Dirección de Diseño de Focalización

MANUAL DE USUARIO

APLICATIVO INFORMÁTICO
PARA EL REGISTRO ÚNICO
DE BENEFICIARIOS DEL
PROGRAMA DE
COMPLEMENTACIÓN
ALIMENTARIA - PCA
APLICATIVO INFORMÁTICO
PARA EL REGISTRO ÚNICO
DE BENEFICIARIOS DEL
PROGRAMA DE
Setiembre 2018
COMPLEMENTACIÓN
ALIMENTARIA - PCA
 CONTENIDO

1. Presentación …………………………………………………………………………………………………………… 1

2. Objetivo del manual de usuario ………………………………………………………………………………….. 2

3. Aplicativo Informático RUBEN ………………………………………………………………………………….. 2

4. Requisitos ………………………………………………………………………………….. 2
4.1 Requisitos mínimos para instalar el aplicativo …………………………………………………………. 2

5. Descarga e instalación del Aplicativo Informático RUBEN ………………………………………………. 3

5.1 Descarga del aplicativo RUBEN …………………………………………………………………………………… 3
5.2 Instalación del aplicativo RUBEN ……………………………………………………………………… 6

6. Uso del aplicativo informático RUBEN ……………………………………………………………………… 8

6.1 Información general para el registro de beneficiarios - Proceso General …………. 8

6.2 Ingreso al aplicativo informático RUBEN ………………………………………………………….. 9
6.3 Menú principal del aplicativo informático RUBEN …………………………………………….. 11
6.4 Registro de la información de la Municipalidad ………………………………………………………….. 12
6.5 Registrar o seleccionar el Programa ……………………………………………………………………….. 14
6.6 Creación de los centros de atención ……………………………………………………………………….. 16
6.6.1 Búsqueda de centro de atención ………………………………………………………….. 19
6.6.2 Modificación del centro de atención ………………………………………………………….. 20
6.6.3 Eliminar un centro de atención ……………………………………………………………………….. 21
6.7 Creación de padrones de beneficiarios ……………………………………………………………………….. 23
6.7.1 Búsqueda de padrones ………………………………………………………………………………….. 28
6.7.2 Modificación de padrones ……………………………………………………………………….. 29
6.7.3 Eliminación de padrones ……………………………………………………………………….. 31

7. Tipo de beneficiarios ………………………………………………………………………………………………… 32

8. Registro de beneficiarios ………………………………………………………………………………………………… 32

8.1 Datos del beneficiario ………………………………………………………………………………………………… 34
8.2 Búsqueda del registro de beneficiarios ……………………………………………………………………….. 36
8.3 Modificación del registro de beneficiarios ………………………………………………………….. 37
8.4 Eliminación del registro de beneficiarios ………………………………………………………….. 38

9. Exportación de la base de datos en extensión DBF ………………………………………………………….. 39

9.1 Cierre de padrones ………………………………………………………………………………………………… 39
9.2 Exportar la base de datos de beneficiarios ………………………………………………………….. 41

10. Importando uno o más archivos con extensión DBF en el aplicativo RUBEN ……………………… 46

11. Envió de información al MIDIS ……………………………………………………………………… 49

12. Asistencia técnica sobre el registro de información ………………………………………………………….. 49

1
 MANUAL DE USUARIO DEL APLICATIVO INFORMÁTICO PARA EL REGISTRO ÚNICO DE
BENEFICIARIOS DEL PROGRAMA DE COMPLEMENTACIÓN ALIMENTARIA - PCA

1. Presentación

El Ministerio de Desarrollo e Inclusión Social (MIDIS), ejerce la rectoría de las políticas de

desarrollo e inclusión social a nivel intergubernamental, dentro del marco del proceso de
descentralización y en el ámbito de su competencia.

Así, en el marco de sus competencias, atribuidas mediante Ley N° 29792 y Decreto Supremo N°
011- 2012-MIDIS, establece los lineamientos y estrategias para la adecuada gestión del
Programa de Complementación Alimentaria (PCA).

En tal sentido, el MIDIS cuenta con el aplicativo informático denominado “Registro único de
Beneficiarios(as)” – RUBEN, alojado en la página web de libre descarga y abierto para el público
en general; el cual permite, a los representantes de los gobiernos locales, registrar los
beneficiarios atendidos por el PCA de manera fácil y ágil.

2. Objetivo del manual de usuario

Brindar información detallada y secuencial sobre el uso y manejo adecuado de las

funcionalidades del aplicativo informático Registro único de Beneficiarios(as)” - RUBEN.

3. Aplicativo Informático RUBEN

El aplicativo informático RUBEN es un herramienta Cliente – servidor, es decir, en una red

interna varios usuarios pueden acceder a una misma base de datos, como también cada usuario
puede manejar su propia base de datos.

RUBEN ha sido desarrollado para trabajar con conexión a base de datos MS Access
(recomendado para entidades pequeñas) así como con MS SQL Server u ORACLE (grandes
cantidades de información).

4. Requisitos

1. Requisitos mínimos para la instalación del aplicativo

Los requisitos mínimos con los que debe contar su PC para el uso correcto del aplicativo
informático RUBEN, son los siguientes:

4.1.1 Requerimiento de Hardware

 Procesador Pentium III o superior
 Memoria de 512 Mb o superior
 Disco Duro 4 Gb libres
4.1.2 Requerimiento de Software
 Sistema Operativo: Windows 2000/ XP/ 7/ 8/ 10
 Tamaño de archivo del instalador: 23.0 MB

2
5. Descarga e instalación del aplicativo informático RUBEN

5.1 Descarga del aplicativo RUBEN

 Ingresar a la página web del MIDIS (www.midis.gob.pe), escribir la siguiente ruta en el

explorador tal y como se muestra:
http://www.midis.gob.pe/index.php/es/pvlpca

 Al ingresar a la página de Registro Nacional de Usuarios, hacer clic al icono “RUBEN –

Registro Único de Beneficiarios del Programa de Complementación Alimentaria - PCA”,
tal como se muestra:

Hacer clic para

ingresar

3
  Luego, descargar el aplicativo informático RUBEN, haciendo clic en “Descargar” del ítem
2, tal como se muestra:

Hacer clic en
Descargar

 Se podrá visualizar el proceso de descarga en la barra inferior de la ventana, de la

siguiente manera (Navegador Chrome).

 Una vez finalizado el proceso de descarga, hacer clic en la flecha al lado derecho de la
descarga, desglosar y elegir la opción “Mostrar en carpeta”.

4
 NOTA: Al hacer clic en “Mostrar en carpeta”, el aplicativo, por defecto, se guardará en la
carpeta “DESCARGAS”.

 En la carpeta de “Descargas”, deberá ubicar el archivo cuyo nombre es

“aplicativo_ruben_1-4”, seleccionar y luego hacer clic derecho para elegir la opción
“Extraer aquí”, automáticamente se mostrará un archivo nuevo del mismo nombre
(Instalador).

5
5.2 Instalación del aplicativo RUBEN:

 Seleccionar el archivo de nombre “instalador_ruben_1-4”, hacer clic derecho y luego

seleccionar la opción “Abrir”.

 Clic en "Siguiente”.

6
 Clic en "Instalar”.

 Luego, clic en "Finalizar” para terminar la instalación.

 Una vez finalizada la instalación, se creará en el escritorio el icono de acceso directo al

Aplicativo Informático RUBEN.

7
6. Uso del Aplicativo Informático RUBEN

6.1 Información general para el registro de Beneficiarios – Proceso general

 Datos necesarios antes de empezar el registro

Estos datos deberán ser ingresados en las diferentes opciones de registro que presenta
el Aplicativo Informático.

Datos del Datos del

Datos de la Datos del centro de Datos del
responsable del apoderado o
municipalidad atención beneficiario
centro de atención tutor
Instancia Departamento Apellido paterno Apellido paterno Apellido paterno
Departamento Provincia Apellido materno Apellido materno Apellido materno
Provincia Distrito Nombres Nombres Nombres
Distrito Localidad D.N.I. D.N.I. D.N.I.
Tipo de centro de
Entidad Sexo
atención
Fecha de
R.U.C. Código
nacimiento
Nombre Tipo de beneficiario
Dirección Lugar de residencia
Departamento
Provincia
Distrito
Centro poblado
Dirección

8
6.2 Ingreso al aplicativo informático RUBEN

 Diríjase al escritorio de Windows y haga doble clic en el Aplicativo Informático RUBEN

 Aparecerá la siguiente ventana, donde los datos del USUARIO y la CONTRASEÑA del
aplicativo RUBEN están llenados por defecto, los cuales no deben ser modificados.
Luego hacer clic en aceptar.
Usuario: ADMIN
Contraseña: ADMIN

Usuario

Contraseña

NOTA: Escribir los datos de usuario y contraseña en mayúscula y hacer un clic en el botón
Aceptar.

 La primera vez que instala el aplicativo RUBEN, saldrá la siguiente ventana a

continuación, escoger la opción “SI”.

9
 Asimismo, aparecerá la siguiente ventana, hacer clic en “Cerrar”

 Además, también aparecerá la siguiente ventana informativa, léala y luego clic en

“Cerrar”

10
6.3 Menú principal del aplicativo informático RUBEN
Una vez ingresado el usuario y contraseña, el aplicativo informático mostrará la siguiente
pantalla. Conformada por una barra de herramientas (vertical) y otra barra de
funcionalidades (horizontal).

Tablas: Se ingresa los datos de la entidad y datos de los centros de

atención donde se da el beneficio a los usuarios del PCA.

Registro de Padrón de Beneficiarios: Se apertura el padrón de

BENEFICIARIOS, año y periodo, se selecciona el nombre de la
modalidad, nombre del centro de atención, se registra los datos
del responsable del centro de atención y coordinador del PCA.

Exportar: Consiste básicamente en guardar todos los datos en el

aplicativo en formato *.dbf

Importar: Incorpora los datos que corresponden a la estructura

de un archivo en formato *.dbf para agregarlo a la base de datos
RUBEN

11
6.4 Registro de la información de la Municipalidad

 En esta ventana registraran los datos de la Municipalidad:

Se registra los datos

de la municipalidad

 En la opción “Instancia” desglosar las opciones y escoger el tipo de municipalidad, según

corresponda: PROVINCIAL O DISTRITAL:

Seleccionar “PROVINCIAL o
DISTRITAL”

 En las opciones “Departamento, Provincia y Distrito” seleccionar los datos de la

ubicación según correspondan:

Seleccionar el Departamento,
provincia y distrito

12
  Luego de ingresar la información de “instancia, departamento, provincia y distrito”, el
cuadro “entidad” se llenará automáticamente con el nombre de la municipalidad.
Aparecerá el nombre de la
municipalidad.

 Después de ello podrá ingresar el RUC de la municipalidad.

Ingresar el número de RUC de la

municipalidad.

 Una vez ingresados todos los datos de esta ventana, deberá seleccionar la herramienta
“Guardar” y automáticamente se mostrará una ventana “Aviso…”, en la cual deberá
elegir la opción “NO”.

Seleccionamos “Guardar”

Como resultado de esta primera etapa, los datos de la municipalidad han sido cargados al aplicativo
y se podrán visualizar en la ventana principal como el registro número uno (1).

13
 6.5 Registrar o seleccionar el programa
 Al hacer clic en la herramienta “Estándar” se abrirá una ventana con la lista de los
diferentes programas sociales, en este caso deberá escoger lo siguiente: “1. Programa
de Complementación Alimentaria – PCA”.

Seleccionar
Estándar

Seleccionar: “1. Programa de

Complementación Alimentaria - PCA”

14
 Asimismo, la ventana principal muestra seis (06) pestañas, las cuales cuentan con la
información básica cargada al aplicativo, en este caso visualizará la que corresponde al
PCA.

La información de esta
pestaña se ingresará
manualmente

 En la pestaña “Programa Social”, se mostrara la descripción del PCA.

 En la pestaña “Subprograma Social”, se mostrará las modalidades del PCA (podrá

adicionar más modalidades de ser necesario).

 En la pestaña “Tipo Centro de Atención”, se mostrará los tipos de centros de atención

por cada modalidad.

15
  En la pestaña “Bien o Servicio” se mostrara el tipo de bien o servicio que se brinda al
beneficiario (podrá adicionar algún otro bien o servicio de ser necesario).

6.6 Creación de los Centros de Atención

 Para registrar los centros de atención de los beneficiarios del PCA, deberá escoger la
pestaña “Centro de Atención”.

 Luego, hacer clic en la herramienta “Nuevo”.

Hacer clic en nuevo

16
 Aparecerá la siguiente ventana, donde deberá seleccionar el ámbito geográfico
(departamento, provincia, distrito), ingresar la localidad y escoger el tipo de centro de
atención de acuerdo a las alternativas.

Indicar el Tipo de Centro de

Atención

17
  En el campo Código, deberá ingresar el código que la municipalidad ha asignado, un
número correlativo o el que crea conveniente para cada centro de atención; No dejar
en blanco dicho campo.

Ingresar el código que tiene el

centro de atención.

 Luego, completar los campos de “Nombre” y “Dirección” del centro de atención y

“Grabar”.

Registre el nombre del Centro de

Atención

Registre la dirección del 3

Centro de Atención

18
  Una vez ingresados y grabados los datos del centro de atención, éste podrá verificarse
como un registro nuevo, tal como se muestra en la imagen siguiente:

Aparece el Centro de Atención creado

Nota: Para ingresar más centros de atención hacer clic en nuevo y repetir los pasos anteriores.

6.6.1 Búsqueda de Centro de Atención

 Para ubicar un centro de atención almacenado o creado anteriormente, dirigirse a la

región “Nombre” e ingrese el nombre completo o parte del nombre del centro de
atención y luego hacer clic en “Buscar” y se mostrarán los resultados de la consulta.

Ingresar el nombre del Centro de

Atención que desea ubicar

19
 Centros de
atención
encontrados

6.6.2 Modificación del Centro de Atención

 Para modificar la información ingresada, deberá seleccionar el registro del centro de

atención que desea modificar, y hacer un clic en “Modificar”.

Hacer clic en
modificar

1 Seleccionar el Centro de
Atención

20
  Se abrirá una ventana nueva, que mostrará los datos ingresados inicialmente y donde
podrá realizar los cambios que sean necesarios, para luego guardarlos haciendo clic en
“Grabar”.

Modificar datos del

Centro de atención

Luego clic en grabar

6.6.3 Eliminar un Centro de Atención

 Para eliminar un centro de atención creado, deberá seleccionar el registro y escoger la

herramienta “Eliminar”.

Hacer
clic en
Eliminar

Seleccionar el
1 Centro de
Atención

21
 Luego aparecerá la siguiente ventana, darle clic en “Si” para eliminar el centro de
atención.

 Una vez eliminado el registro, éste ya no se visualizará en la lista de centros de atención,

tal como se muestra en este ejemplo, el registro de “VIRGEN DEL CARMEN” ya no se
visualiza.

22
6.7 Creación de Padrones de beneficiarios

 Los beneficiarios del PCA deberán registrarse mediante la creación de padrones, para
esto deberá dirigirse a la barra de funcionalidades y hacer clic en la opción “RegBen”.

 Una vez abierta la ventana “Registro de Padrón de Beneficiarios”, deberá dirigirse a la

herramienta “Nuevo” para crear un padrón.

Clic para crear un padrón

 El aplicativo mostrará la ventana en la cual se ingresarán los datos generales del nuevo
padrón de beneficiarios.

23
 Para iniciar con la creación del padrón, deberá escoger el periodo que va a reportar (año
y semestre).

 Parte I:
A continuación deberá desglosar los campos siguientes: Nombre de subprograma
(Modalidades de atención), Nombre del Centro de Atención y Bien o servicio entregado
y escoger las modalidades, centros de atención y bien o servicio brindado según
corresponda.

24
  En el campo “La identificación de los Beneficiarios”, por defecto es “No”.

NO es confidencial

Nota: Si se tratara de un PCA - PANTBC y el Establecimiento de Salud indica que la identificación

de los beneficiarios es confidencial, entonces marcar “SI”.

 Parte II:
En esta región se ingresarán los datos del Responsable del Centro de Atención

Ejemplos de Responsables por tipo de modalidad.

 MODALIDAD COMEDORES POPULARES: Presidenta del Comedor
 MODALIDAD HOGARES Y ALBERGUES: Responsable del Hogar o Albergue
 MODALIDAD ALIMENTOS POR TRABAJO: Responsable del Proyecto
 MODALIDAD PANTBC: Director o Encargado del Establecimiento de Salud
 MODALIDAD ADULTOS EN RIESGO: Presidenta del Comedor

 En el campo Fecha de Registro, ésta debe estar comprendida dentro del semestre del
cual se va a reportar.

25
  En el campo Observaciones, se registrará lo que el responsable crea conveniente.

 Parte III:
En esta región se ingresarán los datos del coordinador o supervisor del programa social,
ingresar los datos de la persona encargada del PCA designada por la Municipalidad.

Nota: se considera encargado(a) del PCA en la municipalidad al funcionario de más alto rango, de
acuerdo a lo siguiente: Gerente, subgerente, coordinador, responsable, encargado, o cualquier otra
denominación que tenga.

 En el campo Fecha de Supervisión, ésta debe estar comprendida dentro del semestre
reportado.

26
 En el campo Observaciones, se debe registrar la observación que el coordinador /
supervisión crea conveniente y luego clic en “Grabar”.

 Una vez grabada la información, se mostrara un registro nuevo que corresponde al

padrón creado, el mismo que se encuentra en estado “Aperturado”. De esta manera se
crean los padrones por cada centro de atención de acuerdo a las modalidades.

Nuevo padrón

27
 6.7.1 Búsqueda de Padrones

 La búsqueda de padrones, previamente registrados, se realizará mediante el ingreso del

número exacto o el rango de valores del campo Nid Padrón (número correlativo de
padrones creados) asignado a cada padrón, luego clic en “Buscar”.

NID PADRON

Ingresar el Nid Padrón

 Ejemplo: Al realizar la búsqueda del padrón con Nid = 1, siguiendo los pasos señalados
en el punto anterior, el resultado de la consulta será la siguiente:

Se muestra el padrón
número uno

28
 6.7.2 Modificación de padrones

 Para modificar padrones ya creados, deberá dirigirse a la opción “Regben” y luego

hacer clic en “Buscar”, el aplicativo le mostrará la lista de todos los padrones creados.

Lista de padrones

 A continuación, seleccionar el padrón a modificar y luego hacer clic en la herramienta

“Detalles”.

2
Hacer clic en
Detalles

1
Seleccionar el
padrón a modificar
29
 Se mostrará una ventana nueva, en la cual se podrá realizar las modificaciones
necesarias. Véase en la imagen que sólo las zonas resaltadas de color rojo podrán ser
modificadas. Luego, darle clic en “Grabar”.

 Después de grabar las modificaciones, se mostrará la ventana del registro de Padrón de

beneficiarios con el registro actualizado.

Padrón modificado

30
 6.7.3 Eliminación de Padrones

 Para eliminar algún padrón, deberá dirigirse a la opción “RegBen” y luego hacer clic en
“Buscar” para que el aplicativo muestre los padrones existentes.

Lista de padrones existentes

 Luego, seleccione el padrón que va a eliminar y haga clic en la herramienta “Eliminar”.

Hacer clic en
2 Eliminar

Seleccionar el padrón a eliminar 1

 Confirmar la eliminación del padrón, hacer clic en “Si”.

31
7. Tipos de Beneficiarios

El Programa de Complementación Alimentaria (PCA) a través de sus cinco modalidades atiende

a los siguientes tipos de beneficiarios:

 PCA – Modalidad de Comedores Populares

 Socio: Para aquellos que están inscritos como beneficiario del comedor popular.
 Público: Persona que accede al beneficio sin necesidad de ser socio.
 PCA – Modalidad PANTBC
 Paciente: Personas con TBC, que cuenten con el certificado del Establecimiento de
Salud.
 Contacto: Persona encargada del cuidado del paciente con TBC acreditado por el
establecimiento de salud.
 PCA – Modalidad Hogares y Albergues
 Esta modalidad no presenta tipos de beneficiarios, por lo que están dirigido a los
hogares donde se encuentran diversidad de casos.
 PCA – Modalidad de Trabajo Comunal
 Esta modalidad no presenta tipos de beneficiarios.
 PCA – Modalidad Personas en Riesgo:
 Esta modalidad no presenta tipos de beneficiarios.

8. Registro de Beneficiarios

A continuación, se describirán los pasos a seguir, para realizar el registro de beneficiarios de los
programas sociales:
 Para visualizar la lista de los padrones existentes, deberá usar la opción “RegBen” y hacer
clic en la opción “Buscar”.
 Seleccionar el padrón en el que se registrarán los beneficiarios y
 Finalmente, hacer clic en el botón de color azul “BENEFICIARIO” para ingresar al padrón
seleccionado; también podrá ingresar al padrón escogido, haciendo doble clic.

1
2

32
 El aplicativo mostrará una nueva ventana dividida en dos (02) secciones: i) Datos del
beneficiario y ii) Listado de beneficiarios.

SECCIÓN 2

SECCIÓN 1

En esta sección se ingresa

todos los datos de los
beneficiarios

 Asimismo, la primera sección está formada por 4 items:

1. DATOS DEL BENEFICIARIO (DNI, apellidos paternos, apellidos maternos, nombres, sexo,
fecha de nacimiento),
2. LUGAR DE RESIDENCIA (departamento, provincia, distrito, centro poblado y dirección),
3. DATOS DEL APODERADO O TUTOR (DNI, apellido paterno, apellido materno, nombres)
4. TIPO DE BENEFICIARIO que pertenece.

33
Ejemplo 1: Registro de un menor de edad que pertence a la modalidad de Comedores Populares

Se registrarán los datos de la primera sección, es decir todos lo campos de los datos generales,
lugar de residencia, los datos del apoderado o tutor y el tipo de beneficiario.

8.1 Datos del beneficiario:

 Caso 1: Beneficiario NIÑO(A)

 Para un beneficiario de tipo NIÑO (A) se registrarán todos los ítems de la Sección
1: Datos generales, lugar de residencia y los datos del apoderado o tutor.

 Luego de ejecutar la herramienta “Guardar”, el beneficiario quedará grabado y se

creará un nuevo registro en la sección 2: Listado de beneficiarios.

Ingresar los datos del

 beneficiario NIÑO(A)

Nuevo registro

34
 Caso 2: Beneficiario ADULTO sin restricción de identidad

 Para un beneficiario de tipo ADULTO, se registrará la información de los items 1 y

2 de manera obligatoria y de manera opcional los items 3 y 4.

 Luego de ejecutar la herramienta “Guardar”, el beneficiario quedará grabado y se

creará un nuevo registro en la sección 2: Listado de beneficiarios.

Ingresar los datos del

beneficiario ADULTO

Nuevo registro

 Caso 3: Beneficiario con identidad confidencial

 En casos excepcionales la identidad del beneficiario (a) es confidencial, por ello, no

se activará el ítem de la primera sección “1 Datos generales”; sin embargo, los
demás ítems deberán ser completados. Esto se verá en los casos de PANTBC.

35
8.2 Búsqueda de registro del beneficiario

 La búsqueda de un beneficiario se realizará ingresando los apellidos en el cuadro “Buscar

a un beneficiario”, ubicado en la sección 2, tal como se muestra en la imagen:

Ingresar los apellidos del

beneficiario

 El aplicativo ubicará el registro que contiene dicha información y lo mostrará mediante

una selección resaltada en color azul.

Registro ubicado

36
 8.3 Modificación del registro de beneficiarios

 La modificación de los datos de un beneficiario registrado se realizará seleccionando el

registro a modificar en la sección 2.

Seleccionar el registro del

beneficiario a modificar

 Una vez seleccionado el registro, se podrán hacer los cambios en la sección 1 “Datos del
Beneficiario” y luego hacer clic en l “Guardar”.

Realizar las
modificaciones.

Y luego hacer un click

en el botón guardar

37
  Se visualizará el registro del beneficiario(a) modificado.

Registro modificado

8.4 Eliminación del registro de beneficiarios

 Para eliminar un beneficiario se requiere seleccionar el registro alojado en la sección 2 y

luego hacer clic en la herramienta “Eliminar”.

 Luego, podrá verificar visualmente que el registro ha sido eliminado.

Eliminar

Seleccionar el registro

38
9. Exportación del registro de beneficiarios en extensión DBF

Para realizar el proceso de “Exportación de Datos”, es imprescindible que todos los padrones
creados se encuentren cerrados, de lo contrario no será posible realizar el proceso.

9.1 Cierre de padrones

 Para cerrar los padrones existentes, primero se deberán listar los padrones haciendo clic
en la opción “RegBen” y luego haciendo clic en la herramienta “Buscar”.

Lista de padrones

 Una vez listados los padrones, seleccionar los registros y luego hacer clic en la herramienta
“Cerrar padrón”.

Cerrar
Padrón

Padrón a cerrar

39
 Luego, se abrirá la ventana “Cerrando padrones”, en la cual se muestran dos opciones: i)
Cerrar sólo los padrones seleccionados, o ii) cerrar todos los padrones. Escoger “Todos
los padrones” y luego “Aceptar”.

 Finalmente, se podrá verificar que los padrones fueron cerrados de la siguiente manera:
Al visualizar el “Estado” de los registros, se verifica que éstos han sido cambiados de
“Aperturado” a “Cerrado”.

El estado de los
padrones es “Cerrado”

40
9.2 Backup de la Base de datos

 En este módulo se puede generar el backup de la información registrada (Archivo con

extensión dbf), una vez cerrados los padrones, el proceso de exportación de padrones
consta de tres (03) pasos básicos que deberán seguirse ingresando a la ventana: “Exportar
datos de los Padrones de Beneficiarios”.

 Para ingresar a dicha ventana se deberá escoger la opción “Exportar”.

Clic en
Exportar

 El aplicativo mostrará una ventana nueva con 3 partes, en la cual, como primer paso, se
deberá seleccionar el periodo que se desea exportar.

Seleccionar el año Seleccionar el

semestre

41
 Luego, como segundo paso, deberá ejecutar la opción “Procesando Datos”.

Clic en Procesando
Datos

 Y se mostrará el mensaje “Proceso Finalizado”, hacer clic en “Aceptar”.

 Terminado el proceso, la ventana mostrará el resultado del procesamiento de datos, en

este caso “4 Registros” y se listarán en la parte inferior de la ventana.

42
  Como último paso, se deberá exportar la información procesada en los pasos anteriores,
haciendo clic en el botón “Exportando los Padrones de Beneficiarios procesados”.

 El aplicativo direccionará a una ruta por defecto (esta podrá ser modificada) donde se
alojará el archivo; asimismo, solicitará asignarle un nombre y el tipo de archivo. El tipo de
archivo que deberá escogerse es el *.DBF sin excepción.

Seleccionar la ruta
para guardar el
archivo

Asignar un
nombre al
archivo

Escoger el tipo
de archivo la
opción DBF

FIN DEL PROCESO DE REGISTRO DE LA INFORMACIÓN Y BACKUP EN EXTENSIÓN

DBF, EL ARCHIVO EN DBF GRABAR EN UN CD Y ENVIAR AL MIDIS

43
 Ejemplo: Tendremos la siguiente ventana, este archivo se guardará en el ESCRITORIO y el
nombre que fue asignado es MUN_PROV_DELSANTA.

Se deberá cambiar la extensión

del archivo.

 En la opción tipo, se tiene tres opciones *.XLS, *.TXT Y *.DBF, siendo el formato *.DBF la
que procesa el MIDIS.

44
 El usuario tiene la opción de guardar el archivo en la ruta que desea.

Clic en guardar

 Aparecerá mensaje “Archivo Exportado” darle clic en Aceptar

 Ubicar el archivo generado en la ruta y carpeta asignada, y guardarlo en un CD para

reportar la información del REGISTRO DEL BENEFICIARIOS DEL PCA.

Ubicar el archivo y copiarlo en un Cd para

luego ser enviado al MIDIS

45
10. Importando uno o más archivos con extensión DBF en el aplicativo RUBEN
Este proceso se va a realizar cuando se desee recuperar o integrar la información ya registrada
al RUBEN en varias computadoras, importando un archivo (con extensión dbf) ya exportado
por el RUBEN con el fin de recuperar o adicionar esta información a la información que ya
tenemos en el aplicativo informático RUBEN.
Para acceder a este debe hacer clic en el botón IMPORTAR del área de barra de herramientas.

1. Elegir el tipo de archivo a cargar y hacer clic en la opción CARGAR.

46
2. Luego se desplegara la siguiente pantalla, donde seleccionara el TIPO de importación
y ubicar el archivo a importar. El formato tiene que estar en DBF y hacer clic en el
botón ABRIR.

3. Luego se agregará la información importada mostrándose la siguiente ventana

47
 4. Luego hacer clic en IMPORTAR para confirmar que se migró correctamente. Caso
contrario RUBEN indicará que los datos contenidos en el archivo no pasaron la
consistencia correspondiente. Por lo tanto no podrá importar dichos datos ya que la
data fue emitida en formato incorrecto. Es posible mejorar la información (editar),
esto se puede lograr haciendo clic en mejora de información y editando la data
correspondiente.

5. La información será mostrará, en historial de los procesos de importación.

Si en caso Ud. Desea integrar información de varias PC repetir los pasos mencionados, una vez
terminado la importación de las PC, generar el backup de la integración de acuerdo al semestre
correspondiente. Una vez realizado estas indicaciones seguir los pasos del ítem 9 sobre
“Exportación del registro de beneficiarios en extensión DBF”.
FIN DEL PROCESO DE IMPORTACIÓN DE UNA O VARIOS ARCHIVOS DBF

48
11. Envío de la información al MIDIS

Luego de haber copiado el backup de extensión DBF en el CD, envié la información mediante
un Oficio firmado por el alcalde de la municipalidad y dirigido a la Dirección General de Gestión
de Usuarios (DGGU) del MIDIS (Sede Central – Paseo de la Republica 3101 – San Isidro - Lima),
indicando el periodo, según los plazos establecidos.

Nota:
 Se recomienda, registrar los datos solicitados en el aplicativo RUBEN en una sola
PC.
 Si en caso registra la información en más de una PC, realizar la importación de la
información de las PC y consolidar la información en una sola PC y generar el
backup. (Item 10 del manual)
 Si en caso registra la información en más de una PC, y no sabe realizar la
importación o integración de la información de las otras PC para obtener un solo
archivo consolidado en una sola PC, deberá enviar todos los archivos backup
generado (DBF) y mencionar en el oficio la cantidad de archivos y el número de
pc utilizados.

12. Asistencia técnica sobre el registro de información en el aplicativo RUBEN

Las Municipalidades que requieran de asistencia técnica sobre el aplicativo informático RUBEN
podrán contactarse al correo electrónico r n u @ m i d i s . g o b . p e o a los teléfonos 631 8000
anexos 1070 o al RPM #984063605.

49