Politica de Tratamiento de La Informacion: 1. Introduccion
Politica de Tratamiento de La Informacion: 1. Introduccion
Politica de Tratamiento de La Informacion: 1. Introduccion
1. INTRODUCCION
Servientrega en cumplimiento con lo dispuesto en la Constitución Política de Colombia
y la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus normas reglamentarias y complementarias,
garantiza de forma integral la protección y el ejercicio del derecho fundamental de
Habeas Data de todos los titulares de la información de carácter personal, de la cual
sea responsable o encargada de su tratamiento, así mismo da cumplimiento en todo
momento a los derechos fundamentales a la intimidad, el buen nombre y la privacidad
de las personas naturales, razón por la cual adopta y aplica la presente Política de
tratamiento de la información.
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2. DEFINICIONES
Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable,
dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le
informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le
serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento
que se pretende dar a los datos personales.
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o a varias
personas naturales determinadas o determinables. Debe entonces entenderse el
“dato personal” como una información relacionada con una persona natural (persona
individualmente considerada).
Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados
datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su
profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su
naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros
públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, y sentencias judiciales
debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva. También se entenderá
que todos los datos que estén contenidos en los registros públicos tendrán esta misma
naturaleza.
Dato sensible: Aquel dato que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido
puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o
étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a
sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses
de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos
políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los
datos biométricos.
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Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí
misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta
del Responsable del Tratamiento.
Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí
misma o en asocio con otros, decide sobre las bases de datos y/o el Tratamiento.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento, quien
deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le
ponga a disposición el responsable. Así mismo por sus causahabientes, quienes
deberán acreditar tal calidad; también por el representante y/o apoderado del Titular,
previa acreditación de la representación o apoderamiento; y finalmente por
estipulación a favor de otro o para otro.
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3. DATOS DEL RESPONSABLE Y/O ENCARGADO DEL TRATAMIENTO
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4. TRATAMIENTO Y FINALIDAD
Para dar cumplimiento a la Política de Protección de Datos Personales, así como a las
obligaciones impartidas por la Ley 1581 de 2012 y su Decreto reglamentario, que involucra
el manejo y tratamiento de datos personales, sensibles y de menores al interior de
Servientrega, está enmarcado bajo los siguientes principios:
Acceso y Circulación: De acuerdo con las disposiciones legales, los datos administrados
por Servientrega en ejercicio de sus actividades están destinados a cumplir una función de
logística flexible e integral, por lo tanto, se garantizará su acceso de conformidad con lo
establecido en la Ley. Sobre datos provenientes de otras fuentes, el acceso y circulación
será restringido acorde con la naturaleza del dato y con las autorizaciones dadas por el
Titular o demás personas previstas en la Ley.
Los datos personales, excepto aquellos de naturaleza pública, no podrán estar disponibles
en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea
técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido a los Titulares o
terceros autorizados; para estos propósitos, la obligación de Servientrega será de medio y
no de resultado.
Se deben implementar todos los controles técnicos que aseguren el acceso controlado a
los sistemas de información y /o bases de datos de la organización.
Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales, que no tengan
la naturaleza de públicos, están obligadas a garantizar la reserva de la información, incluso
después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento,
pudiendo sólo suministrar o comunicar los datos personales cuando ello corresponda al
desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley y cualquier norma aplicable.
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Todas las personas con vínculo laboral o contractual vigente, o sean vinculadas a futuro
para la administración y manejo de bases de datos, deberán suscribir un compromiso de
confidencialidad para efectos de asegurar tal responsabilidad. Esta obligación persiste y se
mantiene incluso después de finalizada su relación con alguna de las labores que
comprende el Tratamiento.
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4.2 TRATAMIENTO
Tratamiento de datos públicos: Servientrega advierte que trata sin previa autorización del
Titular los datos personales de naturaleza pública que administra en el cumplimiento de
sus actividades.
Del Derecho de consulta: Los titulares de los datos personales podrán consultar la
información de carácter personal que repose en cualquier base de datos de Servientrega,
cuya consulta atenderá a lo dispuesto por el Código de Comercio. En consecuencia,
Servientrega garantiza el derecho de consulta conforme a lo dispuesto en la Ley 1581 de
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2012 exclusivamente sobre los datos personales privados, sensibles y de menores
pertenecientes a personas naturales, suministrando a los Titulares de estos datos
personales la información contenida en cada una de las bases de datos correspondientes y
que estén bajo la responsabilidad de Servientrega.
Del derecho a reclamar: El Titular de datos personales privados que correspondan a una
persona natural y considere que la información contenida o almacenada en una base de
datos que no corresponda a los registros públicos administrados por Servientrega, puede
ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto
incumplimiento de cualquiera de los deberes y principios contenidos en la normatividad
sobre Protección de Datos Personales; en tal sentido, podrán presentar reclamación ante
el Responsable o Encargado de los datos personales.
Servientrega cuenta con las medidas de autenticación necesarias que permitan identificar
de manera segura al titular de los datos personales que realiza el reclamo.
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Servientrega, tiene plena libertad de habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de
este derecho, siempre y cuando beneficien al Titular de los datos personales. En
consecuencia, se podrán habilitar medios electrónicos u otros que Servientrega considere
pertinentes y seguros.
Servientrega, podrá establecer formularios, formatos, sistemas y otros métodos para tal
fin que se pondrán a disposición de los interesados.
- Que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y
obligaciones previstas en la normatividad vigente sobre Protección de Datos
Personales.
- Que hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual
fueron recabados.
- Que se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para
los que fueron recogidos.
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- Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del
titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con
una obligación legalmente adquirida por el titular.
- Los datos sean datos de naturaleza pública y correspondan a los registros públicos,
los cuales tienen como finalidad su publicidad.
Del derecho a revocar la autorización: Todo titular de datos personales que correspondan
a personas naturales, puede revocar en cualquier momento, el consentimiento al
tratamiento de éstos, siempre y cuando, no lo impida una disposición legal o contractual.
Para ello, Servientrega ha establecido mecanismos que le permiten al titular revocar su
consentimiento o autorización.
- Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del
titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con
una obligación legalmente adquirida por el titular;
- Los datos sean datos de naturaleza pública y correspondan a los registros públicos,
los cuales tienen como finalidad su publicidad.
Video Vigilancia: Toda persona que ingrese a las instalaciones de Servientrega, podrá ser
video grabada por cámaras de seguridad. Las imágenes captadas por las cámaras del
sistema de circuito cerrado de televisión serán utilizadas para su seguridad y de las
personas que nos visitan.
Vigencia de las bases de datos: las bases de datos que incluyan datos personales tendrán
una vigencia igual a la duración de la Sociedad Servientrega S.A.
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4.3 FINALIDAD
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5. DERECHOS DE LOS TITULARES
Servientrega reconoce y garantiza a los titulares de los datos personales los siguientes
derechos fundamentales:
- Recibir información por parte de Servientrega, previa solicitud, respecto del uso
que le ha dado a sus datos personales.
- Tener conocimiento y acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan
sido objeto de tratamiento.
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6. DEBERES EN RELACION CON EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Servientrega como Responsable y/o Encargada del tratamiento de datos personales,
cumple los deberes y obligaciones previstas en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, y
normas que la reglamenten o modifiquen, a saber:
- Tramitar las consultas y reclamos formulados por los titulares de los datos
personales.
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- Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
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7. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS POR PARTE DE
LOS TITULARES
Los Titulares podrán conocer la información personal que posee Servientrega quien
suministrará toda la información contenida en el registro de sus bases de datos o
cualquier otro medio que esté vinculada con la identificación del Titular. La consulta se
formulará a través de los siguientes medios:
La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a
partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta
dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora
y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar
los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
El Titular que considere que la información de carácter personal que posee Servientrega
debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando advierta el presunto
incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrá presentar un
reclamo ante el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento a través de
los siguientes medios:
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- A través de la línea telefónica 7 700 200 Opción “Protección de datos personales”
para la ciudad de Bogotá, para las demás ciudades del país consultar listado de
líneas de servicio en la página web www.servientrega.com opción “Contáctenos” y
luego opción “Líneas de Servicio”.
Para cualquiera de los casos debe indicar la información que desea corregir, actualizar o
suprimir (cuando proceda), adjuntando los soportes correspondientes en caso de ser
necesario.
Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días
siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2)
meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información
requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a
quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la
situación al interesado.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a
partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo
dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha
en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días
hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
El titular que considere que la autorización para el tratamiento de los datos personales
otorgada a Servientrega debe ser revocada, podrá presentar un reclamo ante el
Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento a través de los siguientes
medios:
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líneas de servicio en la página web www.servientrega.com opción “Contáctenos” y
luego opción “Líneas de Servicio”.
Para cualquiera de los casos deberá especificar el motivo de la solicitud con el fin de dar
trámite a la misma.
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8. VIGENCIA
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