Caso: Baby Stuff de Colombia

Juan Pérez, Gerente de Supply Chain de “Baby Stuff de Colombia”, se reclinaba en su silla mientras pensaba en los eventos de las
últimas semanas. El presidente de la compañía, Karen Pérez, la hermana de Juan, acababa de regresar de una conferencia sobre la
Cadena de Suministro. Después de la conferencia, ella le hizo el siguiente comentario a Juan:

“Debemos hacer algo en relación con el alto nivel de inventarios, un servicio deficiente a los clientes y los altos costos. Considero que un
enfoque en optimización de la cadena de suministro funcionaría bien en nuestra compañía. En la conferencia escuchamos hablar de
muchas empresas que usaron la optimización de su cadena de Suministro, como una forma para reducir el tiempo de entrega, mejorar la
calidad y en última instancia, para reducir el inventario y el costo. En nuestra industria, la competencia busca nuestro negocio, y a menos
de que hagamos algo ahora, podemos perder nuestra participación de mercado y nuestros márgenes. Juan, quiero que hagas una revisión
profunda de nuestra Cadena de Suministro y que regreses conmigo para indicarme cómo podemos proceder con este nuevo enfoque”.

Antecedentes

Baby Stuff de Colombia es un líder en la producción y ventas de carritos para bebé en Colombia. Históricamente los ha producido de
muy alta calidad pero así mismo se venden a un precio alto. La compañía es reconocida por sus diseños innovadores, pero
considerada por sus clientes, como una empresa con altos tiempos en su entrega y distribución.

Los productos se venden a través de las principales tiendas de departamentos (grandes superficies: Éxito, Jumbo, etc.), pero también
a través de tiendas propias en diversos centros comerciales y tiendas de equipos especializadas para bebes.

Baby Stuff de Colombia es líder de mercado desde hace más de 10 años. En la actualidad, tiene 40% del mercado colombiano,
mientras que su competidor Graco, 30% y Colkraft, 20% del mercado. Otras empresas, cada uno con menos de una participación de
10%, poseen parte restante del mercado, principalmente importadoras de productos chinos que ingresan al mercado colombiano.
Estas nuevas empresas de importación de productos chinos se convierten en una amenaza latente al negocio por sus precios bajos.

Baby Stuff de Colombia empezó su negocio en 2004 con la introducción del modelo regular que aún fabrica; aunque este modelo se
actualizó a lo largo de los años con ciertas diferencias en la tela y el estilo, el diseño básico todavía es el mismo. El modelo regular
puede doblarse fácilmente para almacenarlo o para transportarlo. En 2017 la organización introdujo un modelo de lujo que se vende
a un precio especial y se orienta al mercado de clase alta. Este modelo ofrece un diseño que permite que el carrito se convierta en
una silla para bebé y también puede doblarse para su almacenamiento o transporte. Asimismo, tiene un descanso ajustable para los
pies, una canasta de almacenamiento y ruedas frontales giratorias de tipo dual. Por cada modelo se tienen diferentes referencias,
principalmente caracterizadas por tamaño y color. En 2019, antes de la pandemia, la compañía introdujo un carrito para bebés para
centros comerciales. Este modelo es para uso pesado, no puede doblarse y soporta muy bien el uso y el “abuso” al cual se someten
estos carritos en los centros comerciales.

Para todos los modelos regulares, modelos de lujo, y modelos para centros comerciales, existen combinaciones de producto,
variando por ejemplo: las posiciones, las ruedas, los colores, el tipo de tela, etc., estas combinaciones, junto con la rentabilidad que
cada producto le deja a la compañía, al igual que el histórico de ventas se muestran en las siguientes tablas:
 Tabla No. 1
Productos Baby Stuff de Colombia

CATEGORÍA ITEM RENTABILIDAD

$ 22,500
Modelo Regular Ref. 159 Negro
$ 14,560
Modelo Regular Ref. 123 Amarillo
$ 26,000
Modelo Regular Ref. 456 Rojo
$ 11,584
Modelo Regular Ref. 456 Azul
$ 66,000
Modelo Regular Ref. 196 Azul
$ 18,950
Modelo Regular Ref. 478 Verde
$ 32,500
Modelo Regular Ref. 456 Azul
$ 60,000
Modelo Regular Ref. 890 Negro
$ 12,870
Modelo de Lujo Ref. 345 Negro
$ 15,480
Modelo de Lujo Ref. 126 Amarillo
$ 128,598
Modelo de Lujo Ref. 456 Rojo
$ 58,500
Modelo de Lujo Ref. 456 Azul
$ 122,500
Modelo de Lujo Ref. 196 Azul
$ 106,800
Modelo de Lujo Ref. 478 Verde
$ 36,000
Modelo de Lujo Ref. 456 Azul
$ 38,000
Modelo de Lujo Ref. 890 Negro
$ 75,000
Modelo C.C. Ref. 159 Negro
$ 16,250
Modelo C.C. Ref. 123 Amarillo
$ 16,750
Modelo C.C. Ref. 456 Rojo
$ 15,600
Modelo C.C. Ref. 456 Azul
$ 51,000
Modelo C.C. Ref. 196 Azul
$ 21,000
Modelo C.C. Ref. 478 Verde
$ 26,500
Modelo C.C. Ref. 456 Azul
$ 11,250
Modelo C.C. Ref. 890 Negro
HISTORICO DE VENTAS (mes/año)
BABY STUFF DE COLOMBIA

CATEGORÍA ITEM ago-21 sep-21 oct-21 nov-21 dic-21 ene-22 feb-22 mar-22 abr-22 may-22 jun-22 jul-22 ago-22 sep-22 oct-22 nov-22 dic-22 ene-23
Modelo
Ref. 159 Negro 12 13 5 5 11 15 12 7 15 13 10 9 10 7 8 12 11 9
Regular
Modelo Ref. 123
407 263 154 304 364 214 478 449 405 301 301 369 197 139 142 227 265 432
Regular Amarillo
Modelo
Ref. 456 Rojo 96 79 92 70 59 84 98 86 62 98 88 57 75 96 50 66 53 60
Regular
Modelo
Ref. 456 Azul 13 18 17 20 15 16 11 13 13 15 14 11 14 13 15 10 10 15
Regular
Modelo
Ref. 196 Azul 150 326 465 39 114 235 482 230 415 412 351 147 403 312 498 237 446 486
Regular
Modelo
Ref. 478 Verde 341 414 867 770 921 612 287 425 892 342 216 240 594 335 585 475 387 906
Regular
Modelo
Ref. 456 Azul 12 16 12 12 15 11 13 9 2 15 10 8 15 13 20 15 6 10
Regular
Modelo
Ref. 890 Negro 123 115 105 114 66 110 136 99 66 133 114 75 117 150 128 110 113 100
Regular
Modelo de Lujo Ref. 345 Negro 1568 1922 1419 1197 1465 1604 1791 1280 1922 1296 1767 1482 1522 1269 1157 1889 1052 1275
Ref. 126
Modelo de Lujo 24 87 55 110 130 86 35 122 97 70 195 115 69 124 114 103 109 105
Amarillo
Modelo de Lujo Ref. 456 Rojo 487 437 481 471 419 459 403 499 463 500 472 489 435 441 482 468 462 475
Modelo de Lujo Ref. 456 Azul 245 143 197 164 303 99 117 300 63 290 222 328 170 315 66 194 91 229
Modelo de Lujo Ref. 196 Azul 70 75 40 43 68 66 53 63 55 78 41 74 80 45 75 64 60 45
Modelo de Lujo Ref. 478 Verde 277 533 7 72 309 495 197 577 451 187 625 293 206 627 70 231 490 648
Modelo de Lujo Ref. 456 Azul 103 125 102 114 133 137 102 114 141 142 144 139 100 148 131 110 147 133
Modelo de Lujo Ref. 890 Negro 108 120 145 159 114 188 133 128 120 199 175 109 113 147 195 183 169 113
Modelo C.C. Ref. 159 Negro 165 187 186 125 157 146 173 120 149 101 166 170 126 149 158 149 181 156
Ref. 123
Modelo C.C. 106 112 114 106 157 175 143 104 148 158 163 191 100 111 185 153 179 165
Amarillo
Modelo C.C. Ref. 456 Rojo 186 160 114 122 181 199 141 128 137 198 108 172 124 132 114 113 138 182
Modelo C.C. Ref. 456 Azul 168 155 139 169 172 199 168 155 115 125 169 152 150 169 128 174 177 175
Modelo C.C. Ref. 196 Azul 164 187 181 112 129 187 103 170 179 160 129 126 191 185 122 195 165 194
Modelo C.C. Ref. 478 Verde 188 128 176 136 169 148 142 124 192 173 114 117 129 165 120 147 123 122
Modelo C.C. Ref. 456 Azul 100 158 184 177 187 100 173 148 166 150 151 166 172 193 165 183 137 114
Modelo C.C. Ref. 890 Negro 180 155 119 174 123 124 164 198 126 154 190 167 144 143 163 196 161 117

Tabla No.2. Histórico de Ventas. Productos Baby Stuff de Colombia.

Los estados financieros para el último trimestre de 2021, muestran una utilidad bruta del 20%, y la utilidad neta, después de
impuestos, muestra un decepcionante 1%. Las utilidades han disminuido a lo largo de los últimos 2 años, debido a las reducciones de
precio y a la incapacidad para el mantenimiento de los márgenes. La planta esta medianamente automatizada, e incluye equipo
actualizado. Todo proceso de producción se realiza en su planta. Ningún proceso es tercerizado. El balance general muestra que los
inventarios rotan con mucha lentitud, a una tasa de 2.4 veces por año.

DESCRIPCIÓN DE LA PLANTA

Los carritos que fabrican constan de entre 20 y 30 partes diferentes. El marco central está hecho de un tubo de cromo plateado. El
tubo se compra con una longitud estándar y, posteriormente, se corta al tamaño adecuado, se dobla para darle la forma apropiada y
se perforan diversos orificios para el ensamblado. Cada carrito tiene aproximadamente 10 piezas de tubos las cuales se ensamblan
en el marco final. Las ruedas, los tubos y todos los insumos de los carritos se compran a proveedores nacionales. Los asientos y los
respaldos acojinados se importan. Los carritos poseen un encaje de madera laminada en el interior del asiento y en el respaldo para
darle fuerza adicional. Estas piezas de madera laminada se cortan en hojas grandes de 40 x 40 centímetros y luego se insertan entre
las piezas de tela compradas. Además, Baby Stuff de Colombia, compra otras partes que se necesitan para fabricar carritos, que
incluyen piezas de plástico, pernos, sujetadores, canastas de alambre, entre otras. En forma conjunta, cerca del 50% del costo de un
carrito consta de materiales que se adquieren en el exterior. La distribución física de la planta posee varios centros de trabajo, los
cuales incluyen un departamento de corte de tubos con seis máquinas de corte casi idénticas.

Después de que se cortan los tubos, se colocan en un inventario de tubos hasta que el centro de trabajo de doblado de tubos o el de
perforaciones los solicita. Dos prensas que se encuentran en el departamento de doblado flexionan los tubos que requieren formas
especiales. Los tubos doblados y los que no lo están se llevan al departamento de perforaciones y se agujeran con los orificios
adecuados. Se usan plantillas guía para acelerar el proceso y para asegurarse que las aberturas se localicen en los lugares correctos.
Entonces, los tubos perforados se vuelven a incluir en el inventario hasta que los solicita el área de ensamblado final. En el centro de
trabajo de perforaciones, existe un total de 10 máquinas distintas de perforación. El ensamblado final consiste en una línea de
ensamble que se usa para los tres tipos de carritos. Esta línea de ensamble debe cambiarse de un modelo al siguiente de acuerdo
con el programa del ensamblado final. Es importante anotar que desde hace unos 15 meses, la empresa ha decidió montar en su
página WEB un servicio para diseñar carritos bajo pedido, es decir, exclusivos para clientes determinados, combinando también la
producción con las líneas de ensamble.

El departamento de trabajos de madera consta de una sierra grande que se emplea para cortar los encajes de los asientos y de los
respaldos a partir de hojas grandes de madera laminada. Estos asientos y respaldos se ponen en el inventario hasta que los requiere
el área de ensamblado final, todas las partes están en el inventario o se despachan para elaborar el lote requerido de productos
terminados. El envío se realiza tanto dentro de la planta, para obtener las partes que faltan, como con proveedores externos y
empieza una semana antes de que el material se necesite a efecto de contar con todos los materiales listos para dar apoyo al
programa de ensamblado de la semana siguiente. Parece que existe una confusión en la prioridad competitiva de la compañía.

Para planear y controlar los inventarios lo realizan por medio de EXCEL. La gran mayoría de partes cuando no están disponibles en la
empresa cuando se necesitan, se solicitan únicamente durante la última semana del mes. La flota de transporte es propia, tienen 6
camiones. El costo de distribución es alto, puesto que la empresa asume propiamente todos los costos fijos relacionados con los
despachos de producto terminado. En años anteriores habían logrado exportar a países como Estados Unidos y Argentina, pero las
ventas en estos países han decaído al punto que no se han vuelto a tener exportaciones desde hace varios meses. La planta de
producción tiene anexa una bodega donde almacenan algunas de sus referencias tanto de materia prima como de producto
terminado. Por ser una empresa familiar, algunas jefaturas están siendo encabezadas por familiares de la compañía los cuales, a
pesar de tener gran experiencia, no conocen herramientas que pueden ayudarlos a mejorar la situación. La estructura de la
organización se refleja en la gráfica No.2
 Gráfico No. 1 Diagramas Modelo Regular y Modelo de Lujo.

Gerente General

Revisor Fiscal

Gerente de
Gerente de Gerente de Gerente
Recursos
Finanzas Supply Chain Comercial
humanos

Contabilidad Compras Distribución

Producción Asesores
General Comerciales

Gráfico No. 2 – Organigrama Baby Stuff de Colombia

El gerente comercial, con gran experiencia, ha realizado una comparación, bastante exhaustiva, utilizando encuestas, cámaras
ocultas, preguntas a personas, entre una gran variedad de herramientas y hoy en día sabe que la competencia está entregando
modelos regulares con un 95% de nivel de servicio, modelos de lujo con un 99%, y modelos para centros comerciales con un 87%.
El área de compras tiene aproximadamente 25 personas, es uno de los departamentos más grandes de la organización, pues la gran
mayoría de trámites se realizan basados en papel, tienen trámites muy burocráticos, para una orden de compra se requiere
aproximadamente un tiempo de 4 a 5 días y todos los ítems son tratados con la misma importancia. Conseguir proveedores es algo
complicado. Su logística de suministro esta principalmente formada por proveedores de primer nivel, y segundo nivel, estos últimos
la gran mayoría fuera del país. No han desarrollado una política a nivel de alianzas estratégicas con sus proveedores, porque
principalmente no lo han visto necesario, el precio es la principal variable argumentativa para conseguir, seleccionar y calificar un
proveedor. Todos los ítems de materia prima, de acuerdo a su proveedor se han ubicado en 5 grupos: A, B, C, D y E. Los proveedores
tipo A, manejan un tiempo de entrega promedio de 5 días, los de tipo B, de 8 días, los de tipo C, por lo general entregan en
promedio a los 15 días, los de tipo D entregan en promedio a los 20 días y los de tipo E, entregan en promedio a las 30 días. La
empresa se caracteriza, por tener en producción y en inventario, exactamente aquel SKU que sus clientes no necesitan (de ahí su
mala fama en los tiempos de entrega), por tal motivo, ocurre la siguiente situación, deben terminar de fabricar el carrito que este en
curso en la línea de producción y lo pasan a la bodega anexa a la planta de producción, mientras que deben colocar nuevamente un
pedido de producción para cumplir con las ordenes de pedido. La empresa sufre del síndrome de fin de mes. El portafolio de materia
prima comprada, en el último trimestre, al igual que los precios unitarios, se presentan en la siguiente tabla:

REFERENCIA DE MATERIA PRIMA Tipo de Proveedor CANTIDAD USADA PRECIO UNITARIO

Ruedas Tipo 2" A 2289 $ 4,800
Botones redondos B 1500 $ 200
Tubo de Cromo de 1/2" A 45 $ 20,000
Tubo en Aluminio de 3/4" B 822 $ 25,000
Láminas de Plástico C 2853 $ 90,000
Soldadura de Cromo B 2223 $ 76,000
Metros de Seda tipo F D 2271 $ 10,400
Pintura Negra E 1482 $ 6,400
Marquilla superior cuadrada E 1389 $ 300
Pigmento Amarillo A 240 $ 1,600
Pigmento Rojo B 1011 $ 26,400
Pigmento Azul C 249 $ 51,000
Pigmento Blanco E 1350 $ 64,000
Pigmento Negro A 450 $ 34,000
Metros de Tela para Bolsillo B 126 $ 1,700
Cremallera pequeña C 2697 $ 718
Selladores D 75 $ 29,400
Tornillos de 1 1/2" E 2250 $ 29,000
Tuercas de 3 1/2"" A 2442 $ 6,400
Prensillas B 1200 $ 63,000
Pegante C 45 $ 5,080
Plástico Transparente D 867 $ 400
Metros de Madera E 264 $ 2,000
Alambre para Canastilla A 75 $ 3,000
Carretes B 105 $ 13,960
Metros de Tela Importada C 1500 $ 7,000

EL DOMINGO POR LA TARDE

Durante el medio tiempo del partido de fútbol entre Millonarios y Santa Fe, (ganando Millonarios 2 - 0), Juan no pudo evitar pensar
en las opciones que tiene para optimizar su cadena de suministro, y poder darle la respuesta que su hermana necesita. Él se
pregunta la forma en puede llegar ahorrar costos a lo largo de toda su cadena, así como el costo final de los productos y una mejora
en los tiempos de entrega, conservando la misma calidad; finalmente como optimizar la cadena de suministro. Juan tomó la decisión
de que solicitaría un estudio de todo el panorama a su analista principal: ¡usted!, ya que acaba de graduarse de la más prestigiosa
Escuela de Posgrados del país, y está altamente capacitado para analizar opciones como estas.