Unidad de medida. Los diferentes recursos y hechos económicos

Período. El ente económico debe preparar y difundir periódicamente

Los cortes respectivos deben definirse previamente, de acuerdo con las

Por lo menos una vez al año, con corte al 31 de diciembre, el ente

Valuación o medición. Los hechos económicos que el proceso contable

Realización. Se entiende que un hecho económico se ha realizado

Mantenimiento del patrimonio. Un ente económico obtiene utilidad, o

Revelación plena. La empresa debe informar en forma completa,

Importancia relativa o materialidad. La información contable debe