C-0772 Bruxelles Services Linguistiques (BSL)
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C-772
Rev. 7/2014
Bruxelles Services Linguistiques (BSL) se fundó en Bruselas, en 1987, gracias a Marie Van de
Velde. Se dedicaba a la traducción de documentos de todo tipo (generales, técnicos, jurídicos…)
y de diferentes combinaciones lingüísticas. Dado que se trataba de una empresa belga, un 70%
de las traducciones tenían como idioma de destino el neerlandés o el francés (traducción
directa), mientras que el resto se traducía del neerlandés o el francés a diferentes idiomas,
principalmente al inglés, al alemán y a varios dialectos del país, como el flamenco (traducción
inversa).
BSL contaba con un equipo de más de 250 personas entre project managers (PM), diseñadores,
administrativos, comerciales y personal directivo. Su director general era Thomas Mertens y se
había incorporado recientemente a la empresa. A diferencia de alguna otra agencia de
traducción, BSL no contaba en su plantilla con ningún traductor, pues todos los documentos se
enviaban a profesionales independientes (freelance), una práctica muy habitual en el sector. No
obstante, un 20% de los PM de BSL habían trabajado como traductores en el pasado y, en caso
de que fuera necesario, podían llevar a cabo trabajos de traducción.
En Bélgica existían casi 4.000 proveedores de servicios de traducción, de los cuales la mayoría
eran profesionales autónomos que trabajaban, mayoritariamente, para otras empresas
(agencias de traducción) más grandes, como BSL. El resto, unas 150, eran compañías
especializadas con una facturación media ligeramente inferior a los 200.000 euros. La
facturación total del sector ascendía a unos 240 millones de euros1, aunque esta cifra podía
incrementarse si se incluían también aquellas entidades físicas o jurídicas que prestaban además
servicios de interpretación. Con una facturación, en 2010, ligeramente inferior a los 50 millones
de euros (véase el Anexo 1), BSL era una de las empresas más importantes de Bélgica y una de
1 Datos del estudio de la Comisión Europea «The size of the language industry in the EU» (2009).
Caso preparado por Edi Soler, colaborador externo, bajo la supervisión del profesor Fernando Peñalva. Noviembre del 2012.
Revisado en julio de 2014.
Los casos del IESE están diseñados para fomentar el debate en clase y no para ilustrar la gestión adecuada o inadecuada de
una situación determinada.
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ninguna forma o por cualquier medio, ya sea electrónico, mecánico, por fotocopia, por registro o por otros medios.
las 20 más grandes del mundo. Aunque más del 70% de los clientes eran belgas, BSL había
conseguido tejer una importante red de clientes internacionales, ofreciendo servicios a
empresas de todo el mundo.
Así, cuando un cliente enviaba un documento para ser traducido, éste era procesado por los PM,
quienes lo preparaban y dejaban en un formato de texto sencillo para ser traducido.
Posteriormente, este documento se enviaba a los profesionales externos seleccionados
(en función de la combinación lingüística). Cuando regresaba a BSL, el documento traducido era
revisado de nuevo por los PM con el objetivo de asegurarse de que la traducción fuera correcta
y el documento final semejante al entregado por el cliente. Finalmente, se facturaba y enviaba
al cliente. BSL contaba con una base de datos de más de 2.000 traductores freelance.
BSL ofrecía, además, un servicio de maquetación, que consistía en entregar el documento
traducido con el diseño gráfico especificado por el cliente; es decir, listo para publicar. Este
servicio lo solicitaban, principalmente, grandes empresas que realizaban publicaciones
periódicas, catálogos de arte, etc., y lo llevaba a cabo el equipo de diseñadores de BSL.
Desde sus inicios, Marie había descrito el proceso de traducción de su empresa como «muy casero
y de mucha calidad». Al margen de los nuevos avances tecnológicos y de las múltiples herramientas
automatizadas que presentaba el mercado, BSL seguía defendiendo el concepto de «traducción
tradicional». Igualmente, y a pesar de la reticencia de Marie (quien pensaba que no debían alejarse
de su estrategia de centrarse exclusivamente en el proceso de traducción), BSL ofrecía, desde hacía
algunos años, varios servicios complementarios, como la traducción simultánea, el doblaje de
películas o la interpretación, entre otros. Estos servicios tan sólo suponían un 4% de las ventas
totales, pero el feedback recibido había sido muy bueno hasta la fecha.
solicitaba el servicio de maquetación, por el que se facturaba un 20% del precio de la traducción.
Aunque los salarios del personal de maquetación (al igual que el resto de salarios) formaban
parte de los gastos fijos de BSL, siempre se había considerado que este porcentaje cubría con
creces los costes asociados a este servicio.
De acuerdo con este sistema de costes, si dos clientes solicitaban la traducción de dos
documentos con el mismo número de palabras, del mismo tipo y con la misma combinación
lingüística, ambos pagarían exactamente lo mismo.3 Si alguno de ellos solicitaba, además, el
servicio de maquetación, BSL le cobraría el 20% adicional del total de la factura.
3 Asumiendo que el coste del traductor externo era similar. Aunque prácticamente todos los traductores de una misma
combinación tenían tarifas similares, en algún caso concreto (normalmente, en combinaciones poco habituales) podían no serlo.
4 BAI: beneficio antes de impuestos.
Sin ir más lejos, los clientes que se muestran en el Anexo 3 eran un buen ejemplo de lo que
Thomas tenía en la cabeza. Ambos habían solicitado, en 2010, diversas traducciones con un total
de, aproximadamente, 1.100.000 palabras. Sin embargo, los pedidos eran muy diferentes:
Sandbank era una importante editorial británica que, mensualmente, lanzaba al mercado varias
obras literarias en diferentes idiomas. A lo largo de 2010 había solicitado la traducción de
15 documentos (del inglés al francés), todos ellos enviados a BSL por correo electrónico,
en formato de texto editable y prácticamente sin imágenes. Había solicitado, además, la
maquetación de, aproximadamente, un 25% de las traducciones (unas 745 páginas).
Por el contrario, ElectroNord era una empresa local del norte de Bélgica dedicada a la fabricación
de maquinaria eléctrica. En 2010, había solicitado la traducción de 52 manuales, de los cuales
uno se había recibido en papel (con un total de 160 páginas) y el resto, en formato digitalizado
(editable). Dado que la mayoría de los documentos de este cliente incluían imágenes y gráficos
complejos que también debían traducirse, el PM responsable de esta cuenta afirmó haber
dedicado un total de 462 horas a procesar estas imágenes y extraer su texto para traducirlo
junto con el resto del documento. También afirmó haber tardado 325 horas en la unificación de
las imágenes y los gráficos traducidos en el documento final con el texto original también
traducido. A diferencia de Sandbank, ElectroNord no solicitó la maquetación de ningún
documento.
La comparativa anterior ponía en evidencia que, a pesar de que ambos clientes tenían un
volumen de traducción similar, los servicios que requerían eran muy diferentes. Su intuición le
decía que debía haber un sistema mejor para repartir estos costes, que tuviese en cuenta el uso
que cada cliente hacía de los servicios de BSL.
Corrección: una vez el traductor externo envía el documento traducido a BSL, éste se
revisa por el equipo de PM, quienes garantizan la calidad de la traducción y la fidelidad
respecto al documento original. Todos los documentos pasan obligatoriamente por este
proceso.
Unificación: es el paso opuesto al procesamiento, en el que el texto y las imágenes
traducidas se unifican en el mismo documento de acuerdo con el original presentado
por el cliente.
Maquetación: consiste en procesar el documento final, ya traducido y unificado, de
acuerdo con el formato especificado por el cliente para su posterior publicación. Este
proceso requiere de expertos en diseño gráfico.
Entrega: en esta etapa se lleva a cabo la facturación, la contabilización, el cobro y el
envío del documento final al cliente por parte del equipo administrativo. Igualmente,
se registra en el sistema toda la información del proyecto, incluyendo la contabilización
y el pago de la factura presentada por el traductor externo.
Posteriormente y con la ayuda del contable, en BSL asignaron todos los costes incurridos en
2010 a estas siete actividades (véase el Anexo 5) de acuerdo con el siguiente criterio de reparto:
Salario de PM, diseñadores y personal administrativo se repartió en función del tiempo
que todos ellos precisaban para llevar a cabo cada actividad.
Mantenimiento de los programas informáticos: en función del uso que cada actividad
hacía de ellos.
Alquiler del local: en función de los metros cuadrados.
Amortizaciones: las correspondientes al local (mobiliario, etc.) se repartieron en función
de los metros cuadrados, y las correspondientes a las aplicaciones informáticas, en
función del uso.
Seguros: en función del número de empleados (para seguros de salud) y de los metros
cuadrados (local, mobiliario, etc.).
Suministros y material de oficina: en función del consumo histórico estimado.
Publicidad: misma cantidad para cada actividad.
Sueldos generales: según el tiempo dedicado a cada una de las actividades.
Otros gastos: en función de la masa salarial total correspondiente a cada actividad.
Igualmente, y gracias a los diferentes sistemas de gestión de BSL, identificaron los siguientes
datos:
En 2010 habían recibido 92.839 pedidos, que habían supuesto la traducción y posterior
corrección de 352.385.839 palabras, siendo el precio medio que se cobró al cliente de
0,127 euros y el importe medio pagado al traductor, de 0,080 euros.
Un total de 98.595 páginas (unos 11.140 pedidos) se habían recibido en algún formato
no editable, por lo que habían requerido preparación para su traducción posterior.
Thomas sabía que toda esta información era vital para tener un mayor conocimiento de los
costes asociados a los servicios que prestaban. Pero ahora les faltaba dar el paso más
importante: por un lado, debían decidir cómo cambiar sus actuales tarifas para reflejar el coste
de estos servicios; por otro, tenían que analizar uno a uno sus clientes para conocer el consumo
real que hacían de cada uno de los servicios.
Afortunadamente, el Departamento de Contabilidad y el resto del equipo disponían de una base
de datos en la que se introducía toda la información de sus clientes y de los proyectos que éstos
confiaban a BSL. Con este sistema de gestión podían obtener datos no sólo del número de
palabras que traducían, sino también del coste que conllevaba realizar cada uno de los servicios
adicionales. Nunca antes habían analizado esta información eficientemente.
BSL contaba, aproximadamente, con una cartera de 1.500 clientes. Thomas y el resto del equipo
reprocesaron la información anterior para determinar el uso real que cada cliente había hecho
de los servicios que ofrecían, dejando las ventas y el CTE igual que antes. Finalmente, ordenaron
las cifras en función de la rentabilidad. El Anexo 6 muestra las quince cuentas con mayor y menor
rentabilidad (en %).
Los resultados no asustaron a Thomas, pero sí a Marie y al resto del equipo. Entre las
quince «peores» cuentas había clientes de toda la vida, muchos de los cuales habían establecido
buena relación personal con Marie. Rápidamente decidieron reunirse, y mantuvieron la
siguiente conversación:
Marie: No entiendo qué quieres decir con que «no son rentables». Precisamente BelJapan
siempre nos pide traducciones al japonés y le cobramos unas tarifas muy por encima
del coste del freelance correspondiente, diría que casi el doble. ¿Cómo puede no ser
rentable?
Thomas: Marie, es verdad que BelJapan es rentable, seguramente incluso más que muchos
otros; pero este razonamiento sólo es cierto atendiendo a nuestro sistema de costes
actual. El problema principal es que BelJapan nos pide traducciones mucho más
complejas, con imágenes, gráficos, etc., e incluso a veces no nos envía el documento
digitalizado. Entenderás que dedicamos mucho más tiempo a sus pedidos que a los de,
por ejemplo, Sibalco.
Marie: Sí, eso lo entiendo. Además, nos envían muchos documentos, pero siempre con
volúmenes muy pequeños, lo cual imagino que debe generar más trabajo al personal
administrativo. En cualquier caso, ¿qué tenemos que hacer con estos clientes
«malos»? ¿Cobrarles un precio mayor? ¿Y qué pasa con los que, según tú, son
«buenos»? ¿Les bajamos el precio? ¡Qué lío! A ver cómo explicas esto al equipo
comercial…
Thomas: No tengo todavía una respuesta clara, tenemos que pensarlo muy bien. Desde luego
que no será fácil explicar todo esto a nuestros comerciales, y menos aún a nuestros
clientes. Ahora lo que más me preocupa es saber si todo esto tiene algo que ver con la
caída que hemos experimentado en las ventas de traducciones. Ya sabes que en los
últimos años hemos perdido clientes muy importantes, y me extraña que sea
simplemente debido a la crisis. Además, he visto que cada vez nos cuesta más
conseguir clientes nuevos, cada día nos rechazan bastantes presupuestos…
Marie: ¡Más vale que encontremos la solución rápido! Si 2011 es tan malo como 2010, ya no
nos quedarán clientes, ni «buenos» ni «malos».
Anexo 1
Cuenta de resultados de BSL a 31 de diciembre de 2010 (en euros)
Total Porcentaje sobre CTE
Ventas por traducciones 44.741.370
Ventas por maquetación 2.474.183
Ventas por otros servicios 1.901.122
Ventas netas 49.116.675
Coste de la traducción externa (CTE) 28.281.602 100,00%
Costes asociados a ventas de otros servicios* 1.299.673
Coste de las ventas 29.581.275
Salarios project managers (PM) 6.230.500 22,03%
Salarios diseñadores (maquetación) 1.510.200 5,34%
Salarios administrativos 568.400 2,01%
Mantenimiento programas informáticos 280.420 0,99%
Alquiler 363.490 1,29%
Amortizaciones 109.565 0,39%
Seguros 50.615 0,18%
Suministros 155.270 0,55%
Material de oficina 68.970 0,24%
Publicidad 813.200 2,88%
Sueldos generales 2.876.320 10,17%
Otros gastos 323.050 1,14%
Total gastos fijos 13.350.000 47,20%
*Incluye, entre otros, los servicios de interpretación, doblaje, etc., cuyas ventas se engloban en «Ventas por otros
servicios». Debido al pequeño volumen de negocio que genera, BSL consideraba insignificantes los servicios generales que
estas ventas consumían.
Anexo 2
Resultados de BSL de los años 2007 a 2010 (en euros)
2007 % 2008 % 2009 % 2010 %
Ventas por traducciones 54.028.698 51.071.690 45.156.812 44.741.370
Ventas por maquetación 2.456.790 2.328.869 2.233.456 2.474.183
Ventas por otros servicios 260.406 492.167 998.228 1.901.122
Ventas netas1 56.745.894 53.892.726 –5,03% 48.388.496 –10,21% 49.116.675 1,50%
Coste de la traducción externa (CTE)2 33.859.785 62,67% 32.052.593 62,76% 28.448.791 63,00% 28.281.602 63,21%
Costes asociados a ventas de otros servicios 380.710 319.958 645.255 1.299.673
Coste de las ventas 34.240.495 32.372.551 29.094.046 29.581.275
Total gastos fijos3 14.902.788 44,01% 15.620.122 48,73% 15.684.324 55,13% 13.350.000 47,20%
Beneficio antes de impuestos (BAI)4 7.602.611 13,40% 5.900.053 10,95% 3.610.126 7,46% 6.185.400 12,59%
Anexo 3
Comparativa de dos clientes con el sistema actual de asignación de costes
(en euros)
Sandbank ElectroNord
Palabras traducidas 1.120.000 1.100.000
Precio por palabra 0,119 0,129
Ventas por documentos traducidos 133.280 141.900
Suplemento por maquetación (20% del 25% de las ventas) 6.664 0
Ventas netas (€) 139.944 141.900
Anexo 4
El proceso de traducción en BSL
Recepción
Recepción
Preparación
Procesamiento
Traducción
Corrección
Unificación
Maquetación
Entrega
Anexo 5
Detalle de costes por actividad (en euros) y criterios de reparto a las diferentes actividades
Coste 2010 Recepción Preparación Procesamiento Corrección Unificación Maquetación Entrega
Responsable – Admin. PM PM PM PM Diseñador Admin.
Salarios project managers (PM) 6.230.500 15,00% 20,00% 50,00% 15,00%
Salarios diseñadores 1.510.200 100,00%
(maquetación)
Salarios administrativos 568.400 50,00% 50,00%
Mantenimiento programas 280.420 10,00% 15,00% 10,00% 10,00% 10,00% 25,00% 20,00%
Alquiler 363.490 11,00% 13,00% 13,00% 13,00% 13,00% 26,00% 11,00%
Amortizaciones 109.565 10,50% 14,00% 11,50% 11,50% 11,50% 25,50% 15,50%
Seguros 50.615 8,73% 16,18% 16,18% 16,18% 16,18% 17,85% 8,73%
Suministros 155.270 21,20% 13,40% 8,20% 8,70% 9,40% 12,70% 26,40%
Material de oficina 68.970 20,80% 12,10% 7,10% 13,70% 6,30% 16,80% 23,20%
Publicidad 813.200 14,28% 14,29% 14,29% 14,29% 14,29% 14,28% 14,28%
Sueldos generales* 2.876.320 21,40% 11,70% 10,60% 4,50% 10,50% 11,10% 30,20%
Otros gastos 323.050 17,85% 6,68% 7,65% 13,63% 6,38% 27,78% 20,05%
Total costes por actividad 13.350.000 1.204.731 1.550.869 1.805.621 3.523.946 1.488.412 2.268.216 1.508.204
* Incluye el sueldo del Departamento Financiero, la dirección general, los comerciales, etc.
Anexo 6
Las 15 mejores y las 15 peores cuentas de BSL con el nuevo sistema de
asignación de los costes de los servicios (en euros)*
Beneficio
Coste de la antes de
Ventas de traducción Coste impuestos BAI/
Cliente traducción (CTE) del servicio (BAI) Ventas
Prospertium 209.691 129.736 6.088 73.867 35,23%
Vela 179.131 110.542 5.733 62.856 35,09%
Champ Vert 270.734 168.126 10.075 92.533 34,18%
Timatech 654.130 369.583 61.583 222.963 34,09%
Cosmetiques Van Bock 141.570 87.773 6.705 47.092 33,26%
Sibalco 214.594 133.477 14.549 66.568 31,02%
Chocolats Gobain 75.988 47.796 4.764 23.428 30,83%
PTC Spain 147.934 91.482 11.323 45.129 30,51%
Sandbank 139.944 81.760 19.074 39.110 27,95%
Interbruxelles 406.762 248.532 45.761 112.469 27,65%
BJK Consulting 166.897 84.373 38.515 44.009 26,37%
Petrochimie du Sud 194.938 118.873 28.266 47.799 24,52%
Van de Broeck 276.918 142.989 68.583 65.346 23,60%
Métallur de Belgique 126.045 76.925 20.242 28.878 22,91%
KPC Bank 149.457 89.258 34.113 26.086 17,45%
Total 3.354.733 1.981.225 375.374 998.134
* No se han tenido en cuenta aquellos clientes con una facturación inferior a 10.000 euros.