Guia Cuadro y Tabla Archivo
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Versión: 1.0
1 ELABORADO POR
Analista de Inversión y
MARIA
Firmado digitalmente por MARIA
DOLORES ROJAS RODRIGUEZ
Presupuesto de la Dirección Nombre de reconocimiento (DN):
DOLORES
c=EC, serialNumber=1708645161,
Mgs. María Dolores Rojas sn=ROJAS RODRIGUEZ, cn=MARIA
de Archivo de la 15/06/2020 DOLORES ROJAS RODRIGUEZ,
ROJAS
givenName=MARIA DOLORES,
Rodríguez [email protected],
Administración Pública de la st=PICHINCHA, l=QUITO,
RODRIGUEZ
ou=Certificado de Clase 2 de
Persona Fisica EC (FIRMA)
Presidencia de la República Fecha: 2020.07.27 14:07:22 -05'00'
2 REVISADO POR
PATRICIA
Firmado digitalmente por PATRICIA
Directora del Archivo de la SILVANA ALMEIDA CONLAGO
Nombre de reconocimiento (DN):
Mgs. Patricia Almeida Conlago Administración Pública de la 27/07/2020 SILVANA c=EC, o=BANCO CENTRAL DEL
ECUADOR, ou=ENTIDAD DE
CERTIFICACION DE INFORMACION-
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CONTENIDO
1. PRESENTACIÓN........................................................................................................ 4
2. OBJETIVOS DE LA GUÍA ........................................................................................... 4
3. A QUIÉN ESTA DIRIGIDA .......................................................................................... 5
4. MARCO LEGAL .......................................................................................................... 5
5. LEVANTAMIENTO DE LAS HERRAMIENTAS METODOLÓGICAS DE GESTIÓN
DOCUMENTAL.................................................................................................................. 8
i. CONCEPTUALIZACIONES ........................................................................................ 8
ii. PASOS PARA LA ELABORACIÓN DEL CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN
DOCUMENTAL.................................................................................................................. 9
iii. PASOS PARA LA ELABORACIÓN DE LA TABLA DE CONSERVACIÓN
DOCUMENTAL................................................................................................................ 13
iv. FORMALIZACIÓN DEL CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL
Y TABLA DE PLAZOS DE CONSERVACIÓN DOCUMENTAL ........................................ 15
6. ANEXOS ................................................................................................................... 16
Dirección: Garcia Moreno N10-43 entre Chile y Espejo – Código Postal: 170401/Quito Ecuador – Telefóno: 593-2-382-7000
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1. PRESENTACIÓN
La presente guía tiene por objeto describir el proceso de elaboración de las herramientas
metodológicas de levantamiento de Cuadro General de Clasificación y Tabla de Plazos de
Conservación Documental, con el fin de brindar parámetros que permitan a las
instituciones públicas y privadas en las que el Estado tenga participación, comprender su
importancia y seguir paso a paso los conceptos y estructura, para alcanzar la elaboración
óptima de las herramientas metodológicas de la institución a la cual pertenecen. Estos
lineamientos se basan en la aplicación de la Regla Técnica Nacional para la Organización
y Mantenimiento de Archivos Públicos, la cual dispone en el numeral 3 del artículo 8 lo
siguiente “Validar el cumplimiento de directrices en la elaboración del Cuadro General de
Clasificación Documental y la Tabla de Plazos de Conservación Documental”; así como lo
dispuesto en el Estatuto Orgánico Sustitutivo de Gestión Organizacional por Procesos de
la Presidencia de la República, en cuyo literal a) respecto a las atribuciones conferidas a
la Dirección de Archivo de la Administración Pública, establece: “Elaborar e implementar
manuales, procedimientos, normas técnicas y metodologías para la gestión de archivos,
manejo documental, racionalización de la gestión documental, conservación, custodia y
mantenimiento de documentos”; ante lo cual, se han descrito una serie de directrices que
se deben tomar en cuenta al momento de la elaboración del Cuadro General de
Clasificación Documental y la Tabla de Plazos de Conservación Documental de la
institución.
2. OBJETIVOS DE LA GUÍA
GENERAL:
Dirección: Garcia Moreno N10-43 entre Chile y Espejo – Código Postal: 170401/Quito Ecuador – Telefóno: 593-2-382-7000
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ESPECÍFICOS:
4. MARCO LEGAL
Constitución de la República del Ecuador
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El artículo 1.- dispone que la documentación básica que actualmente existe o que
en adelante se produjere en los archivos de todas las instituciones de los sectores
público, y privado, así como la de personas particulares constituyen Patrimonio del
Estado.
El artículo 28.- determina que cada entidad tendrá únicamente un Cuadro General
de Clasificación Documental, mismo que servirá para organizar, ordenar, describir
y vincular los documentos de archivo, de acuerdo con la estructura orgánica por
procesos de la entidad. Además, especifica que esta herramienta tendrá un
esquema jerárquico conforme la estructura de gestión organizacional por procesos
de la entidad.
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i. CONCEPTUALIZACIONES
Para elaborar un cuadro de clasificación documental es preciso conocer las siguientes
conceptualizaciones:
Conceptos para elaborar cuadros de clasificación documental
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PASO 2.- Determinar secciones a través de los procesos: Una vez identificados los
instrumentos que reglamentan los procesos internos de la entidad, se procede con la
detección de las atribuciones y funciones que permitan establecer el nombre del fondo
documental de la entidad y sus secciones o subsecciones que integrará el Cuadro
General de Clasificación Documental.
La identificación de estas secciones y subsecciones deberá tener como resultado una lista
sin duplicaciones de las categorías identificadas, estas categorías corresponden a las
unidades productoras. Es necesario que estas categorías se establezcan sobre una base
sólida que se encuentren amparadas en los instrumentos antes citados. Al establecer las
secciones y subsecciones se debe contemplar la estructura jerárquica de la entidad. Ver
ejemplo en Anexo 1: Identificación de secciones y subsecciones documentales
PASO 3.- Series documentales: Es necesario determinar las series documentales dentro
de cada una de las secciones identificadas en el paso 2, es necesario tomar en
consideración que una serie corresponde al conjunto de documentos producidos en el
desarrollo de una misma atribución general, que se identifique con la ejecución de una
actividad en común.
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Es importante indicar que ninguna celda debe quedar sin completar por lo que si
no existe información que incluir se deberá colocar un guion bajo.
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LOGO INSTITUCIONAL
NÚMERO DE PÁGINAS
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6. ANEXOS
➢ ANEXO 1: Identificación de secciones y subsecciones documentales
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SUBSECCIÓN
SECCIÓN DOCUMENTAL SUBSECCIÓN DOCUMENTAL I
DOCUMENTAL
-
Talento Humano
Salud Ocupacional
Coordinación Administrativa
Financiera
Financiero Tesorería
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➢ Siguiendo con la misma lógica seguiremos del caso práctico desarrollaremos las
series en el cuadro general de clasificación documental propuesto en el paso 2:
➢ Serie: Contrataciones
➢ Subserie: ínfima Cuantía
➢ Catálogo Electrónico
➢ Subsección I: Tesorería
➢ Serie: Pagos
➢ Subserie: Subasta Inversa, Régimen Especial, Cotización, Consultoría
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Servicios
Financiero Tesorería Pagos
básicos/alícuotas/impuestos
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