FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y SOCIALES

ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN Y CONTADURÍA

CARRERA: ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
SEMESTRE: OCTAVO

INFORME DE PASANTÍA
 ÍNDICE DE CONTENIDO

ÍNDICE DE CONTENIDO........................................................................................................ii

ÍNDICE DE TABLAS...............................................................................................................iv

ÍNDICE DE FIGURAS...............................................................................................................v

SIGLAS Y ABREVIATURAS..................................................................................................vi

INTRODUCCIÓN......................................................................................................................7

CAPÍTULO I: Datos Generales de la Organización...................................................................9

Misión.....................................................................................................................................9

Visión......................................................................................................................................9

Valores corporativos...............................................................................................................9

Reseña histórica....................................................................................................................10

CAPÍTULO II: Descripción del Departamento de trabajo o Área de pasantía.........................11

CAPÍTULO III: Descripción de las Tareas ejecutadas por el Pasante.....................................14

Seguimiento de contratos y creación de PO..........................................................................16

Recepción y seguimiento de facturas por pagar....................................................................16

Emisiones de pago................................................................................................................19

Cierre del mes (Reclasificación y Reserva)..........................................................................20

CONCLUSIONES....................................................................................................................23

REFERENCIAS........................................................................................................................25
 iii

ANEXOS..................................................................................................................................26
 iv

ÍNDICE DE TABLAS

Tabla 1: Cronograma mensual ………………………………………………………… 14

Tabla 2: Cronograma de pasantía……………………………………………………… 15

Tabla 3: Diagrama de tiempos y movimientos proceso de seguimiento de

facturas …………………………..……………………………………………............. 18

Tabla 4: Diagrama de tiempos y movimientos proceso Emisión de pago ..……..……..20

Tabla 5: Diagrama de tiempos y movimientos proceso de Reclasificación…………... 21

Tabla 6: Diagrama de tiempos y movimientos proceso Reserva……………………... 22

 v

ÍNDICE DE FIGURAS

: Acción u operación

: Espera o demora

: Transporte

: Inspección o verificación

: Almacenamiento

; Actividades simultaneas
 vi

SIGLAS Y ABREVIATURAS

s.f: Sin fecha

Po: Procurement Order (Orden de Compra)

O&T: Operaciones, Tecnología e Infraestructura

P2P: Procure-to-Pay

CF O&T: Control Financiero de Operaciones, Tecnología e Infraestructura

 7

INTRODUCCIÓN

El periodo de pasantía es un proceso indispensable para el logro del título universitario,

debido a que, en sustitución de realizar trabajo de grado, esta experiencia es una manera de medir

todos los conocimientos adquiridos a lo largo de la carrera universitaria. Consiste en

cuatrocientas ochenta (480) horas de una experiencia dentro del campo laboral referente a la

especialidad estudiada. Este proceso fue llevado a cabo en la institución bancaria Citibank N.A,

una empresa con mucha trayectoria en Venezuela y de gran reconocimiento mundial,

específicamente en el área de Control Financiero de Operaciones y Tecnología, para ello se

diseño un plan de trabajo que abarcó tres meses de actividades dirigidas al control de los gastos

del área de Operaciones, Tecnología e Infraestructura; para la realización del trabajo se debe

emplear habilidades numéricas para la realización de estimados de gasto, comunicacionales para

el trato con los proveedores, asimismo, con los usuarios internos del banco; por último analíticas

para la interpretación de los estimados y documentos. Con la finalidad de reforzar los

conocimientos aprendidos a lo largo de la carrera universitaria, igualmente, liberar y agilizar los

procesos del área donde se ejecutó el proceso, aportar nuevos conocimientos y mantener el

control de los gastos del área de Operaciones y Tecnología.

En el presente informe, se exponen detalladamente a través de una estructura las

características del trabajo desarrollado, igualmente de la institución y del área mencionada

anteriormente. La estructura de este escrito será la siguiente: un primer capítulo, donde se

presenta información importante de la compañía (misión, reseña histórica, entre otras); segundo

capítulo, dirigido a describir el área detallada donde se llevó a cabo el periodo de pasantía; tercer
 8

capítulo, enfocado en exponer todas las actividades y procesos desempeñados durante el tiempo

de pasantía, asimismo se encontrará el cronograma de actividades y diagrama de los procesos;

por último un espacio para concluir cómo fue la experiencia (aprendizajes, descubrimientos,

recomendaciones).
 9

CAPÍTULO I: Datos Generales de la Organización

Citibank N.A sucursal Venezuela, es una institución perteneciente al sector de banca y

finanzas, que brinda servicios financieros a empresas, instituciones, gobiernos y consumidores.

Asimismo, es filial de Citigroup con casa matriz en Nueva York. Tiene presencia en Venezuela

desde el año 1917, mostrando su compromiso y apostando a la idea de que trabajando unidos se

pueden lograr grandes oportunidades.

Misión: “Servir como un socio confiable para nuestros clientes proporcionando de manera

responsable servicios financieros que permitan el crecimiento y el progreso económico”.

(Citigroup, 2017).

Visión: “Continuar con la estrategia de crecimiento en sus negocios basada en innovación,

eficiencia, servicio al cliente, excelencia operacional y estricto ambiente de control y

cumplimiento.” (Citigroup, 2017)

Valores corporativos: en Citibank se vela de manera importante la ética corporativa y el

cumplimiento del Código de Conducta. Según el mismo, existen ciertos estándares de

liderazgo que son fundamentales a la hora de formar parte de Citi:

• Desarrollo del personal: inspirando y empoderando al equipo a trabajar en forma

colaborativa, lo que a su vez atrae el talento y promueve el desempeño.

• Ofrece valor para los clientes: dándoles prioridad al ser un socio confiable a la hora de

asesorar.

• Trabaja como un socio: al trabajar en forma colaborativa en toda la organización.

• Defiende el progreso: en donde se estimula una cultura con altos estándares y con una

visión progresista.
 10

• Es fiel a nuestros valores: asegurando resultados responsables e íntegros.

• Entrega resultados: convirtiendo la estrategia de Citi en planes de negocio efectivos.

Reseña histórica

Citi fue fundada en el año 1812 con el nombre de City Bank of New York como uno de los

bancos más confiable y con mayor influencia luego de que el Banco de los Estados Unidos

cerrara sus puertas, con el pasar del tiempo, fue considerando unirse a otras compañías de varios

sectores para ampliar su nivel de influencia y presencia, así como también lograr alcanzar su

expansión hacía otros países (1900-1909). Luego hacía 1917, City Bank of New York invade

Sudamérica con sucursales y Venezuela no fue la excepción debido a que se encontraba un auge

petrolero que requería de apoyo del sector financiero. En 1973, la organización se reorganiza con

el enfoque centrado en sus clientes principales, se crea la división World Corporation Group

diseñada para cubrir a las compañías multinacionales, un sector muy importante para las

actividades corporativas. Con ello se produce el nombramiento de la institución como Citibank.

Desde sus inicios hasta el día de hoy, Citibank ha formado parte de las grandes empresas

como también de aquellos que quieren iniciar con su negocio y requieren de apoyo financiero.

Asimismo, ha tenido influencia en momentos muy importantes de la economía mundial.

Es importante resaltar que para un administrador trabajar en una entidad bancaria, a primera

vista puede ser no muy llamativo o nutritivo, sin embargo, cuando se trabaja en áreas que

requieren de análisis y la toma de decisiones en base a los cuantitativos, la capacidad analítica de

un administrador es fundamental.
 11

CAPÍTULO II: Descripción del Departamento de trabajo o Área de pasantía

En esta sección se presentará la información correspondiente al área de Administración donde

se podrá apreciar su estructura de jerarquización y las actividades principales que están diseñadas

para llevar a cabo en dicha área.

El objetivo principal del área es

Coordinar, conciliar y revisar el proceso de control para el seguimiento de los pagos

(Facturas, Ordenes de Compras, Reposiciones), a través de los medios y herramientas

(Excel) de análisis y ejecución tomando en cuenta los criterios de contabilidad local y

normas regulatorias establecidas por SENIAT con el objeto de ser más eficiente y eficaz en

el control de gastos. (Manual de procesos, 2020)

Administración está dirigida al procesamiento de facturas de las operaciones internas de la

organización. La mayoría de las actividades que se desempeñan están directamente relacionada

con el contacto hacía los proveedores que prestan sus servicios para que la organización pueda

realizar sus operaciones y a los clientes para llevar a cabo todos los procesos.

Desde el punto de vista de la jerarquización, el área se puede visualizar como se muestra en el

organigrama a continuación.

Entre los principales procesos que son desarrollados para el funcionamiento del área se puede

destacar:
 12

 Creación de órdenes de compra por consignación

 Seguimiento del pago de facturas del mes

 Procesamiento de facturas según el reporte semanal

 Generación de reportes sobre la conciliación de los productos

De manera breve se puede explicar en qué consisten algunas de las actividades para

importantes a desarrollar durante el periodo de pasantía.

Creación de Órdenes de Compra

El proceso fundamental para que los siguientes puedan llevarse a cabo, consta de la creación

de Órdenes de Compra (PO), son una especie de líneas de crédito creadas a cada proveedor y/o

servicio para que las facturas puedan ser descontadas de la misma. Para la realización de este

proceso se requiere las tarifas establecidas por el proveedor, aprobaciones internas de la

organización (usuario que utiliza el servicio, financieras, de categoría del servicio y del área de

compras en Citibank Colombia), documentos soportes de aumentos de tarifas o cotizaciones,

contratos por los servicios.

Proceso de facturación

Éste consiste en tener el contacto directo con los proveedores para que los mismos hagan

llegar a la organización las facturas correspondientes por cada servicio que se le presta a

Citibank, Básicamente, hacer seguimiento a la factura, desde su recepción, pasando por la

revisión con el usuario interno que utiliza directamente el servicio, registro en el sistema P2P y

por último entregar al área de Pagos para que el dinero pueda llegar hasta el proveedor.

Cierre del Mes

 13

En este proceso se agrupan las actividades aplicadas a la reclasificación de las facturas

pagadas, las no pagadas y las estimaciones de gastos pendientes. De forma general, estos

procesos consisten en realizar un resumen de la gestión del mes para ser trasladada a la

contabilidad de la institución. Se toman en cuenta las facturas que no fueron pagadas, de manera

que se consideran como un gasto que estará presente en el próximo mes.

 14

CAPÍTULO III: Descripción de las Tareas ejecutadas por el Pasante

Esta sección se encontrará compuesta netamente por la experiencia en el campo laboral y el

área donde se desarrolló el proceso de pasantía, además de los procesos desempeñados están

presentados también mediante un diagrama de tiempos y movimientos para analizar cada

actividad que lo compone. Para ello, se presenta el cronograma objetivo del periodo completo

como también una ampliación al mismo, con visualización mensual.

Tabla 1: Cronograma mensual

Semanas (julio)
Actividades 1 2 3 4
Recepción y seguimiento de facturas para su debido pago
       
Emisiones de pago para facturas o cotizaciones (pagos especiales o de
emergencia)        
Reclasificación de las facturas canceladas: distribución de los gastos en
las debidas cuentas y realizar asiento en P2P        
Realizar reserva de las facturas que no fueron canceladas en el mes,
reclasificar las mismas. Realizar asiento en P2P.        
Estructurar el cierre del mes para realizar los análisis correspondientes,
actualización de soportes, evaluación de estatus de deudas con los
proveedores.        
Fuente. Elaboración propia (2018)
 15

Tabla 2: Cronograma de pasantía

MES JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE

SEMAN
ACTIVIDAD A 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

Ingreso: cursos introductorios a la empresa                        

Entrenamiento en la distribución de gasto por base y cuenta                        

contable.
Entrenamiento y realización del registro contable de las                        
Reclasificaciones de Facturas canceladas en el mes.
Entrenamiento y realización del registro contable de las                        
Reservas de Facturas no canceladas en el mes.

Entrenamiento y revisión del cierre de los gastos mensuales

de las áreas de Operaciones y Tecnología, con el fin de                        
explicar las desviaciones (increase/descrease).
Revisión de los requisitos para el registro de BRM y Orden de
Compras en la herramienta de P2P de Proveedores                        
Emisiones de pago en Bs y $ y actualización de data .

Genera reportes de Registros Contables (Pagos y Activos

Fijos), a fin de seleccionar las cuentas contables relacionadas                        
a Activos Fijos para ser Capitalizados o reclasificar al Gasto.
Incorporación de la información de facturas digitalizadas en la                        
carpeta de relación de factura pagadas y recibidas.

Conciliación del Reporte Auxiliar versus el inventario de Activo

Fijo con el fin de ubicar y realizar los asientos contables                        
correspondientes a la desincorporación o incorporar el bien.

Conciliación del Reporte de Pagos vs Relación de Facturas

entregadas al Área de Pago, con el fin de validar control en el                        
pago y dar repuesta al Proveedor, adicionalmente revisar el
movimiento del gasto registrado en la Contabilidad.
Relación de facturas en la distribución de gastos para el
control de entrega al área de Pagos a fin de ser canceladas las                        
facturas al proveedor a través de correo Electrónico y entrega
física de las facturas.
Fuente. Elaboración propia (2018)
 16

En base a los cronogramas presentados anteriormente, a continuación, se ampliarán las cada

uno de los procesos y actividades mencionados en los mismos:

Seguimiento de contratos y creación de PO

Para llevar a cabo el seguimiento de los contratos de los proveedores requiere de constante de

contacto con el área de compras en Citibank Colombia para el intercambio de información ya

que son ellos los encargados de conversar con el proveedor con respecto a nuevas tarifas y

renovación de contratos.

En cuanto a la creación PO la cual puede ser por ajuste de tarifas o por renovación de un

nuevo periodo, se requieren de los siguientes soportes de manera previa: aprobaciones (usuario,

de categoría, financiera y Área de Compras de Citibank Colombia), soporte de Excel con el

estimado de gasto para el periodo, carta de aumento de tarifa (si es el caso), contrato con el

proveedor (si este existe), información sobre en cuenta contable se relaciona el gasto y como se

distribuye. Seguidamente, se vacía la información y los soportes mencionados en el sistema P2P,

asimismo, la PO se introduce en un proceso de aprobación desde el supervisor directo del área

CF O&T hasta llegar por último a Citibank Costa Rica donde se le asigna número a la PO. Una

vez asignado el número, se le debe hacer llegar tanto al proveedor como al usuario para que se

entienda que se pueden emitir facturas.

Recepción y seguimiento de facturas por pagar

Estos procesos son los que requieren de mayor contacto con los proveedores, ya que se les

debe solicitar a los mismos las facturas por los servicios que le prestan al banco o a los usuarios

internos de la institución. Este puede empezar de dos formas, la primera es que las facturas sean

recibidas de forma digital, de esta manera se procede a añadirlas en un control interno del área

llamado “Relación de facturas del mes” para que vaya quedando registrado el estatus en que esta
 17

la factura; seguido de esto, se envía la factura al usuario del banco que utiliza o se encarga del

servicio para que revise la o las mismas y dé su aprobación, además debe hacer llegar cómo se

distribuye dicho gasto en la contabilidad para ser utilizado en el proceso del cierre del mes.

Luego de que el usuario aprueba la factura, se procede a recibir la misma en el sistema P2P, es

decir, rebajar la misma de la PO existente para el proveedor y el servicio para obtener el número

de recibo que necesita el proveedor para identificar la factura en sus registros; por ende dicho

dato se le debe hacer llegar al proveedor al mismo tiempo que se le solicita la factura en físico

para que pueda ser transferida al área de pagos. Cuando la factura es recibida en físico debe

contener el número de PO y el de recibo, de lo contrario se coloca y se digitaliza para elaborar el

correo para el área de pagos; en la cual se presentan las facturas en físico con todos los datos

mencionados anteriormente y la impresión del correo para que sea firmado como comprobante

de la entrega de las facturas.

 18

Tabla 3: Diagrama de tiempos y movimientos, proceso de seguimiento de facturas

Tiempo de
Proceso de facturación Recursos
ejecución

Recepción de factura por correo . 1-15 días

Relación de factura en registros . 2 min Soporte de la factura

Datos de los usuarios
Enviar correo de aprobación de los
usuarios . 1 min
encargados de cada
proveedor

Espera de la aprobación del usuario . 10 min - 2 hrs

Generar Nro.Recibo de la factura en

sistema P2P
. 5 min Aprobación del usuario

Enviar No. Recibo al proveedor y

solicitar físico de la factura
. 5 min Datos del proveedor

Espera del físico de la fatura . 1 - 2 dias

Recepción del físico de la factura . 1 min

Traslado a la impresora . 30 seg

Escanear factura para respaldo . 2 min

Factura en físico

Redactar correo y soportes para el

área de pago . 3 min

Traslado al área de pagos . 30 seg

Entregar factura al área de pago . 1 min

Factura y correo soporte

Total tiempo 15 días 21 min

El proceso de facturación se lleva a cabo durante los primeros quince (15) días de cada mes,

las dos actividades críticas en que el proceso puede resultar demorado es en la aprobación del

usuario que utiliza el servicio y en la recepción del físico de las facturas, ya que es donde el

proceso depende de terceros que no siempre hacen llegar sus respuestas de manera inmediata,

ocasionando el retraso en el procesamiento de las facturas e incluso, haciendo que las facturas

deban ser procesadas el mes siguiente.

 19

Emisiones de pago

Para dar inicio a este proceso se debe contar con los siguientes requisitos:

 Cotización o facturas a cancelar

 Correo de aprobación de categoría del servicio, financiera y de tesorería. Incluso si

requiere de mayor aprobación deben agregarse

 Documento que indique dónde será realizado el pago

 Datos de la cuenta bancaria a la que se realizará el pago

Seguido de los requisitos, se elabora el documento de la emisión de pago en base a un

formato previamente establecido, se imprime para que pueda ser firmada por el supervisor del

área inmediato, por el aprobador de categoría (si se encuentra en la sucursal de Caracas) y

dependiendo del servicio por los demás aprobadores. Junto con el documento de la emisión de

pago deben presentarse los correos de aprobaciones impresos (resaltando claramente la

aprobación), un print de pantalla del sistema que indica la persona autorizada para aprobar la

categoría, cotización o facturas que se están cancelando. Por último, todos los documentos

mencionados anteriormente debidamente firmados y revisados por las personas correspondiente

pueden consignados al área de pagos.

 20

Tabla 4: Diagrama de tiempos y movimientos de proceso Emisión de pago

Tiempo de
Proceso de emisión de pago Recursos
ejecución
Solicitar aprobaciones por
correo
. 5min
Factura, cotización,
estimación del gasto

Espera de las aprobaciones . 1- 5 días

.
Factura a procesar o
Realizar formato de emisión 5 min cotización

Imprirmir soportes
correspondientes . 3 min Soportes completos

.
Conseguir firmas de Emisión de pago y
aprobadores 1 hora soportes

Traslado a la impresora . 30 seg

Realizar juego de copia de la

emisión y sus soportes . 1 min

Ir al área de pagos . 30seg

Entregar documentación al área

de pagos . 2 min
Emisión de pago con
soportes y firmas
1-5 días 1hora 17
Total tiempo
min

Fuente: Elaboración Propia (2018)

Para este proceso es un poco demorado el tema de las aprobaciones, ya que, por ser pagos

especiales, el total del gasto suelen ser elevadas sumas de dinero. Sin embargo, el proceso

debería ser más rápido que el de facturación.

Cierre del mes (Reclasificación y Reserva)

 Reclasificación

La reclasificación consiste en tomar de la Relación de Facturas todas las facturas que fueron

pagadas en el mes y que las mismas deben ser reclasificadas; para ello se llena un formato en
 21

Excel previamente establecido para todos los meses, donde se amplía la información de la

factura de acuerdo a la información que debe incluirse en la contabilidad. Luego, se realiza en

otro formato, en este caso del asiento contable que es cargado al sistema, en el mismo se agregan

las cuentas en la que se distribuye cada factura, sin dejar de lado la cuenta de IVA. Para finalizar,

se carga el asiento en el sistema PASS junto con los soportes correspondiente (formato de Excel

con información ampliada, archivo comprimido con todas las facturas pagadas debidamente

digitalizadas); el mismo es revisado por otras personas con la finalidad de dar aprobación e

incorporar la información a la contabilidad general de Citibank.

Tabla 5: Diagrama de tiempos y movimientos de proceso de Reclasificación

Tiempo de
Proceso de emisión de pago Recursos
ejecución
Filtrar facturas que fueron
procesadas
. 30 seg

Revisar la distribución del gasto

enviada por el proveedor
. 10 min

Distribuir facturas en cada cuenta . 2 hora

Distribución del
gasto

Realizar asiento contable . 1 hora Gasto distribuido

Cargar asiento y soportes en

10 min
sistema PASS
3 horas 20
Total tiempo
min 30 seg

Fuente: Elaboración Propia (2018)

 Reserva

En este caso se incluyen las facturas que no pudieron ser canceladas en el mes con la debida

justificación del por qué no pudieron ser procesadas. Se elabora el mismo formato de Excel que

en la reclasificación para ampliar la información de cada factura de manera contable, para ello

también se realiza el formato del asiento contable para que pueda ser agregado al sistema PASS.
 22

Tabla 6: Diagrama de tiempos y movimientos de proceso de Reserva

Tiempo de
Proceso de emisión de pago Recursos
ejecución
Ordenar facturas que no fueron
pagadas
. 30 seg

Revisar la distribución del gasto . 10 min

Distribuir factura en cada

cuenta
. 2 hora Distribución del gasto

Realizar asiento contable . 1 hora Gasto distribuido

Cargar asiento y soportes en

10 min
sistema PASS
3 horas 20
Total tiempo
min 30 seg

Fuente: Elaboración Propia (2018)

 23

CONCLUSIONES

La experiencia de pasantía puede ser considerada una de las que se quedan en los recuerdos de

las personas, ya que es el primer contacto con el campo laboral luego de tener años de

preparación y estudio de las teorías que serán aplicadas en la práctica. De este periodo de tres

meses de pasantía se puede rescatar que la cantidad de conocimientos aprendidos es inmensa:

nuevos sistemas conocidos, estrategias para la utilización de herramientas como Excel, técnicas

para la redacción de correos corporativos, formas de dirigirse a un proveedor y solventar

inconvenientes.

Durante todo el periodo, se puso apreciar la rigurosidad y normativa que existe para llevar a

cabo cada proceso, como todo debe quedar debidamente por escrito o documentado. Los

procesos están estructurados por una serie de tareas específicas, no hay retrabajo ni tareas

innecesarias. Sin embargo, algunas veces los procesos pueden llevarse más del tiempo estimado

debido a que las actividades o tareas dependen de terceros, entonces se debe hacer el debido

seguimiento para conseguir alguna respuesta, mayormente referente a aprobaciones de algún

gasto. No se puede dejar de lado que el área trabaja de la mano con los proveedores y el

compromiso principal de la misma debe ser garantizar el procesamiento de las factura que a su

vez asegura el pago de las mismas.

El ambiente de trabajo en Citibank y específicamente en CF O&T fue bastante agradable, de

crecimiento, no limitativo a preguntar o equivocarse. Se pudo percibir un clima organizacional

satisfactorio que incita a la motivación del trabajo, mejoramiento de los procesos, de mucha

comunicación no solo a nivel nacional sino internacional para aclarar dudas o solventar

situaciones críticas.
 24

En lo personal, se adquirieron conocimientos fundamentalmente para las relaciones

interpersonales; tanto con compañero, supervisores, vicepresidentes, entre otros, como con

proveedores o personal en otras sucursales de Citibank en América. Todo ello, brindo un aporte

clave en el crecimiento personal y como futuro profesional.

 25

REFERENCIAS

Citibank N.A (2016) Ficha de levantamiento de procesos Control Financiero OT

Citibank N.A (2017) Código de conduta

Citigroup (2017) Recuperado de https://www.citigroup.com/citi/about/mission-and-value-

proposition.html
 26

ANEXOS

Anexo 1
 27

Anexo 2
28
 29

Anexo 3

Anexo 4
30
 31

Anexo 5
 32

Anexo 6
 33

Anexo 7
 34

Anexo 8
 35

Anexo 9
 36

Anexo 10
 37

Anexo 11
 38

Anexo 12
 39

Anexo 13