TECNOLOGIA APLICADA A LA CONTABILIDAD Y FINANZAS

SEMANA 3

Ximena Valeska González González

25 octubre 2021
BASES DE DATOS PARA ADMINISTRACIÓN DE INFORMACIÓN
ORGANIZACIONAL
1. Explique cuáles son las diferencias de trabajar con una base de datos versus la utilización de planillas
Excel cuando se trata de procesos contables.

2. ¿Cuáles son las características con las que debe contar una base de datos y por qué esas características
son importantes?

3. Describa el proceso de creación de una base de datos

4. Realice una tabla comparativa entre Data Warehouse y Data Mining

INTRODUCCIÓN
En el siguiente desarrollo se abordarán las implicancias de trabajar procesos contables y de otros tipos en
base de datos versus planillas Excel, considerando las ventajas en su funcionamiento.

Referiremos a las características necesarias en una base de datos y la importancia de estas características.

Se definirá el proceso en la creación de una base de datos y sus consideraciones, además de las ventajas
en la implementación ya sea de Warehouse y Data mining.

Cumpliendo así con lo abordado en la semana 3, poniendo en evidencia los conocimientos adquiridos y su
importancia en la repercusión de las actividades operacionales de las organizaciones.

DESARROLLO
Diferencias de trabajar con base de datos versus planillas Excel en procesos contables

Si bien Excel refiere a una herramienta que puede trabajar con datos y se considera completa, este es un
programa genérico, por lo que no fue creada para llevar la contabilidad, considerando el paso del tiempo,
años atrás Excel fue considerada como la herramienta perfecta para llevar la información financiera, esto
hoy en día a cambiado.

En las tareas de la contabilidad pública, es necesario desarrollar gestiones diarias que requieren de
especialización, estas tareas son las que competen a esta actividad y Excel no entrega todas las funciones
que se necesitan para lograr un óptimo trabajo, de este modo, en estos tiempos se han desarrollado
tecnologías que pueden lograr dar solución a cada requerimiento necesario.

Se puede comentar que Excel no conlleva una mayor inversión, sin embargo, si a esto sumamos el tiempo
que se debe invertir en la configuración de hojas de cálculo y celdas, considerando los resultados que se
desean obtener en el manejo de datos, podemos inferir que tiene un costo asociado, así un software
contable pudiese entregar los mismos o mejores resultados con programaciones predeterminadas, de este
modo los tiempos se optimizan y facilitan las tareas a desarrollar.
Si contraponemos un software contable versus Excel, podemos inferir que en el software contable el
margen de error es mínimo, además cuando algo falla, es más fácil encontrar la falencia en el software
que en la herramienta Excel, la que puede involucrar mucho tiempo para lograr descubrir dónde se
encuentra el error.

Al considerar el nivel de capacitación para ejecutar ambas opciones, en ambas herramientas es necesario
instruirse, en este sentido Excel requiere la inversión en tiempo para entender cómo funciona, aprender
fórmulas, las que no pueden desarrollarse de manera intuitiva, pues no refiere a un programa muy simple,
ambas se diferencian en el nivel de complejidad que se asocia para el usuario poder manejarlas.

Al referirnos a los software contables, estos son desarrollados con una finalidad determinada, los que
cuentas con una interfaz simple, la que pretende simplificar los procesos y de esta manera entregar los
resultados con el mínimo de esfuerzo, también cuentan con un soporte técnico, que en caso de requerirlo,
se puede acudir a ello por diferentes canales de comunicación en cualquier momento.

Trabajar en contabilidad requiere actualizarse constantemente, a causa de reformas, decretos y

actualizaciones en la normativa asociada, de esta manera decidirse por un sistema que considere estas
actualizaciones, conlleva una optimización operativa y laboral.

Esta es una ventaja considerando que los software mantienen actualizaciones periódicas y en la
herramienta Excel, es el usuario el que debe editar estas actualizaciones.

Así también los software desarrollados, se mantienen ligados a las NIIF, los que entregan informes y
estados financieros considerando las Normas Internacionales de Información Financiera, así el profesional
de contabilidad sólo debe ingresar los datos de estimaciones de activos fijos, inventarios y deterioro de
cartera.

Si usamos Excel, se podrían perder datos con mayor facilidad, pues cualquier persona podría abrir el
archivo y modificarlo, en cuanto a la utilización en varios lugares, esto también podría ser un
inconveniente, si tratamos de acceder el archivo en un equipo que no tenga la misma configuración del
equipo donde creamos este, podría no visualizarse la información o visualizarse de manera incompleta.

Al considerar la cantidad de datos que deben procesarse, Excel podría sobrecargarse y se generarían
complicaciones en la determinación de resultados esperados de ello.

De esta manera se simplifica el manejo de datos y proyecciones, pues se entrega la información necesaria
en la toma de decisiones trascendentales en el óptimo funcionamiento de la organización.

Fuente: https://www.siigo.com/blog/contador/diferencias-de-llevar-contabilidades-en-excel-y-en-un-software/

Características con las que debe contar una base de datos y por qué esas características son
importantes

Las bases de datos almacenadas y manejadas por medio de computadores, refieren a un grupo íntegro no
reiterativo de datos estructurados, sistematizados independientemente de su uso y su instauración en
máquinas accesibles en tiempo real y concordante con usuarios que lo utilizan constantemente, con
diferentes requerimientos de información.
Fuente: IACC (2018). Base de datos para administración de información organizacional. Tecnología aplicada a la contabilidad y
finanzas. Semana 3

Las características con las que debe contar una base de datos y su importancia refieren a las siguientes:

Conjunto exhaustivo no redundante de datos: esto refiere a que no debe contar con datos repetidos.

Datos estructurados y organizados: los datos tienen una definición categórica de las relaciones efectivas
entre los datos almacenados en la base de datos.

Deben ser accesibles en tiempo real y compatible con usuarios concurrentes con necesidad de
información diferente: refiere a la cualidad de oportunidad exigida a la información, es decir, debe ser
accesible a varios usuarios al mismo tiempo y este sistema debe funcionar para todos los que la requieran,
en el momento en que la utilicen.

Datos organizados independiente de su utilización: esto refiere a que pueden ser usados por diferentes
programas para objetivos diferentes.

Proceso de creación de una base de datos

Esta necesita un proceso de diseño, donde quienes se encargan de ello son especialistas en el área de
informática y los clientes que necesitan trabajar con los datos a almacenar.

Este diseño se basa en las necesidades de la organización que lo utilizará en sus procesos
organizacionales, este puede ser un sistema de remuneraciones, el que necesitará almacenar los datos
relativos y necesarios en este sistema de remuneraciones.

Existen variables a considerar en este diseño, como menciona Sanchez, 2004:

a. Qué datos debe comprender la base de datos

b. Cómo se relacionarán los datos entre sí.
c. Como se relacionarán los datos de este sistema con los datos de otros sistemas.
d. Cómo será organizada la base de datos a diseñar.

En la determinación de las variables a, b y c se usa un grupo de técnicas de modelamiento de datos, estos

tienen una representación gráfica y que pasa diferentes etapas para lograr el diseño final de esta base de
datos.

Los modelos que se utilizan son 4:

1. Modelo entidad relación.

2. Modelo conceptual.
3. Modelo relacional
4. Modelo físico.

Así en los dos primeros modelos (entidad relación, conceptual) colaboran en la fase de diseño los usuarios
y profesionales de informática y en los dos últimos (relación, físico) sólo los profesionales de informática.
Cuando el diseño de la base de datos ya terminado, es necesario que sea implementada por los
profesionales de informática, con el fin de que los sistemas puedan funcionar efectivamente y
proporcionar la información que los usuarios necesitan, este proceso es determinado en un DBMS
(Database Management System) ó SGBD (Sistemas de Gestión de Base de datos).

SGBD (Sistemas de Gestión de Base de datos)

Estos sistemas cumplen con todas las características definidas con anterioridad para la información, para
lo cual poseen las siguientes funcionalidades (Sanchez, 2004):

 Manipulación de datos (consultar, actualizar, generar informes, etc.).

 Compartir, permitiendo que varios usuarios y programas accedan a la base de datos en forma
simultánea.
 Protección de la base de datos: protección del sistema y protección de la seguridad.
 Mantención de la base de datos, admitiendo que el sistema evolucione como varían los
requerimientos.

Así los datos en una base de datos se guardan de manera que se guarden las relaciones existentes entre
ellos, esto refiere a sistemas relacionales, de esta manera, los SGBD admiten su administración, estos son
sistemas de administración de datos relacionables también.

Fuente: IACC (2018). Base de datos para administración de información organizacional. Tecnología aplicada a la contabilidad y
finanzas. Semana 3

Tabla comparativa entre Data Warehouse y Data Mining

Las organizaciones hoy en día mantienen gran cantidad de datos de sus clientes, usuarios de sus
plataformas, así también de colaboradores a nivel interno, de esta manera los procesamientos de estos
datos permiten adquirir patrones, factores o tendencias que aportan a la entidad en función de la óptima
comunicación, así en nuestros tiempos hay diferentes herramientas que permiten el manejo de estos
datos, como Warehouse y Data Mining.

WAREHOUSE DATA MINING

Base de datos corporativa, en la que se analiza la Permite explorar datos de forma semiautomática
información reunida y se depuran los datos que no a automática, permitiendo descubrir tendencias
son necesarios, estos datos son procesados y que expliquen el comportamiento de los usuarios,
evaluados de diferentes puntos de vista pues utiliza técnicas estadísticas, de interpretación
profesionales y así entregar una solución o puede y de algoritmos con inteligencia artificial.
referir a una estrategia de comunicación.
Esta herramienta comprende de tres pasos: Se implementa de cuatro pasos:

 La extracción: obtención de data por  Fijación de metas, por las que se

medio de diferentes fuentes. recopilarán los datos. (ejemplo de ello su
 La transformación por medio del filtrado y fin será agrupar la información para
agrupación de la información. repercutir en la gestión de comunicación
 La carga con la que se organiza y de la entidad.
 Procesamiento de datos.
 Análisis.
 actualiza lo reunido.  Recopilación de las evaluaciones y
observaciones para utilizarlos en el plan
corporativo.

Beneficios: Beneficios:

 Mejora de decisiones corporativas.  Permite descubrir información que no

 Almacenamiento y posterior consulta de esperábamos obtener.
datos importantes.  Es capaz de analizar bases de datos con
 Facilita la aplicación de técnicas una enorme cantidad de datos.
estadísticas de análisis y modelización  Los resultados son muy fáciles de
para encontrar relaciones ocultas entre interpretar y no es necesario tener
los datos del almacén, obteniendo un conocimientos en ingeniería informática.
valor agregado para el negocio de esta  La empresa puede mejorar la atención al
información. cliente a partir de la información
 Mejor conocimiento del público interno y obtenida.
externo a quienes se dirigen los mansajes  Da a las empresas la posibilidad de
corporativos. fidelizar a los clientes nuevos y antiguos,
 La comunicación con el Data Warehouse ofreciendo los productos o servicios que
es mucho más confiable entre los necesitan.
diferentes departamentos de la entidad a  Ahorra costes a la empresa y abre nuevas
nivel comercial. oportunidades de negocio.
 Optimización tecnológica y económica en
entornos de centro de información, Desventajas:
estadística o de generación de informes
con retornos de la inversión  Depende mucho del tipo de datos que se
espectaculares. desean recopilar, esto puede tomar
mucho tiempo con una gran cantidad de
Desventajas: trabajo.
 En ocasiones la inversión inicial para
 No es muy útil para la toma de decisiones obtener estas tecnologías para crear una
en tiempo real, debido al largo tiempo de herramienta eficaz para la recopilación de
procesamiento que puede requerir. datos puede tener un coste elevado.
 Necesita de continua limpieza,
transformación e integración de datos. Fuente: http://club.ponlemas.com/cuales-son-las-ventajas-y-
 En un proceso de implantación puede desventajas-del-data-mining/
encontrarse dificultades ante los
diferentes objetivos que pretende una
organización.
 Una vez implementado puede ser
complicado añadir nuevas fuentes de
datos.

Fuente: https://www.esan.edu.pe/apuntes-empresariales/2018/05/el-impacto-del-data-warehouse-y-data-mining-en-la-nueva-
comunicacion-empresarial/

Fuente: http://club.ponlemas.com/cuales-son-las-ventajas-y-desventajas-del-data-mining/
Fuente: IACC (2018). Base de datos para administración de información organizacional. Tecnología aplicada a la contabilidad y
finanzas. Semana 3.

CONCLUSIÓN
La importancia del diseño y construcción de una base de datos es de una incidencia organizacional mayor,
pues refiere a una de las variables de base, de gran repercusión en el óptimo desarrollo del
funcionamiento de un sistema en las organizaciones.

De esta manera se ha analizado la importancia de las bases de datos como un factor a considerar en
función de la información en las entidades, considerando así, acceso a los datos, base de datos y su
creación, para luego interiorizarnos en las DBMS (Database Management System), determinando la
organización de las bases de datos y analizando las herramientas de Data warehouse y Data mining,
generando una comparación entre ambas.

Concluyendo así en la importancia del desarrollo y diferentes procesamientos asociados a las bases de
datos, que entregan lineamientos importantes en el desarrollo de las diferentes actividades empresariales.
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
 https://www.siigo.com/blog/contador/diferencias-de-llevar-contabilidades-en-excel-y-en-un-
software/
 IACC (2018). Base de datos para administración de información organizacional. Tecnología
aplicada a la contabilidad y finanzas. Semana 3.
 https://www.esan.edu.pe/apuntes-empresariales/2018/05/el-impacto-del-data-warehouse-y-
data-mining-en-la-nueva-comunicacion-empresarial/
 http://club.ponlemas.com/cuales-son-las-ventajas-y-desventajas-del-data-mining/