CÓDIGO:

VERSIÓN: No 01
PROCEDIMIENTO DE CONTROL Y
MANEJO DE INVENTARIOS EMISIÓN:

1. OBJETIVO
Diseñar un procedimiento que establezca las medidas adecuadas para el control y manejo de inventarios,
esto con el fin de permitir que la empresa pueda proveer y distribuir adecuadamente la materia prima
necesaria para el inicio del proceso productivo, evitando aumentos de costos o perdida de insumos,
obstaculizando cumplir con la satisfacción de los clientes. Adicional, reducir el porcentaje de producto en
reproceso y aumentar el porcentaje de calidad del producto terminado. Teniendo como base un control
detallado de las entradas y salidas tanto de materia prima, como de producto terminado y producto en
reproceso.

2. ALCANCE
Aplica para todas las partes interesadas en la custodia de almacenamiento de inventarios. Esto comprende
actividades como la inspección, recepción, codificación, rotulación, ingreso, almacenamiento y egreso tanto
de materia prima como de producto terminado y producto en reproceso.

3. GLOSARIO
Inventario: Es la relación ordenada, completa, y detallada de toda clase de bienes que integran el patrimonio
de la empresa, incluidos los bienes recibidos.
Administrar bienes: Implica las actividades de planificación, gestión y control de los bienes inventariados
propiedad de la unidad de negocio.
Almacén: Lugar físico expresamente destinado al almacenamiento, cuidado, conservación y preservación de
los bienes de inventario y activos de la empresa.
Bodeguero: funcionario de la empresa responsable del control, registro, custodia, conservación y despacho de
los bienes que se encuentran en almacenes.
Inventario corriente: Artículos que al utilizarlos se consumen, se incorporan o se transforman para formar
parte o conformar otros bienes de manera definitiva. Su valor contable aplica en gastos.
Toma de inventario física: Proceso mediante el cual se realiza un análisis en sitio de la existencia, estado,
ubicación y cantidad de un determinado bien. Puede ser realizado por personal interno o externo de la
empresa.
Elemento faltante: Son bienes que están incorporados en el inventario de la empresa, pero en el momento de
realizar la verificación física no se encuentran o no está justificada su falta.
Toma física de inventario: Es la verificación física de los bienes o elementos en los almacenes, bodegas,
depósitos, dependencias, con el fin de confrontar las existencias reales o físicas, contra los saldos registrados
en las bases de datos de inventarios y cuentas contables.
Comité de inventarios: Es creado para velar por el correcto manejo de los bienes e inventarios y coordinar,
planificar y apoyar en su gestión al responsable del Almacén. El comité estará conformado por un grupo
multidisciplinario que tendrá a su cargo las decisiones relaciones sobre la gestión de los inventarios.
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Bienes: Un bien se define como articulo inventariable o activo de cualquier clase, incluyendo el efectivo,
activos fijos, materiales y artículos en proceso de producción.
Devolución: Son aquellos materiales con deficiencias o que generan una insatisfacción no cumpliendo con las
características de conformidad establecidos por la organización y se disponen para devolver al proveedor
esperando su posterior restitución.
Defectuoso: Materiales imperfectos, insuficientes, incompletos que impiden su aplicación en el proceso
productivo.
Producto no conforme: Materiales que presentan incumplimiento en los requisitos del sistema, necesidad o
expectativa establecidos, requisitos explícitos y obligatorios. Identificados durante el servicio que proporciona
el almacén.
Producto terminado: Producto que tiene incluido una serie de elementos y subproductos, que mediante un
proceso de transformación permitieron la confección del producto final.
Proveedor: Persona o empresa que abastece con un servicio o un producto a otra empresa, suministra lo
necesario para un fin.
Criterio de selección: Los proveedores pueden ser proveedores habituales o históricos de la empresa, o
pueden considerarse por recomendación, por ser fabricantes o por otros medios.

4. CONDICIONES GENERALES
El adecuado manejo de un inventario permite a la empresa tener control de:
 Entradas de materias primas
 Salidas de producto terminado
 Del stock de producto en reproceso
 De sus bienes
Esto, con el objetivo de establecer el ¿Quién? ¿Cómo? Y ¿Cuándo? de todas y cada una de las actividades
de recepción, almacenamiento, despacho y control de materia prima, producto terminado y producto en
reproceso. Facilitando la tarea de proveer y/o distribuir adecuadamente los materiales necesarios a los
procesos correspondientes, disminuyendo el incremento de costos y aumentando el cumplimiento de las
necesidades de la empresa.

4.1 TIPOS DE INVENTARIO

 Inventario según su naturaleza: Pueden ser de materia prima y materiales de productos en
proceso, de productos terminados, de materiales y suministros.
 Inventario de materia prima: Se utilizan para producir artículos parciales o productos terminados.
 Inventario de producto terminado: Son productos listos para su venta, también se utilizan para
ajustar la producción a la demanda.
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 Inventario de producto en proceso: Son productos en proceso durante el tiempo en que las
materias primas se convierten en productos parciales o productos terminados.
En continuación con la implementación de un adecuado control y manejo de inventarios nos centraremos en
tres (3) tipos de inventarios:

 Materia prima
 Producto terminado
 Producto en reproceso

4.2 INVENTARIO DE MATERIA PRIMA

La materia prima es aquello que esta destinado a sufrir cambios y transformaciones por medio de maquinaria
o de esfuerzo humano, hasta llegar a ser producto final. Para poder realizar el proceso productivo es
indispensable que se cuente con la materia prima, para ello hay que establecer ciertas directrices que
permitirán tener un adecuado control y manejo de la materia prima, tales como:
 Llegada o entrada de la materia prima:

1. Inspeccionar si los bultos o lotes de materia prima están debidamente empacados, si las condiciones
de empaque y embalaje ocasionaron humedad, suciedad o grasas, o si se encontraba en superficies
contaminadas, con plagas, etc. se debe verificar que el material este en buen estado. Que el medio
de transporte garantice la integridad del material.
2. Se verifica si este lote de materia prima es entregado en la fecha esperada o pactada y se registra
3. Se verifica que tipo de materia prima es, si la cantidad recibida es del mismo color y tamaño que se
solicitó, esto se compara con el listado de producto solicitado y se registra el peso de esta
4. Se registra y compara el número de orden de compra
5. Se registra cual es el proveedor que realizó la entrega de la materia prima
Para validar si el lote de materia prima será recibido o no, se procede a realizar un proceso de muestreo:
6. Registrar cantidad de muestras que se tomaron y su estado
7. Si las muestras cumplen con las especificaciones se recibe el lote
8. Se registra el número de factura y sus especificaciones

 Almacenamiento
Para realizar el almacenamiento adecuado de la materia prima hay dos (2) tipos de almacenaje:
1. Almacenaje vertical: Uso de espacios con amplias zonas verticales, no se almacena a lo largo sino a
lo alto.
2. Almacenaje por tipo de producto: Se asigna un espacio determinado a cierta clase de material, o se
divide por las especificaciones que cumple.
Lo ideal es que, al momento de almacenar, los espacios cumplan con las condiciones necesarias para que el
material no se vea afectado. Se puede hacer uso de métodos como las 5 S.
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 Codificación
La codificación al material, esto se puede hacer con base a los siguientes parámetros:
1. Según su clase o familia: Todos los artículos que guarden relación entre si
2. Correlativo: Un número de orden para cada clase o familia, cada código manejara un producto en
especifico

 Conteo
Hay dos tipos de conteo, el conteo general que se realiza una o dos veces al año (inventario anual o
semestral) y el conteo diario, el conteo diario se basa en tener un control ya sea físico o digital sobre la
cantidad de materia prima que se tiene. Este conteo nos permite tener conocimiento de las existencias, de los
faltantes y del stock de materia prima que está en des uso. Son de gran importancia a la hora de mantener un
control económico y de productividad, minimizando perdidas y aumentando ingresos, ya que se realiza
compra de materiales cuando realmente se necesita y en las cantidades necesarias, se registra fecha de
caducidad lo que permite establecer prioridades de material para evitar su perdida. Este conteo se realiza con
base a la codificación ya establecida del material y en el inventario anual o semestral el objetivo es que las
cantidades en físico sean las mismas cantidades registradas en digital.

 Entrega al proceso de producción

Por medio de formato de salida de almacén se realiza la entrega de material al proceso de producción,
indicando fecha de salida, cantidad solicitada y entregada, descripción del material, codificación del material,
para que actividad se solicitó el material y firmas de almacén y de producción.

4.3 INVENTARIO DE PRODUCTO TERMINADO

Es cualquier bien que ha completado su proceso de fabricación, pero aún no ha sido distribuido al cliente final.
Para establecer las medidas necesarias para un correcto control y manejo de inventario de producto
terminado es necesario tener en consideración ciertas directrices tales como:

 Inspección del producto

Se realiza una inspección del producto para validar si cumple con las especificaciones de calidad
establecidas, en el caso de que no cumpla con estas especificaciones el producto pasa a reproceso y se
registra dicha no conformidad.

 Almacenamiento
El almacenamiento de producto terminado inicia desde su finalización en producción hasta la entrega del
cliente final. Es aquí donde se registra la cantidad que cumple con los estándares de calidad, o sea la
cantidad de producto aceptada. Hay dos tipos de almacenamiento de producto terminado, el almacenamiento
del producto que se empaca para entregas próximas y el almacenamiento de producto que aún no se
entregara.
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 Conteo
Se realiza un conteo acerca de la cantidad de producto terminado existente en almacén, se organiza el
producto, el ya empacado y embalado y el stock de producto terminado. Dejando registro físico o digital de
esto. Esta organización puede estar dividida por igualdad de pedidos, por clientes, por destinos, etc.

 Despacho
Para despachar producto terminado, es necesario una orden de pedido, ningún producto puede ser
despachado sin orden de pedido. Se identifica el pedido, se verifica la cantidad del pedido, esta cantidad tiene
que relacionarse con la cantidad de producto terminado que esta empacado y embalado. Se registra fecha de
salida del producto y fecha de entrega al cliente final en el formato de salida de pedido.

4.4 INVENTARIO DE PRODUCTO EN REPROCESO

 Verificación
Es necesario verificar que son productos en reproceso o no conformes y se debe dejar registro de cantidad y
tipo de producto en reproceso en formato de producto no conforme.

 Almacenamiento
Este se debe almacenar en un espacio retirado y señalizado para evitar su uso inadecuado o entrega no
intencional.

 Liberación o desecho
Es importante autorizar concesiones o permisos de desviación con el consentimiento de las partes
interesadas para corregir las no conformidades y determinar si se puede entregar al cliente final o
definitivamente se debe desechar. Generando acciones correctivas para minimizar el porcentaje de
ocurrencia. Si el producto se puede entregar al cliente final, se registra su liberación y se procede a
almacenar.

5. RIESGOS QUE AMENAZAN LOS INVENTARIOS

 Inadecuada manipulación
 Inadecuadas prácticas de almacenamiento (lugares húmedos, o con radiación solar, presencia de
plagas o roedores, presencia de químicos o componentes explosivos)
 Deterioro por mucho tiempo de almacenamiento
 Vencimiento
 Actualizaciones en el mercado
 Incendios
 Robo
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 Catástrofes naturales

6. MÉTODOS DE CONTROL DE INVENTARIO

Un sistema de control de inventarios es una herramienta que sirve para facilitar la administración del stock de
producto, reduciendo al mínimo errores, sin importar la cantidad de artículos y almacenes que se manejen.
Existen 4 métodos de control, son los siguientes:

1. Método ABC (80/20)

Este método define la importancia de los productos con base en la cantidad y el valor que representan. Se
divide en tres (3) tipos de clase:

Clase Valen mucho y se venden

A poco

Es decir, son productos que constituyen el 20% del inventario, pero su valor llega a ser hasta del 80%.

Clase Se venden de forma

B moderada

Son productos que constituyen el 40% del total de articulos del inventario y su valor ronda el 15% del valor
total del inventario.

Clase Son los artículos que

C más se venden

Son productos que valen alrededor del 5% del inventario, pero representan el 40% de los artículos.

2. Método PEPS
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Este método clasifica las primeras entradas como las primeras salidas, es decir los primeros productos que
ingresaron para almacenar son los primeros productos que deben ser vendidos o traspasados.

3. Método EOQ

Este método busca calcular el tamaño ideal de un pedido, minimizando en mayor medida costos y tiempos.

4. Conteo cíclico

Con este método, se realiza un conteo frecuente de una parte del inventario total, para que al final del año
todos los productos o materia prima se hayan contado al menos una vez

5. DESARROLLO
A continuación, se puede evidenciar el paso a paso para realizar un procedimiento de inventario: