CÓDIGO:  

P-EF-SST-15
SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
VERSIÓN: 1
FECHA: 10-05-2022
PROCEDIMIENTO ACCIONES PREVENTIVAS Y CORRECTIVAS
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1. OBJETIVO

Definir los criterios para identificar, analizar y eliminar las causas de los problemas potenciales reales con
origen en los procesos de la empresa, con el fin de tomar las acciones preventivas y/o correctivas
apropiadas para prevenir su ocurrencia.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica para las acciones preventivas y/o correctivas que se generen de revisión por la
dirección, quejas o reclamos, matriz de riesgos, indicadores del SG-SST, proveedores, monitoreos
ambientales, requisitos legales y otros que adopten la empresa (NOMBRE DE LA EMPRESA), gestión de
peligros y riesgos, reporte en SST, prevención, preparación y respuesta ante emergencias, auditorías
externas, auditorías internas, y otras fuentes de información.

3. NORMATIVIDAD

 Decreto 1072 de 2015 del Ministerio de Trabajo

Establece los lineamientos para el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo en el libro 2,
parte 2, título 4, capítulo 6 y define los aspectos para las acciones preventivas y correctivas, de acuerdo
con los numerales 2.2.4.6.33 y 2.2.4.6.34.

4. DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS

Acción correctiva: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad
detectada u otra situación indeseable.
Acción preventiva: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad
potencial u otra situación potencialmente indeseable.
Alta dirección: Persona o grupo de personas que dirigen y controlan una entidad al más alto nivel.
Corrección: Acción tomada para eliminar una no conformidad detectada.
Mejora continua: Acción permanente realizada con el fin de aumentar la capacidad para cumplir los
requisitos y optimizar el desempeño.
No conformidad: Incumplimiento de un requisito.
Riesgo: Toda posibilidad de ocurrencia de aquella situación que pueda entorpecer el desarrollo normal
de las funciones de (NOMBRE DE LA EMPRESA) y le impida el logro de sus objetivos.
SG-SST: Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo.

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es responsabilidad de GÓMEZ MORAD & ASOCIADOS S.A.S., es deber de los asistentes al programa “Pyme Jurídicamente Segura” la adaptación y uso
de los mismos. Su contenido es producto de la estandarización de diferentes documentos de uso público y del análisis de los profesionales de la firma.
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5. CONDICIONES GENERALES

FUENTES PARA IDENTIFICAR NO CONFORMIDADES REALES O POTENCIALES

Todos los trabajadores de la empresa (NOMBRE DE LA EMPRESA) pueden identificar la necesidad de

crear acciones correctivas o preventivas a partir de las siguientes fuentes:

● Los resultados de la revisión por la Dirección.

● Los resultados de las inspecciones.
● Los resultados de las auditorías.
● Las mediciones de los procesos.
● El uso de herramientas.
● Análisis de riesgos.
● Los resultados de autoevaluación.

6. ANÁLISIS DE LA CAUSAS

Todas las no conformidades reales o potenciales tienen origen en alguna causa. Para la identificación de
la(s) causas(s) de no conformidades reales o potenciales se pueden utilizar diferentes herramientas
estadísticas, tales como:

Diagrama de causa-efecto:
El diagrama de causa-efecto, también conocido como diagrama de espina de pescado, es una técnica
bastante útil para realizar un análisis de causa más complejo, profundo y detallado. Este tipo de diagrama
identifica todos los potenciales factores que contribuyen a la generación de un problema en el proceso.
En este diagrama se analizan factores como los listados a continuación:

∙ Mano de obra
∙ Método
∙ Máquina
∙ Material
∙ Medio ambiente
∙ Medición

Técnica de los cinco (5) porqués:

Los 5 porqués típicamente se refieren a la práctica de preguntar cinco veces por qué el fallo ha ocurrido,
con el fin de obtener la causa o las causas del problema. Ninguna técnica o forma especial es requerida,

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pero los resultados deben ser registrados en una hoja de trabajo. Los 5 porqués son una excelente
técnica para abordar un simple análisis de causa raíz.

7. MANEJO DE ACCIONES PREVENTIVAS Y CORRECTIVAS

Todas las acciones preventivas y/o correctivas deben registrarse en el Formato de acción correctiva,
preventiva y de mejora, teniendo en cuenta lo siguiente:

Descripción del aspecto por mejorar o de la no conformidad: Indicar el incumplimiento real o potencial
de un requisito en cualquier proceso.
Causas que originan la no conformidad real o potencial: Indicar las causas más probables que están
ocasionando que la no conformidad real o potencial se presente o se pueda presentar.
Plan de acción: Indicar las tareas o acciones que permitirán eliminar las causas identificadas, asignando
los responsables y las fechas de compromiso.
Seguimiento a los resultados obtenidos: Indicar el seguimiento realizado con base en el plan de acción
propuesto para la solución de la posible no conformidad, es decir, registrar cuáles son las evidencias que
se encuentran de la ejecución del plan de acción.
Cierre de la solicitud de acción: Revisar (es decir, evaluar su conveniencia, adecuación y eficacia) la
solicitud de la acción preventiva y/o correctiva, según los resultados del seguimiento, dejando registro de
los resultados de la mejora implementada o de la eliminación de las causas de la no conformidad en la
parte de Cierre de solicitud del Formato de solicitud de acción preventiva-correctiva.

8. DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES

N.° Actividad Responsable Registro

1 Inicio
Identificación y revisión de no conformidades (existentes
y potenciales):
Las fuentes por las cuales se pueden identificar las no
- Responsable
conformidades (existentes o potenciales) en el SG-SST
SG-SST Formato de
son las siguientes:
2 - Jefes de área acciones
● Investigaciones de accidentes de trabajo y
- Gerencia preventivas y
enfermedades laborales. correctivas
● Hallazgos de las inspecciones de seguridad.
● No conformidades encontradas en auditorías al SG-
SST.

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● Problemas con proveedores y material o servicios

comprados.
● Tendencia y/o comportamiento negativo en los
resultados de los indicadores del SG-SST.
● Revisiones por parte de la dirección.
● Sugerencias por parte de entes externos (ARL,
asesores, proveedores, contratistas, clientes, etc.)

Todos los jefes de área, mandos medios y comités están

en la capacidad de generar acciones preventivas y
correctivas, las cuales deben dar a conocer al
responsable del SG-SST para su registro, control y
seguimiento.
Análisis y determinación de las causas
Una vez definido que se requiere abrir una acción
preventiva o correctiva, con la información obtenida en
el punto anterior, diligenciar la descripción de la no
conformidad y su evidencia en el Formato de acciones
preventivas y correctivas.
- Responsable
Realizar un análisis de la no conformidad (existente o Formato de
SG-SST
potencial), con el fin de establecer las causas más acciones
3 - Jefes de área
probables por las cuales se generó o se puede generar preventivas y
- Gerencia
la no conformidad, y registrarlas en el Formato de correctivas
acciones preventivas y correctivas.
Queda a decisión del responsable del cierre de la
acción preventiva o correctiva, el conformar un equipo
de trabajo para realizar el análisis de las no
conformidades, sus causas y la delegación de las
actividades para dar el trámite de cierre de las mismas.
4 Definición del plan de acción para evitar la recurrencia - Responsable Formato de
de la no conformidad SG-SST acciones
Las actividades definidas para evitar que se presente o - Jefes de área preventivas y
se vuelva a presentar la no conformidad deben - Gerencia correctivas
diligenciarse en la sección Plan de acción del Formato
de acciones preventivas y correctivas.
Estas acciones corresponden a actividades que ataquen
las causas de las no conformidades (existentes o
potenciales).
En esta parte se definirá la actividad, el responsable de
realizar la tarea y la fecha en la cual se estima que dicha
tarea estará ejecutada. El responsable de la solución de

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la no conformidad firmará como compromiso para

gestionar la ejecución del plan de acción descrito.
Implementación del plan de acción
Se realizará la implementación de las actividades
programadas, en lo posible, en los plazos definidos
para tal fin.
- Responsable
El responsable de la solución de la no conformidad es
SG-SST
5 responsable de que dichas actividades planeadas se -
- Jefes de área
implementen.
- Gerencia
Si para el cumplimiento de las actividades se requieren
inversiones en infraestructura, equipos o cambios
críticos al proceso, estas deben ser aprobadas por la
Gerencia.
Registro de las acciones tomadas
Como evidencia de las actividades realizadas se
recopilarán los registros correspondientes, dependiendo
Responsable
del tipo de acción ejecutada: registros de capacitación,
6 solución no -
registros de inspección, cambios en documentos
conformidad
(procedimientos, instructivos o formatos), entre otros.
Estos serán utilizados como respaldo en el momento de
realizar el seguimiento y cierre de la acción correctiva.
Revisión y seguimiento de las acciones tomadas
El responsable de la solución de la no conformidad
Responsable
debe realizar el o los seguimientos correspondientes,
7 solución no -
con el fin de verificar la implementación o realización de
conformidad
las actividades planeadas y recopilar los registros o
muestras evidentes de que la actividad se ejecutó.
Verificación cumplimiento plan de acción
La verificación del cumplimiento de las actividades del
plan de acción para solución de la no conformidad
debe ser realizada por una persona diferente al Formato de
responsable de su ejecución. Responsable acciones
8
La información de las evidencias de las acciones, la SG-SST preventivas y
fecha de verificación y la firma de la persona encargada correctivas
de validar la ejecución de la actividad se registrará en la
sección correspondiente del Formato de acciones
preventivas y correctivas.
9 Revisión y seguimiento por parte de Gerencia Responsable Ficha de
Cada tres meses, el responsable del SG-SST presentará SG-SST indicadores
a Gerencia un informe de los indicadores de acciones Gerencia del SG-SST
correctivas y preventivas abiertas vs. las cerradas, y su

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correspondiente seguimiento.
La Gerencia se informará y vigilará la prevención de
ocurrencia o recurrencia de las no conformidades.
Fin. ------------------ -----------

9. DOCUMENTOS RELACIONADOS
 Reporte de acción correctiva y preventiva.

10. HISTORIAL DE VERSIÓN

VERSIÓN DESCRIPCIÓN FECHA DE VERSIÓN

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

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