CUESTIONARIO SISTEMAS DE ORDENAMIENTO

KATTY YULIETH GAMARRADURAN

INSTRUCTOR: YADIRA NUÑEZ SOTO

CENTRO INCA AUXILIAR ADMINISTRATIVO

TÉCNICAS DE ARCHIVO

1111

BARRANQUILLA 2 DE ABRIL 2022

CUESTIONARIO SISTEMAS DE ORDENAMIENTO

1. ¿En qué consiste el sistema de ordenamiento nominativo?

2. ¿Cuáles son los usos de este sistema?
3. Explique las ventajas y desventajas del sistema de ordenamiento.
4. ¿Cuáles son los pasos para el archivo de los documentos?
5. Explique la diferencia entre personas naturales y personas jurídicas.
6. Explique que es una referencia cruzada.
7. Mencione las reglas para la organización del sistema de ordenamiento
nominativo.
8. ¿En qué consiste el sistema de ordenamiento numérico?
9. ¿Cuáles son los usos del sistema numérico?
10. Diga cuáles son las ventajas y desventajas de este sistema.
11. ¿Cuáles son las partes importantes del archivo numérico?
12. En que consiste el sistema decimal Dewey.
13. Enuncie los pasos para guardar la correspondencia.
14. ¿En qué consiste el sistema de ordenamiento geográfico?
15. De qué elementos importantes se vale el archivo alfabético geográfico.
Menciónalo.
16. Cuáles son los pasos para el archivo de documento por el sistema
alfabético geográfico.
17. Explique sobre el uso, ventajas, desventajas y aplicación del sistema
geográfico.
18. En que consiste el sistema de ordenamiento por asunto.
19. Cuáles son los usos, ventajas, desventajas y aplicación del sistema por
asunto. Explique.
20. ¿Cuáles son las clases que se dividen el sistema de ordenamiento por
asunto?
21. Según su organización que debemos tener en cuenta para archivar los
documentos.
22. ¿Cuáles son los pasos para archivar los documentos?
23. Defina en que consiste el sistema cronológico.
24. ¿Cuál es la importancia del sistema cronológico?
25. Describa las bases y métodos del principio cronológico.
26. Diga los procedimientos para archivar y buscar en el sistema cronológico.
27. ¿Cuáles son las reglas para archivar en el sistema cronológico?
28. ¿Cuáles son los usos, ventajas y desventajas del sistema cronológico?
29. ¿Qué es la tarjeta afuera?
1. ¿En qué consiste el sistema de ordenamiento nominativo?

Como su nombre lo indica este sistema se apoya en las letras del

alfabeto (A – Z) es llamado también nominativo por que consiste en
ordenar por nombres. Es el más utilizado en nuestro medio por servir de
base a las demás metodologías. Este sistema es directo por que los
documentos pueden consultarse leyendo el nombre de la carpeta. Las
guías principales son las letras, detrás de estas se ubican las carpetas
con sus respectivos nombres.

2. ¿Cuáles son los usos de este sistema?

USOS
En compañías cuyos archivos están en rápida expansión, es decir, por
razones de carácter organizativo y manejan hojas de vida de Clientes o
Proveedores.
Empresas de seguros para archivar sus pólizas, siniestros, títulos de
capitalización y acciones.

3. Explique las ventajas y desventajas del sistema de ordenamiento.

Ventajas

 Facilidad de localización ya que no se necesitan listas ni índices

auxiliares.

 Flexibilidad para añadir nuevos elementos en el lugar exacto.

 Es un criterio muy generalizado y conocido.

 Simplicidad, pues sólo se necesita conocer los nombres a

clasificar.

Desventajas

 Se pueden dar coincidencias a medida que aumenta el número

de documentos.

 Cuando la documentación es voluminosa hay que establecer

normas muy detalladas que eviten la pérdida de tiempo.

 A veces los criterios de ordenación no son unívocos.

4. ¿Cuáles son los pasos para el archivo de los documentos?

 1. Los archivos deben ser organizados de manera numérica o alfabética.
De esta forma se establece en la oficina o empresa un sistema de
archivo para implementar en el futuro.

2. Cada carpeta debe ser rotulada con la información que nos permita
identificar su contenido. Por ejemplo, el nombre del cliente, caso o
número de expediente. Esto agiliza la búsqueda de documentos de
manera eficaz.

3. Pueden utilizarse carpetas de colores, o bien etiquetas de color. Esto

nos permitirá en todo momento identificar a simple vista una categoría
de expediente.

4. Los archivadores deben ser enumerados, así como cada una de sus
gavetas. Por ejemplo, podemos tener cuatro archivos enumerados del 1
al 4, por lo que sus gavetas serían la 1.1, 1.2, 2.1, 2.2, etc.

5. Debemos llevar un inventario completo del contenido de cada archivo

en una hoja electrónica. Esto nos permitirá poder ubicar un expediente
desde cualquier computador, y mantener un orden efectivo de nuestros
archivos.

6. Para archivos muy grandes, con gran cantidad de expedientes,

nuestra recomendación es implementar un sistema de código de barras
o de radio frecuencia, lo que dará una trazabilidad más rápida y segura
a los documentos.

5. Explique la diferencia entre personas naturales y personas

jurídicas.

Persona Natural
También llamada persona física, es el ser humano con nacionalidad y
domicilio que de manera personal o autónoma ejerce sus derechos y
cumple obligaciones. Esto quiere decir que si constituye una empresa,
esta persona debe asumir a título personal todas las obligaciones, la
responsabilidad y da como garantía a la empresa todos sus bienes.

Persona Jurídica
También llamada persona moral, es una figura ficticia (o empresa) que
ejerce y cumple los derechos sobre esa misma empresa. Esto quiere
decir que, al constituir legalmente una empresa a título de persona
jurídica, es la empresa quien debe asumir toda la responsabilidad y no el
dueño. Además, la garantía está limitada únicamente a los bienes que
tenga la empresa bajo su nombre.

Diferencia: Una persona natural toma cuenta propia o responsabilidad

total de las obligaciones de la empresa, mientras que en el caso de la
 persona jurídica limita su responsabilidad a los bienes de la empresa,
sin tomar partido personal.

6. Explique que es una referencia cruzada.

Se habla de referencia cruzada cuando desea referirse a un tipo de

información o datos que pueden servir para comprender más en profundidad el
tema que se está discutiendo. Las referencias cruzadas se utilizan en
documentos impresos convencionales (novelas, ensayos, libros de texto o
artículos de investigación) y en Internet. En cualquier caso, las variantes de
referencias cruzadas son muy diversas: un asterisco o un número pequeño que
acompaña a una palabra en un texto (las notas al pie), una tabla explicativa, un
hipervínculo, marcadores, imágenes, listas numeradas, etc.

7. Mencione las reglas para la organización del sistema de

ordenamiento nominativo.

REGLAS PARA ORDENAR NOMBRE DE PERSONAS NATURALES

a. Primera regla:
Lo nombres de los individuos constan de dos unidades:

- Primera Unidad: Los apellidos

- Segunda Unidad: Los nombres

Ejemplo:
Los apellidos se separan con una coma (,) de los nombres de pila.

b. SEGUNDA REGLA

Si los nombres tienen la primera unidad igual, se considera la segunda.

Ejemplo:
José Manuel Ríos Rojas RIOS Rojas, José Manuel
Roberto Ríos Rojas RIOS Rojas, Roberto.

c. TERCERA REGLA

Si los nombres de los individuos son totalmente iguales, se considerara

el documento de identificación respectivo, la dirección o cualquier otro
dato de que se disponga para diferenciarlos. Es nuevo dato no
representa una unidad, sino un elemento adicional, para poder realizar
el ordenamiento.
Ejemplo:
Carmen Cecilia Rosas Tavares Calle 40 N° 40ª-21
Carmen Cecilia Rosas Tavares Diagonal 20 N° 80-10
Solución:
ROSAS TAVARES, Carmen Cecilia, Calle 40 N° 40 A-21
ROSAS TAVARES, Carmen Cecilia, Diagonal 20 N° 80-10
Ejemplo:
Fabio Alfonso Reyes Albarracín, Cédula N° 3.796.220
Fabio Alfonso Reyes Albarracín, Cédula N° 5.227.310
Solución:
Reyes Albarracín, Fabio Alfonso, Cédula N° 3.796.220

d. CUARTA REGLA:

Apellidos con prefijos y apellidos compuestos: Las preposiciones

contracciones, artículos y otras voces que hacen parte de algunos
apellidos, no se consideran elementos separados dentro de cada
unidad, sino que hacen parte integral de cada elemento.
Ejemplo:
Amanda Del Real López
María José De la Fuente Rizo
Solución:
Del Real López, Amanda
De la Fuente Rizo, María José

e. QUINTA REGLA:

Nombres desconocidos y nombres usados indistintamente como

nombres o como apellidos: Cuando no existe seguridad o certeza sobre
cuál es el nombre y cuál es el apellido pueden clasificarse tal como
aparecen.
Ejemplo:
Idinael Alfonso
Víctor Hugo
Lee Chang

f. SEXTA REGLA:

Títulos académicos, religiosos, militares, nobiliarios, etc. Cuando están

acompañados del nombre completo, porque así son solicitados, este
dato se coloca al final, entre paréntesis. Se puede considerar como
elemento de clasificación si hay homónimos.

Ejemplo:
Bello, Jairo (arquitecto)
Bello, Jairo (ingeniero)

f. SEPTIMA REGLA:

Nombres de mujeres casadas: existen dos criterios, originados por dos

necesidades específicas:

1. En los países de habla hispana, el apellido paterno no desaparece,

para efectos legales o comerciales. Basados en esta norma, las
entidades privadas y oficiales, toman como primer apellido el paterno.
Ejemplo:

María Victoria Rueda de Pérez Rueda de Pérez, María Victoria

Emilia Posada Viuda de Escobar Posada viuda de Escobar, Emilia

La preposición de y la expresión viuda, no constituyen unidad de

clasificación y se pueden escribir entre paréntesis para facilitar la
clasificación.

2. En algunas empresas privadas y oficiales, tienen la costumbre

norteamericana, de tomas como primer apellido el del esposo.
Albarracín, Alba Segrera de
Calvo, Irma Ortiz de
8. ¿En qué consiste el sistema de ordenamiento numérico?

 Consiste en asignar números consecutivos a las personas o empresas

que escriben, numerando consecutivamente las carpetas, para después
archivarlas por orden numérico. Se hace una ficha con el nombre de
cada una y el número asignado. Las fichas se archivarán en orden
alfabético en un cajón o fichero. 

9. ¿Cuáles son los usos del sistema numérico?

Los sistemas numéricos tienen los siguientes usos:

 Para contar y expresar los resultados de una medida y para realizar

diferentes cálculos.
 Pueden ser usados para hacer codificaciones de información.
 Se usan en el sistema métrico.
 Son usados en el campo de la física para mostrar magnitudes escalares y
derivadas.
 El sistema octal es utilizado en computación para agrupar bits.
 El sistema binario también es utilizado en computación y aparatos
electrónicos.

10. Diga cuáles son las ventajas y desventajas de este sistema.

Ventajas

 Permite una expansión conveniente.

 ofrece mayor precisión y exactitud.

 Garantiza absoluta reserva.

 La rápida visualización permite la identificación de la secuencia

para evitar y corregir errores.

Desventajas

 Puede ocurrir transposición de números, ejemplo, 569 por 596.

 Si se archiva un documento en una carpeta errada, se dificulta su
localización.

 Por ser un sistema indirecto, exige un índice de consulta.

 Necesita personal especializado

11. ¿Cuáles son las partes importantes del archivo numérico?

Sistema numérico se componen por cuatro partes básicas

 Al archivo principal
 El archivo misceláneo alfanumérico
 El tarjetero índice
 El registro de números asignados

El en archivo principal: solo se mantiene las carpetas individuales de los

corresponsales de los archivos

El archivo misceláneo alfabético: se conservan todos los documentos de

los corresponsales pasivos hasta que se conviertan en activos, se
transforman o se dispongan de ellos.

El Tarjetero índice: se organiza en el orden alfabético por el nombre de

cada corresponsal, este tipo de tarjeta es esencial en el sistema
numérico por que los documentos pueden ser solicitados por el nombre
de corresponsal.

El registro se trata de un numero de anotaciones q sirve para mantener

la relación de los números asignados y a quien se asignaron, ayuda a
evitar que se asignen a más de un corresponsal.

12. En que consiste el sistema decimal Dewey

El sistema de clasificación decimal Dewey, a veces abreviado DDC, es

un método de categorizar libros en una biblioteca por tema. Es un
sistema numérico que utiliza agrupaciones de diez, es decir, hay diez
clases principales, cada una de las cuales tiene diez divisiones, cada
una de las cuales tiene diez secciones, y los libros se colocan en el
estante en orden numérico. El sistema fue creado por Melvil Dewey en
1876 y actualmente es propiedad del Online Computer Library Center en
Dublín, Ohio, que adquirió la marca comercial en 1988.

13. Enuncie los pasos para guardar la correspondencia

14. ¿En qué consiste el sistema de ordenamiento geográfico?

Archivo alfabético geográfico, como su nombre lo indica, es la

organización de los documentos o las tarjetas de los clientes, teniendo
en cuenta su localización, es decir, agrupa a todos los corresponsales
de un mismo lugar, por orden alfabético. Este sistema es similar al
alfabético nominativo (personas naturales y jurídicas), porque la
clasificación final se hace también por nombres de individuos o
empresas.

15. De qué elementos importantes se vale el archivo alfabético

geográfico. Menciónalo

1) Un archivo principal:

Se ordena alfabéticamente por países, estados o territorios, zonas,

direcciones, etc., y puede organizarse de la siguiente forma:

a) Con guías alfabéticas y con guías de divisiones geográficas o

políticas.

b) Con solo guías de divisiones geográficas o políticas

2) Un tarjetero o fichero:

Puede ser:

a) Auxiliar: Se ordena alfabéticamente con los nombres de los

corresponsales.

b ) Principal: También encontramos el archivo geográfico de tarjetas,

Por ejemplo, una editorial internacional puede mantener el registro
de sus clientes organizado por territorio; en este caso sería
conveniente tener una lista, alfabética, separada o un tarjetero de los
nombres que se han organizado geográficamente.

3) Un mapa, una guía, un viso control, etc.:

Sirven para indicar la localización de la clientela, ya sea

geográficamente o por zonas o direcciones.

16. Cuáles son los pasos para el archivo de documento por el sistema
alfabético geográfico

 ORGANIZACIONES DE LOS ARCHIVOS GEOGRÁFICOS

 En primera instancia iría:

 Guía alfabética: esta guía puede ser la A, por ser la primera letra
del al alfabeto y abarcaría todos los países que comiencen por la
A, (Argentina, Alemania, Angola).

 Guía del país: comprende al país que representa y su nombre

puede ser Argentina, Argelia, Alemania, Angola.

 Subguía de ciudades: que corresponde a las ciudades o pueblos

de cada país donde existen clientes de esa empresa. Todas
aparecen en orden alfabético y en ese orden irá primero Buenos
Aires que Rosario, ambas ciudades de Argentina.

 Carpetas individuales: corresponden a los clientes de cada ciudad

que a su vez irán en estricto orden alfabético ya sea como
persona natural o jurídica.

17. Explique sobre el uso, ventajas, desventajas y aplicación del

sistema geográfico.

Usos

 Cuando las empresas poseen y necesitan controlar sus sucursales y

agencias, distribuidores concesionarios, etc.
 En instituciones cuyas ventas se organizan por áreas geográficas.
 En empresas de servicios públicos como luz, teléfono, gas, etc.
 En compañías dedicadas a las ventas por correo, editoriales, empresas de
transporte, etc.

Ventajas
 Usar un código en un sistema de acceso indirecto acorta los nombres de
archivos y aumenta la seguridad de un sistema, debido a que el usuario
deberá conocer el código para solicitar archivos.

 Permiten realizar análisis complejos de la realidad espacial rápidamente.

 Supone una ventaja no sólo cualitativa sino también cuantitativa en la

búsqueda de soluciones geográficas sea cual sea el contexto sobre el que
se apliquen.

Desventajas
Se necesita mucho espacio en los ficheros, pues el número de grupos es muy
extenso.

Deja de ser práctico cuando el número de documentos por municipio aumenta

mucho

Aplicación
Tienen aplicación en diversos campos: gestión de patrimonio cultural, urbanismo,
redes de tensión eléctrica, cableado telefónico, topografía, micología, gestión de
rutas, redes de saneamiento y abastecimiento, control de compras, arquitectura,
paisajismo.

18 En que consiste el sistema de ordenamiento por asunto

Es la clasificación de los documentos por el tema que tratan y no por
nombres de personas, compañía o lugares.
Los archivos por asuntos se establecen con guías y expedientes, o
guías y tarjetas, lo mismo que los archivos de correspondencia.

19 Cuáles son los usos, ventajas, desventajas y aplicación del sistema

por asunto. Explique.
USOS
- Instituciones científicas, para archivar la información de los estudios y
proyectos que están adelantando.

- Colegios, escuelas, academias, universidades y todo tipo de

instituciones docentes, para su material didáctico.

- Galerías de arte, museos, bibliotecas, que por su naturaleza requieren

la identificación archivística por grupos.

- Agentes de compras, fabricantes y todas las empresas, donde el

interés se enfoca en el conjunto.

Ventajas
 Flexibilidad para adaptarlo a las necesidades de la empresa.
 Facilidad para la intercalación de nuevas materias.
Desventaja
Se necesita una lista auxiliar para la ordenación posterior de cada
documento.

Aplicación del sistema por asunto

20. ¿Cuáles son las clases que se dividen el sistema de ordenamiento por
asunto?
CLASES

- Estilo diccionario
- Estilo enciclopedia

Estilo diccionario o directo: No representa división alguna de temas.

Estos están ordenados en secuencia alfabética como las palabras de un
diccionario. Se usa en la pequeña empresa y en otras actividades donde
se justifique la división de los temas; un ejemplo es la lista de las clases
de negocios en la sección clasificada de las páginas amarillas de un
directorio telefónico.
Su organización es muy simple:

- Guía alfabética: para indicar el orden alfabético del grupo.

- Carpetas individuales: en estricto orden alfabético por asuntos.

Estilo enciclopedia: Este estilo tiene un número reducido de asuntos

principales y varias divisiones y subdivisiones. Los asuntos principales,
sus divisiones y subdivisiones siguen un orden alfabético y están
agrupados por relaciones lógicas.
21 Según su organización que debemos tener en cuenta para archivar los
documentos.
Métodos para archivar los documentos en forma lógica, se debe
considerar la secuencia alfabética o la sucesión numérica. Por lo tanto,
hay dos métodos para archivar:

22.¿Cuáles son los pasos para archivar los documentos?

a) Alfabético Temático. No presenta dificultad para archivar los

expedientes, ya que utiliza el orden alfabético y se emplean las
respectivas guías alfabéticas.

b) Numérico Temático. Este método es práctico porque se auxilia de

guías numéricas consecutivas. Algunas veces, un expediente se solicita
por el asunto y no por su número, por lo tanto, es necesario elaborar las
respectivas cédulas de catalogación numérica.

23.Defina en que consiste el sistema cronológico.

Es aquel sistema que usa como criterio la fecha de los documentos, que
se agrupan dentro del archivo por años o meses. Primero sé ordenan
por el año, después por el mes y finalmente por el día.

24.¿Cuál es la importancia del sistema cronológico?

 Este sistema toma el tiempo como elemento fundamental. El orden
cronológico tiene gran importancia en todas las manifestaciones
humanas. Su uso indirecto abarca todos los sistemas de ordenamiento.

25.Describa las bases y métodos del principio cronológico

Bases
En casos especiales se puede ordenar con base en bimestres,
trimestres, semestres, bienios, cuatrienios, quinquenios, entre otros. En
estos casos la guías erá la mayor unidad de tempo, las subguías los
periodos en que se subdivide y las carpetas la menor unidad de tiempo.

Métodos
Pueden distinguirse diferentes métodos de ordenación cronológica,
entre ellos se destacan los siguientes:

Cronología Rígida: se basa en una ciega ordenación por fechas. La

ordenación por este método consiste en ubicar un documento detrás del
otro en forma secuencial de acuerdo con la fecha en que la
documentación ha sido tramitada, teniendo en cuenta en primer lugar el
año, seguido del mes y al final el día.

Las unidades documentales simples con ordenación cronológica se

presentan en la serie, Consecutivo de Correspondencia Despachada
cuya ordenación puede ejemplificarse así:
2004, 02, 28
2004, 03, 01
2004, 03, 03
2004, 03, 04
Cronología Circunstancial: satisface las necesidades de la documentación que por
ciertas circunstancias debe estacionarse a través del tiempo, para que cumpla su
objetivo. Una de sus aplicaciones más usuales de este método es el recordatorio
de vencimientos.

En el sistema recordatorio e vencimientos debe aparecer al principio de la unidad

de instalación el mes que cursa y a continuación los meses siguientes, de acuerdo
con el orden del calendario.

Cada mes vencido va al final de la unidad de instalación y los días vencidos pasan
al mes siguiente.

26. Diga los procedimientos para archivar y buscar en el sistema

cronológico
 Colocar la guía principal (mes) en tercera posición.
  Colocar las Subguias en diferentes posiciones, si las guías corresponden a
las fechas del 1 al 31 habrá una carpeta para cada fecha y se pueden
colocar escalonadas.

 Cada mes vencido va al final de la gaveta.

 Cada día vencido pasa al mes siguiente,

 Siempre detrás del anterior.

27. ¿Cuáles son las reglas para archivar en el sistema cronológico?

28. ¿Cuáles son los usos, ventajas y desventajas del sistema

cronológico?

Usos
 Se utiliza para vencimientos, recordatorios, control de pagos.

 Los usan aseguradoras, bancos, empresas de cobro y todas aquellas cuyo

control sea base de fechas.

Ventajas
- Sencillez y rápido.
- No es cerrado y permite la ampliación o inclusión de nuevos documentos.
- No requiere la utilización de índices ni fichas auxiliares.
Desventajas
Obliga a conocer la fecha del documento.

- Cuando se extrae la documentación hay que dejar constancia del lugar

correspondiente de la misma
29.¿Qué es la tarjeta afuera?
Esta es una tarjeta que se usa para ubicar en sitio preciso donde se va a
sacar el folder o la tarjeta que se va a utilizar, es decir, recordar el sitio
donde va.