REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA EDUCACIÓN

UNIVERSITARIA, CIENCIA Y TECNOLOGÍA
INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGÍA PARA LA INFORMÁTICA
COORDINACION DE PASANTÍAS PROFESIONALES
ACARIGUA- PORTUGUESA

INFORME FINAL DE PASANTÍAS PROFESIONALES

DE INDUSTRIA AZUCARERA SANTA ELENA, C.A.
UBICADA EN CTRA. VÍA PAYARA, CENTRO “I” TOCUYANO SECTOR
SISTEMA DE RIEGO LAS MAJAGUAS MUNICIPIO AGUA BLANCA
ACARIGUA ESTADO PORTUGUESA.

TUTOR ORGANIZACIONAL: PASANTE:

LIC. YULEIDA CHOURIO EDUAR JOSÉ PÉREZ MOLINA
CÓDIGO: 157485
ESPECIALIDAD: ADMINISTRACION INDUSTRIAL

ACARIGUA, MARZO 2018

 REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA EDUCACIÓN
UNIVERSITARIA, CIENCIA Y TECNOLOGÍA
INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGÍA PARA LA INFORMÁTICA
COORDINACIÒN DE PASANTÍAS PROFESIONALES
ACARIGUA- PORTUGUESA

PROPUESTA PARA MEJORAR EL PROCESO DE FACTURACIÓN EN EL

DEPARTAMENTO COMERCIALIZACIÓN DE LA INDUSTRIA
AZUCARERA SANTA ELENA, C.A.

TUTOR ACADÉMICO: PASANTE:

LIC. ANALIDA GUEDEZ EDUAR JOSÉ PÉREZ MOLINA
CÓDIGO: 157485
ESPECIALIDAD: ADMINISTRACION INDUSTRIAL
 REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA EDUCACIÓN
UNIVERSITARIA, CIENCIA Y TECNOLOGÍA
INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGÍA PARA LA INFORMÁTICA
COORDINACIÒN DE PASANTÍAS PROFESIONALES
ACARIGUA- PORTUGUESA

CERTIFICACIÓN DE APROBACIÓN DE PASANTÍAS PROFESIONALES

Se hace constar, que el (la) estudiante: EDUAR JOSÉ PÉREZ

MOLINA, titular de la Cedula de identidad N°27.890.101, Código: 157485,
estudiante del sexto semestre de la especialidad de: ADMINISTRACIÓN
INDUSTRIAL durante el periodo: PN17-1. Realizo las Pasantías
Profesionales en la INDUSTRIA AZUCARERA SANTA ELENA, C.A Las
mismas fueron APROBADAS, mediante presentación del Informe Final y
Cuestionario de Evaluación.

Lic. MSC. Milexa Gutiérrez

Coord. De Pasantías Profesionales
DEDICATORIA

iii
 A Dios, por haberme permitido llegar hasta este punto y haberme dado
salud para lograr mis objetivos y de esta manera compartirlo con mi familia
que sin ellos esto no sería posible.
A mis Padres, por haberme apoyado en todo momento, por sus
consejos, sus valores, por la motivación constante que me ha permitido ser
una persona de bien.
A mis Hermanos, por darme tanto apoyo para que fuera posible este
éxito alcanzado.
A mis demás familiares y amigos que me apoyaron para que pudiera
cumplir este sueño que hoy se vuelve realidad.
Este triunfo es tanto mío como de ustedes ya que sin ustedes no lo
hubiese logrado.

AGRADECIMIENTO

iii
 Primeramente quiero agradecerle a Dios, por facilitarme la capacidad,
inteligencia, constancia y perseverancia para el logro y realización de este
proyecto y ver así la realización de mi carrera profesional.
Gracias a mis padres, Marina Molina Y Francisco Pérez por darme la
vida, por los valores que me han inculcado, y por haberme dado la
oportunidad de tener una excelente educación en el transcurso de mi vida.
Gracias a mis hermanos Francy, Arles y Ronald, por ser parte
importante de mi vida y representar la unidad familiar.
Gracias a la universidad IUTEPI, y a cada uno de los facilitadores,
personal administrativo y obrero de esta casa de estudios superiores por la
orientación que me han dado para obtener los conocimientos adquiridos a lo
largo de mi formación profesional.
Gracias a la profesora y también tutora institucional Analida Guedez
por su valiosa colaboración y orientación en la realización de este informe.
Gracias a la Industria Azucarera Santa Elena, C.A. por haberme
abierto las puertas para ingresar como pasante y brindarme todas las
herramientas necesarias para poder culminar este proyecto de vida con
éxito.
Les agradezco a mis compañeras de estudio por su apoyo y
colaboración incondicional.

A todos y todas muchas gracias…

ÍNDICE GENERAL

iii
 Pp.
CERFIFICACION DE APROBACION DE PASANTIAS
PROFESIONALES………………………………………………………..iii
DEDICATORIA……………………………………….………….………..iv
AGRADECIMIENTO………………….………………………….….…….v
ÍNDICE GENERAL……………….………………………………….……vi
INTRODUCCIÓN………….………………………………………..……viii
CAPÍTULOS
I DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA
Razón social………………………………………………………………10
Denominación comercial………………………………………………..10
Registró de información fiscal…………………………………………..10
Dirección fiscal…………………………………………………………...10
Actividad económica….………………………………………………….10
Reseña histórica………………………………………………………….10
Misión………………………………………………………...……………13
Visión………………………………………………………...……………13
Principios y Valores…….………………………………........................13
Política……………………………………………..................................14
II ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
Organigrama general……………………………….…………..............15
Organigrama del departamento de Comercialización...……….........16
Descripción general del departamento de Comercialización….........17
III DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES DE LA PASANTIA
Objetivo del pasante……………………………………………………..18
Objetivo de la empresa respecto a las pasantías…………………....18
Descripción de las actividades asignadas al pasante……................19
Cronograma de actividades digitalizado………………………………20

iii
Recursos utilizados………………………………………………………25
Comparación entre el perfil de la especialidad y las actividades
realizadas…………………………………………………………...…….25
Nuevos conocimientos adquiridos……………………………………..26
Aportes realizados durante el proceso de pasantías……..………….27
Recomendaciones……………………………………………..………...27
Glosario de términos………………………………………………...…..28
IV LA PROPUESTA
Objetivos…………………………………………………………………..31
General…………………….……………………………………………...31
Específicos…………….….……..……………………………………….32
Bases teóricas de la propuesta……………………............................32
Diseño general de la propuesta……………………..……..…………..34
Recomendaciones de la propuesta……………………..………..……36
Referencias bibliográficas…………………………………..……..……38
Anexos…………………………...........................................................39

iii
 INTRODUCCIÓN

El presente informe refleja las actividades realizadas en el período de

pasantías profesionales, requisito indispensable para culminar la carrera de

TSU en el Instituto Universitario de Tecnología para la Informática, más allá

de ser un requisito, es una forma de poner en práctica los conocimientos

adquiridos en las diferentes materias que se cursaron en la carrera, sirviendo

así, para comparar o confrontar la teoría con la realidad del día a día.

Las pasantías fueron realizadas bajo la supervisión del Departamento

de Comercialización, en la Industria Azucarera Santa Elena, C.A., ubicada en

ctra. vía payara, centro “I” Tocuyano sector sistema de riego las majaguas

municipio Agua Blanca Acarigua Estado Portuguesa.

En este sentido se expresa los conocimientos adquiridos y recopilados

durante el período comprendido entre el 27/11/17 hasta el 19/01/18 los

cuales formaran parte fundamental en el desarrollo de las actividades futuras

en mi desempeño como Profesional de Administración Industrial.

Fue así que estando en el departamento de comercialización se notó

que las facturas se tardan mucho tiempo en realizar ya que no cuentan con

manuales de orientación y no tienen una planificación para realizar dichas

facturas, es por ello que realice la propuesta de hacer un plan para mejorar el

proceso de facturación con el objetivo de facilitarle al personal la realización

de sus facturas.

iii
 El informe se encuentra estructurado en cuatro capítulos: El Capítulo I,

muestra la Descripción de la Empresa, su Razón Social, Dirección, Actividad

Económica, Reseña Histórica, entre otros aspectos de la Empresa.

En el Capítulo II, se hace referencia a la estructura Organizacional,

Organigrama de la Empresa y del Departamento, también se habla de la

Descripción General del Departamento.

El Capítulo III, muestra las actividades realizadas en el tiempo de

ejecución de este proceso, explicando detalladamente los aportes

suministrados a la organización.

Por su parte, en el Capítulo IV se muestra toda la información sobre la

Propuesta en consecuencia a sus Objetivos Generales y Específicos, Bases

Teóricas, Diseño General, y Recomendaciones de la Propuesta.

Para culminar este informe se presentarán las Referencias

Bibliográficas y los Anexos.

iii
 CAPÍTULO I

DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA

Descripción General

Razón Social
Industria Azucarera Santa Elena, C.A.

Denominación Comercial
I.A.S.E, C.A.

Registro de Información Fiscal (RIF)

J-30370201-5

Dirección Fiscal
La Industria Azucarera Santa Elena, C.A. Se encuentra ubicada en
ctra. vía payara, centro “I” Tocuyano sector sistema de riego las majaguas
municipio Agua Blanca Acarigua Estado Portuguesa.

Actividad Económica
La Industria Azucarera Santa Elena C.A tiene como actividad
económica la elaboración de Azúcar Blanca, obtenida mediante el
procesamiento de caña.

Reseña Histórica
La Industria Azucarera Santa Elena. C.A llamada anteriormente “Las
Majaguas” tuvo su inicio en 1976 cuando se suscribió un contrato entre la
corporación venezolana de fomento, y centrales azucareros C.A

iii
(CENAZUCAR) y la empresa The Merrlees Watson Co. L.T.D. En el cual se
especifica el suministro y construcción del Central Azucarero “Las Majaguas
C.A”.
El 02 de agosto de 1976 Centrales Azucareros C.A (CENAZUCAR) y
la empresa The Merrlees Watson Co. L.T.D, se firma un convenio para
cambios o modificaciones pedidas por (CENAZUCAR) a las especificaciones
originales.
En la fecha 06 de septiembre de 1976, fue constituida y registrada la
empresa Central Azucarera “Las Majaguas, C.A, en la cual los accionistas de
la compañía entregan a caja cuentas de sus acciones suscritas el porcentaje
que la ley exige para la constitución de compañías anónimas, y así mismo, el
inventario de bienes muebles. La mayor molienda se obtuvo en la Zafra de
1986-1987 con un total de 616.594,80 toneladas de azúcar con un
rendimiento de 7019 y una producción de 450.107,16 toneladas equivalentes
a azúcar blanca.
La operación de financiamiento para la adquisición de equipos y
maquinarias para el procedimiento de la caña de azúcar, y servicios
necesarios a la empresa fueron puestos en marcha por la corporación
venezolana de fomento. Luego esta pasa a integrar la empresa privada a
partir del proceso de privatización que se dio en el país el 02 de marzo de
1993 donde se firma azucarera “Las majaguas C.A”, queda favorecida
cumpliendo con los tramites establecidos en la ley de privatización, logrando
con este mantener un dominio total de la empresa y su producción.
En septiembre de 1997, la familia Turman compra el Central
Azucarero Las Majaguas C.A, dando así pasó a la Industria Azucarera
“Santa Elena” C.A
En fecha 10 de marzo de 2010, fue intervenida mediante
procedimiento administrativo llevado por Indepabis, constituyéndose así una
Ocupación Temporal durante 90 días, siendo el día 08/06/2010, se decidió la

iii
intervención de la Industria Azucarera Santa Elena, C.A. mediante proceso
expropiatorio Decreto Nº7.472; Gaceta Oficial 39.441.
Para el día 27/05/2012, el Vicepresidente de la República Elías Jaua
Milano presenta al Presidente de la República Hugo Chávez, el Punto de
Cuenta signado con el Nº 227-2012, donde propone ordenar la Adscripción
de “TODOS” los Centrales y las “Unidades de Producción Primaria Socialista
del Azúcar” a la empresa CVA AZÚCAR, S.A., con transferencia
“ABSOLUTA” de todas las competencias operativas, administrativas y
comerciales; de los Centrales Azucareros Incluido Industria Azucarera Santa
Elena C.A dicho Punto de Cuenta fue aprobado por el Presidente de la
República sin observaciones.
El día 18/07/2012, se Dicta el Decreto Presidencial Nº 9.088, G.O.
Nº39.968 del 19/07/2012, donde se realiza lo aprobado en el Punto de
Cuenta anteriormente referido.
En fecha 07/08/2013, Gaceta Oficial Nº 40.223, se nombra una Junta
Administradora de Santa Elena y Agrícola Yaracuy, por ser empresas que
forman parte de la ejecución de la obra: “Consolidación del Eje Productor y
Agroindustrial de la Caña de Azúcar, en los Municipios Páez y Araure”,
cónsono con el “Plan Nacional Azucarero 2012-2019
En fecha 10/10/2013, son publicados en Gaceta Oficial Nº 40.269, los
Decretos Nº 474 y 475,emanado por el Presidente de la República
Bolivariana de Venezuela, Nicolás Maduro Moros, en donde se ordena la
intervención, liquidación y supresión de la empresa del Estado CVA
AZÚCAR, S.A., y sus empresas filiales, para dar paso a la nueva
Corporación Venezolana de la Caña de Azúcar y sus Derivados, S.A.,
(C.V.C. AZÚCAR, S.A.), en el Decreto Nº 475 se indica el objeto y quiénes
son los participantes de esta nueva empresa, entre las que se encuentra, sin
lugar a dudas, Industria Azucarera Santa Elena, C.A., como Central
Azucarero.

iii
Dirección Estratégica

Misión
Abastecer el mercado nacional de azúcar blanco directo y refino que
satisfagan las expectativas de nuestros clientes y colaboradores; a través de
un mejoramiento continuo de los procesos y la calidad de nuestro producto
preservando el medio ambiente, mediante el desarrollo integral entre
trabajadores, productores y comunidades.

Visión
Ser una empresa Agroindustrial reconocida nacionalmente por la
calidad y excelencia, en su orientación hacia el desarrollo integral de la
industria y la sociedad.

Principios y Valores
Llegar a la productividad optima en cuanto al rendimiento por
toneladas y grados en los cultivos de caña de azúcar producidos.
Lograr un elevado índice de eficacia, en cuanto a la producción de la
caña de azúcar para obtener un producto de suma calidad para la Industria,
la empresa trabaja con estándares establecidos a fin de lograr la mayor
calidad del producto.
La empresa se preocupa por el bienestar de todas las personas que
laboran día a día en la misma, ofreciéndoles asistencias médicas, servicios
de comedor y dotándoles de equipos de higiene y seguridad industrial,
cumpliendo con el desarrollo equilibrado y sostenido de sus recursos
humanos.

iii
Política
Busca la calidad en todos los procesos de la empresa fijando los
objetivos para lograr la satisfacción total de la industria, generando servicios
bajo las más rigurosas normas de calidad, aplicando los procesos de la
organización.

iii
 CAPITULO II

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

Organigrama General

Fuente: Departamento de Comercialización

Año: 2015

iii
Organigrama del Departamento donde realizó las Pasantías

SUPERINTENDENTE
COMERCIAL

ANALISTA DE ANALISTA DE
FACTURACIÓN DESPACHO

ASISTENTE

Fuente: Eduar Perez.

Año: 2018

iii
Descripción General del Departamento donde realizó las Pasantías

El departamento de comercialización se encarga de realizar las

siguientes actividades:
 Coordinar todo lo relacionado con las ventas y cobranzas, esto
último conjuntamente con el Departamento de Consultoría
Jurídica.
 Autorizar las facturas de ventas, a través de la verificación y
firma de la solicitud de pedido.
 Revisar cada cliente al que se le conceda crédito o se venda de
contado.
 Mantener comunicación estrecha con los clientes para lograr
una cobranza en tiempo y forma.
 Otorgar créditos a los clientes, previamente analizando los
movimientos de compras y autorizado por la administración.
 Revisar diariamente los niveles de inventarios tanto de
productos principales y de sub-productos para determinar las
cantidades a vender.
 Atender la visita de los clientes que ingresan al central.
 Mantener comunicación directa con los departamentos de
Almacén de Azúcar, laboratorio de procesos, y el área de
producción para determinar las especificaciones, cantidades y
características de los productos disponibles para venta.
 Elaborar y presentar un reporte sobre el avance de las ventas
generadas en los periodos de refino y zafra, así como elaborar
el informe de gestión al culminar cada periodo.

iii
 CAPÍTULO III

DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE PASANTÍA

Objetivo del Pasante

 Adquirir conocimientos y experiencias sobre el entorno laboral.
 Realizar las distintas tareas de índole administrativo asignadas por el
personal del departamento administrativo.
 Tratar con cordialidad, amabilidad y respeto a cada una de las
personas que laboran en el departamento, al igual al público que
asiste al mismo.
 Brindar un trabajo eficaz y eficiente.
 Colaborar con el personal del departamento, al igual que con las
actividades que realicen.
 Asumir responsabilidades en las tareas a realizar durante el periodo
de la pasantía.

Objetivo de la Empresa respecto a la Pasantía

Brindar la colaboración requerida al departamento asignado en las
actividades que sean delegadas en el proceso de pasantías.
Preparar al pasante para una incorporación eficiente al campo de
trabajo, acelerando de esta manera el proceso de adaptación en el campo
profesional.
Conseguir que el pasante perciba la empresa como un ambiente de
aprendizaje y la pasantía como un proceso que debe satisfacer necesidades
empresariales y académicas.

iii
Descripción de las actividades asignadas al Pasante

- Archivar: Guardar en carpetas maika y carpetas manila facturas,

despachos, solicitudes de guías, recibos de pagos de azúcar,
memorándum, oficios, órdenes de venta, de manera que cuando se
necesiten se encuentren con facilidad.
- Escanear: Se trata de convertir un documento a un formato digital a
través de un escáner para luego imprimirlo ya sea para tener más
copias, o para enviarlo por correo si es de necesidad por algún
personal de la CVA de Barquisimeto.
- Relación de venta de azúcar: Se trata de hacer una relación de las
ventas de azúcar hechas meses anteriores a los empleados, personal
obrero, pasantes y choferes de la I.A.S.E, C.A Y AGRICOLA
YARACUY, C.A.
- Solicitud de guía de despacho: Es una solicitud que se hace para ser
entregada junto con la factura original a los transportistas de caña de
azúcar dependiendo de los días que ha laborado.
- Venta de azúcar a productores: Fue una venta de azúcar a
cañicultores que duro más de una semana porque se les vendió a
cada sector del municipio.

iii
Cronograma de Actividades Digitalizado

CONTROL DE ASISTENCIA Y CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES DE PASANTIA

Nombres y Apellidos: Cédula de Identidad: Código: Especialidad:

Eduar José Pérez Molina V-27.890.101 157485 Administración Industrial
Fecha de Fecha de Nombre de la empresa: Departamento o Área:
inicio: culminación: Industria Azucarera Santa Superintendencia Comercial
27/11/2017 19/01/2018 Elena, C.A.
Nombre del Tutor empresarial: Cédula de Identidad: Cargo:
LIC. Yuleida Chourio 20024955 Superintendente Comercial

SEMANA N. 1
MAÑA NA TARDE
DIA FECHA ACTIVIDADES DE OBSERVACIONES
HORA HORA HORA HORA
ENTRADA SALIDA FIRMA ENTRA SALIDA FIRMA PASANTIA
DA

LUNES 27/11/2017 8:00 11:45 Eduar P. 1:00 3:45 Eduar P. Charla de bienvenida
al departamento.

Escanear, venta de
3:45 Eduar P. azúcar a trabajadores
MARTES 28/11/2017 8:00 11:45 Eduar P. 1:00
de la I.A.S.E, C.A.

No se laboró por
MIÉRCOLES29/11/2017 Día Feriado ser día de Agua
Blanca

JUEVES 30/11/2017 3:45 Eduar P. Archivar despachos

8:00 11:45 Eduar P. 1:00
de octubre.

11:45 Eduar P. 12:30

VIERNES 01/12/2017 1:45 Eduar P. Archivar despachos
7:00
de octubre.

SEMANA N. 2
MAÑA NA TARDE
DIA FECHA ACTIVIDADES DE OBSERVACIONES
HORA HORA HORA HORA
ENTRADA SALIDA FIRMA ENTRA SALIDA FIRMA PASANTIA
DA

No se laboró por
LUNES 04/12/2017 Día Feriado ser día de Santa
Bárbara

iii
 MARTES 05/12/2017 8:00 3:45 Eduar P. Archivar despachos
11:45 Eduar P. 1:00
de noviembre.

MIÉRCOLES06/12/2017 8:00 3:45

11:45 Eduar P. 1:00 Eduar P. Archivar despachos
de noviembre.

JUEVES 07/12/2017 8:00 3:45 Eduar P. Archivar despachos

11:45 Eduar P. 1:00
de noviembre.

Entrega de
VIERNES 08/12/2017 recaudos en la
universidad.

SEMANA N. 3
MAÑA NA TARDE
DIA FECHA ACTIVIDADES DE OBSERVACIONES
HORA HORA HORA HORA
ENTRADA SALIDA FIRMA ENTRA SALIDA FIRMA PASANTIA
DA

LUNES 11/12/2017 Eduar P.

8:00 11:45 1:00 3:45 Eduar P. Archivar despachos
de diciembre.

Solicitud de guía de
despacho para
MARTES 12/12/2017 8:00 3:45 trabajadores
11:45 Eduar P. 1:00 Eduar P.
indirectos de la
empresa.
Recorrido al
departamento de
MIÉRCOLES13/12/2017 8:00 3:45 Eduar P. almacén de azúcar y
11:45 Eduar P. 1:00
explicación del
mismo.

JUEVES 14/12/2017 8:00 3:45

11:45 Eduar P. 1:00 Eduar P. Archivar despachos
de diciembre.

11:45 Eduar P. 12:30

VIERNES 15/12/2017 1:45 Eduar P. Archivar despachos
7:00
de diciembre.

SEMANA N. 4

iii
 MAÑA NA TARDE
DIA FECHA ACTIVIDADES DE OBSERVACIONES
HORA HORA HORA HORA
ENTRADA SALIDA FIRMA ENTRA SALIDA FIRMA PASANTIA
DA

Escanear, Archivar
LUNES 18/12/2017 8:00 11:45 Eduar P. 1:00 3:45 Eduar P. despachos de
diciembre.

Escanear, Archivar
MARTES 19/12/2017 8:00 3:45 Eduar P. despachos de
11:45 Eduar P. 1:00
diciembre.

Relación de venta de
azúcar al personal
obrero y empleados
de las empresas
IASECA, Agrícola
MIÉRCOLES20/12/2017 8:00 3:45
11:45 Eduar P. 1:00 Eduar P. Yaracuy, Pasantes
desde enero hasta
mayo.
Relación de venta de
azúcar al personal
obrero y empleados
de las empresas
IASECA, Agrícola
JUEVES 21/12/2017 8:00 3:45 Eduar P. Yaracuy, Pasantes y
11:45 Eduar P. 1:00
choferes desde junio
hasta septiembre.
Relación de venta de
azúcar al personal
obrero y empleados
de las empresas
IASECA, Agrícola
VIERNES 22/12/2017 12:30 1:45
7:00 11:45 Eduar P. Eduar P. Yaracuy, Pasantes
desde octubre hasta
diciembre.

SEMANA N. 5
MAÑA NA TARDE
DIA FECHA ACTIVIDADES DE OBSERVACIONES
HORA HORA HORA HORA
ENTRADA SALIDA FIRMA ENTRA SALIDA FIRMA PASANTIA
DA

LUNES 25/12/2017 Día Feriado

MARTES 7:00 11:45 Eduar P. 1:00 2:45 Eduar P. Solicitud de guía de

despacho para

iii
 26/12/2017 trabajadores
indirectos de la
empresa.
Escanear, archivar
MIÉRCOLES27/12/2017 7:00 11:45 Eduar P. 1:00 2:45 Eduar P. despachos de
diciembre.

Recorrido desde el
departamento la
Romana hasta el
laboratorio de
muestra y explicación
JUEVES 28/12/2017 7:00 11:45 Eduar P. 1:00 2:45 Eduar P. de lo que se hace en
dichos
departamentos.

VIERNES 29/12/2017 7:00 11:45 Eduar P. 1:00 2:45 Eduar P. Archivar despachos
de diciembre.

SEMANA N. 6
MAÑA NA TARDE
DIA FECHA ACTIVIDADES DE OBSERVACIONES
HORA HORA HORA HORA
ENTRADA SALIDA FIRMA ENTRA SALIDA FIRMA PASANTIA
DA

LUNES 01/01/2018 Día feriado

Venta de azúcar a
empleados y pasantes
MARTES 02/01/2018 7:00 11:45 Eduar P. 1:00 2:45 Eduar P. de las empresas
IASECA y Agrícola
Yaracuy.
Venta de azúcar a
empleados, personal
MIÉRCOLES03/01/2018 7:00 11:45 Eduar P. 1:00 2:45 Eduar P. obrero y choferes de
las empresas IASECA y
Agrícola Yaracuy.

JUEVES 04/01/2018 7:00 11:45 Eduar P. 1:00 2:45 Eduar P. Escanear, Archivar
despachos de enero.

VIERNES 05/01/2018 7:00 11:45 Eduar P. 1:00 2:45 Eduar P. Escanear, Archivar
despachos de enero.

SEMANA N. 7

iii
 MAÑA NA TARDE
DIA FECHA ACTIVIDADES DE OBSERVACIONES
HORA HORA HORA HORA
ENTRADA SALIDA FIRMA ENTRA SALIDA FIRMA PASANTIA
DA

Venta de azúcar a
productores de los
LUNES 08/01/2018 7:00 11:45 Eduar P. 1:00 2:45 Eduar P. sectores Centro L,
Cruz de Mayo, Pirital,
Quebrada Honda.
Venta de azúcar a
productores de los
MARTES 09/01/2018 7:00 11:45 Eduar P. 1:00 2:45 Eduar P. sectores Pirital, El
Morro, Quebrada
Honda.
Venta de azúcar a
MIÉRCOLES10/01/2018 7:00 11:45 Eduar P. 1:00 2:45 Eduar P. productores de los
sectores Santa Ana,
Masatico, Caña Dulce.
Entrega de
JUEVES 11/01/2018 recaudos en la
universidad.

Venta de azúcar a
productores de los
VIERNES 12/01/2018 7:00 11:45 Eduar P. 1:00 2:45 Eduar P. sectores La
Esperanza, La Palma,
Vega del medio.

SEMANA N. 8
MAÑA NA TARDE
DIA FECHA ACTIVIDADES DE OBSERVACIONES
HORA HORA HORA HORA
ENTRADA SALIDA FIRMA ENTRA SALIDA FIRMA PASANTIA
DA

Venta de azúcar a
productores de los
LUNES 15/01/2018 7:00 11:45 Eduar P. 1:00 2:45 Eduar P. sectores Vega Abajo,
El Amparo, La
Chepera, Genareño.
Venta de azúcar a
Cooperativas,
Sucesiones,
MARTES 16/01/2018 7:00 11:45 Eduar P. 1:00 2:45 Eduar P. Colectivos,
Asociaciones y
empresas.
7:00 11:45 Eduar P. 1:00 2:45 Eduar P. Hacer existencia de
MIÉRCOLES17/01/2018 producto terminado
diario.

iii
 Entrega de
JUEVES 18/01/2018 recaudos en la
universidad.

Hacer existencia de
VIERNES 19/01/2018 7:00 11:45 Eduar P. 1:00 2:45 Eduar P. producto terminado
diario.

Recursos Utilizados
En el desempeño de las actividades realizadas que fueron asignadas
en el lapso de pasantías se utilizaron los siguientes recursos:

 Sistema de computación.
 Telefonía fija.
 Formatos de facturación.
 Solicitudes de pagos.
 Recibos de pago.
 Impresora, impresora de facturación.
 lápices, marcadores, resaltadores, papel bond, papel carbón, hojas
blancas tamaño oficio y carta, calculadora, archivador, Carpetas,
engrapadora, saca grapas, bolígrafo, clips, perforadora, sellos, lápiz
creyón, corrector, borrador, tijeras, entre otros materiales de oficina.

Comparación entre el Perfil de la Especialidad y las Actividades

Realizadas
En la formación académica el T.S.U. en Administración Industrial
adquiere por medio de varias materias dentro de la especialidad que lo
capacitan para enfrentar cualquier retos que se le asigne dentro del área
Industrial e Administrativo.

iii
 El T.S.U. en Administración Industrial, egresado del IUTEPI, está
dentro de los parámetros establecidos, inclusive son capacitados para
realizar actividades en cualquier coordinación o más allá de lo que a un
administrador se le puede exigir.
En la empresa se realizaron tareas de índole administrativo como
facturar, contabilizar, hacer solicitudes, entre otras funciones que se hicieron
de acuerdo a la carrera Administración Industrial.

Nuevos Conocimientos Adquiridos en el Proceso de Pasantías

La Industria Azucarera Santa Elena, C.A. Me ha ofrecido la
oportunidad de desarrollar mis conocimientos, permitiendo relacionarme
junto con los procesos básicos estudiados. Esta experiencia por la empresa,
me ha permitido tener la capacidad de aplicar todas las habilidades y
destrezas adquiridas, en el trabajo práctico de todos los días, bajo la
supervisión de personas con experiencia en el departamento de trabajo,
ejercitando todas las actividades propias y particulares de los problemas y
situaciones del entorno laboral.
En consecuencia, se puede establecer que la teoría ayuda a
perfeccionar en la práctica la realización de ciertas acciones, y al mismo
tiempo, le permite al pasante un futuro profesional, establecer asociación
entre la práctica y los conocimientos, percibiéndose que en muchas
ocasiones existen diferencias entre lo expuesto en el aula y la experiencia de
la realidad laboral. Al finalizar el tiempo asignado de 8 semanas de pasantía,
puedo expresar que he logrado adquirir nuevos conocimientos en las
distintas áreas de trabajo y su relación con la industria, lo cual me llena de
satisfacción y me impulsa a seguir preparándome y mejorando
profesionalmente.
Aportes Realizados durante el proceso de Pasantía

iii
 En este proceso de pasantía puse en práctica la aplicación de
los conocimientos teóricos, adquiridos durante el proceso de
enseñanza, haciendo lo aprendido en el transcurso de mis clases en el
Instituto Universitario de Tecnología para la Informática, (IUTEPI). Y
poniéndolo en práctica en la empresa.
Es por ello, que se realizó una propuesta de mejoramiento en el
proceso de facturación en el departamento comercialización de la
Industria Azucarera Santa Elena, C.A. Para lograr así que el personal
administrativo de dicho departamento tenga más accesibilidad y pueda
hacer sus facturas con más facilidad y para maximizar la eficiencia y
eficacia de la gestión de cobranzas y facturación y por ende lograr un
aumento del volumen de ventas.

Recomendaciones
A la institución.
Esforzarse cada día más por ofrecer una educación de mayor calidad
para el estudiante.
Ofrecer perspectivas más amplias a los estudiantes acerca del campo
laboral para que posean una base cada vez más firme y de esta manera
puedan adaptarse rápidamente al ámbito de trabajo.
Contribuir en la dotación y actualización de folletos, libros, informes,
que puedan proporcionar información de asesoramiento al pasante con
respecto normativa empleada para la realización del informe de pasantía con
el fin de que los estudiantes tengan mayor conocimiento del mismo.

A la Empresa.

iii
 Seguir ofreciendo oportunidades de capacitación de mano de obra a
los alumnos de las instituciones del país, por medio del proceso de
pasantías.
Disponer de espacios adicionales que permita el ingreso de personal
para la división del trabajo.
Seguir trabajando en conjunto con otros departamentos para mantener
la eficiencia y eficacia en el proceso administrativo que se lleva a cabo en la
empresa.

Glosario de Términos

Archivar: La palabra archivar designa a la acción, actividad de

guardar documentos, textos o cualquier otro tipo de información en un
archivo, o en su defecto en un archivador.
Analista de facturación: Se encarga de gestionar las facturas de los
servicios prestados, asegurando la correcta y oportuna presentación de las
mismas de acuerdo a las políticas de la organización.
Comercio: Actividad propia del intercambio, representa la negociación
que hacen las personas físicas o jurídicas y los estados comprando,
vendiendo o permutando toda clase de bienes.
Documento de Archivo: Soporte que contiene un texto que es el
resultado de una actividad administrativa de una entidad, efectuada en
cumplimiento de sus objetivos y finalidades.
Escanear: Un escáner es un periférico de captura utilizado para
escanear documentos; es decir, convertir un documento en papel en una
imagen digital.
Factura: Es el documento fechado, que da el vendedor de un bien o
servicio al comprador y en donde se señalan datos como los nombres del

iii
vendedor y el comprador, la cantidad, precio, descripción de la mercancía o
clase de servicio vendido y el impuesto deducido por la venta.
Guía de Despacho: Las guías de despacho son documentos
tributarios que se utilizan durante el traslado de mercaderías, y respaldan la
entrega efectiva de los productos.
Oficios: Es una comunicación escrita que suele estar vinculada a los
asuntos de las administraciones públicas. Se trata de un documento que
permite comunicar disposiciones, abrir consultas o llevar adelante distintas
gestiones.
Venta: Es la acción y efecto de vender (traspasar la propiedad de algo
a otra persona tras el pago de un precio convenido). El término se usa tanto
para nombrar a la operación en sí misma como a la cantidad de cosas que
se venden.

iii
 CAPÍTULO IV

LA PROPUESTA

“Propuesta para Mejorar del Proceso de Facturación en el

Departamento Comercialización de la Industria Azucarera Santa Elena, C.A.”

El proceso de administrar representa un elemento importante en el

desarrollo de las actividades y el uso de recursos en forma eficiente. Sobre
estas consideraciones, para asegurar el cumplimiento de los propósitos de
las organizaciones se hace necesario el establecimiento de estrategias y
procedimientos en proceso de gestión, específicamente en la de facturación,
ya que se aplica principalmente para gestionar un control sobre todos los
movimientos financieros que posee un negocio.
Se puede señalar, que por medio de la facturación se materializan y
documentan los ingresos de la organización; por otra parte, tiene la
importante labor de recibir, examinar, aceptar o rechazar las facturas
recibidas en función de que estas cumplan o no los requisitos exigidos por la
normativa en materia de facturación. Por lo tanto, las estrategias de negocio
orientadas al cumplimiento de este objetivo deben fundamentarse en un
proceso integral con el fin de analizar, observar y verificar como se están
llevando a cabo en las actividades de esta área en estudio, y de existir
algunas desviaciones, tomar decisiones que realmente se corresponda en el
momento preciso.
Dentro de lo planteado, se presenta la investigación, específicamente
en la empresa Industria Azucarera Santa Elena, C.A. Cuya finalidad es
ofrecer azúcar blanca empaquetada. Sin embargo, presenta debilidades en
el proceso de facturación en el departamento de comercialización, el cual es
realizado con lentitud porque no hay una planificación del mismo, además no

iii
cuenta con manuales de normas y procedimientos por escritos, ni estrategias
que les permita agilizar dicho proceso, lo que trae como consecuencia
deficiencias en las actividades ejecutadas por el personal que labora en el
área.
Lo cual, la recepción y emisión de las facturas, las cuales se emiten el
último día de cada mes presenta dificultades, puesto que transcurren quince
días después de la fecha de entrega, y aun no se ha recibido la facturación
completa de la clientela. Esta situación trae como consecuencia demoras en
las actividades realizadas por el departamento comercialización en cuanto a
la facturación, así como retraso en los procedimientos administrativos y
contables de la organización, observándose una deficiencia en la planeación,
organización, ejecución y comunicación entre los distintos departamentos de
la entidad que obstaculizan la toma de decisiones efectivas en la misma y
por ende entorpece la gestión del proceso de cobranza, afectando la liquidez
financiera.
De acuerdo a lo expuesto, se hace necesario proponer estrategias que
permitan mejorar los procesos de facturación en la empresa Industria
azucarera Santa Elena, C.A. Que le permitan corregir los errores y disminuir
las debilidades encontradas para maximizar la eficiencia y la eficacia de la
gestión de cobranzas y facturación y por ende lograr un aumento del
volumen de ventas y un crecimiento sostenido.

Objetivos

General
Proponer estrategias que permitan mejorar los procesos de
facturación en el Departamento Comercialización de la Industria Azucarera
Santa Elena, C.A.

iii
Específicos
 Diagnosticar la situación en cuanto a los procesos de facturación que
realiza actualmente la empresa Industria azucarera Santa Elena, C.A.
 Analizar cuáles serían las debilidades, fortalezas, amenazas y
oportunidades en el proceso de facturación de la empresa.
 Planear el diseño de estrategias que permitan mejorar los procesos de
facturación como propuesta de solución al problema.

Diagnóstico de la Propuesta
 Descripción del Problema o Necesidad Detectada: Luego de las
observaciones realizadas en el departamento comercialización de la
empresa se notó que presentan debilidades con el proceso de
facturación debido a que no cuentan con una planificación del mismo.
 Causas del Problema o la Necesidad Detectada: El proceso de
facturación es realizado con lentitud.
 Consecuencias del Problema o Necesidad Detectada: Ocasiona
dificultades con los clientes por no obtener su factura a tiempo.
 Solución al Problema o Necesidad Detectada: Aplicar un plan para
mejorar el proceso de facturación en el departamento
comercialización, para así facilitar las tareas que realiza el personal.
Para la Empresa Industria Azucarera Santa Elena, C.A. tiene una
importancia mayor, dado que permite resolver un problema específico
y lograr una mejora de la gestión comercial.

Bases teóricas de la propuesta

Se puede señalar que la factura es un documento tributario de compra

y venta que registra la transacción comercial obligatoria y aceptada por ley.
Este comprobante acredita la venta de mercaderías u otros efectos, porque

iii
con ella queda concluida la operación; y ya que este documento registra el
hecho imponible y las características del mismo, es fundamental en el
sistema tributario.

De acuerdo a Miller (1998): La factura es un documento de uso

frecuente en el cual se registran diversos datos que permiten identificar un
negocio jurídico concreto, como por ejemplo; la venta de un bien, el pago de
un canon de arrendamiento, la prestación de un servicio, la fabricación de un
producto, entre otros. Normalmente, la factura describe la naturaleza, la
calidad y las condiciones de una mercancía o de un servicio; el precio y los
eventuales descuentos que se conceden sobre el mismo; las condiciones de
pago o de la contraprestación correspondiente que hayan pactado
previamente las partes; quien fábrica o suministra el bien o quien presta el
servicio; y en general, en el que se hacen todas las anotaciones usuales y
pertinentes para describir el negocio jurídico en virtud del cual dicho
documento ha sido emitido.

Es posible que la factura se emita como consecuencia de la ejecución

de un contrato escrito, previamente celebrado por las partes que intervienen
en el negocio jurídico, pero no es poco usual que la factura misma contenga
el convenio entre las partes o que se emita como consecuencia de un
contrato verbal.

La facturación se aplica principalmente para gestionar un control sobre

todos los movimientos financieros que posee una empresa o negocio.
Catacora (2007), señala que el proceso de facturación tiene como
objetivo registrar y procesar todas las actividades relacionadas u operaciones
que tiene como objetivo mantener y aumentar las ventas en una empresa. El
área de facturación de la empresa es una de las más importantes, por un

iii
lado porque mediante la expedición de las facturas se materializan y
documentan los ingresos de la empresa, a su vez, porque tiene la importante
labor de recibir, examinar y aceptar o rechazar las facturas recibidas en
función de que estas cumplan o no los requisitos exigidos por la normativa en
materia de facturación. Conocer en qué casos hay que documentar con
factura las operaciones de la empresa y cuáles son los requisitos que deben
cumplir.

Diseño general de la propuesta

En esta fase, se presentará la propuesta, a través del diseño de las
estrategias que permitan mejorar los procesos de facturación en la empresa
Industria Azucarera Santa Elena, C.A.
En este contexto, es importante contar con una herramienta que
permita establecer lineamientos necesarios para facturar y controlar las
facturas en el tiempo establecido, es decir, se deben analizar los procesos de
facturación buscando soluciones e innovaciones para el mismo, con el único
fin de mantenerlo bajo control, o sea bajo las condiciones programadas. El
proceso de facturación debe estar en capacidad de entregar las facturas
dentro de las fechas estipuladas por cada cliente y más importante aún, de
asegurar su conformidad en términos de soportes y contenido.
En este sentido, el diseño de la propuesta para mejorar el proceso de
facturación en la empresa Industria Azucarera Santa Elena, C.A. Tiene
como finalidad que permitan incrementar la eficacia y eficiencia en sus
actividades dando así mejores indicadores y resultados de la gestión táctica
y operativa. Las estrategias permiten el establecimiento de cursos alternos
de acción, que resuelven el problema de cómo lograr la más eficiente
adaptación de los medios a los fines o propósitos de la empresa. En tal
sentido, se presenta este estudio a través de la planificación de las

iii
actividades, las normas, procedimientos administrativos y la capacitación del
personal para el manejo y control del proceso de facturación.
A continuación se describen las normas y procedimientos
administrativos para mejorar el proceso de facturación.
Para la empresa Industria Azucarera Santa Elena, C.A. la factura es
un documento de suma importancia y debe ser emitida con la mayor
precisión, claridad y exactitud. Cualquier error en la confección de la factura
supone un problema de cobro. La factura debe incluir todos los datos que
obligan la legislación y así mismo los que solicita el cliente. Por tal motivo, la
empresa debe contar con normas y procedimientos acordes que indiquen
las instrucciones que deben seguirse para facturar el servicio prestado, de tal
manera que se cumplan con las políticas administrativas y financieras de la
empresa.

Normas para el Proceso de Facturación:

 Es responsabilidad del administrador de la empresa llevar un control
del proceso de facturación, el cual se inicia desde los pedidos de los
clientes hasta la recepción de la factura.
 Toda orden de pedido debe estar firmada y autorizada por el cliente
para que proceda dicha operación, a su vez el administrador deberá
autorizarla para que se facture y emita su correspondiente orden de
despacho.
 La nota de entrega debe quedar firmada y sellada por el funcionario
que entrega el producto y quien lo recibe.
 Para la aprobación de las órdenes de pedido deben considerarse los
siguientes aspectos:
-El monto en bolívares del pedido no supere el límite de crédito.
-El cliente no deberá tener más de dos facturas vencidas.

iii
 -Condiciones de pago.
-Fecha de entrega.
 Serán suspendidas las órdenes de pedido de aquellos clientes que
tengan pendiente facturas de pago con un vencimiento mayor a 30
días.
 Los montos y plazos de crédito serán autorizados por el gerente de
administración y el gerente general.
 La ampliación de los montos de crédito se considerarán únicamente
para los clientes antiguos, siempre y cuando hayan demostrado
seriedad en sus pagos y además tenga garantías reales.
 El gerente administrativo se encarga de facilitar a la gerencia general
un reporte diario, semanal y mensual, donde se refleje lo facturado.
 Registrar cada una de las facturas con un orden correlativo, en el
Libro de Ventas.

Recomendaciones de la propuesta
Tomar en consideración la propuesta planteada, dado que le permitirá
a la empresa mejorar la facturación y cobranzas y así cumplir con las metas
establecidas en el departamento. De igual manera, que la organización
busque adaptarse constantemente a los cambios del entorno, ya que de eso
depende su éxito en el mercado tan competido que participa.
Dar a conocer al personal el contenido de la propuesta, informando la
importancia que significa respetar y acatar las normas y procedimientos
establecidos para el logro de una mayor funcionalidad y eficacia, del proceso
de facturación.
Elaborar manuales de políticas y procedimientos administrativos de
facturación y cuentas por cobrar que le permita a la empresa definir los
pasos, acciones y responsables de las actividades.

iii
 No realizar tanto cambio de personal en el departamento donde se
factura teniendo en cuenta que en esta área reposa la información de todos
los servicios prestados en la empresa.

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 REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

Fuente del Departamento de Comercialización de la Industria Azucarera

Santa Elena, C.A.
Guía de Administración Industrial para Elaborar el Informe 2015.
http://200.35.84.131/portal/bases/marc/texto/2501-06-02059.pdf
http://159.90.80.55/tesis/000151755.pdf
http://sisbib.unmsm.edu.pe/bibvirtualdata/Tesis/Ingenie/briceno_bo/Cap6.pdf
http://tesis.luz.edu.ve/tde_arquivos/130/TDE-2015-06-29T15:52:26Z-5927/
Publico/diaz_ariza_carlos_gustavo.pdf

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ANEXOS

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