Planificación del Proyecto

Ing. Héctor Fabio Bejarano Castro

LEED Green Associate Professional
Ingeniero Civil – Pon&ficia Universidad Javeriana
M.S Procesos y Medio Ambiente – Ins&tut Na&onal Polytechnique de Grenoble
M.I GesCón de Riesgos Industriales y Medio Ambiente – Université Joseph Fourier

Email: hectorbejarano@icconsul&ngs.com

Contenido del curso
1.  Introduccion
2.  Enunciado del trabajo del proyecto
3.  Recopilar los requisitos y definir el alcance
4.  Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto
5.  Crear la estructura de desglose del trabajo, EDT
6.  Duración de cada actividad
7.  Matriz de predecesoras
8.  Programación
9.  Organización para la ejecución del proyecto
10.  Matriz de riesgos
11.  Costos
1.  Introduccion
Para poder realizar la planeacion de un proyecto, el equipo del proyecto debe
de resolver las siguientes seis (6) preguntas:
1.  ¿Qué, por cuanto y para cuando?: estas preguntas nos sirven para definir el
alcance, el costo, el /empo y la calidad.
2.  ¿Cómo?: Definine las ac/vidades que se deben de realizar para lograr el (los)
obje&vo(s).
3.  ¿quién?: crea la organización del proyecto encargada de ejecutar y administrar el
trabajo.
4.  ¿cuándo y en que orden?: permite preparar el programa o cronograma del
proyecto donde se muestra la duracion de cada ac&vidad, incluyendo hitos y
eventos.
5.  ¿Cuánto y cuando?: es preparar un presupuesto y un plan de recursos para poder
asignar fondos y recursos a las ac&vidades de acuerdo a la programación.

6.  ¿Qué tan bien?: Prepara un plan para revisar y controlar el desempeño del
trabajo despues del comienzo del proyecto para poder tenerlo encaminado de
acuerdo al programa, al presupuesto y dentro del alcance previsto.
1.  Introduccion
Como respuesta a las anteriores preguntas
obtendremos las siguientes 10 ac&vidades:
1.  Enunciado del trabajo del proyecto
2.  Recopilar los requisitos
3.  Definir el alcance
4.  Crear la estructura de desglose del trabajo, EDT
–  Elaboración de la EDT
–  Diccionario de la EDT
–  Línea base del alcance
5.  Duración de cada ac&vidad
6.  Matriz de predecesoras

1.  Introduccion
7.  Programación
–  Diagrama de red
–  Diagrama de Gan[
8.  Organización para la ejecución del proyecto
–  Organigrama
–  Descripción de cargos
–  Matriz de asignación de responsabilidades
–  Estructura de desglose de la organización
–  Plan de asignación de personal
9.  Matriz de riesgos
10.  Costos
–  Costo de cada ac&vidad
–  Costo total del proyecto

La ges&on de los resultados de estas ac&vidades se debe de realizar con un
“Sistema de Informacion de Gerencia de Proyectos - SIGP” como por ejemplo
Ms Project, Planner, Open Project entre otros.
2.  Enunciado del trabajo del proyecto

Se cons&tuye en la primera definición del
alcance del proyecto, es decir, hace una
descripción de los bienes y servicios que debe
suministrar el proyecto.
2.  Enunciado del trabajo del proyecto

El enunciado del trabajo del proyecto debe de

desarrollar los siguientes seis (6) aspectos:
1.  Obje/vo del proyecto
2.  Entregables
3.  Fechas importantes (hitos)
4.  Requerimientos tecnicos
5.  Limites y exclusiones
6.  Revisiones del cliente
2.  Enunciado del trabajo del proyecto

•  Obje&vo del proyecto:

Debe responder a los interrogantes qué, cuándo
y cuánto, a saber:
–  En términos generales, ¿qué se espera lograr con
la ejecución del proyecto?
–  ¿Cuándo se espera tener el resultado final del
proyecto?
–  ¿Cuánto costará la ejecución del proyecto?

2.  Enunciado del trabajo del proyecto

•  Entregables:

Son los principales productos (o resultados) que
debe arrojar el proyecto durante todo su
desarrollo.

2.  Enunciado del trabajo del proyecto

•  Fechas importantes (hitos):

Deben corresponder a puntos significa&vos de
control en el proyecto, de fácil reconocimiento
por parte de los par&cipantes en el proyecto.
2.  Enunciado del trabajo del proyecto

•  Requerimientos tecnicos:

En esta parte del enunciado se relacionan las
especificaciones técnicas que debe sa&sfacer el
producto del proyecto, los códigos que se deben
cumplir y algunas condiciones específicas que
valga la pena resaltar.

2.  Enunciado del trabajo del proyecto

•  Limites y exclusiones:

Ayudan a establecer los límites del proyecto,
toda vez que hacen mención a lo que no está
incluido dentro del proyecto. De no hacerlo, se
pueden generar falsas expecta&vas, desviar
recursos a donde no corresponda y dejar
puertas abiertas para futuros li&gios.

2.  Enunciado del trabajo del proyecto
Ejemplo de enunciado del proyecto - Proyecto de construcción de una casa

1. Obje&vo del proyecto
Construir una residencia de alta calidad, de acuerdo con solicitud del cliente, en ocho meses y a
un costo no superior a 300.000 dólares.

2. Entregables
• Una residencia de 250 m², totalmente terminada, que consta de tres alcobas, cocina, estudio,
sala, comedor, baño social, baño para la alcoba principal y baño en cada una de las otras dos
alcobas.
• Un garaje cubierto.
• Aparatos de cocina debidamente instalados: estufa, horno, lavadora de platos y microondas.
• Estantería de madera en estudio, comedor y sala.

3. Fechas importantes (hitos)
Se fijan, en forma tenta&va, las siguientes:

• Obtención de permisos: 20 de febrero
• Preparación del terreno: 2 de marzo
• Cimentación: 10 de abril
• Estructura y mampostería, a nivel de techo: 25 de junio
• Techo: 2 de agosto
• Instalación de aparatos sanitarios y de carpintería metálica y de madera: 5 de sep&embre
• Pintura y acabado final: 20 de octubre
• Inspección final y entrega: 25 de octubre


2.  Enunciado del trabajo del proyecto
4. Requerimientos técnicos
• La casa debe cumplir el código local de construcción.
• Los materiales deben ser los de más altas especificaciones que se encuentren en el mercado.
• Todas las puertas y ventanas deben sa&sfacer las pruebas de aislamiento térmico y sonoro
vigentes en el país.
• Las paredes exteriores deben ser totalmente impermeables.
• El aislamiento de los techos debe ser el máximo solicitado en el código de construcciones.
• El garaje debe tener capacidad para dos automóviles y una camioneta de 8,5 metros de largo.
• La estructura debe cumplir las normas del código de construcciones sismo-resistentes.

5. Límites y exclusiones
• La casa se construirá en un todo de acuerdo con los planos del diseño arquitectónico y de los
estudios de suelos, que suministró el cliente.
• El propietario se encargará del diseño de las obras exteriores.
• Dentro de los aparatos de cocina no están incluidos el extractor de olores, la nevera y el
triturador de basuras.
• No se incluye el suministro e instalación del aire acondicionado, pero si los cables para su
posterior conexión.
• El contra&sta se reserva el derecho de contratar servicios externos, sobre los cuales será
totalmente responsable.
• El horario de trabajo será de lunes a viernes entre las 07:00 am y las 05:00 pm, los sábados
entre las 07:00 am y la 01:00 pm. No se permi&rá trabajar los días domingos y fes&vos.

6. Revisión del cliente
San&ago Montoya y señora, doña Julia Sarmiento de Montoya.
2.  Enunciado del trabajo del proyecto
Ejemplo de enunciado del proyecto - Proyecto de red local de computadores en la
empresa ‘Los Farallones S.A.’

1. Obje&vo del proyecto
Diseñar e instalar una red local de computadores en la Empresa ‘Los Farallones S.A.’, en un
período de un mes y con un presupuesto que no supere los 50.000 dólares.

2. Entregables
•  Quince estaciones de servicio y quince computadores portá&les.
•  Un servidor con procesadores de doble núcleo.
•  Dos impresoras láser a color.
•  Una impresora de planos (plo[er), &po uso comercial.
•  Programas de computador instalados, con la correspondiente licencia.
•  Capacitación al personal del cliente, durante seis horas como mínimo.
•  Veinte horas de capacitación al administrador de la red.
•  Una red de computadores en total operación

3. Fechas importantes (hitos)
Se fijan, en forma tenta&va, las siguientes:

•  Diseño de la red local: 22 de abril
•  Suministro de equipos: 24 de abril
•  Prueba final de la red instalada: 10 de mayo
•  Capacitación a personal del cliente: 12 de mayo
•  Capacitación a administrador de la red: 14 de mayo


2.  Enunciado del trabajo del proyecto


4. Requerimientos técnicos
•  Estaciones de trabajo con pantalla plana de 17 pulgadas, procesadores de doble núcleo, 10
GB de memoria ram, 24X DVD+RW, tarjeta inalámbrica, tarjeta Ethernet, disco duro de
100GB.
•  Computadores portá&les con pantalla de 12 pulgadas, procesadores de doble núcleo, 4 GB
de memoria ram, 24X DVD+RW, tarjeta inalámbrica, tarjeta Ethernet, disco duro de 100GB y
un peso menor a cuatro libras y medio.
•  Tarjetas inalámbricas de interfaz con red y conexiones de Ethernet.
•  El sistema debe soportar la plataforma mas reciente para computadores.
•  El sistema debe proporcionar un acceso externo seguro a los trabajadores de campo.

5. Límites y exclusiones
•  Mantenimiento y reparacion del sistema hasta dos meses después de la inspeccion final y
recibo a sa&sfacción.
•  Las garan&as se trasladan al cliente.
•  La responsabilidad de instalacion de programas solo va hasta programas desarrollados dos
meses antes del inicio del proyecto.
•  El costo de la capacitación adicional a la establecida en el contrato la cubrira el cliente.

6. Revisión del cliente
Mauicio Uribe, Director de Sistemas de los “Farallones S.A”
2.  Enunciado del trabajo del proyecto
Proyecto viaje por Suramérica
ObjeCvo del proyecto
Planear y ejecutar un plan turís&co para dos personas en avión ultraligero, recorriendo la mayor
can&dad posible de países de América del Sur, durante 35 días, entre los meses de enero y
febrero, de tal manera que el proyecto sea financiado por terceros y que genere para los
inversionistas una u&lidad mínima del 15%, con respecto al valor del costo total del plan.
Entregables
• Programa detallado de viaje en avión ultraligero para dos personas, por 45 ciudades de Sur
América, y coordinación de su ejecución.
• Hospedaje en hoteles de categoría máxima tres estrellas y viá&cos diarios para gastos de
alimentación de los viajeros.
• Todos los gastos inherentes al correcto funcio-namiento del avión y de los equipos necesarios
para realizar el viaje.
• Un celular con llamadas internacionales y un GPS.
• Visas y requisitos legales para el paso por cada país.
• Curso de pilotaje y licencias para los dos via-jeros.
• Curso de primeros auxilios.
• Seguro de vida para cada viajero y seguro del avión.
2.  Enunciado del trabajo del proyecto
Entregables
• El dinero necesario para realizar compras per-sonales de los viajeros.
• Envío de carga adicional que no sea posible transportar en el avión.
• Entradas a si&os turís&cos que no estén contem-plados dentro del plan diseñado.
• Dinero adicional del asignado para los gastos diarios de alimentación de los viajeros.
• Seguro médico (los viajeros ya poseen uno con Colsánitas).
• Accesorios para el viaje y demás equipos de &po turís&co (cámara digital, video cámara, etc.).
Fechas importantes (hitos)
• Contrato firmado: 01 de mayo
• Establecimiento del grupo encargado de la ge-rencia del proyecto: 15 de mayo
• Diseño de la ruta: 10 de junio
• Entrega estudio de viabilidad del proyecto: 05 de julio
• Desarrollo detallado del proyecto: 15 de octubre
• Patrocinios ges&onados: 09 de diciembre
• Inicio del viaje: 10 de enero
• Regreso a la ciudad de origen: 18 de febrero

2.  Enunciado del trabajo del proyecto
Requerimientos técnicos
• Visitar el mayor número posible de países de Suramérica.
• Conocer como mínimo tres si&os turís&cos im-portantes por país.
• Indispensable que el recorrido incluya las islas de San Andrés y Providencia, Cartagena de
Indias; el Parque Tayrona; Cali, la capital de la salsa; la isla Margarita, las Líneas de Nazca;
Machu Pichu; el lago Ti&caca, los lagos del sur de Chile y San Carlos de Bariloche.
• Definir una ruta óp&ma, teniendo en cuenta los factores de costo, &empo y seguridad.
• Peso total de los dos ocupantes: 170 kilogramos.
• Estar entre tres y cuatro días en cada país.
• Ambas personas son turistas descomplicados, no requieren de los mejores hoteles.
• Uno de los turistas necesita tomar medicamentos diarios por haber sufrido infarto hace un
&empo.
• Se deben incluir tratamientos médicos preven&-vos para el acompañante (inhalaciones).
• Se debe tramitar visa de países que la requieran.
• Necesita tramitar licencia de piloto para ambas personas.
• El plan debe ser de turismo ecológico y de placer.
2.  Enunciado del trabajo del proyecto
Límites y exclusiones
• Ambas persona &enen seguro médico interna-cional de Colsánitas.
• Preferiblemente empezar el recorrido en el sur, en época de verano.
• Se deben incluir tratamientos médicos preven&-vos para el acompañante
(inhalaciones).
• Ninguno de los 2 &ene restricciones alimen&cias.
• Una de las personas es un turista al que no le gustan los tours.
• El avión puede ser alquilado o comprado por leasing.
• El cliente dispone de 30.000 dólares, en caso de que el proyecto no se logre financiar
en su totalidad.
• Ambas personas &enen pasaporte y visa de Estados Unidos.
Revisión del cliente
• Fortunato Marvnez y Teodoro Lozano, viajeros
3.  Recopilar requisitos y definir el alcance
ALCANCE:
El alcance de un proyecto son todas las ac&vidades que se
realizaran para alcanzar el obje&vo del proyecto, o dicho en
terminos mas sensillos, es todo lo que hay que hacer y todo lo que
no hay que hacer en el proyecto.
Procesos:
1.  Planificar la gestión del alcance (planificación)
2.  Recopilar los requisitos (planificación)
3.  Definir el alcance (planificación)
4.  Crear la EDT (planificación)
5.  Verificar el alcance (seguimiento y control)
6.  Controlar el alcance (seguimiento y control)
3.  Recopilar requisitos y definir el alcance

1.  Planificar la gesCon del alcance

Se compone de cuatro puntos a saber:
•  Describir las ac/vidades de la ges/ón del alcance: Consiste en
realizar una descripción detallada de cómo se va a llevar a
cabo cada una de las ac&vidades de la ges&ón del alcance del
proyecto. Para ello se debe dar respuesta a las siguientes tres
preguntas: ¿en qué consiste la ac&vidad?, ¿cómo se propone
abordar su desarrollo?, ¿qué resultados se tendrán como
producto del desarrollo de la ac&vidad?.

3.  Recopilar requisitos y definir el alcance

•  Organización para la ejecución del plan de

ges/ón del alcance: Expresada a través de un
organigrama, junto con la descripción de cada
uno de los cargos del organigrama y el
es&ma&vo del costo de dicha organización.
3.  Recopilar requisitos y definir el alcance

•  Programa para la ejecución del plan de

ges/ón del alcance: Expresado a través de un
diagrama de Gan[ o cronograma de
ac&vidades.
3.  Recopilar requisitos y definir el alcance

•  Es/ma/vo del costo de la ejecución del plan

de ges/ón del alcance: Consiste en es&mar el
costo que implica la ejecución de cada una de
las ac&vidades correspondientes al plan de
ges&ón del alcance, teniendo en cuenta costo
de equipos, materiales, recursos humanos e
instalaciones
3.  Recopilar requisitos y definir el alcance

2.  Recopilar los requisitos
Los requisitos es todo aquello que los
interesados necesitan de un proyecto
3.  Recopilar requisitos y definir el alcance

Las siete ac&vidades relacionadas con la recopilacion

de los requisitos son:

1.  Plan de gesCón de los requisitos.
Comprende todo lo relacionado con la manera de definir los
interesados, con los métodos que se van a u&lizar para
iden&ficar los requisitos, con la forma como se van a resolver los
requisitos, con el procedimiento a seguir para analizar, priorizar,
ges&onar y dar seguimiento a los cambios que requieran los
requisitos y con el contenido de la matriz de rastreabilidad.
3.  Recopilar requisitos y definir el alcance
2.  Definir quiénes son los interesados. Esta información se ob&ene en el registro
de los interesados.

3.  Recopilación de datos sobre requisitos. Son suministrados por los interesados.
Como técnicas para la recopilación de requisitos se &enen:
•  Revisión de registros históricos, para conocer requisitos en proyectos similares.
•  Entrevista, a expertos y a interesados del proyecto para iden&ficar sus requisitos
•  Grupos focales, o discusión entre expertos y/o interesados, bajo la dirección de un
moderador.
•  Lluvia de ideas, o ‘pensamiento grupal’ para definir requisitos del producto y del proyecto.
•  Técnicas Delphi. Se solicita información sobre requisitos a expertos e interesados, quienes
responden en forma anónima; se recopilan sus respuestas y los resultados se envían, en
forma repe&&va, hasta lograr consenso.
•  Mapas mentales. Diagramas que ayudan a general, clasificar o registrar información sobre
requisitos. Son árboles que se abren a par&r de una palabra central (por lo general, la meta
del proyecto).
•  Cues/onarios y encuestas. Se u&lizan cuando los grupos son muy grandes.
•  Proto/pos. Es decir, modelos del producto propuesto.
•  Toma de decisiones en grupo. Si el acuerdo en relación con el requisito es unánime, es fácil la
decisión; también lo es cuando la decisión se deja en manos de una persona (técnica
dictatorial).
Mapa Mental del Proyecto
“Centro Cultural”
3.  Recopilar requisitos y definir el alcance
4.  Documentación de los requisitos. En el do-
cumento se deben incluir los requisitos que
respondan en forma sa&sfactoria la pregunta:
¿Cómo se puede saber si el trabajo cumple con
este requisito?
5.  Nivelar los requisitos de los interesados.
Consiste en:
- Asegurar que los requisitos se pueden cumplir
dentro de los obje&vos del proyecto.
- Priorizar los requisitos, para clasificarlos por
orden de importancia, y resolver cualquier
conflicto entre ellos.
3.  Recopilar requisitos y definir el alcance

6.  Resolver los requisitos en competencia. Para

el efecto, aceptar aquellos que estén de
acuerdo con:
–  El asunto que dio origen al inicio del proyecto
(demanda de mercado, requisitos legales, etc.)
–  El acta de cons&tución del proyecto (si se &ene
disponible al momento del conflicto)
–  Las restricciones del proyecto (de &empo, de
costo, de calidad)
3.  Recopilar requisitos y definir el alcance

7.  Matriz de rastreabilidad de requisitos.

Vincula los requisitos con los obje&vos del
proyecto u otros requisitos, con el fin de
garan&zar el cumplimiento de los obje&vos
estratégicos. En la matriz también se pueden
anotar el responsable de la ges&ón del
requisito y el estado del requisito.
3.  Recopilar requisitos y definir el alcance
3.  Definir el alcance del proyecto
El obje&vo de este proceso es definir lo que está y no
está incluido en el proyecto y sus entregables. En
esencia conlleva la realización de dos ac&vidades:

•  Análisis del producto. Su propósito es determinar y
definir los entregables del proyecto.
•  Enunciado del alcance el proyecto. Es un documento que
al leerlo se sabe exactamente lo que se va a hacer con la
ejecución del proyecto.
3.  Recopilar requisitos y definir el alcance
Al realizar el “enunciado del alcance del proyecto” debemos tener
en cuanta los siguientes 16 aspectos:

Objetivos del proyecto §  Organización inicial del

§  proyecto
§  Descripción del alcance del
producto §  Riesgos iniciales definidos

§  Requisitos del proyecto Hitos del cronograma

§ 
§  Límites del proyecto Limitación de fondos
§ 
§  Productos entregables del Estimación del costo
proyecto § 
§  Requisitos de gestión de
§  Criterios de aceptación del
producto la configuración del
proyecto
§  Restricciones del proyecto
§  Especificaciones del
§  Asunciones del proyecto proyecto

§  Requisitos de aprobación
3.  Recopilar requisitos y definir el alcance

•  ObjeCvos del proyecto. Pueden ser obje&vos o metas de negocio,

de costos, de cronograma, técnicos y de calidad.

•  Descripción del alcance del producto. Es decir, de las
caracterís&cas del producto, servicio o resultado que da origen al
proyecto con el mayor detalle posible. Por lo general, estas
caracterís&cas &enen poco detalle en las fases iniciales y más
detalle en las fases posteriores.

•  Requisitos del proyecto. Hacer referencia a todos los requisitos
obtenidos durante el desarrollo del proceso ‘recopilar los
requisitos’.

•  Límites del proyecto. Mencionar que está incluido dentro del
proyecto y qué está excluido del proyecto.
3.  Recopilar requisitos y definir el alcance

•  Productos entregables del proyecto. Relacionar no solo el
producto o servicio del proyecto, sino también resultados
secundarios: informes, documentación de la gerencia del proyecto,
manuales, etc.
•  Criterios de aceptación del producto. Establecen el procedimiento
y los criterios que se aplicarán para dar por aceptado un entregable
en par&cular.
•  Restricciones del proyecto. Relación de restricciones asociadas con
el alcance del proyecto que limitan las opciones del equipo del
proyecto, como por ejemplo, un límite presupuestal, fechas
impuestas (hitos del cronograma) por el cliente o la organización
ejecutante.
•  Limitación de fondos. Puede ser para el valor total del proyecto o
en determinados períodos del desarrollo del mismo.
•  EsCmación del costo. Resultados del cálculo del costo total del
proyecto, calificado como tenta&vo o defini&vo.
3.  Recopilar requisitos y definir el alcance
•  Requisitos de gesCón de la configuración del
proyecto. Establece el nivel de ges&ón de la
configuración y de control de cambios que se debe
tener en el proyecto.
•  Especificaciones del proyecto. Relaciona los
documentos que con&enen las especificaciones que
debe sa&sfacer el proyecto.
•  Requisitos de aprobación. Presenta los requisitos de
aprobación de obje&vos, productos entregables,
documentos y trabajo del proyecto.
4.  Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto
(o Acta de Iniciación en el sector publico)

El acta de cons&tución del proyecto es el documento
que formaliza la existencia del proyecto y autoriza al
gerente de proyectos para que u&lice los dineros y
recursos de la organización en la ejecución de las
dis&ntas ac&vidades del proyecto.
4.  Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto
(o Acta de Iniciación en el sector publico)

Los componentes del acta de cons&tución del proyecto son:

•  Nombre del proyecto: corto y comprensible.
•  Descripción del proyecto: en forma breve responder la
pregunta ¿qué es el proyecto?
•  Gerente del proyecto, responsabilidad y nivel de autoridad:
siempre se debe nombrar antes del inicio de la planificación y,
de preferencia, durante el desarrollo del acta de cons&tución
del proyecto.
•  Propósito y jus/ficación del proyecto: problema, oportunidad,
razón para su realización, base financiera y otras que
jus&fiquen su ejecución, etc.

4.  Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto
(o Acta de Iniciación en el sector publico)

Los componentes del acta de cons&tución del proyecto son:

•  Obje/vos medibles del proyecto: ¿qué?, ¿cuándo?, ¿cuánto?
Las respuestas a estas preguntas exigen una planeación
previa del proyecto, a nivel general, después de tener el
enunciado del trabajo del proyecto.
•  Interesados: personas que afectará el proyecto y/o que
influirán en el proyecto.
•  Recursos preasignados: personas, equipos y otros recursos
que, de entrada, se dedican al proyecto.
•  Entregables: específicos a lo largo del desarrollo del proyecto
y resultado final del proyecto
4.  Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto
(o Acta de Iniciación en el sector publico)

Los componentes del acta de cons&tución del proyecto son:

•  Fechas importantes (hitos): por lo general, fechas asociadas
con presentación de entregables.
•  Criterios de aprobación del proyecto: ¿qué elementos se
deben aprobar para el proyecto?, ¿quién los autoriza?, ¿qué
criterios se deben cumplir para determinar el éxito del
proyecto?
•  Riesgos preliminares: amenazas y oportunidades potenciales
para el proyecto, con indicación de la respuesta preliminar.
•  Nombre del patrocinador: con indicación del nivel de
autoridad.
4.  Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto
(o Acta de Iniciación en el sector publico)
Antes de preparar el acta de cons&tución se deben de tener desarroladas las
siguientes acciones:

•  Iden&ficar a los interesados.

•  Adelantar reuniones con los interesados para confirmar los requisitos de
alto nivel, el alcance del proyecto, los riesgos, los supuestos y las
polémicas.

•  A par&r del enunciado del trabajo del proyecto, llevar a cabo los primeros
ejercicios de programación del &empo y del costo.

•  Definir los obje&vos del proyecto, las restricciones, los supuestos y los
criterios de éxito.

•  Conocer los factores ambientales (poli&cas) de la empresa.

•  Revisar los ac&vos de los procesos de la organización.

•  Documentar los riesgos.
5.  Estructura de desglose del trabajo, EDT

Elaboración de la EDT:
•  La EDT es un elemento obligatorio en la gestión de
proyectos.
•  Muestra todo el alcance en el proyecto, desglosado en
entregables fáciles de manejar.
•  Todos los proyectos, inclusive los pequeños, requieren
una EDT, la cual se constituye en la base del proyecto.

5.  Estructura de desglose del trabajo, EDT
Caracteristicas de la EDT:
•  En su parte superior va el título del proyecto, que se establece
como meta.
•  Siguiente nivel, casi siempre, corresponde a las actividades
principales o entregables.
•  Niveles posteriores: desgloses en piezas más pequeñas (paquetes
de trabajo).
•  La descomposición continúa hasta alcanzar un nivel apropiado para
la gestión del proyecto por parte del gerente del proyecto.
•  En cada nivel: suma de desgloses debe ser igual al 100%de la
meta.
•  Cada paquete de trabajo debe estar formado por sustantivos
(cosas). La EDT se debe orientar a los entregables.
•  En la EDT deben estar incluidos:
ü  Los entregables del cliente.
ü  El alcance completo del proyecto: alcance del producto, alcance del
proyecto y esfuerzos de gestión de proyectos.
5.  Estructura de desglose del trabajo, EDT
5.  Estructura de desglose del trabajo, EDT
Diccionario de la EDT:
Es un documento que proporciona una descripción del trabajo que
se debe realizar para cada paquete de trabajo de la EDT,
mediante la utilización de un formato con la siguiente información:

§  Enunciado del trabajo §  Hitos riesgos

§  Resultados o entregables §  Responsabilidades
§  Duración §  Costos
§  Predecesoras §  Aseguramiento de la calidad
§  Precondiciones §  Especificaciones
§  Recursos requeridos §  Ordenes de trabajo
§  Supuestos §  Ordenes de compra
5.  Estructura de desglose del trabajo, EDT

Linea de base del alcance:

Está cons&tuida por:
- La EDT

- El diccionario de la EDT

- El enunciado del alcance del proyecto.

6.  Duracion de cada actividad

Una vez establecida la lista de actividades, el equipo
de profesionales responsable del proyecto asigna la
duración de cada actividad en función de los recursos
humanos y materiales disponibles.
6.  Duracion de cada actividad

Estos tiempos se pueden determinar de forma
determinística (CPM) o probabilística (PERT):

–  CPM: Se basan en un estimativo de duración
de cada actividad.

–  PERT: Se selecciona un tiempo optimista (to ),
un tiempo pesimista (tp ) y un tiempo mas
probable (tmp).
6.  Duracion de cada actividad

Calculo tiempo esperado T:
T=t0 +tp + 4tmp
6
Y donde σ es la desviación típica o estándar:


7.  Matriz de Precedencias o Predecesoras

Una vez elaborada la lista de actividades

procedemos a analizar su orden de ejecución. Para
tal fin procedemos a desarrollar una matriz donde
se incluya en cada renglón y en cada columna todas
la actividades que conforman el proyecto.
7.  Matriz de Precedencias o Predecesoras

La matriz se puede realizar de dos formas:

•  Analizar la actividad correspondiente a cada renglón y
determinar la actividad a realizarse inmediatamente
después de terminada la actividad en cuestión
(sucesoras) .

•  Analizar la actividad correspondiente a cada columna y
determinar la actividad a realizarse inmediatamente
antes de poder iniciar la actividad en cuestión
(predecesoras).
 7.  Matriz de Precedencias o Predecesoras

•  Matriz de Precedencias
AcCvidades
Inmediatas
siguientes/
AcCvidades A-1 A-2 A-3 A-4 A-5
inmediatas
precedentes

A-1
A-2
A-3
A-4
A-5
8.  Programación

Elaboración del diagrama de red o flechas.

•  Seleccionamos la actividad que da inicio al
proyecto.
•  Empleando la matriz de precedencias
ubicamos nuestras actividades en el orden
lógico pre establecido.

8.  Programación

Para la construcción de los diagramas de red
existen dos Métodos:
•  Método del diagrama con la actividad en el
nodo o CPM (Crithical Path Method)

•  Método del diagrama con la actividad en la
flecha o PERT (Program Evaluation and
Review Technique)
 8.  Programación

Método del diagrama con la actividad en el nodo o

CPM (Crithical Path Method)
- Representación grafica:
Fin Próximo
Inicio Próximo (puede terminar en…)
(puede arrancar en…)

Holgura
Total

Inicio Remoto Fin Remoto

(pero debe arrancar en…) (pero debe terminar terminar en…)
8.  Programación

Reglas que se deben tener en cuenta en la elaboración del diagrama de red
CPM:
1.  Lo más conveniente es que la red fluya de izquierda a derecha.
2.  Ninguna ac&vidad puede comenzar hasta tanto todas las ac&vidades
precedentes inmediatas que conducen a ella estén terminadas.
3.  Las flechas en la red señalen precedencia y flujo (predecesoras y sucesoras).
Estas flechas se pueden atravesar unas con otras.
4.  Cada ac&vidad debe tener un número único de iden&ficación.
5.  Para cada ac&vidad se debe cumplir que su número de iden&ficación es
mayor que el número de iden&ficación de las ac&vidades que la preceden.

8.  Programación

Reglas que se deben tener en cuenta en la elaboración del diagrama de red

CPM:

6.  En la red no se pueden tener circuitos cerrados; es decir, no puede exis&r

reciclado alguno a través de un conjunto de ac&vidades.
7.  No es posible la presencia de afirmaciones condicionantes, tales como: ‘si
da mayor que 5, hago tal cosa’; ‘si da 5 o menos’, ‘no hago nada’.
8.  Si se &ene un comienzo con muchas ac&vidades en paralelo, lo mejor es
u&lizar un nodo común de inicio, lo que permite indicar con claridad
sobre la red el punto de par&da del proyecto. Igualmente, es conveniente
u&lizar un nodo común de terminación para indicar, con claridad, el final
del proyecto.
8.  Programación

Método del diagrama con la actividad en la flecha o

PERT (Programme Evaluation and Review Technique)

Representación grafica

Evento Evento

No DE LA ACTIVIDAD

1 # unidades de
2
tiempo
8.  Programación

Detalle del nodo:

No. Nodo

Inicio próximo IP; Inicio remoto IR;

Fin próximo FP fin mas remoto FR
8.  Programación

Cálculo de la red
El calculo de la red se hace en dos etapas:

•  Cálculo de la red hacia adelante: El cálculo
hacia adelante permite conocer el inicio
próximo, IP, de cada actividad, el fin
próximo, FP, de cada actividad, y la
duración total de la ejecución del proyecto.

8.  Programación

•  Cálculo de la red hacia atrás: El cálculo hacia atrás

permite conocer el inicio remoto, IR, de cada actividad,
el fin remoto, FR, de cada actividad, la holgura total,
HT, de cada actividad y la ruta critica.
8.  Programación

•  Holgura Total (HT):

Se interpreta como el &empo que puede desplazarse una
ac&vidad sin que modifique la duración del proyecto. La holgura
total es la demora disponible máxima que pueden tener las
ac&vidades no crí&cas.

Si se u&liza la holgura total de una ac&vidad no cri&ca, esta úl&ma
se vuelve crí&ca y, si llegase a sufrir algún retraso, ocasionara una
demora en la ejecución total del proyecto.
 7.  Programación

•  Holgura libre (HL):

Es el &empo que puede desplazarse una ac&vidad sin
modificar la fecha de iniciación más próxima de las
ac&vidades que en cadena le siguen; es decir, sus
sucesoras. Nunca puede ser nega&va
8.  Programación

•  Ruta cri&ca:
Después de realizar el calculo de la red hacia atrás, se
iden&fica la ruta cri&ca como la conformada con las
ac&vidades para las cuales la holgura total, HT, es cero
(0).
8.  Programación
8.  Programación
8.  Programación
8.  Programación
8.  Programación
8.  Programación
•  Holguras Totales

—  Holgura Libres

HL8= 81 – 81= 0
8.  Programación
•  Diagrama de Gantt
•  TALLER No 1
•  TALLER No 2
•  TALLER No 3

IP, FP, IR, FR

•  Diagrama de Barras o de Gantt
 Taller de programación
Construir el diagrama de red CPM. Asumir que el
proyecto comienza en la semana 0.
Calcular, para todas las ac&vidades, las fechas de
iniciación y de terminación más próximas; las fechas de
iniciación y de terminación más remotas. También,
calcular las holguras libre y total de cada ac&vidad e
iden&ficar la ruta crí&ca.
Elaborar el correspondiente diagrama de Gan[

8.  Programación

Técnicas para aproximar una red a la realidad
Existen dos técnicas de aproximación:
–  Técnica de escalamiento
–  Técnica de los retrasos
8.  Programación

Técnica del Escalamiento

Esta técnica es aplicable cuando una ac&vidad
de larga duración retrasa innecesariamente el
inicio de la ac&vidad que le sigue de inmediato.
Para romper esta situación las ac&vidades se
descomponen en segmentos y se procede a
elaborar la red en forma escalada.
8.  Programación
Técnica del Escalamiento
•  Ejemplo:
Proyecto de colocación de tubería de acueducto o
alcantarillado, el cual comprende tres ac&vidades:
excavación, instalación de la tubería y relleno de la
zanja.
La longitud de la tubería es de 1000 metros
Tiempo excavación: 20 semanas
Instalación tubería: 10 semanas
Relleno: 8 semanas

8.  Programación
Técnica del Escalamiento
8.  Programación

Técnica de los Retrasos

Esta técnica consiste en asignar un retraso mínimo al
comienzo o fin de una ac&vidad dependiente y en
considerar otros &pos de relación entre ac&vidades
diferentes a la relación fin a comienzo (FC), a saber:
comienzo a comienzo (CC), fin a fin (FF) y comienzo a
fin (CF).
8.  Programación
8.  Programación

Técnica de los Retrasos

8.  Programación

Técnica de los Retrasos

8.  Programación

Técnica de los Retrasos

9.  Organización encargada para la ejecucion
del proyecto
Para definir la organización encargada de la ejecución del
proyecto esta relacionada se deben de realizar los
siguientes pasos:
•  La organización para la ejecución del proyecto se
presenta a través de un organigrama que muestre los
cargos del denominado equipo del proyecto, dentro
del cual se incluye el equipo de gerencia del proyecto.

•  La descripción de cargos es conveniente hacerla en un
cuadro que contenga la siguiente información: cargo,
funciones, herramientas y requisitos o perfil.


LA ORGANIZACIÓN PARA LA EJECUCIÓN DEL PROYECTO
 9.  Organización encargada para la
ejecucion del proyecto
•  La matriz de asignación de responsabilidades o
Matriz RACI (Responsable, Aprueba, Consulta,
Informa) relaciona los miembros del equipo del
proyecto con las ac&vidades o paquetes de
trabajo del proyecto. Las Responsabilidades
pueden ser: P: responsable Principal; S:
responsable Secundario; A: aprueba; C: consultar;
I: informar. En la elaboración de la matriz de
asignación de responsabilidades se debe tener en
cuenta la siguiente regla: “Toda ac&vidad debe
tener un responsable principal y solo uno”.
Las responsabilidades pueden ser: P: responsable principal; S: responsable secundario;
I: informar; A: aprueba; C: consultar.
Esta matriz también se conoce como ‘matriz RACI’ : Responsable (principal, secundario), Aprueba, Consultar, Informar.
Regla: toda ac&vidad debe tener un responsable principal y solo uno
9.  Organización encargada para la ejecucion
del proyecto

•  La estructura de desglose de la organización
muestra la par&cipación en el proyecto de
cada una de las áreas o departamentos de la
organización o empresa interesada en la
ejecución del proyecto.

ESTRUCUTRA DE DESGLOSE DE LA ORGANIZACION
9.  Organización encargada para la ejecucion
del proyecto

•  El plan de asignación de personal incluye la
asignación de personal a las ac&vidades, el
plan de procedencia del personal, el plan de
necesidades de capacitación y el sistema de
reconocimientos y recompensas.

10.  Matriz de riesgos

Los riesgos se definen mediante el desarrollo de los procesos de planeacion

correspondientes a la “ges&on de los riesgos del proyecto”
11.  Costos

Costo de cada acCvidad

Consiste en definirle a cada uno de los paquetes de
trabajo o ac&vidades las necesidades de recursos,
en las siguientes categorías: equipos, materiales,
recursos humanos e instalaciones, y en inves&gar el
costo unitario de cada uno de dichos recursos
iden&ficados. Con esta información se puede
proceder al cálculo del costo de cada una de las
ac&vidades del proyecto
11.  Costos

Costo total del proyecto

Después de conocer el costo de cada ac&vidad
se puede determinar al costo total del proyecto.
GRACIAS