Para poder comprender mejor el tema de liquidar una nómina, es indispensable manejar algunos

términos que se utilizan dentro del proceso, los cuales son:

El devengado de un empleado
El devengado hace referencia al dinero que gana el empleado incluye todo el salario y lo que así
considere, por ejemplo:

Salario: Remuneración fija que recibe el empleado por la prestación de su servicio en un periodo
de tiempo.
Auxilio de transporte: Dinero que se le debe pagar al empleado cuando vive a más de un
kilómetro de distancia y devenga menos de dos salarios mínimos mensuales.
Horas extras y recargos: Valor adicional que se le debe pagar al empleado por trabajar tiempo
adicional al inicialmente pactado o en jornadas nocturnas, festivas o dominicales.
Comisiones: Valores que se le reconocen al empleado por cumplir con ciertas condiciones, por
ejemplo, por vender determinada cantidad.
Viáticos: Son valores que el empleador reconoce a su empleado para poder desarrollar sus
funciones, por ejemplo, gastos de transporte, alojamiento o manutención.
Todos los demás conceptos que sean pagados al empleado y que se encuentren dentro de la
categoría de “salariales”.

Deducciones
Estos son los valores que debe descontar el empleador a su empleado como parte de la relación
laboral, unos son de carácter obligatorio dentro de todo contrato de trabajo, mientras que otros
son obligaciones contraídas por el empleado.

Dentro de las deducciones se encuentran:

Seguridad social por parte del empleado: Siempre se debe descontar 4% para salud y 4% para
pensión del devengado del trabajador, si corresponde se debe descontar el 1% para el fondo de
solidaridad pensional y de igual manera sucede con la ARL, estos dos últimos son casos especiales.
Libranzas: Es un préstamo o crédito otorgado por una entidad financiera, que, en convenio con la
empresa, las cuotas serán descontadas directamente del devengado del empleado.
Embargos: El salario de un empleado podrá ser embargado por disposición de autoridades
judiciales, debido a obligaciones financieras no cumplidas o cuotas alimentarias.
Obligaciones financieras con el empleador: El empleado podrá solicitar anticipos o prestamos al
empleador para que sean descontados de la nómina.
Retención en la fuente: Cuando el empleado supera el monto establecido para que sea objeto de
retención por salario, el empleador está en la obligación de calcular dicho valor y descontarlo al
empleado, esto sucederá al devengar más de 87 uvt.

Lo que reciba el empleado será el resultado de restar las deducciones al total devengado, tenga en
cuenta que hay deducciones que no se pueden hacer a un trabajador sin que este de su autorización
y de igual manera tampoco se podrán descontar valores que afecte su mínimo vital.
Pagos a cargo del empleador en la liquidación de nómina

Todas las deducciones que se vieron anteriormente son valores que debe pagar el empleado, pero
el empleador también tendrá que asumir unos gastos por concepto de la relación laboral:

Provisiones
El empleado tiene derecho a que se le reconozcan sus prestaciones sociales cuando finalice el
contrato o cuando se cumpla las condiciones para el desembolso de cada una, para comprender
mejor el tema de las prestaciones sociales le recomendamos leer:

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Todo sobre las prestaciones sociales
En el caso de las prestaciones sociales y las vacaciones, el empleador deberá ir provisionando de
manera mensual el pago de estos valores, con el fin de que la contabilidad contenga información
real y exacta.

Para dar claridad al tema, cada día que el empleado labora, además de sus conceptos salarias que
se cancelan en un periodo no superior a un mes, también se le deben calcular las prestaciones,
aunque estas no se pagan todos los meses, el empleador si adquiere una deuda con el empleado y
por esta razón se debe contabilizar una provisión que sería una cuenta por pagar.

Ejemplo de provisiones en la nómina

El empleador en su contabilidad demuestra que el total de las cuentas por pagar a mayo son de tan
solo $ 500.000, nunca realizó una provisión de las prestaciones, teniendo 10 empleados a todos
ellos les deberá en total $ 9.216.000 aproximadamente, un valor que no se encuentra en la
contabilidad, puesto que, nunca realizo la provisión de ese gasto, pero si tuviese que liquidar a todos
los empleados debería pagar de inmediato.
De esta manera se evidencia la importancia de las provisiones dentro de la contabilidad y la
liquidación de la nómina, puesto que es una obligación que adquiere diariamente el empleador con
sus empleados.

Las provisiones se deben calcular y contabilizar cuando se realiza la liquidación de la nómina, los
valores de las provisiones se calculan multiplicando el salario del empleado por:

Prima: 8.33%
Cesantías: 8.33%
Intereses de cesantías: 1% sobre las cesantías.
Vacaciones: 4.17% excluyendo el auxilio de transporte.

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Seguridad social y parafiscales
La seguridad social y los aportes parafiscales son dos conceptos que no se deben confundir, puesto
que cada uno de ellos está conformado de distinta manera, aunque su finalidad es muy similar.
Por parte de las prestaciones sociales como ya vimos una parte se debió descontar al empleado,
pero ahora el empleador debe calcular el valor que le corresponde a él, lo cual se determina de igual
manera con base al salario del empleado, pero con distintos porcentajes, que en este caso serán:

Salud: 8.5%
Pensión: 12%
ARL: depende del nivel de riesgo.

De esta manera se recauda todo el dinero que se le debe cancelar a cada entidad, lo cual en total
suma un 12.5% para la EPS y un 16% para el fondo de pensión o FPS.

Por otra parte, los parafiscales deben ser pagados en su totalidad por el empleador, los valores
que debe pagar son:

Caja de compensación familiar: 4%

I.C.B.F: 3%
Sena: 2%

¿Cuándo se debe realizar la liquidación de nómina?

La liquidación de la nómina se debe realizar, según lo pactado en el contrato de trabajo, de manera
obligatoria el contrato de trabajo debe contener expresamente, con que periodicidad se va a
cancelar el salario.

El acuerdo entre las dos partes se puede dar por pagos, semanales, quincenales o hasta mensuales,
siendo este último el límite de tiempo para que el empleador le pague a sus empleados.

Ejemplo práctico para la liquidación de nómina

En este caso veremos un ejemplo práctico real, de todo el proceso para la liquidación de una
nómina, la cual tiene los siguientes empleados:

Nombre Básico A. transporte Horas extras Comisiones Total devengado

Manuel Pérez 1,000,000 – – – 1,000,000
Nubia Jiménez 600,000 51,427 – – 651,427
Andrés Rubio 438,902 51,427 43,000 100,000 633,328

Empecemos por resaltar los aspectos fundamentales que se deben tener en cuenta:

- Solicitar las deducciones que pueda tener el empleado con las respectivas áreas de la
empresa.
- Tener presente el tope para aplicar la retención en la fuente.
 - Analizar si alguno de los empleados debe aportar al fondo de solidaridad pensional.
- Tener en cuenta si el empleador está exento del pago de los aportes a salud, Sena e ICBF.
- Revisar la liquidación de las horas extras y los recargos si el caso.
- Descontar los días no laborados por los empleados en el caso de que no sean justificados,
debe tener en cuenta que los descuentos de salud y pensión si se deben realizar completos.
- Mirar quiénes tienen derecho a recibir auxilio de transporte y quiénes no.
- Conocer cada concepto devengado por el trabajador para diferenciar entre lo salarial y no
salarial.

Teniendo en cuenta estos aspectos podremos empezar a realizar la liquidación de nómina con
mayor seguridad.

Aplicar deducciones
El empleado Manuel Pérez tiene un descuento por concepto de anticipo por parte del empleador
por valor de $ 300.000 durante cuatro quincenas, para el resto aplicará lo que corresponda de ley.

Teniendo en cuenta lo anterior, debemos realizar los respectivos descuentos de ley, estos son los
de seguridad social, debido a que ningún empleado supera el monto para aportar al fondo de
solidaridad pensional ni para aplicar retención en la fuente.

Al revisar cada uno de los conceptos evidenciamos que todos los pagos se consideran salario, por
ende, se deben tener en cuenta para el cálculo de la salud y pensión.

Nombre Salud Pensión otras deducciones Total Deducciones

Manuel Pérez 40,000 40,000 300,000 380,000.00
Nubia Jiménez 24,000 24,000 0 48,000.00
Andrés Rubio 23,276 23,276 0 46,552.12

Neto para pagar

Teniendo el total devengado y las deducciones ya sabemos cuánto le debemos pagar a cada
empleado.

Nombre Total devengado Total Deducciones Neto a pagar

Manuel Pérez 1,000,000.00 380,000 620,000.00
Nubia Jiménez 651,427.00 48,000 603,427.00
Andrés Rubio 633,328.50 46,552 586,776.38

En este caso la liquidación de la nómina dio como resultado un valor a pagar en total de $ 1.810.203,
ahora debemos calcular los demás valores que debe pagar el empleador.

Seguridad social y aportes parafiscales

El empleador cumple con las condiciones para estar exento de los aportes a salud, Sena e ICBF,
entonces debemos calcular exclusivamente los demás valores.
Así mismo las personas naturales empleadoras estarán exoneradas de la obligación de pago de
los aportes parafiscales al SENA, al ICBF y al Sistema de Seguridad Social en Salud por los
empleados que devenguen menos de diez (10) salarios mínimos legales mensuales vigentes. Lo
anterior no aplicará para personas naturales que empleen menos de dos trabajadores, los cuales
seguirán obligados a efectuar los aportes de que trata este inciso.

Recuerde que para estos cálculos no tendremos en cuenta el auxilio de transporte.

Seguridad Social % Valor

Salud 0 0
Fondo de Pensiones 12 261,828
ARL (riesgos laborales) 0.522 11,389
Total $ 273,217

Parafiscales % Valor
Caja Compensación Familiar 0.04 81,556
ICBF 0 0
SENA 0 0
Total, Parafiscales 81,556

Provisión de las prestaciones sociales

Este es el último paso, para calcular las provisiones debemos hacerlo por cada empleado y por cada
concepto de la prestación de la siguiente manera:

Nombre Total devengado Prima 8.33% Cesantías 8.33 % Intereses 1% Vacaciones 4.17%
Manuel Pérez 1,000,000 83,300 83,300 833 41,700
Nubia Jiménez 651,427 54,264 54,264 543 25,020
Andrés Rubio 633,329 52,756 52,756 528 24,265
Debemos tener en cuenta que para el cálculo de la provisión de las vacaciones se excluye el auxilio
de transporte.

Esta es la manera de realizar una liquidación de nómina completa.

Aportes Parafiscales: Qué son, tarifas y plazos

Los aportes parafiscales son pagos obligatorios que deben realizar los empleadores a entidades
como: El Sena, Cajas de Compensación Familiar y al Instituto Colombiano de Bienestar Familiar
(ICBF), por cada empleado contratado.

Estas contribuciones se calculan con base al salario de cada trabajador, el empleador deberá realizar
el pago de los aportes parafiscales mensualmente, contribuyendo al sostenimiento de las tres
entidades anteriormente mencionadas y al bienestar de los empleados.
Obligados a pagar aportes parafiscales
Todas las personas que sean empleadores deberán afiliar a sus empleados y pagar los aportes
parafiscales por cada uno de sus empleados que se consideren permanentes, de igual manera si
realiza trabajos para una persona por un tiempo superior a 4 horas diarias o más de 96 mensuales,
deberá afiliarse.

Los trabajadores independientes no se encuentran obligados a realizar aportes parafiscales por sí

mismos, pero tienen la posibilidad de hacerlo bajo su voluntad, solo deben realizar los aportes de
manera obligatoria en caso de tener trabajadores bajo su responsabilidad.

Los aportes parafiscales no deben confundirse con la seguridad social, pueden parecer similares
porque se pagan simultáneamente, pero la finalidad de cada concepto es distinta.

Tarifas de los aportes parafiscales

Cada entidad perteneciente a los aportes parafiscales cuenta con un porcentaje distinto de
contribución, estos son los porcentajes:

Aporte Tarifa
Sena 2%
ICBF 3%
Caja de compensación familiar 4%
Cabe resaltar que la totalidad de los pagos los cubre el empleador, cuando se habla de trabajadores
dependientes.

Tarifas para independientes

Como se expuso inicialmente los trabajadores independientes tienen la posibilidad de cotizar
parafiscales de manera voluntaria, esto se puede llevar a cabo bajo dos opciones:

Realizar el aporte sobre un 0.6% de un salario mínimo, lo que le daría el derecho a:

Recreación.
Capacitación.
Turismo y eventos sociales.
Realizar el aporte sobre un 2% de un salario mínimo, lo que le daría el derecho a:

Recreación.
Capacitación.
Turismo y eventos sociales.
Subsidio de vivienda.
Ejemplo para calcular y pagar los aportes parafiscales en el año 2022
Para comprender mejor el tema sobre la liquidación de los aportes parafiscales veamos el siguiente
ejemplo:
Para una persona que devengará un salario mínimo en el año 2022, que equivale a $1.000.000, el
empleador deberá pagar por concepto de parafiscales los siguientes valores:

Tenga en cuenta que el auxilio de transporte no debe incluirse en este cálculo como ya mencionó,
por ende, la operación que debe realizar el empleador es la siguiente.

Sena: 1.000.000* 2% = $ 20.000

ICBF: 1.000.000 * 3% = $ 30.000
Caja de compensación: 1.000.000* 4% = $ 40.000
En total el empleador debe pagar $90.000 por concepto de aportes parafiscales de un mes, por un
empleado que devenga un salario mínimo en el año 2022.

Importante
En este caso el empleado no tiene horas extras ni otras remuneraciones que aumenten el salario.
Recuerde que este cálculo solo corresponde a los aportes parafiscales, pues también deberá liquidar
la seguridad social.
Debe tener en cuenta si el empleador se encuentra exonerado de algunos aportes, puesto que en
el ejemplo no lo está.
Exoneración del pago de aportes parafiscales
Algunos empleadores se encuentran exonerados de pagar aportes parafiscales por sus empleados,
esta exoneración solo aplica para los aportes que se deben realizar a las entidades de Sena e ICBF,
por ende, ninguna empresa está exonerada de pagar caja de compensación familiar.

Este beneficio se extiende a los aportes de la seguridad social en términos de salud por parte del
empleador.

Para acceder a esta exoneración según el artículo 114-1 del E.T, los empleados no deben superar los
10 SMMLV, adicionalmente se deberá tener más de dos empleados fijos.