Getión de Proyecto Unidad 3

UNIDAD 3
LA OFICINA DE GESTIÓN DE PROYECTOS (PMO - PROJECT

MANAGEMENT OFFICE)
Estudiante:
JAHAIRA KATHERINE BURGOS PONCE
Docente:
José Luis Fernández Pallarés
Asignatura:
GESTIÓN DE PROYECTOS
Año:
2022
Caso Práctico Unidad 3.
Enunciado
En esta sesión vamos a estudiar un artículo de Gareth Byatt, Gary Hamilton y Jeff
Hodgkinson publicado por la revista liderdeproyecto.com. Estos autores exponen su visión
específica sobre cómo poner en marcha una PMO (Project Management Office) desde la
perspectiva que es un proyecto en sí mismo.
Implementar una PMO es un proyecto en sí mismo.
En nuestra experiencia y en discusiones de retroalimentación que hemos tenido con
muchos profesionales de proyectos y PMOs, las dificultades en el establecimiento de una
PMO se deben frecuentemente al hecho de que algunos de los principios claves de tratarla
como a un proyecto, no recibieron el nivel de atención que se justifica…
Cuestiones
Puestos en la piel del nuevo responsable de establecer una oficina de proyectos en su
empresa, responda razonadamente a las siguientes preguntas.
1.- ¿Qué información mínima debería contener el acta de inicio de este proyecto?
El acta de inicio documenta las necesidades del proyecto, prueba la existencia y
comienzo de este. para empezar, el acta de inicio debe incluir: las necesidades del o la cliente
que dan origen al proyecto, las posibles restricciones que el proyecto puede tener y los
requisitos de alto nivel referentes al producto a desarrollar en el proyecto que vendrían a ser:
- Nombre del proyecto. Es la denominación propia del mismo, su importancia
radica en que es la identidad propia del trabajo y según la Universidad de
Antioquia este nombre deberá permanecer inalterado durante el desarrollo de este,
siendo idéntico en todos los documentos en los que se lo cite sin que tenga ningún
tipo de alteración.
- Nombre y año de la convocatoria. Indicando la fecha de la convocatoria, así
como el respectivo nombre, también se indica la aprobación de los recursos.
- Centro de investigación. Lugar en donde se realiza el proyecto.
- Documento de aprobación: Emisor, número y fecha de aprobación. Se publica la
fecha en la que se aceptó la inscripción, de igual manera se registra la fecha de
aprobación del proyecto si es necesario.
- Grupo de investigación. Aquí se debe especificar el nombre del grupo y los
investigadores del proyecto.
- Código del grupo. El código que se asignó al grupo de ejecución del proyecto.
- Investigación básica. Genera nuevo conocimiento, fundamenta y sustenta nuevas
teorías.
- Investigación aplicada. El conocimiento se genera aquí en respuesta a un
problema o necesidad identificada
- Objetivos del proyecto. se definen el objetivo general y los objetivos específicos
del proyecto.
- Compromisos. se definen los compromisos de obligatorio cumplimiento, los
compromisos al estar en el acta son automáticamente obligatorios.
- Duración del proyecto. se define el tiempo del proyecto, la fecha de inicio y la
fecha de finalización.
- Entidades participantes. Nombre o razón social de la persona jurídica, Numero
de contrato, fecha de suscripción y el Acta de P.I. en caso de que el proyecto
cuente con un convenio.
- Fuentes de financiación. Nombre de las entidades que aportaron para el proyecto,
así como se definen los recursos frescos y en especie, siendo los frescos el dinero
discriminado y en especie aquello que se tienen y se invertirán en el proyecto.
- Propiedad intelectual. Se definen las personas que participan en el proyecto y los
roles.
- Acuerdo de confidencialidad. Los participantes en el proyecto, con la firma de
Acta, se comprometen a guardar la confidencialidad de la información que
conozcan en razón del mismo.
- Constancias. Los participantes dejan constancias de que conocen el proyecto y de
que se someten a las reglas y normas que le regulan.
- Modificaciones. Las modificaciones al proyecto deben constar en Anexos al Acta.
En caso de retiro o ingreso de un integrante del grupo de investigación.
- Firmas. Todos los participantes deben firmar el acta.
- Responsables. El Investigador principal, el coordinador del grupo de investigación
y el jefe del Centro de Investigación deben firmar el acta en señal de aceptación.
2.- Identifique a los stakeholders de su proyecto.

Partiendo del concepto que nos da Calderón 2006, en el que define a los Stakeholders,
como todos aquellos grupos, organizaciones, empresas o personas que tienen interés en una
empresa u organización dada, entre ellos se tienen a: los empleados, los clientes, los
proveedores de bienes y servicios, los proveedores de capital, la comunidad y la sociedad, en
el caso de nuestro proyecto a parte de los ya citados se puede agregar a los accionistas,
asociaciones empresariales, gobierno nacional, gobiernos locales y departamentales. Así
como ONG´s, sindicatos, medios de comunicación, entre otros.
3.- La dirección ha decidido poner a su disposición a un grupo de profesionales de

diferentes departamentos de la empresa. Usted les coordinará, pero sus jefes actuales lo
seguirán siendo durante el proyecto, ¿qué implicaciones ves en esta decisión?
La autoridad que los jefes puedan ejercer sobre el grupo de profesionales puede
fomentar conflictos en la ejecución del proyecto. Si bien es cierto que todos los proyectos
deben afrontar diferentes situaciones que pueden alterar su ejecución respecto a lo planificado,
el mantener una comunicación estable y clara puede ayudar a mitigar estos impases, para lo
cual, el director del proyecto debe tener una buena sinergia y comunicación con los jefes
porque de no ser así se puede empezar a generar retrasos en la ejecución y como sabemos uno
de los retos principales del director es mantener el proyecto dentro de los parámetros de la
planificación.
Se debe evitar la típica discusión donde los participantes se desacreditan y culpan
mutuamente, hasta el punto de que nadie discute sobre el problema. En este caso es claro que
puede existir un problema de relación que impide ir más allá pero que el director debe
implementar las estrategias necesarias en caso de presentarse este conflicto.
4.- Identifica al menos tres riesgos que puedan poner en peligro el buen término
del proyecto.
La ejecución de un proyecto está siempre expuesto a un margen de error sin importar
que se haya realizado una buena planeación pudiéndose generar riesgos a diferentes niveles y
procesos.
- Riesgos respecto a recursos. Los proyectos varían con el tiempo esto afecta
directamente a los recursos generando modificaciones según lo presupuestado.
Ante este riesgo el director del proyecto debe afrontarlo con los recursos que tiene
presupuesto y plantear estrategias que compensen los costos adicionales. Se debe
tener en cuenta que recursos ser materiales y humanos.
- Riesgos relacionados con la comunicación. Los problemas de comunicación
entre los grupos de un proyecto pueden generar inconvenientes y retrasos tanto en
costos y tiempo.
- Riesgos del alcance. Cuando se ejecuta un proyecto este puede modificarse en el
camino, el proyecto puede crecer ante nuevas exigencias de los clientes lo que
somete al proyecto a ampliarse en tiempo y alcance. Para ello, los project
managers y los equipos de proyecto disponen de reuniones de seguimiento, kick-
off y revisión de las propuestas iniciales.
- Riesgos en la planificación. en la planificación se debe prever las situaciones que
puedan afectar el proyecto, se debe evaluar igualmente la probabilidad de que pase,
esto genera riesgos. La planificación puede verse afectada por errores en las
estimaciones, recursos insuficientes, etc.
5.- Establece un plan para mitigar los posibles efectos de estos riesgos
Para mitigar los riesgos se debe implementar de un plan, este plan plantea una serie de
acciones y estrategias que pueden dar solución a los riesgos presentados en la ejecución del
proyecto.
Existen muchas técnicas y métodos que van incluidos en el plan de mitigación, entre
las técnicas que puede aplicar el director del proyecto junto con su equipo de trabajo se
encuentran:
• Simulación de Monte Carlo
• Punto de equilibrio
• Elasticidad de las variables
• Análisis de escenarios
• Análisis de sensibilidad
• Estrategias de respuesta a amenazas (Escalar, evitar, transferir, mitigar y aceptar)
• Estrategias de respuesta a oportunidades (Escalar, explorar, compartir, mejorar,
aceptar y estrategias de respuestas a contingencias)
El plan de mitigación debe contar con una matriz de evaluación de riesgos. Posterior
realizar análisis cualitativo y cuantitativo.
La matriz de riesgos se compone generalmente de los siguientes elementos:
• ID: Un código o número identificador del riesgo.
• Riesgo: Descripción detallada del riesgo.
• Posible resultado: Descripción específica sobre cuál sería el efecto del riesgo
en el proyecto en caso de este ocurra.
• Síntoma: Identifica y describe una señal de alarma o advertencia de que el
riesgo puede ocurrir. Es importante mencionar que no todos los riesgos tienen
síntomas.
• Probabilidad: Evalúa la probabilidad de que el riesgo suceda. Esta probabilidad
puede ser alta, media o baja dependiendo del riesgo.
• Impacto: Evalúa el grado de impacto en el proyecto en caso de que el riesgo
ocurra. Este impacto puede ser alto, medio o bajo dependiendo del riesgo en sí
mismo.
• Prioridad: Prioriza los riesgos en una escala de 1 al 9 con ayuda de la matriz de
impacto y probabilidad.
• Respuestas: Especifica la acción que el equipo de proyecto llevará a cabo para
eliminar, trasladar o mitigar el riesgo.
• Responsable: Nombre o rol del responsable de llevar a cabo la acción de
respuesta al riesgo.
Lledó, 2017 dice que independientemente de la técnica o herramienta que se debe
aplicar en el plan de mitigación de riesgos se deben corregir aquellos fallos o eliminar o
ajustar procesos que afectan al conjunto del proyecto para así garantizar obtener mejores
resultados.
Conclusiones
Los retrasos en un proyecto se van a presentar siempre independientemente de las

precauciones que se tomen, esto debido a la inminente presencia de riesgos, es importante
para las empresas normalizar las prácticas de la gestión de proyectos, así como implementar
planes de mitigación de riesgos para evitar o minimizar en lo posibles retrasar un proyecto.
existen múltiples técnicas y herramientas que facilitar la labor del director y que se aplicaran
según la experiencia y conocimiento del director.
Implementar una PMO en una organización que gestiona proyectos genera un alto
beneficio, pero es un ejercicio que debe ser llevado a capo por un equipo bien conformado y
de experiencia, ya que deben afrontar los riesgos como lo son planeación, comunicación o
alcance.
Bibliografía
Cerón Hurtado Miguel Ángel. (2016, agosto 16). Ideas sobre Planificación y Proyectos.
Recuperado de https://www.gestiopolis.com/ideas-planificacion-proyectos
Calderón Neyra Presentación. (2006, enero 18). Stakeholders. Recuperado de
https://www.gestiopolis.com/stakeholders/
Lledó, P. (2017). ¿Cómo mitigar los riesgos del proyecto? Paper presented at PMI®
Global Congress 2007—Latin America, Cancún, Mexico. Newtown Square, PA: Project
Management Institute.

Getión de Proyecto Unidad 3

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

Getión de Proyecto Unidad 3

Cargado por

Información del documento

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

Getión de Proyecto Unidad 3

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

UNIDAD 3

LA OFICINA DE GESTIÓN DE PROYECTOS (PMO - PROJECT

2.- Identifique a los stakeholders de su proyecto.

3.- La dirección ha decidido poner a su disposición a un grupo de profesionales de

Los retrasos en un proyecto se van a presentar siempre independientemente de las

También podría gustarte