Gestión de SST para contratistas y proveedores

PRO-45-1-05-08
FECHA PUBLICACIÓN 03/02/2021
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Sistema de Gestión de Seguridad y Salud
Efectividad institucional Sistema de Calidad Institucional
en el Trabajo

Tabla de Contenido
1. OBJETIVO ..................................................................................................................................... 2
2. ALCANCE ...................................................................................................................................... 2
3. NORMATIVIDAD .......................................................................................................................... 2
3.1. Directrices ........................................................................................................................... 2
3.2. Lineamientos ....................................................................................................................... 2
4. DEFINICIONES .............................................................................................................................. 2
4.1. Diagrama de flujo – Gestión de SST a contratistas y proveedores .................................... 3
4.2. Descripción de actividades – Gestión de SST a contratistas y proveedores ....................... 3
6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA .................................................................................................. 5
7. INDICADORES .............................................................................................................................. 5
8. RIESGOS ....................................................................................................................................... 6
9. CONTROL DE CAMBIOS ............................................................................................................... 8
10. APROBACIÓN ............................................................................................................................... 8

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1. OBJETIVO
Identificar, verificar y hacer seguimiento al cumplimiento de las normas y demás
documentos aplicables a la gestión en seguridad y salud en el trabajo por parte de los
contratistas y proveedores recurrentes vinculados a la Universidad y que desarrollen
actividades dentro de las instalaciones.

2. ALCANCE
Inicia con la solicitud a Abastecimiento, Compras y Unidades de la información de las
empresas contratistas que actualmente les prestan servicios a las unidades administrativas
y académicas y finaliza con el seguimiento del cumplimiento del plan de acción de los
contratistas con pendientes en los requisitos de SST.

3. NORMATIVIDAD
3.1. Directrices
• Política de Seguridad y Salud en el Trabajo Uniandes
• Decreto 1072 de 2015

3.2. Lineamientos
• El proceso debe realizarse anualmente.
• La unidad académica/administrativa y/o Abastecimiento y/o debe enviar la lista de
contratistas y proveedores anualmente a SST.
• El contratista tiene máximo un mes para enviar el plan de acción si se evidencia
incumplimientos en los requisitos de SST.
• El plan de acción de los contratistas debe ser realizado a máximo un año o lo que
dure el contrato con la universidad.
• Para los proveedores y contratistas: se solicitará a través de Compras la certificación
de ARL sobre avance de implementación del SG-SST y el diligenciamiento de la
autoevaluación a través de formato implementado como parte del proceso de
ingreso a la red de la Universidad.
• Para Contratistas críticos: adicionalmente a lo anterior, se les solicita plan de acción
si se evidencia incumplimientos según los resultados del formato de autoevaluación
y se llevaran a cabo auditorías aleatorias de verificación en aspectos generales de
Seguridad y Salud en el Trabajo y otros que apliquen relacionados.

4. DEFINICIONES
• Contratista/ Proveedor: Persona natural o jurídica, legalmente constituida que
suministra bienes y/o servicios, mediante una orden de servicio o contrato suscrito
con la Universidad.

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• Contratistas Críticos: Son aquellos que laboran en las instalaciones de la

Universidad, están clasificados con nivel de riesgo alto (III, IV y V) y que en la
ejecución de su contrato afecta la seguridad y salud, la calidad del servicio, y el
impacto sobre el entorno de la Universidad.
• Proveedor Recurrente: Persona natural o jurídica que suministra bienes y/o
servicios con alta frecuencia y su permanencia en la Universidad se limita a la
entrega de un bien o prestar un servicio específico.

5. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

4.1. Diagrama de flujo – Gestión de SST a contratistas y proveedores

4.2. Descripción de actividades – Gestión de SST a contratistas y proveedores

Identificación de los contratistas y proveedores que están vinculados a la

ENTRADA
Universidad.
PROVEEDOR Universidad de los Andes
SALIDA Nivel del cumplimiento de los proveedores y contratistas frente a las normas SST
CLIENTE Universidad de los Andes

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE SISTEMA DOCUMENTOS

Solicitar por correo electrónico a los jefes Coordinación
Solicitar información de
de la unidad y/o Jefe de Compras el SST/Gestor de
1 contratistas a Unidad/
listado de contratistas y proveedores de la seguridad y salud en
abastecimiento/Compras
Universidad. el trabajo

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Enviar la lista de contratistas y

proveedores vinculados a la Unidad
Enviar lista de Universidad, informando nombre de administrativa/ Listado de
2 contratistas y la empresa, persona de contacto y académica/ contratistas
proveedores a SST responsable en la interacción, Alianzas y proveedores
teléfonos y actividad que desarrollan Abastecimiento
dentro de la Universidad.
Revisar listado e identificar
Identificar clasificación clasificación, de acuerdo a la Gestor de seguridad
3
por nivel de riesgo actividad económica se clasifica de y salud en el trabajo
grado 1 a 5.
Realizar cronograma de evaluación
documental a contratistas, son Seguridad y salud en
4 Realizar cronograma Cronograma
auditorías aleatorias a contratistas el trabajo
críticos.
Contactar encargado de Seguridad y
Salud en el trabajo o al representante
legal de los contratistas críticos para
Contactar contratista o dar inducción en SST que se tiene en Seguridad y salud en
5
proveedor la Universidad por correo electrónico el trabajo
o presencial para asegurar su
divulgación y cumplimiento por parte
del contratista.
El contratista o proveedor debe
FOR-45-1-05-20
realizar y remitir a SST la
Realizar Contratista o Autoevaluación
6 autoevaluación de su sistema de
autoevaluación proveedor de proveedores y
gestión en seguridad y salud en el
contratistas
trabajo.
FOR-45-1-05-20
Cuando el resultado de la
Autoevaluación
autoevaluación es inferior al 6O % de
Contratista o de proveedores y
7 Enviar plan de acción cumplimiento, el contratista debe
proveedor contratistas
enviar su plan de acción para mejorar
el nivel de cumplimiento.
Plan de Acción
Mientras dure la emergencia sanitaria
Enviar protocolo de
por covid 19, todo contratista y Documento físico
bioseguridad de Contratista o
8 proveedor que requiera ingresar a la del protocolo en
proveedores y proveedor
Universidad debe remitir el protocolo medio magnético
contratistas
de bioseguridad al área de SST.
Se revisa el cumplimiento de los
Listado de
diferentes criterios que se deben
proveedores y
cumplir en el protocolo de
Hacer revisión Gestor seguridad y contratistas
9 bioseguridad según sector
documental salud en el trabajo verificado
económico, se retroalimenta al
protocolo de
proveedor/contratista con
bioseguridad
recomendaciones particulares.

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Se incluye a la lista general de Listado de

protocolos verificados de proveedores y
Dar aval para ingreso al proveedores y contratistas, y se Gestor de seguridad contratistas
10
campus reporta diariamente al Departamento y salud en el trabajo verificado
de Seguridad y responsables del protocolo de
contratista/proveedor. bioseguridad
Hacer seguimiento al cumplimiento
de las normas de seguridad y
Gestor de seguridad
111 Hacer seguimiento bioseguridad en la Universidad, a
y salud en el trabajo
través de observaciones e
inspecciones.
Presentar informes a la coordinación
Presentar informe Gestor de seguridad Informe de
12 de SST para comunicar gestión a
general semestral y salud en el trabajo resultados
COPASST y otras instancias.

6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

INTERNOS (Cadena de Valor) EXTERNOS (Unidad académica, administrativa, entidad)

• FOR-45-1-05-20 Autoevaluación de
proveedores y contratistas Decreto 1072 del 2015

7. INDICADORES

Contratistas evaluados

Código del indicador IND-27-1-05-011

Responsable del
FICHA DEL INDICADOR

Gestor Seguridad y Salud en el Trabajo

indicador

Objetivo Medir el porcentaje de contratistas evaluados.

Se obtiene el número de contratistas vinculados de la lista enviada pos las

Método de Medición unidades y el número de contratistas evaluados del cronograma de evaluación
documental y se calcula el indicador.

Unidad de Medida Porcentaje

𝐶𝐶𝐶𝐶𝐶𝐶𝐶𝐶𝐶𝐶𝐶𝐶𝐶𝐶𝐶𝐶𝐶𝐶𝐶𝐶𝐶𝐶𝐶𝐶/𝑝𝑝𝑝𝑝𝑝𝑝𝑝𝑝𝑝𝑝𝑝𝑝𝑝𝑝𝑝𝑝𝑝𝑝𝑝𝑝𝑝𝑝 𝑒𝑒𝑒𝑒𝑒𝑒𝑒𝑒𝑒𝑒𝑒𝑒𝑒𝑒𝑒𝑒𝑒𝑒
Fórmula ∗ 100
𝐶𝐶𝐶𝐶𝐶𝐶𝐶𝐶𝐶𝐶𝐶𝐶𝐶𝐶𝐶𝐶𝐶𝐶𝐶𝐶𝐶𝐶𝐶𝐶/𝑝𝑝𝑝𝑝𝑝𝑝𝑝𝑝𝑝𝑝𝑝𝑝𝑝𝑝𝑝𝑝𝑝𝑝𝑝𝑝𝑝𝑝 𝑝𝑝𝑝𝑝𝑝𝑝𝑝𝑝𝑝𝑝𝑝𝑝𝑝𝑝𝑝𝑝𝑝𝑝𝑝𝑝𝑝𝑝

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Contratistas/proveedores evaluados: Número de contratistas/proveedores a los

que se les realizó la evaluación documental.
Variables
Contratistas/proveedores programados: Número de contratistas/proveedores
programados para realizar la evaluación documental.

Limitaciones No aplica.

Fuente de datos Lista de contratistas y cronograma de evaluaciones.

Granularidad Por Universidad

Periodicidad Semestral

Meta 90%

Observaciones

8. RIESGOS
CONTROLES RESPONSABLE
VALORACIÓN
RIESGO CAUSA DE LOS
DEL RIESGO
CONTROLES
C1: Por evento
1. No contar con lineamientos o
el área de
procedimientos internos para el
Seguridad y
cumplimiento de protocolos de
Salud en el
bioseguridad de proveedores y
trabajo realiza C1:
contratistas.
consultas y Coordinador de
2. No realizar actualización
actualizaciones SST
continua de la normatividad
continuas a la
vigente.
normatividad C2:
Sanciones por 3. Desconocimiento de las
vigente en Coordinador de
entes normas, decretos, circulares
materia de SST
nacionales o emitidas por entidades
protocolos de
distritales por nacionales y distritales.
bioseguridad. C3: Director de
incumplimiento 4. Falta de seguimiento a los
Alto Auditoria
a los protocolos protocolos de bioseguridad
C2: Por evento Interna
de presentados por los
el área de
bioseguridad proveedores y contratistas.
Seguridad y C4:
de proveedores 5. Falta de capacitación del
Salud en el Coordinador de
y contratistas. personal institucional, para el
trabajo realiza SST
seguimiento a los protocolos de
capacitaciones
bioseguridad de proveedores y
continuas en C5:
contratistas.
materia de Coordinador de
6. Falta de divulgación de la
protocolos de SST
normatividad vigente
bioseguridad
relacionada con proveedores y
para las
contratistas para las partes
diferentes
interesadas.
unidades

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7. Incumplimiento a protocolos académicas y

de bioseguridad de administrativas.
proveedores y contratistas.
C3: Por evento
La Dirección de
Auditoria
Interna realiza
consultas y
actualizaciones
continuas a la
normatividad
COVID 19, las
cuales son
reportadas a las
diferentes
unidades
académicas y
administrativas.

C4: Por evento

el Gestor de
Seguridad y
Salud en el
trabajo
valida que los
proveedores y
contratistas
cumplan con la
documentación
reglamentaria,
referente a
protocolos de
bioseguridad
para la
operación en la
Universidad.

C5: Por evento

el Gestor de
Seguridad y
Salud en el
valida que los
proveedores y
contratistas
cumplan con
los protocolos
de bioseguridad
para la
operación en la
Universidad.

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9. CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN ACTUALIZACIÓN FECHA
Elaboración 09/06/2016
0
Publicación 27/06/2016
1 Elaboración 30/01/2018
Publicación 30/01/2018
Elaboración 01/10/2020
2 Publicación 03/02/2021

10. APROBACIÓN
NOMBRE CARGO FECHA

ELABORÓ Rocío Pérez Ingeniera de procesos 09/06/2016

ELABORÓ Glauco Avila Gestor salud ocupacional 09/07/2016

Alberto Poveda Coordinador de procesos 10/06/2016

REVISÓ Coordinador de Seguridad y salud

Ana Carolina Álvarez 02/02/2021
en el Trabajo
Laura Carolina Bernal Analista de Planeación 02/02/2021

Jefe del Departamento Médico y 02/12/2017

APROBÓ German Otalora
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