Cuerpo General Administrativo de la

Administración del Estado

Bloque VI
Informática básica y ofimática

Tema: 4
Procesadores de texto: Word. Principales funciones y utilidades. Creación y
estructuración del documento. Gestión, grabación, recuperación e impresión
de ficheros. Personalización del entorno de trabajo.

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 Índice:

1. PROCESADORES DE TEXTO: WORD 4

1.1. Qué es un procesador de textos 4

1.2. Microsoft Word 2019 4

1.3. Abrir Word 5

1.4. El entorno de Microsoft Word 2019 5

2. PRINCIPALES FUNCIONES Y UTILIDADES 8

2.1. Consideraciones previas 8

2.2. Gestiones básicas de un documento sencillo. La ficha Archivo 8

2.2.1. Creación de un nuevo documento 13

2.2.2. Guardar un documento 14
2.2.3. Abrir un documento 15
2.2.4. Cerrar un documento 15
2.2.5. Vistas de un documento 16

2.3. Edición de texto 18

2.3.1. Ubicación del cursor o puntero en el documento 18

2.3.2. Selección de texto 19
2.3.3. Borrar o eliminar texto 20
2.3.4. El Portapapeles 20
2.3.5. Copiar, cortar y pegar 20
2.3.6. Opciones de pegado 21
2.3.7. Deshacer y rehacer 22
2.3.8. Buscar y reemplazar 22

2.4. Formatos 23

2.4.1. Formato Fuente 23

2.4.2. Formato Párrafo 25
2.4.3. Diseño de Página 30
2.4.4. Otras opciones de formatos 32
2.4.5. Temas 34
2.4.6. Bordes y sombreado 35
2.4.7. Fondos de página 37
2.4.8. Columnas 37
2.4.9. Tabulaciones 39

2.5. Tablas 41

2.5.1. Creación de tablas 41

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 2.5.2. 44
2.5.3. Movimiento a través de las celdas 42
2.5.4. La ficha Diseño de las Herramientas de tabla 43
2.5.5. La ficha Disposición de las Herramientas de tabla 43
2.5.6. Propiedades de tabla 44

2.6. Inserción de objetos 45

2.6.1. Objetos en páginas 45

2.6.2. Vínculos y referencias 50
2.6.3. Símbolos y ecuaciones 55
2.6.4. Elementos gráficos o Ilustraciones 57
2.6.5. Ficha herramientas de imagen 58
2.6.6. Ficha herramientas de dibujo 60

3. CREACIÓN Y ESTRUCTURACIÓN DEL DOCUMENTO 63

3.1. Estilos 63

3.1.1. ¿Qué son los estilos de Word? 63

3.1.2. Crear estilos 65

3.2. Plantillas 66

3.2.1. Plantillas de Word 66

3.2.2. Crear plantillas a partir de documentos de Word 67
3.2.3. Elementos que se guardan en una plantilla. 68

3.3. Tablas de contenido 68

3.3.1. Tablas de contenido personalizadas 70

3.4. Índices 71

3.5. Combinación de correspondencia 73

3.5.1. Documento principal 73

3.5.2. Archivo de datos 73
3.5.3. Campo 74
3.5.4. Elaboración final del proceso de combinación de correspondencia. 74

3.6. Sobres y etiquetas 79

3.7. Herramientas de idioma 81

3.7.1. Corrección Ortográfica y Gramatical 82

3.7.2. Autocorrección 82
3.7.3. Otras opciones de idiomas 83

3.8. Herramientas de accesibilidad 84

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4. GESTIÓN, GRABACIÓN, RECUPERACIÓN E IMPRESIÓN DE FICHEROS 86

4.1. Propiedades de un documento 86

4.2. Control de cambios en documentos 87

4.3. Proteger un documento 88

4.4. Recuperar versiones de un documento 89

4.5. Imprimir un documento 90

5. PERSONALIZACIÓN DEL ENTORNO DE TRABAJO 92

5.1. Pestaña Archivo - Opciones 92

5.2. Archivo - Opciones - General 93

5.3. Archivo - Opciones - Presentación 94

5.4. Archivo - Opciones - Guardar 95

5.5. Archivo - Opciones – Idioma 97

5.6. Archivo - Opciones – Avanzadas 98

5.7. Archivo - Opciones – Personalizar cinta opciones 99

5.8. Archivo - Opciones – Barra de herramientas de acceso rápido 100

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autorización escrita de su titular; Centro de Preparación Online S.L.

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 1. PROCESADORES DE TEXTO: WORD

1.1. Qué es un procesador de textos

A la hora de escribir y manipular textos con un ordenador tenemos distintas opciones:

● Editor de Texto. Son programas básicos y ligeros que nos permiten escribir textos pero sin
poder darle formato alguno. En este aspecto se parecen a una máquina de escribir. Están
pensados para realizar escrituras rápidas, con opción de guardar el texto en un fichero,
editarlo en caso necesario e imprimirlo. Entre ellos podemos destacar el Bloc de Notas que
Windows trae instalado por defecto.

● Procesador de Texto. Son programas que además de las funciones básicas que nos
proporciona el editor de textos, permite darles formatos diferentes, insertar objetos, diseñar
las páginas, etc. Los más populares son: Microsoft Word, OpenOffice Writer, Google Docs,
Libre Office Writer, WordPad, entre otros.

1.2. Microsoft Word 2019

Microsoft Word 2019 es un procesador de textos muy potente proporcionado por Microsoft.
Es la última versión publicada por Microsoft. Se diferencia de la versión Office 365, entre otras cosas,
en que esta última es de pago recurrente y Office 2019 es de pago único. Es un procesador que está
en continua mejora, pero manteniendo siempre su esencia, es por eso que resulta fácil su uso para
todo tipo de usuarios.

Microsoft Office Word 2019 podemos adquirirlo de forma individual o a través del paquete
mencionado, Microsoft Office 2019, donde disponemos de un grupo de aplicaciones muy amplio,
entre otras:

● Microsoft Word (Procesador de texto)

● Microsoft Excel (Hoja de cálculo)

● Microsoft PowerPoint (Programa para presentaciones de diapositivas)
● Microsoft Access (Gestor de bases de datos)
● Microsoft Outlook (Cliente de correo electrónico)
● Microsoft Publisher (Editor de publicaciones)
● Microsoft OneNote (Gestor de textos en ordenadores portátiles, de escritorio o Tablet PC)
● Microsoft Skype empresarial (comunicación por internet)

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 1.3. Abrir Word

Para poder realizar cualquier función con Word 2019 tenemos que saber cómo abrir el programa.
Para llevar a cabo esta función podemos hacerlo de varias formas.

1. A través del botón Inicio, nos vamos a todos los programas y buscamos la W para llegar a
Word. Clicamos y se arrancará la pantalla principal.

2. A través un acceso directo que podemos tener en el escritorio o anclado a la barra de inicio
rápido.

3. Otra opción para abrir Word es a través de cualquier archivo que se haya generado con este
programa. Si hacemos doble clic sobre él se nos abrirá el programa, pero esta vez no aparecerá
un documento en blanco sino el documento en cuestión que hayamos abierto.

4. Por último, podremos buscarlo en el cuadro de búsqueda y hacer clic sobre él.

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 1.4. El entorno de Microsoft Word 2019

Normalmente cuando arranquemos Word 2019 nos aparecerá la pantalla principal con un
documento en blanco que nos permitirá empezar a trabajar. La pantalla principal que nos
encontraremos será similar a la siguiente que vamos a estudiar. Decimos que será similar porque
esta pantalla, que constituye el entorno de Word, es personalizable y es posible que no sea
exactamente igual a lo que describamos a partir de ahora. No obstante, por regla general
encontraremos lo siguiente:

Si hacemos una descripción de las partes principales echando un vistazo de arriba abajo y de
izquierda a derecha nos encontramos con los siguientes elementos:

1. La barra de herramientas de acceso rápido son los botones que se encuentran en la esquina
superior izquierda de la ventana. Se puede personalizar para tener ahí aquellas funciones que
más usemos. De modo predeterminado presenta tres botones: Guardar, Deshacer y Repetir.
El cuarto botón que aparece que es como una flecha apuntando para abajo, nos permitirá
cambiar los botones que aparezcan en esta barra y personalizarla.

2. Barra de título: siempre que arranquemos Word a través de su icono y no a través de un

documento que se haya creado con Word nos aparecerá una barra de título donde el nombre
del documento será Documento1. El texto [Modo de compatibilidad] nos indica que Word
desactiva todas las características de esta versión que pueden crear errores de compatibilidad
con versiones anteriores. Si hemos iniciado sesión aparece también nuestro nombre de
usuario. El siguiente botón muestra las diferentes opciones de presentación de la cinta de
opciones. Por último encontramos los botones de minimizar, maximizar y cerrar.
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 3. La cinta de opciones: es el elemento más importante de todos, contiene todos los comandos
que podemos llegar a utilizar sobre un archivo de Word, organizados en fichas o pestañas
(Archivo, Inicio, Insertar, Dibujar, Diseño, Disposición, Referencias, Correspondencia, Revisar,
Vista y Ayuda ) y, dentro de cada una de éstas, en secciones lógicas.

La banda de opciones muestra sólo los comandos más importantes y los que el usuario va
utilizando con más frecuencia. De este modo se va modificando para facilitar el trabajo del
usuario.
Por ejemplo, la pestaña Inicio se encuentra dividida en 5 secciones que contienen las
operaciones correspondientes al Portapapeles (copiar, cortar y pegar), Fuente (tamaño de
letra, tipo de letra, etc.), Párrafo (alineación de texto, separación entre líneas, sangría, etc.),
Estilo y Edición (buscar texto, reemplazar, etc.).

¿Qué desea hacer?: desde esta sección podemos escribir directamente algo que queramos
realizar en el documento para recibir ayuda de forma inmediata.

Compartir: guarda una copia del documento en la nube para poder compartirlo con otras
personas

4. Las reglas: es un elemento que no siempre aparecerá pues debemos tenerlo configurado para
visualizarlo. Aparecen vertical y horizontalmente. Es muy útil pues permiten establecer
tabulaciones y sangrías en los párrafos, alinear elementos, colocar márgenes a la distancia
deseada, etc.

5. Las barras de desplazamiento: aparecen cuando hay más elementos de los que podemos
ver en el tamaño de la pantalla y permiten movernos a lo largo y ancho del documento, para
hacer uso de ellas habrá que pinchar encima y arrastrar la barra hacia el lugar que deseemos.
También podemos usar los triángulos que hay en los extremos. Al igual que las reglas
aparecen vertical y horizontalmente.

6. La barra de estado: nos dice en que página del documento estamos junto con el total de
páginas del documento. Al lado, el número de palabras totales del documento. Podremos
personalizar esta información si clicamos con el botón derecho del ratón y accedemos al menú
contextual.

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 7. Vistas y zoom: en el extremo inferior derecho disponemos de las vistas y el nivel de zoom.
Podemos visualizar la hoja de diferentes formas, normalmente estará la vista de impresión
que será el formato que tendrá el documento a la hora de imprimirlo. Las vistas pueden ser:
Diseño de impresión, Lectura de pantalla completa y Diseño Web. Al lado, tenemos el nivel de
zoom que tiene el documento y podemos aumentarlo o disminuirlo.

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 2. PRINCIPALES FUNCIONES Y UTILIDADES

2.1. Consideraciones previas

Cuando abramos Word podremos comenzar a usarlo casi como usaríamos una máquina de
escribir. No obstante, hemos de saber algunos conceptos previos:

1. El texto de un documento de Word normalmente se organiza en párrafos. Con la tecla INTRO

realizamos un salto de párrafo manual, es decir, cambiaremos de párrafo. Word se encargará
automáticamente de pasar de línea cuando sea necesario.

2. Existe también el salto de línea (Mayus + ENTER) que salta de línea sin cambiar de párrafo.

3. Existen objetos ocultos (saltos de párrafo, espacios, saltos de página, tabulaciones, salto de
sección, etc.) que forman parte de la maquetación del documento. Para ver dichos objetos,
podremos pulsar sobre la tecla Mostrar todo (Ctrl + 0), situado en el grupo Párrafo de la ficha
Inicio.

4. La función de la Barra Espaciadora es separar las palabras con un espacio en blanco.

5. El Tabulador separa el principio de cada línea del margen.

6. Debemos guardar el documento con cierta frecuencia a pesar de que tengamos bien
configuradas las opciones de Autorrecuperación.

2.2. Gestiones básicas de un documento sencillo. La ficha Archivo

Como ya hemos comentado, en el entorno de Word nos encontramos con la cinta de opciones
en la que tenemos varias pestañas o fichas. Entre ellas destaca la de Archivo que contiene operaciones
básicas para poder crear y realizar el control básico de un documento en Word. Veamos esta ficha.

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 1. Inicio: desde aquí podemos crear nuevos documentos y abrir documento recientes o
anclados. Podemos anclar documentos para tenerlos en este listado disponibles en cualquier
momento.

2. Nuevo (Ctrl+U): al seleccionar esta opción se nos muestran todas las plantillas que tiene
Word para elegir aquella con la que queremos realizar el documento nuevo. Con Ctrl+U se nos
abre por defecto un documento en blanco.

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 3. Abrir (Ctrl+A): esta opción nos permite abrir un archivo previamente creado. Veremos una
página con el listado documentos recientes y anclados, así como las carpetas que los
contienen. Podemos seleccionar ver los documentos de nuestro OneDrive, nuestro PC o
incluso agregar ubicaciones.

4. Información: Mostrará la información disponible del documento con el que estemos

trabajando sobre permisos, versiones del archivo, información para poder compartir el
archivo, etc. A la derecha vemos las propiedades del documento que pueden ser modificadas
con los metadatos del mismo.

5. Guardar (Ctrl+G): hemos de realizar esta operación cada vez que hagamos modificaciones
en un documento y queramos conservar dichas modificaciones. En caso de no guardar las
modificaciones realizadas, se quedarán en la memoria del ordenador, pero no se llevarán al
disco duro con lo que se perderán y no estarán la próxima vez que lo abramos. Con esta
operación guardamos el fichero con el mismo nombre que ya tiene y en la misma ubicación
en la que ya está. También podemos ejecutar esta opción con la combinación de teclas Ctrl+G.

6. Guardar como (F12): esta opción nos permite guardar un documento pudiendo cambiar el
nombre del mismo y su ubicación a través de la página que vemos a continuación:

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 7. Historial: en esta página veremos el historial de versiones de los documentos. El historial de
versiones en Office solo funciona con archivos almacenados en OneDrive. Puedes encontralo
deshabilitado.

8. Imprimir (Ctrl+P): veremos todas las opciones para poder llevar a cabo la impresión del
documento incluyendo una vista preliminar que nos ayudará a visualizar como quedará la
impresión.

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 9. Compartir: ofrece varias opciones para compartir nuestro documento: desde nuestro
OneDrive, por correo electrónico, creando un vínculo para compartirlo desde un explorador
web o publicándolo directamente en un blog (como Wordpress).

10. Exportar: para generar un documento PDF/XPS desde el documento Word. También
podemos cambiar el tipo de archivo Word a diferentes opciones:

11. Cerrar (Ctrl+R): esta opción nos permite cerrar el documento con el que estamos trabajando
sin cerrar Word. Si hay modificaciones sin guardar aparecerá un cuadro de diálogo donde nos
preguntará si queremos guardar los cambios antes de cerrar el documento y en qué ubicación.

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 12. Cuenta: desde esta página vemos por un lado la información del usuario de Microsoft que está
conectada a la aplicación pudiendo administrar su privacidad. Podemos cambiar algunos
aspectos de estilo como el fondo y el tema de Office. Por otro lado vemos la información del
producto. Nombre del paquete Office, versión, estado de la activación de la licencia,
actualizaciones y más información sobre el producto.

13. Comentarios: Word nos ofrece tres opciones para comunicarnos con el equipo de Microsoft,
que vemos en la imagen:

14. Opciones: podremos configurar Word a partir de aquí.

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