BSC Gestion de Activos
BSC Gestion de Activos
BSC Gestion de Activos
Resumen
Antes de iniciar queremos que se tome un minuto para responder a la siguiente pregunta
¿Qué es el mantenimiento un Gasto o es un Negocio?. Para nadie es un secreto que el
mantenedor para justificar la implementación de gestión de activos emplea términos muy
antiguos como lo son “ahorros”, “perdidas operacionales” ó “costes evitados”. A su vez
estos son utilizados como indicadores para justificar el avance y/o performance en la gestión
del mantenimiento. Este comportamiento hace que la respuesta a la pregunta anterior sea
que el Mantenimiento sea definido como un gasto.
Hoy día la transformación en el mundo de los negocios causada por la globalización,
cambios en las economías mundiales, crisis energética, gran demanda de materias primas
como el acero y cambios en los modelos de negocio, hacen patente que para la industria no
sea suficiente competir solo por el producto que ofrezca (calidad, gran demanda del
mercado, innovación, etc.), si no además por lo eficiente que ésta sea con respecto a su
cadena de suministro, eficiencia energética, operaciones, su gestión del mantenimiento, su
eficiencia financiera y por lo ágil y acertada que sea en sus procesos de toma de decisiones
táctico-estratégicas. Es por eso que los directivos del mantenimiento tienen que pensar que
es un negocio invertir en el mantenimiento de activos y que su función lejos de ser un gasto
es un Negocio. En este sentido como tal éste debe ser gestionado. Es una realidad “lo que
no se puede medir no se puede gestionar”.
Toda esta transformación ha llevado a la búsqueda y aplicación de nuevas y más eficientes
técnicas, prácticas de gestión y medición del desempeño del negocio del mantenimiento.
¿Cómo atinar a decisiones acertadas en el negocio? y ¿Cómo evaluar la performance
de la gestión del mantenimiento?. Los indicadores técnico-financieros deben permitir por
un lado, identificar cuáles son las estrategias que se deben seguir para alcanzar la visión del
negocio en una empresa (un alto desempeño), y por otro lado expresar dichas estrategias
en objetivos específicos cuyo logro sea cuantificable, a través de un conjunto de indicadores
del negocio. La clave del éxito de una empresa, negocio o corporación, es la de integrar
todos sus procesos de forma sostenible guiando su valor hacia el logro de la META. En este
sentido el objetivo de los KPI´s (Key Performance Indicators) es la de integrar los procesos
del negocio a través de un diagrama de causa y efecto (Cuadro de Mando Integral “BSC”),
establecer estrategias y acciones alineadas al negocio basado en datos.
Palabras claves:
Estrategia, Sostenibilidad, Inversión, Negocio, Mantenimiento, Meta, Decisión, Causa y
Efecto, Cambio.
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1. Introducción
La Gestión del Mantenimiento día a día está rompiendo con las barreras del pasado, muy
lejos ya ha quedado la denominada primera generación del mantenimiento. El nuevo
enfoque es la visión integral, de manera que se puedan tomar decisiones inteligentes
(abarcando el nivel Operativo, Táctico y Estratégico), dar seguimiento y establecer planes de
acción para poder alcanzar el objetivo de la empresa. La gestión del mantenimiento a través
de los indicadores técnicos y financieros en la organización, conocidos por sus siglas en
inglés KPI`s (Key Performance Indicators), son la representación gráfica de la situación del
mantenimiento, pero no vista como una Isla si no como un proceso integrado al negocio que
genera valor, percibido a través de su influencia sobre los indicadores financieros.
Los indicadores técnicos y financieros permiten identificar cuáles son las estrategias que se
deben seguir en la gestión del mantenimiento para alcanzar la meta de la empresa y en este
sentido dar seguimiento al logro de los objetivos específicos a través de indicadores
cuantitativos. Este enfoque representa un proceso de transformación que permite al negocio
del mantenimiento adaptarse a las exigencias de los cambios y retos a afrontar en corto,
medio y largo plazo.
Todos los activos tienen un propósito, lo que involucra a los equipos, a las personas, las
habilidades, el conocimiento y la experiencia. El camino para que la empresa alcance su
meta, es lograr que todos estos activos hagan lo que se requiere y esto apunta directamente
a su “performance o desempeño”. Los Asset Managers generalmente poseen formación
y/o experiencia técnica en mantenimiento, por lo que comprenden que el desempeño es el
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objetivo clave. Para ello generalmente emplean alguna forma de medida para guiar sus
decisiones y acciones. Estos mecanismos de medición empleados pueden ser a través de
mecanismos formales e informales. En este sentido cuando no existe un sistema formal de
medición, el desempeño es indicado como bueno, aceptable, pobre, malo u otro rango
definido del tipo cualitativo. Estos son generalmente basados en la observación del
desempeño a través de la percepción de lo que operaciones o producción requiere. En
cambio un sistema de medición formal produce regularmente información en cuanto a los
criterios de desempeño de los activos, planta, instalación, equipos, personas, procesos,
tecnología.
En este sentido sin una referencia cuantitativa de lo que realmente es requerido por los
activos (físicos e intangibles) para el logro de la meta de la empresa, se estaría incurriendo
en datos engañosos que contribuiría al uso ineficiente de los activos, a la implementación de
estrategias que aunque parezcan elegantes son poco efectivas, así como a la microgestión
(se refiere a que se ve al mantenimiento como una isla y no enfocada al objetivo global de la
empresa).
El primer paso para la adopción de un sistema formal de medición, es definir los niveles de
desempeño requeridos, con el fin de comprender cuál es el desempeño de los equipos,
personas, procesos y tecnología (por ejemplo pudiese parecer que la disponibilidad del 80%
de una planta es un desempeño pobre si la planta requiere de un 95% para cumplir con los
objetivos de operaciones o producción; sin embargo en la realidad y de acuerdo a los
objetivos trazados por producción que la planta logre un 75% de desempeño es lo ideal).
Los niveles de desempeño deseados deben ser definidos en base a lo que la empresa
requiere de sus activos y no en base de la capacidad de diseño de los mismos.
Los sistemas de medición como lo es el BSC “Balanced Scorecard”, resalta los niveles
requeridos de desempeño (targets) e integra el conjunto de iniciativas (acciones) que
lograrán esos targets. Balanced Scorecard (BSC) consiste en traducir la estrategia en cuatro
perspectivas: Cliente, Negocio Interno, Innovación y Aprendizaje y Perspectiva Financiera,
sustentadas cada una de ellas en un set de objetivos, indicadores de gestión, metas e
iniciativas, interactivamente conectadas en una relación causa-efecto. El BSC parte de la
visión y estrategia de la empresa. A partir de allí se definen los objetivos para alcanzar la
visión, y éstos a su vez serán el resultado de los mecanismos y estrategias que rigen los
resultados con los clientes.
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VISIÓN
MODELO
ACCIÓN ESTRATÉGICO MISIÓN
OBJETIVO
Los KPIs o indicadores de gestión no son la varita mágica para resolver nuestros problemas
de gestión, tampoco el simple hecho de definirlos asegurará el éxito de la gestión del
mantenimiento, los KPIs no dan respuestas, ellos establecen preguntas y dirigen la atención.
Cada persona involucrada en la gestión del mantenimiento (Gestión Operativa, Gestión
Táctica y Gestión Estratégica) tiene influencia en los KPIs y los objetivos de la empresa o
negocio. En este sentido los KPIs deben ser comprendidos de tal manera que la calidad de
los datos que alimenten a éstos sea con sentido y no sólo para cumplir con una mera
actividad administrativa.
La selección apropiada de los indicadores para la gestión del mantenimiento "se hacen
propias con el apoyo de todas las personas involucradas en el éxito de la gestión del
mantenimiento", debido a que pueden influenciar en el funcionamiento del mantenimiento,
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y si son utilizados con eficacia por los involucrados conduciría a la mejora continua de los
procesos.
•¿Qué medir?
•¿Porqué medir? •¿Cómo interpretar los valores de los KPIs?
•¿Cómo lo estoy haciendo?
•Mejora Continua
•¿Qué se requiere de la gestión del Mantenimiento? •Visión de Negocio
•¿Cuál debe ser mi performance? y ¿Para qué? •¿Estoy dando lo esperado?
•¿Qué acciones debo activar para alcanzar •Gestión
•¿Cuáles son los objetivos del negocio?
•¿Qué datos alimentarán a estos indicadores? el desempeño requerido?
•VEA
•ROCE
•TP P F
•ROI •TP P R
•Costes de Manto, •TME F
• D , U, C
Unidad de Producción
•TPPF
•TPPR
•TMEF
• D, U, C
•Backlog
+ =
•…
Para cumplir con nuestro propósito, definiremos indicador como una variable o un grupo de
variables calculadas de acuerdo a una fórmula específica, las cuáles son características de
un fenómeno y que podemos por lo tanto medir sus cambios.
SBI (Sistema Balanceado de Indicadores) sólo tiene sentido en el amplio contexto como un
esfuerzo para mejorar la ejecución global en una herramienta de producción. El primer
objetivo de los SBI sería por lo tanto, medir el impacto del negocio del mantenimiento en la
eficacia de la instalación para identificar entonces los problemas técnicos y de organización.
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Ellos posteriormente hacen posible monitorizar el progreso acumulado como resultado de
las medidas implementadas.
SBI tienen mucho más beneficios y se pueden usar como argumentos para justificar el valor
añadido del Mantenimiento cuando se le relaciona con la gestión del negocio, y para
asegurar los presupuestos necesarios. También sirven para motivar al “staff”, a realizar
asignaciones precisas, calificadas y razonables a los objetivos de producción.
Efectividad
Gestión de Trabajo
Planificación Total
del Mantenimiento
Todos estos indicadores son sensibles a variaciones en los activos invertidos para el
proceso productivo, bien sea como gastos operacionales, como capital, o relacionado con
activos fijos. Normalmente, los indicadores técnicos financieros se aplican en el ámbito de
las Unidades Operacionales donde los egresos por mantenimiento pueden reflejarse como
parte de los costes operacionales, como inversión de capital, o inclusive como extensión de
la vida de los activos fijos.
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4. Los Indicadores Técnico Financieros
Los indicadores técnicos que están relacionados con la calidad de gestión del
mantenimiento permiten ver el comportamiento operacional de las instalaciones, sistemas,
equipos y dispositivos, además miden la calidad de los trabajos y el grado de cumplimiento
de los planes de mantenimiento.
Tiempo Promedio para Fallar (TPPF) es un valor esperado o medio del tiempo para la
variable aleatoria de fallo. Este indicador mide el tiempo promedio que es capaz de operar el
equipo a capacidad sin interrupciones dentro del período considerado, y es el recíproco de
la tasa de fallo en una distribución exponencial de la variable aleatoria del tiempo de fallo.
Disponibilidad (D) se define como la capacidad del equipo o instalación para realizar una
función requerida bajo condiciones específicas sobre un período de tiempo determinado,
asumiendo que los recursos externos requeridos son suministrados. Es un indicador
determinístico que traduce los resultados de las acciones de mantenimiento a un índice
combinado para un equipo o sistema. Se basa en la pregunta, "¿Está disponible el equipo
en condiciones de trabajo cuando se le necesita?". Se utiliza el análisis de disponibilidad
para obtener una solución que permita establecer los requisitos para la confiabilidad y la
susceptibilidad de mantenimiento. Es útil para determinar cifras significativas del equipo o
sistema en sí, como las de frecuencia y tipo de ocurrencia de fallos, posibilidad de
reparación (tiempo de reparación activa) y análisis de trabajos de mantenimiento
Utilización (U) también llamada factor de uso o de servicio, mide el tiempo efectivo de
operación de un activo durante un período determinado.
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Retorno sobre la Inversión (ROI) es un estimado del beneficio (el “retorno”) sobre el dinero
gastado (la “inversión”) en una alternativa en particular, y consiste en determinar los
beneficios, calcular los costes y resumir los resultados.
Retorno sobre Capital Empleado (ROCE) se calcula expresando la rentabilidad antes del
pago de intereses e impuestos como una proporción del total del capital empleado en el
negocio. Este indicador presenta una perspectiva global del estado financiero del negocio, y
brinda un punto de partida para un análisis del desempeño del negocio y un parámetro con
el cuál comparar la performance global del mismo.
Objetivo
Comparación
Acción Medidas
Identificar
Mejores Proceso
Prácticas Entrada Salidas
Proceso de
Control
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Algunas actividades sin embargo, no son fácilmente medibles y su evaluación cualitativa se
hace a través de cuestionarios y/o entrevistas que son útiles en la obtención de una
información cualitativa, objetiva a partir de los indicadores
También, es de notar que en la práctica actual, algún disgusto puede llevarse cuando
aplicamos Benmarking en algún sitios de la planta, da miedo que se eleve a un nivel en el
cuál podría sesgar las diferencias en el contexto industrial o en la definición de los
indicadores, las condiciones de operación, tecnologías, etc. Además las buenas prácticas
deben adaptarse generalmente para permitir la diversidades en la organización y en la
cultura funcional. La comparación de los indicadores de un sitio a otro debe verse como una
experiencia y no como un ranking para la mejora del negocio del mantenimiento.
Nuestra filosofía de trabajo consiste en lograr que a través del Balanced Scorecard se logre
la integración real de los procesos, a través del cual se pueda monitorear el desempeño del
Negocio del Mantenimiento. Esto permite por un lado proporcionar el desempeño requerido
y por otro trazar estrategias a medio y largo plazo que logre la rentabilidad de la empresa
ante los cambios de las economías y modelos a nivel mundial.
Nuestro Modelo del Negocio del Mantenimiento (BMM) (ver figura 5), se basa en modelos
mixtos de gestión que busca la continuidad del negocio a través de la Integración de
Procesos, Mejores Prácticas, Nuevos Desarrollos, Gerencia y Sostenibilidad. Éste enfoque
se apoya en un enfoque colaborativo entre las disciplinas de TOC (Teoría de las
Restricciones), Project Management, Asset Management y el Balanced Scorecard.
El objetivo fundamental es asegurar que los objetivos del mantenimiento estén alineados a
la meta del negocio considerando todas las áreas involucradas en la gestión del
mantenimiento de activos. La aplicación de la estrategia debe convertirse en un plan dirigido
a fortalecer los indicadores financieros del negocio, mejorando la forma de trabajo y cultura
de la empresa. La implementación debe ser medida y monitorizada con base a indicadores
específicos y debe ejecutarse bajo un equipo guía de alto nivel donde los avances sean
conocidos por toda la empresa.
El diseño del plan establece inicialmente una visión de lo que se persigue y cuando se debe
alcanzar dicha visión (Un análisis estratégico), posteriormente, se establecerán los planes
de acción (Implementación de la estrategia) para lograr la visión, objetivos y los impactos
financieros que se persiguen. Se especifican las prácticas o iniciativas específicas que se
implementarán y cómo. Se informará a todo el personal sobre la visión y los planes. Se
definirán los indicadores para establecer metas concretas y para medir el progreso. Se
identificaran recursos y personal responsable para acometer acciones específicas y el
tiempo concreto para lograrlas. Se revisará periódicamente el avance y se retroalimentara a
todo el personal.
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Figura 5. Modelo del Negocio del Mantenimiento PMM Institute for Learning
(www.pmmlearning.com)
Finalmente como conclusión se puede afirmar que basado en los indicadores se pueden
establecer las oportunidades de mejoras que sustentan la inversión de los recursos. El VEA
(Valor económico agregado) = Ingreso – Egresos – Costos Capital; es el que define la
estrategia en conjunto con los otros indicadores (ROI, ROCE) y BSC en el negocio; con el
objetivo de analizar los indicadores técnicos de equipos para establecer las áreas donde los
ingresos pueden ser mejorados con las acciones de mantenimiento y donde los egresos
pueden ser disminuidos y el uso de capital optimizado. La estrategia nos lleva a estimar el
impacto del VEA, Figura 6. Basado en los indicadores se puede establecer las
oportunidades de mejoras que sustenten la inversión en recursos, promoviendo el análisis
de sensibilidad de los indicadores para determinar cuales iniciativas generarían el mayor
retorno sobre los recursos invertidos en sustentarlas.
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COSTES
RETORNO
MANTTO.
VEA ROCE RENTABILIDAD SOBRE
UNIDAD
ACTIVOS
PRODUCCION
DISPONIBILIDAD
CONFIABILIDAD
TPPF
TPPR
UTILIZACION
CAPACIDAD EFECTIVA
7. Referencias
[3] Amendola, L.; Balanced Scorecard en la gestión del mantenimiento, Artículo publicado,
Web www.mantenimientomundial.com, www.confiabilidad.net, 2004.
[5] ISO (The International Organization for Standardization), Norma ISO/DIS 14224
"Petroleum and gas natural industries - Collection and exchange of reliability and
maintenance data for equipment". 1997.
[6] Kaplan, R., Norton; D., “Cómo utilizar el Cuadro de Mando Integral”, 2000. Editorial
Gestión 2000.
[7] Kaplan, R., Norton, D., “Cuadro de Mando Integral - The Balance Scorecard” 1997,
Editorial Gestión 2000.
[8] Kaplan, R., Norton, D., “Having trouble with your strategy? Then Map It”, Harvard
Business Review, September-October 2000.
[9] Kaplan, R, Norton, D.; “The Balanced Scorecard measures that drive performance”
Harvard Business Review. USA. 1992.
[10] Mather, D., The Maintenance Scorecard, Creating Strategic Advantage, Marzo 2005.
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[11] Norton. D.; “Building A Management System to Implement Your Strategy,” Renaissance
Solutions. USA. 1996
9. Experiencia
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