Manual Usuario Ruben 2
Manual Usuario Ruben 2
Manual Usuario Ruben 2
MANUAL DE USUARIO
APLICATIVO INFORMÁTICO
PARA EL REGISTRO ÚNICO
DE BENEFICIARIOS DEL
PROGRAMA DE
COMPLEMENTACIÓN
ALIMENTARIA - PCA
APLICATIVO INFORMÁTICO
PARA EL REGISTRO ÚNICO
DE BENEFICIARIOS DEL
PROGRAMA DE
Setiembre 2018
COMPLEMENTACIÓN
ALIMENTARIA - PCA
CONTENIDO
1. Presentación …………………………………………………………………………………………………………… 1
4. Requisitos ………………………………………………………………………………….. 2
4.1 Requisitos mínimos para instalar el aplicativo …………………………………………………………. 2
10. Importando uno o más archivos con extensión DBF en el aplicativo RUBEN ……………………… 46
1
MANUAL DE USUARIO DEL APLICATIVO INFORMÁTICO PARA EL REGISTRO ÚNICO DE
BENEFICIARIOS DEL PROGRAMA DE COMPLEMENTACIÓN ALIMENTARIA - PCA
1. Presentación
Así, en el marco de sus competencias, atribuidas mediante Ley N° 29792 y Decreto Supremo N°
011- 2012-MIDIS, establece los lineamientos y estrategias para la adecuada gestión del
Programa de Complementación Alimentaria (PCA).
En tal sentido, el MIDIS cuenta con el aplicativo informático denominado “Registro único de
Beneficiarios(as)” – RUBEN, alojado en la página web de libre descarga y abierto para el público
en general; el cual permite, a los representantes de los gobiernos locales, registrar los
beneficiarios atendidos por el PCA de manera fácil y ágil.
RUBEN ha sido desarrollado para trabajar con conexión a base de datos MS Access
(recomendado para entidades pequeñas) así como con MS SQL Server u ORACLE (grandes
cantidades de información).
4. Requisitos
Los requisitos mínimos con los que debe contar su PC para el uso correcto del aplicativo
informático RUBEN, son los siguientes:
2
5. Descarga e instalación del aplicativo informático RUBEN
3
Luego, descargar el aplicativo informático RUBEN, haciendo clic en “Descargar” del ítem
2, tal como se muestra:
Hacer clic en
Descargar
Una vez finalizado el proceso de descarga, hacer clic en la flecha al lado derecho de la
descarga, desglosar y elegir la opción “Mostrar en carpeta”.
4
NOTA: Al hacer clic en “Mostrar en carpeta”, el aplicativo, por defecto, se guardará en la
carpeta “DESCARGAS”.
5
5.2 Instalación del aplicativo RUBEN:
Clic en "Siguiente”.
6
Clic en "Instalar”.
7
6. Uso del Aplicativo Informático RUBEN
8
6.2 Ingreso al aplicativo informático RUBEN
Aparecerá la siguiente ventana, donde los datos del USUARIO y la CONTRASEÑA del
aplicativo RUBEN están llenados por defecto, los cuales no deben ser modificados.
Luego hacer clic en aceptar.
Usuario: ADMIN
Contraseña: ADMIN
Usuario
Contraseña
NOTA: Escribir los datos de usuario y contraseña en mayúscula y hacer un clic en el botón
Aceptar.
9
Asimismo, aparecerá la siguiente ventana, hacer clic en “Cerrar”
10
6.3 Menú principal del aplicativo informático RUBEN
Una vez ingresado el usuario y contraseña, el aplicativo informático mostrará la siguiente
pantalla. Conformada por una barra de herramientas (vertical) y otra barra de
funcionalidades (horizontal).
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6.4 Registro de la información de la Municipalidad
Seleccionar “PROVINCIAL o
DISTRITAL”
Seleccionar el Departamento,
provincia y distrito
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Luego de ingresar la información de “instancia, departamento, provincia y distrito”, el
cuadro “entidad” se llenará automáticamente con el nombre de la municipalidad.
Aparecerá el nombre de la
municipalidad.
Una vez ingresados todos los datos de esta ventana, deberá seleccionar la herramienta
“Guardar” y automáticamente se mostrará una ventana “Aviso…”, en la cual deberá
elegir la opción “NO”.
Seleccionamos “Guardar”
Como resultado de esta primera etapa, los datos de la municipalidad han sido cargados al aplicativo
y se podrán visualizar en la ventana principal como el registro número uno (1).
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6.5 Registrar o seleccionar el programa
Al hacer clic en la herramienta “Estándar” se abrirá una ventana con la lista de los
diferentes programas sociales, en este caso deberá escoger lo siguiente: “1. Programa
de Complementación Alimentaria – PCA”.
Seleccionar
Estándar
14
Asimismo, la ventana principal muestra seis (06) pestañas, las cuales cuentan con la
información básica cargada al aplicativo, en este caso visualizará la que corresponde al
PCA.
La información de esta
pestaña se ingresará
manualmente
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En la pestaña “Bien o Servicio” se mostrara el tipo de bien o servicio que se brinda al
beneficiario (podrá adicionar algún otro bien o servicio de ser necesario).
Para registrar los centros de atención de los beneficiarios del PCA, deberá escoger la
pestaña “Centro de Atención”.
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Aparecerá la siguiente ventana, donde deberá seleccionar el ámbito geográfico
(departamento, provincia, distrito), ingresar la localidad y escoger el tipo de centro de
atención de acuerdo a las alternativas.
17
En el campo Código, deberá ingresar el código que la municipalidad ha asignado, un
número correlativo o el que crea conveniente para cada centro de atención; No dejar
en blanco dicho campo.
18
Una vez ingresados y grabados los datos del centro de atención, éste podrá verificarse
como un registro nuevo, tal como se muestra en la imagen siguiente:
Nota: Para ingresar más centros de atención hacer clic en nuevo y repetir los pasos anteriores.
19
Centros de
atención
encontrados
Hacer clic en
modificar
1 Seleccionar el Centro de
Atención
20
Se abrirá una ventana nueva, que mostrará los datos ingresados inicialmente y donde
podrá realizar los cambios que sean necesarios, para luego guardarlos haciendo clic en
“Grabar”.
Hacer
clic en
Eliminar
Seleccionar el
1 Centro de
Atención
21
Luego aparecerá la siguiente ventana, darle clic en “Si” para eliminar el centro de
atención.
22
6.7 Creación de Padrones de beneficiarios
Los beneficiarios del PCA deberán registrarse mediante la creación de padrones, para
esto deberá dirigirse a la barra de funcionalidades y hacer clic en la opción “RegBen”.
El aplicativo mostrará la ventana en la cual se ingresarán los datos generales del nuevo
padrón de beneficiarios.
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Para iniciar con la creación del padrón, deberá escoger el periodo que va a reportar (año
y semestre).
Parte I:
A continuación deberá desglosar los campos siguientes: Nombre de subprograma
(Modalidades de atención), Nombre del Centro de Atención y Bien o servicio entregado
y escoger las modalidades, centros de atención y bien o servicio brindado según
corresponda.
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En el campo “La identificación de los Beneficiarios”, por defecto es “No”.
NO es confidencial
Parte II:
En esta región se ingresarán los datos del Responsable del Centro de Atención
En el campo Fecha de Registro, ésta debe estar comprendida dentro del semestre del
cual se va a reportar.
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En el campo Observaciones, se registrará lo que el responsable crea conveniente.
Parte III:
En esta región se ingresarán los datos del coordinador o supervisor del programa social,
ingresar los datos de la persona encargada del PCA designada por la Municipalidad.
Nota: se considera encargado(a) del PCA en la municipalidad al funcionario de más alto rango, de
acuerdo a lo siguiente: Gerente, subgerente, coordinador, responsable, encargado, o cualquier otra
denominación que tenga.
En el campo Fecha de Supervisión, ésta debe estar comprendida dentro del semestre
reportado.
26
En el campo Observaciones, se debe registrar la observación que el coordinador /
supervisión crea conveniente y luego clic en “Grabar”.
Nuevo padrón
27
6.7.1 Búsqueda de Padrones
NID PADRON
Ejemplo: Al realizar la búsqueda del padrón con Nid = 1, siguiendo los pasos señalados
en el punto anterior, el resultado de la consulta será la siguiente:
Se muestra el padrón
número uno
28
6.7.2 Modificación de padrones
Lista de padrones
2
Hacer clic en
Detalles
1
Seleccionar el
padrón a modificar
29
Se mostrará una ventana nueva, en la cual se podrá realizar las modificaciones
necesarias. Véase en la imagen que sólo las zonas resaltadas de color rojo podrán ser
modificadas. Luego, darle clic en “Grabar”.
Padrón modificado
30
6.7.3 Eliminación de Padrones
Para eliminar algún padrón, deberá dirigirse a la opción “RegBen” y luego hacer clic en
“Buscar” para que el aplicativo muestre los padrones existentes.
Hacer clic en
2 Eliminar
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7. Tipos de Beneficiarios
8. Registro de Beneficiarios
A continuación, se describirán los pasos a seguir, para realizar el registro de beneficiarios de los
programas sociales:
Para visualizar la lista de los padrones existentes, deberá usar la opción “RegBen” y hacer
clic en la opción “Buscar”.
Seleccionar el padrón en el que se registrarán los beneficiarios y
Finalmente, hacer clic en el botón de color azul “BENEFICIARIO” para ingresar al padrón
seleccionado; también podrá ingresar al padrón escogido, haciendo doble clic.
1
2
32
El aplicativo mostrará una nueva ventana dividida en dos (02) secciones: i) Datos del
beneficiario y ii) Listado de beneficiarios.
SECCIÓN 2
SECCIÓN 1
1. DATOS DEL BENEFICIARIO (DNI, apellidos paternos, apellidos maternos, nombres, sexo,
fecha de nacimiento),
2. LUGAR DE RESIDENCIA (departamento, provincia, distrito, centro poblado y dirección),
3. DATOS DEL APODERADO O TUTOR (DNI, apellido paterno, apellido materno, nombres)
4. TIPO DE BENEFICIARIO que pertenece.
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Ejemplo 1: Registro de un menor de edad que pertence a la modalidad de Comedores Populares
Se registrarán los datos de la primera sección, es decir todos lo campos de los datos generales,
lugar de residencia, los datos del apoderado o tutor y el tipo de beneficiario.
Para un beneficiario de tipo NIÑO (A) se registrarán todos los ítems de la Sección
1: Datos generales, lugar de residencia y los datos del apoderado o tutor.
Nuevo registro
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Caso 2: Beneficiario ADULTO sin restricción de identidad
Nuevo registro
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8.2 Búsqueda de registro del beneficiario
Registro ubicado
36
8.3 Modificación del registro de beneficiarios
Una vez seleccionado el registro, se podrán hacer los cambios en la sección 1 “Datos del
Beneficiario” y luego hacer clic en l “Guardar”.
Realizar las
modificaciones.
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Se visualizará el registro del beneficiario(a) modificado.
Registro modificado
Eliminar
Seleccionar el registro
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9. Exportación del registro de beneficiarios en extensión DBF
Para realizar el proceso de “Exportación de Datos”, es imprescindible que todos los padrones
creados se encuentren cerrados, de lo contrario no será posible realizar el proceso.
Para cerrar los padrones existentes, primero se deberán listar los padrones haciendo clic
en la opción “RegBen” y luego haciendo clic en la herramienta “Buscar”.
Lista de padrones
Una vez listados los padrones, seleccionar los registros y luego hacer clic en la herramienta
“Cerrar padrón”.
Cerrar
Padrón
Padrón a cerrar
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Luego, se abrirá la ventana “Cerrando padrones”, en la cual se muestran dos opciones: i)
Cerrar sólo los padrones seleccionados, o ii) cerrar todos los padrones. Escoger “Todos
los padrones” y luego “Aceptar”.
Finalmente, se podrá verificar que los padrones fueron cerrados de la siguiente manera:
Al visualizar el “Estado” de los registros, se verifica que éstos han sido cambiados de
“Aperturado” a “Cerrado”.
El estado de los
padrones es “Cerrado”
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9.2 Backup de la Base de datos
Clic en
Exportar
El aplicativo mostrará una ventana nueva con 3 partes, en la cual, como primer paso, se
deberá seleccionar el periodo que se desea exportar.
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Luego, como segundo paso, deberá ejecutar la opción “Procesando Datos”.
Clic en Procesando
Datos
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Como último paso, se deberá exportar la información procesada en los pasos anteriores,
haciendo clic en el botón “Exportando los Padrones de Beneficiarios procesados”.
El aplicativo direccionará a una ruta por defecto (esta podrá ser modificada) donde se
alojará el archivo; asimismo, solicitará asignarle un nombre y el tipo de archivo. El tipo de
archivo que deberá escogerse es el *.DBF sin excepción.
Seleccionar la ruta
para guardar el
archivo
Asignar un
nombre al
archivo
Escoger el tipo
de archivo la
opción DBF
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Ejemplo: Tendremos la siguiente ventana, este archivo se guardará en el ESCRITORIO y el
nombre que fue asignado es MUN_PROV_DELSANTA.
En la opción tipo, se tiene tres opciones *.XLS, *.TXT Y *.DBF, siendo el formato *.DBF la
que procesa el MIDIS.
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El usuario tiene la opción de guardar el archivo en la ruta que desea.
Clic en guardar
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10. Importando uno o más archivos con extensión DBF en el aplicativo RUBEN
Este proceso se va a realizar cuando se desee recuperar o integrar la información ya registrada
al RUBEN en varias computadoras, importando un archivo (con extensión dbf) ya exportado
por el RUBEN con el fin de recuperar o adicionar esta información a la información que ya
tenemos en el aplicativo informático RUBEN.
Para acceder a este debe hacer clic en el botón IMPORTAR del área de barra de herramientas.
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2. Luego se desplegara la siguiente pantalla, donde seleccionara el TIPO de importación
y ubicar el archivo a importar. El formato tiene que estar en DBF y hacer clic en el
botón ABRIR.
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4. Luego hacer clic en IMPORTAR para confirmar que se migró correctamente. Caso
contrario RUBEN indicará que los datos contenidos en el archivo no pasaron la
consistencia correspondiente. Por lo tanto no podrá importar dichos datos ya que la
data fue emitida en formato incorrecto. Es posible mejorar la información (editar),
esto se puede lograr haciendo clic en mejora de información y editando la data
correspondiente.
Si en caso Ud. Desea integrar información de varias PC repetir los pasos mencionados, una vez
terminado la importación de las PC, generar el backup de la integración de acuerdo al semestre
correspondiente. Una vez realizado estas indicaciones seguir los pasos del ítem 9 sobre
“Exportación del registro de beneficiarios en extensión DBF”.
FIN DEL PROCESO DE IMPORTACIÓN DE UNA O VARIOS ARCHIVOS DBF
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11. Envío de la información al MIDIS
Luego de haber copiado el backup de extensión DBF en el CD, envié la información mediante
un Oficio firmado por el alcalde de la municipalidad y dirigido a la Dirección General de Gestión
de Usuarios (DGGU) del MIDIS (Sede Central – Paseo de la Republica 3101 – San Isidro - Lima),
indicando el periodo, según los plazos establecidos.
Nota:
Se recomienda, registrar los datos solicitados en el aplicativo RUBEN en una sola
PC.
Si en caso registra la información en más de una PC, realizar la importación de la
información de las PC y consolidar la información en una sola PC y generar el
backup. (Item 10 del manual)
Si en caso registra la información en más de una PC, y no sabe realizar la
importación o integración de la información de las otras PC para obtener un solo
archivo consolidado en una sola PC, deberá enviar todos los archivos backup
generado (DBF) y mencionar en el oficio la cantidad de archivos y el número de
pc utilizados.
Las Municipalidades que requieran de asistencia técnica sobre el aplicativo informático RUBEN
podrán contactarse al correo electrónico r n u @ m i d i s . g o b . p e o a los teléfonos 631 8000
anexos 1070 o al RPM #984063605.
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