Manual Prensa

REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
CONTRALORÍA DEL ESTADO BARINAS
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE PRENSA Y

RELACIONES INSTITUCIONALES

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
DE PRENSA Y RELACIONES INSTITUCIONALES
INDICE
1. PRESENTACIÓN................................................................... 4
2. BASE LEGAL....................................................................... 5
3. MISIÓN.............................................................................. 6
4. VISIÓN............................................................................... 6
5. ORGANIZACIÓN.................................................................. 7
6. FUNCIONES........................................................................ 8
7. NORMAS GENERALES.......................................................... 9
8. NORMAS ESPECÍFICAS........................................................ 10
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Sustituye

Andrea Febres y Héctor Yelinet Ramos Lymar Betancourt Cap. Sec. Pág.
Luzardo
Firma: Fecha: Firma: Fecha: Firma: Fecha:
2
PRESENTACIÓN
El presente “MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS” ha sido diseñado con el

objeto de normar y establecer los pasos administrativos que deberán ejecutarse en el
desarrollo de los procesos de Prensa y Relaciones Institucionales que le han sido atribuidas
a la Contraloría del Estado Barinas, en la Ley Orgánica de la Contraloría General de la
República y del Sistema Nacional de Control Fiscal y en la Ley de la Contraloría del Estado
Barinas.
El manual se estructura conforme a la metodología de procesos, identificando los

pasos y procedimientos que lo regulan y describiendo en forma sistemática y secuencial
cada una de las actividades que se realizan durante las distintas fases del proceso de
Prensa y Relaciones Institucionales.
El manual será objeto de revisiones periódicas a los fines de mantener actualizada las
normas y procedimientos de Prensa que se lleva en la Contraloría del Estado Barinas, la
misma se hará de manera coordinada entre la Oficina de Comunicación Corporativa y
Secretaría y la Dirección Técnica, Planificación y Control de Gestión

Luzardo
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BASE LEGAL
INSTRUMENTO GACETA OFICAL FECHA
Constitución de la República Bolivariana de

5.909 Ext. 19/02/2009
Venezuela, con enmienda Nº 1
Constitución del Estado Barinas. Gaceta Oficial

04/12/2003
Nº 227-03
Ley Orgánica de la Contraloría General de la Gaceta Oficial

República y del Sistema Nacional de Control Extraordinaria N° 23/12/2010
Fiscal. 6.013
Ley Orgánica de Procedimientos

2.818 Ext. 01/07/1981
Administrativos.
Ley de la Contraloría del Estado Barinas. Gaceta Oficial

06/04/2004
Nº 093-04
Reglamento de la Ley Orgánica de la

Gaceta Oficial N°
Contraloría General de la República y del 12/08/2009
39.240
Sistema Nacional de Control Fiscal.
Reglamento Interno de la Contraloría del Resolución

16/11/2010
Estado Barinas. Nº 104/2010
Resolución Organizativa Nº 1, 2 3, 4 y 5 de Resolución Nº

la Contraloría del Estado Barinas. 16/11/2010
105,106,107 Y 108

Luzardo
4
La ejecución de los procesos de prensa y relaciones institucionales desarrollados en

este Manual ha sido encomendada a la OFICINA DE COMUNICACIÓN CORPORATIVA Y
SECRETARÍA.
MISIÓN
La Oficina de Comunicación Corporativa y Secretaría, es la encargada de diseñar,

coordinar y ejecutar las actividades relativas a las relaciones públicas, de prensa y
protocolo del organismo bajo los principios de objetividad, responsabilidad, cooperación,
trabajo en equipo y solidaridad.
VISIÓN
Ser una oficina moderna, sistematizada, efectiva y de gran referencia ética que
promueva las relaciones institucionales y de prensa de este Órgano de Control Fiscal.

Luzardo
5
ORGANIZACIÓN
La Oficina de Comunicación Corporativa y Secretaria cuenta con una estructura

organizativa para el cumplimiento de sus funciones:
Contralor (a)
Jefe de la Oficina
de Comunicación
Corporativa y
Secretaría
Periodista

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FUNCIONES DE LA OFICINA DE COMUNICACIÓN CORPORATIVA Y SECRETARÍA:
1. Diseñar, coordinar y ejecutar las actividades relativas a las relaciones públicas y

protocolo del organismo, de acuerdo con los lineamientos generales establecidos
por el Contralor o Contralora.
2. Coordinar lo relativo al acto de juramentación de los funcionarios de la

Contraloría.
3. Actuar en los casos que decida el Contralor o Contralora como instancia de

enlace entre éste, las dependencias de la Contraloría y el público en general.
4. Dictar lineamientos de archivo y secretaría a todas las dependencias y oficinas.
5. Asistir al Contralor o Contralora en el desarrollo de políticas y programas en el

área de comunicación e información corporativa e institucional.
6. Diseñar, coordinar, supervisar y ejecutar los programas de comunicación externa

e interna y los de proyección y preservación pública de la imagen institucional de
la Contraloría.
7. Fomentar y mantener las relaciones de la Contraloría con los medios de

comunicación y con los comunicadores sociales, así como el contenido, diseño
gráfico y calidad de impresión de las publicaciones de la Contraloría.
8. Apoyar y coordinar las actividades relacionadas con la participación del Contralor

o Contralora y del Director (a) General y de los funcionarios de alto nivel del
organismo, debidamente autorizados en declaraciones y entrevistas a los medios
de comunicación, así como en los programas informativos y en otros de similar
naturaleza.
9. Coordinar las presentaciones públicas del Contralor o Contralora del funcionario

por éste autorizado con los medios de comunicación y con los comunicadores
sociales.
10. Velar por que se coloquen en sitio visible la bandera nacional y del estado
Barinas en los días patrios.
11. Coordinar los servicios administrativos que requiera el Contralor o Contralora.
12. Llevar el registro de la correspondencia que ingresa y egresa de la Contraloría.
13. Coordinar el suministro de materiales, provisiones y equipos requeridos para el

funcionamiento del Despacho del Contralor o Contralora.
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14. Centralizar la tramitación y numeración correlativa de los actos administrativos de

efectos generales o particulares, dictados por el Contralor o Contralora.
15. Centralizar la tramitación de la publicación de los actos de la Contraloría en la

GACETA OFICIAL DEL ESTADO BARINAS.
16. Recibir, clasificar y distribuir los documentos presentados y el despacho de los

que emanen del organismo.
17. Garantizar la seguridad, autenticidad y permanencia de la información.
18. Recibir, clasificar y ubicar el material a archivar documentos, correspondencia u

otros.
19. Supervisar y coordinar el funcionamiento del archivo central de la Contraloría del

Estado Barinas.
20. Llevar y coordinar el archivo de los documentos, correspondencia, expedientes u

otro material que sea remitido al archivo central de la Contraloría del Estado
Barinas.
21. Movilizar el material archivado de acuerdo a instrucciones recibidas, con el fin de

prestarlo para revisiones, consultas y referencias.
22. Llevar control de entrada y salida del material del archivo central.
23. Suministrar información sobre el material archivado a las diferentes

dependencias del organismo, de acuerdo a procedimientos o instrucciones
recibidas.
24. Realizar inventarios para verificar la exactitud de control de expedientes.
25. Elaborar fichas individuales y/o realizar anotaciones para mantenimiento de

índices auxiliares.
26. Atender a las personas que soliciten el servicio.
27. Archivar documentos del Organismo y los provenientes de los órganos o entes
sujetos a control, a razón de la actividad de fiscalización que realiza la
Contraloría del Estado Barinas, los cuales revisten confidencialidad.
28. Conservar la documentación confidencial del organismo, los expedientes de las

causas concluidas, así como aquellas en las cuales no esté incluido el caso o
donde el procedimiento se hubiese paralizado.
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29. Velar por el resguardo de la documentación del archivo central de la Contraloría.
30. Las demás funciones que le asigne el Contralor o Contralora y las que señale el
respectivo manual.
NORMAS GENERALES PARA EL USO DEL CARNET DE IDENTIFICACIÓN
El carnet de la Contraloría
ontraloría del Estado Barinas, es un medio corporativo que permite
identificar al funcionario y obrero como parte de la familia contralora, ser representante
de una imagen corporativa dentro y fuera de las instalaciones del órgano de control fiscal
e igual forma, ser embajador de las labores que se realizan y que están sintonizada con
el sistema nacional de control fiscal.
• Presentación del Carnet.

1. Anverso
Identificación del País
Fotograf ía del funcionario u obrero: Identificador de la

Fondo Rojo para Directivo Contralor ía del Estado
Barinas.
Fondo Azul para empleados
Fondo Amarillo para obreros y choferes
Identificación del
funcionario u obrero
Categoría de acuerdo al
nivel gerencial
Unidad Administrativa Donde Está
Adscrito e l Funcionario u Obrero

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Especificaciones
1. Identificación del país

2. Identificador de la Contraloría del Estado Barinas, el cual contiene:
• En el centro: mapa del estado Barinas
• A la derecha debajo del mapa: las tres llaves que identifica el control
fiscal.
3. Fotografía del funcionario u obrero: en el fondo varía de acuerdo al nivel

gerencial, el cual se caracteriza por tres colores:
Rojo para el personal directivo
Azul para los empleados
Amarillo para los choferes y obreros
4. Primer apellido e inicial del segundo apellido del funcionario ú obrero.
5. Primer nombre e inicial del segundo nombre del funcionario ú obrero.
6. Categoría del funcionario ú obrero de acuerdo al nivel gerencial donde se
encuentre.
7. Unidad administrativa (Dirección u Oficina) donde está adscrito el funcionario u
obrero.

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2. Reverso
Escudo de la República
Bolivariana de Venezuela
Nombre del País y

del Estado
Identificador de la Contraloría del

Condición del uso Estado Barinas
del carnet
Sello del Despacho Firma del Contralor (a) del Estado

del Contralor (a)
Nombre y Apellido del Contralor
Contralor (a) (a) del Estado
Provisional del
Estado Barinas
Código de barra
Especificaciones
1. Escudo del Estado Barinas, se encuentra centrado en la parte superior del
carnet del reverso.
2. Identificación del país y del estado donde nos encontramos ubicado como
órgano de control fiscal y se encuentra centrado debajo del escudo.
3. Identificador de la Contraloría del Estado Barinas, se encuentra ubicado
en el centro del carnet, como fondo de la condición del uso del carnet, el
cual contiene:
• En el centro: mapa del estado Barinas.
• A la derecha debajo del mapa: las tres llaves que identifica el control fiscal.
• En la parte inferior: las ocho estrellas de la bandera nacional.
• Alrededor en forma de círculo: la identificación de la Contraloría Estadal.

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4. Condición uso del carnet, se encuentra ubicado en el centro del carnet en la

parte reverso, delante del identificador.
5. Sello del despacho de la Contraloría del Estado Barinas, se encuentra ubicado
debajo de la condición del uso del carnet en la parte derecha.
6. Firma del Contralor (a) esta se encuentra al lado del sello en la parte izquierda.
7. Nombre y apellido del Contralor(a) se encuentra ubicado debajo del sello y la
firma.
8. Contralor Provisional del Estado Barinas.
9. Código de barra para el control de acceso.
NORMAS ESPECÍFICAS PARA EL USO DEL CARNET
1. Los funcionarios y obreros de la Contraloría del Estado Barinas deben

portar obligatoriamente y sin excepción el carnet de identificación dentro
de las instalaciones, así como, para los organismos donde asistan en
representación del Órgano de Control Fiscal.
2. El carnet debe llevarse en un sitio visible del vestuario.
3. El personal de seguridad de la Contraloría del Estado Barinas, solicitarán
a los funcionarios y obreros que le presenten el carnet (si no lo lleva en
sitio visible) a fin de autorizar su entrada a las instalaciones del órgano de
control fiscal.
4. El carnet no debe ser utilizado para otros fines sino los señalados en la
parte reverso del mismo que señala: “el presente carnet sólo acredita al
portador su uso en las instalaciones de la Contraloría del Estado Barinas,
no autoriza actuaciones fiscales o institucionales, el mismo forma parte del
control interno de este órgano de control fiscal”.
5. Debe usarse con responsabilidad y cuidado.
6. Debe evitar colocarlo en lugares donde puedan deteriorarse a causa del
sol, corrosivos, ralladuras de llaves entre otros…
7. El funcionario u obrero que le dé un mal uso al carnet de identificación,
será penalizado por la máxima autoridad de este órgano de control fiscal.

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8. El funcionario u obrero que por alguna circunstancia pierda su carnet de

identificación, debe reportarlo inmediatamente a la Dirección de Recursos
Humanos y depositar su costo (30 Bolívares Fuertes) a la cuenta de
FUNDECCEB para su reposición.
IDENTIFICADOR DE LA CONTRALORÍA DEL ESTADO BARINAS
La identidad organizacional es la personalidad de la Contraloría del Estado

Barinas, el cual, representa la conjunción de su historia, de su ética y de su
filosofía de trabajo, en este caso, es el conjunto de características, valores y
creencias con las que la Contraloría del Estado Barinas se autoidentifica y se
autodiferencia.
Desde la óptica del análisis organizacional, la identidad institucional la

constituye todo aquello que permita distinguir a la organización como singular, se
materializa a través de una estructura organizativa y en un identificador. En este
sentido, se presenta el identificador, como una cedula de identidad del Órgano de
Control Fiscal.

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• Presentación del Identificador:
• Especificaciones del Identificador

Alrededor en forma de círculo: la identificación de la Contraloría
Estadal
Estadal.
En el centro: mapa del Estado Barinas y las Tres llaves que
simbolizan el arca de las tres cerraduras diferentes
diferen
correspondiendo cada oficial una de las llaves.
A la derecha debajo del mapa: las tres llaves teñidas con el tricolor
de la bandera nacional que identifica el control fiscal
fiscal.
En la parte inferior: las ocho estrellas de la Bandera Nacional, los
cuales representan
representan las ocho de las antiguas provincias: Caracas,
Cumaná, Barcelona, Barinas, Guayana, Margarita, Mérida y
Trujillo.
USO DEL IDENTIFICADOR

1. El uso del identificador debe ser, exclusivamente, con fines
institucionales.
2. Para usar el identificador, este debe ser autorizado por la máxima
autoridad de este órgano de control fiscal.
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3. El identificador debe utilizarse en todas las correspondencias internas

y externas enviadas en éste órgano de control fiscal.
4. El identificador debe llevar un tamaño específico en las diferentes
correspondencias y documentos que se realicen en este órgano de
control fiscal.
5. El identificador debe ir en el carnet que nos representa como
funcionario de la Contraloría.
6. En las páginas web el identificador de la Contraloría del Estado
Barinas debe colocarse en el lado superior izquierdo, debido a que en
el lado superior derecho va colocado el identificador del Sistema
Nacional De Control Fiscal.
7. Cuando el identificador es utilizado sobre fondos complejos, se debe
usar sombra blanca para destacarlo.
USO DEL IDENTIFICADOR EN LAS CORRESPONDENCIAS EXTERNAS

(OFICIOS)
Es un documento de carácter oficial que se utiliza para establecer
comunicación entre los órganos e instituciones públicas y privadas, es un
documento protocolar que vincula, en especial a las autoridades de más alta
jerarquía, se usa para comunicar y coordinar acciones, invitar, solicitar
información, contestar, remitir documentos, agradecer o tratar asuntos diversos
de trabajos administrativos.
A nivel externo, establece comunicación con personas ajenas a la entidad,
especialmente con aquellos que ocupan cargos directivos, los oficios de
circulación externas son firmadas solamente por la máxima autoridad de la
institución. A nivel interno enlazan a los que desempeñan funciones dentro de
una entidad o institución.
Los márgenes establecidos para los oficios de la Contraloría del Estado son
los siguientes: superior (4,82 cm), inferior (2,5cm), izquierdo (3cm) y derecha
(3cm).

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PARTES DE UN OFICIO
1. Escudo de la República Bolivariana de Venezuela.

2. Membrete: nombre del país, nombre del estado y nombre de la institución.
3. Número del oficio.
4. Datos del destinatario: tratamiento o cargo, dirección y teléfonos.
5. Lugar y fecha.
6. Texto: se redacta en primera persona y en plural, el lenguaje será directo,
sencillo y se evitará el tuteo.
7. Despedida.
8. Firma y cargo del que remite el oficio.
9. Resolución de la gaceta donde fue nombrado.
10. Iníciales de quien transcribió el oficio y la fecha.
11. Dirección teléfonos y correo electrónico de la institución.
12. Identificador del organismo.

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ESTADO BARINAS
OFICIO Nº DC-DTPG-2012- ___
Ciudadano
MARIELBA JAUA
Directora General de Control de Estados y
Municipios de la Contraloría General de la
República. Avenida
Andrés Bello, Edificio Sede de la CGR,
frente al Mercado Guaicaipuro.
Caracas – Distrito Federal
Teléfono: (0212)-5083240 - 5083609
Barinas,
Tengo el agrado de dirigirme a usted, en la oportunidad de saludarle y a la vez

remitirle adjunto al presente, informe pormenorizado de Gestión Mensual
correspondiente del mes de noviembre de 2012, donde se presentan los alcances de
la gestión de este Órgano de Control Fiscal desde el 01-11-2012 al 30-11-2012.
Todo ello de acuerdo a lo establecido en el literal b del artículo N° 2 de la Resolución
N° 01-00-000006 de fecha 10-01-212, publicada en Gaceta Oficial de la República
Bolivariana de Venezuela N° 39.842 de fecha 13-01-2012, reimpresa en Gaceta
Oficial de la República Bolivariana de Venezuela N° 39.846 de fecha 19-01-2012.
Sin más a que hacer referencia, se despide de usted.
Atentamente;
LYMAR BETANCOURT COIRÀN

Contralora Provisional del Estado Barinas
(Resolución Nº 01-00-000006 de fecha 10/01/2012, publicada en
Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nº 39.842 de fecha 13/01/2012
Reimpresa en Gaceta Oficial de la Republica Bolivariana de Venezuela Nº 39846 de fecha 19/01/2012)
YR
C:\ Documents and Settings\Escritorio\PLANTILLAS DT\OFICIO DTI.docx nuevo
19/12/2012

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ESPECIFICACIONES
1. Escudo de la República Bolivariana de Venezuela, debe estar ubicado en

el centro del encabezado y sus medidas son de alto 1,55 cm y de ancho
1,75 cm.
2. Identificación del País, del Estado y de la Contraloría, debe estar ubicado
en el encabezado, debajo del escudo y centrado, en mayúscula y en
negrita, letra algerian Nº 8 y el interlineado debe ser sencillo (1,0).
3. El número del oficio debe ir en la parte derecha, debajo del encabezado,
debe contener las iníciales del despacho del contralor, seguido del año y
el número del oficio, todo en mayúscula con letra arial Nº 11.
4. En la parte izquierda debe ir el nombre a quien va dirigido el oficio (debe
ir en mayúscula y en negrita), organismo o departamento donde
pertenece, dirección y teléfonos, con letra Arial Nº 11, interlineado sencillo
de uno (1).
5. El lugar y la fecha debe ir en el centro de la página con una sangría de un
(01) cm, en letra Arial Nº 11 y un interlineado 1,15 y el espaciado después
del párrafo de doce (12) ptos.
6. La despedida debe ser breve y formal, va después del texto o contenido
del oficio.
7. El nombre del Contralor debe ir en mayúscula y en negrita, en letra Arial
Nº11 y centrado, debajo debe ir el cargo. Debe tener un espacio suficiente
para la firma.
8. La resolución y fecha de publicación en Gaceta oficial donde se le da el
nombramiento, esta debe ir automáticamente debajo del cargo y centrada
con letra Nº11.
9. En la parte izquierda en letra Arial Nº 6, debe llevar las iníciales de quien
transcribió el oficio, el departamento y la fecha de elaborado.
10. En el pie de página debe llevar la dirección de la Contraloría, los teléfonos,
el Rif y el correo electrónico, en letra Arial Nº 8 centrado.
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11. El identificador de la Contraloría del Estado, debe ir ubicado, en el pie de

página en la parte derecha, al lado de la dirección y este debe tener un
tamaño de 0,98cm de alto por 1,24 de ancho.
USO DEL IDENTIFICADOR EN LAS CORRESPONDENCIAS INTERNAS
MEMORANDO INTERNO
Es una comunicación escrita en forma breve y diplomática de uso interno, en el
que se recuerdan hechos y razones para que se tengan presentes en algún
momento, ya sean instrucciones, información o petición, es un documento
simplificado de uso muy difundido en los organismos dependientes del estado y en
las entidades del sector privado, además es flexible y práctico, breve y directo y se
difunde en todos los niveles o escalones. Este órgano de control fiscal cuenta con
un formato específico de memorando (DT-6).
Se diferencian dos clases de memorando: simple y múltiple:
• Memorando Simple, se utiliza para comunicar disposiciones, remitir, pedir o
transcribir documentos, dar a conocer la realización de actividades o la ejecución
de tareas y en general para informar asuntos diversos a un solo destinatario.
• Memorando Múltiple, se usa para hacer conocer disposiciones o cualquier otra
información, en forma simultánea a varios destinatarios.

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USO DEL IDENTIFICADOR EN PORTADAS DE DOCUMENTOS

INSTITUCIONALES

DESPACHO DEL CONTRALOR
INFORME DE GESTIÓN CORRESPONDIENTE AL MES DE FEBRERO 2012
Lymar Betancourt Coirán

Contralor Provisional
ENERO 2012

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USO DEL IDENTIFICADOR EN EL CUERPO DE LOS DOCUMENTOS

INSTITUCIONALES
NORMAS Y USO DE CORRESPONDENCIAS

1. Oficio: Es un documento de carácter oficial que se utiliza para establecer
comunicación entre los órganos e instituciones públicas y privadas, es un
documento protocolar que vincula, en especial a las autoridades de más alta
jerarquía, se usa para comunicar y coordinar acciones, invitar, pedir información,
contestar, remitir documentos, agradecer o tratar asuntos diversos de trabajos
administrativos.
El oficio se define en dos niveles: nivel externo, es decir, fuera de una
institución y nivel interno dentro de ella.

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• A nivel externo: establece comunicación con personas ajenas a la entidad,

especialmente con aquellos que ocupan cargos directivos los oficios de
circulación externas son firmadas solamente por la máxima autoridad de la
institución o por quien hace sus reces.
• A nivel interno: enlazan a los que desempeña funciones de dirección dentro
de una entidad o institución.
Los márgenes establecidos para los oficios de la Contraloría del estado son los
siguientes: superior 4,82 cm; inferior 2,5 cm; izquierdo 3 cm y derecha 3 cm.
2. Partes de un oficio
• Escudo de la República Bolivariana de Venezuela
• Membrete: nombre del país, nombre del estado y nombre de la institución.
• Número del oficio.
• Datos del destinatario: tratamiento o cargo, dirección y teléfonos
• Lugar y fecha.
• Texto: se redacta en primera persona y en plural, el lenguaje será directo,
sencillo y se evitará el tuteo.
• Despedida.
• Firma y cargo del que remite el oficio.
• Resolución de la gaceta donde fue nombrado.
• Iníciales de quién transcribió el oficio y la fecha.
• Dirección teléfonos y correo electrónico de la institución.
• Identificador del organismo.
Especificaciones
1. Escudo de la República Bolivariana de Venezuela, debe estar ubicado en el
centro del encabezado y sus medidas son de alto 1,55 cm y de ancho 1,75
cm.

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2. Identificación del país, del estado y de la Contraloría, debe estar ubicado en el

encabezado, debajo del escudo y centrado, en mayúscula y en negrita, letra
Algerian Nº 8 y el interlineado debe ser sencillo (1,0).
3. El número del oficio debe ir en la parte derecha, debajo del encabezado, debe
contener las iníciales del despacho del contralor, seguido del año y el número
del oficio, todo en mayúscula con letra Arial Nº 11.
4. En la parte izquierda debe ir el nombre a quien va dirigido el oficio (debe ir en
mayúscula y en negrita), organismo o departamento donde pertenece,
dirección y teléfonos con letra Arial Nº 11 con interlineado sencillo de uno
(01).
5. El lugar y la fecha debe ir del centro hacia la derecha en letra Arial Nº 11.
6. El contenido o texto del oficio debe ir en el centro de la página con una
sangría de un (01) cm, en letra Arial Nº 11 y un interlineado de 1,15 y el
espaciado después del párrafo de (12) ptos.
7. La despedida debe ser breve y formal, va después del texto o contenido del
oficio.
8. El nombre del Contralor debe ir en mayúscula y en negrita, en letra Arial Nº 11
y centrado, debajo debe ir el cargo, debe tener un espacio suficiente para la
firma.
9. La resolución y fecha de publicación de Gaceta oficial donde se le da el
nombramiento, esta debe ir automáticamente debajo del cargo y centrada con
letra Arial Nº 11.
10. En la parte izquierda en letra Arial Nº 6 debe llevar las iníciales de quien
transcribió el oficio, el departamento y la fecha de elaborado.
11. En el pie de página debe llevar la dirección de la Contraloría, los teléfonos, el
Rif y el correo electrónico, en letra Arial Nº 8 centrado.
12. El identificador de la Contraloría del Estado Barinas, debe ir ubicado en el pie
de página en la parte derecha, al lado de la dirección y este debe tener un
tamaño 0,98 cm de alto por 1,24 de ancho.

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Memorando Interno: Es una comunicación escrita breve y diplomática de uso interno,

en el que se recuerdan hechos y razones para que se tengan presentes en algún
momento, ya sean instrucciones, información o petición. Este órgano de control fiscal
cuenta con un formato específico de memorando interno (DT-6).
Se diferencian dos clases de memorando: Simple y Múltiple.
3. Memorando Simple: se utiliza para comunicar disposiciones, remitir, pedir
o transcribir documentos, dar a conocer la realización de actividades o la
ejecución de tareas y en general para informar asuntos diversos a un solo
destinatario.
4. Memorando Múltiple: se usa para hacer conocer disposiciones o cualquier
otra información en forma simultánea a varios destinatarios.
5. Los márgenes establecidos para los memorandos internos de la
Contraloría del Estado son los siguientes: superior 4,82 cm, inferior 2,5 cm,
izquierdo 3 cm y derecho 3 cm.
PARTES DEL MEMORANDO

1. Identificador
2. Nº de memorando
3. Nombre del documento (simple o múltiple)
4. Para
5. De
6. Fecha
7. Asunto
8. Cuerpo
9. Despedida
10. Firma
11. Anexo
12. Iníciales de quien transcribió el memorando “con copia”
13. Forma

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NORMAS DE ARCHIVOS
1. Archivo: un archivo es un conjunto organizado de documentos producido, reunido y/o
acumulado por una institución o unidad administrativa en el ejercicio de sus
actividades.
2. Archivo de Oficina: es el conjunto de documentos emitidos y recibidos por una unidad
administrativa en el desarrollo de sus funciones y actividades.
NORMAS DEL ARCHIVO DE OFICINA

1. Impedir la dispersión o eliminación de los documentos.
2. Procurar la adecuada formación de los expedientes, evitando la creación de
agrupaciones artificiales por pasos en el trámite o por tipos documentales.
3. Asegurar la correcta instalación física de los documentos en carpetas colgantes,
cajas de archivo entre otros…
4. Elaborar los instrumentos oportunos que faciliten la localización y el acceso a los
documentos (ficheros, listados, inventarios).
5. Controlar la salida y devolución de documentos y expedientes mediante un registro
de préstamos.
6. Estar en permanente contacto con el archivo correspondiente (archivo, central,
histórico).
En las oficinas se pueden diferenciar dos categorías básicas de documentación:
• Documentación administrativa: expedientes sometidos a procedimiento, registros
y correspondencias.
• Documentación de apoyo informativo: textos normativos, boletines oficiales y
publicaciones.
TIPOS DE ARCHIVOS
1. Archivo Vertical: los documentos son almacenados en carpetas
individuales, colgando de una guía dentro de las gavetas. Las carpetas se
colocan una detrás de otra con el borde que presenta la pestaña hacia arriba,
donde se escribe la identificación de lo que allí se conserva.

Luzardo
26
2. Archivo Lateral: los documentos se archivan uno al lado del otro como los
libros de estantería en una biblioteca. Normalmente se archivan a su vez en
carpetas o cajas que se colocan paralelamente.
3. Archivo Horizontal: los documentos son almacenados en plano, uno
encima del otro en carpetas, cajas, archivadores o cajones. Este archivo es
válido en el caso de tener que archivar pocos documentos o cuando se trate de
planos o mapas.
4. Archivos Activos: aquel donde los documentos son consultados
frecuentemente o que la documentación por su valor administrativo, legal,
operativo o fiscal no pierde vigencia. Por lo general la fecha de emisión de los
registros no es superior a los cinco años y es consultada más de una vez al mes.
5. Archivo Inactivos: se conservan los documentos de consulta poco
frecuente, que tienen utilidad temporal de acuerdo a su valor. Se almacenan allí
hasta la destrucción de los mismos una vez que ya han cumplido su función. Art.
123 (LOCGRSNCF).
FUNCIONES OPERATIVAS DE ARCHIVOS

1. Control de ingreso de la documentación.
2. Organización del fondo documental (clasificar, ordenar, describir).
3. Descripción (inventarios e indización).
4. Aplicación de las normas internacionales de descripción archivística.
5. Gestión documental.
6. Creación de un sistema de información para el control, localización y
digitalización de la información estratégica.
7. Conservación.
8. Servicio y control de préstamo de la archivalía.
9. Selección, traslado de la documentación.
FUNCIONES GENERALES DE ARCHIVOS

1. Ejecutar la normativa y funciones del archivo, de conformidad con la Ley de
Archivos Nacionales y la Ley de Procedimientos Administrativos.

Luzardo
27
2. Reunir, conservar, clasificar, ordenar, seleccionar, describir, administrar y

facilitar la localización de la documentación producida con menos de 2 años
de haberse originado.
3. Cada documento es clasificado, expurgado, ordenado, seleccionado o
descrito según su naturaleza.
4. Elaborar los instrumentos de descripción necesarios para aumentar la
efectividad en la localización, resguardo y respuesta oportuna de la
información, preparando índices, guías e inventarios.
5. Velar por la aplicación de políticas archivísticas para facilitar la consulta.
6. Ejercer los controles necesarios para el adecuado manejo y conservación del
archivo de gestión.
7. Planificar y normalizar técnicamente, la labor de automatización de los fondos
documentales en el archivo de gestión.
8. Planificar y normalizar técnicamente, la labor de automatización de los fondos
documentales en el archivo.
9. Crear una normativa de confidencialidad para digitalizar la información.
10. Trasladar la documentación después de cumplido el plazo de 2 años en el
archivo de la unidad de información de correspondencia.
PROCEDIMIENTOS
1. Eliminar las piezas documentales idénticas, que vengan duplicadas o con
más copias, debe procurar el archivista conservar siempre material original.
2. Si solo viene fotocopias, debe brindárseles un trato especial en su
conservación para evitar su pronto deterioro.
3. Se deben eliminar duplicados únicamente, cuando exista seguridad absoluta
de que los documentos son idénticos.
4. El archivista debe verificar si ya se cumplió la vigencia de cada pieza
documental en sus diferentes etapas.
5. Enviar al archivo de correspondencia mediante listas de remisión e inventariar
la documentación que ha cumplido su vigencia administrativa, con aprobación
del Jefe de la Oficina de Comunicación Corporativa y Secretaría.

Luzardo
28
6. Mantener un registro de los documentos enviados al archivo de

correspondencia.
CONSERVACIÓN DE ARCHIVOS
Consiste en realizar las labores pertinentes para la adecuada conservación y
manejo de los documentos que se encuentran dentro del depósito.
1. Velar porque el equipo de aire acondicionado se encuentre en buen estado y
se mantengan los niveles de temperatura y humedad relativa en los
depósitos. (Humedad Relativa 30 a 45% y Temperatura de 18 a 22º C.).
2. Vigilar que la estructura física, instalaciones eléctricas, tuberías que se
encuentran dentro del archivo estén en perfecto estado.
3. Aspirar diariamente el archivo para así evitar el polvo y con ello el desarrollo
de hongos o cualquier otro animal que deteriore la documentación.
ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS
1. Colocar en el espacio físico en los archivos rodantes, las unidades

archivables (cajas o expedientes) e instrumentos descriptivos.
2. Seguir el orden numérico de los estantes y unidades documentales.
3. Seguir la estructura orgánica al momento de archivar cuadro de clasificación.
4. Colocar etiquetas a los estantes y anaqueles de los archivos para su
respectiva localización.
5. Llevar registros mediante boletas de los préstamos de documentos.
6. Llevar un registro de control de visitantes o usuarios del archivo.
7. Tramitar la devolución de los documentos.
8. Llevar al día la labor de archivos de todo tipo de documentos producido y
recibido en la oficina, respetando el orden del origen.

Luzardo
29
NORMAS PARA LA INCORPORACIÓN DE DOCUMENTOS AL ARCHIVO DE

GESTIÓN Y AL ARCHIVO CENTRAL
Importancia
La organización de los archivos de gestión se constituye en la prioridad para el

establecimiento de un Sistema Institucional de Archivos, toda vez que es a partir
de él en donde se inicia el resguardo de toda la documentación escrita propia de
la institución.
Producción documental.
Se normalizara la estructura de organización de los documentos de producción

más frecuente, como: memorandos, circulares, solicitudes, requisiciones, puntos
de cuenta, comunicaciones varias, expedientes, actas.
Cada dirección en atención al manual de normas y procedimientos, ha de

identificar su archivo documental, en atención a la codificación presente en el
manual respectivo o en su defecto colocara las iníciales correspondientes a cada
dirección u oficina.
Normas de aplicación.
Esta normativa tiene como finalidad disponer de una herramienta que permita
desarrollar los procesos archivísticos propios de la primera fase de formación del
archivo, de una manera precisa, secuencial y uniforme en atención a las políticas,
normas, métodos y procedimientos que han de ser implantados en este órgano de
control fiscal, relacionados con la producción, recibo, distribución, trámite,
almacenamiento, recuperación, protección y transferencia documental, en los
archivos de gestión.
Tiene carácter de obligatoriedad, en cuanto a conocimiento y cumplimiento, por

parte de quienes tienen la responsabilidad de producir, recibir y administrar los
archivos de cada una de las oficinas de este órgano contralor.
Luzardo
30
Tipos de archivos.
Han de llevarse dos tipos de archivo:
1. Archivo de Gestión: referido al archivo organizado en cada una de las

direcciones u oficinas, donde se resguardará la documentación que a diario
se tramita la cual nos sirve de apoyo dentro de los procesos medulares de la
organización.
2. Archivo Central: unidad administrativa, donde se conservará la
documentación confidencial del organismo, así como los expedientes de las
actuaciones fiscales, las causas concluidas, expedientes de personal, entre
otros.
Clasificación documental.
Identificar y agrupar todos los documentos que pertenezcan a una misma serie,
se denominaran así a cada una de las carpetas que contienen un mismo asunto,
por ejemplo memorandos enviados, y las subseries corresponderán a la
separación interna dentro de una misma serie, por ejemplo: enero, febrero, marzo.
Normas Generales para el archivo de documentos:
Se archivaran dos tipos de documentación:
Documentación administrativa: referida a todos aquellos documentos que

forman parte de los procesos medulares de la dirección u oficina tales como
expedientes (de personal, organismos, denuncias, procesos licitatorios, otros),
informes, manuales, normativas, resoluciones, nóminas.
Documentación de apoyo: se refiere a todo aquel conjunto de documentos

que por su contenido no representan un valor significativo a la organización, pero

Luzardo
31
que es necesario conservarlos por un cierto periodo de tiempo, pues forman parte
de los procedimientos en la gestión administrativa inherentes al desarrollo de los
procesos dentro de la institución, como memorandos, correspondencia interna y
externa, oficios, otros.
Normas especificas para la Organización de los Archivos en las Oficinas.
• De los documentos de apoyo (archivo de gestión):
1. Los archivos deben contener carpetas colgantes organizadas en orden

alfabético desde la A hasta la letra Z.
Requisiciones
Puntos de Cuentas
Memorando Recibidos
Memorando Enviados
Circulares
2. Se realizará la apertura de series documentales, con el uso de carpetas

colgantes donde se depositaran las carpetas contentivas de los
documentos. Estas carpetas deben estar debidamente identificadas con
una etiqueta (ver figura 1), la cual debe contener el nombre de los
documentos a archivar, las siglas de la dirección y el año, así mismo
debe llevar una pestaña (ver figura 2) que indique el nombre de los

Luzardo
32
documentos que se están archivando, de tal forma que permita

visualizar su ubicación y facilite la localización física de los documentos.
MEMORANDOS ENVIADOS
OCCS-2012
Figura 1.
MEMORANDOS ENVIADOS Figura 2.
3. Utilizar nombres breves y cortos al identificar las carpetas, son

manejables y directos.
4. Dentro de cada carpeta (serie) la ordenación ha de ser cronológica,

empleando separadores por cada mes del año, tomando en
consideración que al abrir la carpeta se debe observar la información del
mes más reciente, es decir se organiza desde lo más actual hasta lo
más antiguo, y los documentos se archivaran en atención al mes en que
se está realizando el respectivo archivo. Los separadores deben estar
claramente identificados y corresponden a las subseries dentro de una
misma carpeta.

Luzardo
33
Subseries
Agosto
Septiembre
Octubre
MEMORANDOS
OCCS-2012
ENVIADOS
• De los expedientes:
Dependiendo de la naturaleza del expediente, los mismos se archivaran

siguiendo la numeración o el nombre que los identifique, de manera correlativa.
De ser una organización numérica, debe realizarse de manera

ascendente, si existe una codificación establecida por cada dirección u
oficina se llevara conforme al manual correspondiente.
De ser una organización alfabética, se ordenaran desde la letra A hasta

la Z y se colocara el año correspondiente, por ejemplo los archivos
permanentes de los órganos y entes sujetos a control.
De ser expedientes de funcionarios se ordenaran alfabéticamente desde

la letra A hasta la Z, colocando el primer apellido del mismo y la inicial
del segundo, primer nombre y la inicial del segundo. Seguido del número
de cédula de identidad.
Los expedientes de las Direcciones de Control correspondientes a las

actuaciones fiscales deben contener toda la documentación inherente a dicha
Luzardo
34
actuación, organizada de tal manera que haya fácil acceso, a los papeles de trabajo,
informes, hallazgos o cualquier otro documento consultado con regularidad.
Todo el expediente debe ser archivado en una carpeta mayka y dentro de esta
identificar con separadores los documentos antes descritos.
De ser necesario el uso de dos o más carpetas, estas deben señalar la

existencia de las mismas, identificadas de la siguiente manera, por ejemplo 1/3, 2/3 y
3/3.
En el lomo de la carpeta se debe identificar el nombre del organismo al cual se

le realizó la actuación, el año, código de la misma y número de carpetas.
Sólo se colocara en una carpeta aparte el archivo permanente, este tipo de

archivo será llevado por las direcciones de control, quienes han de preparar y
mantener un archivo donde se encuentre disponible la información que se necesite
frecuentemente, referida a un organismo o institución objeto de auditoría.
El archivo permanente contendrá Información de cada entidad del Sector

Público, útil para varios años, relacionada con disposiciones legales, reglamentos,
manuales, instructivos y demás normas que regulen su funcionamiento. Asimismo,
comprende datos relativos con su organización, estructura, funciones,
procedimientos, contratos, convenios e informes de los trabajos de auditoría o
exámenes especiales, este debe estar ubicado como primera carpeta al lado de los
expedientes de las actuaciones de un mismo organismo, tal como se indica en la
figura siguiente:

Luzardo
35
Intravial Intravial Intravial Archivo SIOT

2011 2012 2012 Permanente 2012
Archivo DCAD-001- DCAD-005- DCAD-005- SIOT DCACOP-005-
Permanente 2012 2012 2012
Intravial 1/2
SIOT
2012
DCACOP-005-
2012
2/2
1. Los documentos deben organizarse en una sola carpeta por asunto de

acuerdo a las instrucciones de organización de los archivos presentes en
esta normativa.
2. Se establecerán nueve carpetas básicas en el archivo de gestión las

cuales deben ser organizadas de igual manera en cada dirección u oficina
y una carpeta adicional contentiva de documentos varios los cuales
pueden organizarse con separadores (de existir más de un asunto), para
un total de diez carpetas. Tal como se señalan en el cuadro siguiente:

Luzardo
36
Carpeta Asunto
Nº
1. Memorandos Enviados
2. Memorandos Recibidos
3. Oficios Enviados
4. Oficios Recibidos
5. Circulares
6. Puntos de Cuenta
7. Requisiciones
8. Solicitudes al Área de Reproducción
9. Documentos Varios
3. El archivo de gestión estará a cargo de un funcionario designado por el

Jefe o Jefa, Director o Directora de la unidad, quien velará por el orden y
resguardo de la documentación.
4. De ser necesario abrir dos carpetas de un mismo asunto, porque existan

muchos documentos, se debe referenciar en la etiqueta la existencia de
las dos carpetas (Ej. 1/2 y 2/2).
5. La ubicación de las carpetas que conforman cada una de las series y

subseries documentales, debe realizarse cuidando que guarden el
mismo orden como se conformó el archivo.
6. Si alguien requiere utilizar algún documento es aconsejable entregar una

fotocopia. Si necesita el original se coloca dentro del archivo una
fotocopia y anexo una hoja que indique la fecha y el funcionario que se
ha llevado el original, la cual debe estar firmada por quien ha hecho la
solicitud.

Luzardo
37
7. El archivo de gestión contiene documentación activa, que se encuentra

en trámite y de consulta frecuente, pero su permanencia no debe
superar los dos años, para su desincorporación y transferencia al
archivo general.
8. La transferencia del archivo de gestión al archivo central ha de

realizarse, de forma organizada, mediante un memorando interno, donde
se indique la dirección o unidad que realiza la acción, documentación
por asunto, números de carpetas, el año al que corresponde, la firma del
funcionario responsable y del director o jefe, así mismo debe señalar el
funcionario que recibe por el archivo central, fecha y firmas de los
funcionarios involucrados.

Luzardo
38

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REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

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El manual se estructura conforme a la metodología de procesos, identificando los

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Constitución de la República Bolivariana de

Constitución del Estado Barinas. Gaceta Oficial

Ley Orgánica de la Contraloría General de la Gaceta Oficial

Ley Orgánica de Procedimientos

Ley de la Contraloría del Estado Barinas. Gaceta Oficial

Reglamento de la Ley Orgánica de la

Reglamento Interno de la Contraloría del Resolución

Resolución Organizativa Nº 1, 2 3, 4 y 5 de Resolución Nº

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La ejecución de los procesos de prensa y relaciones institucionales desarrollados en

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La Oficina de Comunicación Corporativa y Secretaria cuenta con una estructura

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Sustituye

FUNCIONES DE LA OFICINA DE COMUNICACIÓN CORPORATIVA Y SECRETARÍA:

1. Diseñar, coordinar y ejecutar las actividades relativas a las relaciones públicas y

2. Coordinar lo relativo al acto de juramentación de los funcionarios de la

3. Actuar en los casos que decida el Contralor o Contralora como instancia de

4. Dictar lineamientos de archivo y secretaría a todas las dependencias y oficinas.

5. Asistir al Contralor o Contralora en el desarrollo de políticas y programas en el

6. Diseñar, coordinar, supervisar y ejecutar los programas de comunicación externa

7. Fomentar y mantener las relaciones de la Contraloría con los medios de

8. Apoyar y coordinar las actividades relacionadas con la participación del Contralor

9. Coordinar las presentaciones públicas del Contralor o Contralora del funcionario

11. Coordinar los servicios administrativos que requiera el Contralor o Contralora.

12. Llevar el registro de la correspondencia que ingresa y egresa de la Contraloría.

13. Coordinar el suministro de materiales, provisiones y equipos requeridos para el

14. Centralizar la tramitación y numeración correlativa de los actos administrativos de

15. Centralizar la tramitación de la publicación de los actos de la Contraloría en la

16. Recibir, clasificar y distribuir los documentos presentados y el despacho de los

17. Garantizar la seguridad, autenticidad y permanencia de la información.

18. Recibir, clasificar y ubicar el material a archivar documentos, correspondencia u

19. Supervisar y coordinar el funcionamiento del archivo central de la Contraloría del

20. Llevar y coordinar el archivo de los documentos, correspondencia, expedientes u

21. Movilizar el material archivado de acuerdo a instrucciones recibidas, con el fin de

23. Suministrar información sobre el material archivado a las diferentes

24. Realizar inventarios para verificar la exactitud de control de expedientes.

25. Elaborar fichas individuales y/o realizar anotaciones para mantenimiento de

26. Atender a las personas que soliciten el servicio.

28. Conservar la documentación confidencial del organismo, los expedientes de las

29. Velar por el resguardo de la documentación del archivo central de la Contraloría.

NORMAS GENERALES PARA EL USO DEL CARNET DE IDENTIFICACIÓN

• Presentación del Carnet.

Identificación del País

Fotograf ía del funcionario u obrero: Identificador de la

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Sustituye

1. Identificación del país

3. Fotografía del funcionario u obrero: en el fondo varía de acuerdo al nivel

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Sustituye