Personal Consulting S.A.

Herramientas
avanzadas de Excel
2007
Ing. Oscar Enrique Neciosup Morales
 Tabla de contenido
Unidad 1. Características avanzadas de Excel ............................................................................... 4
Formas de cambiar un formato ......................................................................................................4
Definir formatos personalizados ....................................................................................................5
Ejercicio paso a paso. ................................................................................................. 8
El formato condicional .................................................................................................................10
La validación de datos ..................................................................................................................11
Enlazar y consolidar hojas ............................................................................................................12
Unidad 2: Tablas Dinámicas en tres dimensiones ....................................................................... 15
¿Qué es una Tabla Dinámica? ......................................................................................................15
Crear una Tabla Dinámica ............................................................................................................16
Aplicar Filtros a la Tabla ...............................................................................................................18
Cambiar el Diseño de la Tabla ......................................................................................................19
Obtener Subtablas .......................................................................................................................19
Pasos para obtener Subtablas ......................................................................................................20
Obtener Promedios ......................................................................................................................20
Practica ........................................................................................................................................21
Tablas Dinámicas de Tres Dimensiones: Diseño ...........................................................................22
Actualizar Datos en las Tablas Dinámicas .....................................................................................23
Recaudación Máxima ...................................................................................................................24
¿Cómo graficar una Tabla Dinámica? ...........................................................................................24
Eliminar una tabla dinámica .........................................................................................................27
Practica de Tablas dinámicas........................................................................................................27
Unidad 3. Macros ....................................................................................................................... 28
Introducción .................................................................................................................................28
Crear una macro automáticamente .............................................................................................28
Ejecutar una macro ......................................................................................................................30
Crear una macro manualmente ...................................................................................................31
Guardar un archivo con Macros ...................................................................................................32
Códigos Más comunes..................................................................................................................33
CREANDO FORMULARIOS Y PROGRAMÁNDOLOS ....................................................................... 36
Insertar formularios en una Macros .............................................................................................36
Botón Insertar ..............................................................................................................................38

2
 Botón Buscar ................................................................................................................................38
Botón Eliminar..............................................................................................................................39
Botón Limpiar ...............................................................................................................................39
Botón Modificar ...........................................................................................................................39
Botón Salir ....................................................................................................................................39
TRABAJANDO CON FORMULAS ................................................................................................... 40
Generar formulas en un formulario .............................................................................................40
COMO SE EJECUTA UNA MACRO ................................................................................................ 42
Desde La función Auto Open ........................................................................................................42
Desde la opción ejecutar ..............................................................................................................42
Desde un botón ............................................................................................................................42

3
 Unidad 1. Características avanzadas de Excel

Formas de cambiar un formato

Para modificar el formato de una o varias celdas, podemos elegir entre las distintas formas que
nos proporciona Excel, es interesante conocerlas todas para luego elegir la que nos resulte más
cómoda.
Estas son las diferentes formas que podemos utilizar:
 Utilizando la pestaña Inicio.
Ya hemos visto, en temas anteriores, que en la pestaña Inicio, tenemos varios iconos para
asignar de forma rápida un determinado formato a los números incluidos en las celdas.

Los formatos incluidos en la barra son los más comunes.

 Utilizando las teclas de acceso rápido

También podemos escoger un formato utilizando las teclas de acceso rápido que exponemos en la
siguiente tabla:

Teclas de Acceso Rápido Efecto

Aplicar el formato Moneda con dos decimales (los números negativos

CTRL+MAYÚS+$
aparecen en rojo).

CTRL+MAYÚS+% Aplicar el formato Porcentaje sin decimales.

CTRL+MAYÚS+^ Aplicar el formato numérico Exponencial con dos decimales.

CTRL+MAYÚS+# Aplicar el formato Fecha con el día, mes y año.

CTRL+MAYÚS+@ Aplicar el formato Hora con la hora y minutos e indicar a.m. o p.m.

Aplicar el formato Número con dos decimales, separador de miles y signo

CTRL+MAYÚS+!
menos (-) para los valores negativos.

Esta forma me permite aplicar también en un sólo paso un formato, incluye formatos que
no tenemos en la barra Formato, pero es tal vez más complicada de utilizar ya que requiere
que memoricemos las combinaciones de teclas.

4
 Utilizando el cuadro de diálogo Formato de celdas

Esta última forma es menos rápida ya que requiere de varios pasos (abrir el cuadro de
diálogo, elegir la pestaña adecuada y luego el formato deseado), pero permite utilizar
muchos más formatos y sobre todo nos permite ver todo el amplio abanico de formatos que
nos ofrece Excel, además de permitir que definamos nuestro propio formato personalizado.

Para abrir el cuadro de diálogo Formato de celdas podemos elegir entre:

- Hacer clic en la flecha que aparece al pie de la sección Número (en la imagen más arriba).

- Hacer clic con el botón derecho sobre la celda y escogiendo del menú contextual la opción
Formato de celdas...

- Presionar la combinación de teclas Ctrl + 1.

Al realizar cualquiera de estas operaciones nos aparece el cuadro de diálogo como el que
vemos en la imagen donde podemos escoger entre los diversos formatos numéricos.

Definir formatos personalizados

Excel provee una gran cantidad de formatos numéricos, pero es posible que en algún
momento necesitemos algún formato que no esté disponible en los estándares de Excel.

Para subsanar esta carencia Excel dispone de una herramienta para crear formatos
personalizados.

Por defecto todas las celdas de Excel tienen el formato de número general. Su
funcionamiento se basa en que lo que escribimos es lo que tenemos, es decir se adapta a lo
que hayamos escrito, ya sea texto, números con decimales, porcentajes, etc.

5
Para crear un nuevo formato debemos acceder al cuadro de diálogo Formato de celdas,
seleccionar la Categoría: Personalizada y seguidamente en el cuadro de texto Tipo:
debemos escribir el código del formato que deseamos crear.

Para crear un formato de número personalizado, primero debemos conocer las reglas de los
códigos para crear un formato.

El formato se compone de cuatro secciones separadas por ; (punto y coma).

____________ ;____________ ; ____________ ; ____________

La primera sección define el formato que tendra el número en la celda si es positivo; la

segunda, si el número es negativo, la tercera, si el número vale cero; la cuarta si la celda
contiene texto.

0 : Reserva un dígito para un número, si no se completa el tamaño definido por el formato

se completa con ceros.

# : Reserva un dígito para un número, pero si no se completa el tamaño definido por el

formato se deja en blanco.

? : Reserva un dígito. Añade espacios en ceros insignificantes.

. : Punto decimal.

% : Símbolo porcentual.

, : Separador de millares.

6
E- E+ e- e+ : Notación científica.

$ - + / ( ) : : Muestra estos caracteres. No necesitan comillas.

\ : Muestra el siguiente caracter en el formato.

* : Repite el siguiente caracter hasta completar el ancho de la celda.

_ : Deja un espacio

"texto" : Muestra el texto escrito entre la comillas dobles.

@ : Espacio reservado para texto.

[color] : Muestra el caracter en el color especificado. Puede ser Negro, Azul, Cian, Verde,
Magenta, Verde, Rojo y Amarillo.

[color n] : Muestra el correspondiente color de la paleta de colores, n puede ser un número

entre 0 y 56.

[valor condicion] : Permite escoger tu pròpio criterio para cada sección de un formato
numérico.

m : Muestra el mes como número sin ceros (1-12).

mm : Muestra el mes como número con ceros (01-12).

mmm : Muestra el nombre del mes como abreviación (Ene, Feb).

mmmm : Muestra el nombre del mes por completo (Enero, Febrero).

mmmmm : Muestra la inicial del mes (E, F).

d : Muestra el día como número sin ceros (1-31).

dd : Muestra el día como número con ceros (01-31).

ddd : Muestra el nombre del día como abreviación (Lun, Mar).

dddd : Muestra el nombre del día por completo (Lunes, Martes).

yy o yyyy : Muestra el año en dos dígitos (00-99) o cuatro (1900-9999).

h o hh : Muestra la hora como números sin ceros (0-23) o como números con ceros (00-23).

7
m o mm : Muestra los minútos como números sin ceros (0-59) o como números con ceros
(00-59).

s o ss : Muestra los segundos como números sin ceros (0-59) o como números con ceros
(00-59).

AM/PM : Muestra la hora en formato de 12 horas, si no se indica esta opción se muestra la

hora en formato 24 horas.

Por ejemplo, puedes utilizar el siguiente formato personalizado:

€#,##[Verde];(0,00€)[Rojo];"Cero";""

Este formato contiene cuatro secciones separadas por el signo de punto y coma y utiliza un
formato diferente para cada sección.

Con este formato estamos indicando que los números positivos (1ªsección) se escriben en
verde, llevan el signo del euro delante, no se muestran los ceros no significativos y solo se
muestran 2 decimales (#.##); los números negativos se escriben en rojo, entre paréntesis
con el € detrás y con dos decimales siempre; los valores cero se sustituyen por la palabra
cero y los textos por la cadena nula, es decir que si en la celda hay texto, ese texto
desaparecerá.

Ejercicio paso a paso.

1 Si no tienes abierto Excel2007, ábrelo para realizar el ejercicio.

2 Crea un nuevo libro de trabajo.

3 Selecciona la celda B5.

Abriremos el cuadro de diálogo de Formato de celdas personalizado.

4 Haz clic derecho sobre la celda.

5 Escoge la opción Formato de celdas...

6 Selecciona la categoría Personalizado.

7 En Tipo escribe [Azul]00000"-Activo";[Rojo]00000"-Pasivo". Con este formato

estamos indicando que los números positivos se escribirán en azul y con las letras -Activo
detrás, y que los números negativos se escribirán en rojo con las letras -Pasivo, detrás.

8 Pulsa sobre Aceptar.

8
Ahora comprobaremos el funcionamiento del formato.

9 Escribe la cifra 1234 en la celda B5.

Debe aparecer 01234-Activo. El número es positivo por o que se escribe en azul y detrás
lleva -Activo, además como hemos utilizado el símbolo 00000 se escriben obligatoriamente
5 cifras por lo que Excel ha añadido un cero delante del número para que tenga cinco
dígitos.

10 Ahora escribe -12345 en la celda B5.

Debe aparecer -12345-Pasivo. El número es negativo.

11 Ahora escribe 12,45 en la celda B5.

Debe aparecer 00012-Activo. En el formato no tenemos la coma decimal por lo que escribe
el número redondeado.

12 Ahora escribe 12,62 en la celda B5.

Debe aparecer 00013-Activo. Ha redondeado el número.

Ahora vamos a cambiar el formato para que desaparezcan los ceros a la izquierda del
número y para que se vean los dos primeros decimales.

Para abrir el cuadro de diálogo Formato de celdas de manera más rápida.

13 Teclea la combinación de teclas CTRL + 1.

14 En Tipo escribe [Azul]##.###,##"-Activo";[Rojo]00000"-Pasivo". Con este formato

hemos cambiado los ceros obligatorios por opcionales, es decir que nos eliminará los ceros
no significativos, y permitirá dos decimales además de poner un punto separador de
millares. Podíamos hacer el mismo cambio para los números negativos.

15 Pulsa sobre Aceptar.

En la celda teníamos un valor introducido (12,62), ahora al cambiar el formato debe de

aparecer en la celda: 12,62-Activo.

16 Ahora escribe 12345,568 en la celda B5.

Debe aparecer 12.345,57-Activo. Aparece el punto separador de millares y el número ha

quedado redondeado a dos decimales.

17 Cierra el libro de trabajo sin guardar los cambios.

9
El formato condicional

El formato condicional sirve para que dependiendo del valor de la celda,

Excel aplique un formato especial o no sobre esa celda.

El formato condicional suele utilizarse para resaltar errores, para

valores que cumplan una determinada condición, para resaltar las
celdas según el valor contenido en ella, etc...

Cómo aplicar un formato condicional a una celda:

- Seleccionamos la celda a la que vamos a aplicar un formato

condicional.

- Accedemos al menú Formato condicional de la pestaña Inicio.

Aquí tenemos varias opciones, como resaltar algunas celdas dependiendo de su relación
con otras, o resaltar aquellas celdas que tengan un valor mayor o menor que otro.

Utiliza las opciones Barras de datos, Escalas de color y Conjunto de iconos para aplicar
diversos efectos a determinadas celdas.

Nosotros nos fijaremos en la opción Nueva regla que permite crear una regla personalizada
para aplicar un formato concreto a aquellas celdas que cumplan determinadas condiciones.

Nos aparece un cuadro de diálogo Nueva regla de formato como el que vemos en la
imagen.

En este cuadro seleccionaremos un tipo de regla. Normalmente querremos que se aplique el

formato únicamente a las celdas que contengan un valor, aunque puedes escoger otro
diferente.

En el marco Editar una descripción de regla deberemos indicar las condiciones que debe
cumplir la celda y de qué forma se marcará.

10
De esta forma si nos basamos en el Valor de la celda podemos escoger entre varias
opciones como pueden ser un valor entre un rango mínimo y máximo, un valor mayor que,
un valor menor que y condiciones de ese estilo.

Los valores de las condiciones pueden ser valores fijos o celdas que contengan el valor a
comparar.

Si pulsamos sobre el botón Formato... entramos en un cuadro de diálogo donde podemos

escoger el formato con el que se mostrará la celda cuando la condición se cumpla. El
formato puede modificar, el color de la fuente de la letra, el estilo, el borde de la celda, el
color de fondo de la celda, etc.

Al pulsar sobre Aceptar se creará la regla y cada celda que cumpla las condiciones se
marcará. Si el valor incluido en la celda no cumple ninguna de las condiciones, no se le
aplicará ningún formato especial.

Si pulsamos sobre Cancelar, no se aplicarán los cambios efectuados en el formato

condicional.

La validación de datos

La validación de datos es muy similar al formato condicional, salvo que esta característica
tiene una función muy concreta y es validar el contenido de una celda; pudiendo incluso
mostrar un mensaje de error o aviso si llegara el caso.

Para aplicar una validación a una celda.

- Seleccionamos la celda que queremos validar.

- Accedemos a la pestaña Datos y pulsamos Validación de datos.

Nos aparece un cuadro de diálogo Validación de datos como el que vemos en la imagen
donde podemos elegir entre varios tipos de validaciones.

En la sección Criterio de validación indicamos la condición para que el datos sea correcto.

11
Dentro de Permitir podemos encontrar Cualquier valor, Número entero, Decimal, Lista,
Fecha, Hora, Longitud de texto y personalizada. Por ejemplo si elegimos Número entero,
Excel sólo permitirá números enteros en esa celda, si el usuario intenta escribir un número
decimal, se producirá un error.

Podemos restringir más los valores permitidos en la celda con la opción Datos:, donde, por
ejemplo, podemos indicar que los valores estén entre 2 y 8.

Si en la opción Permitir: elegimos Lista, podremos escribir una lista de valores para que el
usuario pueda escoger un valor de los disponibles en la lista. En el recuadro que aparecerá,
Origen: podremos escribir los distintos valores separados por ; (punto y coma) para que
aparezcan en forma de lista.

En la pestaña Mensaje de entrada podemos introducir un mensaje que se muestre al acceder

a la celda. Este mensaje sirve para informar de qué tipos de datos son considerados válidos
para esa celda.

En la pestaña Mensaje de error podemos escribir el mensaje de error que queremos se le

muestre al usuario cuando introduzca en la celda un valor incorrecto.

Enlazar y consolidar hojas

Enlazar hojas de trabajo.

El concepto de enlazar en Excel es el hecho de utilizar fórmulas de varias hojas para

combinas datos. Al enlazar hojas de trabajo estamos creando una dependencia de una con
respecto a la otra, apareciendo así dos conceptos:

- el libro de trabajo dependiente: es el que contiene las fórmulas.

- el libro de trabajo fuente: es el que contiene los datos.

La cuestión que debemos plantearnos antes de enlazar hojas de trabajo, es si realmente nos
hace falta complicarnos tanto o sencillamente podemos hacerlo todo en una misma hoja.

No existe una respuesta genérica, dependerá de la envergadura de los datos y de las

fórmulas; si las hojas las van a utilizar varias personas, etc...

Para crear un libro de trabajo dependiente debemos crear fórmulas de referencias externas,
es decir fórmulas que hacen referencia a datos que se encuentran en una hoja externa a la
que está la fórmula.

¿Cómo crear fórmulas de referencias externas?

Para crear fórmulas de referencia externa debemos seguir los siguientes pasos:

12
- Abrir el libro de trabajo fuente (el libro que contiene los datos).

- Abrir el libro de trabajo dependiente y seleccionar la celda donde queremos incluir la

fórmula.

- Introducir la fórmula de la forma que hemos hecho siempre, cuando se llegue al punto de
escoger las celdas de datos, activar el libro de trabajo fuente y seleccionar las celdas
necesarias.

- Terminar la fórmula y pulsar Intro.

Las referencias al libro externo las gestiona automáticamente Excel, incluso si cambiamos
el nombre del archivo donde están los datos desde Archivo → Guardar como... las
referencias también se cambiarían.

Si en el libro de trabajo dependiente queremos ver todos los vínculos a las páginas fuente
podemos hacerlo accediendo a la pestaña Datos y haciendo clic en el botón Editar
vínculos... Nos aparece el cuadro de diálogo Modificar vínculos donde podemos hacer
modificaciones sobre los vínculos.

Actualizar valores: Actualiza la lista con los vínculos.

Cambiar origen: Podemos modificar el origen del vínculo seleccionado.

Abrir origen: Abre el libro del vínculo seleccionado.

Romper vínculo: Quita los vínculos de las fórmulas externas.

Comprobar estado: Comprueba el estado del origen.

Pregunta inical: Podemos incluir una advertencia al abrir el libro dependiente, indicando
que tenemos enlaces externos.

13
 Consolidar hojas de trabajo.

El concepto de consolidar hojas de trabajo viene muy ligado al concepto de enlace que
acabamos de ver. Cuando hablamos de consolidar hojas de trabajo estamos entablando una
relación entre varias hojas de trabajo, por tanto es muy posible que existan enlaces entre
esas hojas de trabajo.

Un ejemplo donde se puede utilizar la consolidación de hojas de trabajo puede ser una
compañía que dispone de varios departamentos, cada uno de ellos con un presupuesto, para
conocer el presupuesto total de la empresa, crearíamos una hoja dependiente y los libros
fuentes serían los libros de los departamentos con sus prepuestos.

Si pulsamos sobre la pestaña Datos y pulsando el botón Consolidar... nos aparece el cuadro
de diálogo Consolidar como vemos en la imagen donde podemos escoger:

- la Función: a utilizar,

- en Referencia: vamos seleccionando las celdas de uno de los libros fuentes,

- pulsamos sobre Agregar para añadir las celdas seleccionadas a la lista de todas las
referencias,

- repetimos los dos últimos pasos para seleccionar las celdas de los diferentes libros
fuentes,

- finalmente pulsamos en Aceptar para finalizar la fórmula.

Si marcamos la casilla Crear vínculos con los datos de origen, los datos de los libros fuente
se incluirán en el libro consolidado a modo de esquema, y si cambiamos un valor en el
origen, ese cambio quedará automáticamente reflejado en el libro consolidado.

14
 Unidad 2: Tablas Dinámicas en tres dimensiones

¿Qué es una Tabla Dinámica?

Definición

Una tabla dinámica es un tipo especial de tabla de Excel donde usted puede rotar filas y
columnas para ver datos desde diferentes perspectivas. Se usan tablas dinámicas porque
permiten administrar grandes cantidades de datos simplemente arrastrando y soltando
campos dentro de sus filas y columnas.

Comprende una serie de Datos agrupados en forma de resumen que agrupan aspectos
concretos de una información global.

¿Para qué sirven?

Las Tablas Dinámicas sirven principalmente para hacer resúmenes de una Base de Datos y
analizarlos (pueden estar en Excel o en otro gestor de Base de Datos), utilizando
operaciones de suma de datos, promedios, y además poder totalizar datos.

Debe ser muy importante la cantidad de información a manejar para que el uso de la tabla
dinámica se justifique.

Es por ello, que es importante complementar el desarrollo de una Tabla Dinámica con el
filtro de la información, ya sea con Filtro Avanzado, en el caso de usar la base de datos en
Excel; o con sentencias SQL (Querys), para gestores de datos mas avanzados.

Tablas Dinámicas en una base de datos

Cuando deseemos crear una Tabla dinámica, es importante definir de que tipo de base de
datos proviene o se encuentra almacena la información.

Esta puede estar almacenada en:

1. En Excel; es decir, la información se encuentra en una o varias hojas de uno o

varios libros.
2. Fuentes de datos externas; es decir, la información se encuentra en algún gestor de
base de datos (MS Access, Oracle, SQL, etc.)
3. Rangos de consolidación múltiple; sirven para seleccionar la información ya de
cuadros resumidos.

15
Crear una Tabla Dinámica
El asistente de Tablas Dinámicas

Entre las novedades de Excel 2007, encontramos una de ellas en la mejora del asistente
guía, en la creación de Tablas Dinámicas.

Para acceder a esta opción utilizamos la opción dentro del menú Insertar / Tabla
dinámicas.

Ejercicios
Recuperemos el archivo Ejercicio001.xls de nuestros archivos.

Ubicación de información

Construiremos una tabla que muestre el total de ventas de un determinado artículo en una
determinada fecha.
1. Sitúe el cursor dentro de la tabla de datos

16
2. Active opción del menú Insertar/Tablas dinámicas.

Partes del Diseño de una Tabla Dinámica

Presione sobre el botón diseño. Aparece una ventana con los nombres de los campos y la
descripción de los elementos de la tabla.
Seleccione el campo Fecha y arrástrelo hasta posición Fila de la tabla.

Seleccione campo Artículo y arrástrelo hasta posición Columna de la tabla.

Seleccione campo Total y arrástrelo hasta posición Datos de la tabla.

Seguramente en Datos aparecerá Suma de Total. En caso se desee cambiar por Promedio,
o alguna otra operación, hace doble clic sobre Suma de Total, se desplegará un cuadro con
una lista de funciones, seleccione Promedio y ya esta. Sin embargo para este ejercicio no
será necesario. Pulse sobre Aceptar.

17
Aplicar Filtros a la Tabla

Filtros en las filas y columnas ¿Cómo aplicarlos?

Para filtrar la información de una tabla dinámica.

1. Seleccione alguna de las casillas principales ya sea en fila o columna.

2. Desplegar la relación de datos haciendo clic en el botón con el triangulo pequeño.

3. Quitar el check del dato que desea ocultar y aceptar.

18
Cambiar el Diseño de la Tabla

Agrupar elementos

Para agrupar elementos de una tabla dinámica

1. Seleccione los elementos.

2. Dentro del Menú Tabla Dinámica, seleccionar la opción Agrupar y mostrar detalle y
luego la opción Agrupar

3. Para desagrupar, dentro del Menú Tabla Dinámica, seleccionar la opción Agrupar y
mostrar detalle y luego la opción Desagrupar

Mostrar u ocultar detalle

Para mostrar u ocultar el detalle de un campo de dato.

1. Seleccione casilla que desea mostrar.

2. Para mostrar el detalle, pulse sobre el botón .

3. Para ocultar el detalle, pulse sobre el botón .

¿Cómo cambiar el diseño de una tabla dinámica?

Para cambiar el diseño de una tabla dinámica

1. Se puede mover los campos de filas a columnas y viceversa.
2. Si deseamos incluir un campo nuevo o modificar algunos, podremos visualizar los campos con el

botón .

Obtener Subtablas
¿Qué es una Subtabla?
Las subtablas nos permiten obtener información más detallada sobre la Tabla Dinámica
construida.

19
Esto quiere decir, que a partir de cada celda del área “Datos” con información de la tabla dinámica
construida, podremos visualizar una subtabla, en la cual nos indica como se encontró la
información en esa celda.

Pasos para obtener Subtablas

Haciendo doble clic sobre alguna de las celdas, por ejemplo la celda del Total de Disquetes vendido
el 25/07/06, se obtiene en una hoja aparte la siguiente información referente a como se encontró
ese dato:

Obtener Promedios
Elaboración de Promedios
Para obtener los promedios de una tabla dinámica, hacemos lo siguiente:
1. Seleccione alguna casilla que contenga una función (sea suma, promedio, max, min, etc.) de la
tabla dinámica.

2. Pulse sobre el botón .

3. Se abre un cuadro de diálogo. De la lista Resumir por, escoja elemento que desee y pulse sobre
Aceptar.

20
Practica
Recuperemos el archivo Ejercicio002.xls de nuestros archivos.

Como se puede apreciar se incluye en la presente planilla, la recaudación de un puesto de peaje

que produce cada vehículo en forma semanal, sus totales en recaudación y beneficios.

Deseamos agrupar en forma mensual la recaudación por cada vehículo, el total recaudado y total
Beneficios, como también el total general a través del semestre

Que pasos habría que seguir para conseguir la solución.

Luego, agrupe los meses por trimestres y fíltrelos por el segundo trimestre.

Filtre por Auto y Camión.

Ahora vuelva a mostrar todos los datos. ¿Qué ha sucedido?

21
Tablas Dinámicas de Tres Dimensiones: Diseño
¿Qué es una tabla dinámica en tres dimensiones?

Para entender mejor, la creación y funcionamiento de las tablas dinámicas en tres dimensiones,
continuaremos utilizando el archivo Ejercicio002.xls.

En este caso se presentara una tabla dinámica más compleja que la anterior; ya que nos permitirá
analizar la recaudación por Mes según el tipo de vehículo, y también por Semana. Es una tabla de
tres dimensiones. Se construye de la misma manera, cambiando solamente el diseño.

Ejecución

1. Seleccionar la tabla incluyendo la fila de títulos

2. Tomar la opción Menú-Datos- Informe de tablas y gráficos dinámicos
3. Siga los tres pasos del asistente como antes se le había indicado. Al llegar al paso 3 presione el
botón diseño. Aparece una ventana con los nombres de los campos y la descripción de los
elementos de la tabla.
Seleccione el campo Mes y arrástrelo hasta posición Columna de la tabla.

Seleccione campo Auto-Camión-Ómnibus-Camioneta-Moto –Recaudación –Beneficios y

arrástrelos hasta posición Datos de la tabla.

Seleccione campo Semana y arrástrelo hasta posición Página de la tabla.

4. Aceptar

La tabla que se obtiene es la siguiente

La tabla obtenida es similar a la anterior, es decir se consigue agrupar en forma mensual la

recaudación de cada vehículo, pero se puede operar sobre la tercera dimensión, es decir se puede
mostrar la recaudación sobre una Semana determinada, y por lógica el mes a que corresponde

22
Se despliega la lista de Semana y se activa por ejemplo la semana 14 (esta dentro del mes de
Abril).

Operación sobre la tercera dimensión

Las operaciones que se pueden realizar en una tabla de tres dimensiones son las mismas que se
describieron anteriormente en el punto número tres.

Actualizar Datos en las Tablas Dinámicas

¿Cómo actualizar datos de las tablas dinámicas?
Si se produce cambios en alguna de las cantidades contenidas en las celdas de la planilla original,
la actualización en la Tabla Dinámica se efectúa de la siguiente manera
1º Se acciona, clic sobre cualquier celda con el botón derecho del mouse, y aparece la pantalla
según la imagen

2º Se acciona clic sobre Actualizar Datos

3º También podríamos hacer clic sobre el botón

23
Recaudación Máxima
Generar la recaudación Máxima
Como obtener la recaudación Máxima por vehículo en cada mes
Ejecución

1º Colocar el cursor sobre una celda de la tabla, y hacer clic con el botón derecho del mouse y
hacer clic sobre Configuración de campo

2 º O también presionando el botón Configuración de campo.

3 º Seleccionar al opción Max.
4 º Hacer clic en Aceptar.

Esta operación se realiza en una celda de cada tipo de vehículo obteniéndose la recaudación
máxima en cada vehículo, producida en cada mes, como también la máxima recaudación y
beneficios

¿Cómo graficar una Tabla Dinámica?

Elaboración de una Gráfica Dinámica
Para realizar la tarea tomamos para ejemplo la tabla Dinámica, donde figura el total recaudado, es
decir el punto de partida de Tablas de tres dimensiones, sobre la misma como ya conocemos
filtramos la misma, en principio en Datos, desactivando Suma Total Recaudado, y Suma Total
Beneficios, y en Mes dejamos activado solamente los meses de Enero, Marzo y Mayo,
obteniéndose:

24
Hacer clic con el botón derecho del mouse obteniéndose la siguiente imagen en Pantalla

Accionando sobre Grafico Dinámico: Produce por inercia un grafico en columna, haciendo clic
sobre una columna con el botón derecho, se produce la siguiente imagen

25
Accionando sobre Tipo de grafico: Podemos elegir el tipo de grafico, y optamos por
Tipo estándar
Tipo de grafico AREAS, la segunda opción, obteniendo la siguiente imagen

En el grafico se observan tres listas desplegables, en Semana, Mes, y Datos que permiten filtrar
como lo hace en la tabla en este caso el grafico.

26
Eliminar una tabla dinámica
Método más adecuado para eliminar una tabla dinámica

Para eliminar una tabla dinámica en su totalidad se selecciona la tabla en su totalidad y luego se
aprieta la tecla suprimir (Supr). Esto se aplica cuando la tabla dinámica se encuentra en la misma
hoja que los datos fuentes.

Pero de encontrarse la tabla dinámica en otra hoja, es recomendable que elimine la hoja
completa.

Practica de Tablas dinámicas

En el archivo Tablas dinámicas, solucionemos los siguientes enunciados:

Que pais compro, mas productos.

Que producto fue el mas vendido

Deseo seleccionar un determinado cliente y poder visualizar la cantidad de

productos que compró en un país.

Quisiera determinar los cinco mejores vendedores (en dinero).

Deseo conocer la suma total de Precio por Unidad, Cantidad, Descuento, Precio

con Descuento y Total cargo; generado en el mes de abril por todos los productos.

27
 Unidad 3. Macros

Introducción

Cuando trabajamos con un libro personalizado, es decir, que nos hemos definido con una
serie de características específicas como puedan ser el tipo de letra, el color de ciertas
celdas, los formatos de los cálculos y características similares, perdemos mucho tiempo en
formatear todo el libro si disponemos de muchas hojas.

Con las macros lo que se pretende es automatizar varias tareas y fusionarlas en una sola,
añadiendo por ejemplo un botón en nuestro libro que al pulsar sobre él realice todas esas
tareas.

Crear una macro automáticamente

La forma más fácil e intuitiva de crear macros es crearlas mediante el grabador de macros del que
dispone Excel.

Este grabador de macros te permite grabar las acciones deseadas que posteriormente las traduce
a instrucciones en VBA, las cuales podemos modificar posteriormente si tenemos conocimientos
de programación.

Para grabar una macro debemos acceder a la pestaña Vista y despliega el submenú Macros y
dentro de este submenu seleccionar la opción Grabar macro...

Además de esta opción en el menú podemos encontrar las siguientes opciones:

Ver Macros... - Donde accedemos a un listado de las macros creadas en ese libro.

Usar referencias relativas - Con esta opcion utilizaremos referencias reativas para que las macros
se graben con acciones relativas a la celda inicial seleccionada.

28
Al seleccionar la opción Grabar macro..., lo primero que vemos es el cuadro de diálogo Grabar
macro donde podemos dar un nombre a la macro (no está permitido insertar espacios en blanco
en el nombre de la macro).

Podemos asignarle un Método abreviado: mediante la combinación de las tecla CTRL + "una tecla
del teclado". El problema está en encontrar una combinación que no utilice ya Excel.

En Guardar macro en: podemos seleccionar guardar la macro en el libro activo, en el libro de
macros personal o en otro libro.

En Descripción: podemos describir cuál es el cometido de la macro o cualquier otro dato que
creamos conveniente.

Para comenzar la grabación de la macro pulsamos el botón Aceptar y a continuación, si nos

fijamos en la barra de estado, encontraremos este botón en la barra de estado

donde tenemos la opción de detener la grabación.

A partir de entonces debemos realizar las acciones que queramos grabar, es conveniente no
seleccionar ninguna celda a partir de la grabación, ya que si seleccionamos alguna celda
posteriormente, cuando ejecutemos la macro, la selección nos puede ocasionar problemas de
celdas fuera de rango.

Una vez concluidas las acciones que queremos grabar, presionamos sobre el botón Detener de
la barra de estado, o accediendo al menú de Macros y haciendo clic en .

29
Ejecutar una macro

Una vez creada una macro, la podremos ejecutar las veces que queramos.

Antes de dar la orden de ejecución de la macro, dependiendo del tipo de macro que sea, será
necesario seleccionar o no las celdas que queramos queden afectadas por las acciones de la
macro.

Por ejemplo si hemos creado una macro que automáticamente da formato a las celdas
seleccionadas, tendremos que seleccionar las celdas previamente antes de ejecutar la macro.

Para ejecutar la macro debemos acceder al menú Ver Macros..., que se encuentra en el menú
Macros de la pestaña Vista, y nos aparece el cuadro de diálogo Macro como el que vemos en la
imagen donde tenemos una lista con las macros creadas.

Debemos seleccionar la macro deseada y pulsar sobre el botón Ejecutar. Se cerrará el cuadro y se
ejecutará la macro.

En cuanto al resto de botones:

Cancelar - Cierra el cuadro de diálogo sin realizar ninguna acción.

Paso a paso - Ejecuta la macro instrucción por instrucción abriendo el editor de programación de
Visual Basic.

Modificar - Abre el editor de programación de Visual Basic para modificar el código de la macro.
Estos dos últimos botones son para los que sapan programar.

Eliminar - Borra la macro.

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Opciones - Abre otro cuadro de diálogo donde podemos modificar la tecla de método abreviado
(combinación de teclas que provoca la ejecución de la macro sin necesidad de utilizar el menú) y la
descripción de la macro.

Crear una macro manualmente

Para crear una macro de forma manual es necesario tener conocimientos de programación en
general y de Visual Basic en particular, ya que es el lenguaje de programación en el que se basa el
VBA de Excel. Si no tienes esta base puedes saltarte este punto del tema.

Si quieres recordar los conceptos básicos de programación, visita nuestro básico .

Primero debemos abrir el editor Visual Basic presionando la combinación de teclas Alt + F11.

Una vez abierto el editor de Visual Basic debemos insertar un módulo de trabajo que es donde se
almacena el código de las funciones o procedimientos de las macros. Para insertar un módulo
accedemos al menú Insertar → Módulo.

A continuación debemos plantearnos si lo que vamos a crear es una función (en el caso que
devuelva algún valor), o si por el contrario es un procedimiento (si no devuelve ningún valor).

Una vez concretado que es lo que vamos a crear, accedemos al menú Insertar → Procedimiento...

Nos aparece un cuadro de diálogo como vemos en la imagen donde le damos el Nombre: al
procedimiento/función sin insertar espacios en su nombre.

También escogemos de qué Tipo es, si es un Procedimiento, Función o es una Propiedad.

31
Además podemos seleccionar el Ámbito de ejecución. Si lo ponemos como Público podremos
utilizar el procedimiento/función desde cualquier otro módulo, pero si lo creamos como Privado
solo podremos utilizarlo dentro de ese módulo.

Una vez seleccionado el tipo de procedimiento y el ámbito presionamos sobre Aceptar y se abre el
editor de Visual Basic donde escribimos las instrucciones necesarias para definir la macro.

Guardar un archivo con Macros

Cuando guardamos un archivo y queremos que las Macros que hemos creado se almacenen con el
resto de las hojas de cálculo deberemos utilizar un tipo de archivo diferente.

Para ello deberemos ir al Botón Office y seleccionar la opción Guardar como.

Se abrirá el cuadro de diálogo Guardar como. En el desplegable Guardar como tipo seleccionar
Libro de Excel habilitado para macros (*.xlsm).

Dale un nombre y el archivo se almacenará.

Cuando abrimos un archivo que tiene Macros almacenadas se nos mostrará este anuncio bajo
la banda de opciones:

Esto ocurre porque Office no conoce la procedencia de las Macros. Como están compuestas por
código podrían realizar acciones que fuesen perjudiciales para nuestro equipo.

32
Si confías en las posibles Macros que contuviese el archivo o las has creado tú pulsa el botón
Opciones para activarlas.

Aparecerá este cuadro de diálogo:

Selecciona la opción Habilitar este contenido y pulsa Aceptar.

Códigos Más comunes

Trasladarse a una Celda
Range("A1").Select
Escribir en una Celda
Activecell.FormulaR1C1="Ramon"
Letra Negrita
Selection.Font.Bold = True
Letra Cursiva
Selection.Font.Italic = True
Letra Subrayada
Selection.Font.Underline = xlUnderlineStyleSingle
Centrar Texto
With Selection
.HorizontalAlignment = xlCenter
End With
Alinear a la izquierda

33
 With Selection
.HorizontalAlignment = xlLeft
End With
Alinear a la Derecha
With Selection
.HorizontalAlignment = xlRight
End With
Tipo de Letra(Fuente)
With Selection.Font
.Name = "AGaramond"
End With
Tamaño de Letra(Tamaño de Fuente)
With Selection.Font
.Size = 15
End With
Copiar
Selection.Copy
Pegar
ActiveSheet.Paste
Cortar
Selection.Cut
Ordenar Ascendente
Selection.Sort Key1:=Range("A1"), Order1:=xlAscending, Header:=xlGuess, _
OrderCustom:=1, MatchCase:=False, Orientation:=xlTopToBottom
Orden Descendente
Selection.Sort Key1:=Range("A1"), Order1:=xlDescending, Header:=xlGuess, _
OrderCustom:=1, MatchCase:=False, Orientation:=xlTopToBottom
Buscar
Cells.Find(What:="Ramon", After:=ActiveCell, LookIn:=xlFormulas, LookAt _
:=xlPart, SearchOrder:=xlByRows, SearchDirection:=xlNext, MatchCase:= _
False).Activate
Insertar Fila
Selection.EntireRow.Insert
Eliminar Fila
Selection.EntireRow.Delete
Insertar Columna

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Selection.EntireColumn.Insert
Eliminar Columna
Selection.EntireColumn.Delete
Abrir un Libro
Workbooks.Open Filename:="C:\Mis documentos\video safe 3.xls"
Grabar un Libro
ActiveWorkbook.SaveAs Filename:="C:\Mis documentos\piscis.xls", FileFormat _
:=xlNormal, Password:="", WriteResPassword:="", ReadOnlyRecommended:= _
False, CreateBackup:=False

Estos serian algunos códigos muy comunes en Excel, pero si usted desea puede generar más
códigos de otras opciones, es cuestión de que los ocupe.

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 CREANDO FORMULARIOS Y PROGRAMÁNDOLOS

Insertar formularios en una Macros

Un formulario es una ventana que se programa por medio de controles y estos controles
responden a sucesos que nosotros programamos. Todo esto se encuentra dentro de Visual Basic.
A continuación veremos cómo crear un formulario y como programarlo:
1. Presione La Teclas Alt + F11, para entrar al editor de Visual Basic.
2. Activa las siguientes opciones:
De clic en el Menú Ver y elija la opción Explorador de Proyectos
De clic en el Menú ver y elija la opción Ventana Propiedades
3. Del Menú Insertar elija la Opción UserForm. Esto inserta el Formulario que programaremos
con controles. En el Explorador de Proyecto se observara que se inserto el UserForm.

También cuando de clic en el Formulario USERFORM1 se debe de activar el Cuadro de

Herramientas, si no se activa de clic en el Menú Ver y elija la opción Cuadro de Herramientas.

4. Elija del Cuadro de Herramientas el Control Etiqueta y arrastre dibujando en el formulario

USERFORM1 la etiqueta. Quedara el nombre Label1, después de un clic en la etiqueta
dibujada y podrá modificar el nombre de adentro y pondremos ahí Nombre. Si por error da
doble clic en la etiqueta y lo manda a la pantalla de programación de la etiqueta, solo de doble
clic en UserForm1 que se encuentra en el Explorador de Proyecto.
5. Elija del Cuadro de Herramientas el control Cuadro de Texto y arrastre dibujando en el
formulario USERFORM1 el cuadro de texto a un lado de la etiqueta que dice Nombre. El
cuadro de texto debe de estar vacío y su nombre será Textbox1, el nombre solo aparecerá en
el control.
6. Haga los dos pasos anteriores igualmente poniendo Dirección en la Label2 y Teléfono en la
Label3 y también dibújeles su Textbox. Esto quedara así después de haberlo hecho.

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Si tiene algún problema al dibujar las etiquetas o los cuadros de texto, solo cámbiele el nombre a
la etiqueta o el cuadro de texto en la Ventana Propiedades la opción se llama (Name). El Error que
marque puede ser Nombre Ambiguo, pero si le cambias el Nombre al control se quitara el error.
Puedes ponerle cualquier nombre en lugar de Label1.

Solo altera esto si te marca error, si NO déjalo así.

Los controles como las Etiquetas y Cuadros de Textos pueden modificárseles algunas opciones en
la Ventana Propiedades Para hacer esto es necesario tener conocimiento sobre las propiedades
de los controles. No altere las propiedades si no las conoce.

7. Elija del Cuadro de Herramientas el control Botón de Comando y arrastre dibujando en el

formulario USERFORM1 el botón, después de un clic en el nombre del Botón dibujado y podrá
modificar el nombre y pondremos ahí Insertar. Si por error da doble clic en la Botón y lo
manda a la pantalla de programación de la etiqueta, solo de doble clic en UserForm1 que se
encuentra en el Explorador de Proyecto.
Así quedara el Formulario formado por los controles:

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Botón Insertar
Private Sub Cmd_Insertar_Click()
Range("A2").Select
Do While ActiveCell <> Empty
ActiveCell.Offset(1, 0).Select
Loop

ActiveCell.FormulaR1C1 = txt_nombre.Text
ActiveCell.Offset(0, 1).Select
ActiveCell.FormulaR1C1 = txt_direccion.Text
ActiveCell.Offset(0, 1).Select
ActiveCell.FormulaR1C1 = txt_telefono.Text

Rem Empty Limpia Los Textbox

txt_nombre = Empty
txt_direccion = Empty
txt_telefono = Empty

Rem Txt_nombre.SetFocus Envía el cursor al Textbox1 para volver a capturar los datos
txt_nombre.SetFocus
End Sub

Botón Buscar
Private Sub Cmd_buscar_Click()
On Error Goto noencontro
Cells.Find(What:=txt_nombre, After:=ActiveCell, LookIn:=xlFormulas, LookAt _
:=xlPart, SearchOrder:=xlByRows, SearchDirection:=xlNext, MatchCase:= _
False).Activate

ActiveCell.Offset(0, 1).Select
txt_direccion = ActiveCell
ActiveCell.Offset(0, 1).Select
txt_telefono = ActiveCell

Exit sub

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noencontro:
Msgbox “No se encontró el dato”
End Sub

Botón Eliminar
Private Sub Cmd_eliminar_Click()
Selection.EntireRow.Delete
Range("A2").Select
txt_nombre = Empty
txt_direccion = Empty
txt_telefono = Empty
txt_nombre.SetFocus
End Sub
La lógica de este botón es errónea pues elimina el registro donde se encuentra, por ello hay que mejorarla.

Botón Limpiar
Private Sub Cmd_limpiar_Click()
Range("A2").Select
txt_nombre = Empty
txt_direccion = Empty
txt_telefono = Empty
txt_nombre.SetFocus
End Sub

Botón Modificar
Este botón queda de tarea. Describir la lógica y programarla
Private Sub Cmd_Modificar_Click()
…
End Sub

Botón Salir
Private Sub Cmd_Salir_Click()
Exit
End Sub

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 TRABAJANDO CON FORMULAS

Generar formulas en un formulario

Es de suma importancia saber aplicar Formulas en Macros de Excel, ya que la mayoría de las hojas
de cálculos las involucran, por ejemplo los Inventarios, las Nominas o cualquier otro tipo de hoja
las llevan, es por eso que a continuación se muestra cómo manejar Formulas en Macros de Excel.
1. Presione La Teclas Alt + F11, para entrar al editor de Visual Basic.
2. Activa las siguientes opciones:
De clic en el Menú Ver y elija la opción Explorador de Proyectos
De clic en el Menú ver y elija la opción Ventana Propiedades
3. Del Menú Insertar elija la Opción UserForm. Esto inserta el Formulario que programaremos
con controles. En el Explorador de Proyecto se observara que se inserto el UserForm.
Ahora crearas un formulario con el siguiente aspecto:

El formulario tendrá:
Tres etiquetas
Tres Textbox
Un Botón de Comando
Los datos que se preguntaran serán Nombre y Edad, los Días Vividos se generaran
automáticamente cuando insertes la edad. A continuación se muestra como se deben de
programar estos Controles:

Programación de los Controles:

Private Sub Cmd_Insertar_Click()
Range("A2").Select
Do While ActiveCell <> Empty
ActiveCell.Offset(1, 0).Select
Loop

ActiveCell.FormulaR1C1 = txt_nombre.Text
ActiveCell.Offset(0, 1).Select
ActiveCell.FormulaR1C1 = txt_edad.Text
ActiveCell.Offset(0, 1).Select
ActiveCell.FormulaR1C1 = txt_dias.Text

Rem Empty Limpia Los Textbox

txt_nombre = Empty
txt_edad = Empty

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 txt_dias = Empty

txt_nombre.SetFocus
End Sub
Private Sub txt_edad_Change()
Rem aquí se crea la Formula
txt_dias = Val(txt_ edad) * 365
Rem El txt_ dias guardara el total de la multiplicación del txt_ edad por 365
Rem El Comando Val permite convertir un valor de Texto a un Valor Numérico
Rem Esto se debe a que los Textbox no son Numéricos y debemos de Convertirlos
End Sub
Esto va permitir que cuando se ejecute el formulario y se de la edad el resultado de los días vividos
aparecerá en el txt_dias y se escribirá también en Excel. El comando Val es un comando de Visual
Basic que te permite convertir un valor de texto a un valor numérico. Recuerden el Comando Rem
se utiliza para poner Comentarios únicamente y no afecta a la programación.
Generaremos otro ejemplo, Crea el Siguiente Formulario con los siguientes datos:
5 Etiquetas
5 Textbox
1 Botón de Comando
Los datos que se preguntaran serán Nombre, Días Trabajados, Pago por Día, Bonos y Sueldo Neto.

En donde el sueldo neto será igual a los Días Trabajados por los Pagos por día más los bonos, es
decir:
Sueldo Neto = Días Trabajados * Pagos por día + Bonos
Cuando se introduzca el Bonos automáticamente se generara el Sueldo Neto.

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 COMO SE EJECUTA UNA MACRO

Desde La función Auto Open

Primeramente inserta un Modulo del Menú Insertar dentro de Visual Basic y escribe el siguiente
código:
Sub Auto_open()
Load UserForm1
UserForm1.Show
End Sub
La magia esta en el procedimiento Auto_open() que permite ejecutar automáticamente lo que se
encuentre dentro de él cuando abras un libro que contenga este código, en este ejemplo cuando
se abre el libro se activa el formulario 1 que programe.
Así que todo lo que agregues dentro de este procedimiento se ejecutara automáticamente cuando
abras un libro, que te parece.

Desde la opción ejecutar

También podremos ejecutarlo dándole otro nombre a la macros y activarlo desde la opción Ver
macros y ejecutarla:

Desde un botón
También podremos asignar un botón desde la barra de acceso rápido:

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