TALLER AREA DE COMPRAS Y SUS FUNCIONES

Jorge Armando Gutiérrez

Especialización: Dirección de operaciones y mejoramiento continuo.

Uniremington

Bogotá D.C

05 de marzo 2023
ITM es una compañía con más de 35 años de experiencia en el mercado,
suministrando soluciones innovadoras en almacenamiento de líquidos y
soluciones arquitectónicas en acero. Nuestros mercados se encuentran divididos
en dos; La división Agroindustrial y la división de Infraestructura e Hidrocarburos.

Actualmente tenemos dos razones sociales, las cuales están representadas por
una marca comercial llamada “ITM”. En nuestro portafolio de clientes, se
encuentran las empresas referentes del mercado como Cargill, Macpollo, Estahl,
Gobernación de Cundinamarca, Grupo Insa, Continental Gold, Accenorte, entre
otras.

Somos pioneros el diseño, fabricación y puesta en marcha de nuestras soluciones

de almacenamiento de líquidos llamadas Armotanques. Estas, reemplazan las
soluciones tradicionales de almacenamiento como son la fibra de vidrio, plástico,
concreto y acero soldado.
1.1 Funciones del área de compras.

En nuestra empresa el área de compras juega un papel muy importante debido a

que todos nuestros productos son de la mejor calidad y trabajamos mucho con
entidades del estado y grandes empresas en donde nos exigen los certificados de
alta calidad materiales utilizados en todos nuestros proyectos, además que son
equipos que suelen trabajar a la intemperie y en ambientes muy hostiles. De aquí
la necesidad de que la persona de compras este altamente capacitada para
comprar los mejores productos, a precios competitivos y nos garantice la cadena
de abastecimiento de materia prima para el desarrollo de los diferentes proyectos.
Por ende, compras debe tener gran comunicación y conexión con las diferentes
áreas de la compañía.

Con Producción y almacén. Debe existir una relación muy estrecha entre estas
dos áreas y compras para garantizas que las especificaciones de producción y los
pedidos de material, las entradas y las salidas sean las correctas.

Ingeniería y diseño. Comprar herramientas, equipos y máquinas es fundamental

para los dos departamentos.

Finanzas. También debe haber una coordinación con el departamento contable.

Es fundamental que los niveles de materiales se mantengan y realizar
una estimación del capital de trabajo que se requiere y así evitar tiempos muertos
por retrasos por el no pago de laguna factura.

Así mismo con recursos humanos, seguridad y salud en el trabajo, comerciales y

logística.

Para cumplir con las responsabilidades debe:

A) Recibir la solicitud del producto de acuerdo a las especificaciones técnicas

del mismo.
B) Si es un producto que se utiliza con regularidad y se tiene un proveedor fijo
realizar la solicitud de autorización de compra al gerente.
C) Si el gerente la aprueba se debe realizar la orden de compra al proveedor
que se tiene.
D) Si en un producto nuevo se deben realizar mínimo tres cotizaciones con
diferentes proveedores y presentarlas a al área que las haya solicitado para
un análisis de la viabilidad de la solicitud.
E) Si el producto es aprobado el área de compras le informa al gerente de la
solicitud realizada y este en reunión con la misma decide la prioridad y
factibilidad de la compra.
 F) Si esta es aprobada se realiza la orden de compra con el proveedor que
más se haya ajustado a los requerimientos establecidos.
G) El área de compras debe fijar los tiempos de entrega con los proveedores
de acuerdo a la urgencia de lo solicitado.
H) Compras debe mantener actualizado el sistema con la información de cómo
va el proceso de compra del articulo solicitado.
I) Compras debe transmitir la información de recibido al sistema y al área de
tesorería para gestionar los pagos de proveedores.
J) Compras debe gestionar que los proveedores cumplan con los tiempos
establecidos para las entregas.
K) Compras debe mantener unas relaciones sanas con los proveedores en
donde con respecto y cumplimiento se logren buenos acuerdos mutuos de
cooperación que permitan tener los mejores precios y las entregas más
oportunas.
L) Compras debe garantizar que los proveedores lleguen en los tiempos
establecidos para la recepción de materiales por parte de almacén y
producción.
M) Compras debe tener una comunicación constante con los proveedores y
estar pendiente de las variaciones del mercado de los productos y servicios

1.2 Plan de compras

Como Itmcol es una empresa que trabaja por proyectos se realiza un estimado de
cuantos proyectos se han vendido históricamente para mantener siempre un stop
mínimo de materiales con respecto a tornillería y aceros que son los más
utilizados.
 ACERO UTILIZADO EN EL PRIMER SEMESTRE DEL AÑO
Cantida d
ID de Formato e n Minimos en
Des cripcion en Enero Febrero Ma rzo Abril Mayo Junio
inventario m etros ca ntidae s
exis tencia s
LAMINA
LAG01 GALVANIZA 1,22 x 2,44 296 150 8000 8000
DA CAL.20
LAMINA
LAG02 GALVANIZA 1,22 x 2,44 166 150 10000 10000
DA CAL.18
LAMINA
LAG03 GALVANIZA 1,22 x 2,44 216 70 7000 7000
DA CAL.16
LAMINA
LAG04 GALVANIZA 1,22 x 2,44 228 100 6000 6000 6000
DA CAL.14
LAMINA
GALVANIZA
LAG05
DA
1,22 x 2,44 100 60 3000 4000
CAL.2,5mm
LAMINA
LAG06 GALVANIZA 1,22 x 2,44 145 60 3000 3000
DA CAL.3mm

LAMINA
GALVANIZA
LAG07
DA CAL.3mm
1,22 x 2,44 28 10 5000 5000
G50

LAMINA HR
LAHR04
CAL.4mm
1,20 x 2,40 89 15 30 30 30
LAMINA HR
LAHR07
CAL.4,5mm
1,20 x 2,40 38 15 30 30 30
LAMINA HR
LAHR10
CAL.6mm
1,20 x 2,40 98 15 45 30 30

Nota : los a c e ros Ga lva niz a dos s e s olic ita n por kilogramos y los HR por unida d de lamina

ID de Minimos en
Des cripc ion Enero Febrero Ma rzo Abril Mayo Junio
inventario ca ntidae s
A001 ANGULO 1" X 1/8" X 6 MTS 30 30 30
A002 ANGULO 1" X 3/16" X 6 MTS 30 30 30
A003 ANGULO 1-1/2" X 1/4" X 6 MTS 30 30 30
A004 ANGULO 1-1/2" X 1/8" X 6 MTS 30 30 30
A005 ANGULO 1-1/2" X 3/16" X 6 MTS 30 30 30
A006 ANGULO 2" X 1/4" X 6 MTS 30 30 30
A007 ANGULO 2" X 1/8" X 6 MTS 30 30 30
A008 ANGULO 2" X 3/16" X 6 MTS 30 30 30
A009 ANGULO 2-1/2" X 1/4" X 12 MTS 30 30 30
A010 ANGULO 2-1/2" X 1/4" X 6 MTS 30 30 30
A011 ANGULO 2-1/2" X 1/8" X 6 MTS 30 30 30
A012 ANGULO 2-1/2" X 3/16" X 6 MTS 30 30 30
A013 ANGULO 3/4" X 1/8" X 6 MTS 30 30 30
Nota: s egún los proye ctos s e deben realiza r los a jus tes nec es arios

ID de Minimos en
Des cripc ion Enero Febrero Ma rzo Abril Mayo Junio
inventario ca ntidae s
T001 tornillos 5/16 x 1" 5000 24000 24000 24000 24000 24000 24000
T002 tornillos 5/16 x 1 1/4" 5000 24000 24000 24000 24000 24000 24000
T003 tornillos 3/8" x 1" 5000 24000 24000 24000 24000 24000 24000
T004 tornillos 3/8 x 1 1/4" 5000 24000 24000 24000 24000 24000 24000
T005 tornillos 3/8 x 1 1/2" 5000 24000 24000 24000 24000 24000 24000
T006 tornillos 1/2 x 1" 5000 24000 24000 24000 24000 24000 24000
T007 tornillos 1/2 x 1 1/4" 5000 24000 24000 24000 24000 24000 24000
T008 tornillos 1/2 x 1 1/2" 5000 24000 24000 24000 24000 24000 24000
T009 tornillos 1/2 x 1 1/4" 5000 10000 10000 10000 10000 10000 10000
T010 tornillo auto perforantes 1/4 x 1" 12000 24000 24000 24000 24000 24000 24000
Nota: según los proyectos se deben realizar los ajustes necesarios

ID de Minimos en
Des cripc ion Enero Febrero Ma rzo Abril Mayo Junio
inventario ca ntidae s
P001 Papel tamaño carta 1 2 2
P002 Papel tamaño oficio 0,5 1 1
M001 Marcadores 1 1 1
E001 Esferos 2 1 1
Tn01 Toner 2 1 1
1.3 Orden de compra de acero para mantener el stop de producción.

INTECMECOL SAS ORDEN DE COMPRA

CARRERA 29A NO. 19 - 20 SUR - PBX: 7206200
No. P00879
BOGOTA DC. COLOMBIA
WWWW.intecmecol.com - E-mail: [email protected]
CLIENTE: AGOFER FECHA DIA 03 MES 01 AÑO 2023
NIT: 19236902-1 TELEFONO 312 5650066
CANTIDAD CONCEPTO PRECIO UN PRECIO TOTAL
30 Acero HR Lamina 1,20 x 2,40 Cal 4 mm $ 345.000,00 $ 10.350.000,00
30 Acero HR Lamina 1,20 x 2,40 Cal 6 mm $ 489.000,00 $ 14.670.000,00
30 Acero HR Angulo DE 1/8" x 2" x6mt $ 102.000,00 $ 3.060.000,00
30 Acero HR Angulo de 2 1/2" x 1/4 x 6 mts $ 165.000,00 $ 4.950.000,00
$ -
$ -
$ -
$ -
$ -
$ -
$ -
OBSERVACIONES SUBTOTAL $ 33.030.000,00
IVA. $ 6.275.700,00
TOTAL $ 39.305.700,00
AUTORIZA

1.4 La empresa Itmcol se encuentra en la búsqueda de una constructora que

le realice la construcción de las bodegas para la nueva sede de la empresa
que se va a ubicar en las afueras de la ciudad, para seleccionar dicha
constructora se van a tener en cuenta los siguientes criterios de comparación
entre los ofertantes.

En general los mejores proveedores son aquellos que llevan más tiempo en el
mercado, tienen una buena solidez financiera, y cuentan con el personal más
experimentado. En ese orden de ideas se pueden definir criterios de selección con
base en:
a) Años en el mercado y solidez financiera de la empresa proponente que
para el caso de Itmcol es de mínimo de 10 años en el mercado.
 b) Experiencia de la empresa proponente en la producción de los servicios y
productos requeridos. Para nuestro caso se requiere la realización de
mínimo 5 proyectos similares de obra civil.
c) Experiencia del equipo asignado para el proyecto. Los Ingenieros y
arquitectos deben tener más de 5 años de experiencia en la realización de
proyectos de construcción.
d) Cumplimiento de los requerimientos de negocio y entregables solicitados.
Los documentos solicitados son de obligatorio cumplimiento en su totalidad
y con una vigencia no mayor a 30 días calendario.
e) Tiempo para la entrega de los productos y servicios. Los tiempos de
entrega del proyecto no tiene extensión de tiempo y se fijaran cláusulas de
cumplimiento.
f) Costos de los servicios y productos requeridos. Los costos deben de
ajustarse de acuerdo a lo requerido por parte de la parte interesada.

Se presentaron tres proponentes de los cuales se realizará una tabla de criterios

para seleccionar el más indicado para realizar la obra.

PUNTOS PUNTOS CONSTRUCTOTA CONSTRUCTORA CONTRUYENDO

CRITERIO
TOTALES SUBCRITERIO ABC JOSELITO SA
Solidez y experiencia
200
de la compañía

Solidez financiera 80 30 40 50

Proyectos similares
120 120 90 95
realizados

Experiencia del
equipo que va a ser 300
parte del proyecto

Experiencia del gerente 100 100 60 80

Experiencia de los
200 160 200 120
arquitectos

Cumplimiento de los
requerimientos 300
internos
Cumplimiento de los
150 150 140 130
requerimientos del proyecto
Referencias de otros
clientes de proyectos 75 70 75 65
similares

Diseño de la propuesta 75 60 60 60

Costo de la
200
propuetsa

Alcance de la propuetsa 200 190 200 180

totales 1000 1000 880 865 780

 1.5 Evolución de desempeño del proveedor de papelería para el año 2023

PLANTILLA DE CUADRO DE DESEMPEÑO DE PROVEEDOR

LISTA DE VERIFICACIÓN DE CRITERIOS
En e sta t a b la se e va lua la c o nd ic io n d e l p ro v e e d o r C o m p a ñía Pa p e le ra e n e l c um p lim ie nto d e lo s Puntua c io ne s d isp o n ib le s d e 1 a 5.
p e d id o s so lic ita d o s g a ra ntiza nd o la c a lid a d d e l p ro d uc to .

Cumplim ie nto de la s e ntre g a s Ene Fe b Ma r Ab r Ma y Jun Jul Ag o Se p Oc t No v Dic BASE PARA LA PUNTUACIÓN

Puntua lid a d 5 5 4 5 4 4 4 4 3 2 5 5 Lle g a d o p o r fe c ha lím it e re c ib e to d o s lo s p un to s

La s se c c io n e s c o m p le ta d a s e n e l m ism o o rd e n q ue la RFP re c ib e to d o s lo s
Inte g rid a d 5 3 5 5 5 3 3 2 5 5 4 2
p u nto s
C a lid a d g e ne ra l y nive l d e p ro fe sio na lism o 2 4 3 3 4 4 5 3 4 3 2 3 Té c nic a m e nte c o m p a tib le y a tra c tivo re c ib e to d o s lo s p u nto s
Re sp u e sta g e n e ra l 5 4 5 3 3 4 4 3 2 4 4 3 C a lid a d g e n e ra l m uy a lta re c ib e to d o s lo s p u nto s

Puntua c ión me dia 4 4 4 4 4 4 4 3 4 4 4 3

Info rm a c ió n de la e mp re sa BASE PARA LA PUNTUACIÓN

La p rue b a d e via b ilid a d fin a n c ie ra re c ib e to d o s lo s p un to s (e s d e c ir, e l Info rm e
Via b ilid a d fina nc ie ra 5 5 3 3 5 4 3 5 5 4 5 3
Dun & Bra d stre e t)
Estruc t ura O rg a niza c io na l 1 3 5 3 5 3 2 5 5 4 5 2 La e stru c tura e xp lic a d a y e l o rg a nig ra m a re c ib e n to d o s lo s p un to s
La p rue b a d e la e xp e rie nc ia d e e m p re sa s d e ta m a ño sim ila r y e nfo c a d a re c ib e
Exp e rie n c ia c o n e m p re sa s sim ila re s 2 5 5 3 4 5 5 3 5 5 2 5
to d o s lo s p unto s
El d e p a rta m e nto d e se rv ic io 24/ 7 c o n la c a p a c id a d ling üístic a a d e c u a d a
De p a rta m e nto d e Se rvic io 3 3 5 5 5 5 3 2 5 2 2 5
re c ib e to d o s lo s p u nto s
La s re fe re nc ia s p o sitiva s d e c ua tro p ro p o rc io na d a s (v e rific a d a s) re c ib e n to d o s
Re fe re nc ia s 2 2 2 2 3 5 3 2 3 5 5 2
lo s p unto s
Aso c ia c io ne s 5 3 2 3 5 2 5 2 5 2 5 2 La s a so c ia c io n e s e xte rn a s p ro b a d a s re c ib e n to d o s lo s p unto s

Puntua c ión me dia 3 4 4 3 5 4 4 3 5 4 4 3

Co m pre nsió n de l pro duc to BASE PARA LA PUNTUACIÓN

C o m p re n sió n g e n e ra l d e lo s o b je tiv o s d e l p ro ye c to5 5 3 4 2 4 2 4 4 2 4 5 La se c c ió n e sc rita m ue stra c o m p re nsió n

C o m p re n sió n d e lo s re q uisito s d e l ne g o c io 5 3 3 4 3 2 5 3 3 4 4 2 La se c c ió n e sc rita m ue stra c o m p re nsió n

C o m p re n sió n d e la Visió n d e Ne g o c io 2 4 2 4 3 24 5 3 2 4 4 3 La se c c ió n e sc rita m ue stra c o m p re nsió n
Puntua c ión me dia 4 4 3 4 3 10 4 3 3 3 4 3

Re q uisito s BASE PARA LA PUNTUACIÓN

Inte g rid a d d e la re sp u e sta d e l p ro ve e d o r 5 5 3 3 2 4 3 4 3 4 4 5 Re sp ue sta si c u m p le p le n a m e nte c o n lo s re q u isito s té c n ic o s

C a p a c id a d d e l p ro ve e d o r p a ra c um p lir c o n lo s re 1q uisit5o s 2 3 4 5 4 2 5 4 3 4 C a p a c id a d d e d e ta lle s d e l p ro ve e d o r p a ra c um p lir c o n lo s re q uisito s

Puntua c ión me dia 3 5 3 3 3 5 4 3 4 4 4 5

PUNTUACIONES DE CRITERIOS PUNTUACION NOTAS

1. C ump limie nto d e la s Entre g a s 4 4 4 4 4 4 4 3 4 4 4 3 9,75

2. Info rma c ió n d e la e mp re sa 3 4 4 3 5 4 4 3 5 4 4 3 0,00
3. C o mp re nsió n d e l p ro d uc to 4 4 3 4 3 10 4 3 3 3 4 3 9,00
4. Re q u isito s 3 5 3 3 3 5 4 3 4 4 4 5 6,00
Puntua c ió n to ta l 3,6 4,1 3,3 3,5 3,5 5,6 3,8 3,1 3,8 3,6 3,8 3,6 24,75

Conclusiones: en compras todo es un proceso que se tiene que llevar paso a paso
para cumplir con los objetivos del área, donde podemos hablas que para
desempeñarse en la misma tiene que haber capacitación y experiencia pues cada
paso que se da es un eslabón que termina por afectar las distintas partes de una
organización ya sea para bien o para mal, por este motivo la persona encargada
debe ser una persona con muchos valores y ética profesional que le permita
siempre tomar la mejor opción costo beneficio para la empresa a la cual le preste
sus servicios.