1.

INFORMACIÓN GENERAL
1.1 Código de la UPGD Razón social de la unidad primaria generadora del dato

Departamento Municipio Código Sub– Índice

1.2 Nombre del evento Código del evento 1.3 Fecha de la notificación (dd/mm/aaaa)

/ /

2. IDENTIFICACIÓN DEL PACIENTE

2.1 Tipo de documento 2.2 Número de identificación
o RC o TI o CC o CE o PA o MS o AS o PE o CN o CD o SC o DE o PT
*RC : REGISTRO CIVIL | TI : TARJETA IDENTIDAD | CC : CÉDULA CIUDADANÍA | CE : CÉDULA EXTRANJERÍA |- PA : PASAPORTE | MS : MENOR SIN ID | AS : ADULTO SIN ID | PE : PERMISO ESPECIAL DE PERMANENCIA |
CN : CERTIFICADO DE NACIDO VIVO | CD: CARNÉ DIPLOMÁTICO | SC : SALVOCONDUCTO | DE : DOCUMENTO EXTRANJERO | PT : PERMISO POR PROTECCION TEMPORAL

2.3 Nombres y apellidos del paciente 2.4 Teléfono

2.5 Fecha de nacimiento (dd/mm/aaaa) 2.6 Edad 2.7 Unidad de medida de la edad 2.8 Sexo 2.9 Nacionalidad

o 1. Años o 3. Días o 5. Minutos o M. Hombre o I. Indeterminado

/ /
o 2. Meses o 4. Horas o 0. No aplica o F. Mujer
2.10 País de ocurrencia del caso 2.11 Departamento y municipio de Departamento Municipio 2.12 Área de ocurrencia del caso
procedencia/ocurrencia
o 1. Cabecera municipal o 3. Rural disperso
Código o 2. Centro poblado
2.13 Localidad de ocurrencia del caso 2.14 Barrio de ocurrencia del caso 2.15 Cabecera municipal/centro poblado/rural disperso 2.16 Vereda/zona
Código

2.17 Ocupación del paciente 2.18 Tipo de régimen en salud 2.19 Nombre de la administradora de Planes de beneficios
o P. Excepción o C. Contributivo o N. No Asegurado
Código
o E. Especial o S. Subsidiado o I. Indeterminado/ pendiente Código
Grupo ètnico 2.21 Estrato
2.20 Pertenencia étnica o 1. Indígena o 2. Rom, Gitano o 3. Raizal o 4. Palenquero o 5. Negro, mulato afro colombiano o 6. Otro
2.22 Seleccione los grupos poblacionales a los que pertenece el paciente

q Personas en condición de discapacidad q Migrantes q Gestantes Semanas

gestación
de
q Población infantil a cargo del ICBF q Desmovilizados q Víctimas de violencia armada
q Desplazados q Personas privadas de la libertad q Habitantes de la calle q Madres comunitarias q Centros psiquiátricos q Otros grupos poblacionales

3. NOTIFICACIÓN
3.1 Fuente 3.2 País, departamento y municipio de residencia del paciente País Departamento Municipio
o 1. Notificación rutinaria o 4. Búsqueda activa com.
o 2. Búsqueda activa Inst. o 5. Investigaciones
o 3. Vigilancia Intensificada
3.3 Dirección de residencia

3.4 Fecha de consulta (dd/mm/aaaa) 3.5 Fecha de inicio de síntomas (dd/mm/aaaa) 3.6 Clasificación inicial de caso 3.7 Hospitalizado
o 1. Sospechoso o 3. Conf. por laboratorio
/ / / / o 2. Probable o 4. Conf. Clínica o Sí o No
o 5. Conf. nexo epidemiológico
3.8 Fecha de hospitalización (dd/mm/aaaa) 3.9 Condición final 3.10 Fecha de defunción (dd/mm/aaaa) 3.11 Número certificado de defunción
o 1. Vivo
/ /
o 2. Muerto / /
o 0. No sabe, no responde
3.12 Causa básica de muerte 3.13 Nombre del profesional que diligenció la ficha 3.14 Teléfono

4. DATOS COMPLEMENTARIOS

4.1 Vigilancia activa 4.2 Sintomático 4.3 Clasificación según origen 4.4 Recurrencia 4.5 Trimestre de gestación 4.6 Tipo de examen
o 1. Sí o 1. Sí o 1. Autóctono o 1. Sí o 1. Primer trimestre o 3. Tercer trimestre o GG o PCR
o 2. No o 2. No o 2. Importado o 2. No o 2. Segundo trimestre o PDR
4.7 Recuento parasitario 4.8 Gametocitos 4.9 ¿Desplazamiento en los últimos 15 días? o 1. Sí o 2. No
(Valor mínimo 16 parásitos)
o 1. Sí 4.10 País/Departamento/Municipio de desplazamiento País Departamento Municipio
o 2. No

4.11 Complicaciones o 1. Sí o 2. No qCerebral qRenal qHepática qPulmonar qHematológica qOtras

4.12 Tratamiento
4.13 Fecha de inicio de tratamiento
o 1. Arthemeter+Lumefantrine o 7. Artesunato intravenoso o 12. Arthemeter + Lumefantrine + Primaquina (dd/mm/aaaa)
o 2. Cloroquina+primaquina o 8. Otro o 13. Quinina intravenoso + Clindamicina
o 3. Cloroquina o 9. Artesunato rectal o 14. Quinina intravenoso + Doxiciclina
o 5. Quinina oral o 10. Quinina oral + Clindamicina + Primaquina o 15. Quinina oral+ Clindamicina
o 6. Quinina intravenosa o 11. Quinina oral + Doxiciclina + Primaquina o 16. Sin tratamiento
4.14 Especie infectante 4.15 Responsable de diagnóstico 4.16 Fecha del resultado (dd/mm/aaaa)
o1. P. vivax o 3. P. malariae
o2. P. falciparum o 4. Infección mixta

REGISTRO INDIVIDUAL DE MALARIA

Nombres del paciente Apellidos del paciente Tipo de examen
oGG o PDR o PCR
Especie infectante 3.7 Recuento parasitario 3.16 Fecha del resultado (dd/mm/aaaa) Responsable del diagnóstico
(Valor mínimo 16 parásitos)
o1. P. vivax o 3. P. malariae
o2. P. falciparum o 4. Infección mixta
Correo: [email protected]
 INSTRUCTIVO DILIGENCIAMIENTO FICHAS DE NOTIFICACIÓN
DATOS BÁSICOS

Definición
La ficha de notificación de Datos Básicos es un instrumento que permite obtener información prioritaria de las variables de tiempo, lugar y persona para la notificación de los diferentes eventos de interés en salud pública, con el fin de diferenciar
claramente las características propias de las poblaciones que se ven asociadas a los eventos notificados (variables universales), los lugares y momentos específicos en los que se presentan.

Consideraciones generales
Para el diligenciamiento de la ficha de datos básicos, es importante tener en cuenta los aspectos que se numerarán a continuación, con el fin que la información allí consignada cumpla con los criterios de calidad y veracidad del dato:
1. Diligencie con letra imprenta, clara y legible; recuerde que la ficha de notificación es un DOCUMENTO MÉDICO LEGAL, por lo tanto es necesario que evite enmendaduras o tachones durante su diligenciamiento.
2. Utilice preferiblemente esfero de tinta negra para el diligenciamiento de la ficha de notificación.
3. La ficha debe ser diligenciada en su totalidad.
4. Tenga en cuenta que dependiendo la variable puede o no tener múltiples opciones de respuesta. Por lo anterior, las variables cuyas categorías estén designadas con un (círculo) significa que esa variable tiene una ÚNICA opción de respuesta. Por
el contrario las variables que están señaladas con un (cuadrado), significa que tiene MÚLTIPLES opciones de respuesta.
5. Escriba una letra o número por casilla.
6. Verifique que las variables Código de evento y nombre del evento, coincidan.
7. Verifique que las variables código de UPGD, número de identificación, tipo de documento y código del evento, estén diligenciadas correctamente, con el fin de evitar contratiempos en la notificación.
8. Recuerde que cuando el evento requiere datos complementarios es necesario diligenciar también la ficha de datos específicos "Cara B", la cual encontrará en la página web del INS, con el nombre del evento.
Excepciones: en los eventos Bajo peso al nacer y Muerte perinatal y neonatal tardía, los datos básicos corresponden a los datos de la madre.

1. INFORMACIÓN GENERAL
VARIABLE CATEGORÍAS Y DEFINICIÓN CRITERIOS SISTEMATIZACIÓN OBLIG

Dilligencie el código de habilitación del prestador.

Tenga en cuenta:
Departamento: se relaciona con el código del departamento al que pertenece la institución (código DIVIPOLA del
DANE) y corresponde a los dos primeros dígitos.
Municipio: los tres dígitos sumados a los anteriores, identifican el municipio donde se encuentra ubicada la institución y
corresponden al código DIVIPOLA del DANE.
Registre el código de habilitación por el módulo de caracterización de
Código: el primer dígito de este grupo, corresponde al número asignado cuando la institución se encuentra en el
UPGD antes de iniciar la notificación.
1.1 Código de UPGD registro de habilitación de prestadores de salud (REPS). Tenga en cuenta que si la UPGD pertenece a la Policía SI
Recuerde clasificar la UPGD como Activa = Si, en el módulo de
Nacional el dígito debe ser 7, si pertenece a fuerzas militares debe ser 8. Si son unidades informadoras que no tienen
caracterización de UPGD.
código de habilitación debe ser 9. Los cuatro dígitos siguientes son asignados por el departamento-municipio cuando
son unidades informadoras; de lo contrario son asignados por el REPS.
Sub-índice: identifica el número de sede al que pertence la institución cuando la UPGD tiene más de una (la sede
principal siempre es 01). Cuando terminan en 80, se relacionan con UPGD que pertencen al ejército nacional; 81, a la
Armada; 82, a la fuerza aérea; 83, hospital militar; 55 EAPB y 99, identifican los establecimientos penitenciarios y
carcelarios.

* Tener en cuenta que el nombre y el código del evento deben coincidir

1.2 Nombre del evento Nombre del evento y código de acuerdo al listado de clasificación establecido por el Instituto Nacional de Salud. SI
para evitar confusiones durante la sistematización.

Fecha en la que se está informando el evento al siguiente nivel por cualquier mecanismo, en especial para los eventos * La fecha de notificación debe ser mayor o igual a la fecha de inicio de
1.3 Fecha de notificación SI
de notificación inmediata. Formato día-mes-año síntomas y a la fecha de consulta.

2. IDENTIFICACIÓN DEL PACIENTE

Se relaciona con el tipo de documento de identidad que tiene el paciente que está siendo notificado. Diligencie una sola
opción en esta variable.
Tenga en cuenta que si el paciente es menor de edad y no tiene identificación debera ingresarlo como "MS" y el número
2.1 Tipo de documento * El tipo de documento debe ser consistente con la edad del paciente. SI
de identificación debera seguir las indicaciones del apartado 2.2.
En caso que el paciente sea mayor de edad y no tiene identificación debera ingresarlo como "AS" y el número de
identificación debera seguir las indicaciones del apartado 2.2.

El estandar de longitud de caracteres del número de identificación acorde al tipo de identificación, se define en el
"Diccionario de elemento de datos el estandar" lenguaje comun de intercambio de información (MinTIC), de la siguiente
manera:

RC: entre 8 ó 10 ú 11 dígitos

TI: 10 y 11 dígitos
CC: entre 8 y 17 dígitos
CE: menor a 11 dígitos
PA: menor a 19 dígitos
Menor sin identificación: para este último ingrese el documento de la madre con el consecutivo respectivo al número de Diligencie la variable, de lo contrario el sistema no permitirá continuar con
2.2 Número de identificación SI
nacimiento. el ingreso de la información.
Mayor sin identificación: para mayores de 18 años utilice el código del Departamento + código de Municipio y el
consecutivo definido por el Entidad Territorial o UPGD.
PE: menor a 18 dígitos
CN: 9 dígitos

En adopción de la Circular Externa 000029 del 16 de agosto de 2017 expedida por el Ministerio de Salud y Protección
Social, se incluye validación para la identificación de extranjeros de acuerdo al estándar internacional ISO 3166-1 para
los siguientes tipo de documento: en CE , PA, AS, MS, de esta manera se aumenta la longitud de captura en 3 dígitos
más para cada uno.

2.3 Nombres y apellidos del * El primer nombre y primer apellido son obligatorios para el sistema, de lo
Corresponde a los nombres y apellidos del paciente textual al documento de identificación. SI
paciente contrario no le permitirá continuar con la sistematización de la información.

Corresponde al número telefónico (fijo o celular) donde pueda ubicarse al paciente. Es necesario anteceder el número
indicativo del departamento o distrito, ejemplo, para marcar a Bogotá, (1) 2302162. * Si no es posible obtener el número telefónico, diligencie esta variable
2.4 Teléfono "SIN INFORMACIÓN". De lo contrario se tomará arbitrariamente durante la SI
Tenga en cuenta que el diligenciamiento correcto de esta variable permitira contactar al paciente en caso de ser sistematización de la ficha.
requerido.

Para el evento de Bajo peso al nacer y mortalidad perinatal los datos en la ficha de datos básicos corresponden a los de
El ingreso de la fecha de nacimiento permitirá el cálculo de la semana
2.5 Fecha de nacimiento la mama. NO
epidemiológica para Sífilis congénita y Síndrome de rubeola congénita.
Formato día-mes-año.

2.6 Edad Reporte la edad cumplida. Si se desconoce indague por la fecha de nacimiento. El sistema calcula la edad si se tiene la fecha de nacimiento. SI

* En los casos donde el tipo de identificación sea CC, TI o CE se toma la

unidad de medida 1.
* Tenga en cuenta que la variable debe coincidir con el tipo de
2.7 Unidad de medida de la edad Cantidad estandarizada en la que se mide el tiempo que ha vivido una persona desde el nacimiento. identificación del paciente, de lo contrario el sistema no permitirá continuar SI
con el ingreso de la información.
La unidad de medida 0="no aplica" solo puede ser utilizada para el evento
215 defectos congénitos, cuando el diagnóstico se realiza prenatal
 INSTRUCTIVO DILIGENCIAMIENTO FICHAS DE NOTIFICACIÓN
DATOS BÁSICOS

Se relaciona con el sexo del paciente relacionado con la notificación.

M = Masculino
* Tener en cuenta que al sistematizar la información se digita la variable
F = Femenino
2.8 Sexo TAL CUAL aparece en la ficha de notificación, debido a que no existe una SI
I = Indetermiando
regla de validacion que permita validarla con el nombre del paciente.
Los eventos Mortalidad Perinatal y Bajo Peso al Nacer capturan datos de la madre.
El sexo I=Indeterminado aplica únicamente para Defectos Congénitos.

Seleccione el país correspondiente a la nacionalidad según la lista

2.9 Nacionalidad Corresponde al estado o nación que pertenece una persona según su documento de identificación. SI
establecida.

Indage al caso o familiar del mismo, respecto al país donde ocurrió la exposición al evento de interés en salud pública a
notificar. * Tener en cuenta el diligenciamiento correcto de esta variable en la ficha,
2.10 País de ocurrencia del caso Tenga en cuenta que la ocurrencia o procedencia corresponde al lugar geográfico donde posiblemente el paciente debido a que su ausencia se tomaría por defecto en el sistema como "país SI
adquirio o al cual se atribuye la exposición al agente o factor de riesgo que ocasiono el evento. En los eventos donde ocurre el caso : Colombia"
transmisibles se deberan considerar los tiempos de incubación de la enfermedad.
Ingrese el nombre del departamento y municipio de donde proviene/ocurre el caso.
Revisar que el Municipio coincida con el Departamento.
2.11 Departamento y municipio de Tenga en cuenta que la ocurrencia o procedencia corresponde al lugar geográfico donde posiblemente el paciente
Recuerde que pueden haber coincidencias en el nombre del Municipio en SI
procedencia/ocurrencia adquirio o al cual se atribuye la exposición al agente o factor de riesgo que ocasiono el evento. En los eventos
diferentes Departamentos.
transmisibles se deberan considerar los tiempos de incubación de la enfermedad.

1. Cabecera Municipal: es el área geográfica que está definida por un perímetro urbano, cuyos límites se establecen
por acuerdos del Concejo Municipal. Corresponde al lugar en donde se ubica la sede administrativa de un municipio.
2. Centro Poblado: Se define como una concentración de mínimo veinte (20) viviendas contiguas, vecinas o adosadas
* Variable de única selección. No se puede ingresar al sistema más de una
2.12 Área de ocurrencia del caso entre sí, ubicada en el área rural de un municipio o de un Corregimiento Departamental. SI
categoría.
3. Rural Diperso: es el área que se caracteriza por la disposición dispersa de viviendas y explotaciones agropecuarias.
No cuenta con un trazado o nomenclatura de calles, carreteras, avenidas y demás.
Nota: tenga en cuenta los criterios para definir la ocurrencia de un evento descritos en el numeral 2.10.

Ingrese el nombre de la localidad donde ocurrió el caso.

Tenga en cuenta que esta variable aplica para los Distritos como Bogotá, Municipios como Medellín y Cali, entre otros; * Depende de la categoría seleccionada en la variable 2.11 "cabecera
2.13 Localidad de ocurrencia SI
los cuales están sectorizados internamente según el departamento de planeación municipal. municipal"
Nota: tenga en cuenta los criterios para definir la ocurrencia de un evento descritos en el numeral 2.10.

* Depende de la categoría seleccionada en la variable 2.11 "cabecera

Ingrese el nombre del barrio donde ocurrió el caso.
2.14 Barrio de ocurrencia del caso municipal". La codificación depende de la tabla de barrios definidos por la SI
Nota: tenga en cuenta los criterios para definir la ocurrencia de un evento descritos en el numeral 2.10.
entidad territorial.

2.15 Cabecera municipal/centro Nombre del área de ocurrencia del caso seleccionado en la variable 2.11
* Depende de la categoría seleccionada en la variable 2.11 SI
poblado/rural disperso Nota: tenga en cuenta los criterios para definir la ocurrencia de un evento descritos en el numeral 2.10.

Ingrese el nombre de la vereda o zona donde ocurrió el caso.

2.16 Vereda/zona * Depende de la categoría seleccionada en la variable 2.11 "rural disperso" SI
Nota: tenga en cuenta los criterios para definir la ocurrencia de un evento descritos en el numeral 2.10.

* La codificación de la ocupación está a partir de la Clasificación

2.17 Ocupación del paciente Describa claramente la ocupación principal de paciente (en el caso que aplique). SI
Internacional Uniforme de Ocupaciones (CIUO 88)

Se relaciona con el régimen de afiliación al sistema general de seguridad social en salud, en el que se encuentra el
caso que está siendo notificado o su acudiente.
Variable de única respuesta.
P= Excepción: régimen de seguridad social de los afiliados al Fondo Nacional de prestaciones Sociales del magisterio,
de servidores públicos de Ecopetrol así como los servidores públicos de universidades públicas
C= Contributivo: sistema de salud mediante el cual todas las personas vinculadas a través de contrato de trabajo, los
servidores públicos, los pensionados y jubilados y los trabajadores independientes con capacidad de pago, hacen un
aporte mensual (cotización) al sistema de salud. * Para la sistematización de la información, se toma una sola categoría de
2.18 Tipo de régimen en salud SI
E= Especial: regímenes de seguridad social de los afiliados a la Policía Nacional, Fuerzas Militares, Armada, Fuerza respuesta.
Aérea.
S= Subsidiado: El Régimen Subsidiado es el mecanismo mediante el cual la población más pobre, sin capacidad de
pago, tiene acceso a los servicios de salud a través de un subsidio que ofrece el Estado.
N= No asegurado
I= Indeterminado/ pendiente: esta opción debe ser utilizada
exclusivamente para ajuste por las EAPB, cuando el caso no
corresponde a esta y requiere verificación en el nivel nacional

* Para la sistematización de la información se tiene en cuenta el nombre

2.19 Nombre de la administradora Ingrese el nombre de la empresa que presta los servicios de salud al caso la cual deberá ser acorde al tipo de régimen
de la administradora que debe coincidir con la categoría seleccionada en SI
de salud en salud.
la variable 2.17
"La pertenencia étnica se define como patrimonio cultural compartido por un grupo de personas", las definiciones para
cada uno de los grupos étnicos son*:
Indígena : persona de ascendencia amerindia que comparten sentimientos de identificación con su pasado aborigen,
manteniendo rasgos y valores propios de su cultura tradicional, así como formas de organización y control social
propios. Si diligencia esta opción deberá elegir el grupo étnico al que pertenece.
Rom, Gitano: Son comunidades que tienen una identidad étnica y cultural propia; se caracterizan por una tradición
nómada, y tienen su propio idioma que es el romanés. * Para la sistematización de la información se tiene en cuenta la categoría
Raizal: Población ubicada en el Archipiélago de San Andrés, Providencia y Santa Catalina, con raíces culturales afro- única diligenciada en la variable.
2.20 Pertenencia étnica anglo-antillanas, cuyos integrantes tienen rasgos socioculturales y lingüísticos claramente diferenciados del resto de la SI
población afrocolombiana. Variable con categoría única de respuesta.
Palenquero: Población hubicada en el municipio de San Basilio de Palenque, departamento de Bolívar, donde se habla
el palenquero, lenguaje criollo.
Negro o afrocolombiano: persona de ascendencia afrocolombiana que poseen una cultura propia, y tienen sus propias
tradiciones y costumbre dentro de la relación campo-poblado.

Tenga en cuenta que esta variable se diligencia con base a lo que el paciente manifiesta, mas no a la percepción de
quien está diligenciando la ficha.
Estrao socio-económico donde esta ubicada la vivienda del paciente, estos son:
2.21 Estrato Variable con categoría única de respuesta. SI
1. Bajo-bajo, 2. Bajo, 3. Medio-bajo, 4. Medio, 5. Medio-alto o 6. Alto

La variable tiene múltiples opciones de respuesta que se pueden diligenciar dependiendo de lo referido por el paciente o
de lo observado por quien esté diligenciando la ficha de notificación, a continuación se definen algunas pobalciones
relevantes para tener mayor claridad:

Migrante : persona que se desplaza o se ha desplazado a través de una frontera internacional o dentro de un país, fuera
de su lugar habitual de residencia independientemente de: 1) su situación jurídica; 2) el carácter voluntario o involuntario
del desplazamiento; 3) las causas del desplazamiento; o 4) la duración de su estancia (OIM).
2.22 Seleccione los grupos * Para la sistematización de la información se hace necesario marcar la/s
Desmovilizado: Aquel que por decisión individual abandone voluntariamente sus actividades como miembro de
poblacionales a los que pertenece categorías de respuesta necesarias según corresponda. Si no pertenece a SI
organizaciones armadas al margen de la ley, esto es grupos guerrilleros y de autodefensa, y se entregue a las
el paciente algún grupo se toma como "otros grupos poblacionales"
autoridades de la República (Decreto 128 de 2003).
Desplazados : Personas o grupos de personas que han sido forzadas u obligadas a abandonar sus hogares o lugares
de residencia habitual, en particular como resultado de o para evitar los efectos del conflicto armado, situaciones de
violencia generalizada, violaciones de derechos humanos o desastres naturales o causados por el hombre, y que no
han cruzado fronteras reconocidas internacionalmente” (Naciones Unidas, documento E/CN.4/1992/23).

Si no pertenece a algún grupo poblacional, se sugiere señalar la opción "otros grupos poblacionales".
 INSTRUCTIVO DILIGENCIAMIENTO FICHAS DE NOTIFICACIÓN
DATOS BÁSICOS

3. NOTIFICACIÓN
Corresponde a la fuente de la notificación lo cual influye en el análisis de datos y en las acciones de vigilancia y control,
3.1 Fuente las posibles fuentes son: 1. notificación rutinaria, 2. Búsqueda Activa Institucional, 3. Vigilancia intesificada, 4. Búsqueda
Activa Comunitaria y 5. Investigaciones

Nombre del departamento y municipio donde reside el paciente al momento de la notificación.

3.2 País, departamento y
Nota: Para definir residencia acogemos el concepto de la Ley 1607 de 2012 que establece que una persona es
municipio de residencia del SI
residente de algun lugar geográfico si "permanece continua o discontinuamente en el país por más de ciento ochenta y
paciente
tres (183) días calendario incluyendo dias de entrada y salida.

Dirección donde se encuentra ubicada la residencia del paciente al momento de la notificación acorde a los parámetros
3.3 Dirección de residencia SI
establecidos en el numeral 3.2

* Para sistematizar la información tenga en cuenta que la fecha de

consulta NO puede ser mayor a la fecha de notificación. Si esto sucede se
3.4 Fecha de consulta Formato día/mes/año. Se diligencia la fecha en la que consultó el paciente por el evento notificado. SI
tomará como error en el sistema y no se podrá continuar con la digitación
de la ficha de notificación.

* Para sistematizar la información tenga en cuenta que la fecha de inicio

Formato día/mes/año. Se diligencia la fecha del primer día en que el paciente inició síntomas del evento acorde a la de síntomas NO debe ser superior a la fecha de consulta y a la fecha de
3.5 Fecha de inicio de síntomas SI
definición de caso. notificación. Si esto sucede se tomará como un error en el sistema y no se
podrá continuar con la digitación de la ficha de notificación.

En la notificación inicial, seleccione únicamente una categoría de la variable.

Cada evento tiene una clasificación de caso específica, la cual es acorde a lo descrito en el protocolo.
*Para la sistematización, los valores permitidos en esta variable dependen
3.6 Clasificación inicial del caso Es importante que aquellos eventos que ingresan probables y sospechosos, sean ingresados con esa clasificación ya SI
del evento que se va a notificar.
que se entendera que son detectados de forma oportuna, de lo contrario, es decir, si ingresan confirmados,
corresponden a una falla en la pronta identificación del evento.

Marque con una X la opción según corresponda. * Ingrese la información solicitada, de lo contrario el sistema no permitirá
3.7 Hospitalizado SI
Hospitalización debida al evento que se está notificando. continuar con el ingreso.

Formato día/mes/año. Se diligencia la fecha en la que el paciente fue hospitalizado como consecuencia del evento que * Tenga en cuenta que para la sistematización la fecha de hospitalización
3.8 Fecha de hospitalización SI
se está notificando. no puede ser inferior a la fecha de consulta, ni a la fecha de notificación.

Variable de única selección.

0 = Solo aplica cuando se capte el caso por BAI y se desconoce el dato, o para defectos congénitos cuando la unidad
de medida es "0" * Tenga en cuenta que para la sistematización de la información se debe
3.9 Condición final 1 = Vivo diligenciar la condición final del paciente al momento de la notificación, la SI
2 = Muerto cual se derive del evento que se está notificando.
Tenga en cuenta que es importante establecer si la muerte fue debida al evento de interés en salud pública para
diligenciar esta variable.

Formato día/mes/año. Se diligencia la fecha en la que el paciente fallece como consecuencia del evento que se esta
3.10 Fecha de defunción * Se diligencia dependiendo de la respuesta de la variable 3.8 "2 = Muerto". SI
notificando. Se debe diligenciar si en la variable "3.8 Condición final" es 2 = Muerto"

* Se diligencia dependiendo de la respuesta de la variable 3.8 "2 = Muerto".

3.11 Número de certificado de Número consecutivo que aparece en la parte superior derecha del certificado de defunción diligenciado si la "3.8
Debe estar diligenciado el registro, de lo contrario el sistema no permitirá SI
defunción Condición final" es 2 = Muerto"
contiuar con la sistematización de la ficha.

3.12 Causa básica de muerte Diagnóstico CIE X, que ocasionó la muerte del caso y que esta relacionado con el evento de interés en salud pública. * Se diligencia una vez la respuesta de la variable 3.8 sea "2 = Muerto" SI

* Para la sistematización de la información debe diligenciar los datos

3.13 Nombre de profesional que
Nombre de la persona que diligenció la ficha de notificación en la UPGD o UI solicitados, de lo contrario el sistema no permitirá el ingreso de la ficha de SI
diligencia la ficha
notificación.
* Para la sistematización de la información debe diligenciar los datos
Número telefónico de contacto de la persona que realiza la notificación, preferiblemente el número celular para poder
3.14 Teléfono solicitados, de lo contrario el sistema no permitirá el ingreso de la ficha de SI
contactarlo en caso de ser requerido.
notificación.

4. ESPACIO EXCLUSIVO PARA USO DE LOS ENTES TERRITORIALES

Estos son los valores que se relacionan para definir la clasificación final del caso, posterior de obtener resultados de
laboratorio o análisis del caso.
Corresponde a la clasificación definitiva del caso.
0 = No aplica (es el valor por defecto del sistema si el caso es nuevo o no ha sido ajustado)
3 = Confirmado por laboratorio
4 = Confirmado por clínica
5 = Confirmado por nexo epidemiológico
4.1 Seguimiento y clasificación 6= Descartado: puede ser por criterio epidemiológico, por laboratorio, porque no cumple la condición del caso, etc. Los tipos de ajuste permitos y los tiempos para el ajuste de casos, se
SI
final del caso 7 = Otra actualización: quiere decir que se puede modificar cualquier campo excepto código de evento, Upgd, numero encuentran definidos en los protocolos de vigilancia en salud pública.
de id, fecha de notificación. Esto, después de haber notificado el caso.
D = Error de digitación por las siguientes razones:
- el evento notificado es errado, por ejemplo, se digitaron los datos para el evento parotiditis y realmente se trataba de
un caso de varicela.
- cuando al menos una de las variables de la llave primaria (código de evento, año, semana epidemiológica, código de
prestador, código sub-índice del prestador, tipo de identificación y número de identificación) fueron mal digitadas, ya que
es posible modificarlas una vez hayan sido notificadas (generación del archivo plano).

4.2 Fecha de ajuste Fomato día/mes/año; corresponde a la fecha en la que se ajustó la clasificación inicial del caso. SI
 INSTRUCTIVO DILIGENCIAMIENTO FICHAS DE NOTIFICACIÓN DATOS COMPLEMENTARIOS
Malaria (Cód INS: 465)
VARIABLE CATEGORÍAS Y DEFINICIÓN CRITERIOS SISTEMATIZACIÓN OBLIG
1. INFORMACIÒN GENERAL

Dilligencie el código de habilitación del prestador.

Tenga en cuenta:
Departamento: se relaciona con el código del departamento al que pertenece la
institución (código DANE).
Municipio: los tres dígitos sumados a los anteriores, identifican el Municipio donde
se enuentra ubicada la institución.
Código: el primer dígito de este grupo, corresponde al número asignado cuando la * Tener en cuenta que el sistema tiene codificado en una lista cada una
institución se encuentra en el registro de habilitación de prestadores de salud de las UPGD con el respectivo número asignado, por lo anterior un error
1.1 Código de UPGD (REPS). Tenga en cuenta que si la UPGD pertenece a la Policía Nacional el dígito de diligenciamiento puede influir directamente en al sistematización de la SI
debe ser 7. Si pertenece a fuerzas militares debe ser 8. Si son unidades información del caso a notificar.
informadoras que no tienen código de habilitación debe ser 9. Los cuatro dígitos *El código de UPGD debe coincidir con la Razón Social.
siguientes son asignados por el departamento-municipio cuando son unidades
informadoras; de lo contrario son asignados por el REPS.
Sub-índice: identifica el número de sede al que pertence la institución cuando la
UPGD tiene más de una. Cuando terminan en 80, se relacionan con UPGD que
pertencen al ejército nacional; 81, a la Armada; 82, a la fuerza aérea; 83, hospital
militar; y 99, identifican los establecimientos penitenciarios y carcelarios.

1.3 Fecha de notificación Fecha en la que se notifica o ingresa el evento al Sivigila. Formato día-mes-año * La fecha de notificación debe ser mayor a la fecha de inicio de síntomas. SI

2. IDENTIFICACIÓN DEL PACIENTE

Se relaciona con el tipo de documento de identidad que tiene el paciente que está
2.1 Tipo de documento * El tipo de documento debe ser coincidente con la edad del paciente. SI
siendo notificados. Diligencie una sola opción en esta variable.

Número del documento del paciente, para el caso de menores y adultos sin
2.2 Número de identificación SI
identificación se llena con el número del código del puesto y un consecutivo.

* El primer nombre y primer apellido son obligatorios para el sistema, de

2.3 Nombres y apellidos del paciente Corresponde a los nombres y apellidos del paciente. lo contrario no le permitirá continuar con la sistematización de la SI
información.

2.4 Teléfono NO

* Se debe diligenciar la fecha en que nació el caso, debido a que para la

2.5 Fecha de nacimiento Fecha en la que nació el paciente. Formato día-mes-año. sistematización es necesaria. De lo contrario no se podrá ingresar la SI
información al sistema.

2.6 Edad Tiempo que ha vivido una persona desde el momento del nacimiento. SI

* En los casos donde el tipo de identificación sea CC, TI o CE se toma la

Cantidad estandarizada en la que se mide el tiempo que ha vivido una persona unidad de medida 1.
2.7 Unidad de medida de la edad SI
desde el nacimiento. * Tenga en cuenta que la variable debe coincidir con el tipo de
identificación del paciente.
* Tener en cuenta que al sistematizar la información se digita la variable
TAL CUAL aparece en la ficha de notificación, debido a que no existe una
2.8 Sexo Se relaciona con el sexo del paciente relacionado con la notificación. SI
regla de validacion que permita validar la información con el nombre del
paciente.

2.9 Nacionalidad País donde nació el paciente.

Tener en cuenta que si no es diligenciada esta variable al momento de

2.10 País de procedencia/ocurrencia del caso Debe diligenciarse el país donde probablemente ocurrió el eveto. hacer la sistematización de la información no permitirá continuar con la SI
siguiente variable.
Ingrese el nombre del departamento y municipio donde probablemente se infectó el
paciente, es decir, de donde proviene u ocurre el caso. Tenga en cuenta que la Tener en cuenta que si no es diligenciada esta variable al momento de
2.11 Departamento y municipio de
ocurrencia o procedencia corresponde al lugar geográfico donde posiblemente el hacer la sistematización de la información no permitirá continuar con la SI
procedencia/ocurrencia del caso
paciente adquirió la infección o donde ocurrió el evento. En los eventos siguiente variable.
transmisibles se deberán considerar los tiempos de incubación de la enfermedad.

1. Cabecera Municipal: es el área geográfica que está definida por un perímetro

urbano, cuyos límites se establecen por acuerdos del Concejo Municipal.
Corresponde al lugar en donde se ubica la sede administrativa de un municipio.
2. Centro Poblado: Se define como una concentración de mínimo veinte(20)
* Variable de única selección. No se puede ingresar al sistema más de
2.12 Área de ocurrencia del caso viviendas contiguas, vecinas o adosadas entre sí, ubicada en el área rural de un SI
una categoría.
municipio o de un Corregimiento Departamental.
3. Rural Diperso: es el área que se caracteriza por la disposición dispersa de
viviendas y explotaciones agropecuarias. No cuenta con un trazado o nomenclatura
de calles, carreteras, avenidas, y demás.

Mencione el nombre del barrio, vereda o localidad donde se originó el evento. Tenga
2.13 a 2.16 Localidad, Barrio, vereda o Tenga en cuenta que para la sistematización de la información, si no se
en cuenta que existen departamentos cuya distribución interna corresponde por ej, a SI
localidad de ocurrencia del caso y código tiene diligenciada la varible, quedará el espacio como "sin información".
localidades o comunas.

* La codificación de la ocupación está a partir de la Clasificación

2.17 Ocupación del paciente Variable de texto donde debe dligenciar la ocupación que refiere el paciente. SI
Internacional de Uniforme de Ocupaciones (CIUO 88)
 INSTRUCTIVO DILIGENCIAMIENTO FICHAS DE NOTIFICACIÓN DATOS COMPLEMENTARIOS
Malaria (Cód INS: 465)
VARIABLE CATEGORÍAS Y DEFINICIÓN CRITERIOS SISTEMATIZACIÓN OBLIG

Se relaciona con el régimen en salud al que se encuentra afiliado el caso. * Para la sistematización de la información, se toma una sola categoría
2.18 Tipo de régimen en salud SI
Variable de única respuesta. de respuesta.

Nombre de la Empresa Administradora de Planes y Beneficio. * Para la sistematización de la información se tiene en cuenta el nombre
2.19 Nombre de la empresa administradora
Diligencie la EAPB a la que se encuentra afiliado el caso al momento de la de la administradora que debe coincidir con la categoría seleccionada en SI
de planes de beneficio
notificación. la variable 2.17

"La pertenencia étnica se define como patrimonio cultural compartido por un grupo
* Para la sistematización de la información se tiene en cuenta la categoría
2.20 Pertenencia étnica de personas". SI
única diligenciada.
Variable con categoría única de respuesta.

2.21 Estrato Estrato socioeconómico de la vivienda donde habita el paciente

La variable tiene múltiples opciones de respuesta que se pueden diligenciar

dependiendo de lo referido por el caso o de lo observado por quien esté * Para la sistematización de la información se hace necesario marcar la/s
2.22 Grupos poblacionales a los que
diligenciando la ficha de notificación. categorías de respuesta necesarias según corresponda. Si no pertenece SI
pertenece el paciente
Si no pertenece a algún grupo poblacional, se sugiere señalar la opción "otros a algún grupo se toma como "otros grupos poblacionales"
grupos poblacionales".

3. NOTIFICACIÓN
Seleccione la fuente por donde fue captado el caso: 1. Notificación rutinaria: si el
paciente acudió al servicio de salud; 2. Búsqueda activa institucional: si el caso se
capta a través de una BAI realizada en UPGD, UNM o UND con una BAI; 3.
3.1 Fuente
Vigilancia intensificada: en cualquier proceso de vigilancia intensificada; 4.
Búsqueda activa comunitaria: en situación de brote; 5. Investigaciones: en situación
de investigación epidemiológica de campo.

3.2 Pqís, departamento y municipio de Nombre del departamento y municipio donde vive el paciente al momento de la Diligencie la variable, de lo contrario el sistema no permitirá continuar con
SI
residencia del paciente notificación. el ingreso de la información.

3.3 Dirección de residencia Escriba el departamento y el municipio donde vive el paciente. NO

* Para sistematizar la información tenga en cuenta que la fecha de

Formato día/mes/año. Se diligencia la fecha en la que consultó el paciente por consulta NO puede ser mayor a la fecha de notificación. Si esto sucede
3.4 Fecha de consulta SI
primera vez debido a los síntomas del evento a notificar se tomará como error en el sistema y no se podrá continuar con la
digitación de la ficha de notificación.
* Para sistematizar la información tenga en cuenta que la fecha de inicio
Formato día/mes/año. Se diligencia la fecha en la que el paciente inició síntomas por de síntomas NO debe ser superior a la fecha de consulta y a la fecha de
3.5 Fecha de inicio de síntomas SI
primera vez, asociados al eveto a notificar. notificación. Si esto sucede se tomará como un error en el sistema y no
se podrá continuar con la digitación de la ficha de notificación.

Diligencie la variable, de lo contrario el sistema no permitirá continuar con

3.6 Clasificación inicial del caso La unica definición de caso permitida para el evento es "confirmado por laboratorio". SI
el ingreso de la información.

Diligencie la variable, de lo contrario el sistema no permitirá continuar con

3.7 Hospitalizado Marque con una X la opción según corresponda. SI
el ingreso de la información.

3.8 Fecha de hospitalización Formato día/mes/año. Diligencia la fecha en la que el paciente se hospitaliza

* Tenga en cuenta que para la sistematización de la información se debe

3.9 Condición final Marque con una X la opción según corresponda. diligenciar la condición final del paciente al momento de la notificación, la SI
cual se derive del evento que se está notificando.

Formato día/mes/año. Se diligencia la fecha en la que el paciente fallece como * Se diligencia dependiendo de la respuesta de la variable 2.27 "2 =
3.10 Fecha de defunción NO
consecuencia del evento que se esta notificando. Muerto".

* Se diligencia dependiendo de la respuesta de la variable 2.27 "2 =

Número consecutivo que aparece en la parte superior derecha del certificado de
3.11 Número de certificado de defunción Muerto". Debe estar diligenciado el registro, de lo contrario el sistema no NO
defunción diligenciado si la "2.27 Condición final" es 2 = Muerto"
permitirá contiuar con la sistematización de la ficha.

3.12 Causa básica de muerte Diligencie el código de la causa básica de muerte generada por el evento a notificar

3.13 Nombre del profesional que diligencio

Nombre del profesional que entrevista al paciente y diligencia la ficha de notificación
la ficha

Diligenciar el número de contacto (teléfono) del profesional que diligenció la ficha de

3.14 Teléfono
notificación

4. DATOS COMPLEMENTARIOS
Marque una X según corresponda 1. Si: si el paciente fue captado mediante alguna
de las estrategias de búsqueda activa 2. No: si el paciente fue captado por a través Diligencie la variable, de lo contrario el sistema no permitirá continuar con
4.1 Vigilancia activa SI
de búsqueda pasiva. Remitirse al protocolo de malaria para la definición de estos el ingreso de la información.
conceptos

Marque con una X según corresponda: 1. Autóctono: Si el paciente se infectó en el

Diligencie la variable, de lo contrario el sistema no permitirá continuar con
4.2 Sintomático mismo municipio donde se está notificando el caso 2. Importado: Si el paciente se SI
el ingreso de la información.
infectó en un municipio diferente al que se está notificando el caso
 INSTRUCTIVO DILIGENCIAMIENTO FICHAS DE NOTIFICACIÓN DATOS COMPLEMENTARIOS
Malaria (Cód INS: 465)
VARIABLE CATEGORÍAS Y DEFINICIÓN CRITERIOS SISTEMATIZACIÓN OBLIG

Marque con una X según corresponda: 1. Autóctono: Si el paciente se infectó en el

Diligencie la variable, de lo contrario el sistema no permitirá continuar con
4.3 Clasificación del caso según orígen mismo municipio donde se está notificando el caso 2. Importado: Si el paciente se SI
el ingreso de la información.
infectó en un municipio diferente al que se está notificando el caso
Marque con una X según corresponda: 1. Si: cuando el paciente recibió tratamiento
para un caso de malaria previo y regresa, con síntomas y presencia de formas
Diligencie la variable, de lo contrario el sistema no permitirá continuar con
4.4 Recurrencia asexuadas en gota gruesa, dentro de los 30 días siguientes a la fecha en que inició SI
el ingreso de la información.
el tratamiento. Para considerar una recurrencia es necesario que la especie
infectante sea la misma en el segundo evento.

4.5 Trimestre de gestación Marque con una X según corresponda Depende de la respuesta en la variable 2.22, opción gestante. NO

Marque con una X la opción según corresponda, teniendo en cuenta el tipo de

Diligencie la variable, de lo contrario el sistema no permitirá continuar con
4.6 Tipo de exámen exámen realizado al paciente 1. GG: Gota gruesa, 2. PCR: Reacción en cadena de SI
el ingreso de la información.
la polimerasa, 3. PDR: prueba rápida

Ingrese el valor solicitado.

4.7 Recuento parasitario Número de formas asexuadas /microlitro de sagre o número de Trofozoitos Variable que permite ingresar valores numéricos SI
/microlitro de sangre. (No aplica para PDR)

Marque con una X la opciòn que corresponda, teniendo en cuenta la presencia o no

Diligencie la variable, de lo contrario el sistema no permitirá continuar con
4.8 Gametocitos de gametocitos en la muestra evaluada por gota gruesa, en infecciones por P. SI
el ingreso de la información.
falciparum
Marque una X según corresponda 1. Si: si el paciente se desplazó a un municipio
diferente de donde vive alrededor de 15 días antes del inicio de síntomas, ya sea por
Diligencie la variable, de lo contrario el sistema no permitirá continuar con
4.9 ¿Desplazamiento en los ùltimos 15 dìas? motivos de: trabajo, turismo o cualquier otra actividad 2. No: si el paciente no se SI
el ingreso de la información.
desplazó a un municipio diferente de donde vive alrededor de 15 días antes del
inicio de los síntomas
Esta variable depende de la respuesta de la pregunta 4.10. Si. Diligencie
4.10 Paìs/departamento/municipio de Escriba el paìs/departamento/municipio a donde el paciente se desplazò quince dìas
la variable, de lo contrario el sistema no permitirà continuar con el ingreso SI
desplazamiento antes del inicio de sìntomas
de la informaciòn

Marque con una X según corresponda 1. Si: si el paciente presenta algún tipo de
complicación asociada a malaria 2. No: si el paciente no presenta ninguna Diligencie la variable, de lo contrario el sistema no permitirá continuar con
4.11 Complicaciones SI
complicación. Si el paciente presenta alguna complicación, diligencie de que tipo: el ingreso de la información.
hematológica, hepática, renal, pulmonar, hepática, cerebral, otras

Marque una X según corresponda, al tratamiento que fue formulado al paciente en el Diligencie la variable, de lo contrario el sistema no permitirá continuar con
4.12 Tratamiento SI
episodio actual. Si marca OTRO diligencie cual. el ingreso de la información.

Formato día/mes/año. Se diligencia la fecha en la que el paciente inició el

4.13 Fecha de inicio del tratamiento NO
tratamiento en el episodio actual.

Marque con una X la especie causante del caso 1. P. vivax 2. P. falciparum 3. P. * Tener en cuenta que el nombre y el código del evento deben coincidir
4.14 Especie infectante SI
malariae 4. Infección mixta para evitar confusiones durante la sistematización.

Diligencie los datos de la persona que realiza el diagnòstico del caso con gota Diligencie la variable, de lo contrario el sistema no permitirá continuar con
4.15 Responsable del diagnòstico SI
gruesa, PDR o PCR. el ingreso de la información.

Diligencie la variable, de lo contrario el sistema no permitirá continuar con

4.16 Fecha del resultado (dd/mm/aa) Ingrese en formato día-mas-año, el día en que se entregò el resultado de laboratorio. SI
el ingreso de la información.