La Organización de Eventos y Su Importancia

La organización de eventos y su importancia.
¿Qué es la organización de eventos?

En pocas palabras podemos definir a la organización de eventos como el proceso de
diseño, planificación y producción de fiestas, celebraciones, reuniones, agasajos y todo
aquel acontecimiento que implique la presencia de un público invitado.
Generalmente la organización de eventos incluye diversas tareas como realizar un

presupuesto, armar un cronograma, reservar el salón, tramitar permisos, contratar el
servicio gastronómico, etc. Todas estas tareas deben realizarse conforme a las
finalidades del evento y las preferencias del cliente.
¿Por qué es importante la organización de eventos?

En primer lugar, la organización de eventos es importante porque elimina la
improvisación, es decir que permite desarrollar el acontecimiento con armonía y fluidez,
según lo previsto.
La organización de eventos también es importante porque los actos, reuniones y agasajos

se realizan en base a las normas de protocolo establecidas y de acuerdo con las
principales tendencias de acuerdo con el tipo de evento.
El organizador de eventos debe ocuparse de todos los pormenores que atañen al

acontecimiento, de manera tal que el cliente se sienta libre de las presiones y
responsabilidades que suele generar la planificación y la organización.
Los Organizadores de Eventos planifican, organizan y coordinan conferencias,

convenciones, reuniones de negocios, seminarios, exhibiciones, festivales y otras
actividades afines. Estos profesionales suelen ser contratados para trabajar en
asociaciones turísticas, centros de convenciones, entidades gubernamentales y
compañías de eventos, o pueden trabajar por cuenta propia.
“La organización de eventos consiste en coordinar la logística de diferentes áreas,

incluyendo presupuestos, oradores, transporte, decoración, comida, bebidas,
equipos, suministros, entre otros”.
Todos los eventos son diferentes, únicos y responden a una gran diversidad de objetivos
para cada entidad o persona que los promueve. Además, cualquier clasificación que se
realice para los diferentes tipos de eventos puede ser actualizada constantemente, no en
vano, una de las características definitorias de los eventos es la creatividad y la
originalidad.
Confeccionar un programa para organización de eventos es fundamental para atraer a los

interesados.
Puedes usarlo para destacar informaciones relevantes, como el contenido y el temario del
evento:
El contenido: Incluye los aspectos técnicos y la forma en que se va a desarrollar la

reunión. Qué tipo de evento será, duraciones, cantidad de oradores por actividad,
intercalar debates con conferencias, etc.
El temario: Tratando de incluir todo lo necesario para abordar cada temática, y que sea
seleccionado por personas capacitadas que tengan experiencia y conocimiento sobre lo
que quieren ofrecer a los potenciales asistentes.
Existen diferentes etapas en el armado de la agenda de actividades desde su

planificación hasta el final del evento.
TIPOS DE EVENTOS.
Eventos Sociales:
Se orientan hacia el ámbito privado o familiar y pretenden celebrar o conmemorar un
acontecimiento religioso, de la comunidad, empresarial o social. Algunos de los ejemplos
más representativos de los eventos sociales son las bodas, las comuniones, los bautizos,
los cumpleaños y las reuniones con amigos y/o familiares. Un tipo de evento social cada
vez con mayor presencia son las graduaciones.
Convenciones:
Un tipo de convención más abierta, normalmente convocada por asociaciones o
instituciones de un determinado colectivo, para poner en común progresos,
investigaciones, etc. sobre una materia en cuestión son los congresos. Suelen ser
periódicos, de forma anual o bianual, y la sede suele ser rotativa, con una duración de
unos 2-4 días. Análogo a los congresos se encuentran las jornadas corporativas que
incluyen además del objetivo informativo un objetivo relacional organizándose, por tanto,
diferentes actividades lúdicas o recreativas.
Eventos Deportivos:
Son eventos en los que se participa o se observa un espectáculo deportivo. Incluyen
actividades deportivas, recreativas y competiciones deportivas. En los eventos deportivos,
culturales o artísticos se diferencian claramente los de tipo festival o no concurso y
aquellos de tipo competencial o valorativos.
Espectáculos:
Son tipos de eventos que se diseñan explícitamente como experiencia de disfrute y
entretenimiento, con un marcado acento en la difusión artística única, es decir, en la
presentación de productos culturales a un público más o menos amplio.
Eventos para Recaudar Fondos o con Causa:

Son los eventos benéficos, promovidos por grupos solidarios con el propósito de
conseguir ingresos, apoyo y/o sensibilización a una determinada causa.
Eventos Corporativos:
En los eventos corporativos destacan los eventos de marketing y relaciones públicas. Se
trata de un acto especial que sirve a una persona, grupo o compañía para presentar o
potenciar un determinado producto/servicio o fortalecer una determinada marca, es decir,
desde esta perspectiva el evento es considerado como un acto mercadotécnico que se
usa para ofrecer a los clientes o potenciales clientes la oportunidad de un acercamiento
más directo con la marca con el objetivo de fidelizarlos frente a la competencia.

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Generalmente la organización de eventos incluye diversas tareas como realizar un

¿Por qué es importante la organización de eventos?

La organización de eventos también es importante porque los actos, reuniones y agasajos

El organizador de eventos debe ocuparse de todos los pormenores que atañen al

Los Organizadores de Eventos planifican, organizan y coordinan conferencias,

“La organización de eventos consiste en coordinar la logística de diferentes áreas,

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