P-GR-01 Versión: 04

PROCEDIMIENTO PARA EL MANTENIMIENTO DE LA

PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO Fecha: 25/11/2020

1. OBJETIVO.

Describir detalladamente los lineamientos necesarios en la ejecución de las actividades para el mantenimiento
preventivo y correctivo de la propiedad, planta y equipo de la administración municipal.

2. ALCANCE.

Inicia desde la recepción de las solicitudes que surgen de las distintas dependencias y finaliza con la
evaluación de las actividades y la aplicación de las acciones de mejora pertinentes.

3. RESPONSABLES.

Subdirector de Logística Institucional.

4. TERMINOS Y DEFINICIONES.

- Adquisición: compra de bienes y/o servicios mediante contrato, por intermedio de convenios
interadministrativos, con cargo a fiducias públicas o caja menor.
- Contratista: persona u organización que, por contrato, ejecuta una obra material o está encargada de
prestar un servicio para una entidad, una corporación o un particular.
- Cronograma o Programación: estrategia mediante la cual se organizan las actividades a realizar en el
tiempo dispuesto para las mismas.
- Factura: documento legal que establece los valores que serán cobrados en razón de la ejecución de los
servicios contratados o de bienes adquiridos.
- Mantenimiento: acciones preventivas o correctivas encaminadas y direccionadas al sostenimiento de la
propiedad, planta y equipo.
- Mantenimiento Correctivo: acciones establecidas para atender la reparación de la propiedad, planta y
equipo, cuando sean requeridas las medidas correctivas para tales fines.
- Mantenimiento preventivo: acciones establecidas mediante programación, encaminadas al
sostenimiento de la propiedad, planta y equipo, y que permiten extender la duración de la misma a lo largo
del tiempo.
- Orden de mantenimiento correctivo: formato establecido para autorizar los mantenimientos correctivos
desde la Subdirección de Logística Institucional.
- Propiedad, planta y equipo: conjunto de bienes muebles, enseres, equipos o instrumentos que
pertenecen a una entidad y que se usan en la ejecución de las tareas establecidas en la realización de los
programas definidos en el Plan de Desarrollo de cada vigencia.
- Reporte de actividades: información solicitada al contratista y que contiene el resumen ejecutivo sobre
las acciones adelantadas durante la ejecución de un contrato de prestación de servicios.
- Requisitos: cualidad, circunstancia o cosa que se requiere para algo.
- Servicios: necesidades o requerimientos específicos que, estratégicamente suministrados, propenden el
sostenimiento o el funcionamiento de la infraestructura de una entidad.
- Solicitud de mantenimiento correctivo: formato establecido para elevar los requerimientos de
mantenimiento desde las distintas Dependencias.
- Trazabilidad: Serie de acciones que permiten seguir y medir el proceso de evolución de un producto o
servicio en cada una de sus etapas.

Elaboró: Contratista Subdirección de Logística Revisó y aprobó: Subdirector de Logística

Institucional Institucional
Página 1 de 6
 P-GR-01 Versión: 04
PROCEDIMIENTO PARA EL MANTENIMIENTO DE LA
PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO Fecha: 25/11/2020

5. POLITICAS DE OPERACIÓN.

- Asegurar la aplicación de las directrices generales para la implementación de la estrategia “cero papel” y
la eficiencia administrativa establecida por acto administrativo en el Municipio de Sabaneta.
- Controlar la ejecución de las actividades descritas en los contratos de mantenimiento y soporte de la
propiedad, planta y equipo, propiedad de la Administración Municipal; para ello debe proveer las
herramientas y estrategias necesarias que así lo garanticen
- Revisar la ejecución y prestación de los servicios para el mantenimiento preventivo se produce según el
contrato y el cronograma. Los mantenimientos correctivos serán prestados según solicitud surtida desde
las distintas Dependencias.
- Promover que la realización de todas las actividades de mantenimiento que sean ejecutadas con los
elementos de seguridad y salud en el trabajo que dispone la normativa legal aplicable.
- Verificar que la ejecución de las actividades de mantenimiento preventivo y correctivo en la propiedad,
planta y equipo entregado en comodato, sean realizadas por las entidades comodatarias.

6. CONTENIDO.

6.1 MANTENIMIENTO.

INFORAMACIÓN
No. ACTIVIDAD (Descripción) RESPONSABLE DOCUMENTAD
A / REGISTROS
Elaborar cronograma de mantenimientos: Trimestralmente F-GR-08
se elabora el cronograma de mantenimiento preventivo Cronograma de
trimestral para la propiedad, planta y equipo del municipio. mantenimiento
Subdirector de Preventivo
1. Nota: los mantenimientos correctivos se realizan solo bajo Logística Bienes Muebles
requerimiento. Institucional (equipos de
oficina, enseres,
dispositivos y
vehículos)
Planificar los recursos: Se estiman los recursos económicos,
humanos y tecnológicos necesarios para desarrollar el Subdirector de
Plan Anual de
2. mantenimiento y, si es necesario, inicia los procesos de Logística
Adquisiciones
contratación para apoyar las actividades de mantenimiento y Institucional
suministro de repuestos y accesorios necesarios.
Mesa de Ayuda
Programar mantenimientos: Se coordina la ejecución del
Subdirector de
cronograma de mantenimiento, de acuerdo con la programación F-GR-10
3. Logística
existente o las solicitudes enviadas a las dependencias Solicitud de
Institucional
mediante la herramienta “mesa de ayuda”. mantenimiento
correctivo

Página 2 de 6
 P-GR-01 Versión: 04
PROCEDIMIENTO PARA EL MANTENIMIENTO DE LA
PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO Fecha: 25/11/2020

INFORAMACIÓN
No. ACTIVIDAD (Descripción) RESPONSABLE DOCUMENTAD
A / REGISTROS
Elaborar ordenes de servicio: Se realiza la elaboración de las
órdenes de servicio de mantenimiento preventivo/correctivo para
atender:
 Equipos de aire acondicionado. Subdirector de
F-GR-11
 Mobiliario y equipos de oficina Logística
Orden de
Institucional
4.  Equipos de cómputo y periféricos Servicio
 Equipos de fotocopiado Mantenimiento
Contratista
 Alarmas Correctivo
responsable
 Chapas y cerraduras
 Teléfonos
 Fumigación
Subdirector de
F-GR-11
Asignar actividades de mantenimiento: Se realiza el Logística
Orden de
despacho de los requerimientos a cada proveedor, según lo Institucional
5. Servicio
establecido en la propuesta económica y el objeto del contrato,
Mantenimiento
para iniciar la ejecución de los mantenimientos. Contratista
Correctivo
responsable
Ejecutar Cronograma de Mantenimiento: Se inicia con la
ejecución de los servicios requeridos para el mantenimiento de
la propiedad, planta y equipo.

a) el equipo humano y técnico de la empresa contratista se

presenta en la ubicación de la propiedad, planta y equipo para F-GR-11
realizar la revisión y atención del mantenimiento. Atendiendo la Orden de
normativa legal aplicable a seguridad y salud en el trabajo. Servicio
Mantenimiento
Empresa
6. b) la empresa contratista genera el reporte técnico del servicio Correctivo
contratista
entregado.

c) entrega la cotización del mantenimiento correctivo mayor y los Fichas técnicas

repuestos requeridos para la atención del requerimiento. del contratista

d) realiza el mantenimiento correctivo mayor, según lo

establecido en cotización cuyos valores deben estar dentro de
la propuesta económica autorizados por la Subdirección de
Logística.
F-GR-08
Cronograma de
Verificar mantenimientos realizados: Revisa los servicios Subdirector de
mantenimiento
entregados por el proveedor, durante su ejecución o posterior a Logística
Preventivo
Institucional
7. la misma, conforme a los reportes técnicos vs propuesta Bienes Muebles
económica para consolidar los resultados de la revisión en la (equipos de
Contratista
matriz de mantenimiento de propiedad, planta y equipo. oficina, enseres,
Responsable
dispositivos y
vehículos)

Página 3 de 6
 P-GR-01 Versión: 04
PROCEDIMIENTO PARA EL MANTENIMIENTO DE LA
PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO Fecha: 25/11/2020

INFORAMACIÓN
No. ACTIVIDAD (Descripción) RESPONSABLE DOCUMENTAD
A / REGISTROS
F-JC-01
Acta de
Supervisión y
Gestionar pago al proveedor: se revisa la documentación que Vigilancia
emite el proveedor para la gestión del pago, según lo establecido
Subdirector de Facturas
8. en el contrato y se emite las observaciones pertinentes hacia la
Logística
ejecución de los contratos de mantenimiento de la propiedad, Recibido a
Institucional
planta y equipo de la Administración Municipal. satisfacción

Documentos
pagos
F-DE-05 Acta de
Reunión
Evaluar el cumplimiento y ejecución del procedimiento: Se Subdirector de
F-DE-04
realiza seguimiento a las actividades del procedimiento, Logística
9. Matriz de riesgos
identifica oportunidades de mejoramiento, las documenta, aplica Institucional
las acciones necesarias y verifica su eficacia. Líder SIGSA
F-EM-05 Plan de
Mejoramiento
Software

6.2 TRAZABILIDAD EN LAS MEDICIONES.

INFORAMACIÓN
N° ACTIVIDAD (Descripción) RESPONSABLE DOCUMENTADA
/ REGISTROS
Subdirector de
Logística F-GR-09
Identificar los equipos: Se identifican los equipos que
Institucional Hoja de vida de
1. requieren seguimiento y medición, mediante el diligenciamiento
equipos de
de la hoja de vida del equipo.
Contratista medición
responsable
Subdirector de
Logística
Programar mantenimientos: se realiza la programación, según Cronograma de
Institucional
2. las hojas de vida de los equipos metrológicos y/o biomédicos, Revisión y
para los mantenimientos, calibraciones y re-calibraciones. Calibración
Contratista
responsable
Sub Director
Asignar actividades de mantenimiento: se realiza el despacho de Logística F-GR-11
de los requerimientos al proveedor contratado para el Institucional Orden de Servicio
3.
mantenimiento, calibración y re-calibración de los equipos Mantenimiento
metrológicos y/o biomédicos Contratista Correctivo
responsable
Ejecutar seguimiento y medición de equipos:
Orden de servicio
Empresa
4. (proveedor)
a) ejecuta o subcontrata los servicios requeridos para los contratista
equipos metrológicos y/o biomédicos.

Página 4 de 6
 P-GR-01 Versión: 04
PROCEDIMIENTO PARA EL MANTENIMIENTO DE LA
PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO Fecha: 25/11/2020

INFORAMACIÓN
N° ACTIVIDAD (Descripción) RESPONSABLE DOCUMENTADA
/ REGISTROS
Certificados de
b) genera y entrega el reporte técnico del servicio entregado por mantenimiento,
cada uno de los equipos metrológicos o biomédicos calibración y/o re-
calibración
c) anexa el certificado de mantenimiento, calibración y/o re-
calibración, los parámetros de mediciones y el diagnóstico de las Certificados de
actividades relativas. parametrización,
diagnóstico y
certificación de
los servicios de
calibración
Matriz de
mantenimiento de
Verificar que el equipo funcione correctamente después de propiedad, planta
Subdirector de
las calibraciones y/o mantenimientos: Se pone el equipo en y equipo.
Logística
funcionamiento con el fin de verificar que en efecto entregue los
Institucional
5. resultados de medición esperados, recibe la documentación, Certificados de
condensa la información en la matriz de seguimiento y archiva los parametrización,
Contratista
registros en las carpetas de cada equipo metrológico y/o diagnóstico y
responsable
biomédico. certificación de
los servicios de
calibración
F-DE-05 Acta de
Reunión
Evaluar el cumplimiento y ejecución del procedimiento: Se Subdirector de
F-DE-04
realiza seguimiento a las actividades del procedimiento, Logística
6. Matriz de riesgos
identifica oportunidades de mejoramiento, las documenta, aplica Institucional
las acciones necesarias y verifica su eficacia. Líder SIGSA
F-EM-05 Plan de
Mejoramiento
Software

7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

- ISO 9001:2015 Sistemas de Gestión de Calidad: Requisitos.

- Ley 80 1993 por el cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública

8. CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN VERSIÓN
FECHA IDENTIFICACIÓN DEL CAMBIO
INICIAL FINAL
Modificación y creación de formatos, ajustes al contenido del
Sin datos 00 procedimiento con el fin de que el mismo sea más eficiente y 01
efectivo modificación al contenido.
Se actualiza el nombre del procedimiento y se ajusta conforme al
30/10/2017 01 02
proceso de transición NTC ISO 9001:2015.

Página 5 de 6
 P-GR-01 Versión: 04
PROCEDIMIENTO PARA EL MANTENIMIENTO DE LA
PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO Fecha: 25/11/2020

VERSIÓN VERSIÓN
FECHA IDENTIFICACIÓN DEL CAMBIO
INICIAL FINAL
Se realiza una revisión y ajuste general al contenido del
30/05/2018 02 procedimiento, con el fin se documentar la trazabilidad en las 03
mediciones y tener un control de la información documentada.
No aplica No aplica Se modificó la Codificación de los Formatos No aplica
Se elimina como responsable de las actividades del presente
procedimiento al Director de Informática, las actividades de
competencia de Dirección de Informática se describen en el
25/11/2020 03 04
PROCEDIMIENTO PARA LA ADQUISICIÓN, GESTIÓN Y
SOPORTE DE LOS RECURSOS TECNOLÓGICOS E
INFORMÁTICOS

Página 6 de 6