Manual del Proveedor

ISupplier

Introducción
El presente manual contiene
la información necesaria
Este manual va a ser su guía al momento
para operar el sistema de ingresar a la pantalla de Oracle
Isupplier de Grupo iSupplier©; este acceso es determinado
Aeromexico por medio de su por el administrador de los proveedores
Centro de Servicios en las instalaciones de Grupo
Compartidos. Aeroméxico, por lo que podrá visualizar
todas aquellas facturas y ordenes de
Cualquier duda o comentario compra que de ahora en adelante
nos lo pueden hacer llegar maneje con todas las empresas de Grupo
vía correo a: Aeroméxico:

cscmesadeayudaproveedores Aeromexico
@aeromexico.com
Aeromexico Connect
Aeromexico Cargo
Aeromexico Capacitación
Adensa
Esensa
Sistem
Inmobiliaria Paseo de La Reforma
Inmobiliaria Fuerza Aérea
Inmobiliaria Boulevard Puerto Aéreo
Etc.

Con esto podrá observar los documentos

creados y pagos realizados hacia sus
facturas cargadas, también será capaz de
administrar la carga de facturas de tipo
.XML validando en tiempo real las
facturas.

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Índice.

Ingresar al Sistema………………………………………………………………………………. 3

Carga factura con Orden de Compra o multirecepción…………………………..5

Carga de factura sin Orden de Compra……………………………..…………………. 8

Consulta de una Orden de Compra…………………..…………………………….…. 11

Consulta de las Facturas y Pagos………………………..……………………………... 13

Dudas Comunes……………..……………………….…..………………………………….… 15

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Ingresar al Sistema

1. Usted recibirá un mail con su usuario y contraseña, de click en el campo de

Log on desde el mail, con esto será abierta una pantalla con la cual podrá
acceder con el usuario y contraseña otorgados; es importante mencionar
que cualquier navegador que utilice podrá acceder a la pantalla, aunque es
recomendable utilizar el navegador de internet Explorer o Firefox de
Mozilla.

2. Al ingresar en la nueva pantalla abierta, deberá ingresar el “Nombre de

Usuario” y “Contraseña” tal cual aparecen en el mail y dar click en el
botón Login.
Este usuario y contraseña deben ser únicos e intransferibles, ya que cada
uno de ellos contiene la información acorde a su perfil.

Al momento de ingresar a la aplicación se le pedirá cambie su contraseña, por

lo que se recomienda ingresar una contraseña que solo una persona pueda
administrar, ya que en caso de olvidarla no podrá ingresar al sistema.

Nota: Si la contraseña es olvidada favor dirigirse al apartado de Dudas

Comunes

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3.- La “Página Inicial” (Home) es la pantalla que podrá ver al iniciar sesión; está
tendrá siempre las últimas notificaciones hacia usted, como ordenes de
compra recién creadas o facturas pendientes de aprobación, por parte de su
contacto en Grupo Aeromexico.

Del lado derecho se tienen los accesos directos a los apartados de Pedidos
(ordenes de Compra, Historial de Compra), Facturas y Pagos de las mismas.

Del lado izquierdo primero se muestran las notificaciones para su resolución,

esto quiere decir que se realizaron o autorizaron cambios y solo requiere de su
revisión del cambio.

La parte de “Pedidos” mostrará todas aquellas OC creadas y las nuevas OC

podrán verse reflejadas aquí.

Esta “Página Inicial” solo nos sirve para consulta.

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Carga una factura con Orden de Compra y multi-recepción

La responsabilidad de iSupplier le permitirá cargar los documentos referentes a

las ordenes de compra y multi-recepción que se realicen entre Grupo
Aeroméxico y usted.
Antes de proceder a realizar este nuevo proceso es sumamente importante
conocer si la factura fue recepcionada mediante una OC o no, ya que dará pauta
a subir la factura en la pestaña adecuada (Con OC o multi-recepcion y sin OC ), el
sistema no podrá asociarla después y el contacto, puede que rechace la solicitud
generando retrasos en el pago de sus facturas.

1. Seleccionar la pestaña “Carga Documentos con OC que también servirá para

la multi-recepcion”
2. En el recuadro Organización usted deberá seleccionar la empresa de Grupo
Aeromexico a la que realizó su factura.

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3. En el recuadro Orden de Compra, al dar click en buscar le permitirá
observar sus ordenes de compra que están listas para ser asociadas o ingresar
el número de la orden de compra en especifico, si por algún motivo no aparece
su orden de compra contactar de inmediato a su comprador.

4. Deberá seleccionar la orden de compra que asociara a la factura que

desea cargar y anexar los archivos de su factura en XML y PDF.

Nota 1: ya es posible seleccionar una o varias líneas de recepción (multi-

recepción), por lo que es importante revisar que el importe del subtotal
concuerde con el monto que muestre las líneas de recepción.

Nota 2: para verificar el total de las recepciones dar click en el recuadro

“Calculo Recepciones” y le realizará la suma del total seleccionado el
resultado se visualizará en la parte superior “Information” la cual deberá
coincidir con el subtotal de la factura

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5. Para adjuntar los archivos XML y PDF es necesario dar click en

“Seleccionar archivo” y buscarlo en la ubicación de su PC en donde se
encuentra guardado y adjuntar según corresponda.

6. Una vez enviado, se mostrará en la parte superior el mensaje de que el

archivo fue cargado de forma exitosa, a partir de ese momento comienzan
a contar los términos de pago.

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Carga una factura sin Orden de Compra

Esta opción se utilizará para cargar facturas que no tengan una orden de compra
relacionada, por lo que se necesitará un archivo con extensión .XML para la
generación de la factura y el PDF para su pronta validación.

Antes de proceder a la carga de .XML, es sumamente importante conocer si la

factura fue recepcionada mediante una OC o no, ya que dará pauta a subir la
factura en la pestaña adecuada (Con OC y sin OC), el sistema no podrá asociarla
después y el contacto, puede que rechace la solicitud, generando retrasos en el
pago de sus facturas.

La opción de carga de facturas sin ordenes de compra, también permite la carga

masiva de facturas, mediante carpetas de tipo .Zip.

1. Seleccione la pestaña de “Carga Documentos Sin OC”

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2. Ingrese los campos requeridos (asterisco)

La lupa del lado derecho de cada campo indica que existe información
desplegable (lista de valores) que le facilitará la selección para evitar errores de
captura que puedan atrasar el proceso y ende el pago.

a) Razón Social= muestra la organización (Aeromexico, AM Cargo, AM

Connect, etc.) a la cual será cargada la factura (puede guiarse por el RFC de
las mismas).
b) Descripción de Factura= Descripción del servicio o producto entregado, el
cual debe ser lo más conciso posible.
c) Número de Proveedor= Campo proporcionado por Grupo Aeroméxico para
control interno que deberá seleccionar.
d) Código de Site= es la sucursal donde será cargada la factura e indica la
forma de pago
e) Contacto= se debe seleccionar el contacto dentro de grupo Aeroméxico,
que previamente solicitó el bien o servicio y será el encargado de aceptar
la factura cargada en este sistema, sino cuenta con el contacto favor de
solicitarlo antes de realizar la carga.
f) Número y Nombre de Proyecto= Campo abierto, para ingresar la
información correspondiente al proyecto dentro de grupo Aeroméxico
para el cual se entregó el producto o servicio.

Seleccionar archivo .XML= Permitirá seleccionar un archivo que contiene la

descripción de la factura, esta información deberá corresponder a los campos
anteriormente llenados, como son la razón social y número de proveedor. Si
esta información no concuerda, el archivo no podrá cargarse.

Carga de archivo .Zip = Campo que permitirá seleccionar un archivo de .Zip, el

cual contendrá varias facturas, estas facturas deberán ser hacia la misma
organización, por lo que si se mezclan facturas, solo van a ser cargadas las que
coincidan con los campos de información.
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Nota: Los archivos .Zip deben de contener máximo 10 facturas.
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3. Dar clic en “Generar Factura”, esto generará un mensaje en la parte
superior de la pantalla.

4. Cuando el mensaje de creación es correcto, el sistema enviará un mail al

contacto seleccionado para la aprobación de la factura.

5. Si el contacto aprueba la notificación de la factura agregada al sistema, le

será regresada una notificación con la aprobación por parte de este
contacto y podrá continuar con el proceso de pago de factura.

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Consulta de una Orden de Compra

Mediante la responsabilidad de iSupplier, se podrá monitorear las ordenes de

compra creadas, así como la relación de las facturas creadas a partir de esa
orden de compra.

En la pestaña de “Pedidos” se podrá revisar el listado de órdenes de compra

creadas

La opción de “Visualizar” le permitirá ver las órdenes de compra, con

diferentes estatus como pendientes por reconocer y pendientes de cambio, lo
ideal es utilizar la opción de “Todas las Órdenes de Compra” al ejecutar el
comando “Ir”

Con esto se podrá observar el monto y descripción de la solicitud, antes de

cargar el documento .XML correspondiente.
1. Dar clic en el número de la factura

2. Revisar las acciones del lado superior derecho las cuales son:
• Visualizar Historial de Cambios
• Visualizar Recepciones
• Visualizar Facturas
• Visualizar Pagos
• Visualizar Envíos 11
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3. Al seleccionar “Visualizar Recepciones” dar clic en Ir, esto mostrará las

recepciones por las cuales se deberán realizar las facturas.

4. Al seleccionar “Visualizar Facturas” mostrará las facturas creadas a partir

de las recepciones realizadas, así como el estado de pago de la misma.

5. Al seleccionar “Visualizar Pagos” mostrará los pagos de cada una de las

facturas creadas.

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Consulta de las Facturas y Pagos

Al igual que las consultas de las ordenes de compra, el módulo de iSupplier le

permitirá conocer el estatus de las facturas, método de pagos y anticipos
aplicados; también, podrá visualizar cuantas facturas fueron pagadas con solo
ingresar el número de pago.

Este apartado será de gran ayuda si la factura está acompañada de una orden
de compra, ya que mostrará la relación de la misma.

1. Seleccionar la pestaña de “Facturas/Pagos”

2. Seleccionar la opción de “Visualizar Facturas” o “Visualizar Pagos”

3. Ingresar en los campos de búsqueda algún valor como número de factura o

número de pago.

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4. La búsqueda mostrará el estatus de las facturas, relación de pagos y orden
de compra.

5. En el apartado de las “Visualizar Pagos” podrá observar los pagos

relacionados a la factura, esto puede incluir anticipos asignados, si la
factura no contiene algún pago, la pantalla no mostrará ninguna
información.

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Dudas Comunes

A continuación se enumeran algunas de las preguntas más frecuentes acerca

de la funcionalidad del módulo de iSupplier:

P.- No aparece información de la Orden de Compra en la pestaña de carga con

OC a pesar que ya me llegó la notificación.
R.- El personal encargado no ha realizado la recepción de la Orden de Compra,
llamar al contacto para solicitar la recepción.

P.- Cargué una factura en el apartado de sin OC cuando era con Orden de
Compra
R.- Notificar de forma inmediata a su contacto para proceder a cancelar la
factura y/o OC, ya que de lo contrario perjudicará el término de pago al no
poder procesarse la factura

P.- Quiero cargar un .XML y me aparece el mensaje que el archivo fue validado.
R.-Se realizó un intento de carga anteriormente y no podrá volver a cargarse el
mismo archivo, o grupo de facturas.

P.- Olvidé la contraseña para ingresar al sistema.

R.- Debe solicitar el restablecimiento de su contraseña al mail :

[email protected]

P.- Mis datos van a cambiar (Dirección, Cuenta de Banco, Contactos)

R.- En el apartado de “Administración” podrá modificar y/o añadir nueva
información.

P.- Me manda mensaje, que la moneda no existe.

R.- Esto se refiere a que el sistema no tiene registrada el formato de tipo de
moneda que tiene su .XML, por lo que se requiere enviar un mail a:

[email protected] 15
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P.- El menú ha cambiado a Inglés y las notificaciones también.
R.- Desde que se ingresa al sistema se puede elegir el idioma con el que se
desea trabajar, si esto aparece una vez que ingresó, en la parte superior
derecha se encuentra el apartado de “Preferences” de click ahí y seleccione el
idioma en el apartado de lenguaje.

P.- Se cortó la energía de la computadora cuando estaba cargando la factura y

no sé si la validó o no.
R.- Intente cargarla nuevamente, si el mensaje muestra que la factura fue
validada, la factura se cargó con éxito antes del corte de energía, de lo
contrario subirá de forma normal.

P.- El monto de recepción de la orden de compra no corresponde con mi

factura.
R.- Comuníquese con su comprador (contacto) del grupo Aeroméxico, para que
realicen la adecuación.

P.- En la consulta de mis facturas se observa que tienen “retenciones”.

R.- Comuníquese con su contacto para notificarle de este problema.

P.- Al seleccionar la lista de valores (lupa) no me muestra ninguna otra pantalla

o me manda mensaje de error.
R.- Tiene activo las ventanas emergentes, favor de permitir esta acción desde
su navegador.

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