Guia Cuadro y Tabla Archivo

GUÍA METODOLÓGICA PARA EL:
Levantamiento de Cuadro General de

Clasificación y Tabla de Plazos de Conservación
Documental
Dirección de Archivo de la Administración Pública

Julio- 2020
Nombre del Documento: Código del Documento:
PR-SA-DAAP-002-2020
Versión: 1.0
1 ELABORADO POR
NOMBRE CARGO FECHA FIRMA
Analista de Inversión y
MARIA
Firmado digitalmente por MARIA
DOLORES ROJAS RODRIGUEZ
Presupuesto de la Dirección Nombre de reconocimiento (DN):
DOLORES
c=EC, serialNumber=1708645161,
Mgs. María Dolores Rojas sn=ROJAS RODRIGUEZ, cn=MARIA
de Archivo de la 15/06/2020 DOLORES ROJAS RODRIGUEZ,
ROJAS
givenName=MARIA DOLORES,
Rodríguez [email protected],
Administración Pública de la st=PICHINCHA, l=QUITO,
RODRIGUEZ
ou=Certificado de Clase 2 de
Persona Fisica EC (FIRMA)
Presidencia de la República Fecha: 2020.07.27 14:07:22 -05'00'
2 REVISADO POR
PATRICIA
Firmado digitalmente por PATRICIA
Directora del Archivo de la SILVANA ALMEIDA CONLAGO
Nombre de reconocimiento (DN):
Mgs. Patricia Almeida Conlago Administración Pública de la 27/07/2020 SILVANA c=EC, o=BANCO CENTRAL DEL
ECUADOR, ou=ENTIDAD DE
CERTIFICACION DE INFORMACION-
Presidencia de la República ALMEIDA ECIBCE, l=QUITO,

serialNumber=0000366049,
cn=PATRICIA SILVANA ALMEIDA
CONLAGO CONLAGO
Fecha: 2020.07.27 13:59:27 -05'00'
3 APROBADO POR
Firmado digitalmente por OSCAR

Secretario de la ALEXIS UQUILLAS OTERO
Mgs. Oscar Alexis Uquillas
Administración Pública de la 27/07/2020
OSCAR ALEXIS Nombre de reconocimiento (DN):
c=EC, o=BANCO CENTRAL DEL
Otero UQUILLAS ECUADOR, ou=ENTIDAD DE
CERTIFICACION DE INFORMACION-
Presidencia de la República ECIBCE, l=QUITO,
OTERO serialNumber=0000193284,
cn=OSCAR ALEXIS UQUILLAS OTERO
Fecha: 2020.07.28 22:08:10 -05'00'
CONTROL E HISTORIAL DE CAMBIOS
FECHA DE
VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO
ACTUALIZACIÓN
GUÍA METODOLOÍCA PR-SA-DAAP-
CÓDIGO
GM-001-2020
Levantamiento de Cuadro FECHA DE
27/07/2020
APROBACIÒN
General de Clasificación y
Tabla de Plazos de VERSIÓN 1.0
Conservación Documental Página 3 de 21
CONTENIDO
1. PRESENTACIÓN........................................................................................................ 4
2. OBJETIVOS DE LA GUÍA ........................................................................................... 4
3. A QUIÉN ESTA DIRIGIDA .......................................................................................... 5
4. MARCO LEGAL .......................................................................................................... 5
5. LEVANTAMIENTO DE LAS HERRAMIENTAS METODOLÓGICAS DE GESTIÓN
DOCUMENTAL.................................................................................................................. 8
i. CONCEPTUALIZACIONES ........................................................................................ 8
ii. PASOS PARA LA ELABORACIÓN DEL CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN
DOCUMENTAL.................................................................................................................. 9
iii. PASOS PARA LA ELABORACIÓN DE LA TABLA DE CONSERVACIÓN
DOCUMENTAL................................................................................................................ 13
iv. FORMALIZACIÓN DEL CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL
Y TABLA DE PLAZOS DE CONSERVACIÓN DOCUMENTAL ........................................ 15
6. ANEXOS ................................................................................................................... 16
Dirección: Garcia Moreno N10-43 entre Chile y Espejo – Código Postal: 170401/Quito Ecuador – Telefóno: 593-2-382-7000
www.presidencia.gob.ec
CÓDIGO
GM-001-2020
27/07/2020
APROBACIÒN
1. PRESENTACIÓN
La presente guía tiene por objeto describir el proceso de elaboración de las herramientas
metodológicas de levantamiento de Cuadro General de Clasificación y Tabla de Plazos de
Conservación Documental, con el fin de brindar parámetros que permitan a las
instituciones públicas y privadas en las que el Estado tenga participación, comprender su
importancia y seguir paso a paso los conceptos y estructura, para alcanzar la elaboración
óptima de las herramientas metodológicas de la institución a la cual pertenecen. Estos
lineamientos se basan en la aplicación de la Regla Técnica Nacional para la Organización
y Mantenimiento de Archivos Públicos, la cual dispone en el numeral 3 del artículo 8 lo
siguiente “Validar el cumplimiento de directrices en la elaboración del Cuadro General de
Clasificación Documental y la Tabla de Plazos de Conservación Documental”; así como lo
dispuesto en el Estatuto Orgánico Sustitutivo de Gestión Organizacional por Procesos de
la Presidencia de la República, en cuyo literal a) respecto a las atribuciones conferidas a
la Dirección de Archivo de la Administración Pública, establece: “Elaborar e implementar
manuales, procedimientos, normas técnicas y metodologías para la gestión de archivos,
manejo documental, racionalización de la gestión documental, conservación, custodia y
mantenimiento de documentos”; ante lo cual, se han descrito una serie de directrices que
se deben tomar en cuenta al momento de la elaboración del Cuadro General de
Clasificación Documental y la Tabla de Plazos de Conservación Documental de la
institución.
Además, se ha establecido una matriz de homologación de expedientes de procesos

adjetivos que permitirá tener una guía al momento de realizar la definición de las
secciones y series documentales basadas en criterios de los entes rectores de cada uno
de los procesos adjetivos.
Finalmente, se incluye los formatos de actas que permiten estandarizar la formalidad de lo

actuado al momento de la entrega de la información por parte de la unidad productora a la
Dirección de Gestión Documental y Archivo o quién haga sus veces y la aprobación final
de dichas herramientas deberá contar con un acta de aprobación institucional final previo
al envío a la Dirección de Archivo de la Administración Pública.
2. OBJETIVOS DE LA GUÍA
GENERAL:
Proporcionar a los organismos, entidades e instituciones del sector público y privado en

los que el Estado tenga participación, un esquema metodológico práctico para la
elaboración de las herramientas metodológicas de gestión documental.
CÓDIGO
GM-001-2020
27/07/2020
APROBACIÒN
ESPECÍFICOS:
• Proveer el esquema paso a paso de como elaborar el Cuadro General de

Clasificación Documental.
• Unificar los criterios de valoración y levantamiento de la Tabla de Conservación
Documental.
3. A QUIÉN ESTA DIRIGIDA

Esta guía está dirigida a todos los organismos, entidades e instituciones del sector público
y privado en los que el Estado tenga participación y puedan estandarizar sus criterios para
el levantamiento y formulación del Cuadro General de Clasificación Documental y la Tabla
de Valoración Documental de su institución.
4. MARCO LEGAL
Constitución de la República del Ecuador
El numeral 2 del artículo 18, establece “Acceder libremente a la información

generada en entidades públicas, o en las privadas que manejen fondos del Estado
o realicen funciones públicas. No existirá reserva de información excepto en los
casos expresamente establecidos en la ley. En caso de violación a los derechos
humanos, ninguna entidad pública negará la información”.
El artículo 227, determina que “la administración pública constituye un servicio a la

colectividad que se rige por los principios de eficacia, eficiencia, calidad, jerarquía,
desconcentración, descentralización, coordinación, participación, planificación,
transparencia y evaluación”.
Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado
El artículo 71 establece “la facultad que corresponde a la Contraloría General del

Estado para pronunciarse sobre las actividades de las instituciones del Estado, y
los actos de las personas sujetas a dicha Ley, así como para determinar
responsabilidades, caso de haberlas, caducará en siete años contados desde la
fecha en que se hubieren realizado dichas actividades o actos”.
Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información Pública
El artículo 1.- “Principio de Publicidad de la Información Pública. - El acceso a la

información pública es un derecho de las personas que garantiza el Estado.
CÓDIGO
GM-001-2020
27/07/2020
APROBACIÒN
Toda la información que emane o que esté en poder de las instituciones,

organismos y entidades, personas jurídicas de derecho público o privado que, para
el tema materia de la información tengan participación del Estado o sean
concesionarios de éste, en cualquiera de sus modalidades, conforme lo dispone la
Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado; las organizaciones de
trabajadores y servidores de las instituciones del Estado, instituciones de
educación superior que perciban rentas del Estado, las denominadas
organizaciones no gubernamentales (ONGs), están sometidas al principio de
publicidad; por lo tanto, toda información que posean es pública, salvo las
excepciones establecidas en esta Ley”.
El artículo 6.- “Información Confidencial. - Se considera información confidencial

aquella información pública personal, que no está sujeta al principio de publicidad
y comprende aquella derivada de sus derechos personalísimos y fundamentales,
especialmente aquellos señalados en los artículos 23 y 24 de la Constitución
Política de la República”.
El artículo 10.- “Custodia de la Información.- Es responsabilidad de las

instituciones públicas, personas jurídicas de derecho público y demás entes
señalados en el artículo 1 de la presente Ley, crear y mantener registros públicos
de manera profesional, para que el derecho a la información se pueda ejercer a
plenitud, por lo que, en ningún caso se justificará la ausencia de normas técnicas
en el manejo y archivo de la información y documentación para impedir u
obstaculizar el ejercicio de acceso a la información pública, peor aún su
destrucción.
Quienes administren, manejen, archiven o conserven información pública, serán

personalmente responsables, solidariamente con la autoridad de la dependencia a
la que pertenece dicha información y/o documentación, por las consecuencias
civiles, administrativas o penales a que pudiera haber lugar, por sus acciones u
omisiones, en la ocultación, alteración, pérdida y/o desmembración de
documentación e información pública. Los documentos originales deberán
permanecer en las dependencias a las que pertenezcan, hasta que sean
transferidas a los archivos generales o Archivo Nacional.
El tiempo de conservación de los documentos públicos, lo determinará la Ley del

Sistema de Archivo Nacional y las disposiciones que regulen la conservación de la
información pública confidencial.
CÓDIGO
GM-001-2020
27/07/2020
APROBACIÒN
Los documentos de una institución que desapareciere pasarán bajo inventario al

Archivo Nacional y en caso de fusión interinstitucional, será responsable de
aquello la nueva entidad”.
El artículo 17 “De la Información Reservada. - No procede el derecho a acceder a

la información pública, exclusivamente en los siguientes casos:
a) Los documentos calificados de manera motivada como reservados por el

Consejo de Seguridad Nacional, por razones de defensa nacional, de conformidad
con el artículo 81, inciso tercero, de la Constitución Política de la República y que
son:
1) Los planes y órdenes de defensa nacional, militar, movilización, de operaciones

especiales y de bases e instalaciones militares ante posibles amenazas contra el
Estado; 2) Información en el ámbito de la inteligencia, específicamente los planes,
operaciones e informes de inteligencia y contra inteligencia militar, siempre que
existiera conmoción nacional; 3) La información sobre la ubicación del material
bélico cuando ésta no entrañe peligro para la población; y, 4) Los fondos de uso
reservado exclusivamente destinados para fines de la defensa nacional; y,
b) Las informaciones expresamente establecidas como reservadas en leyes

vigentes”.
Ley del Sistema Nacional de Archivos
El artículo 1.- dispone que la documentación básica que actualmente existe o que
en adelante se produjere en los archivos de todas las instituciones de los sectores
público, y privado, así como la de personas particulares constituyen Patrimonio del
Estado.
Regla Técnica Nacional para la Organización y Mantenimiento de los Archivos

Públicos.
El artículo 28.- determina que cada entidad tendrá únicamente un Cuadro General
de Clasificación Documental, mismo que servirá para organizar, ordenar, describir
y vincular los documentos de archivo, de acuerdo con la estructura orgánica por
procesos de la entidad. Además, especifica que esta herramienta tendrá un
esquema jerárquico conforme la estructura de gestión organizacional por procesos
de la entidad.
CÓDIGO
GM-001-2020
27/07/2020
APROBACIÒN
El artículo 29.- especifica las acciones que la Dirección de Gestión Documental y

Archivo, o quien haga sus veces, en coordinación con los responsables de archivo
de las unidades productoras, deberán llevar a cabo para la elaboración del Cuadro
General de Clasificación Documental.
El artículo 46.- determina las acciones que la Dirección de Gestión Documental y

Archivo, o quien haga sus veces, en coordinación con los responsables de archivo
de las unidades productoras, deberán llevar a cabo para el levantamiento de la
Tabla de Plazos de Conservación Documental.
El artículo 44.- establece las características a tomar en cuenta para determinar la

existencia de valor secundario, histórico o permanente en las series documentales
y expedientes.
5. LEVANTAMIENTO DE LAS HERRAMIENTAS METODOLÓGICAS DE

GESTIÓN DOCUMENTAL
i. CONCEPTUALIZACIONES
Para elaborar un cuadro de clasificación documental es preciso conocer las siguientes
conceptualizaciones:
Conceptos para elaborar cuadros de clasificación documental
Fuente: Dirección de Archivo de la Administración Pública
CÓDIGO
GM-001-2020
27/07/2020
APROBACIÒN
ii. PASOS PARA LA ELABORACIÓN DEL CUADRO GENERAL DE

CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL
PASO 1.- Consultar leyes, reglamentos, manuales, etc.: Consiste en identificar la

existencia de elementos que apoyen a la formulación estrecha entre el objeto de una
acción institucional y los instrumentos que posibiliten este proceso, entre estos podemos
considerar:
✓ Leyes Orgánicas y sus Reglamentos

✓ Leyes Ordinarias y sus Reglamentos
✓ Reglamentos internos o externos que incidan en el accionar institucional.
✓ Estatuto por procesos y sus actualizaciones o modificaciones, manuales de la
organización y procedimientos
PASO 2.- Determinar secciones a través de los procesos: Una vez identificados los
instrumentos que reglamentan los procesos internos de la entidad, se procede con la
detección de las atribuciones y funciones que permitan establecer el nombre del fondo
documental de la entidad y sus secciones o subsecciones que integrará el Cuadro
General de Clasificación Documental.
La identificación de estas secciones y subsecciones deberá tener como resultado una lista
sin duplicaciones de las categorías identificadas, estas categorías corresponden a las
unidades productoras. Es necesario que estas categorías se establezcan sobre una base
sólida que se encuentren amparadas en los instrumentos antes citados. Al establecer las
secciones y subsecciones se debe contemplar la estructura jerárquica de la entidad. Ver
ejemplo en Anexo 1: Identificación de secciones y subsecciones documentales
PASO 3.- Series documentales: Es necesario determinar las series documentales dentro
de cada una de las secciones identificadas en el paso 2, es necesario tomar en
consideración que una serie corresponde al conjunto de documentos producidos en el
desarrollo de una misma atribución general, que se identifique con la ejecución de una
actividad en común.
Reglas para crear series documentales
✓ Una serie documental no es igual a una sección documental

✓ Las series documentales dan paso al expediente (por ejemplo: Proyectos de
Archivo)
CÓDIGO
GM-001-2020
27/07/2020
APROBACIÒN
✓ No existe en un archivo series documentales llamadas: Varios, Misceláneos,

Trámites Departamentales, Respaldos, Enviados y Recibidos.
Ver ejemplo Anexo 2: Identificación de series y subseries documentales
PASO 4: Complementar información: Se requiere completar la información sobre las

series o subseries identificadas dentro del Cuadro General de Clasifican Documental de la
siguiente manera:
a. Descripción de la serie documental: Comprende en realizar un breve detalle,

descripción, narración de lo que comprende el expediente/asunto o el trámite al
cual se le ha identificado como serie documental, si la identificación llegó hasta
subserie documental es a ésta que se debe hacer referencia en la narración.
b. Origen de la documentación: Se deberá colocar si la documentación se

encuentra en físico, digital o electrónica, también se puede conjugar entre
documentación física/digital, o física/electrónica y digital, esto dependerá del
estado que se encuentra la información al momento de levantar el Cuadro.
c. Acceso a la información: El acceso a la información se establece como pública,

confidencial y reservada, ante lo cual se debe considerar lo determinado en los
artículos 1, 6 y 17 de la Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información
Pública. Ver ejemplo en Anexo 3: Información adicional del Cuadro General de
Clasificación Documental
Es importante indicar que ninguna celda debe quedar sin completar por lo que si
no existe información que incluir se deberá colocar un guion bajo.
d. Encabezado y pie de página: En atención a lo determinado en la Regla Técnica

Nacional para la Organización y Mantenimiento de Archivos Públicos, se debe
colocar el logo de la entidad en la esquina superior izquierda y el número de
páginas en la esquina inferior derecha, como lo muestra la siguiente imagen:
CÓDIGO
GM-001-2020
27/07/2020
APROBACIÒN
Formato de encabezado y pie de página
LOGO INSTITUCIONAL
NÚMERO DE PÁGINAS
Para completar el literal d. en nuestro caso práctico de elaboración de Cuadro General de

Clasificación Documental procedemos con la colocación del logo y número de páginas de
la siguiente manera:
• En el archivo en Excel donde se ha levantado la matriz del Cuadro General de

Clasificación Documental, en la barra de herramientas nos vamos a la ventana de
disposición de página y de ahí a configurar página como lo indica la siguiente
imagen:
• Se despliega la siguiente ventana, donde se selecciona encabezado de pie y

página y luego personalizar encabezado:
CÓDIGO
GM-001-2020
27/07/2020
APROBACIÒN
• Insertar imagen luego se captura el logo de la institución y aceptamos, se captura

la imagen del logo institucional en su matriz:
• Regresamos nuevamente a la anterior ventana donde seleccionamos personalizar

pie de página
• Seleccionamos insertar número de pie de página y aceptamos, se grabará el

número de páginas en su matriz
CÓDIGO
GM-001-2020
27/07/2020
APROBACIÒN
• La matriz completa y finalizada quedaría de la siguiente manera:
iii. PASOS PARA LA ELABORACIÓN DE LA TABLA DE CONSERVACIÓN

DOCUMENTAL
PASO 1: Traslado de información: Los servidores públicos designados como
responsables usarán esta herramienta para determinar los plazos de conservación de los
archivos de su institución, tendrá la misma estructura del Cuadro General de Clasificación
Documental, por este motivo ambas herramientas se construyen al mismo tiempo, por lo
que se debe trasladar la información de las secciones, subsecciones, series y subseries.
CÓDIGO
GM-001-2020
27/07/2020
APROBACIÒN
PASO 2: Plazos de conservación documental y base legal: En este paso se debe

establecer el tiempo que cada una de las series o subseries identificadas en el Cuadro
General de Clasificación Documental deberán permanecer en cada categoría de archivo
según su normativa vigente:
Archivo de Archivo Archivo Archivo

Gestión Primaria Central Secundaria Intermedio Final Histórico
o Si el expediente es de conservación indefinida se colocará la palabra

“Permanente” en la categoría de archivo en la que se desee conservar de
manera permanente.
o Los plazos de conservación que se establezcan deben ser contados a partir
de la conclusión o cierre del expediente de la serie o subserie
correspondiente.
o En caso de series o subseries documentales con carácter de reservado los
plazos documentales contaran a partir de su desclasificación.
o El ciclo de vida de los expedientes se gestionará mediante las
transferencias documentales de acuerdo con el cumplimiento de los plazos
según lo establecido en la Tabla de Plazos de Conservación Documental.
o En los campos para los plazos de conservación, la unidad administrativa
fijará los tiempos observando la normativa jurídica aplicable a la entidad
pública y la frecuencia de uso de los expedientes que satisfagan las
necesidades de gestión presentes y futuras.
o La base legal hace referencia a las leyes que determinen plazos de
conservación o eliminación para las series o subseries que genere la
entidad pública, se debe hacer constar la ley y el artículo: por ejemplo, el
artículo 71 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado.
PASO 3: Disposición final: La disposición final es determinada por la unidad productora

de conformidad a la valoración que se haya realizado a las series o subseries
documentales. Si la disposición final es de conservación se deberá colocar una X en la
celda y un guion medio en la celda de eliminación y viceversa.
PASO 4: Técnica de selección: La técnica de selección únicamente se utiliza en el caso

que se determine como disposición final la conservación, para ello se revisará las
CÓDIGO
GM-001-2020
27/07/2020
APROBACIÒN
características particulares de cada entidad pública y la tipología documental que emana

de sus funciones.
iv. FORMALIZACIÓN DEL CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN

DOCUMENTAL Y TABLA DE PLAZOS DE CONSERVACIÓN
DOCUMENTAL
De la información que levantó la Unidad Productora en el Cuadro General de Clasificación
Documental y la Tabla de Conservación Documental y quién lo recibe se deberá proceder
con los siguientes lineamientos.
a. Acta de conformidad: Al momento que la unidad productora ha culminado el

levantamiento de las herramientas metodológicas se deberá suscribir el acta de
conformación entre la Unidad Productora y la Dirección de Gestión Documental o
quien haga sus veces, esto permitirá establecer una co-responsabilidad de la
información que se entrega y la que se recibe. Este documento deberá estar
firmado por el responsable o su delegado/a de la Unidad Productora y el
responsable o su delegado/a de la Dirección de Gestión Documental y Archivo o
quién haga sus veces.
b. Consolidar la información: La información levantada en cada una de las
unidades productoras de la institución deberá ser consolidado en una sola matriz
por la Dirección de Gestión Documental o quién haga sus veces quien a través de
la firma del acta habrá aprobado las herramientas metodológicas entregadas por la
unidad productora.
c. Acta de aprobación: El responsable de la Dirección de Gestión Documental y
Archivo o quien haga sus veces deberá aprobar el Cuadro General de
Clasificación Documental y la Tabla de Valoración Documental Institucional, esta
acción se realiza una vez que ya se encuentre consolidada toda la información
dando por aprobado el cuadro y tabla.
d. Validación y registro por la Dirección de Archivo de la Administración
Pública: Una vez consolidada la información documental institucional en las
herramientas metodológicas, esta debe ser remitida oficialmente a la Dirección de
Archivo de la Administración Pública (DAAP) de la Presidencia de la República
para su validación y registro. El proceso de validación consiste en que la DAAP
emitirá un Informe de Validación de las Herramientas Metodológicas (Cuadro y
Tabla) y se registrará en la base de datos de la institución dicha información para
mantener un registro que servirá como insumo para los trámites de transferencia y
baja de archivos.
CÓDIGO
GM-001-2020
27/07/2020
APROBACIÒN
6. ANEXOS
➢ ANEXO 1: Identificación de secciones y subsecciones documentales
➢ ANEXO 2: Identificación de series y subseries documentales
➢ ANEXO 3: Llenado de información adicional del Cuadro General de Clasificación

Documental
➢ ANEXO 4: Llenado de la tabla de plazos de conservación documental
➢ Matriz de homologación de expedientes en procesos adjetivos

➢ Formato de acta de conformidad
➢ Formato de Acta de aprobación
CÓDIGO
GM-001-2020
27/07/2020
APROBACIÒN
ANEXO 1: IDENTIFICACIÓN DE SECCIONES Y SUBSECCIONES

DOCUMENTALES
➢ Fondo: Presidencia de la República del Ecuador

➢ Sección: Coordinación Administrativa Financiera
➢ Subsección: Talento Humano
➢ Administrativa
➢ Financiero
➢ Subsección I: No aplica, por lo que va un guion
➢ Salud Ocupacional
➢ Contratación Pública o quién haga sus veces
➢ Tesorería
➢
CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL
FONDO DOCUMENTAL
PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA DEL ECUADOR
SUBSECCIÓN
SECCIÓN DOCUMENTAL SUBSECCIÓN DOCUMENTAL I
DOCUMENTAL
-
Talento Humano
Salud Ocupacional
Coordinación Administrativa
Financiera
Administrativa Contratación Pública o quien haga sus veces
Financiero Tesorería
➢ La desagregación de las categorías antes citadas dependerá de la estructura que

se desee plasmar dentro del Cuadro General de Clasificación, es importante poder
identificar su relación de dependencia y autoridad sobre cada unidad y área
identificada.
CÓDIGO
GM-001-2020
27/07/2020
APROBACIÒN
ANEXO 2: IDENTIFICACIÓN DE SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES
➢ Siguiendo con la misma lógica seguiremos del caso práctico desarrollaremos las
series en el cuadro general de clasificación documental propuesto en el paso 2:
➢ Fondo: Presidencia de la República del Ecuador

➢ Sección: Coordinación Administrativa Financiera
➢ Subsección: Talento Humano
➢ Administrativa
➢ Financiero
➢ Subsección I: No aplica por lo que va un guion
➢ Serie: Expediente de Servidor Público

➢ Subserie: Expediente de Juan Pérez
➢ Expediente de Pedro López
➢
➢ Subsección I: Salud Ocupacional
➢ Serie: Plan Anual de Salud Ocupacional

➢ Subserie: No aplica por lo que va un guion
➢
➢ Subsección I: Contratación Pública o quién haga sus veces

➢ Pagos
➢ Serie: Contrataciones
➢ Subserie: ínfima Cuantía
➢ Catálogo Electrónico
➢ Subsección I: Tesorería
➢ Serie: Pagos
➢ Subserie: Subasta Inversa, Régimen Especial, Cotización, Consultoría
CÓDIGO
GM-001-2020
27/07/2020
APROBACIÒN

FONDO DOCUMENTAL
➢ PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA DEL ECUADOR
SECCIÓN SUBSECCIÓN SUBSECCIÓN

SERIE DOCUMENTAL SUBSERIE DOCUMENTAL
DOCUMENTAL DOCUMENTAL DOCUMENTAL I
Expediente de Servidor Expediente de Juan Pérez

-
Público
Talento Humano
Expediente de Pedro López
Plan Anual de Salud

Salud Ocupacional -
Ocupacional
Coordinación
Administrativa ínfima Cuantía
Financiera
Contratación
Administrativa Pública o quien Contrataciones
haga sus veces Catálogo Electrónico
Subasta Inversa, Régimen

Especial, Cotización, Consultoría
Servicios
Financiero Tesorería Pagos
básicos/alícuotas/impuestos
CÓDIGO
GM-001-2020
27/07/2020
APROBACIÒN
ANEXO 3: INFORMACIÓN ADICIONAL DEL CUADRO GENERAL DE

CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL
Seguiremos completando nuestro caso práctico que estamos desarrollando, la

información según los literales a, b y c, quedaría de la siguiente manera:
FONDO DOCUMENTAL
PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA DEL ECUADOR
SECCIÓN SUBSECCIÓN SUBSECCIÓN ORIGEN DE LA CONDICIONES DE

SERIE DOCUMENTAL SUBSERIE DOCUMENTAL DESCRIPCIÓN DE SERIE DOCUMENTAL
DOCUMENTAL DOCUMENTAL DOCUMENTAL I DOCUMENTACIÓN ACCESO
Comprende toda la información de la

Expediente de Juan Pérez vida laboral del servidor público Física y digital Confidencial
Expediente de
- desde el inicio en funciones en la
Servidor Público
Expediente de Pedro institución hasta su despido, renuncia
Física y digital Confidencial
Talento Humano López o jubilación
Serie en la cual contiene todos los
Plan Anual de documentos relacionados con la
Salud Ocupacional - Física y digital Confidencial
Salud Ocupacional creación, aprobación y aplicación del
Coordinación Plan de Salud Ocupacional
Administrativa Física, digital y
Financiera ínfima Cuantía Pública
electrónica
Expediente que contiene todos los Física, digital y
Contratación Catálogo Electrónico Pública
documentos relacionados al tipo de electrónica
Administrativa Pública o quien Contrataciones
proceso realizado en una
haga sus veces Subasta Inversa, Régimen
contratación pública Física, digital y
Especial, Cotización, Pública
electrónica
Consultoría
Servicios Comprende la información de cada
Financiero Tesorería Pagos básicos/alícuotas/impuesto uno de los pagos efectuados a los Física Pública
s servicios básicos de la institución
CÓDIGO
GM-001-2020
27/07/2020
APROBACIÒN
ANEXO 4: LLENADO DE LA TABLA DE PLAZOS DE CONSERVACIÓN

DOCUMENTAL
El Cuadro General de Clasificación Documental levantado en el paso 4 es el

insumo necesario para llenar las secciones, subsecciones, series y subseries del
esquema de la Tabla de Conservación Documental, recuerde que al igual que en
la matriz anterior debe colocar el logo, y número de página, como se explicó en el
literal d. del paso 4, quedando de la siguiente manera:

Guia Cuadro y Tabla Archivo

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

Guia Cuadro y Tabla Archivo

Cargado por

Información del documento

Descripción original:

Título original

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

Guia Cuadro y Tabla Archivo

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

GUÍA METODOLÓGICA PARA EL:

Levantamiento de Cuadro General de

Dirección de Archivo de la Administración Pública

NOMBRE CARGO FECHA FIRMA

NOMBRE CARGO FECHA FIRMA

Presidencia de la República ALMEIDA ECIBCE, l=QUITO,

NOMBRE CARGO FECHA FIRMA

Firmado digitalmente por OSCAR

CONTROL E HISTORIAL DE CAMBIOS

Además, se ha establecido una matriz de homologación de expedientes de procesos

Finalmente, se incluye los formatos de actas que permiten estandarizar la formalidad de lo

Proporcionar a los organismos, entidades e instituciones del sector público y privado en

• Proveer el esquema paso a paso de como elaborar el Cuadro General de

3. A QUIÉN ESTA DIRIGIDA

El numeral 2 del artículo 18, establece “Acceder libremente a la información

El artículo 227, determina que “la administración pública constituye un servicio a la

Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado

El artículo 71 establece “la facultad que corresponde a la Contraloría General del

Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información Pública

El artículo 1.- “Principio de Publicidad de la Información Pública. - El acceso a la

Toda la información que emane o que esté en poder de las instituciones,

El artículo 6.- “Información Confidencial. - Se considera información confidencial

El artículo 10.- “Custodia de la Información.- Es responsabilidad de las

Quienes administren, manejen, archiven o conserven información pública, serán

El tiempo de conservación de los documentos públicos, lo determinará la Ley del

Los documentos de una institución que desapareciere pasarán bajo inventario al

El artículo 17 “De la Información Reservada. - No procede el derecho a acceder a

a) Los documentos calificados de manera motivada como reservados por el

1) Los planes y órdenes de defensa nacional, militar, movilización, de operaciones

b) Las informaciones expresamente establecidas como reservadas en leyes

Ley del Sistema Nacional de Archivos

Regla Técnica Nacional para la Organización y Mantenimiento de los Archivos

El artículo 29.- especifica las acciones que la Dirección de Gestión Documental y

El artículo 46.- determina las acciones que la Dirección de Gestión Documental y

El artículo 44.- establece las características a tomar en cuenta para determinar la

5. LEVANTAMIENTO DE LAS HERRAMIENTAS METODOLÓGICAS DE

Fuente: Dirección de Archivo de la Administración Pública

ii. PASOS PARA LA ELABORACIÓN DEL CUADRO GENERAL DE

PASO 1.- Consultar leyes, reglamentos, manuales, etc.: Consiste en identificar la

✓ Leyes Orgánicas y sus Reglamentos

Reglas para crear series documentales

✓ Una serie documental no es igual a una sección documental

✓ No existe en un archivo series documentales llamadas: Varios, Misceláneos,

Ver ejemplo Anexo 2: Identificación de series y subseries documentales

PASO 4: Complementar información: Se requiere completar la información sobre las

a. Descripción de la serie documental: Comprende en realizar un breve detalle,

b. Origen de la documentación: Se deberá colocar si la documentación se

c. Acceso a la información: El acceso a la información se establece como pública,

d. Encabezado y pie de página: En atención a lo determinado en la Regla Técnica

Formato de encabezado y pie de página

Fuente: Dirección de Archivo de la Administración Pública

Para completar el literal d. en nuestro caso práctico de elaboración de Cuadro General de

• En el archivo en Excel donde se ha levantado la matriz del Cuadro General de

• Se despliega la siguiente ventana, donde se selecciona encabezado de pie y

• Insertar imagen luego se captura el logo de la institución y aceptamos, se captura

• Regresamos nuevamente a la anterior ventana donde seleccionamos personalizar

• Seleccionamos insertar número de pie de página y aceptamos, se grabará el

• La matriz completa y finalizada quedaría de la siguiente manera: