Tablas de Valoracion Documental Iservi
Tablas de Valoracion Documental Iservi
Tablas de Valoracion Documental Iservi
PRESENTACION
Teniendo en cuenta que las Tablas de Valoración Documental, surgen como requerimiento para el
manejo de Fondos Acumulados, se ve la necesidad de explicar el proceso adelantado al interior de
la Entidad, en lo referente a la Organización Técnica del Fondo Acumulado generado en el
funcionamiento de ISERVI.
Con la creación del Archivo General de la Nación mediante la Ley 80 de 1989 y la expedición de los
Decretos 1382 de 1995 y 998 de 1997, el Gobierno Nacional inicia la reglamentación sobre las
transferencias de la documentación histórica de las entidades de orden nacional del sector central de
la rama ejecutiva y ordena su traslado al Archivo General de la Nación. Con la implementación de
estas normas se empieza a conocer la magnitud de los problemas de hacinamiento de los archivos;
las Unidades Técnicas realizan diagnósticos preliminares in situ a los depósitos de archivo de las
diferentes entidades con el fin de identificar y evaluar su situación real, el resultado permitió
establecer que el fenómeno más frecuente encontrado en los Archivos Centrales de las entidades
son los altos niveles de desorganización de los archivos, así como las deficientes condiciones
medioambientales de los depósitos que contribuyen al deterioro físico de la documentación.
Durante mucho tiempo la falta de una política archivística coherente por parte del Estado dio origen
a problemas estructurales en los archivos, que se reflejan básicamente en la falta de control y
regulación de procesos archivísticos sobre producción, recepción, distribución, consulta y
conservación documental. Esta problemática generalizada en la administración pública contribuye a
la ineficiencia en la prestación de los servicios de consulta por parte de las unidades administrativas
de archivo para la toma de decisiones y acceso a la información a los ciudadanos, en detrimento de
las mismas instituciones.
país, diseñada con miras a organizar y rescatar los documentos de los fondos acumulados del sector
público y del sector privado. En esta labor de rescate prima esencialmente la recuperación de la
documentación considerada patrimonio histórico del país, fundamental para la memoria de la
Nación, así como para el desarrollo de la investigación histórica, científica y tecnológica.
La metodología para abordar la organización de los fondos acumulados incluye los siguientes pasos:
Con la implementación sistemática de los pasos anteriores, se permite adelantar un proceso técnico
adecuado a los requerimientos de calidad establecida para las entidades del orden público.
GESTIÓN DOCUMENTAL
INTRODUCCION
Mediante la Ley 594 de 2000 se dictó el Estatuto General de Archivos con el objeto de establecer las
reglas y principios que orientan la función archivística del Estado, cuyo ámbito de aplicación
comprende la Administración Pública en sus diferentes niveles, las entidades privadas que cumplen
funciones públicas y los demás organismos señalados en las misma Ley. Así, los servidores
públicos son responsables de la organización, conservación, uso y manejo de los documentos y los
particulares son responsables ante las autoridades por el uso de los mismos.
Por tal motivo, de una parte, los Archivos hacen suyos los fines esenciales del Estado, en particular
los de servir a la comunidad y garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes
consagrados en la Constitución, y de otra, facilita a la comunidad el control de las decisiones que la
afectan. Los archivos son importantes para la Administración y la Cultura porque resultan
imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes, y pasada su vigencia, dichos
documentos son potencialmente parte del patrimonio cultural y de la identidad nacional.
Se entiende por Fondo Acumulado como los documentos reunidos por una entidad en el transcurso
de su vida institucional sin un criterio archivístico determinado de organización y de conservación.
Estos son producto de los cambios constantes en las entidades; reflejados en: liquidaciones,
fusiones y privatizaciones, reestructuraciones. Odas estas suprimen o adicionan funciones al interior
de una entidad. Lo cual conlleva a que la institución concentre en sus depósitos documentación
producida por la o las entidades que la precedieron o de las cuales ha asumido algunas funciones.
METODOLOGIA
Las Etapas que se describirán a continuación definen el proceso metodológico aplicado y al finalizar
se encuentra la propuesta de Tablas de Valoración Documental para el INSTITUTO DE SERVICIOS
VARIOS DE IPIALES.
El archivo se constituye como parte fundamental del ejercicio de funciones dentro de una entidad al
constituirse en el soporte documental y físico de todas las decisiones tomadas frente al cumplimiento
de actividades para el logro de los objetivos misionales de la entidad.
Frente a lo anterior se concluye que el estado físico de disposición de los documentos, así como de
organización técnica en unidades de conservación presenta buen control frente al manejo técnico
acorde a los manuales de Gestión Documental aceptados por el Archivo General de la Nación o las
entidades de control respectivo.
En la práctica se evidencia como se encentran los documentos de ISERVI, en una habitación que se
encuentra en la parte de abajo de la empresa, así como en la planta principal la oficina de archivo de
la entidad, en donde se encuentran ubicados los documentos por oficina, series y subseries, con
buenas condiciones de almacenamiento. De acuerdo a las condiciones anteriores se puede
determinar el estado físico de disposición final acorde a los siguientes criterios de evaluación:
GESTIÓN DOCUMENTAL
En suma, las anteriores situaciones evidencian que el fondo acumulado encontrado, requiere de la
implementación de un proceso de organización acorde al plan archivístico integral, en donde se
apliquen cada uno de los procedimientos técnicamente aceptados, para poder salvaguardar el
patrimonio archivístico de la entidad y con esto la finalidad del archivo. Se hizo necesario entonces
implementar los procedimientos de: Identificación, Selección, Ordenación, Depuración y/o selección
natural, Inventario, Rotulación y finalmente la sistematización del inventario documental encontrado
finalmente.
El registro fotográfico mostrado a continuación evidencia la magnitud del fondo acumulado, así como
es el fundamento para el análisis cuantitativo del mismo como punto de partida para la formulación
del plan archivístico integral.
GESTIÓN DOCUMENTAL
FONDO ACUMULADO
ANTES AHORA
ARCHIVO CENTRAL
ANTES AHORA
Fondos Acumulados: dentro del manejo que tiene el material de archivo de la entidad se evidencio
un fondo acumulado de aproximadamente 12 mts 2, este fondo está dispuesto en cajas y dentro de
estas hay carpetas, tomos y legajos con documentos de la parte contable con fechas extremas entre
1992 y 2009, este material requiere de un proceso técnico de clasificación, valoración, depuración y
ordenación si es el caso, el cual se dispondrá finalmente en carpetas y cajas de almacenamiento.
Del archivo se puede establecer que al desarrollar el primer paso de identificación y selección se
determina la clasificación de los documentos de archivo y documentos de apoyo. Con lo cual el
volumen de trabajo en metros líneas disminuye, si se tiene en cuenta que los documentos de apoyo
es el primer material que es inventariado para presentar la propuesta de eliminación ante el
respectivo Comité de Archivo de la entidad en liquidación.
Como resultado de este análisis resulta una síntesis de las series y subseries que debe manejar
cada oficina por competencia y funciones, igualmente se determinó las series que se mantienen en
el funcionamiento de la misma y con esto establecer un cuadro de clasificación documental, primer
paso de las presentes Tablas.
La siguiente información es la que debe ser revisada en la Entidad para dar cuenta de la
organización interna vigente y el funcionamiento de la misma.
Se realizo un análisis a la investigación realizada sobre la entidad y sus fuentes documentales, de tal
manera que se revisa detalladamente toda la información documental de la primera etapa descrita
anteriormente. A continuación, se presentan los organigramas.
GESTIÓN DOCUMENTAL
En esta parte se hace el trabajo de estructuración de las TVD, debido a que se establecen la
codificación para cada caso y con esto la definición y elaboración del cuadro de clasificación
documental, debido a lo anterior se realizan a continuación los pasos para la construcción del cuadro
de clasificación, partiendo de la codificación de la entidad, series y subseries.
Para la definición de las series y subseries documentales, se trabajó la relación entre estas, las
funciones y actividades de las oficinas productoras, es decir que a cada unidad administrativa y
dependencia según sus funciones se le asigno la responsabilidad de custodia, conservación y
disposición final de los documentos de archivo, dejándose así claridad sobre cuáles son los
documentos de archivo para cada oficina, ya que se identificaran en las TVD. A partir de la
conformación de las series y subseries documentales se presenta el cuadro de clasificación general
de todas estas debidamente codificado, el cual refleja la jerarquización y clasificación dada a la
documentación producida por el INSTITUTO DE SERVICIOS VARIOS DE IPIALES.
Codificación
Codificación de la Entidad
Después de realizar un análisis pormenorizado de la codificación que debe ser manejada durante la
elaboración de las TVD y el manejo archivístico posterior, se llega a concluir que la identificación de
la entidad la cual debe ser tomada, debe responder a una codificación que sea de fácil manejo, por
lo tanto, se acepta una codificación corta pero accesible para cualquier persona que las maneje. Lo
que interesa en este aspecto es permitir que el manejo archivístico en toda la entidad y sus
dependencias sea lo más flexible posible y que sea de fácil comprensión.
Teniendo como base el código de la entidad, se procede a codificar las Unidades administrativas, las
cuales contienen las diferentes Dependencias, así como los programas manejados por cada una de
estas, lo anterior basándose en la Estructura Organizacional actual, el resultado del análisis anterior
tanto para Unidades Administrativas como Dependencias y programas es el Siguiente:
UNIDAD
ENTIDAD DEPENDENCIA
ADMINISTRATIVA
ISERVI Gerencia Secretaria Ejecutiva
100 110 111
GESTIÓN DOCUMENTAL
Codificación Series Documentales: El código para una serie documental, es un número que
consta de dos dígitos, los cuales se asignan teniendo en cuenta un consecutivo numérico
ascendente, dependiendo del orden alfabético y conservando un rango de números para
posteriores inclusiones y/o actualizaciones, de manera que se puedan incluir nuevas series
documentales posteriormente. Ejemplo:
SERIE CODIGO
ACTAS 01
SUBSERIE CODIGO
GESTIÓN DOCUMENTAL
Acta de Entrega 02
Acta de Posesión 05
La codificación de las series y subseries constan de 4 dígitos: Los dos primeros corresponden a la
serie y los dos últimos corresponden a la subserie. Ejemplo:
Citación
07 Actas Comité Técnico Listado de Asistencia
Citación
01 ACTAS 08 Actas Comité COPASO Listado de Asistencia
15 Actas de Visita
Citación
16 Actas Junta Directiva Listado de Asistencia
01 Acuerdos de Pago
02 ACUERDOS 02 Acuerdos de Mejoramiento
Recibo de Caja
03 ARQUEOS DE CAJA Consignación
Relación de Caja
Afiliaciones a Seguridad Social en
Salud
Planillas de Pagos
04 AUTOLIQUIDACIONES Seguridad Social
Riesgos Profesionales
Afiliaciones a Parafiscales
Auditorias del Sistema de Control Instructivos
05 AUDITORIAS 01 interno MECI Anexos
02 Auditoria ICBF
Recibos de Legalización
Actas de Acuerdo
06 AVANCES Certificado de Permanencia
Informes de Avances
Consignaciones
GESTIÓN DOCUMENTAL
Libreta Militar
Soportes Estudios y Experiencia
Copia Actualizada del RUT
Antecedentes Disciplinarios
Certificado Contraloría
Copia del Pasado Judicial vigente
Aportes a Seguridad Social
Minuta Contrato
Póliza de Cumplimiento Opcional
Resolución Aprobación Póliza
Acta de Inicio
Facturas o Cuenta de Cobro
Informes de Actividades
Certificado del Supervisor
Comprobantes de Egreso
Actas Parciales
Acta de Liquidación
Necesidad del Servicio
CDP
Registro Presupuestal
Copia Actualizada del RUT
15 CONTRATOS 06 Contrato de Publicidad Antecedentes Disciplinarios
Certificado Contraloría
Copia del Pasado Judicial vigente
Aportes a Seguridad Social
Minuta Contrato
Anexos
Estudios Previos o Necesidad
CDP
Registro Presupuestal
Acta Comité de Compras
Cámara de Comercio
Copia Actualizada del RUT
Fotocopia de Cédula
Antecedentes Disciplinarios
07 Contrato de Suministros Certificado de Responsabilidad
Fiscal
Pasado Judicial Vigente
Aportes a Seguridad Social
Minuta Contrato
Póliza de Cumplimiento Opcional
Resolución Aprobación Póliza
Acta de Inicio
Facturas o Cuenta de Cobro
Certificado del Supervisor
Comprobantes de Egreso
Acta de Liquidación
Ciudadanía
08 Contratos Interadministrativos Representante Legal
Acto de Nombramiento
Acta de Posesión
Necesidad del Servicio
Aviso de Convocatoria
Prepliego de Condiciones
Estudios Previos
CDP
Acta de Apertura
Acta de Cierre
Pliegos Definitivos
Acta de Intención de Participación
Acta de Entrega de Propuestas
Propuestas Técnicas del Oferente
Propuesta Financiera del
Oferente
Licitaciones y/o Invitaciones Acta de Evaluación de Propuesta
15 CONTRATOS 09 Técnica
Publicas
Acta del Comité de Contratación
Resolución de Adjudicación
Registro Presupuestal
Minuta Contrato
Pólizas del Contrato
Resolución de Aprobación de
Póliza
Estampillas
Paz y salvo
Pago de Seguridad Social
Aportes Parafiscales
Acta de Inicio
Informes Parciales
Certificaciones Interventoría
Informe Final
Acta de Liquidación
16 CONVENIOS 10 Convenios Coopserp
Formato de Leasing
17 CREDITOS BANCARIOS
Consignaciones
DECISIONES DE JUNTA
18
DIRECTIVA
Formularios Declaración
Impuestos
Formatos Industria y Comercio
19 DECLARACIONES DE Formularios Declaración de
IMPUESTOS Renta
Formularios Retención en la
Fuente ICA
Anexos
Solicitud
20 DERECHOS DE PETICION Respuestas
Anexos
Balance General
Estado de Resultados
Estado de la Actividad
Economía Financiera y Social
21 ESTADOS FINANCIEROS Flujo de Efectivo Financiero
Estados de Cambios en el
Patrimonio
Notas a los Estados Financieros
Libros Auxiliares
01 Estudios Técnicos
22 ESTUDIOS
02 Estudios de Tarifas
01 Facturas del Mes Facturado
23 FACTURAS DE SERVICIOS
02 Subsidios
01 Formato de Aseo
Formatos Anuales de
02
Parafiscales
03 Formato Asignación de Rutas
04 Formato de Cafetería
05 Formato de Capacitaciones Evaluación a Personal Capacitado
Formato de Control de
06
Actividades
07 Formato Control de Asistencia
Formato de Comercialización
08
Para Recicladores
Formato Entrada y Salida de
09
Vehículos
10 Formato de Evaluaciones
Formato de Facturación Aseo
11
SUI
Formato Fumigación Relleno
12
Sanitario
24 FORMATOS
13 Formato de Hoja de Rutas
Formato de Inspección de
14
Calidad
Formato Lista de Chequeo del
15
Parque Automotor
Formato de Mantenimiento y
16
Soporte Técnico
17 Formato de Maquinaria
Formato de Novedades de
18
Ingreso
Formato de Novedades de
19
Personal
20 Formato de Orden de Pedido
21 Formato de Pesaje
Formato de PH y Temperatura
22
de Residuos
Formato de Préstamo y
23
Devolución
Formato Programa Anual de
GESTIÓN DOCUMENTAL
24 Caja PAC
25 Formato PQRS SUI
Formato Recibo de
26
Mercancías de Proveedores
Formato Registro Diario de
27
Almacén
COD SUBSERIE TIPO DOCUMENTAL
28 Formato de Regresiones
Formato de Salida de
29
Elementos
30 Formato de Trazabilidad
Formato de Traslados
31
Presupuestales
32 Formato Toma de Caudales
Suscriptores y Tarifa Aplicada
33 Formatos SUI
Facturas por Uso y Estrato
Formato de Asistencia y
34
Control del Personal Operativo
Formato de Seguimiento de
35
Rutas
Formato de Entrega al
36
Personal Operativo
Formato de Hoja de Vida de
37
Vehículos
GESTIÓN DOCUMENTAL
Acto Administrativo de
Nombramiento o Contrato de
Trabajo
Oficio de Notificación del
Nombramiento o Contrato de
Trabajo
Oficio de Aceptación del
Nombramiento en el Cargo o
25 HISTORIAS LABORALES Contrato de Trabajo
Documentos de Identificación
Hoja de vida (Formato Único
Función Pública)
Soportes Documentales de
Estudios y Experiencia que
Acrediten los Requisitos del cargo
Acta de Posesión
Pasado judicial- Certificado de
Antecedentes Penales
Certificado de Antecedentes
Fiscales
Certificado de Antecedentes
Disciplinarios
Declaración de Bienes y Rentas
Certificado de aptitud laboral
(examen médico de ingreso)
Afiliaciones a: régimen de salud
(EPS), pensión, cesantías, caja
de compensación, etc.
Actos Administrativos que
señalen las situaciones
administrativas del funcionario:
vacaciones, licencias,
comisiones, ascensos, traslados,
encargos, permisos, ausencias
temporales, inscripción en carrera
Administrativa, Suspensiones de
Contrato, Pago de Prestaciones,
entre otros.
Evaluación del Desempeño
Acto Administrativo de retiro o
desvinculación del servidor de la
entidad, donde consten las
razones del mismo: supresión del
cargo, insubsistencia destitución,
aceptación de renuncia al cargo,
liquidación del contrato,
incorporación a otra entidad, etc.
03 Trabajo
01 Mapa de Procesos
Caracterización del Proceso
02 Caracterización de Procesos
Caracterización del Subproceso
Identificación del Riesgo
Tabla de Valoración del Riesgo
03 Mapa de Riesgo del proceso Análisis y valoración del riesgo
35 MECI
Mapa de Riesgos del Proceso
Control a los Riesgos
Indicadores de Gestión
Ficha Técnica de Indicadores
04 Evaluación de Indicadores de
de Gestión
Gestión
Manual de Procesos y Procesos por cada subproceso
05
Procedimientos
36 MEMORANDOS
MODELO INTEGRADO DE
37 PLANEACION Y GESTION
MIPG
01 Nómina
Libranzas
Deducciones por libranza
Deducciones por Fondo de
Empleados
Deducciones por Embargos
38 NOMINA DE PERSONAL 02 Judiciales
Novedades de Nómina Bonificaciones por Servicios
Prestados
Prima de Servicios
Prima de Navidad
Incapacidades
Plan Anual de Adquisiciones
01
PAA
Cronograma de capacitación
02 Plan Anual de Capacitación Listados de Asistencia
Evaluación a las Capacitaciones
03 Plan Anual de Compras Registro de Proveedores
04 Plan Anualizado de Caja
05 Plan de Acción
Plan Anticorrupción y Atención
06
al Ciudadano
07 Plan de Contingencia
39 PLANES
08 Plan de Gestión
09 Plan de Gestión de Calidad
10 Plan de Manejo Ambiental Cronograma de Mantenimiento
11 Plan de Mejora
Plan Modelo Integrado de
12
Planeación y Gestión MIPG
13 Plan Estratégico
14 Plan Gerencial
Plan Integral de Gestión
15
Residuos Solidos
16 Plan Operativo Anual POA
GESTIÓN DOCUMENTAL
01 Proyectos de Infraestructura
45 PROYECTOS 02 Proyectos de residuos Solidos
03 Proyectos de Reciclaje
46 RECAUDOS 01 Recuperación de Cartera
RECLAMACIONES Solicitud
47
ADMINISTRATIVAS Respuesta
01 Registros Diarios de Almacén
Reportes de Accidentes de
02
Trabajo
48 REPORTES Reportes Mensuales de Boletines de Ingreso
03
Actividades Recibos de Ingreso
04 Reportes de Residuos Sólidos
05 Relación de Caja Menor
49 RESOLUCIONES
01 Solicitudes de Avance
02 Solicitudes de Crédito
50 SOLICITUDES
03 Solicitudes de Papelería
04 Solicitudes de Pedido
TABLAS DE RETENCION
51
DOCUMENTAL
TABLAS DE VALORACION
52
DOCUMENTAL
53 TITULOS VALORES
Con el trabajo desarrollado con anterioridad se elaboran la propuesta de Tablas de Valoración para
ser presentadas al respectivo Comité de Archivo de la entidad en liquidación, el cual debe decidir
acerca de los ajustes y mejoramiento del documento presentado. Toda vez que este documento
sirva como la herramienta fundamental para que el proceso de transferencia del material de archivo
al Archivo General del Municipio de Ipiales se pueda adelantar sin dificultad y que bajo la custodia de
esa entidad este archivo se constituya como soporte del funcionamiento de la entidad y como fuente
de consulta de las actividades que requieran la revisión del material organizado.
La propuesta es elaborada acorde a los manuales técnicos aceptados para el caso, además de un
proceso de formulación y ajuste con cada uno de los funcionarios que en su momento tuvieron la
responsabilidad de producción y custodia de los documentos en las oficinas. Este proceso permite
generar un clima de favorabilidad para que el documento formulado responda a los requerimientos
técnicos y prácticos para lo cual fue creado.
Se presentan los cuadros de Tabla de Valoración Documental, para cada una de las Unidades
administrativas identificadas durante el proceso practico, las cuales están descritas en la Estructura
Organizacional vigente en la Entidad, además de lo anterior estas TVD se presentan teniendo en
cuenta todo el proceso de análisis e interpretación realizado en las Etapas anteriores.
El formato manejado fue tomado de las directrices impartidas por el Archivo General de la Nación
entidad coordinadora del Sistema Nacional de Archivos, quien cuenta con los manuales técnicos
para que el proceso este dentro de lo estipulado según los mismos.
GESTIÓN DOCUMENTAL
INSTITUTO DE
SERVICIOS VARIOS DE
IPIALES ISERVO E.S.P.
TABLAS DE
VALORACION
DOCUMENTAL
Convenciones
CT: Conservación Total Firma Responsable: ___________________________
E: Eliminación Encargado de Archivo
M: Microfilmación: Selección Fecha: _____________________________________
Convenciones
CT: Conservación Total Firma Responsable: ___________________________
E: Eliminación Encargado de Archivo
M: Microfilmación
S: Selección Fecha: _____________________________________
GESTIÓN DOCUMENTAL
Convenciones
CT: Conservación Total Firma Responsable: ___________________________
E: Eliminación Encargado de Archivo
M: Microfilmación
S: Selección
Fecha: _____________________________________
Convenciones
CT: Conservación Total Firma Responsable: ___________________________
E: Eliminación Encargado de Archivo
M: Microfilmación
S: Selección Fecha: _____________________________________
Fecha: ____________________________________
Convenciones
CT: Conservación Total Firma Responsable: __________________________
E: Eliminación Encargado de Archivo
M: Microfilmación
S: Selección Fecha: _____________________________________
Convenciones
CT: Conservación Total Firma Responsable: __________________________
E: Eliminación Encargado de Archivo
M: Microfilmación
S: Selección Fecha: _____________________________________
CION C.T E M S
113-01 ACTAS
114-01-03 Actas Comité de Conciliación 5 X Valor Legal y Administrativo
113-01.12 Actas de Reunión 3 X Son de carácter Informativo
113-09 CIRCULARES
113-09.01 Circulares Internas 5 X Son de carácter Informativo
113-11 COMUNICACIONES OFICIALES 10 X Selección por Muestreo Aleatorio
113-11.01 Comunicaciones Oficiales Enviadas
113-11.02 Comunicaciones oficiales Recibidas
113-15 CONTRATOS 20 X La acción civil derivada de las acciones y
113-15.01 Contratos de Arrendamiento omisiones prescribirá en el termino de (20)
Necesidad del Servicio años contados a partir de la ocurrencia de los
CDP mismos. La acción disciplinaria prescribirá en
RP (10) años. La acción penal prescribirá en (20)
Escritura bien años. Art 55 ley 80 de 1993.
Certificado de libertad y tradición del Inmueble
Minuta Contrato
Fotocopia de Cédula
Cámara de Comercio(opcional)
Nit
Anexos
Contratos de Alquiler del Relleno Sanitario
Fotocopia de cédula de ciudadanía representante legal
Acto de Nombramiento
Acta de Posesión
Convenciones
CT: Conservación Total Firma Responsable: ___________________________
E: Eliminación Encargado de Archivo
M: Microfilmación
S: Selección Fecha: _____________________________________
ENTIDAD PRODUCTORA: INSTITUTO DE SERVICIOS VARIOS DE IPIALES ISERVI HOJA: 2 DE 4
CION C.T E M S
113-15 CONTRATOS La acción civil derivada de las acciones y omisiones
113-15.07 Contratos de Suministro 20 X prescribirá en el término de (20) años, contados a
Estudios previos o necesidad partir de la ocurrencia de los mismos. La acción
CDP disciplinaria prescribirá en (10) años. La acción
penal prescribirá en (20) años. Art 55 ley 80 de 1993
Registro presupuestal
Acta comité de compras
Cámara de comercio
Copia actualizada del RUT
Fotocopia de cédula
Antecedentes disciplinarios
Certificado de responsabilidad fiscal
Pasado judicial vigente
Aportes a seguridad social
Minuta contrato
Póliza de cumplimiento (opcional)
Resolución aprobación de póliza
Acta de inicio
Facturas o cuenta de cobro
Certificado del supervisor
113-15.08 CONTRATOS INTERADMINISTRATIVOS 20 X X Art 55 ley 80 de 1993
Fotocopia de Cédula de Ciudadanía Representante
Legal
Acto de Nombramiento
Acta de Posesión
113-20 DERECHOS DE PETICION 5 X Valor Técnico y Legal
Solicitud
Respuesta
Anexos
Convenciones
CT: Conservación Total Firma Responsable: ___________________________
E: Eliminación Encargado de Archivo
M: Microfilmación
S: Selección Fecha: _____________________________________
ENTIDAD PRODUCTORA: INSTITUTO DE SERVICIOS VARIOS DE IPIALES ISERVI HOJA: 4 DE 4
OFICINA PRODUCTORA: JURIDICA
GESTIÓN DOCUMENTAL
Convenciones
CT: Conservación Total Firma Responsable: ___________________________
E: Eliminación Encargado de Archivo
M: Microfilmación
S: Selección Fecha: _____________________________________
Convenciones
CT: Conservación Total Firma Responsable: ___________________________
E: Eliminación Encargado de Archivo
M: Microfilmación
S: Selección Fecha: _____________________________________
Convenciones
Convenciones
CT: Conservación Total Firma Responsable: ___________________________
E: Eliminación Encargado de Archivo
M: Microfilmación
S: Selección Fecha: ______________________________________
123-09 CIRCULARES
123-09.01 Circulare Internas 3 X Son de Carácter Temporal
123-11 COMUNICACIONES OFICIALES
123-11.01 Comunicaciones Oficiales Enviadas 10 X X Selección Por Muestreo Aleatorio
123-11.02 Comunicaciones Oficiales Recibida 10 X X Selección Por Muestreo Aleatorio
123-16 CONVENIOS
123-16.15 Convenios Coopsep 5 X Valor Administrativo y Legal
Convenciones
CT: Conservación Total Firma Responsable: ___________________________
E: Eliminación Encargado de Archivo
M: Microfilmación
S: Selección Fecha: ______________________________________
ENTIDAD PRODUCTORA: INSTITUTO DE SERVICIOS VARIOS DE IPIALES ISERVI HOJA: 2 DE 3
OFICINA PRODUCTORA: TALENTO HUMANO
GESTIÓN DOCUMENTAL
Encargos, Permisos,
Ausencias Temporales, Inscripción en Carrera
Administrativa, Suspensiones de Contrato, Pago de
Prestaciones, entre otros
Evaluación de Desempeño
Acto Administrativo de Retiro o Desvinculación del
servidor de la Entidad, donde Consten las Razones
del mismo: Supresión del Cargo, Insubsistencia,
Destitución Aceptación de Renuncia al Cargo,
Liquidación del Contrato, Incorporación a otra Entidad,
etc.
Convenciones
CT: Conservación Total Firma Responsable: ___________________________
E: Eliminación Encargado de Archivo
M: Microfilmación
S: Selección Fecha: _________________________________________
CION C.T E M S
123-26 HOJA DE VIDA OCUPACIONAL 10 X Valor Técnico y Administrativo
Certificados Médicos
Registros Ocupacionales
123-27 INCAPACIDADES
123-27.01 Incapacidades Pagadas 3 X X Selección Por Muestreo Aleatorio
123-29 INFORMES
123-29.02 Informes a Entes de Control 5 X Valor Administrativo
123-29.05 Informes de Actividades 6 X X Selección Por Muestreo Aleatorio
123-34 MANUALES
123-34.01 Manual de Convivencia 6 X X Selección Por Muestreo Aleatorio
123-34.02 Manual de Funciones 6 X X Selección Por Muestreo Aleatorio
Selección Por Muestreo Aleatorio
123-34.03 Reglamento Interno de Trabajo 6 X X
123-36 MEMORANDOS 5 X Valor Administrativo y legal
123-37 NOMINAS DE PERSONAL Valor Administrativo y Técnico
123-37.01 Nómina 10 X Valor Administrativo y Técnico
123-37.02 Novedades de Nómina 10 X
Libranzas
Deducciones por Libranza
Deducciones por Fondo de Empleados
Deducciones por Embargos Judiciales
Bonificaciones por Servicios Prestados
Prima de Servicios
Prima de Navidad
Incapacidades
123-38 PLANES
123-38.03 Plan Anual de Capacitaciones 6 X X Selección Por Muestreo Aleatorio
123-38.13 Plan Estratégico 5 X X Selección Por Muestreo Aleatorio
Convenciones
CT: Conservación Total Firma Responsable: ___________________________
E: Eliminación Encargado de Archivo
M: Microfilmación
S: Selección Fecha: _____________________________________
ENTIDAD PRODUCTORA: INSTITUTO DE SERVICIOS VARIOS DE IPIALES ISERVI HOJA: 1 DE 2
OFICINA PRODUCTORA: CONTABILIDAD
RETEN DISPOSICIÓN FINAL
CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES PROCEDIMIENTO
CION C.T E M S
GESTIÓN DOCUMENTAL
124-01 ACTAS 3 X
124-01.14 Actas Reunión Son de carácter temporal
Son de carácter temporal
124-05 AUDITORIA 3 x Selección Por Muestreo Aleatorio
124-05.02 Auditoria ICBF Selección Por Muestreo Aleatorio
124-08 CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS
124-08.02 Certificado de retención en la fuente 3 X Son de carácter temporal
124-08.03 Certificados de Ingresos y Retenciones 3 X Son de carácter temporal
124-10 COMPROBANTES
124-10.02 Comprobantes de Contabilidad 10 X Término de Vida útil
124-11 COMUNICACIONES OFICIALES
124-11.01 Comunicaciones Oficiales Enviadas 10 X X Selección Por Muestreo Aleatorio
124-11.02 Comunicaciones Oficiales Recibidas 10 X X Selección Por Muestreo Aleatorio
124-13 CONCILIACIONES BANCARIAS 20 X Res.222 de 2006 Manual de Contabilidad pública
Extractos Bancarios
Conciliaciones
124-15 CONTRATOS 10 x x Selección Por Muestreo Aleatorio
124-15.08 Contratos Interadministrativo
124-17 CREDITOS BANCARIOS 5 X Selección Por Muestreo Aleatorio
Convenciones
CT: Conservación Total Firma Responsable: ___________________________
E: Eliminación Encargado de Archivo
M: Microfilmación
S: Selección Fecha: _____________________________________
ENTIDAD PRODUCTORA: INSTITUTO DE SERVICIOS VARIOS DE IPIALES ISERVI HOJA: 1 DE 2
Convenciones
Convenciones
CT: Conservación Total Firma Responsable: ___________________________
E: Eliminación Encargado de Archivo
M: Microfilmación
S: Selección Fecha: _____________________________________
Convenciones
CT: Conservación Total Firma Responsable: ___________________________
E: Eliminación Encargado de Archivo
M: Microfilmación
S: Selección Fecha: _____________________________________
Convenciones
Convenciones
CT: Conservación Total Firma Responsable: ___________________________
E: Eliminación Encargado de Archivo
M: Microfilmación
S: Selección Fecha: ______________________________________
GESTIÓN DOCUMENTAL
En este mismo sentido, se advierte que esta fórmula debe aplicarse a fondos acumulados de gran
volumen; en el caso de fondos con poco volumen documental se recomienda seleccionar sólo un
diez por ciento para aplicar el formato: “Identificación de asuntos en fondos y secciones” teniendo en
cuenta fondos y secciones ya identificadas.
TAMAÑO DE LA MUESTRA
A 2
B 3
C 6
D 8
E 13
F 20
G 32
H 60
I 80
J 125
K 200
L 315
M 500
N 800
P 1200
Q 2000
R 3200
RECOMENDABLE 95%
ANEXOS
GESTIÓN DOCUMENTAL
ANEXO No 1
Entidad Productora: Debe ubicarse el nombre completo o Razón social de la Entidad en donde se
este elaborando las Tablas de Valoración Documental
Hoja No ___ De ____: En el primer espacio debe consignarse el número que identifica cada hoja,
siguiendo un consecutivo que determinara el total de hojas utilizadas para la elaboración de las
Tablas de Valoración Documental de la entidad y la oficina productora. Y el segundo espacio
corresponde al número de total de hojas diligenciadas por la entidad.
Código: Sistema convencional que identifica tanto las unidades productoras de documentos como
las respectivas Series y Subseries, este debe responder al sistema de clasificación documental
establecido por la entidad.
Serie: Debe anotarse el nombre asignado al conjunto de unidades documentales emanadas por un
mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones especificas. De
ser pertinente también se listarán las subseries correspondientes.
Retención: Plazo en términos de tiempo en que los documentos deben permanecer en el Archivo
Central de la entidad. Este tiempo de permanencia establecido en las Tablas de Valoración
Documental, esta determinado por la valoración derivada del estudio de la documentación producida
en las oficinas.
Disposición Final: Hace referencia a la tercera etapa del ciclo vital, resultado de la valoración lo cual
daría cualquiera de los siguientes resultados: conservación total o permanente, a su eliminación,
selección por muestreo o microfilmación. A continuación, se hará referencia acerca de cada una de
estas posibilidades de disposición final de los documentos:
Conservación Total: Se aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, es decir los que
lo tienen por disposición legal o los que por su contenido informan sobre el origen, desarrollo,
estructura, Procedimiento y políticas de la entidad productora. Convirtiéndose en testimonio de su
actividad y trascendencia, al tiempo que se convierten en patrimonio documental de la sociedad que
los produce, utiliza y conserva para la investigación, ciencia y la cultura.
GESTIÓN DOCUMENTAL
Eliminación: Proceso mediante el cual se destruye los documentos que han perdido su valor
administrativo, legal o fiscal y que no tienen valor histórico y carecen de relevancia para la
investigación, la ciencia y la tecnología.
Procedimiento: En esta columna deben consignarse los procesos aplicados a los conceptos técnicos
definidos en las modalidades de muestreo, microfilmación y eliminación, de manera que quede
establecido los motivos (legales, técnicos, económicos, otros) que indujeron a tomar cualquiera de
estas decisiones.